05_Informationsblatt DSGVO.pdf

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Informationsblatt nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

• Vergabeverfahren -

Öffentliche Ausschreibung der Stadt Nordhausen Leistung: Verg.-Nr.:

1. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte informieren. Wir weisen Sie darauf hin, dass die DS-GVO, das Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG) sowie einschlägige Vergabevorschriften (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen – GWB, Vergabeverordnung – VgV, Thüringer Vergabegesetz – ThürVgG, Unterschwellenvergabeordnung – UVgO, VOB/A - Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen -, Wettbewerbsregistergesetz - WRegG) die maßgeblichen Rechtsgrundlagen sind.

2. Information über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens in der Stadtverwaltung Nordhausen.

a) Die Datenerhebung und -verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Vergabeverfahrens, insbesondere:  Bereitstellen von Vergabeunterlagen  Beantwortung von Bieteranfragen  Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen  Abfrage und Überprüfung der Eignung  Erfüllen vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen  Pflege einer Adressdatenbank / Bieterkartei  Dokumenten- und Vertragsmanagement  Vertragsabwicklung  Bestandsverwaltung  Erfüllen datenschutzrechtlicher Verpflichtungen  Führen sachdienlicher Kommunikation

b) Kategorien personenbezogener Daten / Art der Datenverarbeitung: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentral- bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse und IP- Adresse). Wir speichern persönliche Daten z. B. im Zusammenhang mit Bedarfserhebungen, Beschaffungsaufträgen, Angeboten, Ihren Fragen, welche Sie z. B. über Webformulare oder per E-Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Zahlungsverkehr), Dokumentationsdaten (z. B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren).

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Personenbezogene Daten sind insbesondere:  Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z. B. Vor-und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer).  Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters.  Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

c) Die Rechtsgrundlagen, auf der Ihre Daten erhoben werden, sind: Art. 6 Abs. 1 lit. c), b) und e) und Art. 4 Nr. 2 DS-GVO i. V. m. den einschlägigen Vergabevorschriften (VgV, GWB, UVgO, VOB/A, ThürVgG).

d) Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

e) Eine Nicht-Bereitstellung Ihrer Daten führt dazu, dass wir in der Regel nicht in der Lage sein werden, Verträge mit Ihnen zu schließen oder diese auszuführen. Sollten Sie uns notwendige Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.

(2) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gemäß Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist die: Stadt Nordhausen Markt 1 99734 Nordhausen Tel.: + 49 3631 / 696-0 Fax: + 49 3631 / 696-800

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: Dr. Licht und Partner Wirtschaftsjuristen, Dr. iur. Christoph Licht, LL. M. Wirtschaftsjurist und Datenschutzbeauftragter (IHK), Stadt Nordhausen Markt 1 99734 Nordhausen E-Mail: datenschutz@nordhausen.de

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.

(3) Empfänger der personenbezogenen Daten: Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:  Teilnehmer an Ausschreibungen nach VOB/A bzw. VOB/A-EU nach erfolgter Öffnung der Angebote mit den vorgegebenen Informationen nach § 14 Abs. bzw. § 14 EU (Name und Anschrift der Bieter, Endbeträge der Angebote, Preisnachlässe und Anzahl von Nenbenangeboten),  Unterlegene Bieter werden im Rahmen des Geltungsbereiches des ThürVgG und der VOB/A-EU über den Namen des Unternehmens informiert, dessen Angebot angenommen werden soll sowie den frühesten Zeitpunkt des Vertragsabschlusses (§ 14 ThürVgG, § 19 VOB/A-EU),  Unterlegene Bieter, die z. B. einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO oder § 19 VOB/A bzw. § 19 VOB/A-EU über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.  Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und

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Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb nach der UVgO ab einem Auftragswert von 25.000,00 € wird für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf der Homepage der Stadt Nordhausen (https://www.nordhausen.de/rathaus/ausschreibungen.php) informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.  Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000,00 € und bei freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 15.000,00 € wird nach § 20 VOB/A für die Dauer von sechs Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf der Homepage der Stadt Nordhausen (https://www.nordhausen.de/rathaus/ausschreibungen.php) informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.  Bei Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte (EU-Verfahren) sind nach der Auftragsvergabe das Ergebnis des Vergabeverfahrens sowie der Name des beauftragten Unternehmens oder der natürlichen Person mit Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land), Staatsangehörigkeit des Eigentümers des Unternehmens oder der natürlichen Person, Identifikationsnummer (ggf. USt.-ID-Nr. oder HR-Nr.) an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu übermitteln. Eine Veröffentlichung erfolgt durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union.  Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss die Vergabestelle zwingend für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister gemäß § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz - WRegG bei der Registerbehörde (Bundeskartellamt) anfordern. Hierfür muss der Registerbehörde Name des beauftragten Unternehmens oder der natürlichen Person mit Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land) sowie Angaben zum jeweiligen Handelsregister übermittelt werden.  Die Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren/behauptete Vergabeverstöße (Landratsamt Nordhausen, Rechtsaufsicht).  Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer).  Gerichte im Falle von Klagen.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Union) durch uns findet nicht statt.

(4) Dauer der Speicherung: Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unserer Geschäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:  Zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach Handelsgesetzbuch (HGB) oder Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Programmen beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sowie § 257 Abs. Nr. 1 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Beschaffung.  Zum Erhalt von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen,wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

3. Ihre Rechte als Betroffener

(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden

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personenbezogenen Daten:

a) Recht auf Auskunft Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Informationen. b) Recht auf Berichtigung Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO). c) Recht auf Löschung Die betroffene Peron hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft. d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen. e) Recht auf Datenübertragbarkeit Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln (Art. 20 DS-GVO). f) Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO).

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

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Eine Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten gegenüber Dritten (bspw. Eignungsnachweise dritter Personen) besteht nach Art. 14 Abs. 5 lit. c) DS-GVO nicht, da die Datenerhebung im Rahmen des Vergabeverfahrens ausdrücklich geregelt ist und dort zum Schutz der Interessen der betroffenen Personen eine vertrauliche Behandlung der Daten vorgesehen ist (für den Oberschwellenbereich: §§ 97ff. GWB, §§ 5, 8 VgV).

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