Anlage 15_Arbeitsanweisung Mindestlohnkontrolle Word (PM).docx

Überprüfung von Auftragnehmern zur Sicherstellung des Mindestlohns und der Einhaltung der Sozialversicherungspflichten (Fassung Nov. 2008)

2. Überarbeitung vom 19.01.2023

In den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (Ziffern 11, 12und 13 der Zusätzliche Vertragsbedingungen – ZVB ) hat sich der Auftragnehmer zur Einhaltung der Mindestlohn- und Sozialversicherungspflichten verpflichtet. Er hat sich ferner verpflichtet, der Münchner Wohnen auf Anforderung alle insoweit notwendigen Nachweise vorzulegen sowie Einsicht in seine Geschäftsunterlagen zu gewähren.

Zur Kontrolle der Einhaltung der Entlohnungs- und Sozialversicherungspflichten sind ab sofort Überprüfungen aller Auftragnehmer und deren Beschäftigter auf den Baustellen der Münchner Wohnen durch die Bauleitung vorzunehmen.

Maßnahmen zur Überprüfung aller Auftragnehmer und deren Beschäftigter auf den Baustellen der Münchner Wohnen, die sofort umzusetzen sind:

Vom Auftragnehmer vorzulegende Unterlagen

1. Spätestens 5 Tage vor Arbeitsbeginn/Arbeitsantritt dem Hochbauleiter vorzulegende Unterlagen/Nachweise (vgl. Ziffer 11.4 ZVB)

Die Vergabeabteilung führt eine aktuelle Liste in SAP der genehmigten Nachunternehmer. Die Transaktion wird mit "zmm12" aufgerufen und zeigt nach Eingabe der Projektdefinition (NE-0XXX-000X) die erfassten Unbedenklichkeitsbescheinigungen und deren Gültigkeit von Haupt- und Nachunternehmern an.Der Auftragnehmer ist verpflichtet, jederzeit die Überprüfung zu ermöglichen, dass die vertraglichen Pflichten, insbesondere die Entlohnungs- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen, eingehalten werden. Der Auftragnehmer hat unaufgefordert spätestens fünf Werktage vor Arbeitsbeginn/ Arbeitsantritt sowie arbeitstäglich, wenn sich eine Änderung, insbesondere bei den eingesetzten Arbeitnehmern ergibt, folgende Unterlagen/Nachweise vollständig vorzulegen (vgl. Ziffer 11.4 ZVB):

• •  Personalanmeldung der einzusetzenden Arbeitskräfte, siehe Beiblatt Personalanmeldebogen
  • Personalliste der einzusetzenden Arbeitnehmer, der Nachunternehmer und weiterer Nachunternehmer, die Leistungen des Auftragnehmers ausführen und für deren Einsatz eine Zustimmung des Auftraggebers vorliegt,
  • Vorlage eines Ausweisdokumentes, das erkennbar als Kopie gekennzeichnet ist (Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, sind auf der Kopie zu schwärzen) oder Vorlage des Hinweisschreibens gemäß § 2a Abs. 2 SchwarzArbG (schriftlicher Hinweis auf die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweisdokumenten auf der Baustelle)
  • ggf. Kopie eines gültigen Aufenthaltstitels (Dies gilt nicht für EU-Bürger, Staatsangehörige der EWR-Mitgliedstaaten und Staatsangehörige der Schweiz)
  • Mindestlohnbescheinigung über den Erhalt des Mindestlohns nach allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen bzw. des Mindestlohngesetzes (MiLoG) durch die Vorlage der Mindestlohnbescheinigung des Personals des Auftragnehmers
    • spätestens am fünften Werktag des Folgemonats beim Hochbauleiter des Auftraggebers), spätestens am fünften Werktag des darauffolgenden Monats nach Arbeitsantritt),
    • bei ausländischen Mitarbeitern: Bestätigung, dass vom Mindestlohn keine Eigenkosten des Arbeitgebers (bspw. für Unterkunft, Verpflegung, Heimflüge, usw.) abgezogen werden.

Grundsätzlich ist die Identität durch Einsichtnahme in das Personaldokument zu bestätigen. Möglicher Vermerk: „Identität wurde durch Einsichtnahme des Personalausweises bestätigt/nicht bestätigt“ oder „Ausweis wurde nicht vorgelegt“.

Eine Kopie des Personaldokumentes ist nicht zwingend erforderlich und darf nur mit Zustimmung der betreffenden Person angefertigt werden. Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein (zum Beispiel Aufdruck „Kopie"). Grundsätzlich sind nur der Vor- und Nachname, die Anschrift, die Gültigkeitsdauer, ggf. Geburtsdatum und- ort und ggf. Staatsangehörigkeit zur Identifizierung erforderlich. Die übrigen Daten sind zu schwärzen,

Spätestens bei Arbeitsbeginn/Arbeitsantritt dem Hochbauleiter vorzulegende Bescheinigungen und Bestätigungen (vgl. Ziffer 11.2 ZVB)

Zum Nachweis der Einhaltung der bestehenden Entlohnungs- und Sozialversicherungspflichten des Auftragnehmers hat er innerhalb einer Frist von 12 Werktagen nach Auftragserteilung, spätestens jedoch bei Arbeitsbeginn, folgende Bescheinigungen und Bestätigungen vorzulegen:

• • eine Ansässigkeitsbescheinigung des Betriebsstättenfinanzamts, dass der Auftragnehmer unter einer Steuernummer geführt wird und dass keine Steuerrückstände bestehen;
  • eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, der Ortskrankenkasse und der Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes;
    • bei einem Auftragnehmer mit Sitz in einem EU-Staat eine gültige Entsende- bzw. Versicherungsbescheinigung (E 101 und E 111) des Sozialversicherungsträgers;
  • eine Bestätigung der Urlaubskasse, dass keine Zahlungsrückstände bestehen und dass die Urlaubskassenbeiträge für die beim Auftragnehmer beschäftigten Arbeitnehmer ordnungsgemäß abgeführt werden. Diese Bestätigung ist monatlich fortlaufend vorzulegen.
    • Auftragnehmer, die nicht der Urlaubskasse unterliegen, haben eine Bestätigung durch die Urlaubskasse über die Nichtzugehörigkeit des Auftragnehmers zum Baugewerbe oder eine eidesstattliche Versicherung mindestens eines Geschäftsführers/Eigentümers des Auftragnehmers diesbezüglich einzureichen;
  • bei handwerklichen Betrieben eine Bescheinigung über die Eintragung in der Handwerksrolle oder einen sonstigen Befähigungsnachweis nach EU- rechtlichen Bestimmungen;
  • einen Nachweis der Gewerbeanmeldung sowie ein aktueller Auszug des Handels- und des Gewerbezentralregisters, der jeweils nicht älter als 3 Monate ist;
  • ein Auftragnehmer mit Sitz im Ausland hat zusätzlich eine Bescheinigung seines

Kreditinstitutes über die Bezeichnung/Identität des Kontos sowie eine ausländische Auskunft in Steuersachen (Ertrag- und Umsatzsteuer) vorzulegen; Unternehmen aus EU-Länder haben die USt-ID-Nummer anzugeben.

Die genannten Bescheinigungen sind auch innerhalb von 10 Werktagen nach jeder Aufforderung dem Auftraggeber sowie mit der Schlussrechnung vorzulegen.

Nachtragsangebote und auf Verlangen vorzulegende Unterlagen (vgl. Ziffer 11.1 ZVB)

Unterlagen zur Berechnung von Nachtragsangeboten sind dem Auftraggeber unaufgefordert zu übergeben.

Auf Verlangen sind dem Auftraggeber zur Einsicht vorzulegen (vgl. Ziffer 11.1 ZVB):

• • Originallohnlisten zum Zweck der Prüfung von Lohnnebenkosten und Lohnänderungen,
  • Unterlagen zur Berechnung von Lohn- und Stoffpreisänderungen.

Einsatz von Nachunternehmern durch Auftragnehmer (vgl. Ziffer 11.4 ZVB)

Setzt ein Auftragnehmer Nachunternehmer ein, hat der Auftragnehmer von diesen die unter Ziff. 1 aufgeführten Unterlagen in gültiger Form zu fordern, diese zu überprüfen und dem Hochbauleiter gegenüber spätestens 5 Arbeitstage nach den in Ziff. 1 genannten Zeitpunkten schriftlich zu bestätigen, dass die vertraglichen Vorgaben der Mindestlohn- und Sozialversicherungspflichten sowie die gültigen Vorschriften vom Nachunternehmer eingehalten werden. Dies gilt auch in der Nachunternehmerkette.

Auf Verlangen hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Unterlagen/Nachweise der Nachunternehmer vorzulegen.

Kontrolle der Einhaltung der unter Ziff. 1 und 2 genannten Verpflichtungen

1. Vor Arbeitsbeginn/Arbeitsantritt vorzulegende Unterlagen/Nachweise

Vor Arbeitsbeginn/Arbeitsantritt des Auftragnehmers hat der Hochbauleiter zu überprüfen, ob die unter Ziff. 1 aufgeführten Unterlagen/Nachweise vom Auftragnehmer vorgelegt wurden.

Liegen die Unterlagen/Nachweise nicht vor, hat der Hochbauleiter dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Vorlage der Unterlagen/Nachweise zu setzen. Werden die Unterlagen/Nachweise auch innerhalb dieser Frist nicht vorgelegt, hat der Hochbauleiter eine angemessene Nachfrist zu setzen. Praktikabel ist auch die Einforderung der Unterlagen in den gemeinsamen Baustellen Jour Fixen. Sollten die weiteren Maßnahmen (z. B. Setzen einer Nachfrist unter Androhung, dass Arbeitnehmer, für die die Unterlagen/Nachweise nicht vorliegen, von der Baustelle verwiesen werden) nicht greifen, sind die Leiter der Geschäftsbereiche Bau der Münchner Wohnen Service GmbH und der Vergabeabteilung zu informieren.

Mindestlohnbescheinigungen

Der Hochbauleiter hat zu überprüfen, dass die Mindestlohnbescheinigungen (vgl. Ziffer 1 a)) mindestens quartalsweise, spätestens am 5. Werktag für den zurückliegenden Monat vorgelegt werden.

Liegen die Mindestlohnbescheinigungen nicht vor, hat der Hochbauleiter dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Vorlage der Mindestlohnbescheinigungen zu setzen. Werden die Unterlagen/Nachweise auch innerhalb dieser Frist nicht vorgelegt, dann hat die weitere Vorgehensweise wie unter 3 a) beschrieben zu erfolgen.

Umsetzung der Kontrollen

Bei Arbeitsbeginn und/oder in sinnvollen, unregelmäßigen Abständen sind Kontrollen vom Hochbauleiter durchzuführen und mit der nachstehenden Checkliste zu dokumentieren. Hierzu haben sich auf Verlangen des durch den Auftraggeber beauftragten Hochbauleiters die einzelnen Arbeitnehmer zu melden. Sie sind anhand der vorliegenden Personallisten (Ziff. 1 a)) hinsichtlich folgender Angaben zu kontrollieren:

• • Feststellung der Personalien, ggf. durch Abgleich mit dem Ausweisdokument mit Vermerk "Identität wurde durch Einsichtnahme des Personalausweises bestätigt/nicht bestätigt“ oder „Ausweis wurde nicht vorgelegt",
  • Mitführen amtlicher Ausweispapiere,

Im Zuge der Kontrolle ist insbesondere sicherzustellen, dass nur angemeldete Firmen und Personen auf der Baustelle tätig sind. Nicht ordnungsgemäß oder mit ausreichenden Nachweisen angemeldetes Personal ist vom Auftragnehmer von der Baustelle zu entfernen. Entsprechenden Anweisungen des Hochbauleiters hat er unverzüglich Folge zu leisten. Insoweit entstehende Störungen in der Leistungsausführung gehen zu Lasten des Auftragnehmers und sind unverzüglich aufzuholen. (vgl. Ziffer 11.4 ZVB).

Ergeben die von dem Auftragnehmer vorgelegten Unterlagen/Nachweise oder die Kontrollen auf der Baustelle Differenzen oder Unregelmäßigkeiten, ist der Auftragnehmer überdies aufzufordern, folgende Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist beizubringen:

• • eine schriftliche Stellungnahme zu den festgestellten Verdachtsmomenten,
  • eine aktualisierte Liste der Arbeitnehmer, die vom Auftragnehmer und von in seinem Leistungsbereich tätigen Nachunternehmern eingesetzt sind,
  • die nach Ziff. 1 für die bisher nicht gemeldeten Arbeitnehmer vorzulegenden Nachweise,
  • den Nachweis, dass alle eingesetzten Arbeitnehmer nach den geltenden Regelungen entlohnt werden.

Die Leiter der Geschäftsbereiche Bau der Münchner Wohnen Service GmbH und der Vergabeabteilung der Münchner Wohnen GmbH sind durch den Hochbauleiter umgehend über festgestellte Unregelmäßigkeiten zu informieren.

Bestehen Anhaltspunkte für Verstöße gegen die vertraglichen Mindestlohn- und Sozialversicherungspflichten (bspw. wesentliche Fehler der Personallisten, mehrere nicht gemeldete Arbeitnehmer, Tätigkeit nicht angemeldeter Nachunternehmer) hat der Hochbauleiter in Abstimmung mit den Leitern der Geschäftsbereiche Bau der Münchner Wohnen Service GmbH und der Vergabeabteilung der Münchner Wohnen GmbH weitere Schritte einzuleiten

Aufbewahrung der Nachweise auf der Baustelle

Die Unterlagen/Nachweise sowie die Dokumentation der Kontrollen sind in einem Ordner auf der Baustelle, alphabetisch untergliedert nach den jeweiligen Auftragnehmern, zu sammeln und unter Verschluss zu halten.

Aufbewahrung der Nachweise in der Hauptverwaltung der Münchner Wohnen:

Folgende Unterlagen sind bei den Vertragsunterlagen der Auftragnehmer aufzubewahren:

Unbedenklichkeitsbescheinigung neuesten Datums im Original

• • der zuständigen Berufsgenossenschaften,
  • der Krankenkassen,
  • der Sozialkassen des Urlaubsverfahrens.

Der Geschäftsbereich Vergabeabteilung der Münchner Wohnen GmbH teilt dem Hochbauleiter mit, wenn die Gültigkeitsdauer einer Unbedenklichkeitsbescheinigung abgelaufen ist.

Legt der Auftragnehmer nach Ablauf der Gültigkeitsdauer unaufgefordert keine aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung vor, ist der Auftragnehmer vom Geschäftsbereich Vergabeabteilung der Münchner Wohnen GmbH unter Fristsetzung und der Androhung, dass von Zahlungen angemessene Einbehalte genommen werden (vgl. Ziffern 11.6 ZVB), zur Vorlage aktueller Unbedenklichkeitsbescheinigungen aufzufordern.

Überprüfung auf Durchführung der Kontrollen durch das Interne Kontrollsystem IKS der Münchner Wohnen:

Kontrollen der Baustellen auf Einhaltung der Regelung zur Sicherstellung des Mindestlohns und der Einhaltung der Sozialversicherungspflichten wird durch das IKS der Münchner Wohnen in unregelmäßigen Abständen durchgeführt und dokumentiert.