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Merkblatt Feststellungsbescheinigungen – sachlich Richtig – Vertragsmuster, Anl2/1
Merkblatt Feststellungsbescheinigungen – Sachlich Richtig –
Das Merkblatt soll ein Beitrag zur Erläuterung der Feststellungsbescheinigungen sein. Es erhebt nicht den
Anspruch auf Vollständigkeit. Es fasst die wichtigsten Regelungen der haushaltsrechtlichen Vorschriften
für den Bundes- und Landesbau zusammen. Für tiefergehende Studien wird auf die unten angeführten
Vorschriften verwiesen.
Grundlage für die Feststellung der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit auf den
Kassenanordnungen und -anweisungen sowie den begründenden Unterlagen und deren Bescheinigung
sind die beim Bund geltenden haushaltsrechtlichen Vorschriften (§ 34 BHO mit VV Zahlungen,
Buchführung und Rechnungslegung mit Anlage zu Nr. 9.2 der VV i.V.m. VerfRiB-MV/TV-HKR.)
Hinweise für Feststellungsvermerke auf Baurechnungen ergeben sich auch aus Abschnitt B der RBBau.
Die Prüf- und Feststellungsvermerke sowie die Unterschrift sind in grüner Farbe vorzunehmen.
Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und fachtechnischen Richtigkeit wird in den Dienststellen
der Bauverwaltung von den Beauftragten für den Haushalt gesondert geregelt und übertragen.
- Sachliche Richtigkeit auf zahlungsbegründenden Unterlagen
1.1 Inhalt der Bescheinigung: Sachlich Richtig
Nach den o.a. Vorschriften übernehmen die/der Feststellende der sachlichen Richtigkeit mit der
Bescheinigung (Unterzeichnung des Feststellungsvermerkes "sachlich richtig" bzw. "sachlich und
rechnerisch richtig") die Verantwortung dafür, dass
1.1.1 die in den Rechnungsbelegen enthaltenen tatsächlichen Angaben (Eckdaten für die Zahlung, wie
Auftragshöhe und Festlegung, Vertragsdaten) richtig sind,
1.1.2 nach den bestehenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
verfahren worden ist,
1.1.3 die Leistung nach Art und Umfang wirtschaftlich geboten war,
1.1.4 die Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und
vollständig ausgeführt worden ist,
1.1.5 der Zahlungsgrund und der Leistungsstand zutreffend sind,
1.1.6 Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig
berücksichtigt wurden,
1.1.7 bei erheblichen Abweichungen vom Auftrag zur Abrechnung eine Begründung vorliegt und
1.1.8 bei Instandsetzung oder Ersatz eine Ersatzpflicht eines Dritten berücksichtigt worden ist oder nicht in
Frage kam.
Mit der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit darf nur beauftragt werden, wer dazu befähigt ist, alle
Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu überblicken und zu beurteilen.
Da bei der Durchführung von Bauaufgaben mehrere Beschäftigte beteiligt sind, die auf ihrem jeweiligen
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Fachgebiet (z.B. Maschinen- und Elektrotechnik oder Ingenieurbauwesen) über die erforderlichen
Fachkenntnisse verfügen, ist von der sogenannten Teilbescheinigung (Fachtechnisch richtig) Gebrauch zu
machen. Diese Teilbescheinigung ist eine Form der sachlichen Richtigkeit, die sich auf die fachtechnische
Beurteilung einer Rechnung (begründende Unterlage) bezieht. Gleichzeitig wird die/der "sachlich richtig"
Bescheinigende um diese fachtechnische Beurteilung mit der fachtechnischen Richtigkeitsbescheinigung
entlastet.
1.2 Umfang der Bescheinigung: Fachtechnisch Richtig
Da in den Vorschriften eine klare Abgrenzung der Verantwortung durch die Teilbescheinigung fehlt, wird
diese aus der Aufzählung der Nr. 1 zur sachlichen Richtigkeitsfeststellung abgeleitet. Die/der
Feststellende der fachtechnischen Richtigkeit übernimmt die Verantwortung
1.2.1 für die Richtigkeit von Maßen, Mengen, Einzelansätzen in Aufmaßen, Abrechnungszeichnungen,
Mengenberechnungen, Stundenlohnzetteln, Lieferscheinen und dgl.,
1.2.2 für die rechnerische Richtigkeit und dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf
Berechnungen beruhenden Angaben richtig sind,
1.2.3 dafür, dass nach den geltenden Vorschriften und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit verfahren
worden ist,
1.2.4 dafür, dass die Lieferung oder Leistung sowohl dem Grunde nach als auch hinsichtlich der Art ihrer
Ausführung geboten war,
1.2.5 für die Richtigkeit der den Unternehmerforderungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Vertrags- und
Berechnungsunterlagen, wie z.B. Bauverträge, Nachträge dazu, Auftragsschreiben, Tarife, gesetzliche
Bestimmungen, bestätigte Aufmaß- und Lieferbescheinigungen, anerkannte Stundenlohnarbeiten,
1.2.6 dafür, dass die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder dem
Auftrag sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist, d.h., dass Lieferungen und Leistungen in Art,
Güte und Umfang wie berechnet, vertragsgemäß und fachgerecht ausgeführt worden sind,
1.2.7 dafür, dass die in den begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden Angaben
richtig sind,
1.2.8 dass Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen vollständig und richtig berücksichtigt wurden,
1.2.9 dass die erbrachten Teil/Leistungen mit den ermittelten Mengenansätzen des Auftrages übereinstimmen,
keine Mehrmassen oder Mehrforderungen bekannt sind und bei erheblichen Abweichungen vom Auftrag
zur Abrechnung frühzeitig eine Begründung vorliegt und
1.2.10 bei Instandsetzung oder Ersatz eine Ersatzpflicht eines Dritten berücksichtigt worden ist oder nicht in
Frage kam.
Es müssen somit alle die fachtechnische Beurteilung umfassenden Gesichtspunkte erfüllt sein.
Anmerkung:
Die sachliche und fachtechnische Bescheinigung darf nicht zusammen von nur einer Person abgegeben
werden! Also, entweder sachlich und rechnerisch oder fachtechnisch und rechnerisch richtig.
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1.3 Umfang der Verantwortung der Feststellung der sachlichen Richtigkeit bei Vorliegen des
Feststellungsvermerks der fachtechnischen Richtigkeit
Die/der Feststellende der sachlichen Richtigkeit übernimmt bei Vorliegen des Feststellungsvermerks
"fachtechnisch richtig" die Verantwortung dafür, dass
1.3.1 die in den Rechnungsbelegen enthaltenen tatsächlichen Angaben (Eckdaten für die Zahlung, wie
Auftragshöhe und Festlegung, Vertragsdaten) richtig sind,
1.3.2 die Person zur Abgabe der fachtechnischen Richtigkeit berechtigt war,
1.3.3 Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt wurden,
1.4 Übertragung der Feststellung der fachtechnischen Richtigkeit auf andere Personen
Die Teilbescheinigung kann aufgrund schriftlicher Verträge und sonstiger Vereinbarungen auch von
anderen Personen (z.B. freiberuflichen Architekten und Ingenieuren) abgegeben werden. Soweit diese
mit der Bauüberwachung und Abrechnung beauftragt sind, wird ihnen auch die Feststellungsbefugnis für
Kostenrechnungen übertragen. Die Feststellung der fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit ist
eine Teilbescheinigung im haushaltsrechtlichen Sinne und entlastet die/den „sachlich richtig“
Feststellenden.
Die Übertragung der Feststellung auf eine andere Person entbindet nicht von der Notwendigkeit, von der
Planung bis zur Abrechnung des Bauvorhabens eine begleitende Kontrolle auszuüben und ggf. den
Dritten zur sorgfältigen und wirtschaftlichen Durchführung seiner Aufgabe anzuhalten. Dabei wird es
auch notwendig sein, Kostenrechnungen, die von Dritten als fachtechnisch und rechnerisch richtig
bescheinigt werden, in genügend nachweisbaren Stichproben zu kontrollieren.
Haben der/die „sachlich richtig“ Feststellende Zweifel an der Teilbescheinigung von Dritten, darf diese
nicht anerkannt werden.
1.5 Umfang der Verantwortung in besonderen Fällen
Die Verantwortung der Feststellerin/des Feststellers der sachlichen oder fachtechnischen Richtigkeit ist
eingeschränkt, wenn eine lückenlose Nachprüfung nach Lage des Einzelfalles nicht möglich ist. In diesen
Fällen erstreckt sich die Verantwortung nur darauf, dass sich Bedenken gegen die Richtigkeit der
Angaben nicht ergeben haben.
Muss ausnahmsweise (z.B. bei Erkrankungen, nach Verletzungen oder Ausscheiden der zuständigen
Feststellerin/des zuständigen Feststellers) die sachliche bzw. fachtechnische Bescheinigung von einer
Person bescheinigt werden, die den Sachverhalt nicht im vollen Umfang übersehen und beurteilen kann,
so gilt das oben Gesagte entsprechend.
Die Feststellerin/der Feststeller hat in der Bescheinigung anzugeben, wieweit und weshalb die
Nachprüfung nicht im vollen Umfang durchgeführt werden konnte.
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- Rechnerische Richtigkeit
2.1 Inhalt der Bescheinigung: Rechnerisch Richtig
Die Feststellerin/der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Bescheinigung
(Unterzeichnung des Feststellungsvermerkes "rechnerisch richtig") die Verantwortung dafür, dass alle auf
eine Berechnung beruhenden Angaben in der Kassen- oder Zahlungsanordnung und den sie
begründenden Unterlagen richtig sind. Sie beschränkt sich nicht nur auf die Nachrechnung der
Rechnungsbelege; sie erstreckt sich auch auf die Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden
Ansätze (z.B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).
Sind an der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit noch andere Beschäftigte beteiligt, so muss aus
der Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.
Sind Endbeträge geändert worden, so lautet der Vermerk "rechnerisch richtig mit ____ Euro ____ Cent."
Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben.
Absetzungen von Rabatt und Skontobeträgen gelten nicht als Änderungen.
- Umfang der Verantwortung der oder des Anordnungsbefugten auf Kassen- oder Zahlungsanordnungen
Im Rahmen des 4-Augen-Prinzips erstreckt sich die Verantwortung der oder des Anordnungsbefugten im
Wesentlichen darauf, dass
3.1 in der förmlichen Kassen- oder Zahlungsanordnung und den Anlagen erkennbare Fehler nicht enthalten
sind,
3.2 die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von den dazu befugten Personen
abgegeben worden sind und
3.3 Ausgabe- und Betriebsmittel zur Verfügung stehen.
Der oder die Anordnungsbefugte darf in der Kassen- oder Zahlungsanordnung die rechnerische
Richtigkeit nicht bescheinigen.
- Zusammenfassung der Feststellungsvermerke
4.1 für die sachlich richtige Feststellung
„Sachlich richtig“
4.2 für die sachliche und rechnerische Feststellung
"Sachlich und rechnerisch richtig"
bei geänderten Endbeträgen
"Sachlich und rechnerisch richtig mit ____ Euro ____ Cent"
4.3 für die fachtechnische Feststellung
"Fachtechnisch richtig"
4.4 für die fachtechnische und rechnerische Feststellung
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"Fachtechnisch und rechnerisch richtig"
bei geänderten Endbeträgen
"Fachtechnisch und rechnerisch richtig mit ____ Euro ____ Cent"
4.5 für die rechnerische Feststellung
"Rechnerisch richtig"
bei geänderten Endbeträgen
„Rechnerisch richtig mit ____ Euro ____ Cent"
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