D_Einreichung Erstangebot ELT.pdf

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Vergabeunterlage D – Einreichung Erstangebot

Über die Vergabeplattform

Gleichlautend an alle Bieter

DLR Braunschweig – Geb. 888, Sanierung Starkstromanlagen, Mittelspannungs- und Niederspannungsschaltanlagen Leistungen der Planung der Technischen Ausrüstung, Anlagengruppe 4, Lph. 5-9 gemäß §§ 53 ff. HOAI Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Aufforderung zur Einreichung eines Erstangebots

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass die Vergabestelle aufgrund Ihrer Bewerbung zu o. g. Projekt entschieden hat, Sie zur Angebotsabgabe aufzufordern.

Digitale Einreichung des Angebots, bestehend aus

◼ Honorarangebot (mittels Honorarformblatt – Vergabeunterlage E)

◼ Auftragsbezogenes Konzept zur Sicherstellung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen

Tag: siehe Vergabeplattform

Uhrzeit: siehe Vergabeplattform

Vergabeplattform: https://www.subreport.de/

Das Erstangebot ist zwingend digital über die Vergabeplattform subreport ELViS unter der oben genannten URL einzureichen. Die Zustellung in Papierform ist nicht zulässig.

Das im Rahmen des Angebots einzureichende schriftliche Konzept darf max. 30 Seiten DIN A4 in Querformat bei gut lesbarer Schriftgröße im Dateiformat PDF nicht überschreiten. Deckblatt/Titelseite und Abschlussseite (z. B. Kontaktdaten) werden hierbei nicht mitgezählt, jedoch alle anderen Seiten einschließlich etwaiger Einschübe zur Gliederung. Wird die maximal zulässige Seitenanzahl überschritten, werden die auf den überzähligen Seiten enthaltenen Inhalte nicht gewertet. Eine durchgängige Seitennummerierung der Konzeptinhalte würde dem Wertungsgremium die Arbeit erleichtern.

Im schriftlichen Konzept, das Sie als Teil des Erstangebots einreichen, müssen die nachstehenden geforderten wertungsrelevanten Inhalte enthalten sein. Daneben ist das ausgefüllte Honorarangebotsformblatt einzureichen. Nach der Öffnung der fristgerecht eingegangenen Angebote werden diese einer formalen Prüfung durch den Auftraggeber unterzogen.

Der öffentliche Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag auf der Grundlage der eingereichten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. Sofern Bedarf für einen Verhandlungstermin besteht, findet dieser voraussichtlich in der X. Kalenderwoche 2026 statt. Eine gesonderte Einladung dazu erhalten Sie rechtzeitig.

Sollte ein Verhandlungstermin stattfinden, darf das vorzustellende auftragsbezogene Konzept nicht vom vorab eingereichten auftragsbezogenen Konzept abweichen.

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Im Rahmen der Ausarbeitung Ihres schriftlichen Konzepts gehen Sie bitte auf folgende Wertungsaspekte ein. Beachten Sie hierzu die Erwartungshorizonte zu den Wertungsaspekten, welche in der Anlage beigefügt sind.

1. Personelle Besetzung Gewichtung = 40 %

• Projektleitung Benennung der Projektleitung mit Darlegung des persönlichen Erfahrungshintergrundes (u. a. Lebenslauf und Referenzprojekte) bzw. der persönlichen Kenntnisse sowie der Einbindung in andere Projekte (zeitliche Verfügbarkeit). Gewichtung = 10 %

• Stellvertretende Projektleitung Benennung der stellvertretenden Projektleitung mit Darlegung des persönlichen Erfahrungshintergrundes (u. a. Lebenslauf und Referenzprojekte) bzw. der persönlichen Kenntnisse sowie der Einbindung in andere Projekte (zeitliche Verfügbarkeit). Gewichtung = 10 %

• Projektbearbeitende (Mitarbeiter:innen für die einzelnen Teilaufgaben) Vorstellung der vorgesehenen Projektmitarbeitenden mit Darstellung der zeitlichen Verfügbarkeit bzw. Einbindung in andere Projekte. Darstellung der vorgesehenen Aufgabenverteilung innerhalb des Projektteams. Gewichtung = 10 %

• Darstellung der kurzfristigen Verfügbarkeit vor Ort in Planungs- und Ausführungsphase Gewichtung = 10 %

2. Fachtechnische Lösungsansätze Gewichtung = 20 %

Darstellung der Herangehensweise an komplexe fachtechnische Aufgabenstellungen anhand von praktischen Beispielen. Die Darstellung soll in Bezug auf den zu vergebenen Auftrag anhand realisierter Bauprojekte, die mit dem geplanten Vorhaben vergleichbar sind, erfolgen und kann durch Zeichnungen, Skizzen, Diagramme, Tabellen u. ä., die die Arbeitsweise verdeutlichen, ergänzend verdeutlicht werden. Es sollen Ansätze der Problemlösungen und Lösungsmöglichkeiten in folgenden Maßnahmenbereichen vorgestellt werden, die im Auftragsfall für die ausschreibungsgegenständliche Maßnahme Anwendung finden.

• Maßnahmen zur Gewichtung = 20 % ▪ Ablauforganisation im Projektteam und mit den Planungsbeteiligten ▪ Qualitätssicherung ▪ Kostensicherung und -optimierung ▪ Terminsicherung

3. Nachhaltigkeit Gewichtung = 20 %

Darstellung der Herangehensweise an komplexe fachtechnische Aufgabenstellungen anhand von praktischen Beispielen. Die Darstellung soll in Bezug auf den zu vergebenen Auftrag anhand realisierter Bauprojekte, die mit dem geplanten Vorhaben vergleichbar sind, erfolgen und kann durch Zeichnungen, Skizzen, Diagramme, Tabellen u. ä., die die Arbeitsweise verdeutlichen, ergänzend verdeutlicht werden. Erläuterung der Vorgehensweise, dass das zu errichtende Gebäude und deren

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gebäudebezogenen technischen Anlagen so konzipiert und umgesetzt wird, dass es dem DLR-Ziel der Treibhausgasneutralität entspricht und fossile Energieträger nicht mehr zum Einsatz kommen. Es soll eine erkennbar werden, wie die nachhaltigen Planungsansätze Suffizienz, Effizienz und Konsistenz in Bezug auf dieses Vorhaben Anwendung finden können. Es sollen Ansätze der Problemlösungen und Lösungsmöglichkeiten in folgenden Maßnahmenbereichen vorgestellt werden, die im Auftragsfall für die ausschreibungsgegenständliche Maßnahme Anwendung finden. Nachhaltigkeit:

• Ressourcen- und Materialeffizienz
• Kreislaufwirtschaft, Rückbaufähigkeit, Wiederverwendbarkeit
• Lebenszykluskosten

4. Honorarangebot Gewichtung = 20 %

Die Honorarkonditionen sind mittels des zur Verfügung gestellten Honorarformblattes anzubieten.

Die Wertung der Qualität des Konzeptes erfolgt in der Weise, dass der Vorschlag des Bieters anhand der Wertungsmatrizen mit Wertungspunkten für jedes Unterkriterium von 0 bis 5 bewertet wird. Die Höhe der erreichten Wertungspunkte richtet sich danach, inwieweit das vom Bieter vorgelegte Konzept dem im Mustereinladungsschreiben bekannt gegebenen Erwartungshorizont, auch im Vergleich zu anderen Bietern entspricht. Es wird darauf hingewiesen, dass auch Zwischenwerte (z. B. 3,5 Punkte) seitens des Wertungsgremiums vergeben werden können.

Sollte sich das Wertungsgremium nicht für eine konsensuale Wertung entscheiden (Wertung der Kriterien als Gremium), sondern für Einzelwertungen (Wertung der Kriterien durch jedes Gremiumsmitglied / Bildung des Mittelwerts), sind auch Wertungspunkte möglich, die auf zwei Nachkommastellen gerundet werden. Die Vergabe der Wertungspunkte wird wie folgt durchgeführt, wobei die entsprechenden Erwartungshorizonte der Wertungsaspekte diesem Aufforderungsschreiben als Anlage beigefügt sind:

• 5 Wertungspunkte: Das Konzept entspricht dem Erwartungshorizont vollumfänglich; das Kriterium wird somit sehr gut erfüllt.
• 4 Wertungspunkte: Das Konzept entspricht dem Erwartungshorizont in sehr großen Teilen; das Kriterium wird gut erfüllt.
• 3 Wertungspunkte: Das Konzept entspricht dem Erwartungshorizont überwiegend; das Kriterium wird befriedigend erfüllt.
• 2 Wertungspunkte: Das Konzept entspricht dem Erwartungshorizont in Teilen, wobei einige Aspekte nicht enthalten sind bzw. fehlen; das Kriterium wird ausreichend erfüllt.
• 1 Wertungspunkte: Das Konzept entspricht in dem Erwartungshorizont nur geringfügig; diverse Aspekte fehlen; das Kriterium wird mangelhaft erfüllt.
• 0 Wertungspunkte: Das Konzept entspricht dem Erwartungshorizont in keiner Weise bzw. das Kriterium wurde nicht thematisiert; das Kriterium wird ungenügend erfüllt.

Die Bewertung des Honorars errechnet sich wie folgt:

• Durch die Vergabestelle wird auf Basis der angebotenen Honorarkonditionen und aller Optionen sowie der derzeitig angenommenen anrechenbaren Kosten jeweils ein „Vergleichshonorar“ berechnet.
• Das im Vergleich günstigste Honorarangebot erhält 5 Wertungspunkte.
• Honorarangebote, die ≥ 50 % höher als das wirtschaftlich günstigste Honorarangebot liegen erhalten 0 Wertungspunkte.
• Dazwischenliegende Honorarangebote werden linear interpoliert.

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• Bzgl. der Stundensätze werden jeweils 20 Stunden für den Auftragnehmer, den Projektleiter, den Ingenieur sowie den technischen Mitarbeiter in Ansatz gebracht und dem Honorarangebotswert aufaddiert.
• Bzgl. der zusätzlichen und besonderen Leistungen werden die durch den Bieter angebotenen Honorarpauschalen für die besonderen Leistungen dem Honorarwert aufaddiert.

Nach dem oben dargestellten Maßstab werden zunächst Wertungspunkte vergeben. Daraufhin erfolgt die Ermittlung der für den jeweiligen Bieter zutreffenden Leistungspunktzahl in zwei Schritten:

(1) Im ersten Schritt erhält jeder Bieter für jedes Kriterium - je nach Erfüllungsgrad - die Wertungspunkte. (2) Im zweiten Schritt werden die erzielten Wertungspunkte pro Kriterium in Leistungspunkte umgerechnet.

Die Umrechnung erfolgt wie folgt: Die Anzahl der jeweiligen Wertungspunkte wird mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert. Die so ermittelten Leistungspunkte werden für jeden Bieter addiert. Dabei wird eine Rundung auf die zweite Nachkommastelle erfolgen. Der Bieter mit der höchsten Gesamtleistungspunktzahl erhält den Zuschlag.

Die Vergabeunterlagen, darunter Plan- bzw. Informationsunterlagen (Vergabeunterlage G), das Honorarangebotsformblatt (Vergabeunterlage E) sowie der Vertragsentwurf (Vergabeunterlage F), stehen Ihnen über die Vergabeplattform zum Download zur Verfügung. Entsprechende Zugangsdaten haben Sie per E-Mail erhalten.

Sollten Sie Anmerkungen zu den Vertragsunterlagen oder zum Vergabeverfahren haben, so sind diese schriftlich über die Vergabeplattform einzureichen. Die Antworten auf die Fragen bzw. Anmerkungen werden allen Bietern zur Verfügung gestellt.

Etwaige Kosten für das Verfahren werden nicht erstattet.

Beste Grüße

Die Vergabestelle

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Anlage: Erwartungshorizont Wertungsaspekte Die jeweilige Maximalpunktzahl i. H. v. 5,0 Punkten wird vergeben, wenn das Kriterium nach Auffassung des Vergabegremiums, auch im Vergleich zu den anderen Bietern „sehr gut erfüllt wurde“. Der entsprechende Erwartungshorizont je Auftragskriterium für die Maximalpunktzahl ist im Folgenden aufgeführt. Bei Abweichungen vom angegebenen Erwartungshorizont wird je nach Umfang der Abweichung eine entsprechende Abwertung bei der zu vergebenen Punktzahl vorgenommen.

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