259_17_VgV_Bewerberbedingungen_HLS-ELT.pdf

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Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen Stadt Brühl Energetische Sanierung der GGS Regenbogenschule Kierberg

VgV-Verfahren mit Teilnahmewettbewerb Fachplanung technische Gebäudeausrüstung, AG 1-4, 8- LPH 1-9

Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für Architekten- und Ingenieursleistungen

Öffentlicher Auftraggeber: Stadt Brühl, der Bürgermeister

Projekt: Energetische Sanierung der GGS Regenbogenschule Kierberg

Projektadresse: Kaiserstraße 158, 50321 Brühl

Fachplanung technische Gebäudeausrüstung, AG 1-4, 8 Leistung: LPH 1-9 gemäß HOAI 2021

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese ergänzenden Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen regeln ausschließlich die Durchführung des Vergabeverfahrens. Die fachlichen Anforderungen, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Vertragsbedingungen, Vergütungsabfrage und Termine ergeben sich aus den jeweils dafür vorgesehenen Vergabeunterlagen.

Bestandteile der Vergabeunterlagen sind insbesondere:

1. Objekt und Maßnahmenbeschreibung

2. Planunterlagen

3. Bewerberbogen Stufe 1 (Teilnahmewettbewerb)

4. Eignungsmatrix Stufe 1

5. Bewertungsmatrix Stufe 2 (Bewerbergespräche)

6. Honorarabfrage (nach Aufforderung durch Auftraggeber)

7. Rahmenterminplan

8. Ingenieur- und Fachplanervertrag

9. Allgemeine Vertragsbedingungen

Die Unterlagen sind als Einheit zu lesen. Erkennbare Unklarheiten oder Widersprüche sind unverzüglich über die Vergabeplattform mitzuteilen. Für das Verfahren gelten die jeweils zuletzt über die Vergabeplattform bekannt gegebenen Informationen und Berichtigungen.

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2. Kommunikation und elektronische Einreichung

Die gesamte Verfahrenskommunikation, Bewerberfragen und Einreichungen erfolgen ausschließlich über die in der Auftragsbekanntmachung bezeichnete Vergabeplattform. Mündliche Auskünfte und Mitteilungen außerhalb der Vergabeplattform sind nicht verbindlich.

Teilnahmeanträge und Angebote sind fristgerecht elektronisch in Textform über die Vergabeplattform zu übermitteln. Eine Übermittlung per E-Mail, Post oder Telefax ist nicht zugelassen. Maßgeblich ist der vollständige Eingang im System der Vergabeplattform. Die Unternehmen haben sich bis zum Ablauf der jeweiligen Frist eigenverantwortlich über Antworten, Berichtigungen und ergänzende Unterlagen zu informieren.

Bewerberfragen sind bis drei Tage vor Ablauf der Antragsfrist einzureichen. Antworten von allgemeinem Interesse werden anonymisiert allen Unternehmen über die Vergabeplattform bereitgestellt.

3. Ablauf des zweistufigen Verfahrens

Das Verfahren wird als zweistufiges Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 74 und § 17 VgV durchgeführt.

3.1 Erste Stufe: Teilnahmewettbewerb

In der ersten Stufe werden die fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe, Vollständigkeit und Einhaltung der bekannt gemachten Mindestanforderungen geprüft. Die Eignungsprüfung und die vergleichende Auswahl geeigneter Bewerber erfolgen ausschließlich anhand des Bewerberbogens sowie der veröffentlichten Eignungs- und Auswahlmatrix.

Es werden die drei geeigneten Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert, sofern eine ausreichende Anzahl geeigneter Bewerber zur Verfügung steht. Bei Punktgleichheit kann die Auswahl gemäß § 75 Abs. 6 VgV durch ein dokumentiertes Losverfahren erfolgen. Stehen weniger als drei geeignete Bewerber zur Verfügung, kann das Verfahren mit allen geeigneten Bewerbern fortgeführt werden.

3.2 Zweite Stufe: Erstangebot und Präsentation

Die ausgewählten Bewerber werden gleichzeitig zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Für die Übersendung der Angebote ist eine zeitliche Frist von 15 Kalendertagen festgelegt worden. Nach Eingang und formaler Prüfung der Erstangebote werden die Bieter zu einem einheitlich strukturierten Präsentationstermin eingeladen.

Dieser soll nach jetziger Prognose in der Woche vom 16.11.2026 – 20.11.2026 vor Ort im Besprechungsraum des Dienstgebäudes der Engeldorfer Straße 2, 50321 in Brühl stattfinden. Der genaue Termin wird zusammen mit der Einladung zur Präsentation mitgeteilt.

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3.3 Verhandlung und Abgabe endgültiger Angebote

Der Präsentationstermin wird zugleich als Verhandlungstermin gemäß § 17 Abs. 10 VgV durchgeführt. Gegenstand der Verhandlungen können sämtliche Inhalte des Erstangebots mit Ausnahme der festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sein. Nach Abschluss der Verhandlungen werden alle verbliebenen Bieter gleichzeitig aufgefordert, innerhalb einer einheitlichen Frist von sieben Kalendertagen ein neues oder überarbeitetes endgültiges Angebot einzureichen. Der Zuschlag wird auf Grundlage dieser endgültigen Angebote anhand der veröffentlichten Zuschlagsmatrix erteilt. Eine weitere Verhandlung über die endgültigen Angebote findet nicht statt.

4. Teilnahmeantrag

Die mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Angaben, Erklärungen und Nachweise ergeben sich abschließend aus dem Bewerberbogen und der Eignungs- und Auswahlmatrix. Die vorgegebenen Formblätter sind vollständig zu verwenden; inhaltliche Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig.

Bewerbergemeinschaften benennen sämtliche Mitglieder sowie ein bevollmächtigtes Mitglied. Bei Eignungsleihe oder vorgesehenen Unteraufträgen sind die im Bewerberbogen geforderten Angaben und Verpflichtungserklärungen einzureichen. Änderungen der Zusammensetzung nach Ablauf der Teilnahmefrist bedürfen der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und sind nur im vergaberechtlich zulässigen Umfang möglich.

Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nach Maßgabe des § 56 VgV unter Wahrung von Transparenz und Gleichbehandlung nachzufordern, vervollständigen oder korrigieren zu lassen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.

5. Erstangebot und Angebotsfrist

Mit dem Erstangebot sind die ausgefüllte Honorarabfrage sowie sämtliche in der Zuschlagsmatrix und der Aufforderung zur Angebotsabgabe bezeichneten Angebotsunterlagen einzureichen. Die mit dem Angebot benannten Schlüsselpersonen und auftragsbezogenen Leistungszusagen sind verbindlich.

Die Frist für den Eingang der Erstangebote beträgt 15 Kalendertage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Der konkrete Einreichungstermin wird in der Aufforderung angegeben. Allen ausgewählten Bewerbern wird dieselbe Frist eingeräumt.

Die Angebotsfrist wird mit den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerbern nach § 17 Abs. 7 VgV im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt. Hierzu ist die als Anlage 10 im Bewerberbogen beigefügte Erklärung mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Erklärung ist weder Eignungs- noch Auswahlkriterium und begründet keinen Anspruch auf Aufforderung zur Angebotsabgabe.

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6. Präsentationstermin

Die Einladung mit der konkreten Uhrzeit und den technischen beziehungsweise organisatorischen Hinweisen erfolgt über die Vergabeplattform. Alle Bieter erhalten inhaltlich und zeitlich gleichwertige Rahmenbedingungen.

Prognostiziert ist hierfür die Woche vom 16.11.2026 – 20.11.2026, der genaue Termin wird zusammen mit der Einladung zur Präsentation mitgeteilt.

Stattfinden wird die Präsentation vor Ort im Besprechungsraum des Dienstgebäudes der Engeldorfer Straße 2, 50321 in Brühl.

Gegenstand der Präsentation sind ausschließlich die nach der Zuschlagsmatrix zu wertenden Angebotsinhalte, insbesondere:

1. Vorstellung der für die Auftragsausführung vorgesehenen Schlüsselpersonen;

2. Vorstellung von max. zwei Referenzprojekten;

3. Auftragsbezogene Herangehensweise und Schnittstellenkoordination;

4. Maßnahmen zur Kosten-, Termin- und Qualitätssicherung;

5. Projektorganisation, Aufgabenverteilung, Vertretung und Entscheidungswege;

6. Gesamteindruck der Präsentation

7. Auftragssumme

Die bereits in der Eignungsstufe bewertete allgemeine Unternehmenseignung und Unternehmensreferenzen werden nicht nochmals als selbstständiges Zuschlagskriterium bewertet.

Die Präsentation muss sich innerhalb des Erstangebots halten. Nachträgliche neue Leistungsversprechen, personelle Änderungen, Preisänderungen oder sonstige inhaltliche Verbesserungen werden nach der Präsentation durch Abgabe des endgültigen Angebots eingereicht. Die wesentlichen Inhalte und die Wertung werden dokumentiert.

Kann eine verbindlich vorgesehene Schlüsselperson aus einem nachgewiesenen wichtigen Grund nicht teilnehmen, ist der Auftraggeber unverzüglich über die Vergabeplattform zu informieren. Über eine Terminverlegung oder die Zulassung einer Ersatzperson entscheidet der Auftraggeber unter Beachtung der Gleichbehandlung. Ein Anspruch hierauf besteht nicht.

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7. Angebotswertung und Zuschlag

Die Wertung erfolgt ausschließlich anhand der veröffentlichten Zuschlagsmatrix. Das Honorar wird auf Grundlage der Honorarabfrage gewertet. Qualitätskriterien werden anhand der dort eindeutig bezeichneten schriftlichen Angebotsunterlagen und Präsentationsinhalte bewertet. Nicht bekannt gemachte Kriterien, ein allgemeiner persönlicher Eindruck oder die Bekanntheit eines Büros bleiben unberücksichtigt.

Den Zuschlag erhält das endgültige Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Bei Gesamtpunktgleichheit gilt die in der Zuschlagsmatrix festgelegte Rangfolgeregelung.

Die Bieter bleiben bis zum Ablauf der in der Aufforderung genannten Bindefrist an ihr Angebot gebunden. Vor Zuschlagserteilung erfolgt die Information nach § 134 GWB.

8. Kosten, Vertraulichkeit und Verfahrensbeendigung

Kosten für die Erstellung und Einreichung des Teilnahmeantrags und des Erst-/ Zweitangebots sowie für die Teilnahme am Präsentationstermin werden nicht erstattet. Es werden keine eigenständigen planerischen Lösungsvorschläge in Form neuer Entwürfe, Pläne, Zeichnungen oder Berechnungen verlangt. Sollte der Auftraggeber entgegen dieser Festlegung zusätzliche Lösungsvorschläge verlangen, wird hierfür nach Maßgabe des § 77 Abs. 2 VgV eine angemessene einheitliche Vergütung festgesetzt.

Vertraulich gekennzeichnete Informationen dürfen ausschließlich für die Teilnahme am Vergabeverfahren verwendet werden. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse in eingereichten Unterlagen sind eindeutig zu kennzeichnen. Personenbezogene Daten werden für die Durchführung und Dokumentation des Vergabeverfahrens verarbeitet.

Aus der Teilnahme am Verfahren, der Auswahl für die zweite Stufe oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe entsteht kein Anspruch auf Zuschlag oder Vertragsschluss. Eine Aufhebung des Verfahrens bleibt nach Maßgabe des § 63 VgV vorbehalten.

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