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Ergänzende Vertragsbedingungen der DEGES für die digitale Einreichung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung)
Stand: 11/2024
Die DEGES GmbH hat die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen vollständig auf
eine digitale Bearbeitung eingestellt und bietet Ihnen als Rechnungssteller*in die Möglichkeit,
elektronische Rechnungen in digitaler Form per E-Mail zu übersenden.
Neben dem Empfang von elektronischen Rechnungen im PDF-Format wurden ebenso die
technischen Voraussetzungen geschaffen, elektronische Rechnungen nach dem bundesweit
abgestimmten X-Rechnung-Standard (strukturiertes elektronisches Format auf XML-Basis)
sowie ZUGFeRD (eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei) zu empfangen. Damit können
ab sofort Rechnungen in allen vorgenannten Formaten angenommen und verarbeitet werden. Die DEGES präferiert die Annahme von Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
Rechnungseinreichung und Regelungen:
Wir akzeptieren ausschließlich die Bezeichnungen Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung (je nach Vertragsgestaltung und ausschließlich mit einem Abnahmeprotokoll) oder Schlussrechnung.
Alle Rechnungen sind grundsätzlich kumuliert aufzustellen (Gesamtleistung abzüglich der bereits bezahlten Anzahlungen).
Abschlagsrechnungen und Teilschlussrechnungen sind fortlaufend zu bezeichnen (1. AR, 2. AR, ...).
In jeder Rechnung ist je nach Beauftragungsart verpflichtend die
Vertragsnummer (10-stellig und beginnend mit einem Buchstaben) bzw. die
Bestellnummer (7-stellig und beginnend mit einer „4“)
mit anzugeben.
Die Vertrags- bzw. Bestellnummer finden Sie auf den Beauftragungsschreiben.
Bitte achten Sie dabei zwingend auf die Unterscheidung nach Auftraggeber Bund bzw. DEGES und die differenzierte Zuordnung zu den Vertragsnummern.
Bei Verträgen, die mehrere Vertragsnummern umfassen, ist die elektronische Rechnungslegung separat je Vertragsnummer vorzunehmen.
Rechnungen gelten nur bei sachgerechter Verwendung der nachfolgend genannten E-Mail- Adressen als zugestellt. Prüfrechnungen sind grundsätzlich dem zuständigen Vertragsverantwortlichen der DEGES per Mail zu übersenden.
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- Geschäftskosten:
Für Verträge, die im Namen und auf Rechnung der DEGES GmbH mit Bestellnummern (7-stellig, beginnend mit „4“: z.B. 4001234) geschlossen wurden, ist folgende E-Mail-Adresse zu verwenden:
- Projektkosten:
Für Verträge, die im Namen und auf Rechnung der DEGES GmbH (bspw. Verträge über freiberufliche Leistungen) mit Vertragsnummern (10-stellig, beginnend mit einem Buchstaben: z.B. A123012345) geschlossen wurden, ist folgende E-Mail- Adresse zu verwenden:
Für Verträge, die im Namen und auf Rechnung der Bundesrepublik Deutschland (bspw. Bau- oder Lieferverträge) mit Vertragsnummern (10-stellig, beginnend mit einem Buchstaben: z.B. A123012345) geschlossen wurden, ist folgende E-Mail- Adresse zu verwenden:
Sofern eine Rechnungsprüfung über die Bauoberleitung bzw. Bauüberwachung vertraglich vereinbart ist, sind die Rechnungen zusätzlich an diese zu übersenden (möglichst in „cc“ mit der gleichen Mail).
Für Verträge, die im Namen und auf Rechnung der Bundesrepublik Deutschland (Grunderwerbsverträge) mit Vertragsnummern (10-stellig, beginnend mit einem Buchstaben: z.B. G123012345) geschlossen wurden, ist folgende E-Mail-Adresse zu verwenden:
E-Mail-Regeln:
Um eine optimale und zeitnahe Rechnungsbearbeitung in unserem System sicherzustellen, sind hierbei folgende E-Mail-Regeln zu berücksichtigen:
eine Rechnung pro E-Mail Rechnungsformat: PDF, X-Rechnung oder ZUGFeRD die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten sollten mit derselben Mail Anlagen übersandt werden, müssen diese zwingend eine eigene PDF-Datei mit dem Zusatz „Anhang“ im Dateinamen sein (z.B. „Anhang zur Rechnung.pdf“ oder „Anhang_Lieferschein.pdf“) die maximale Gesamtgröße des Emailanhanges darf 20 MB nicht überschreiten ein PDF-Dokument darf nur aus einem einzigen Rechnungsbeleg bestehen
Ausstellung von Rechnungen:
Hinsichtlich des Zeitpunktes der spätesten Rechnungsstellung wird insbesondere auf § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG hingewiesen.