Bewertungsmethode Vers. 1.1.pdf

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JUSTIZ NRW

Ergänzung der Leistungsbeschreibung

zur Beschaffung von Standardhardware

(Produktkatalog 2027-2029)

Bewertungsmethode

Ministerium der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen

40190 Düsseldorf

vertreten durch den

Präsidenten des Oberlandesgerichts Köln

• Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW –
• ehemals Zentrale IT-Beschaffungsstelle –

(Dezernat ITD3 -Verträge und Beschaffung-)

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1. Einführung

Grundsätzlich wird das Angebot geprüft auf die:

Vollständigkeit, Wirtschaftlichkeit. Zur Bewertung der Angebote wird eine Multifaktorenmethode angewandt. Nachfolgend werden kurz die einzelnen Arbeitsschritte charakteri- siert. Bei der Erstellung der Nach Angebotsöffnung Ausschreibungsunterlage  Formulierung der Einzelanforderungen  Aussonderung der Angebote, die formale Kriterien nicht erfüllen  Zusammenfassen der  Aussonderung der Angebote die Ausschluss/Mindestkriterien nicht erfüllen. Einzelanforderungen zu Anforderungsgruppen  Bewertung jeder Anforderung pro Angebot (mit 0 bis maximal 3 Punkten) und  Erstellung der Bewertungsmatrix Ermittlung der Bewertungspunktzahl je Anforderung durch Multiplikation der  Gewichtung der Kriteriengruppen Bewertung mit der jeweiligen Gewichtung (Anforderungsgruppen) und der Einzelkriterien (Einzelanforderungen)  Aussonderung der Angebote, die die Mindestpunktzahl nicht erreichen  Festlegung von Mindestpunktzahlen je Anforderungsgruppe, bei deren Un-  Ermittlung des Gesamtergebnisses pro Bieter terschreitung das Angebot von der Wertung ausgeschlossen wird.  Ermittlung der Kennzahl  Teststellung der angebotenen Produkte Die Übererfüllung einer Anforderung wird bei der Bewertung nicht mit einem Beurteilungsvorteil honoriert und gleicht auch keine Defizite bei

einer anderen Anforderung oder Anforderungsgruppe aus.

2. Bedarfsschätzung / Kalkulation

Es wird für jedes LOS ein Bezugsvertrag ohne Abnahmeverpflichtung ausgeschrieben. Zur Kostenkalkulation befinden sich jedoch in den

jeweiligen Anforderungskatalogen der einzelnen Lose unter Ziff. 2.2 (Zielvorgaben) die Werte der letztjährigen Beschaffungsmengen.

Grundsätzlich wird von einem Reinvestitionszyklus von 6 Jahren, bzw. bei Druckern von 4 Jahren ausgegangen.

Die in den einzelnen Losen aufgeführten Bestellmengen in den Preisblättern orientieren sich am Bestellverhalten des Jahres 2022. Diese

Zahlen dienen zur Ermittlung der Angebotspreise (Kalkulationsbasis), bilden jedoch keine zugesicherten Liefermengen.

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3. Eignungsprüfung

Die Anforderungsgruppe 1 dient der Eignungsprüfung gem. §§ 42 ff. VgV; § 122 GWB.

Die Eignungsmatrix ist als Anlage beigefügt.

Die Verteilung der Eignungspunkte wird exemplarisch an Hand der Anforderung A 1.1 LOS 1 dargestellt:

Die Anforderung A 1.1 wird mit 200 Gewichtungspunkten eingestuft. Je nach Beantwortung der Frage wird die Anforderung mit 0-10 Punk-

ten bewertet, dabei ist die oben stehende grobe Skalierung nach 1 Punkt (geringer Zielerfüllungsgrad), 2 Punkte (mittlerer Zielerfüllungs-

grad) und 3 Punkte (hoher Zielerfüllungsgrad) vorgenommen worden. Sofern die Anforderung z.B. mit 3 Punkten bewertet wird, wird diese

mit der Gewichtungspunktzahl von 200 multipliziert, so dass in diesem Fall 600 Eignungspunkte errechnet werden.

Die Summe aller Eignungspunkte stellt die Eignung des Bieters zur Vergabe des Auftrags dar, wobei 1.500 Eignungspunkte und mehr als

„geeignet“ und weniger als 1.500 Eignungspunkte als „ungeeignet“ eingestuft werden. Somit kommen nur Angebote mit mindestens 1.500

Eignungspunkten für den Zuschlag in Betracht, da diese für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Fachkunde,

Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen.

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4. Bewertung

a)

Der Bewertung wird folgende Gewichtung zu Grunde gelegt: 50 % Leistung / 50 % Preis

Dabei wird folgende Formel zur Errechnung einer Kennzahl genutzt:

Bewertungsmethode (Stand: August 2026) Seite 4

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b)

Leistung

Die Leistung des Angebots wird durch die Bewertung der Anforderungsgruppen der jeweiligen Lose mit Ausnahme der Anforderungsgrup-

pen 1, die der Eignungsprüfung zugerechnet werden, ermittelt.

Es handelt sich bei allen Anforderungen (außer A1.1-A1.7) um Bewertungskriterien.

Die technischen Ausschlusskriterien sind in den Anforderungskatalogen zu den LOSEN dargestellt.

Angebote die diese Mindest-/Ausschlusskriterien nicht erfüllen werden von der Wertung ausgeschlossen.

Bei der Bewertung der Leistung wird eine Bewertungsmatrix zu Grunde gelegt, woraus Leistungspunkte ermittelt werden. Die Bewertungs-

matrix ist als Anlage beigefügt. Jede Anforderung wird an Hand einer Gewichtungspunktzahl gewichtet und anschließend je nach Beantwor-

tung und Darstellung der Anforderung durch den Bieter mit der Bewertung von 0-3 Punkten multipliziert.

Die maximal zu erreichende Leistungspunktzahl für alle Anforderungsgruppen lautet wie folgt:

• LOS 1: 5.259 Punkte
• LOS 2: 3.000 Punkte

Die Bewertung wird exemplarisch an Hand der Anforderung A 7.1 LOS 1 dargestellt:

Anforderung A 7.1, Maßnahmen zur Qualitätssicherung: Gewichtungspunktzahl

Die Anforderung A 7.1 wird mit einer Gewichtungspunktzahl von 17 eingestuft. Je nach Beantwortung der Frage wird die Anforderung mit 0-

3 Punkten bewertet, dabei ist – wie aus der als Anlage beigefügten Bewertungsmatrix ersichtlich- auch eine grobe Skalierung nach 1 Punkt

(geringer Zielerfüllungsgrad), 2 Punkte (mittlerer Zielerfüllungsgrad) und 3 Punkte (hoher Zielerfüllungsgrad) vorgenommen worden.

Sofern die Anforderung z.B. mit 2 Punkten bewertet wird, wird diese mit der Gewichtungspunktzahl von 17 multipliziert, so dass in diesem

Fall 34 Leistungspunkte errechnet werden.

Bewertungsmethode (Stand: August 2026) Seite 5

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c)

Teststellung

Es wird eine zwei monatige Teststellung der angebotenen Produkte durchgeführt, vgl. Ziff. 2.8 Allgemeiner Teil.

Die Teststellung wird zur Verifizierung der Angebotsangaben vorgenommen. • Sollten Änderungen am angebotenen Produkt z.B. Abkündigung des angebotenen Produkts vorgenommen werden, wird das Ange-

bot aufgrund nachträglicher Änderung des Angebots von der weiteren Wertung ausgeschlossen. • Sofern Abweichungen zu den Anforderungen festgestellt werden, wird die Bewertung entsprechend der vorliegenden Teststellung

angepasst. Dementsprechend werden in den Bewertungen der Anforderungen nur die Ergebnisse der Teststellung berücksichtigt.

Insoweit in der Teststellung zusätzliche, nicht im Angebot enthaltene Eigenschaften festgestellt werden, bleibt dies in der Bewertung

unberücksichtigt.

Zusätzlich werden die in e) weiter beschriebenen Daten zur Berechnung der TCO-Kosten in der Teststellung festgestellt.

Bei der Ermittlung des Benchmarkwertes und des Energieverbrauchs, wird der Mittelwert aus drei Messungen zu Grunde gelegt.

d)

Mindestpunkte

Es gelten die in der Bewertungsmatrix ausgewiesenen Mindestpunktzahlen. Soweit ein Angebot die vorgegebene Mindestpunktzahl (Tech-

nik oder Leistung) nicht erreicht, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

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e)

Preis

Entsprechend der o.g. Kalkulationsbasis ergeben sich die Mengenangaben des Preisblattes. Grundlage für die Bewertung bildet der hier- durch gewonnene Angebotspreis unter Berücksichtigung der gesetzlichen MWSt. sowie eines eventuell gewährten Skontos. Zusätzlich werden für die nachfolgend genannten Geräte die TCO (Total Cost of Ownership) für die vollständige Dauer der 48 monatigen Garantie ermittelt und dem jeweiligen Gerätepreis hinzugerechnet. Die TCO im Sinne dieses Vergabeverfahrens stellt sich wie folgt zusam- men:

Energiekosten: Die Energiekosten werden auf Basis des Preises von 0,35 € je kW/h (Brutto) berechnet. Dabei wird folgendes Nutzungsverhalten berück- sichtigt:

sichtigt:

• zusätzlich (Wochenende) 0 24 0 8 (AT=Arbeitstage)

Hierbei werden die ermittelten Energiewerte der Teststellung berücksichtigt. In der Teststellung wird der Energieverbrauch im Betrieb über den zeitraum einer halben Stunde bei LOS 1 und von 10 Minuten bei LOS 2 gemessen. Der Energieverbrauch im Standby und im Off- Mo- dus wir jeweils über den Zeitraum einer halben Stunde gemessen. Die Messwerte werden anschließend hochgerechnet.

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Während des halbstündigen Betriebs des PC, des Tablett-PC, des Convertibles und der Notebooks wird die zur Ermittlung des Benchmark- wertes genutzte Software gestartet. Bei dem zehnminütigen Betrieb der Drucker und Multifunktionsdrucker werden die u.g. Druckaufträge durchgeführt. Zur genauen Ermittlung der Energiekosten werden während des 10-minütigen Messung „Betrieb“ die zeitlich benötigten Seiten des Papiers- Typs „100 % recycled ClassicWhite“ (80 g/m2, A4, ISO 70) der Fa. Steinbeis doppelseitig gedruckt. Lediglich zum Auffüllen der Papier- schächte und ggfls. bei auftretendem Papierstau wird der Druck unterbrochen. Hierzu werden Testdokumente genutzt. Während der Teststellung wird der aktuelle Energieverbrauch mit dem No-Energy NZR Energiekostenmonitor überprüft.

Verbrauchsmaterialien: Die Kosten betreffen das voraussichtlich benötigte Verbrauchsmaterial der Drucker. Dabei wird das folgende Druckverhalten berücksichtigt:

(Farbe, mittleres Druckvolumen) (AT=Arbeitstage)

Hierbei werden alle benötigten Verbrauchsmaterialien berücksichtigt, wie z.B. der angebotene Toner, Resttonerbehälter, Fusereinheit, War- tungskit, etc. Bereits mit dem Drucker geliefertes Verbrauchsmaterial wird angerechnet.

Es werden die im Preisblatt „Verbrauchsmaterial“ aufgeführten Produkte mit den dort genannten Angaben für die die TCO-Berechnung grund- sätzlich übernommen, insoweit eine nachstehende Verifizierung, der im Preisblatt „Verbrauchsmaterial“ gemachten Angaben, für den Bieter nicht vorgenommen wird.

In Spalte G im Preisblatt „Verbrauchsmaterial“ ist durch ein JA oder NEIN zu dokumentieren, ob die in Spalte F angegebene Seitenzahl / Reichweite den Herstellerangaben entspricht oder nicht. Sofern die Angaben des Bieters und des Herstellers übereinstimmen und keine Personenidentität besteht wird die nachstehende Verifizierung nicht durchgeführt. Anhand der ermittelten bzw- angegebenen Werte werden

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die Druckkosten je Seite ermittelt und auf Basis der angebotenen Verbrauchsmaterialien anteilig hochgerechnet. Eventuell gewährter Skonto wird berücksichtigt.

Die nicht von der Verifizierung ausgenommen Testgeräte werden gem. nachfolgendem Verfahren einer Verifizierung der im Preisblatt „Ver- brauchsmaterial“ gemachten Angaben unterzogen.

1. Ausdruck der Gerätestatistik incl. Füllstände /Seitenanzahl aller Verbrauchsmaterialen über Web Interface sowie über „Display“ Funktion
2. Ausbau des Verbrauchsmaterial Erstausstattung.
3. Einbau des gesamten zusätzlich mitgelieferten Verbrauchsmaterials lt. Angebot.
4. Ausdruck der Gerätestatistik incl. Füllstände /Seitenanzahl aller Verbrauchsmaterialen über Web Interface sowie über „Display“ Funktion
5. 200-seitiger doppelseitiger Druck der Testdokumente „schwarz“ LOS 2 AfG 12 – 14 Papier: 100 % recycled ClassicWhite“ (80 g/m2, A4, ISO 70) der Fa. Steinbeis
6. 200-seitiger doppelseitiger Druck der Testdokumente „farbig“ LOS 2 AfG 15 Papier: 100 % recycled ClassicWhite“ (80 g/m2, A4, ISO 70) der Fa. Steinbeis
7. Ausdruck der Gerätestatistik incl. Füllstände /Seitenanzahl aller Verbrauchsmaterialen über Web Interface sowie über „Display“ Funktion.
8. Ausbau des gesamten zusätzlich mitgelieferten Verbrauchsmaterials lt. Angebot.
9. Einbau des Verbrauchsmaterial Erstausstattung.
10. Ausdruck der Gerätestatistik incl. Füllstände /Seitenanzahl aller Verbrauchsmaterialen über Web Interface sowie über „Display“ Funktion.

Die Füllstande des Verbrauchsmaterials werden in % dokumentiert und anhand der vorliegenden Werte werden somit die Druckkosten je Seite ermittelt. Sofern Abweichungen festgestellt werden, die zu einem Nichterreichen der angegeben Werte führen, ersetzen die aus der Verifizierung „TCO- Verbrauchsmaterial“ gewonnenen Angaben die Angaben aus dem Preisblatt „Verbrauchsmaterial“. Die daraus resultierende Änderung der TCO Berechung wird in die Wertung übernommen. Insofern sich die Rangfolge und damit das voraussichtliche Zuschlagsergebnis ändern, sind ebenfalls die Angaben des nunmehr vorliegenden Bestbieters auf dieselbe Art und Weise zu überprüfen. Diese Vorgehensweise wiederholt sich bis ein endgültiges und durch die TCO-Kosten nicht mehr veränderbares Bewertungsergebnis vorliegt.

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Hinweise zur Verifizierung TCO-Verbrauchsmaterial: Der Druck der Testdokumente wird solange fortgesetzt, wie es der Drucker ohne mehrfachen Eingriff -max. 1 Tastendruck oder 1 Klick- zulässt und ein Testdokument mit gutem und leserlichem Schriftbild als Druckergebnis produziert wird. Das etwaige ausbauen oder sogenannte „Schütteln“ einer Kartusche - um eine eventuelle Erhöhung der zu druckenden Seitenzahl zu pro- duzieren oder ggfls. das Schriftbild zu verbessern - wird ausdrücklich nicht angewandt, da es sich hierbei um einen mehrfachen Eingriff von mehr als 1 Tastendruck oder 1 Klick handelt.

Interne Personalkosten: Hierunter werden die internen Kosten der Justiz verstanden, welche durch den Einsatz von Justizmitarbeitern aufgrund des Wechsels von Verbrauchsmaterialien entstehen. Je Einsatz werden 3,18 € (für ca. 5 Min.) dem Gerätepreis hinzugerechnet. Die Menge der Einsätze rich- tet sich nach der Menge der oben ermittelten Verbrauchsmaterialien.

Die berechneten Gesamtpreise werden zur Ermittlung der Kennzahl (vgl. unter 4a „Bewertung“) für jedes LOS mit den Leistungspunkten

verrechnet.

f)

Die genannten Mengen im Preisblatt sind eine Schätzung bzgl. eines Jahres.

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g)

Gesamtbewertung

Die ermittelte Kennzahl (vgl. 4a: Ergebnis Leistung durch Preis) wird den jeweiligen Kennzahlen der anderen Angebote gegenübergestellt.

Sofern Angebote nur bis zu 10% vom kennzahlhöchsten Angebot abweichen, gelten diese als gleichwertig. Die Bewertung wird für jedes

LOS getrennt durchgeführt.

Beispiel:

höchste Bieter Kennzahl Kennzahl Abweichung in% Gleichwertig

F 1,68 1,75 4,00 X

In diesem Beispiel gelten somit die Angebote D, E und F als gleichwertig; die ermittelte Kennzahl hat ab hier für diese Angebote (D, E, F)

keine Relevanz mehr. Alle anderen Angebote (A, B, C) kommen ab hier für den Zuschlag nicht mehr in Betracht.

Soweit gleichwertige Angebote vorliegen, sind folgende Zuschlagskriterien festgelegt: LOS 1: Die höchste Summe der Leistungspunkte der technischen Anforderungsgruppen 12-20. LOS 2: Die höchste Summe der Leistungspunkte der technischen Anforderungsgruppen 12-15.

Sofern auch hier gleichwertige Angebote festgestellt werden, dient der niedrigste Angebotspreis als Zuschlagskriterium.

Sollte hierbei auch Gleichheit bestehen, entscheidet das Los.

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5. Zusammenfassung der Ausschlussgründe:

Neben den Ausschlussgründen der VgV/GWB kann ein Angebot aufgrund der in der Leistungsbeschreibung genannten Punkte von der

Wertung ausgeschlossen werden, welche nachfolgend kurz zusammengefasst sind:

• Alle Hauptangebote eines Loses, insoweit mehr als 2 Hauptangebote je LOS angeboten werden ( Ziff. 2.6 Allgemeiner Teil).

• Angebote dessen Aufbau und/oder Dateiformat nicht den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen

(Ziff. 2.5 Allgemeiner Teil).

• Fehlende Eignung (s.o. Ziff. 3).

• Bei nicht vollständiger oder nicht kostenfreier Teststellung (Ziff. 2.8 Allgemeiner Teil).

• Technische Veränderung des angebotenen Geräts (Hard- und Software) nach der Angebotsabgabe (Ziff. 2.8 Allgemeiner Teil).

• Nichterfüllung der technischen Mindestkriterien (siehe Ziff. 3.4 der Anforderungskataloge zu LOS 1 und 2).

• Nicht Erreichen der Mindestpunktzahl (s.o. 4 d).

• Nichteinhaltung der zwingenden Vorgaben zum Leistungsinhalt (vgl. Allgm. Teil Abschnitt 8.1).

Ende Leistungsbeschreibung Bewertungsmethode

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