00_Verfahrensbrief_IPS JVA Weißenfels - TGA Mechanik.pdf

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Auftraggeber: IPS Immobilien- und Projektmanagementgesell- schaft Sachsen-Anhalt mbH

Vergabeverfahren: Planungsleistungen für die technische Gebäude- ausrüstung – Anlagengruppen 1 bis 3 und 8 für den Neubau einer Jus- tizvollzugsanstalt (JVA) am Standort Weißenfels

Verfahrensbrief

Stand: 01.10.2026

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INHALTSVERZEICHNIS

I. Projektbeteiligte 4

1. Auftraggeber ................................................................................................ 4
2. Projektsteuerung .......................................................................................... 4
3. Vergabestelle .............................................................................................. 4 II. Allgemeines 4
4. Kommunikation ............................................................................................ 4
5. Auftragsgegenstand ..................................................................................... 5
6. Verfahrensart / -ziel ...................................................................................... 5
7. Bezeichnung innerhalb dieses Verfahrensbriefes / Verfahrensleitfadens ......... 6
8. Keine Aufwandsvergütung ............................................................................ 6
9. Vorstellung des Auftraggebers IPS ................................................................ 6 III. Vergabeverfahren 6
10. Phase I – Teilnahmewettbewerb ................................................................... 6 1.1 Einreichung Teilnahmeantrag ....................................................................... 7 1.2 Bewerbergemeinschaften ............................................................................. 7 1.3 Eignungsleihe und Untervergabe .................................................................. 8 1.4 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrages ............................................... 9
11. Phase II – Angebots- und Verhandlungsphase ............................................. 11 2.1 Indikative Erstangebote .............................................................................. 11 2.2 Verhandlungen .......................................................................................... 14 2.3 Abschluss der Verhandlungsphase / Aufforderung zur Abgabe von finalen Angeboten ................................................................................................. 16 2.4 Finale Angebote ......................................................................................... 16
12. Allgemeine Angebotsanforderungen/-bestimmungen (gelten für sämtliche Angebote) .................................................................................................. 17 3.1 Form und Frist der Angebotseinreichung ..................................................... 17 3.2 Keine Nebenangebote ................................................................................ 17 3.3 Bieterfragen ............................................................................................... 17 3.4 Änderung der Bietergemeinschaft ............................................................... 18
13. Zuschlagserteilung ..................................................................................... 18 IV. Zuschlagskriterien und Wertung 18
14. Zuschlagskriterien ...................................................................................... 18
15. Wertung .................................................................................................... 19 V. Bindefrist 19 VI. Rahmentermine 19 VII. Schlussbestimmungen 20

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VIII. Nachprüfungsstelle 20 IX. Vertraulichkeit 21

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I. Projektbeteiligte

1. Auftraggeber

Auftraggeber ist die IPS Immobilien- und Projektmanagementgesellschaft Sachsen- Anhalt, vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Thomas Poege, Breiter Weg 173, 39104 Magdeburg. Projektverantwortliche auf Seiten des Auftraggebers sind Herr Marco Rentsch und Frau Diana Stridde-Roessler.

2. Projektsteuerung

Drees & Sommer SE

3. Vergabestelle

Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB

Rechtsanwalt Yaroslav Shevchuk

Alte Jakobstr. 83-84

10179 Berlin

E-Mail: jvawe@leinemann-partner.de

II. Allgemeines

1. Kommunikation

Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform www.deut- sche-evergabe.de.

Rückfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform über den Menüpunkt „Nachrichten“ zulässig! Teilnahmeanträge sowie Angebote sind ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen!

Sofern der Auftraggeber während des Vergabeverfahrens Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt oder zusätzliche Informationen bereitstellt, wird die Vergabestelle diese auf der Vergabeplattform (www.deutsche-evergabe.de) hoch- laden. Die nicht registrierten Bewerber werden hierüber nicht gesondert informiert. Es obliegt den nicht registrierten Bewerbern, regelmäßig zu prüfen, ob auf der Vergabeplattform neue Informationen bereitstehen.

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2. Unterzeichnung der Vertraulichkeitsvereinbarung

Die Unterlage „Objektbeschreibung_IPS JVA Weißenfels TGA Mechanik.pdf“ liegt den Teilnahmeunterlagen nicht bei. Diese Unterlage enthält sämtliche Informationen zum Bauvorhaben. Da diese Informationen vertraulich sind, erhalten interessierte Unternehmen die vorbezeichnete Unterlage erst nach Übersendung der unterzeich- neten Vertraulichkeitsvereinbarung, die den Teilnahmeunterlagen beiliegt. Die Wei- tergabe dieser Unterlage z.B. an etwaige Nachunternehmer ist untersagt!

Beabsichtigt ein interessiertes Unternehmen die Weitergabe dieser Unterlage an ei- nen Nachunternehmer, benötigt der Auftraggeber von dem jeweiligen Nachunter- nehmer ebenfalls eine unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung. Die Einrei- chung der unterzeichneten Vertraulichkeitsvereinbarung muss jedenfalls über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform erfolgen.

3. Auftragsgegenstand

Auftragsgegenstand ist die Erbringung von Planungsleistungen für die technische Gebäudeausrüstung – Anlagengruppen 1 bis 3 und 8 für den Neubau einer Justiz- vollzugsanstalt (JVA) am Standort Weißenfels. Die Bruttogeschossfläche (BGF) be- trägt insgesamt ca. 100.000 m². Die Bauleistungen sollen nach derzeitigem Stand nicht in Einzelgewerken, sondern durch einen (oder mehrere) GÜ/TÜ/GU erbracht werden. Das Projektvolumen wird derzeit auf 425 Mio. EUR brutto KG 200-700 ge- schätzt.

Die Leistung des TGA – Planers für die ALG 1 bis 3 und 8 umfasst nach derzeitigem Stand folgende stufenweise Beauftragung:

Stufe 1 – LPH 1 und 2

Stufe 2 – LPH 3

Stufe 3 – LPH 4, anteilige LPH 5 (Leitdetails), anteilige LPH 6 (Funktionale Leis- tungsbeschreibung), anteilige LPH 7 (techn. Begleitung GU-Vergabeverfahren).

4. Verfahrensart / -ziel

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß §§ 97 ff. GWB sowie § 17 VgV durchgeführt. Für die Angebots-/Verhandlungsphase werden gemäß § 51 VgV diejenigen Bieter eingeladen, die sich nach Auswertung der Teilnahmeanträge gemäß den bekannt gemachten Eignungs-/Auswahlkriterien und der demnach erfolgten Feststellung der Rangfolge unter der Höchstzahl von

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drei bis fünf Bietern befinden. Die Zuschlagserteilung steht unter dem Vorbehalt der Budgeteinhaltung.

Der Auftraggeber behält sich zudem das Recht vor, die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Regelungen jederzeit zu ändern. Jede Änderung wird den Bietern schnellstmöglich im Wege der Veröffentlichung auf der Vergabeplattform mitgeteilt.

5. Bezeichnung innerhalb dieses Verfahrensbriefes / Verfahrensleitfadens

Bei den in diesem Verfahrensleitfaden verwendeten personenbezogenen Bezeich- nungen gilt die gewählte Form für jegliche Art von männlichen und weiblichen na- türlichen Personen sowie für juristische Personen. Sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt, sind mit „Bewerber, Bieter, Teilnehmer, Auftragnehmer etc.“ im Weiteren sowohl natürliche als auch juristische Personen bzw. Bewerber, Bieter bzw. Bieter- , Arbeitsgemeinschaften gemeint.

6. Keine Aufwandsvergütung

Der Aufwand der Bewerber/Bieter zur Beteiligung am Vergabeverfahren wird nicht vergütet. Insbesondere erhalten am Auftrag interessierte Unternehmen keine Auf- wandsentschädigung für die Erstellung ihres Teilnahmeantrages, ihres Angebots oder der ihrer Teilnahme an Bietergesprächen.

7. Vorstellung des Auftraggebers IPS

Die IPS Immobilien- und Projektmanagementgesellschaft Sachsen-Anhalt mbH (IPS) ist eine einhundertprozentige Gesellschaft des Landes Sachsen-Anhalt. Der Aufgabenschwerpunkt dieser Gesellschaft ist die Umsetzung und der Betrieb von Großprojekten.

III. Vergabeverfahren

Das Vergabeverfahren läuft wie folgt ab:

1. Phase I – Teilnahmewettbewerb

Am Auftrag interessierte Unternehmen sind zur Beteiligung am Teilnahmewettbe- werb aufgefordert. Auf der Grundlage der in der Auftragsbekanntmachung darge- stellten Eignungskriterien werden geeignete Bewerber im Rahmen des Teilnahme- wettbewerbs ausgewählt.

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Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden – eine ausreichende Zahl geeigne- ter Bewerber vorausgesetzt – die drei bis fünf Bewerber ausgewählt, die zur Ange- botsabgabe aufgefordert werden.

Zum Zeitpunkt des Teilnahmeantrags bestehen die Vergabeunterlagen aus folgen- den Dokumenten:

• Teilnahmeantrag

• Verfahrensbrief

• Vertraulichkeitsvereinbarung

1.1 Einreichung Teilnahmeantrag

Mit dem Teilnahmeantrag ist die Eignung gemäß der in der Auftragsbekanntma- chung genannten Eignungskriterien nachzuweisen. Der Teilnahmeantrag besteht aus den in der Auftragsbekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweisen. Für die Erstellung des Teilnahmeantrags werden von dem Auftraggeber Formblätter (Teilnahmeantrag) zur Verfügung gestellt, die zu verwenden sind.

Fragen zum Verfahren oder zum Projekt sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform (www.deutsche-evergabe.de) zu stellen. Es ist nicht gestattet, zu- sätzliche oder vertrauliche Informationen über das Verfahren vom Auftraggeber oder deren Beratern zu erlangen. Fragen sind spätestens fünf Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu stellen. Sofern fachliche Fragen auftreten, sind diese bis spätestens sieben Tage vor Abgabefrist der Teilnahmeanträge über die Vergabeplattform zu stellen. Später eingehende Rückfragen können nicht mehr berücksichtigt werden. Telefonische Anfragen oder an Anfragen per E-Mail an die Vergabestelle oder den Auftraggeber bleiben unbearbeitet und unbeantwortet.

Der Teilnahmeantrag ist elektronisch in Textform über die Vergabeplattform einzu- reichen. Die Frist zur Einreichung des Teilnahmeantrags ist in der Vergabeplattform hinterlegt.

1.2 Bewerbergemeinschaften

Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag die Eigenerklärung Be- werber-/Bietergemeinschaft gemäß Vordruck des Auftraggebers einzureichen. Be- werbergemeinschaften haben den Teilnahmeantrag lediglich einmal einzureichen.

Folgende Bestandteile des Teilnahmeantrags sind mindestens für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert vorzulegen.

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• Unternehmensdaten und Ansprechpartner

• Vollmacht für den bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft (keine Einreichung durch bevollmächtigten Vertreter erforderlich)

• Aktueller Auszug aus dem Handelsregister bei Kapitalgesellschaften

• Eigenerklärung Berufshaftpflichtversicherung

• Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB

• Eigenerklärung zu einem etwaigen Bezug zu Russland

• Angaben zu etwaigen rechtlichen und/oder wirtschaftlichen Abhängigkeiten von anderen

• Nachweis Zuverlässigkeit

Bitte beachten Sie auch die jeweiligen Hinweise im Teilnahmeantrag.

1.3 Eignungsleihe und Untervergabe

Ein Bewerber kann im Hinblick auf die erforderliche Leistungsfähigkeit und Fach- kunde die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen. Will er von die- ser Möglichkeit Gebrauch machen, hat er mit dem Teilnahmeantrag die Eigenerklä- rung Einsatz der Nachunternehmer gemäß dem Vordruck des Auftraggebers einzu- reichen und die dort geforderten Angaben zu Drittunternehmen zu machen. Er hat ferner nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, beispielsweise indem er für jedes vorgesehene Dritt- unternehmen eine Verpflichtungserklärung (Eigenerklärung des Drittunternehmens) mit seinem Teilnahmeantrag vorlegt. Nimmt ein Bewerber im Hinblick auf die ein- schlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten eines anderen Unternehmens in An- spruch, muss dieses Unternehmen die Leistung, für die die Kapazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen. Die Möglichkeit der Eignungsleihe besteht unabhän- gig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unterneh- men bestehenden Verbindungen. Nimmt ein Bewerber die Kapazitäten eines ande- ren Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so haften der Bewerber und das Drittunternehmen für die Auftragsausführung im Umfang der Eignungsleihe als Gesamtschuldner.

Dritte, deren Kapazitäten der Bewerber im Hinblick auf die erforderliche Leistungs- fähigkeit und Fachkunde nutzt, müssen die Anforderungen an die Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen erfüllen. Zum Nachweis der Eignung sind für

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diese Dritte in jedem Fall mit dem Teilnahmeantrag die Eigenerklärung zu Aus- schlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sowie ein Organigramm vorzulegen, aus dem die geplante Projektstruktur unter Beteiligung Dritter hervorgeht. Die übrigen Bestandteile des Teilnahmeantrags sind insoweit auch für Dritte vorzulegen, wie sich der Bewerber, auf die in dem jeweiligen Dokument des Dritten dokumentierte Eignung beruft.

Bitte beachten Sie die weiteren Hinweise im Teilnahmeantrag.

1.4 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrages

Die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge wird in einem dreistufigen Verfah- ren erfolgen. Hierzu im Einzelnen:

1.4.1 Formalprüfung

Zunächst wird geprüft, ob der eingereichte Teilnahmeantrag des Bewerbers/der Be- werber den formalen Anforderungen des § 53 VgV genügt. Sofern dies nicht der Fall ist, kann der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt werden. Der betroffene Bewerber wird nicht am weiteren Vergabeverfahren beteiligt.

1.4.2 Eignungsprüfung

Anschließend wird anhand des eingereichten Teilnahmeantrags beurteilt, ob der Be- werber nach den vorgelegten Erklärungen und Nachweisen grundsätzlich geeignet ist, die ausgeschriebenen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen und die aufge- stellten Mindeststandards gemäß Bekanntmachung erfüllt. Ist dies nicht der Fall und der Bewerber damit als ungeeignet zur Leistungserbringung anzusehen, wird der Bewerber nicht am weiteren Vergabeverfahren beteiligt.

1.4.3 Bewerberauswahl / Auswahlentscheidung

Vorausgesetzt, mehr als drei geeignete Bewerber haben einen wertbaren Teilnah- meantrag eingereicht, wird der Auftraggeber anhand der nachfolgenden Auswahl- kriterien (s.u.) die Bewerberreihung ermitteln.

Die drei bis fünf bestplatzierten Bewerber werden zur Teilnahme am Verhandlungs- verfahren und Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert. Die Entscheidung, ob – eine entsprechende Anzahl geeigneter Bewerber vorausgesetzt – drei, vier oder fünf Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt nach pflichtgemäßem Ermessen in Ansehung des Ergebnisses des Teilnahmewettbewerbs.

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Die Auswahl der am besten geeigneten Bewerber erfolgt ausschließlich anhand der durch die Referenzen nachgewiesenen Erfahrung mit vergleichbaren Planungsauf- gaben. Reicht ein Bewerber mehr als 2 Referenzen pro Referenzkategorie ein, prüft der Auftraggeber die ersten 5 Referenzen eines Bewerbers pro Referenzkategorie. Die besten zwei Referenzen pro Referenzkategorie fließen in die Wertung beim Aus- wahlverfahren ein. Am besten wird grundsätzlich eine solche Referenz bewertet, die mit dem Ausschreibungsgegenstand am vergleichbarsten ist. Für das Auswahlver- fahren legt der Auftraggeber im Einzelnen folgende Gewichtung fest:

Der Auftraggeber verfügt zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Verfahrens noch über keine Wertungsmatrix für das Auswahlverfahren zur Bewertung der einzelnen Referenzen. Eine solche muss vom Auftraggeber auch erst bis unmittelbar vor Ab- lauf der Teilnahmefrist erstellt werden, so dass diese zum jetzigen Zeitpunkt verga- berechtlich noch nicht erforderlich ist. Eine Verpflichtung, Bewerbern bereits in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen die exakte Bewertungs- methode der Teilnahmeanträge mitzuteilen, die zur konkreten Bewertung und Ein- stufung der Teilnahmeanträge angewendet wird, existiert für den Auftraggeber nicht.

Der Auftraggeber wird die anhand der vorstehenden Kriterien ausgewählten Bewer- ber gem. § 17 Abs. 4 S.1 VgV elektronisch zur Abgabe eines Erstangebots auffor- dern und die anderen Bewerber über ihre Nichtberücksichtigung informieren.

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2. Phase II – Angebots- und Verhandlungsphase

Nachdem der Auftraggeber die drei bis fünf am besten geeigneten Bewerber ermit- telt hat, führt er mit diesen Unternehmen die Phase 2 des Vergabeverfahrens durch.

Bevor die Bieter zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert werden, haben sie sich jedoch nach dem Ermessen des Auftraggebers einer Zuverlässigkeitsüberprüfung (s. für Einzelheiten das entsprechende Muster, dass den Vergabeunterlagen beige- fügt ist) zu unterziehen.

2.1 Indikative Erstangebote

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs fordert der Auftraggeber die ausge- wählten Unternehmen auf, ein indikatives Erstangebot einzureichen.

Die Vergabeunterlagen werden zu diesem Zeitpunkt (voraussichtlich) neben diesem Verfahrensbrief (in ggf. fortgeschriebener Form) aus folgenden Unterlagen beste- hen:

• Aufforderung zur Angebotsabgabe

• Angebotsvordruck

• Entwurf Vertrag

• Leistungsbeschreibung/Leistungskatalog

• Wertungsmatrix Angebote

• Bedarfsplanung (aktueller Stand, Änderungen/Anpassungen möglich)

Die vorgenannten Unterlagen befinden sich derzeit in der Erstellung und können im Teilnahmewettbewerb noch nicht zur Verfügung gestellt werden.

Mit ihrem indikativen Erstangebot haben die Bieter insbesondere folgende Unterla- gen (Angebotsbestandteile) einzureichen:

2.1.1 Angebotsvordruck

Bieter haben den unterschriebenen und ausgefüllten Angebotsvordruck einzu- reichen. Neben der Akzeptanz der Geltung der Vergabeunterlagen sind auch die geforderten Preise im Preisblatt anzugeben.

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2.1.2 Konzept – Herangehensweise an das Projekt

In einem von Bietern zu erstellenden Konzept sollen die wesentlichen Herausforde- rungen des ausgeschriebenen JVA-Neubaus aus Sicht der Technischen Ausrüs- tung gemäß § 53 HOAI für Anlagengruppen 1 bis 3 sowie 8 dargestellt werden. Bietern sollen zudem die projektspezifischen Risiken in den Leistungsphasen 1 bis 8 unter Beachtung der FLB-Erstellung und Einsatz eines Generalunternehmers so- wie Ihren Ansatz zu deren Beherrschung erläutern. Die Bewertung erfolgt insbeson- dere auf Grundlage folgender Aspekte:

• eine nachvollziehbare Risikoübersicht u. a. mit Ursache, Auswirkung auf Kosten, Termine und Qualität, mit entsprechenden Gegenmaßnahmen

• die kritische Würdigung der Bedarfsplanung einschließlich erkannter Wider- sprüche, notwendiger Entscheidungen, Verbesserungsvorschlägen oder Bestätigung der getroffenen Annahme

• die Plausibilisierung von Rahmenterminen und des Kostenansatzes sowie Bewertung des gewählten Vergabemodells

• Ableitung der ersten Arbeitsschritte

2.1.3 Konzept – Projektorganisation

In einem von Bietern zu erstellenden Konzept soll die Projektorganisation im Pro- jektteam über die einzelnen Leistungsphasen nach HOAI dargestellt werden. Erwar- tet wird eine auf das Projekt zugeschnittene Darstellung der Personen, Rollen und Kompetenzen. Bitte beachten Sie, dass die Erfahrungen/Kompetenzen des Projekt- leiters und des stellvertretenden Projektleiters in einem separaten Konzept (vgl. Ziff. 2.1.4) darzustellen sind.

Die Bewertung erfolgt insbesondere auf Grundlage folgender Aspekte:

• Personaleinsatzplan je Leistungsphase mit Funktionen, Kapazitäten, Ein- satzzeiträumen und erkennbarer Anpassung an Arbeitsspitzen;

• Projektspezifisches Organigramm mit internen und externen Projektbeteilig- ten

• eindeutige Darstellung der Zuständigkeiten sowie Schnittstellen, Vertre- tungsregeln, Vermeidung von Informationsverlusten

• Entscheidungs- und Eskalationswege sowie Maßnahmen bei personellen Engpässen oder Terminabweichungen.

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2.1.4 Darstellung – Erfahrungen des vorgesehenen Projektteams

Von Bietern sind die Erfahrungen des vorgesehenen Projektteams (Projektleiter u. stellvertretender Projektleiter) anhand von persönlichen, vergleichbaren Referenzen darzustellen. Die Bewertung erfolgt insbesondere auf Grundlage folgender Aspekte:

• Benennung von Projektleitung, stellvertretender Projektleitung und Darstel- lung der Erfahrung anhand persönlicher, vergleichbarer Referenzen;

• Angabe der Berufserfahrung in Jahren.

2.1.5 Konzept – Technische Gebäudeausrüstung

In einem von Bietern zu erstellenden Konzept ist die grundsätzliche Herangehens- weise an das Projekt bei der Entwicklung wirtschaftlicher, nachhaltiger und ausfall- sicherer Energie- und Versorgungskonzepte in den Leistungsphasen 1 bis 4 für die Anlagengruppen 1 bis 3 sowie 8 anhand der beigelegten Bedarfsplanung zu erläu- tern. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Aspekte ein:

• Vorgehensweise bei der Ermittlung und Bewertung möglicher Energie- und Versorgungskonzepte;

• Umgang mit unterschiedlichen Nutzungsanforderungen;

• Darstellung der Sicherstellung von Versorgungssicherheit, Ausfallsicherheit und Redundanz;

• Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit, Lebenszykluskosten und Nachhal- tigkeitsanforderungen;

• Vorgehensweise bei der Integration der Anforderungen des späteren Ge- bäudebetriebs, der Instandhaltung und Wartung;

• Erkenntnisse aus vergleichbaren Projekten sowie daraus abgeleitete Er- folgsfaktoren und Herausforderungen.

2.1.6 Konzept – BIM-Management

Vom Bieter ist zu erläutern, wie die Planungsmethodik BIM und die BIM- Gesamtkoordination in den Planungsprozess eingeflochten wird, um Sicherheit bei Kosten, Terminen und Qualitäten zu erzielen. Die Bewertung erfolgt insbesondere auf Grundlage folgender Aspekte:

• Rollen, Verantwortlichkeiten, Qualifikation und Kapazitäten im BIM-Team so- wie Schnittstelle zur BIM-Gesamtkoordination;

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• Koordinations- und Kollisionsprüfungen mit festen Zyklen, Verantwortlichkei- ten, Nachverfolgung und Freigaberegeln;

• Herangehensweise zur Umsetzung der definierten Auftraggeberinformati- onsanforderungen (AIA).

Hinweis: die IPS hat projektübergreifend für alle BIM Management-Leistungen ihrer Bauvorhaben die Building Information Management GLW GmbH beauftragt.

2.1.7 Honorar

Pauschalhonorar auf Grundlage des Leistungskatalogs.

2.1.8 Ergänzende Erläuterungen

Das indikative Erstangebot ist über das Vergabeportal in digitaler Form in frei lesba- ren Formaten (vorzugsweise PDF) einzureichen. Die wertungsrelevanten Unterla- gen gem. 2.1.2 bis 2.1.6 sind im Rahmen der Verhandlungsgespräche dem Auftrag- geber vorzustellen und zu erläutern (Angebotspräsentation).

Von weiteren Einreichungen als den hier geforderten Unterlagen ist abzusehen. Sol- che Angebotsbestandteile werden bei der Bewertung der Angebote nicht berück- sichtigt.

Soweit Bieter auf Grundlage der Vergabeunterlagen Änderungen zum Leistungs- umfang vorschlagen möchten, hat dies auf einer gesondert von den Bietern zu er- stellenden Unterlage zu erfolgen. Über diese Änderungsvorschläge kann dann ggf. im Rahmen der Verhandlungsgespräche verhandelt werden. Das Erstangebot inklu- sive des Honorarangebots ist aber auf Grundlage des beigefügten Vertragsentwurfs und der sonstigen veröffentlichten Vergabeunterlagen zu erstellen.

2.2 Verhandlungen

Nach erster formaler und inhaltlicher Prüfung der eingegangenen Erstangebote ist beabsichtigt, mit sämtlichen Bietern, deren Erstangebote fristgemäß eingereicht sind, Verhandlungs-/Präsentationstermine durchzuführen.

Unvollständige Angebote können nicht gewertet werden. Der Auftraggeber behält sich insoweit aber die Nachforderung etwaig fehlender, unvollständiger oder fehler- hafter Angaben vor, soweit dies gem. § 56 VgV zulässig ist.

Im Rahmen des Bietergesprächs (Angebotspräsentation / Verhandlungsgespräch) sollen alle fachlichen, wirtschaftlichen sowie vertraglichen Aspekte des Angebots

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besprochen und erörtert werden. Bieter haben insbesondere auch ihr Unternehmen, die von ihnen eingereichten wertungsrelevanten Unterlagen sowie ihr Projektteam vorzustellen und zu präsentieren.

Die Präsentation soll dem Auftraggeber spätestens drei Werktage vor dem Bieter- gespräch über die Vergabeplattform mit allen vorzustellenden Dateien in lesbarer Form zur Verfügung gestellt werden.

Für die Angebotspräsentation wird vorläufig ein Zeitrahmen von ca. 75 Minuten pro Bieter festgelegt (Vorstellung Angebot, Vorstellung Team, etc.). Im Anschluss an die Angebotspräsentation sollen die inhaltlichen, kommerziellen, wirtschaftlichen und vertraglichen Aspekte des Auftrags besprochen und diskutiert werden. Hierfür hat der Auftraggeber einen zusätzlichen Zeitrahmen von vorläufig ca. 75 Minuten fest- gelegt. Insgesamt ist für das Bietergespräch ein Rahmen von ca. 2,5 Zeitstunden vorgesehen.

Die Bieter erhalten eine gesonderte Einladung zu dem Bietergespräch mit weiteren Hinweisen / Einzelheiten zu Ablauf, Umfang, Inhalt, Teilnehmerkreis, Ort und Dauer des Termins nach Ablauf der Erstangebotsfrist. Der Termin soll in Präsenz stattfin- den. Der Auftraggeber behält sich gleichwohl vor, diesen Termin per Videokonferenz abzuhalten, sofern dies organisatorische Gründe beim Auftraggeber erfordern. Die Verhandlungstermine werden voraussichtlich vom 18.01. bis 22.01.2027 stattfin- den. Bewerber/Bieter werden gebeten, den Zeitraum vorzumerken und die Verfüg- barkeit des für die Bietergespräche erforderlichen Personals sicherzustellen.

Bitte beachten Sie: Die in der Präsentation aufgezeigten Lösungen und Metho- den sind Bestandteil der Honorarangebote. Das Angebot von zusätzlichen, nicht zwingend erforderlichen Leistungen, die gesondert honoriert werden sollen, muss im Verhandlungsgespräch offengelegt werden.

Über den Vertragsentwurf des Auftraggebers kann bei Bedarf verhandelt werden. Bieter haben hierzu ihre Anmerkungen am Vertragsentwurf des Auftraggebers mit Einreichung der indikativen Angebote mitzuteilen. Der Auftraggeber behält sich vor, unter dem Eindruck der Bietergespräche seinen Vertragsentwurf zu überarbeiten und mit Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote den Bietern einen finalen Vertrag vorzulegen, den Bieter zwingend bei Abgabe ihrer (finalen) Angebote zu berücksich- tigen haben.

Der Auftraggeber behält sich ferner vor, während oder nach Durchführung der Ver- handlungstermine den Bietern individuelle Anpassungs- bzw. Überarbeitungsvor-

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schläge zu den präsentierten wertungsrelevanten Angebotsbestandteilen zu unter- breiten, die die Bieter bei Legung ihres finalen Angebots berücksichtigen können, soweit der jeweilige Bieter zur Abgabe eines finalen Angebots aufgefordert wird.

Der Auftraggeber behält sich ferner vor, nach Durchführung der 1. Bietergespräche ggf. weitere Bietergespräche durchzuführen, sofern er das für notwendig erachtet.

2.3 Abschluss der Verhandlungsphase / Aufforderung zur Abgabe von finalen An- geboten

Es ist grundsätzlich nicht beabsichtigt, nach dem 1. Bietergespräch weitere Ver- handlungen mit den Bietern durchzuführen. Nach Abschluss der Verhandlungs- phase wird der Auftraggeber die eingegangenen Angebote sowie die Gesprächster- mine final auswerten. Der Auftraggeber behält sich vor, nach Wertung der Erstan- gebote anhand der bekanntgemachten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung im Rahmen einer Abschichtung nur die besten drei oder nur die besten vier Bieter zur Abgabe finaler Angebote aufzufordern.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Bieter aufgefordert, innerhalb einer angemessenen Frist (voraussichtlich ca. 1 bis 2 Wochen) finale Angebote einzu- reichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die ursprünglich bekanntgemachten Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung der mit den Bietern geführten Verhand- lungen hinsichtlich verschiedener Aspekte (z.B. hinsichtlich der zu erbringenden Leistungen oder auch in vertraglicher Hinsicht) zu modifizieren.

Der Auftraggeber behält sich weiterhin vor, mit Aufforderung zur Abgabe finaler An- gebote bislang nicht vorgesehene Leistungen zu verlangen und hierzu Vorschläge der Bieter aus ihren Angebotsunterlagen aufzugreifen.

2.4 Finale Angebote

Die zur Abgabe finaler Angebote aufgeforderten Bieter haben auf Grundlage der finalen Vergabeunterlagen sowie der ihnen ggf. individuell erteilten Anpassungs- bzw. Überarbeitungsvorschläge ihre Angebote zu überarbeiten. Bieter können sämt- liche von ihnen ursprünglich mit ihrem Erstangebot eingereichten Unterlagen im Rahmen der Einreichung ihres finalen Angebots überarbeiten und anpassen. Inso- weit sollten die Bieter die entsprechenden Hinweise des Auftraggebers aus der Ver- handlungsphase berücksichtigen. Wollen Bieter keine Änderungen an ihren bereits eingereichten Unterlagen vornehmen, haben sie ausdrücklich auf die weiterhin be- stehende Gültigkeit ihrer bereits eingereichten Unterlagen zu verweisen. Weitere

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Einzelheiten werden den Bietern mit Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote mit- geteilt.

Der Auftraggeber behält sich vor, nur mit den nach der Wertung der finalen Ange- bote ein bis zwei besten Bietern Bieter-/Aufklärungsgespräche zu führen, in denen diese Bieter dann ggf. ihre überarbeiteten Angebotsunterlagen zu erläutern haben.

3. Allgemeine Angebotsanforderungen/-bestimmungen (gelten für sämtliche An- gebote)

Bitte beachten Sie die nachfolgenden allgemeinen Anforderungen:

3.1 Form und Frist der Angebotseinreichung

Die Angebote müssen elektronisch übermittelt und verschlüsselt sein. Bitte nutzen Sie hierfür den Projektraum auf der Vergabeplattform. Zur elektronischen Angebots- abgabe genügt die Textform, d.h. es ist keine Unterschrift oder elektronische Signa- tur notwendig. Bei einem elektronischen Angebot in Textform ist der Name des Er- klärenden anzugeben. Bei natürlichen Personen ist der Name zu nennen, bei juris- tischen Personen die Firma. Alle zum Angebot gehörenden Anlagen sind eindeutig als solche zu kennzeichnen. Die Angebote sind in Dateiformaten kompatibel mit MS Office oder Adobe Acrobat Reader einzureichen. Für den ordnungsgemäßen und fristgerechten Eingang sind die Bieter verantwortlich.

Angebote sind in all ihren Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Etwaige Änderungen an Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Auf etwaig bestehende Un- klarheiten in den Vergabeunterlagen ist die Kontaktstelle unverzüglich und vor Ab- gabe des Erstangebots hinzuweisen.

3.2 Keine Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen und werden bei der Wertung nicht berück- sichtigt.

3.3 Bieterfragen

Fragen oder Änderungswünsche an den Vergabeunterlagen sind spätestens drei Kalendertage vor Ablauf der jeweiligen Angebotsfrist über die Vergabeplattform zu stellen. Sofern fachliche Fragen auftreten, sind diese bis spätestens fünf Tage vor Ablauf der jeweiligen Angebotsfrist zu stellen. Später eingehende Rückfragen können nicht mehr berücksichtigt werden.

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Fragen/Änderungswünsche sind ausschließlich per Vergabeportal über den Menü- punkt „Nachrichten“ an die genannte Kontaktstelle zu richten. Telefonische Anfra- gen oder an Anfragen per E-Mail an die Vergabestelle oder den Auftraggeber blei- ben unbearbeitet und unbeantwortet.

Der Auftraggeber wird die gestellten Fragen möglichst kurzfristig beantworten, wo- bei allen Bietern die gleichen Informationen zeitgleich zur Verfügung gestellt wer- den.

3.4 Änderung der Bietergemeinschaft

Änderungen in der Zusammensetzung von Bietergemeinschaften sind nur aus wich- tigem Grund und nur mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Dies gilt in glei- cher Weise für einen Austausch von benannten Nachunternehmern.

4. Zuschlagserteilung

Die Zuschlagserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot.

Nach Abschluss der Prüfung und Wertung der Angebote wird der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Bieter über die geplante Zuschlagserteilung informieren. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande, die für 03/2027 geplant ist. Nach Ablauf einer Stillhaltefrist wird der Auftraggeber dem Bieter mit höchster Punktzahl den Zuschlag erteilen.

Im Nachgang zur Zuschlagserteilung wird der Vertrag zu Dokumentationszwecken durch den Auftraggeber und den ausgewählten Bieter unterzeichnet.

IV. Zuschlagskriterien und Wertung

Der Zuschlag wird auf das Angebot erteilt, das im Rahmen der bekanntgemachten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung die bestmögliche Leistung erwarten lässt (höchste Punktzahl erhält).

1. Zuschlagskriterien

Die Zuschlagskriterien sind:

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2. Wertung

Hinsichtlich der Wertung der Angebote wird vollumfänglich auf die Anlage „Wer- tungsmatrix Angebote“, die im Rahmen der Angebotsphase erstmalig zur Verfügung gestellt wird, verwiesen. Der Auftraggeber behält sich vor die Höchstpunktzahl in den Zuschlagskriterien 1 bis 5 nach seinem Ermessen zu vergeben. Er ist nicht ver- pflichtet einen der Bieter mit der Höchstpunktzahl bei den Qualitätskriterien zu be- werten.

V. Bindefrist

Die Bindefrist des finalen Angebots wird voraussichtlich am 31.03.2027 enden.

VI. Rahmentermine

Aus den dargestellten Verfahrensbestimmungen ergibt sich der nachfolgende (vo- raussichtliche) Zeitplan. Der Zeitplan ist nicht verbindlich. Einen Anspruch der Bieter auf Einhaltung des Zeitplans besteht nicht.

• Veröffentlichung der Bekanntmachung: 01.10.2026

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• Ende des Teilnahmewettbewerbs: 02.11.2026

• Aufforderung zur Abgabe der 1. Angebote: vss. 19.11.2026

• Frist zur Einreichung der 1. Angebote: vss. 14.12.2026

• Verhandlungsgespräche: vss.18.01. – 22.01.2027

• Aufforderung zur finalen Angebotsabgabe: vss. 29.01.2027

• Frist zur Einreichung finaler Angebote: vss. 10.02.2027

• Versand Informationsschreiben vss. 15.02.2027

• Zuschlagserteilung/Vertragsschluss: vss. März 2027

• Zuschlags- und Bindefrist (finales Angebot): 31.03.2027

VII. Schlussbestimmungen

Verspätet eingehende Teilnahmeanträge oder Angebote werden nicht berücksich- tigt. Kosten zur Erstellung des Teilnahmeantrages, des Angebots (samt wertungs- relevanter Unterlagen), der Teilnahme an Bietergesprächen sowie für die übrige Teilnahme an diesem Vergabeverfahren werden nicht erstattet. Dies gilt auch für den Fall, dass keine Vergabe erfolgt, sondern das Vergabeverfahren aufgehoben oder eingestellt, beziehungsweise sonst auf die Auftragsvergabe verzichtet wird. Wenn keine Vergabe erfolgt, sind Schadensersatz-, Entschädigungs- und sonstige Erstattungsansprüche der Bieter ausgeschlossen. Es besteht daher bei den Bietern kein Vertrauensschutz auf Durchführung dieses Vergabeverfahrens. Ein Kontrahie- rungszwang für den Auftraggeber besteht nicht.

VIII. Nachprüfungsstelle

Die zuständige Stelle für die Nachprüfung von behaupteten Vergaberechtsverstö- ßen ist die

Vergabekammer des Landes Sachsen-Anhalt

Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt

Ernst-Kamieth-Str. 2

06112 Halle (Saale)

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Telefon: 0345 / 514-1529 oder -1536 (beides Geschäftsstelle)

Telefax: 0345 / 514-1115

E-Mail: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de

IX. Vertraulichkeit

Diese Vergabeunterlagen einschließlich ihrer Anlagen sowie alle weiteren vom Auf- traggeber im Lauf des Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellten Informationen sind vom Empfänger vertraulich zu behandeln, soweit sie nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder ohne Mitwirkung des Empfängers bekannt werden. Verga- beunterlagen dürfen von dem Bieter oder späteren Auftragnehmer nicht für andere Zwecke verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden.