Leistungsbeschreibung - Allgemeiner Teil LOS 1 und LOS 2 Vers 1.1.pdf

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(Zum Verbleib beim Bewerber bestimmt! Nicht mit dem Angebot zurücksenden!)

JUSTIZ NRW

Leistungsbeschreibung

zur Beschaffung von

Standardhardware

(Produktkatalog 2027 – 2029)

- Allgemeiner Teil -

Ministerium der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen

40190 Düsseldorf

vertreten durch den

Präsidenten des Oberlandesgerichts Köln

• Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW –
• ehemals Zentrale IT-Beschaffungsstelle –

(Dezernat ITD3 -Verträge und Beschaffung-)

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Inhaltsverzeichnis:

1 VORBEMERKUNGEN 4

1. 1 FORM 4

2. 2 VERTRAGSLAUFZEIT 4

2 AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN 5

2. 1 GRUNDSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN 5

3. 2 INFORMATIONEN ZUR VERGABESTELLE 5

4. 3 BEREITSTELLUNG DER VERGABEUNTERLAGEN 6

5. 4 FRISTENANGABEN 7

6. 5 ANGEBOTSERFORDERNISSE 8

7. 6 NEBENANGEBOTE BZW. WEITERE HAUPTANGEBOTE 11

8. 7 BEWERTUNGSVORGEHEN (INKL. GEWICHTUNGEN) 12

9. 8 TESTSTELLUNG 12

10. 9 ANGABE DER ZUSTÄNDIGEN VERGABEKAMMER 13

11. 10 GEFORDERTE NACHWEISE UND ERKLÄRUNGEN FÜR DIE ANGEBOTSBEWERTUNG 14

12. 11 RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN 14

13. 12 VERTRAGSSTRAFE UND HAFTUNG 17

3 BESTIMMUNGEN ZUR SPÄTEREN VERTRAGSUMSETZUNG 18

3. 1 ORGANISATION UND ZUSAMMENWIRKEN 18

4. 2 GRUNDSÄTZLICHE VORGEHENSWEISE 19

5. 3 BESTELLWESEN 20

6. 4 ROLL-OUT / LIEFERUNG 21

7. 5 ABNAHME UND RECHNUNGSSTELLUNG 22

8. 6 GARANTIE 26

9. 7 SERVICE/GARANTIEABWICKLUNG 27

10. 8 DATENSCHUTZ 28

11. 9 MITARBEITER DES AUFTRAGNEHMERS 29

12. 10 KOSTENFREIE RÜCKNAHME UND ENTSORGUNG 29

13. 11 GESUNDHEITSGEFÄHRDUNG 29

14. 12 SCHÄDEN AM DRUCKER 30

4 ERGÄNZENDE VERPFLICHTUNGEN 31

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4. 1 PRODUKT- UND PREISANPASSUNGEN 31

5. 2 ENTSORGUNG VON ALTGERÄTEN 33

6. 3 TECHNOLOGIEBERATUNG 34

5 AUSGANGSSITUATION 34

5. 1 BESCHREIBUNG DER JUSTIZSTRUKTUREN 35

6. 2 ZENTRALER IT-DIENSTLEISTER DER JUSTIZ NRW (ITD3) / ZENTRALE IT-

BESCHAFFUNGSSTELLE 35

5. 3 ZENTRALER IT DIENSTLEISTER DER JUSTIZ NRW (ITD 4) TECHNISCHES

BETRIEBSZENTRUM 36

5. 4 ZENTRALER IT DIENSTLEISTER DER JUSTIZ NRW (ITD2) BERATUNGSTELEFON

INFORMATIONSTECHNIK 36

6 VORHANDENE HARD- UND SOFTWAREAUSSTATTUNG 37

6. 1 CLIENT-SERVER-ARCHITEKTUR 37

7. 2 SERVER 38

8. 3 ARBEITSPLATZHARDWARE 38

9. 4 DRUCKER 38

10. 5 TERMINALSERVERUMGEBUNG 39

11. 6 DOKUMENTENSCANNER 39

7 MITTEILUNGEN ZUR AUFTRAGSVERGABE 40

8 VERTRAGSUNTERLAGEN 40

8. 1 VERTRAGSENTWURF 40

9. 2 ERGÄNZENDE VERTRAGSBEDINGUNGEN 41

9 AUSSCHLUSS DER INFORMATIONSWEITERGABE 41

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 3

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1 Vorbemerkungen

1. 1 Form Das Ministerium der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen beabsichtigt, die in den

beigefügten Teilen dieser Ausschreibungsunterlage beschriebenen Leistungen zu

beauftragen.

Die Ausschreibung erfolgt hierbei in drei Losen und beinhaltet die Lieferung von:

LOS 1 Arbeitsplatzhardware (exkl. Drucker) und mobile Arbeitsplatzstationen (exkl. Drucker), LOS 2 Druckerhardware (inkl. Verbrauchsmaterialien)

Beide Lose beinhalten zusätzlich Dienstleistungen.

Nähere Informationen über den Inhalt der Lose entnehmen Sie den nachstehenden Ziffern und der Leistungsbeschreibung der einzelnen Lose.

Zur Erleichterung

zur Erhöhung der Objektivität der Auswertung

erfolgt die Ausschreibung in der hier vorliegenden standardisierten Form.

1. 2 Vertragslaufzeit Der abzuschließende Vertrag beginnt am 01.01.2027 und hat eine Laufzeit bis zum

31.12.2027: Insoweit der Vertrag nicht 3 Monate vor Vertragsende gekündigt wird

verlängert sich der Vertrag um 1 Jahr, maximal bis zum 31.12.2029.

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2 Ausschreibungsbestimmungen

2. 1 Grundsätzliche Bestimmungen

Das Vergabeverfahren erfolgt auf der Grundlage von Teil 4 des Gesetzes gegen

Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Verordnung über die Vergabe

öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) in der bei Veröffentlichung der Vergabeunterlagen gültigen Fassung.1

Im Falle eines Zuschlages werden, die Anforderungen der Vergabeunterlagen in

Verbindung mit den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von

Leistungen (VOL/B – Formular 512 EU), die besonderen Vertragsbedingungen des

Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes

Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen –

Formular 513 EU), die Ergänzenden Vertragsbedingungen IT (EVB-IT) - hier

insbesondere EVB-IT Kauf und EVB-IT Dienstleistung – jeweils in der bei

Veröffentlichung der Vergabeunterlagen gültigen Fassung, Vertragsbestandteil.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter sind ausgeschlossen.

Im Übrigen gilt deutsches Recht. Der Gerichtsstand ist Köln.

2. 2 Informationen zur Vergabestelle

Der zentrale IT-Dienstleister der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen (Dezernat

ITD3 – Verträge und Beschaffung- ZIB) ist als zentrales Dienstleistungszentrum für die

Durchführung sämtlicher IT-Beschaffungsmaßnahmen in der Justiz des Landes

Nordrhein–Westfalen zuständig, soweit sie ihr vom Ministerium der Justiz des Landes

Nordrhein-Westfalen übertragen worden sind.

Für das Vergabeverfahren sind die nachfolgenden Adress- und Kommunikationsdaten

maßgeblich:

1 vgl. http://www.bmwi.de/DE/Service/gesetze,did=191324.html

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 5

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2. 3 Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Es wird ausdrücklich auf Ziffer 3. des Formulars 312/322 EU hingewiesen.

Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf dem Vergabemarktplatz des Landes

NRW bereitgestellt.

Vergabeunterlagen können geändert oder ergänzt werden.

Die Bieterkommunikation, die als einziges Kommunikationsmittel zugelassen ist,

kann erläuternde Hinweise enthalten.

Einen verbindlichen und jeweils aktuellen Stand der Informationen zu diesem

Vergabeverfahren finden Sie nur auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW.

Es wird die Registrierung auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW empfohlen,

um automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten

zum Verfahren informiert zu werden.

Anderenfalls besteht das Risiko für den Bieter, möglicherweise ein fehlerhaftes

Angebot abzugeben.

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2. 4 Fristenangaben 2.4.1 Bieterfragen

Bieterfragen (z.B. bezüglich der Vergabeunterlagen oder der Erstellung des Angebots) können bis zum 14.08.2026, 23.59 Uhr ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz des Landes NRW gestellt werden.

Der Auftraggeber wird rechtzeitig gestellte Fragen schnellstmöglich, jedoch

spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist beantworten.

Die Antworten werden allen auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW in dem

Projekt registrierten Bietern in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt und

dadurch automatisch Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

2.4.2 Angebotsfrist

Das Angebot muss bis zum 01.09.2026, 23.59 Uhr bei der Vergabestelle vorliegen.

2.4.3 Teststellung

Eine Teststellung ist ab dem 11.09.2026 geplant.

2.4.4 Vorabinformation gemäß §134 GWB Spätestens 10 Kalendertage vor Zuschlagserteilung werden nicht zu

berücksichtigende Bieter über den Vergabemarktplatz des Landes NRW über die

beabsichtigte Zuschlagsentscheidung informiert.

2.4.5 Zuschlagsfrist (= Bindefrist)

Die Entscheidung über den Zuschlag wird bis zum 31.12.2026 erfolgen und den Bietern gemäß den Bestimmungen der VgV bekanntgegeben.

Der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden.

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Es wird dem Bieter, dem der Zuschlag erteilt wird, ein Zeitraum von 15 Werktagen,

beginnend ab Zuschlag gewährt, das dortige Warenbestellsystem für Bestellungen

der Justiz einzurichten.

2. 5 Angebotserfordernisse

2.5.1 Aufbau / Inhalt

Die Angebote sind nach folgender Gliederung aufzubauen:

1. Anschreiben des Bieters (nach dem Formular 324 EU)

2. Eigenerklärungen (gemäß zur Verfügung gestellter Formulare)

3. Angebot (einschließlich der Beantwortung der Eignungsanforderungen und

der Anforderungen der Leistungsbeschreibung nach vorgegebener Struktur)

4. Preisblatt

5. Bieterangaben GWZA

6. Anlagen

Weiterhin sind die Vorgaben des § 53 VgV zu beachten.

Bietergemeinschaft:

Sollte eine Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft erfolgen, sind im Angebot die

Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss

und die Durchführung des Vertrags zu benennen.

Dabei ist das Formular 531 EU auszufüllen und mit dem Angebot vorzulegen.

Einsatz von Nachunternehmern:

Sofern der Einsatz von Nachunternehmern durch die Vergabe von Auftragsteilen an

andere Unternehmen beabsichtigt ist, sind die Formulare 532 und 533 EU auszufüllen

und beizufügen.

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Diese Ausschreibung ist funktional anwendungsbezogen aufgebaut, d. h. die sich aus

der Anwendung sowie aus dem Einsatzumfeld zwingend ergebenden Anforderungen

an das Beschaffungsobjekt sind nicht produktorientiert, sondern funktional formuliert.

Soweit technische Hard- und Software-Spezifikationen vorgegeben sind, erklärt sich

dies aus der Maßgabe das Beschaffungsobjekt in ein bereits bestehendes

Systemumfeld zu integrieren.

Im Anforderungskatalog dient der Kennbuchstabe „A“, erweitert um eine

Zahlenkennung (z.B. „A 1.1“) der eindeutigen Identifikation einer bestimmten

Anforderung. Analog werden Gruppen zusammengehöriger Anforderungen mit der

Buchstabenfolge „AfG“ gekennzeichnet, erweitert um eine laufende Nummer (z. B.

„AfG 1“).

Verwenden Sie gleichlautende Kennungen in Ihrem Angebot (Ziffer 3), um die

Zuordnung von Angebotstext und Anforderungskatalog zu erleichtern.

Das Angebot ist durch Stellungnahme zu den einzelnen formulierten Anforderungen

des Anforderungskatalogs zu erstellen.

Dabei sind neben den Bestimmungen der Ziffern 2.1 bis 2.3 des Formulars 511 EU

(Bewerbungsbedingungen) folgende Regeln einzuhalten:  Die Antworten sollen sich ausschließlich auf die angebotene Leistung bzw. deren Alternativen beziehen.  Hinweise oder Erläuterungen sind in freier, aber möglichst knapper Form abzufassen. Ein ausschließlicher Verweis auf beigefügte Produktblätter, Bedienungshandbücher und ähnliche Anlagen stellt kein vollständiges Angebot dar. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Informationen erfolgen, können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht ersetzen.  Antworten zu den einzelnen Anforderungen sind in der Reihenfolge der Abschnitte, in die der Anforderungskatalog gegliedert ist, zu geben und innerhalb der Abschnitte in der angegebenen Nummerierung. Nach jedem Abschnitt ist eine neue Seite zu beginnen.  Es ist anzugeben, ob für einen Gegenstand des Angebots ein Patent- oder Musterschutz besteht, vom Bieter oder Dritten beantragt ist oder der Bieter eine solche Anmeldung erwägt.  Sofern zu einem Abschnitt verschiedene Alternativen angeboten werden, sind die Alternativen augenfällig zu trennen.  Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Informationen erfolgen, können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht ersetzen

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 Sofern auf Zertifizierungen Bezug genommen wird, sind die zugrundeliegenden Gutachten auf Anforderung bereitzustellen.  Die Wiederholung des Textes der Leistungsbeschreibung im Angebotstext ist nicht zulässig.

Angebote, deren Aufbau sich nicht an der Struktur der Vergabeunterlagen

orientiert oder den u. g. Dateiformaten nicht entsprechen, werden

ausgeschlossen.

Das Angebot muss sämtliche Kosten (einschließlich etwaiger Nebenkosten) für

die durch den Bieter bzw. durch den Einsatz etwaiger Nachunternehmer zu

erbringenden Leistungen enthalten.

Die Preise sind in Euro anzugeben.

Näheres ist dem Abschnitt IV. (Preiszusammenstellung) der Leistungsbeschreibung –

Anforderungskatalog - zu entnehmen.

2.5.2 Form / Einreichung

Die ausgefüllten Unterlagen gemäß den Ziffern 1. bis 6. der oben aufgeführten

Angebotsgliederung sind ausschließlich als elektronische Angebote über den Vergabemarktplatz des Landes NRW2 in Textform nach §126b BGB über das dortige

Bietertool abzugeben.

Bei der Abgabe in Textform sind der Bieter (bei juristischen Personen oder

Handelsgesellschaften der Firmenname und die Rechtsform) und die natürliche

Person, die die Erklärung für den Bieter abgibt, zu benennen.

Mit der elektronischen Einreichung gelten das Angebot und alle damit eingereichten

Unterlagen als unterschrieben.

Näheres zur elektronischen Angebotsabgabe ist dem Formular 312/322 EU zu

entnehmen.

2 https://www.vergabe.nrw.de/

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Folgende Dateiformate sind für die Erstellung der Unterlagen des Angebots zu

berücksichtigen:

( XLS = geeignet für MS-Excel 2013; jeweils ohne aktive Komponenten)

Bei den Ziffern 1, 2, 4 und 5 sind ausschließlich die von der Vergabestelle zur

Verfügung gestellten Dateien zu nutzen.

Bitte stellen Sie sicher, dass bei der Generierung der Dateien ganze Bereiche des

Angebots als zusammenhängende Datei erstellt werden, z.B. Angebot incl. Preisblatt vom

XX.XX.2022zu LOS „X“.pdf; Anlagen zum Angebot vom XX.XX.2022 zu Los „X“.pdf

Sofern eine zusammenhängende Datei –aufgrund eines hohen Datenvolumens-nicht

erstellt werden kann, ist eine Splittung möglich. Es ist dabei zu beachten, dass die

Dateienamen verständlich sind, z.B. Angebot incl. Preisblatt vom XX.XX.2022 zu LOS „X“ Teil

1 von 4.pdf Zusätzlich ist, die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellte Excel Datei

Preisblatt zu LOS „X“.xlsx, -mit den identischen Daten des Angebotspreisblattes im

PDF Dokument-, mit der elektronischen Angebotsabgabe einzureichen.

Von der Dateierstellung für einzelne Prospekte soll Abstand genommen werden.

2. 6 Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote

Unter dem Begriff Hauptangebot werden alle diejenigen Angebote verstanden,

welche von der beschriebenen Leistung nicht abweichen.

Ein Nebenangebot beschreibt eine angebotene Lösung, die den Anforderungen der

Leistungsbeschreibung nicht entspricht, jedoch aus Sicht des Bieters denselben

Erfolg verspricht.

Insoweit bei einer Ausschreibung zwei Produkte angeboten werden, die jedoch den

Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen, handelt es sich um zwei

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Hauptangebote bzw. Alternativen und nicht um ein Nebenangebot.

Es können insgesamt maximal je LOS ein Hauptangebot angeboten werden.

Jedes Hauptangebot ist jeweils vollständig zu beschreiben und abzugeben. Eine

einfache Aufreihung z.B. von Alternativen zu einer Anforderungsgruppe innerhalb

eines Hauptangebots ist nicht zulässig.

Nebenangebote werden nicht zugelassen.

2. 7 Bewertungsvorgehen (inkl. Gewichtungen)

Die Bewertung der Angebote ergibt sich aus der Anlage „Bewertungsmethode“.

2. 8 Teststellung

Zur Durchführung des technischen Produktvergleiches müssen die angebotenen

Produkte (in zweifacher Ausfertigung) auf Anforderung hin, während der Zuschlagsfrist

zu einem Test für einen Zeitraum von zwei Monaten kostenlos zur Verfügung gestellt

werden können.

Die für die Berechnung TCO-Verbrauchsmaterial (LOS 2) benötigten und alle im

Preisblatt Verbrauchsmaterial aufgeführten Produkte müssen (in zweifacher

Ausfertigung) auf Anforderung hin, ebenfalls zu einem dreimonatigen kostenlosen Test

überlassen werden. Dabei ist das Verbrauchsmaterial in einem gesonderten und

verschlossenen Karton, pro Anforderungsgruppe (je Produkt) von außen wie folgt

beschriftet werden: Bsp. „Verbrauch AfG 12 HP Deskjet 500“

Bei Nichterfüllung dieser Forderung oder bei unvollständiger Teststellung wird das

Angebot von der weiteren Auswertung ausgeschlossen. Ebenso wird das Angebot von

der weiteren Auswertung ausgeschlossen, wenn zur Teststellung nicht das

angebotene Produkt geliefert wird.

Die Teststellung erfolgt zum o.g. Zeitpunkt (Ziff. 2.4.3) nach Gerätereihe (z.B. AfG 12).

Die Durchführung obliegt dem Technischen Betriebszentrum der Justiz NRW/ITD4 bei

dem Oberlandesgericht Köln, diese erfolgt an dem Standort in Düsseldorf. Ab diesem

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Zeitpunkt müssen alle angebotenen Produkte lieferbar und verfügbar sein. Dabei sind

folgende Punkte zu berücksichtigen:

• Die zu liefernden Produkte werden durch den Auftraggeber näher bezeichnet

und an einem noch zu bestimmenden Termin vom Anbieter geliefert. Dabei ist

der vorgesehene Zeitrahmen nicht zu überschreiten. • Die Anlieferung der Produkte verschiedener Anbieter erfolgt an separaten

Tagen. Eine Anwesenheit mehrerer Anbieter wird somit vermieden. Die

Reihenfolge wird nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. • Nach Anlieferung und Installation ist die Anwesenheit des Anbieters vor Ort

ausgeschlossen. Ausnahmen werden nur auf besondere Weisung des

Auftraggebers zugelassen.

Die Teststellung dient lediglich zur Verifizierung der Angebotsangaben.

Sofern Abweichungen zu den Anforderungsgruppen (z.B. AfG 12) festgestellt werden,

wird die Bewertung entsprechend den Ergebnissen der Teststellung angepasst.

Neben der Verifizierung der Angebotsdaten wird die Teststellung zur Ermittlung der

Verbrauchskosten, wie z.B. des Stromverbrauchs genutzt. Des Weiteren wird auf die

Anlage Bewertungsmethode hingewiesen.

2. 9 Angabe der zuständigen Vergabekammer

Zuständige Stelle zur Vergabeüberprüfung ist die

Vergabekammer Westfalen

48147 Münster, Albrecht-Thaer-Straße 9

Telefon: +49 251 411-1691

E–Mail: vergabekammer@brms.nrw.de

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2. 10 Geforderte Nachweise und Erklärungen für die Angebotsbewertung

Dem Angebot sind in der nachfolgend aufgeführten Reihenfolge die

Eigenerklärungen, Unterlagen und Nachweise beizufügen:

1. Informationen Datenschutz Grundverordnung (Formular 312a_322a EU)

2. Zusammenstellung der einzureichenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise (Formular

325 EU)

3. Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW (Formular 511 EU)

4. Vertragsbedingungen des Landes NRW (Formular 512 EU)

5. Besondere Vertragsbedingungen Tariftreue/Mindestentlohnung (Formular 513 EU)

6. Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)

7. Erklärung Bietergemeinschaft (Formular 531 EU)

8. Informationen Unteraufträge Angebotsabgabe (Formular 533a)

9. Nachweis Unterauftragnehmer (Formular 533b)

10. Eignungsleihe (Formular 534a)

11. Eignungsleihe Haftung (Formular 534b)

12. Bieterangaben GWZA

Die Abgabe der einheitlichen europäischen Eigenerklärung (EEE) im Sinne des § 48

VgV kann durch den Bieter freiwillig erfolgen und vorläufig die unter den Ziffern 1. bis

12. genannten Eigenerklärungen ersetzen. Sie gilt darüber hinaus als vorläufiger Beleg

für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen.

Da die Erklärungen, Nachweis und Unterlagen für den Bieter, der den Zuschlag

erhalten soll, ohnehin vorliegen müssen (§ 50 Absatz 2 VgV), wird im Wege eines

effizienten Vergabeverfahrens gefordert, sämtliche Unterlagen, Eigenerklärungen und

Nachweise nach dem Formular 325 EU, bei Angebotsabgabe, in der oben

aufgeführten Reihenfolge, beizufügen.

Die Vergabestelle kann diese Unterlagen nach § 56 Absatz 2 VgV nachfordern.

2. 11 Rechtliche Rahmenbedingungen

2.11.1 Als Vertragsform ist ein sog. Bezugsvertrag (eine Unterart des Sukzessivleistungsvertrages) vorgesehen. Die Bedarfsmengen richten sich

ausschließlich nach dem Bedarf des Auftraggebers ohne Festlegung von

Mindest- oder Höchstabnahmemengen.

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Im Gegenzug dazu wird der Vertrag eine Ausschließlichkeitsbindung enthalten, d. h. der Auftraggeber verpflichtet sich, seinen Bedarf an den ausgeschriebenen

Produkten während des Vertragszeitraumes ausschließlich über den

Auftragnehmer zu decken.

Dies gilt nicht, wenn

• der Auftragnehmer die vom Auftraggeber benötigten Produkte nicht oder nicht zu den in diesem Vertrag vereinbarten Liefer- und Leistungsanforderungen liefern kann oder • der Auftraggeber das gleiche Produkt in gleicher Ausstattung auf dem Markt günstiger einkaufen kann und der Dritte diese Preise standardmäßig und stetig auch anderen Käufern anbietet.

Für den Fall von nicht zufriedenstellender Leistungserfüllung besteht jedoch für

den Auftraggeber eine Kündigungsmöglichkeit bzgl. des gesamten Vertrages.

Dies gilt nicht bei einzelnen geringfügigen Schlechtleistungen die keinen

Einfluss auf die Abwicklung des Gesamtvertrags haben.

Dabei werden die benötigten Leistungen im Wege von Abrufen einzeln

beauftragt (vgl. im Einzelnen hierzu Abschnitt 3.2 und 3.3).

2.11.2 Die Gesamtverantwortung für die Funktionsfähigkeit und die Kompatibilität der gelieferten Produkte sowie für die Erbringung der Dienstleistungen liegt

ausschließlich beim Auftragnehmer. Dies gilt auch, soweit der Auftragnehmer

Nachunternehmer mit der Erbringung von Teilleistungen beauftragt.

2.11.3 Der Bieter bzw. Auftragnehmer hat der Vergabestelle bzw. dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen, wenn • er zahlungsunfähig ist; • über sein Vermögen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares

Verfahren beantragt oder eröffnet wurde; • die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt

wurde; • er sich im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit

eingestellt hat.

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In jedem dieser mitteilungspflichtigen Fälle besteht für den Auftraggeber das

Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund.

Wenn nach der Auftragserteilung festgestellt wird, dass der Auftragnehmer aus

Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine

unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er 5 v.H. der zu diesem

Zeitpunkt in Auftrag gegebenen Auftragssumme an den Auftraggeber zu

zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird.

Dies gilt auch, wenn der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt ist.

Als unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen gelten insbesondere

Verabredungen und Verhandlungen mit anderen Anbietern über

 die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten,  die zu fordernden Preise,  Zahlungs-, Lieferungs- und andere Vertragsbedingungen, soweit sie unmittelbar oder mittelbar den Preis beeinflussen,  Entrichtung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen,  Verarbeitungsspannen und andere Entgelte,  Gewinnaufschläge,  Gewinnbeteiligungen oder andere Abgaben,  Bindungen sonstiger Entgelte,  Empfehlungen, es sei denn, dass sie nach § 38 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zulässig sind.

Entsprechenden Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen

Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig

sind.

2.11.4 Aus Sicherheitsgründen darf der Auftragnehmer und das von ihm zur Erfüllung des Vertrages eingesetzte Personal nur nach rechtzeitiger vorheriger

Ankündigung bei der zu besuchenden Stelle eingesetzt werden.

2.11.5 Für die Nutzungsrechte an Software (z.B. Treiber, mitgelieferte Software) gelten grundsätzlich die Regelungen der EVB-IT Überlassung.

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2.11.6 Der Auftragnehmer sichert dem Auftraggeber seine volle Unterstützung bei der Lösung von Problemen zu, die sich aus der Verknüpfung mit anderen Produkten

ergeben, auch wenn diese nicht von ihm geliefert worden sind. Diese

Unterstützung ist unentgeltlich und beinhaltet vor allem die Weitergabe aller

verfügbaren technischen Informationen.

2.11.7 Auf die Vergütung für die Durchführung von Instandhaltungsarbeiten und Inspektionen gem. § 8 EVB-IT Kauf, während der gesamten Garantiezeit, wird

verzichtet

2.11.8 Zugesicherte Produkteigenschaften, Preise und Rabatte müssen vom Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber eingehalten werden, auch wenn

diese aufgrund fehlerhafter Angaben eines Herstellers an den Auftragnehmer

entstanden sind. Preis- oder Produktveränderungen zur Einhaltung der

zugesicherten Eigenschaften gehen nicht zu Lasten des Auftraggebers. Das gilt

auch bei Veränderungen der offiziellen Herstellerpreislisten. Grundsätzlich hat

der Auftraggeber nicht mehr für ein Produkt zu zahlen wie vorher, sofern in den

nachfolgenden Bestimmungen nichts anderes geregelt ist (vgl. im Einzelnen

hierzu den Abschnitt 4.1 zu Preis- und Produktanpassungen).

2. 12 Vertragsstrafe und Haftung

Es gelten die Regelungen des § 9 EVB-IT Kauf.

Vertragsstrafen können vom Auftraggeber mit Rechnungen des Auftragnehmers aus

dem Vertrag verrechnet werden.

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3 Bestimmungen zur späteren Vertragsumsetzung

3. 1 Organisation und Zusammenwirken Für eine reibungslose Vertragsabwicklung ist eine effiziente Organisation erforderlich.

Seitens des Auftraggebers besitzen die Mittelbehörden insbesondere bei allen Termin-

und Budgetfragen die Entscheidungshoheit. Die Beauftragung des Auftragnehmers

erfolgt ausschließlich über den zentralen IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW

(Dezernat ITD 3 / ZIB).

Neben der reinen Lieferung können optional Dienstleistungen, wie z.B. der Aufbau der

Hardware frei Verwendungsstelle beauftragt werden. Bei den Lieferungen ist der

Betrieb in der Lieferbehörde so gering wie möglich zu stören.

Der Auftragnehmer hat hierfür folgende Voraussetzungen zu schaffen:

• Benennung eines eindeutigen und entscheidungsbefugten Ansprechpartners.

• Bei Problemen und zur Abstimmung der Lieferung ist die unmittelbare und

direkte Kommunikation erforderlich.

• Die Termine für die Bestellungen sind mit den Lieferbehörden abzustimmen und

eventuelle Terminverschiebungen oder Lieferschwierigkeiten zu

kommunizieren.

• Bei grundsätzlichen Verzögerungen in der Lieferkette ist der Auftraggeber

unverzüglich zu informieren.

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3. 2 Grundsätzliche Vorgehensweise

Der nachstehende Prozess steht exemplarisch für das Zusammenwirken von externen

und internen Prozessen und dient zur besseren Erläuterung des Gesamtsachverhalts.

Die Planung der Ausstattung ist Aufgabe der jeweiligen Mittelbehörde (z.B. OLG Köln)

für deren Bezirk (z.B. AG Monschau). Das Budget liegt ebenso im

Verantwortungsbereich der Mittelbehörde. Die ZIB/ITD3 dient hier lediglich als

Mittelverwalter.

Nachdem der Bedarf festgestellt und geplant ist, erstellt die Mittelbehörde einen

elektronischen Beschaffungsauftrag an die ZIB/ITD3 unter Nutzung der justizeigenen

Intranet-Anwendung eZIB. Nach einer formellen Prüfung veranlasst die ZIB/ITD3 eine

elektronische Bestellung an den jeweiligen Auftragnehmer. Die Bestellung umfasst

neben der Nennung der Hard- und Software auch die gewünschten zusätzlichen

Dienstleistungen.

Anschließend wird die Bestellung durch den Auftragnehmer abgewickelt und an die

Lieferbehörde (z.B. AG Monschau) geliefert. Die Lieferbehörde überprüft die Lieferung

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auf Vollständigkeit. Beanstandungen werden direkt dem jeweiligen Auftragnehmer

mitgeteilt. Soweit keine Beanstandungen (auch während der Funktionsprüfungsfrist)

festgestellt werden, erklärt die Lieferbehörde dem jeweiligen Auftragnehmer die

Abnahme des Auftrags.

3. 3 Bestellwesen

Eine exakte Zeitplanung sowie eine enge Abstimmung mit dem Lieferanten sind

unbedingt erforderlich. Der Auftragnehmer ruft alle benötigten Produkte für die

auszustattenden Behörden ab. Er gewährleistet die rechtzeitige Bereitstellung aller

benötigten Produkte.

Lieferung

Erstellung Besteller Warenkorb Eintragung

Produktdaten

ZIB/ITD3

eZIB

Beschaffungsauftrag Auftragnehmer eZIB

Verbindliche ZIB/ITD3 Bestellung

Erstellung Besteller Warenkorb Lieferung

Justiz NRW Auftragnehmer

Für die Bestellabwicklung nutzt der Auftraggeber das Softwaretool (eZIB). Bei der

Anwendung handelt es sich um eine datenbankbasierte Intranet-Lösung, auf die der

Auftragnehmer keine Zugriffsmöglichkeit besitzt.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 20

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Für die Bestellabwicklung hat der Auftragnehmer zu Beginn und während der

Vertragslaufzeit alle für die Eintragung der Produkte erforderlichen Daten,

insbesondere die Artikelnummern, die technischen Produktbeschreibungen,

Datenblätter (als PDF-Dokumente) und Bilder der jeweiligen Produkte (als JPG-

Dateien) zu liefern.

Die Mittelbehörden wählen im elektronischen Katalog die gewünschten Produkte

(Hardware, Software, Dienstleistungen) aus, fügen diese, einem herkömmlichen

Warenkorb bei und erteilen sodann einen elektronischen Beschaffungsauftrag an die

ZIB/ITD3.

Die Mitarbeiter der ZIB/ITD3 erstellen hieraus eine verbindliche, elektronische

Bestellung an den Auftragnehmer. Die Bestellung wird in Form einer E-Mail mitgeteilt.

Die E-Mail enthält das Anschreiben und die Liste der bestellten Produkte als PDF-

Datei.

Hierfür ist seitens des Auftragnehmers eine zentrale E-Mail-Adresse als Posteingang

bereitzustellen.

Bei Abrufen innerhalb der Vertragslaufzeit wird auf das Bestelldatum und nicht das

Lieferdatum abgestellt, sodass Abrufe bis zum letzten Tag der Laufzeit des Vertrages

erfolgen können.

3. 4 Roll-Out / Lieferung Anlieferung der Produkte

Grundsätzlich werden die Produkte – frei Haus –, somit hinter die erste verschließbare

Türe geliefert. Optional kann die Aufstellung – frei Verwendungsstelle –, also am

Arbeitsplatz oder in einem bestimmten Raum beauftragt werden. Wie aus den

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 21

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Anforderungskatalogen zu LOS 1 und 2 ersichtlich, können noch weitere

Dienstleistungen – optional – beauftragt werden, u.a. die Vorinstallation der Produkte.

Nach Herstellung einer transport- und umweltgerechten Verpackung der Produkte

führt der Auftragnehmer den termingerechten Transport zur Lieferbehörde – als

Gesamtlieferung – durch. Teillieferungen können nur in vereinbarten Ausnahmefällen

erfolgen. Die zeitgerechte Durchführung der Installation (soweit beauftragt) ist unter

Beachtung der DGUV Vorschrift 3-Prüfung ebenfalls durch den Auftragnehmer zu

gewährleisten.

Dabei werden die Produkte grundsätzlich – frei Haus –, also hinter die erste verschließbare Türe geliefert. Der Auftragnehmer haftet für die Ware bis zur

Entgegennahme beim Auftraggeber.

Die angelieferten Produkte sind durch den Auftragnehmer derart zu verwalten, dass

diese Angaben in den Lieferbehörden des Auftraggebers problemlos zur

elektronischen Inventarisierung der Geräte genutzt werden können, u.a. sind Daten

wie z.B. Seriennummer, Lieferdatum, etc. erforderlich.

Soweit durch den Auftraggeber gewünscht, ist die Verpackung kostenfrei und zeitnah

zurückzunehmen.

Der Auftraggeber kann innerhalb einer Woche nach Erteilung der Lieferbescheinigung

an den Auftragnehmer Problematiken (nicht vollständige Lieferung, etc.) melden und

um Beseitigung bitten.

3. 5 Abnahme und Rechnungsstellung

Soweit eine Installation von Produkten beauftragt wurde, wird nach vollständiger

Lieferung durch den Auftragnehmer ein Funktionstest am Lieferort durchgeführt. Erst

nach vollständiger Lieferung kann seitens des Auftraggebers eine Bestätigung der

Lieferung erfolgen.

Die Betriebsbereitschaft der Geräte gilt mit vollständiger Lieferung als erklärt, wenn

nicht unmittelbar Einwände durch den Auftragnehmer erhoben werden.

Ergänzend zu § 2 EVB-IT Kauf wird eine 30 tägige Funktionsprüfung vereinbart, in der

der Auftraggeber die ordnungsgemäße Funktion der gelieferten Produkte überprüfen

kann.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 22

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Zahlung 30 Tage Funktionsprüfung

Produktmangel

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 23 gnurefeiL emhanbA noitkiF

Zahlung Neulieferung

Bestätigung

Die Funktionsprüfungsfrist beginnt am Tage nach vollständiger Lieferung und – soweit

beauftragt – der Erbringung der Dienstleistungen.

Werden Produkte während der Funktionsprüfungsfrist durch den Auftraggeber

bemängelt, hat dieser Anspruch auf Lieferung eines neuen Produkts.

Soweit vom Auftraggeber bis zum Ablauf der Funktionsprüfungsfrist keine Einwände

geltend gemacht werden, gilt die Abnahme formlos als erklärt. Eine Übersendung einer

schriftlichen Abnahmeerklärung erfolgt nicht. Im Falle der Geltendmachung von

Einwänden durch den Auftraggeber, gilt die Abnahme erst nach ausdrücklicher

schriftlicher Erklärung durch den Auftraggeber.

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Die Rechnungsstellung erfolgt grundsätzlich gegenüber dem zentralen

IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW (ZIB/ITD3).

Je Abruf ist eine Rechnung über alle abgerufenen Leistungen zu erstellen, die

mindestens die folgenden Angaben enthält: • Auftragsnummer der ZIB/ITD3 (fünfstellige-Nummer, z.B. EZAN-51028) • Rechnungsnummer des Auftragnehmers (möglichst in Formatierung FETT) • Artikelnummer des Auftragnehmers für die gelieferten Artikel • Produkt-ID der ZIB/ITD3 für die gelieferten Artikel • Lieferadresse

Fehlende Rechnungsdaten berechtigen zur Rücksendung der unbearbeiteten

Rechnung. Eine hierdurch entstehende Verzögerung hat der Auftragnehmer zu

vertreten.

Die Rechnung bitte ich unter Angabe des o. g. Aktenzeichens an den Präsidenten des

Oberlandesgerichts Köln, Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW,

Dezernat ITD3, Reichenspergerplatz 1, 50670 Köln, zu übersenden.

Die Rechnungsübersendung kann als PDF-Dokument an zib@itd.nrw.de erfolgen oder

unter Nutzung des E-Rechnungsportals NRW mit der Leitweg-ID 05315-04013-55.

Von der Übersendung der Rechnung in Papierform wird abgesehen.

Die Bezahlung der Rechnung erfolgt innerhalb von 30 Tagen bzw. bei

Skontogewährung innerhalb von 14 Tagen nach Bestätigung der vollständigen

Lieferung (je Abruf) durch die Lieferbehörde (Bedarfsstelle) gegenüber der ZIB/ITD3.

Die Fälligkeit tritt erst mit Bestätigung der vollständigen Lieferung durch die

Lieferbehörde ein.

Teilrechnungen werden nur in begründeten Einzelfällen angewiesen.

Sofern Skonto durch den Auftragnehmer gewährt wird, ist der Brutto-Rechnungsbetrag

(Summe) getrennt, d.h. mit und ohne Berücksichtigung von Skonto, in der Rechnung

auszuweisen.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 24

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Fehlende Rechnungsdaten berechtigen zur Rücksendung der unbearbeiteten

Rechnung. Eine hierdurch entstehende Verzögerung hat der Auftragnehmer zu

vertreten.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 25

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3. 6 Garantie

Die Garantie für die gelieferten Produkte beträgt grundsätzlich 48 Monate –

unabhängig von der Herstellergarantie- und erstreckt sich auf die Behebung sämtlicher

Mängel, die während der Garantiezeit auftreten. Die Garantiezeit kann sich

ausnahmsweise (bei Produktanfragen) auf 24 Monate verkürzen, vgl. entsprechende

Regelungen in den Anforderungskatalogen zu LOS 1 bis 3.

Die Garantiezeit beginnt erst nach Ablauf der Funktionsprüfung, bzw. nach Abnahme

der Lieferung (Ziff. 3.5). Die Garantie umfasst die Lieferung und den fachgerechten

Einbau von Ersatzteilen. Lohn-, Fahrt- oder sonstige Nebenkosten sind durch die

Garantie abgedeckt.

Die Garantie umfasst im Falle von Produktstörungen grundsätzlich folgende

Reaktions- und Wiederherstellzeiten:

Reaktionszeit Wiederherstellung

(in h) (in Tagen)

Soweit technische Defekte an Produkten, z.B. Festplatten mit personengebundenen

oder schützenswerten Daten auftreten und die Störungsbeseitigung nicht vor Ort

durchgeführt werden kann, ist eine Herausgabe der Produkte an den Auftragnehmer

nur möglich, wenn eine Löschung der Daten technisch möglich und diese erfolgt ist.

Die Garantieansprüche des Auftraggebers auf die Lieferung eines gleichwertigen

Produkts bleiben auf jeden Fall auch dann bestehen, wenn eine Herausgabe aus den

o. g. Gründen nicht möglich sein sollte.

Mängel oder Schäden, die durch Beschäftigte des Auftraggebers oder durch höhere

Gewalt (Wassereinbruch) entstehen, sind nicht in der Garantie enthalten.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 26

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3. 7 Service/Garantieabwicklung Die Beteiligung des Auftragnehmers erfolgt grundsätzlich erst nach einer detaillierten

Fehleranalyse des Auftraggebers.

er

er

Problembehebung Auftragnehmer

Dabei wird der Hard-/Softwarefehler zuerst dem BIT mitgeteilt. Sofern der dortige

Call-Center-Agent keine unmittelbare Lösung herbei stellen kann, wird das Ticket an

die örtliche Betreuung weitergeleitet. Diese versucht, den Fehler zu beheben. Erst

nach erfolglosem Bemühen wird die Fehlermeldung an den Auftragnehmer geleitet.

Der Auftragnehmer stellt eine Fehlerbehebung unter Berücksichtigung der Reaktions-

und Wiederherstellzeiten her. Ein Remote-Zugriff wird nicht zugelassen.

Für die vollständige Dauer der Garantiezeit muss der Auftragnehmer werktags

(Mo.-Fr.) von 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr für Problem- und Störungsmeldungen telefonisch

(Hotline) und elektronisch erreichbar sein. Eine fernmündliche Störungsmeldung reicht

aus. Die Hotline sollte mindestens nach Name, Behörde, Gerätebezeichnung und

Fehler fragen. Falls eine telefonische Behebung des Fehlers nicht möglich ist, sollte

der Zeitpunkt für die Rückmeldung verbindlich festgelegt oder ein Termin für die

Behebung mit dem Anrufer vereinbart und per Telefax oder E-Mail unter Angabe des

Störungseingangs bestätigt werden. Sollte eine direkte Terminfestlegung nicht sofort

möglich sein, ist der Anrufer unmittelbar nach Festlegung des Termins zu informieren.

Dabei sind die Reaktionszeiten und die Terminwünsche des Auftraggebers zu

beachten.

Zusätzlich ist die Verfügbarkeit der E-Mail-Funktionen für die Entgegennahme der

Störungsmeldungen einzurichten

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 27

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3. 8 Datenschutz Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die im Zusammenhang mit der

Leistungserbringung gewonnenen Daten nur zum Zwecke der Leistungserbringung

ohne Weitergabe an Dritte zu verwenden und sie im Übrigen nach den Bestimmungen

des Datenschutzes und der Datensicherheit gemäß der VERORDNUNG (EU)

2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April

2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener

Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (sog.

Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes und des

Landesdatenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen zu behandeln und hierzu einen

Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen (siehe 547-ITD3.1013-2021

Mustervertrag Auftragsdatenverarbeitung.pdf).

Soweit der Auftragnehmer nach diesem Vertrag personenbezogene Daten der

Beschäftigten des Auftraggebers per E-Mail übersendet, ist die E-Mail mittels eines

dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren zu verschlüsseln. Gleiches gilt,

soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten auf sonstigem Wege elektronisch

zum Abruf bereitstellt. Die Einzelheiten ergeben sich aus dem gesondert

abzuschließenden Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung (siehe 547-ITD3.1013-

2021 Mustervertrag Auftragsdatenverarbeitung.pdf).

Im Übrigen wird auf Abschnitt 19 der EVB-IT Dienstleistungs-AGB verwiesen.

Bei einem etwaigen Vor-Ort-Einsatz durch Personal des Auftragnehmers bzw. eines

etwaigen Nachunternehmers zur Erfüllung des Vertrages darf dieses Personal aus

Sicherheitsgründen nur nach rechtzeitiger vorheriger Ankündigung bei den ggf. zu

besuchenden Stellen eingesetzt werden.

Auf Verlangen der Ortsbehörde haben die die Serviceleistung ausführenden Techniker

eine schriftliche Erklärung des Inhalts zu unterzeichnen, dass alle Daten, die ihnen

infolge ihrer Tätigkeit bekannt werden, vertraulich zu behandeln sind, an niemanden

weiterzugeben sind, und haben zu versichern, dass die Grundsätze der

Geheimhaltung und des Datenschutzes beachtet werden.

Ferner behält sich der Auftraggeber vor, die Mitarbeiter des Auftragnehmers gemäß

§ 5 Bundesdatenschutzgesetz zu verpflichten.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 28

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3. 9 Mitarbeiter des Auftragnehmers Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, einzelne Mitarbeiter des Auftragnehmers

von der weiteren Projektarbeit auszuschließen, z.B. sofern sie den Anforderungen

erkennbar nicht gewachsen sind.

3. 10 Kostenfreie Rücknahme und Entsorgung Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Abholung leerer und verbrauchter

Tonermodule sowie Tintenpatronen (einschließlich ihrer Bestandteile).

Die Verpflichtung erstreckt sich auch auf Lieferungen der Vorlieferanten im Rahmen

eines vorhandenen Rücknahmesystems zur Wiederaufbereitung bzw. zur

umweltgerechten Entsorgung.

Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass auch Tonerrückstände in staubdicht

verschlossenen Behältern (z. B. Resttonerbehälter) einer umweltgerechten

Verwertung zugeführt werden.

Diese Verpflichtung erstreckt sich über die Laufzeit dieses Vertrages hinaus bis zu

zwei Jahre nach der Lieferung. Kosten für den Auftraggeber entstehen hierbei nicht.

Die Abholung muss - je nach Bedarf und Anforderung durch eine Justizdienststelle -

zentral als auch dezentral möglich sein und innerhalb von sechs Wochen nach der

Anforderung erfolgen.

Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, kann der Auftraggeber die

Entsorgung selbst veranlassen und evtl. hierdurch entstehende Mehrkosten dem

Auftragnehmer in Rechnung stellen.

3. 11 Gesundheitsgefährdung Der Auftragnehmer garantiert die gesundheitliche Unbedenklichkeit über die

verwendeten Materialien der angebotenen Produkte.

Er versichert weiterhin, dass bei Betrieb, Lagerung und Transport keine

gesundheitsschädlichen Schadstoffe hiervon ausgehen.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 29

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Bei einem Verstoß verpflichtet sich der Bieter zur Leistung von Schadenersatz an den

Geschädigten sowie zur Wiederherstellung des ursprünglichen Sachzustandes (z. B.

durch Stellung eines den Anforderungen genügenden Ersatzgeräts, Renovierung des

betroffenen Raumes).

3. 12 Schäden am Drucker Entstehen durch den Einsatz der vom Auftragnehmer gelieferten Produkte Schäden

am Drucker, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber die ihm entstehenden

Reparaturkosten zu erstatten.

Die Zahlungsverpflichtung besteht nur dann nicht, wenn der Auftragnehmer beweist,

dass der Schaden nicht ursächlich durch das gelieferte Produkt hervorgerufen wurde.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 30

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4 Ergänzende Verpflichtungen

4. 1 Produkt- und Preisanpassungen

4.1.1 Produktanpassung Soweit einzelne Produkte aufgrund von Veränderungen in der Produktion des

Herstellers während der Vertragslaufzeit nicht mehr lieferbar sind, hat der

Auftragnehmer dies dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen und ein Produkt

vorzuschlagen, welches einerseits eine uneingeschränkte Kompatibilität zu allen

angebotenen Produkten und anderseits eine Funktionsgleichheit zum

Vorgängermodell aufweist.

Dabei sind folgende Schritte zu beachten, soweit der Auftraggeber auf diese nicht

ausdrücklich verzichtet: • Das angebotene Produkt ist dem Auftraggeber zu einem kostenfreien 4

wöchigen Test zur Verfügung zu stellen. • Der Hersteller und die Bezugsquellen des Auftragnehmers sind bekannt zu

geben. • Die vertraglich zugesicherten Produkteigenschaften sind durch anerkannte

Prüfzeugnisse oder Gutachten nachzuweisen. • Der Produktvorschlag ist per E-Mail an zib@itd.nrw.de zu übersenden und

beinhaltet eine detaillierte Produktbeschreibung (u.a. Datenblatt im PDF-

Format) sowie ein Bild des Produkts (JPG-Datei), welches der Auftraggeber zur

internen Produktpräsentation uneingeschränkt verwenden darf.

Von dieser Regelung sind auch Änderungen im Zubehörbereich (z.B. Motherboard, Festplatten, Grafikkarten, etc.) eingeschlossen.

4.1.2 Preisänderung – Allgemein – Preisänderungen, die auf einer fehlerhafte Kalkulation, fehlender Einberechnung von

in der Vergabeunterlage aufgeführter Leistungen oder sonstigen zum Zeitpunkt der

Angebotsabgabe bekannten Informationen basieren, sind unzulässig.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 31

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4.1.3 Preisänderung – Rabattierung (Produktanfragen) –

Sofern die Produktpreise auf Grundlage einer Berechnungsformel basieren, welche

ausgehend von einer offiziellen Herstellerliste abzüglich eines Rabattsatzes zzgl. einer

Marge, berechnet werden, kann eine Preisänderung nur im Falle der Änderung der

Herstellerpreise erfolgen.

Die Preise werden hierbei für ein Quartal (am Anfang eines Quartals) festgeschrieben

und basieren auf der jeweils aktuellen Herstellerpreisliste des jeweiligen

Quartalbeginns. Bei der Berücksichtigung von $-Preisen ist eine Umrechnung auf den

gültigen €-Wechselkurs vorzunehmen. Hierbei kann im gegenseitigen Einvernehmen

von der Quartalsbindung auf einen kürzeren Zeitrahmen gewechselt werden (z.B.

monatlich). Zudem ist der Wechselkurs der Deutschen Bundesbank

(https://www.bundesbank.de/dynamic/action/de/statistiken/zeitreihen-datenbanken/zeitreihen- datenbank/723454/723454?listId=www_s331_b01012_3&tsTab=0&statisticType=BBK_ITS&tsId=BBE

X3.D.USD.EUR.BB.AC.000&id=0)

des ersten Tages des entsprechenden Zeitrahmens (z.B. der erste Tag des

Monats/Quartals) maßgeblich.

Im Falle einer Produktänderung, erhält das Nachfolgeprodukt den gleichen Rabattsatz

des Vorgängerprodukts.

Im Falle einer Neuregelung der Herstellerpreisliste (z.B. bei der Umstellung einer

nationalen in eine internationale Preisliste und der damit gewährten Rabattstaffeln) ist

sicher zu stellen, dass sich die Preise für den Auftraggeber nicht erhöhen.

.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 32

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4.1.4 Preisänderung – Festpreise – Aufgrund der zu erwartenden Fortentwicklung des Marktes, insbesondere bei der

Arbeitsplatzhardware, wird eine Anpassung der Preise der zu liefernden Systeme in

Abstimmung zwischen dem Auftragnehmer und Auftraggeber notwendig sein. Der

Auftragnehmer verpflichtet sich unverzüglich nach Preisverfall, diese Anpassung zu

den Konditionen (Kalkulationssätze) des Angebots vorzunehmen. Der Auftraggeber

kann vom Auftragnehmer die Offenlegung der Preistabellen und Kalkulationssätze

verlangen.

Eine Preiserhöhung ist lediglich beim Nachweis einer mind. 15%-igen

Listenpreiserhöhung zulässig. Im Falle einer Produktänderung (Ziff. 4.1.1) kann eine

Preiserhöhung nur vereinbart werden, soweit ein wesentlich höherwertigeres Produkt

geliefert wird. Ein Produkt wird als wesentlich höherwertig angesehen, wenn es in

Bezug auf den aktuellen Stand der Technik leistungsfähiger ist, bzw. eine höhere

Ausstattung beinhaltet als das Vorgängermodel zu dessen Zeit.

Preisreduzierungen, die der Hersteller dem Auftragnehmer während der

Vertragslaufzeit gewährt, sind an den Auftraggeber weiterzugeben.

4.1.5 Übersendung der Preislisten

Die aktuellen Preislisten sind in Form einer MS Excel 2013 Datei quartalsweise und

gegebenenfalls zusätzlich auf Anforderung kostenlos an den Auftraggeber zu

übersenden.

4. 2 Entsorgung von Altgeräten Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Abholung und umweltgerechten Entsorgung

der vom Auftragnehmer gelieferten und später ausgesonderten Produkte

(Elektronikschrott). Diese Verpflichtung erstreckt sich über die Laufzeit dieses

Vertrages hinaus bis zu 7 Jahren nach der Lieferung.

Die Abholung muss - je nach Bedarf und Anforderung durch eine Justizdienststelle -

zentral als auch dezentral möglich und innerhalb von 6 Wochen nach der

Anforderung erfolgt sein. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach,

kann der Auftraggeber den Elektronikschrott anderweitig entsorgen lassen; evtl.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 33

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hierdurch entstehende Mehrkosten können dem Auftragnehmer in Rechnung gestellt

werden.

4. 3 Technologieberatung Der Auftragnehmer hat während der Vertragslaufzeit eine Technologieberatung mit

folgendem Inhalt vorzunehmen: • Fachkompetente Produktberatung sowohl telefonisch als auch bei

Bedarf vor Ort. • Bereitstellung dedizierte/r Ansprechpartner/innen

(gilt auch für Auftragsannahme- und Abwicklung)

5 Ausgangssituation

Die Justiz NRW ist mit einer umfassend vernetzten IT-Infrastruktur ausgestattet, die

eine hohe Funktionalität aufweist und Grundlage für die arbeitsplatzspezifische

Fachanwendungen und Standardsoftware zur Bürokommunikation ist.

Einhergehend mit der IT-Ausstattung ist in einem umfassenden organisatorischen

Ansatz die Erledigung der Justizaufgaben unter Einbeziehung der

informationstechnischen Möglichkeiten neu strukturiert worden. Zudem sollen die

justizeigenen Software Lösungen (Fachverfahren) wie z.B. JUDICA, MESTA,

RegisSTAR, SOLUM-STAR den Bediensteten bei der Erledigung der anfallenden

Aufgaben dienen.

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5. 1 Beschreibung der Justizstrukturen Nahezu 40.000 Justizangehörige sind im Land Nordrhein-Westfalen in der

ordentlichen Gerichtsbarkeit, in vier Fachgerichtsbarkeiten, bei den

Staatsanwaltschaften und im Strafvollzug tätig.

Zuständige oberste Landesbehörde

Oberver- Finanzgericht Landes- Oberlandes- Landes- General- Fortbildungs- waltungs- (3) sozialgericht gericht arbeitsgericht staatsanwalt- einrichtungen gericht (3) (3) schaft (3) der Justiz (z.B. Fach- hochschule für Rechtspflege, Justiz- Verwaltungs- Sozial- Land- Arbeits- Staats- Justizvoll- akademie, gericht gericht gericht gericht anwaltschaft zugsanstalt Justizvollzugs- (7) (8) (19) (30) (19) (37) schule

Jugendarrest- anstalt (5) Amtsgericht (130) Justizvollzugs- krankenhaus (1)

• Die Zahlen in Klammern geben die Zahl der Gerichte, Staatsanwaltschaften und Anstalten an.

Die erste Ebene nach dem Justizministerium bilden die sogenannten Mittelbehörden.

Sie haben gegenüber dem nachgeordneten Bereich eine Leitungs- und

Weisungsfunktion. Die Ausstattung des nachgeordneten Bereichs sowie die

vorgeschalteten Planungsaktivitäten müssen daher in Abstimmung und unter

Mitwirkung der Mittelbehörden vorgenommen werden.

Die Behörden und Einrichtungen verteilen sich auf mehr als 440 Bedarfsstellen

(teilweise mit geringen Personalständen).

Insgesamt sind ca. 28.000 Bildschirmarbeitsplätze eingerichtet, wovon nur ein

begrenzter Anteil vom Ausschreibungsgegenstand betroffen sein wird.

Die auszustattenden Bedarfsstellen sind von sehr unterschiedlicher Größe.

Die Anforderungen an die Ausstattung werden sich daher unterscheiden.

5. 2 Zentraler IT-Dienstleister der Justiz NRW (ITD3) / Zentrale IT- Beschaffungsstelle Der Zentrale IT-Dienstleister -ITD3 Verträge und Beschaffung oder auch Zentrale IT-

Beschaffungsstelle- (ZIB/ITD3) ist als zentrales Dienstleistungszentrum für die

Durchführung sämtlicher IT-Beschaffungsmaßnahmen in der Justiz des Landes NRW

zuständig, soweit sie ihr vom Justizministerium des Landes NRW übertragen worden

sind. In technischer Hinsicht wird die ZIB/ITD3 von dem Validierungszentrum der Justiz

NRW (TBZ/ITD 4) unterstützt.

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5. 3 Zentraler IT Dienstleister der Justiz NRW (ITD 4) Technisches Betriebszentrum Der Zentrale IT Dienstleister der Justiz NRW – Technisches Betriebszentrum (TBZ/

ITD 4) befindet sich räumlich im Oberlandesgericht Düsseldorf sowie Köln und ist

verantwortlich für die technische Betriebsvorbereitung/ Validierung sowie den System-

und Netzwerkbetrieb in der verteilten Infrastruktur.

Die technische Betriebsvorbereitung umfasst die Prüfung der technischen

Verträglichkeit neuer Produkte mit den existierenden Produkten sowie der

vorhandenen Infrastruktur. Dabei handelt es sich um einen justizinternen Vorgang der

keine Auswirkungen auf die vertraglichen Verpflichtungen des Auftragnehmers hat.

Das TBZ/ ITD 4 wird von einem externen Dienstleister (derzeit das IT.NRW)

unterstützt. Der Dienstleister nutzt dazu eigenes Fachpersonal und ggf. Infrastrukturen

der Justiz.

5. 4 Zentraler IT Dienstleister der Justiz NRW (ITD2) Beratungstelefon Informationstechnik Der Zentraler IT Dienstleister der Justiz NRW –ITD2 - Beratungstelefon

Informationstechnik (BIT/ITD2) befindet sich räumlich im Oberlandesgericht

Düsseldorf. Das BIT/ITD2 bildet den justizeigenen User Help Desk und ist im First

Level Support der unmittelbare Ansprechpartner der Nutzer.

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6 Vorhandene Hard- und Softwareausstattung

Die vollständige Ausstattung der Justiz NRW mit standardisierter Hard- und Software

ist bereits erfolgt, somit besteht derzeit lediglich der Bedarf an Ersatzprodukten. Ein

Austausch der Produkte kann in zwei Fällen erfolgen: • Eine Ersatzbeschaffung nach Defekt der Geräte bei denen kein

Gewährleistungsanspruch oder Anspruch aus einer Garantieleistung besteht und eine

Reparatur entweder nicht möglich oder unwirtschaftlich ist. • Ein Austausch der Geräte, die entweder zu alt oder für die derzeitigen Ansprüche der

Justiz NRW nicht leistungsfähig sind. Nach der gegenwärtigen Planung wird die

Hardware erst nach 4-7 Jahren ausgetauscht.

Die Menge der abzulösenden Produkte kann derzeit noch nicht abgeschätzt werden.

6. 1 Client-Server-Architektur Die Justiz NRW ist derzeit mit einer Client-Server-Architektur ausgestattet. Dabei sind

die Clients mit bis zu 100 MBit LWL-Leitungen und die Server mit mindestens 1GBit

an das Netzwerk angeschlossen. Vereinzelt befinden sich auch Kupferverkabelungen

in den Behörden. Jede Behörde unterhält ein eigenes Netzwerk, wobei die Behörden

in einem Art Satelliten-System miteinander verbunden sind. Die Knotenpunkte dieser

Verbindungen stellen derzeit noch die so genannten „Kopfstellen“ dar.

Die Verbindung in das Internet wird über IT. NRW sichergestellt.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 37

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Das Wide-Area-Network (WAN) der Justiz ist ein Teil des Landesverwaltungsnetzes

(LVN) und wird durch das IT.NRW betrieben. Um den unterschiedlichen

Anforderungen der Behörden gerecht zu werden, sind LVN-Anschlüsse mit

bedarfsbezogenen Bandbreiten verfügbar.

Die Bestimmungen des LVN verbieten den direkten Zugang behördenexterner

Personen. Internetzugänge werden daher über vom IT.NRW betriebene und

konfigurierte Firewalls realisiert.

6. 2 Server Derzeit bildet das Betriebssystem MS Windows Server 2016 und 2019 die Plattform

für den Netzwerkbetrieb der Behörden bei gleichzeitigem Anschluss an das LVN.

Vereinzelt wird Linux genutzt. Neben den Infrastrukturserver werden auch so genannte

Fachverfahrensserver genutzt, die die Funktionsfähigkeit der eigens für die Justiz

angefertigten Fachanwendungen gewährleisten. Dabei beinhalten diese mehrheitlich

Oracle – Datenbank.

6. 3 Arbeitsplatzhardware Als Arbeitsplatzhardware sind marktgängige, Windows11-fähige PCs beschafft

worden. Teilweise stehen den Mitarbeitern auch Notebooks zur Verfügung. Zurzeit

werden die Arbeitsplatzrechner grundsätzlich mit dem Betriebssystem MS Windows

11 Professional (64 Bit) benutzt. Als Office Produkte wird grundsätzlich MS Office 2013

verwendet, eine Umstellung auf Office 2016 erfolgt derzeit.

6. 4 Drucker Grundsätzlich befinden sich marktübliche Drucker im Einsatz. Hauptsächlich handelt

es sich hierbei um Laserdrucker, in Teilbereichen (Arbeitsplatz) sind

Tintenstrahldrucker im Einsatz. Neben den herkömmlichen o.g. Anwendungen werden

auch Druckaufträge aus den Fachverfahren generiert. Spezielle Anforderungen

ergeben sich lediglich aus dem beabsichtigten Einsatzgebiet, z.B. dem Arbeitsplatz,

Terminalserverumgebung oder als Netzwerkdrucker.

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6. 5 Terminalserverumgebung Im Wege der laufenden Zentralisierung werden u.a. immer mehr Fachverfahren zentral

vorgehalten. Der Zugriff erfolgt mittels der Software Citrix. Derzeit greifen ca. 20.000

Arbeitsplätze auf zentrale Server zu, inkl. der Nutzung angeschlossener Drucker,

Scanner oder sonstigem Zubehör.

6. 6 Dokumentenscanner Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung von papiergebundenen Vorgängen oder

Einsendungen ist der Bedarf an spezialisierten Scanner, die teilweise in ein

Dokumentenmanagement eingebunden sind, gestiegen. Dieser Bedarf wird gesondert

ausgeschrieben.

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7 Mitteilungen zur Auftragsvergabe

Mit der Abgabe eines Angebots stimmt jeder Bieter zu, dass im Falle der

Auftragsvergabe die Kontaktdaten und die ermittelte Angebotssumme entsprechend

den Regelungen der VgV veröffentlicht werden. Dies geschieht u.a. durch die

erforderlichen Veröffentlichungen und Mitteilungen an unterlegene Bieter.

Diese Mitteilung wird eine Übersicht aller Angebote auf Ebene der

Anforderungsgruppen enthalten. Die Übersicht wird in Teilen anonymisiert, so dass

lediglich die eigenen Werte und die des wirtschaftlichsten Angebots zugeordnet

werden können, vgl. das nachstehende fiktive Beispiel:

Fa. Z Fa. XY Bieter A Bieter B Bieter M (wirtschaftl. (Bieter) Angebot) Leistungspunkte

Leistungspunkte AfG 1 AfG 2 AfG 3 … AfG N

AfG N 300 150 400 250 150

Summe 6.600 4.500 7.000 7.800 6.800

Preis 10.500,00 € 15.000,00 € 10.250,00 € 12.000,00 € 10.000,00 € Kennzahl 0,629 0,300 0,683 0,650 0,680 10%iger Schwankungsbereich 0,615 0,615 0,615 0,615 0,615 (Zuschlagskriterium in diesem Beispiel: niedrigster Angebotspreis) Eine Übersendung der einzelnen Bewertungsergebnisse je Anforderung ist nicht

vorgesehen.

8 Vertragsunterlagen

8. 1 Vertragsentwurf Der in Teilen vorausgefüllte Entwurf des nach der Zuschlagserteilung abzu-

schließenden EVB-IT Kaufvertrags ist als Bestandteil der Vergabeunterlagen diesem

Dokument beigefügt. Das Vertragsformular ist in nicht veränderbarer Form in den

Feldern ausgefüllt, in denen der Leistungsinhalt zwingend vorgegeben wird.

Die Nichteinhaltung solcher zwingenden Vorgaben durch den Bieter führt zum

Ausschluss seines Angebotes.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 40

[Seite 41]

Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 150-ITD3.1002-2026

Das Vertragsformular wird nach der Zuschlagserteilung vom Auftraggeber

entsprechend den Vorgaben in der Leistungsbeschreibung (Allgemeiner Teil und

Anforderungskatalog), dem Angebot und den Antworten des Auftragnehmers auf den

Anforderungskatalog vervollständigt und von beiden Parteien unterschrieben.

8. 2 Ergänzende Vertragsbedingungen Vertragsbestandteil des EVB-IT Kaufvertrags sind die ergänzenden

Vertragsbedingungen für den Kauf von Hardware (EVB-IT Kauf-AGB).

9 Ausschluss der Informationsweitergabe

Die Vergabeunterlagen und alle vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten

Informationen und Dokumente, insbesondere die einsehbaren Dokumente, dienen

lediglich zur Information des Bieters und dürfen nur zur Erstellung des Angebotes

verwendet werden.

Jede Veröffentlichung und Weiterverwendung (auch auszugsweise) ist ohne die

ausdrückliche Genehmigung der Vergabestelle nicht statthaft.

Die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Informationen sind soweit

schutzrechtsfähig und soweit sie nicht Informationen Dritter enthalten Eigentum der

Vergabestelle.

Verwertung, Kopie sowie Weitergabe der Vergabeunterlagen sind nur im Rahmen der

Einreichung eines Angebotes und nur durch das die Vergabeunterlagen anfordernde

Unternehmen zulässig. Einer darüber hinausgehenden Weitergabe und insbesondere

der Verkauf von Unterlagen an Dritte gleich zu welchem Zweck sind nicht gestattet

(Ziffer 3 des Formulars 312/322 EU).

Ende Leistungsbeschreibung Allgemeiner Teil

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 41