Bewertungsmethode Vers. 2.0.pdf

[Seite 1]

JUSTIZ NRW

Ergänzung der Leistungsbeschreibung

zur Beschaffung von Standardhardware

(Produktkatalog 2027-2029)

Bewertungsmethode

Ministerium der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen

40190 Düsseldorf

vertreten durch den

Präsidenten des Oberlandesgerichts Köln

• Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW –

(Dezernat ITD3 -Verträge und Beschaffung-)

[Seite 2]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

1. Einführung

Grundsätzlich wird das Angebot geprüft auf die:

Zur Bewertung der Angebote wird eine Multifaktorenmethode angewandt. Nachfolgend werden kurz die einzelnen Arbeitsschritte charakteri- siert. Bei der Erstellung der Nach Angebotsöffnung Ausschreibungsunterlage ▪ Formulierung der Einzelanforderungen ▪ Aussonderung der Angebote, die formale Kriterien nicht erfüllen ▪ Zusammenfassen der ▪ Aussonderung der Angebote die Ausschluss/Mindestkriterien nicht erfüllen. Einzelanforderungen zu Anforderungsgruppen ▪ Bewertung jeder Anforderung pro Angebot (mit 0 bis maximal 3 Punkten) und ▪ Erstellung der Bewertungsmatrix Ermittlung der Bewertungspunktzahl je Anforderung durch Multiplikation der ▪ Gewichtung der Kriteriengruppen Bewertung mit der jeweiligen Gewichtung (Anforderungsgruppen) und der Einzelkriterien (Einzelanforderungen) ▪ Aussonderung der Angebote, die die Mindestpunktzahl nicht erreichen ▪ Festlegung von Mindestpunktzahlen je Anforderungsgruppe, bei deren Un- ▪ Teststellung der angebotenen Produkte und ggfl. Anpassung der Bewertung terschreitung das Angebot von der Wertung ausgeschlossen wird. ▪ Ermittlung des Gesamtergebnisses pro Bieter ▪ Ermittlung der Kennzahl ▪ Die Übererfüllung einer Anforderung wird bei der Bewertung nicht mit einem Beurteilungsvorteil honoriert und gleicht auch keine Defizite bei

einer anderen Anforderung oder Anforderungsgruppe aus.

2. Bedarfsschätzung / Kalkulation

Es wird für jedes LOS ein Bezugsvertrag ohne Abnahmeverpflichtung ausgeschrieben. Zur Kostenkalkulation befinden sich jedoch in den

jeweiligen Anforderungskatalogen der einzelnen Lose unter Ziff. 2.2 (Zielvorgaben) die Werte der letztjährigen Beschaffungsmengen.

Grundsätzlich wird von einem Reinvestitionszyklus von 6 Jahren, bzw. bei Druckern von 4 Jahren ausgegangen.

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 2

[Seite 3]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

Die in den einzelnen Losen aufgeführten Bestellmengen in den Preisblättern orientieren sich am Bestellverhalten zu LOS 1 auf eine Rein-

vestition aus Bestellungen des Jahres 2021 und zu LOS2 aus Bestellungen des Jahres 2023. Darin enthalten ist die Berücksichtigung aktu-

eller Einflüsse wie z.B. die Umstellung von PC auf Notebooks oder Einführung der eAkte. Diese Zahlen dienen zur Ermittlung der Ange-

botspreise (Kalkulationsbasis), bilden jedoch keine zugesicherten Liefermengen.

3. Eignungsprüfung

Die Anforderungsgruppe 1 dient der Eignungsprüfung gem. §§ 42 ff. VgV; § 122 GWB.

Die Eignungsmatrix ist als Anlage beigefügt.

Die Verteilung der Eignungspunkte wird exemplarisch an Hand der Anforderung A 1.1 LOS 1 dargestellt:

Die Anforderung A 1.1 wird mit 200 Gewichtungspunkten eingestuft. Je nach Beantwortung der Frage wird die Anforderung mit 0-10 Punk-

ten bewertet, dabei ist die oben stehende grobe Skalierung nach 1 Punkt (geringer Zielerfüllungsgrad), 2 Punkte (mittlerer Zielerfüllungs-

grad) und 3 Punkte (hoher Zielerfüllungsgrad) vorgenommen worden. Sofern die Anforderung z.B. mit 3 Punkten bewertet wird, wird diese

mit der Gewichtungspunktzahl von 200 multipliziert, so dass in diesem Fall 600 Eignungspunkte errechnet werden.

Die Summe aller Eignungspunkte stellt die Eignung des Bieters zur Vergabe des Auftrags dar, wobei 1.500 Eignungspunkte und mehr als

„geeignet“ und weniger als 1.500 Eignungspunkte als „ungeeignet“ eingestuft werden. Somit kommen nur Angebote mit mindestens 1.500

Eignungspunkten für den Zuschlag in Betracht, da diese für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Fachkunde,

Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen.

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 3

[Seite 4]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

4. Bewertung

a)

Der Bewertung wird folgende Gewichtung zu Grunde gelegt: 50 % Leistung / 50 % Preis

Dabei wird folgende Formel zur Errechnung einer Kennzahl genutzt:

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 4

[Seite 5]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

b)

Leistung

Die Leistung des Angebots wird durch die Bewertung der Anforderungsgruppen der jeweiligen Lose mit Ausnahme der Anforderungsgrup-

pen 1, die der Eignungsprüfung zugerechnet werden, ermittelt.

Es handelt sich bei allen Anforderungen (außer A1.1-A1.7) um Leistungskriterien.

Die technischen Ausschlusskriterien sind in den Anforderungskatalogen zu den LOSEN dargestellt.

Angebote die diese Mindest-/Ausschlusskriterien nicht erfüllen werden von der Wertung ausgeschlossen.

Bei der Bewertung der Leistung wird eine Bewertungsmatrix zu Grunde gelegt, woraus Leistungspunkte ermittelt werden. Die Bewertungs-

matrix ist als Anlage beigefügt. Jede Anforderung wird an Hand einer Gewichtungspunktzahl gewichtet und anschließend je nach Beantwor-

tung und Darstellung der Anforderung durch den Bieter mit der Bewertung von 0-3 Punkten multipliziert.

Die maximal zu erreichende Leistungspunktzahl für alle Anforderungsgruppen lautet wie folgt:

• LOS 1: 5.244 Punkte

• LOS 2: 3.000 Punkte

Die Bewertung wird exemplarisch an Hand der Anforderung A 7.1 LOS 1 dargestellt:

Anforderung A 7.1, Maßnahmen zur Qualitätssicherung: Gewichtungspunktzahl

Die Anforderung A 7.1 wird mit einer Gewichtungspunktzahl von 17 eingestuft. Je nach Beantwortung der Frage wird die Anforderung mit 0-

3 Punkten bewertet, dabei ist – wie aus der als Anlage beigefügten Bewertungsmatrix ersichtlich- auch eine grobe Skalierung nach 1 Punkt

(geringer Zielerfüllungsgrad), 2 Punkte (mittlerer Zielerfüllungsgrad) und 3 Punkte (hoher Zielerfüllungsgrad) vorgenommen worden.

Sofern die Anforderung z.B. mit 2 Punkten bewertet wird, wird diese mit der Gewichtungspunktzahl von 17 multipliziert, so dass in diesem

Fall 34 Leistungspunkte errechnet werden.

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 5

[Seite 6]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

c)

Teststellung

Es wird eine zweimonatige Teststellung der angebotenen Produkte durchgeführt, vgl. Ziff. 2.8 Allgemeiner Teil.

Die Teststellung wird zur Verifizierung der Angebotsangaben vorgenommen.

• Sollten Änderungen am angebotenen Produkt z.B. Abkündigung des angebotenen Produkts vorgenommen werden, wird das Ange-

bot aufgrund nachträglicher Änderung des Angebots von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

• Sofern Abweichungen zu den Anforderungen festgestellt werden, wird die Bewertung entsprechend der vorliegenden Teststellung

angepasst. Dementsprechend werden in den Bewertungen der Anforderungen nur die Ergebnisse der Teststellung berücksichtigt.

Insoweit in der Teststellung zusätzliche, nicht im Angebot enthaltene Eigenschaften festgestellt werden, bleibt dies in der Bewertung

unberücksichtigt.

Zusätzlich werden die in e) weiter beschriebenen Daten zur Berechnung der TCO-Kosten in der Teststellung festgestellt.

Bei der Ermittlung des Benchmarkwertes und des Energieverbrauchs, wird der Mittelwert aus drei Messungen zu Grunde gelegt.

d)

Mindestpunkte

Es gelten die in der Bewertungsmatrix ausgewiesenen Mindestpunktzahlen. Soweit ein Angebot die vorgegebene Mindestpunktzahl (Tech-

nik oder Leistung) nicht erreicht, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 6

[Seite 7]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

e)

PreisDer Gesamtpreis ergibt sich aus den Summenbildungen der Tabellenblätter des Preisblattes. Entsprechend der o.g. Kalkulationsbasis ergeben sich die Mengenangaben des Preisblattes. Grundlage für die Bewertung bildet der hier- durch gewonnene Angebotspreis unter Berücksichtigung der gesetzlichen MWSt. sowie eines eventuell gewährten Skontos. Zusätzlich werden für die nachfolgend genannten Geräte die TCO (Total Cost of Ownership) für die vollständige Dauer der 48 monatigen Garantie ermittelt und dem jeweiligen Gerätepreis hinzugerechnet. Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass der ermittelte Gerätepreis (inkl. TCO-Kosten) mit der im Preisblatt genannten Menge multipliziert wird und in den bewertungsrelevanten Gesamtpreis mit einfließt.

Die TCO im Sinne dieses Vergabeverfahrens stellt sich wie folgt zusammen:

Energiekosten: Die Energiekosten werden auf Basis des Preises von 0,40 € je kW/h (Brutto) berechnet. Dabei wird folgendes Nutzungsverhalten berück- sichtigt:

sichtigt:

(AT=Arbeitstage)

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 7

[Seite 8]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

Hierbei werden die ermittelten Energiewerte der Teststellung berücksichtigt. In der Teststellung wird der Energieverbrauch im Betrieb über den eitraum einer halben Stunde bei LOS 1 und von 10 Minuten bei LOS 2 gemessen. Der Energieverbrauch im Standby und im Off- Mo- dus wir jeweils über den Zeitraum einer halben Stunde gemessen. Die Messwerte werden anschließend hochgerechnet. Während des halbstündigen Betriebs des PC, des Tablett-PC, des Convertibles und der Notebooks wird die zur Ermittlung des Benchmark- wertes genutzte Software gestartet. Bei dem zehnminütigen Betrieb der Drucker und Multifunktionsdrucker werden die u.g. Druckaufträge durchgeführt. Zur genauen Ermittlung der Energiekosten werden während des 10-minütigen Messung „Betrieb“ die zeitlich benötigten Seiten des Papiers- Typs „100 % recycled ClassicWhite“ (80 g/m2, A4, ISO 70) der Fa. Steinbeis bzw. des zum Zeitpunkt der Teststellung vertraglich festgeleg- ten Standard Recycling DinA4 Papiers doppelseitig gedruckt. Lediglich zum Auffüllen der Papierschächte und ggfls. bei auftretendem Pa- pierstau wird der Druck unterbrochen. Hierzu werden Testdokumente genutzt. Während der Teststellung wird der aktuelle Energieverbrauch mit dem No-Energy NZR Energiekostenmonitor überprüft.

Verbrauchsmaterialien: Die Kosten betreffen das voraussichtlich benötigte Verbrauchsmaterial der Drucker. Dabei wird das folgende Druckverhalten berücksichtigt:

(AT=Arbeitstage)

Es werden die im Preisblatt „Verbrauchsmaterial“ aufgeführten Produkte mit den dort genannten Angaben für die TCO-Berechnung übernom- men.

Anhand der ermittelten bzw- angegebenen Werte werden

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 8

[Seite 9]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

Interne Personalkosten: Hierunter werden die internen Kosten der Justiz verstanden, welche durch den Einsatz von Justizmitarbeitern aufgrund des Wechsels von Verbrauchsmaterialien entstehen. Je Einsatz werden 3,18 € (für ca. 5 Min.) dem Gerätepreis hinzugerechnet. Die Menge der Einsätze rich- tet sich nach der Menge der oben ermittelten Verbrauchsmaterialien.

Die berechneten Gesamtpreise werden zur Ermittlung der Kennzahl (vgl. unter 4a „Bewertung“) für jedes LOS mit den Leistungspunkten

verrechnet.

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 9

[Seite 10]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

f)

Gesamtbewertung

Die ermittelte Kennzahl (vgl. 4a: Ergebnis Leistung durch Preis) wird den jeweiligen Kennzahlen der anderen Angebote gegenübergestellt.

Sofern Angebote nur bis zu 10% vom kennzahlhöchsten Angebot abweichen, gelten diese als gleichwertig. Die Bewertung wird für jedes

LOS getrennt durchgeführt.

Beispiel:

höchste Bieter Kennzahl Kennzahl Abweichung in% Gleichwertig

In diesem Beispiel gelten somit die Angebote D, E und F als gleichwertig; die ermittelte Kennzahl hat ab hier für diese Angebote (D, E, F)

keine Relevanz mehr. Alle anderen Angebote (A, B, C) kommen ab hier für den Zuschlag nicht mehr in Betracht.

Soweit gleichwertige Angebote vorliegen, sind folgende Zuschlagskriterien festgelegt:

LOS 1: Die höchste Summe der Leistungspunkte der technischen Anforderungsgruppen 12-21.

LOS 2: Die höchste Summe der Leistungspunkte der technischen Anforderungsgruppen 12-15.

Sofern auch hier gleichwertige Angebote festgestellt werden, dient der niedrigste Angebotspreis als Zuschlagskriterium.

Sollte hierbei auch Gleichheit bestehen, entscheidet das Los.

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 10

[Seite 11]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

5. Zusammenfassung der Ausschlussgründe:

Neben den Ausschlussgründen der VgV/GWB kann ein Angebot aufgrund der in der Leistungsbeschreibung genannten Punkte von der

Wertung ausgeschlossen werden, welche nachfolgend kurz zusammengefasst sind:

• Alle Hauptangebote eines Loses, insoweit mehr als ein Hauptangebote je LOS angeboten werden ( Ziff. 2.6 Allgemeiner Teil).

• Angebote dessen Aufbau und/oder Dateiformat nicht den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen

(Ziff. 2.5 Allgemeiner Teil).

• Fehlende Eignung (s.o. Ziff. 3).

• Bei nicht vollständiger oder nicht kostenfreier Teststellung (Ziff. 2.8 Allgemeiner Teil).

• Technische Veränderung des angebotenen Geräts (Hard- und Software) nach der Angebotsabgabe (Ziff. 2.8 Allgemeiner Teil).

• Nichterfüllung der technischen Mindestkriterien (siehe Ziff. 3.4 der Anforderungskataloge zu LOS 1 und 2).

• Nicht Erreichen der Mindestpunktzahl (s.o. 4 d).

• Nichteinhaltung der zwingenden Vorgaben zum Leistungsinhalt (vgl. Allgemeiner Teil Abschnitt 8.1).

Ende Leistungsbeschreibung Bewertungsmethode

Bewertungsmethode (Stand 21.09.2026) Seite 11