A_Verfahrensbedingungen ELT.pdf

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VERFAHRENSBEDINGUNGEN

VERHANDLUNGSVERFAHREN MIT TEILNAHMEWETTBEWERB

PROJEKT

DLR Braunschweig – Geb. 888, Sanierung Starkstromanlagen, Mittelspannungs- und Niederspannungsschaltanlagen

VERFAHREN VgV-Vergabeverfahren zur Auswahl des Dienstleistungserbringers der Leistungen der Planung der Technischen Ausrüstung, Anlagengruppe 4 Leistungsphasen 5-9 gemäß §§ 53 ff. HOAI Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

HINWEIS Das Verzeichnis der zur Verfügung gestellten Unterlagen befindet sich am Schluss der Verfahrensbedingungen!

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INHALT

1 ÜBERBLICK ÜBER DAS VERGABEVERFAHREN 3

2 VERFAHRENSABLAUF 4 2.1 Auftragsbekanntmachung und Abruf der Vergabeunterlagen 4 2.2 Vergabeplattform 4 2.3 Verfahrensart 4 2.4 Verfahrenssprache 4 2.5 Ansprechpartner 4 2.6 Teilnahmewettbewerb 4 2.7 Bewerberfragen 5 2.8 Formale Anforderung an die Abgabe der Teilnahmeanträge 5 2.8.1 Einreichung über die Vergabeplattform 5 2.8.2 Teilnahmefrist 5 2.9 Inhaltliche Anforderungen an den Teilnahmeantrag 5 2.10 Öffnung der Teilnahmeanträge 6 2.11 Wertung der Teilnahmeanträge 6 2.12 Verhandlungsverfahren 6 2.13 Nachnominierung von Bewerbern 6 2.14 Formale Anforderungen an die Abgabe des Angebots 6 2.14.1 Einreichung über die Vergabeplattform 6 2.14.2 Angebotsfrist 7 2.14.3 Bindefrist 7 2.15 Inhaltliche Anforderungen an das Angebot 7 2.15.1 Angebotsbestandteil I: Auftragsbezogenes Konzept zur Sicherstellung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen 7 2.15.2 Angebotsbestandteil II: Honorarangebot 8 2.16 Bieterseitige Anmerkungen zu den Vertragsunterlagen oder zum Vergabeverfahren 8 2.17 Öffnung der Angebote 8 2.18 Wertung der Angebote 8 2.18.1 Wertungssystematik 9 2.18.2 Leistungspunkte 10 2.19 Bieterpräsentationen 10 2.20 Ablauf des weiteren Verhandlungsverfahrens 10 2.21 Interne Zuschlagsentscheidung 11 2.22 Zuschlag / Vertragsschluss 11

3 HINWEISE ZUM ELEKTRONISCHEN VERGABEVERFAHREN 11 3.1 Kommunikation 11 3.2 Whitelisting 11 3.3 Textform 11 3.4 zwingender Ausschluss 12 3.5 Vollständigkeit der Unterlagen 12 3.6 rechtzeitiger und vollständiger Eingang 12 3.7 Upload abschließen! 12 3.8 Telefonservice für Bewerber/Bieter 12 3.9 Hilfedateien Fehler! Textmarke nicht definiert.

4 ÄNDERUNGSVORBEHALT 12

5 UNTERAUFTRAGNEHMER / BIETERGEMEINSCHAFTEN 12

6 UNZULÄSSIGE WETTBEWERBSBESCHRÄNKUNGEN 13

7 HINWEISPFLICHT BEI UNVOLLSTÄNDIGKEIT ODER UNKLARHEITEN 13

8 GEHEIMHALTUNG / ZWECKBINDUNG DER VERGABEUNTERLAGEN 13

9 URHEBERRECHT UND KENNZEICHNUNG VON GEHEIMNISSEN 13

10 RÜGEPFLICHT 13

11 KOSTEN 14

12 VORRANG DER EU-AUFTRAGSBEKANNTMACHUNG 14

13 VERZEICHNIS DER ZUR VERFÜGUNG GESTELLTEN UNTERLAGEN 14

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1 ÜBERBLICK ÜBER DAS VERGABEVERFAHREN

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2 VERFAHRENSABLAUF

2.1 Auftragsbekanntmachung und Abruf der Vergabeunterlagen

Die Ausschreibung begann mit der Absendung der europaweiten Auftragsbekanntmachung an das Supplement zum EU-Amtsblatt.

2.2 Vergabeplattform

Interessierte Unternehmen können ab dem Tag der Veröffentlichung unter folgender Internet-Adresse die Vergabeunterlagen abrufen: https://www.subreport.de/

Das gesamte Vergabeverfahren wird elektronisch über die Vergabeplattform subreport ELViS abgewickelt.

2.3 Verfahrensart

Die Ausschreibung erfolgt im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 GWB i. V. m. §§ 14 Abs. 3 N. 3, 17 Abs. 1 VgV, 74 VgV. Soweit das Verfahren nicht gesetzlich festgelegt ist oder bereits in der Auftragsbekanntmachung erläutert wurde, richtet sich das Verfahren nach den im Folgenden festgelegten Verfahrensbedingungen.

2.4 Verfahrenssprache

Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Die Bewerbungs- und Angebotsunterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen. Fremdsprachige Nachweise sind in beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.

2.5 Ansprechpartner

Die Verfahrenskommunikation erfolgt über die Vergabeplattform. Änderungen oder Bewerber- bzw. Bieterantworten werden ebenfalls über die Vergabeplattform bereitgestellt.

Um die ungehinderte Zustellung verfahrensrelevanter E-Mails sicherzustellen, wird Bewerbern und Bietern nachdrücklich empfohlen, der Domäne subreport.de (Domäne der Vergabeplattform) durch Whitelisting eine positive Reputation und Vertrauenswürdigkeit innerhalb ihres Kommunikations- und Sicherheitssystems zuzuweisen.

Ansonsten könnten Benachrichtigungen der Vergabepattform auch im Spam-Ordner/Junk-Mail- Ordner/Bulk-Mail-Ordner des für das Verfahren hinterlegten E-Mail-Accounts zu finden sein. Während des gesamten Vergabeverfahrens ist es deshalb unerlässlich, dass Sie auch diese Ordner regelmäßig überprüfen.

2.6 Teilnahmewettbewerb

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wird zunächst die Eignung geprüft. Ausweislich der in der Vergabebekanntmachung hinterlegten objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien wird die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, begrenzt. Der Auftraggeber legt die zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nach Auswertung der Teilnahmeanträge fest.

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2.7 Bewerberfragen

Fragen und Anmerkungen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die Kommunikationsebene der Vergabeplattform zu richten. Verbindliche Stellungnahmen werden als Erläuterungen, Konkretisierungen oder Änderungen zu den Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform bis sechs Kalendertage vor Ablauf der jeweiligen Frist veröffentlicht.

Die Bewerber sind verpflichtet, sich bis zum Ablauf der jeweiligen Frist auf der Vergabeplattform zu informieren, ob sich Erläuterungen, Konkretisierungen oder Änderungen in den Vergabeunterlagen ergeben haben. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich die Notwendigkeit ergeben kann, die jeweilige Frist auch noch innerhalb der vorgenannten sechs Kalendertage zu verschieben. In einem solchen Fall wird unverzüglich ebenfalls über die Vergabeplattform informiert.

2.8 Formale Anforderung an die Abgabe der Teilnahmeanträge

2.8.1 Einreichung über die Vergabeplattform

Die Antragsunterlagen sind zwingend auf elektronischem Weg und fristgerecht über die Vergabeplattform einzureichen. Für die Einreichung eines Teilnahmeantrags ist eine Registrierung als Bewerber auf der Vergabeplattform erforderlich. Mit Fristablauf muss die Einstellung des Teilnahmeantrags samt geforderter Eigenerklärungen über die Vergabeplattform abgeschlossen sein.

Für die Abgabe elektronischer Angebote sieht das Vergaberecht über § 53 Abs. 1 VgV grundsätzlich die Textform nach § 126b BGB vor: Angebote in Textform benötigen keine eigenhändige Namensunterschrift mehr und müssen nicht elektronisch signiert werden. Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist lediglich der Bewerber bzw. Bieter und dessen zur Vertretung berechtigte natürliche Person zu benennen (= Aussteller der Erklärung gemäß § 126b BGB).

Der Einreichungsprozess über die Vergabeplattform sieht entsprechende Abfragen vor. Wenn Sie den vorgegebenen Prozess durchlaufen, wird der Textformerfordernis genüge getan.

Ein auf postalischem Wege sowie per E-Mail, per Telefax oder rein über die Bewerberkommunikation der Vergabeplattform übermittelter Teilnahmeantrag ist nicht zugelassen.

Bitte beachten Sie hinsichtlich der Einreichung des Teilnahmeantrags weiterhin die „Hinweise zum elektronischen Vergabeverfahren“ unter Punkt 3.

2.8.2 Teilnahmefrist

Der Teilnahmeantrag ist zwingend bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist, einzureichen. Bis zu diesem Zeitpunkt muss der Teilnahmeantrag über die Vergabeplattform beim Auftraggeber vollständig eingegangen sein. Es wird darauf hingewiesen, dass ein Teilnahmeantrag, der nicht fristgerecht eingegangen ist, ausgeschlossen wird, es sei denn, der Bewerber hat dies nicht zu vertreten.

Die Einschaltung Dritter bei der Übermittlung des Teilnahmeantrags wird nach gefestigter Rechtsprechung im Vergaberecht dem Bewerber zugerechnet. Ein verspäteter Eingang des Teilnahmeantrages auf der Vergabeplattform führt daher in aller Regel zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.

2.9 Inhaltliche Anforderungen an den Teilnahmeantrag

Die inhaltlichen Anforderungen an den Teilnahmeantrag samt erforderlicher Eigenerklärungen ergeben sich aus der Auftragsbekanntmachung und dem Bewerbungsformular des Teilnahmeantrags. Ein unvollständiger Teilnahmeantrag führt – vorbehaltlich einer Nachforderung gemäß § 56 Abs. 2-4 VgV –

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zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Bitte verwenden Sie die zur Verfügung gestellten Formblätter.

Bewerbungsformular Teilnahmeantrag (.docx)

2.10 Öffnung der Teilnahmeanträge

Die elektronische Öffnung der eingegangenen Teilnahmeanträge erfolgt nach § 55 Abs. 2 S. 1 und 3 VgV. Hierbei sind Bewerber gemäß § 55 Abs. 2 S. 2 VgV nicht zugelassen.

2.11 Wertung der Teilnahmeanträge

Der Auftraggeber wird die eingegangenen Teilnahmeanträge nach der Submission gemäß §§ 56 Abs. 1, 51 Abs. 1 VgV prüfen und werten. Er behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen gemäß § 56 VgV nachzufordern, erläutern oder vervollständigen zu lassen. Fehlerhafte Unterlagen werden nicht nachgefordert. Die Prüfung, die Wertung und ggf. die Begrenzung der Anzahl der Bewerber erfolgt nach Maßgabe der in der Auftragsbekanntmachung und im Kriterienkatalog zum Teilnahmewettbewerb dargestellten Eignungskriterien und Gewichtungen.

Kriterienkatalog Teilnahmewettbewerb (.pdf)

2.12 Verhandlungsverfahren

Der Auftraggeber entscheidet nach Auswertung des Teilnahmeantrags, ob der Bewerber zum Verhandlungsverfahren eingeladen wird. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe und ggf. der Einladung zum Präsentationstermin leitet der Auftraggeber das Verhandlungsverfahren ein. Im Teilnahmewettbewerb liegt das Aufforderungsschreiben zunächst nur im Entwurf vor.

Einreichung Erstangebot (.pdf)

2.13 Nachnominierung von Bewerbern

Für den Fall, dass ein oder mehrere Bewerber nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe auf ihre weitere Teilnahme am Verfahren verzichten, behält sich der Auftraggeber vor, geeignete, aber punktschwächere Bewerber nachzunominieren. Je nach zeitlichem Ablauf der Bewerberabsage geht die Nachnominierung mit einer Anpassung der Angebotsfrist einher. In einem solchen Fall werden die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber unverzüglich über die Vergabeplattform informiert.

Ein Rechtsanspruch auf Nachnominierung besteht nicht.

2.14 Formale Anforderungen an die Abgabe des Angebots

2.14.1 Einreichung über die Vergabeplattform

Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe setzt der Auftraggeber eine Angebotsfrist. Die gesamten Angebotsunterlagen sind – wie der Teilnahmeantrag – zwingend über die Vergabeplattform in Textform einzureichen.

Für die Abgabe elektronischer Angebote sieht das Vergaberecht über § 53 Abs. 1 VgV grundsätzlich die Textform nach § 126b BGB vor: Angebote in Textform benötigen keine eigenhändige Namensunterschrift mehr und müssen nicht elektronisch signiert werden. Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist lediglich der Bewerber bzw. Bieter und dessen zur Vertretung berechtigte natürliche Person zu benennen (= Aussteller der Erklärung gemäß § 126b BGB).

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Der Einreichungsprozess bei subreport ELViS sieht entsprechende Abfragen vor. Wenn Sie den vorgegebenen Prozess durchlaufen, wird der Textformerfordernis genüge getan.

Ein auf postalischem Wege sowie per E-Mail, per Telefax oder auch rein über die Bieterkommunikation der Vergabeplattform übermitteltes Angebot ist nicht zugelassen.

Bitte beachten Sie hinsichtlich der Einreichung des Angebots den 3. Punkt „Hinweise zum elektronischen Vergabeverfahren“.

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Angebot, das nicht form- und fristgerecht eingegangen ist, ausgeschlossen wird, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (vgl. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV).

Die den Bietern im Verlauf des Verfahrens erteilten weiteren Informationen (Antworten der Auftraggeber auf Fragen der Bieter, sonstige Hinweise etc.) sind ebenso wie die Vergabeunterlagen bei der Erstellung des Angebots zugrunde zu legen. Antwortschreiben und Hinweise des Auftraggebers sowie verfahrensleitende Verfügungen, welche die Vergabeunterlagen ergänzen, präzisieren oder abändern, gehen diesen Vergabeunterlagen vor.

2.14.2 Angebotsfrist

Die verbindliche Angebotsfrist wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe festgelegt.

2.14.3 Bindefrist

Die Bieter sind bis 90 Tage nach Ablauf der Abgabefrist an ihre Angebote gebunden.

2.15 Inhaltliche Anforderungen an das Angebot

Das einzureichende Angebot setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

— Angebotsbestandteil I: auftragsbezogenes Konzept zur Sicherstellung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen

— Angebotsbestandteil II: Honorarangebot

2.15.1 Angebotsbestandteil I: Auftragsbezogenes Konzept zur Sicherstellung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen

Die Entscheidung über den Bestbieter erfolgt auf der Grundlage des auftragsbezogenen Konzepts zur Sicherstellung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Dieses Konzept ist zusammen mit dem Honorarangebot fristgerecht einzureichen.

Zu den formalen und inhaltlichen Anforderungen wird auf das Aufforderungsschreiben verwiesen.

Vergabeunterlage D Einreichung Erstangebot (.pdf)

Der Auftraggeber erwartet eine nachvollziehbare Darstellung zu den vorgenannten Aspekten, die erkennen lässt, dass der Bieter im Auftragsfall die Besonderheiten der ausgeschriebenen Leistung berücksichtigt und durch seine ablaufbezogenen Maßnahmen eine vertragsgerechte Leistungserbringung entsprechend der Vergabeunterlagen sicherstellt.

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2.15.2 Angebotsbestandteil II: Honorarangebot

Zur besseren Vergleichbarkeit und zur Gewährleistung der Übersichtlichkeit haben die Bieter für die Einreichung des Honorarangebots das bereitgestellte Honorarangebotsformblatt zu verwenden. Im Teilnahmewettbewerb liegt das Honorarangebotsformblatt zunächst nur als Entwurf (.pdf) vor.

Honorarangebotsformblatt (.pdf)

2.16 Bieterseitige Anmerkungen zu den Vertragsunterlagen oder zum Vergabeverfahren

Sollten Bieter Anmerkungen zu den Vertragsunterlagen oder zum Vergabeverfahren haben, so sind diese ausschließlich über die Kommunikationsebene der Vergabeplattform einzureichen. Verbindliche Stellungnahmen werden als Erläuterungen, Konkretisierungen oder Änderungen zu den Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform bis sechs Kalendertage vor Ablauf der jeweiligen Frist veröffentlicht.

Die Bieter sind verpflichtet, sich bis zum Ablauf der jeweiligen Frist auf der Vergabeplattform zu informieren, ob sich Erläuterungen, Konkretisierungen oder Änderungen in den Vergabeunterlagen ergeben haben. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich die Notwendigkeit ergeben kann, die jeweilige Frist auch noch innerhalb der vorgenannten sechs Kalendertage zu verschieben. In einem solchen Fall wird unverzüglich ebenfalls auf der Vergabeplattform informiert.

2.17 Öffnung der Angebote

Die elektronische Öffnung der eingegangenen Angebote erfolgt nach § 55 Abs. 2 S. 1 und 3 VgV. Bieter sind gemäß § 55 Abs. 2 S. 2 VgV zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

2.18 Wertung der Angebote

Die Entscheidung über den Bestbieter erfolgt auf Basis der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien, d. h. auf Grundlage des geforderten Konzepts zur Sicherstellung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen sowie des Honorarangebots.

Die Wertungssystematik stellt bezogen auf Angebotsbestandteil I und II im Überblick wie folgt dar.

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Zu den Details der Wertungskriterien und Gewichtungen für Angebotsbestandteil I wird auf das Aufforderungsschreiben zur Einreichung des Erstangebots verwiesen.

Vergabeunterlage D Einreichung Erstangebot (.pdf)

Die im Aufforderungsschreiben aufgeführten Kriterien / Unterkriterien werden durch das Wertungsgremium jeweils mit Punkten von 0 bis 5 bewertet und wie dort dargestellt gewichtet. Es wird darauf hingewiesen, dass auch Zwischenwerte (z. B. 3,5 Punkte) vergeben werden können. Insgesamt können also (mit Gewichtung) maximal 500 Leistungspunkte erreicht werden.

2.18.1 Wertungssystematik

Die Wertungspunkte werden wie folgt ermittelt:

Die Qualität des eingereichten auftragsbezogenen Konzepts zur Sicherstellung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen wird mit maximal 400 Leistungspunkten bewertet.

Die Wertung der Qualität des Konzepts erfolgt in der Weise, dass die schriftlichen Ausführungen des Bieters anhand der Wertungsmatrizen mit Wertungspunkten für jedes Unterkriterium von 0 bis 5 bewertet werden. Die Höhe der erreichten Wertungspunkte richtet sich danach, inwieweit das vom Bieter vorgelegte Konzept den Erwartungshorizonten, auch im Vergleich zu den anderen Bietern, entspricht, die ebenfalls im Aufforderungsschreiben zur Einreichung des Erstangebots definiert wurden.

Die Wertungspunkte werden je Kriterium wie folgt ermittelt:

• 5 Wertungspunkte Die Ausführungen im Konzept entsprechen dem Erwartungshorizont vollumfänglich. Das Kriterium wird sehr gut erfüllt.

• 4 Wertungspunkte Die Ausführungen im Konzept entsprechen dem Erwartungshorizont in sehr großen Teilen. Das Kriterium wird gut erfüllt.

• 3 Wertungspunkte Die Ausführungen im Konzept entsprechen dem Erwartungshorizont überwiegend. Das Kriterium wird befriedigend erfüllt.

• 2 Wertungspunkte Die Ausführungen im Konzept entsprechen dem Erwartungshorizont in Teilen, wobei einige Aspekte nicht enthalten sind bzw. fehlen. Das Kriterium wird ausreichend erfüllt.

• 1 Wertungspunkte Die Ausführungen im Konzept entsprechen in dem Erwartungshorizont nur geringfügig; diverse Aspekte fehlen. Das Kriterium wird mangelhaft erfüllt.

• 0 Wertungspunkte Die Ausführungen im Konzept entsprechen dem Erwartungshorizont in keiner Weise bzw. das Kriterium wurde nicht thematisiert. Das Kriterium wird ungenügend erfüllt.

Die Wertung der Honorarangebote erfolgt in der Weise, dass das niedrigste Honorarangebot 5 Wertungspunkte erhält; Honorarangebote, die ≥ 50 % höher als das niedrigste Honorarangebot liegen, erhalten 0 Wertungspunkte. Dazwischenliegende Honorarangebote werden linear interpoliert.

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2.18.2 Leistungspunkte

Die Ermittlung der für den jeweiligen Bieter zutreffenden Leistungspunktzahl erfolgt in zwei Schritten:

(1) Im ersten Schritt erhält jeder Bieter für jedes Kriterium - je nach Erfüllungsgrad - die Wertungspunkte nach dem unter Ziffer Wertungssystematik dargestellten Maßstab.

(2) Im zweiten Schritt werden die erzielten Wertungspunkte pro Kriterium in Leistungspunkte umgerechnet. Hierbei wird die Anzahl der jeweiligen Wertungspunkte mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert.

Beispiel: Erreicht ein Bieter bei der Wertung des Honorarangebots 4,32 Wertungspunkte, so resultieren daraus folgende Leistungspunkte:

4,32 Wertungspunkte x Gewichtung 20 % x 100 = 86,40 Leistungspunkte

Die so ermittelten Leistungspunkte werden über alle Einzelkriterien hinweg für jeden Bieter aufaddiert. Dabei wird eine Rundung auf die zweite Nachkommastelle erfolgen. Der Bieter mit der höchsten Gesamtleistungspunktzahl hat das Angebot mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis, mithin das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält den Zuschlag.

2.19 Bieterpräsentationen

Im Regelfall findet eine Bieterpräsentation statt. Im Rahmen des Präsentationstermins soll das Erstangebot (insbesondere das Konzept) durch den Bieter vorgestellt werden. Es wird darauf hingewiesen, dass dieser Präsentationstermin zunächst als Bestandteil des Angebots und nicht von vornherein als Verhandlungsgespräch anzusehen ist.

Ob die Bieterpräsentation durchgeführt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ob eine Bieterpräsentation vorgesehen ist, entnehmen Sie bitte dem Aufforderungsschreiben zur Einreichung eines Erstangebots.

Der Auftraggeber behält sich ausweislich der Bekanntmachung vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. Für den Fall, dass Verhandlungen durchgeführt werden, wird der Auftraggeber nach Abschluss der Verhandlungen gemäß § 17 Abs. 14 S. 1 VgV endgültige Angebote einholen. In diesem Fall werden die Bieter mit gesondertem Schreiben zur Einreichung aufgefordert.

Zur Terminierung, zum Ablauf und den Inhalten der Bieterpräsentation wird auf das Aufforderungsschreiben zur Einreichung des Erstangebots verwiesen.

2.20 Ablauf des weiteren Verhandlungsverfahrens

Nach Eingang der Erstangebote wird das Wertungsgremium die Wertung der schriftlichen Angebote vornehmen.

Der Auftraggeber wird zeitnah festlegen, ob die Durchführung von Verhandlungen sowie die Einreichung endgültiger Angebote veranlasst ist oder ob auf Grundlage der bereits eingereichten Erstangebote der Zuschlag erteilt werden soll. Diese Entscheidung wird den Bietern über die Kommunikationsebene der Vergabeplattform mitgeteilt.

Für den Fall, dass Verhandlungen durchgeführt wurden und endgültige Angebote einzureichen sind, werden diese durch das Wertungsgremium einer erneuten Auswertung unterzogen. Für das Prozedere hinsichtlich der Einreichung eines endgültigen Angebots gelten die vorstehend gemachten Ausführungen zum (Erst-)Angebot entsprechend.

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2.21 Interne Zuschlagsentscheidung

Der Auftraggeber plant, nach Abschluss des Verhandlungsverfahrens die interne Zuschlagsentscheidung zeitnah zu treffen und anschließend die Informationsschreiben nach § 134 Abs. 1 GWB zur Auslösung der Stillhaltefrist zu versenden.

2.22 Zuschlag / Vertragsschluss

Der Auftraggeber plant, dem Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag nach Ablauf der gesetzlich normierten Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB zu erteilen. Der Vertragsschluss erfolgt, indem der Auftraggeber dem bestplatzierten Angebot den Zuschlag erteilt. Vertragsgrundlage ist das Vertragswerk samt Anlagen, das Bestandteil der Vergabeunterlagen ist.

Vertragsentwurf (.pdf)

3 HINWEISE ZUM ELEKTRONISCHEN VERGABEVERFAHREN

Seit dem 18. Oktober 2018 dürfen bei EU-weiten Vergabeverfahren

• Interessensbekundungen • Interessensbestätigungen • Teilnahmeanträge • und Angebote1

nur noch elektronisch abgegeben werden (§ 53 Abs. 1 VgV).

3.1 Kommunikation

Die gesamte Kommunikation – von der Bekanntmachung bis hin zur Zuschlagserteilung – läuft seitens des öffentlichen Auftraggebers grundsätzlich elektronisch und hierbei ausschließlich über die Vergabeplattform ab.

Auch von Bewerber- bzw. Bieterseite müssen Fragen und Hinweise zum Vergabeverfahren, fehlende Angaben und Nachweise zur Eignung oder Informationen zur Aufklärung des Angebotsinhalts elektronisch eingereicht werden (§ 9 Abs. 1 VgV).

3.2 Whitelisting

Um die ungehinderte Zustellung verfahrensrelevanter E-Mails der Vergabeplattform sicherzustellen, empfehlen wir Bewerbern und Bietern nachdrücklich, der Domäne subreport.de (Domäne der Vergabeplattform) durch Whitelisting eine positive Reputation und Vertrauenswürdigkeit innerhalb ihres Kommunikations- und Sicherheitssystems zu zuzuweisen. Die IT-Administration kann die genannten Absenderdomäne serverseitig entsprechend klassifizieren. Der für das Verfahren hinterlegte E-Mail- Account sollte zusätzlich seinen SPAM-Filter entsprechend definieren oder zumindest regelmäßig kontrollieren.

3.3 Textform

Für die Abgabe elektronischer Angebote sieht das Vergaberecht über § 53 Abs, 1 VgV grundsätzlich die Textform nach § 126b BGB vor: Angebote in Textform benötigen keine eigenhändige Namensunterschrift mehr und müssen nicht signiert werden. Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist lediglich der Bewerber bzw. Bieter und dessen zur Vertretung berechtigte natürliche Person zu benennen (= Aussteller der Erklärung gemäß § 126b BGB).

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Wenn Sie den vorgegebenen Prozess durchlaufen, wird der Textformerfordernis genüge getan.

3.4 zwingender Ausschluss

Fehlen diese Angaben zum Aussteller der Erklärung, ist das Angebot zwingend auszuschließen (§§ 57 Abs. 1 Nr. 1, 53 Abs. 1 VgV).

3.5 Vollständigkeit der Unterlagen

Unsere Vergabeunterlagen sehen für die geforderten Angaben entsprechende Formularfelder vor. Es ist für den Erfolg Ihres Angebots essenziell, dass Sie die Bewerbungs- und Angebotsunterlagen vollständig ausgefüllt auf der Vergabeplattform einreichen.

3.6 rechtzeitiger und vollständiger Eingang

Das elektronische Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig eingegangen sein. Ausschlaggebend ist der Eingang der Unterlagen auf der Vergabeplattform, nicht der Zeitpunkt, zu dem der Upload des Angebots gestartet wurde. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Übermittlung Ihrer Daten von der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung sowie der Größe der zu übermittelnden Angebotsunterlagen abhängt. Der vollständige und fristgerechte Eingang der Angebotsunterlagen liegt in der Verantwortung des Bieters. Unterlagen, die nach Verstreichen der Frist eingehen, sind auszuschließen. Der Bieter hat dafür Sorge zu tragen, dass alle seine Unterlagen ordnungsgemäß auf der Vergabeplattform hochgeladen wurden.

3.7 Upload abschließen!

Der Upload der Daten auf die Vergabeplattform muss unbedingt mit dem Versand des Angebots in den Angebotstresor der Ausschreibung abgeschlossen werden. Ohne diesen finalen Klick stehen Ihre Unterlagen im Vergabeverfahren nicht zur Verfügung.

3.8 Telefonservice für Bewerber/Bieter

Der Telefonservice der von uns genutzten Vergabeplattform subreport ELViS steht Ihnen bei technischen Fragestellungen unter +49 221 985 78-0 kostenfrei zur Verfügung.

1 Wenn im weiteren Text von Angebot(en) die Rede ist, schließt dies immer auch Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen und Teilnahmeanträge mit ein (vgl. § 53 Abs. 1 VgV).

4 ÄNDERUNGSVORBEHALT

Der Auftraggeber behält sich vor, den oben dargestellten zeitlichen Ablauf zu ändern. Änderungen werden allen Bietern in Form einer Verfahrensverfügung über die Vergabeplattform mitgeteilt.

5 UNTERAUFTRAGNEHMER / BIETERGEMEINSCHAFTEN

Die Beauftragung von Unterauftragnehmern (Sub-/Nachunternehmern) sowie die Bildung von Bietergemeinschaften ist möglich. Die dazugehörigen Hinweise in der Auftragsbekanntmachung, im Teilnahmeantrag und im Honorarangebotsformblatt sind zu beachten.

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6 UNZULÄSSIGE WETTBEWERBSBESCHRÄNKUNGEN

Teilnahmeanträge/Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.

Wesentliches Kennzeichen einer Auftragsvergabe im Wettbewerb ist die Gewährleistung eines Geheimwettbewerbs zwischen den teilnehmenden Bietern. Danach ist es unzulässig, dass ein Bieter an einem Vergabeverfahren teilnimmt, dem ganz oder zumindest teilweise die Angebote, Angebotsgrundlagen oder Angebotskalkulation der Mitbewerber bekannt sind. Gibt ein Bieter somit nicht nur ein eigenes Angebot ab, sondern bewirbt er sich daneben auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft um den Zuschlag hinsichtlich derselben Leistung, ist der Geheimwettbewerb nicht mehr gewährleistet. Dies führt zwingend zum Ausschluss der betroffenen Angebote, sofern nicht nachgewiesen ist, dass eine Verletzung des Geheimwettbewerbs durch die Mehrfachbeteiligung ausgeschlossen ist.

7 HINWEISPFLICHT BEI UNVOLLSTÄNDIGKEIT ODER UNKLARHEITEN

Der Bewerber bzw. Bieter hat sich von der Vollständigkeit der ihm überlassenen Unterlagen zu überzeugen. Sollten die Vergabeunterlagen unvollständig sein, Unklarheiten oder gar Widersprüche enthalten, hat er den Auftraggeber in Textform unverzüglich darauf aufmerksam zu machen.

Gleiches gilt, falls der Bewerber bzw. Bieter der Auffassung ist, dass die Unterlagen gegen geltendes Recht verstoßen.

8 GEHEIMHALTUNG / ZWECKBINDUNG DER VERGABEUNTERLAGEN

Der Bewerber bzw. Bieter ist verpflichtet, sämtliche Vergabeunterlagen, die er vom Auftraggeber erhält, vertraulich zu behandeln. Diese Unterlagen dürfen ausschließlich dazu verwendet werden, den Teilnahmeantrag zu erstellen und dem Auftraggeber ein Angebot zu unterbreiten.

Die Weitergabe der Vergabeunterlagen an unbeteiligte Dritte oder anderweitige zweckwidrige Verwendung ist verboten. Soweit ein Bewerber keinen Teilnahmeantrag einreicht und/oder kein Angebot abgibt, hat er die Unterlagen zu vernichten, unabhängig davon, ob diese in digitaler oder verkörperter Form vorliegen.

9 URHEBERRECHT UND KENNZEICHNUNG VON GEHEIMNISSEN

Der Bewerber bzw. Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Teilnahmeantrags bzw. Angebots, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z. B. andere Bieter) ausgehen, vgl. § 165 Abs. 3 Satz 2 GWB.

10 RÜGEPFLICHT

Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen richtet sich nach § 160 GWB. Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Vergabeverstoß im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat.

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Verstöße, die aufgrund der Auftragsbekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Angebots- oder Teilnahmefrist gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr.2 und Nr. 3 GWB).

Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB), wobei für die Fristwahrung der Eingang des Nachprüfungsantrags bei der Vergabekammer maßgeblich ist.

11 KOSTEN

Für die Erstellung, Bearbeitung und Einreichung der Bewerbungs- und Angebotsunterlagen sowie die Teilnahme am Vergabeverfahren im Übrigen werden keine Kosten erstattet (vgl. § 77 Abs. 1 VgV). Im Falle eines Verhandlungsverfahrens mit Lösungsvorschlägen gemäß § 77 Abs. 2 VgV wird eine angemessene Vergütung festgesetzt. Hierauf wird gesondert hingewiesen. Die eingereichten Unterlagen verbleiben kostenfrei beim Auftraggeber.

12 VORRANG DER EU-AUFTRAGSBEKANNTMACHUNG

Ergänzend wird ausdrücklich auf die Informationen, die in der EU-Auftragsbekanntmachung enthalten sind, Bezug genommen und verwiesen.

Sollte es zwischen diesen Verfahrensbedingungen und der EU-Auftragsbekanntmachung zu Widersprüchen kommen, haben die Festlegungen der Auftragsbekanntmachung Vorrang.

13 VERZEICHNIS DER ZUR VERFÜGUNG GESTELLTEN UNTERLAGEN

Die auf der Vergabeplatttform bzgl. der oben genannten Ausschreibung zur Verfügung gestellten Unterlagen bestehen aus folgenden Dokumenten:

Teilnahmeunterlagen (mit Einreichungsverpflichtung zur elektronischen Abgabe)

Die Formblätter sind ausgefüllt mit entsprechenden Anlagen zwingend elektronisch bis zum Submissionstermin einzureichen! ◼ Vergabeunterlage B - Bewerbungsformular Teilnahmeantrag (.docx)

Vergabeunterlagen (allgemein)

Diese Unterlagen dienen dem Bewerber im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs lediglich zur Information und müssen in dieser Phase des Vergabeverfahrens nicht eingereicht werden! ◼ Vergabeunterlage A - Verfahrensbedingungen (.pdf) ◼ Vergabeunterlage C - Kriterienkatalog Teilnahmewettbewerb (.pdf) ◼ Vergabeunterlage D - Einreichung Erstangebot (.pdf) ◼ Vergabeunterlage E - Honorarangebotsformblatt (.pdf) ◼ Vergabeunterlage F - Vertragsentwurf (.pdf) ◼ Vergabeunterlage G - Plan- und Informationsunterlagen (.zip)

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