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Fachbereich Personal und Zentraler Service
Ergänzende Vertragsbedingungen: E-Rechnung
Mit Umstellung auf die elektronische Rechnungsbearbeitung setzt die Stadt Herne auf neue, standardisierte Rechnungswege. Hierfür sowie zur Eröffnung des elektronischen Rechnungswegs gelten die folgenden Bedingungen. Diese gelten ergänzend zur (EU) VOB/A, VgV, UVgO, GWB sowie den zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Herne (ZVB).
- Elektronische Rechnungen
Gem. der Verordnung zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs nach § 7a des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen (E-Rechnungsverordnung NRW) vom 13. August 2019 akzeptiert die Stadt Herne elektronische Rechnungen in den folgenden Formaten in der jeweils aktuell gültigen Fassung:
Datenaustauschstandard XRechnung PDF/A PDF Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, die nicht den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, werden als nicht prüf- und verarbeitungsfähig direkt abgewiesen. Elektronische Rechnungen sind über geeignete E-Rechnungsportale (bspw. E-Rechnungsportal NRW) einzureichen oder können direkt an die folgende zentrale Adresse geschickt werden:
Je E-Mail kann nur eine Rechnung (inkl. Anlagen, s. Punkt 4) verarbeitet werden. Alle rechnungsrelevanten Daten müssen den Anhängen (Rechnung und Anlagen) zu entnehmen sein. Gem. E-Rechnungsverordnung NRW hat die elektronische Rechnung neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:
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die Identifikationsnummer/Leitweg-ID der Stadt Herne: 05916-31001-97
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Ihre Bankverbindungsdaten,
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Ihre Zahlungsbedingungen,
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Ihre E-Mail- oder De-Mail-Adresse sowie
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die Auftragsnummer (vgl. Punkt 3)
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Papierrechnungen Der postalische Weg ist weiterhin offen. Rechnungen in nicht-elektronischen Formaten sind unter der folgenden zentralen Rechnungsanschrift einzureichen:
Stadt Herne Zentraler Rechnungseingang 44604 Herne Postfach 101405
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- Auftragsnummern Damit Rechnungen elektronisch bearbeitet werden können, vergibt die Stadt Herne ab sofort standardisiert strukturierte Auftragsnummern, die dem folgenden Muster folgen:
F[5 Ziffern]M[9 Ziffern]P[3 Ziffern] Beispiel: F12011M500654321P001
Diese Auftragsnummern sind ab sofort auf den zum Auftrag zugehörigen Rechnungen anzugeben, damit Ihre Rechnung verarbeitet werden kann.
- Anlagen Wenn Sie E-Mails mit mehreren Dokumenten zur Rechnung verschicken, gelten folgende Namenskonventionen:
das Rechnungsdokument selbst darf nicht mit „Anhang“ benannt sein die Dokumentnamen der Anlagen zur Rechnung müssen mit „Anhang“ beginnen
Großformatige Anlagen größer als DIN A 3 sollten vorrangig in elektronischem Format (ggf. auch auf Datenträgern) eingereicht werden. Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
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