Leistungsbeschreibung_Pnr 212877_Umzugsmanagement BP.pdf

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Datum: 15.10.2026

Az: 06 102/00014 Projekt: 212877

Leistungsbeschreibung

Thema: „Umzugsmanagement für den Umzug des UBA zur Liegenschaft Bismarckplatz (Berlin)“

Inhaltsverzeichnis

Anlagen ....................................................................................................................... 2

1. Ziel und Gegenstand der Vergabe ....................................................................... 3

2. Organisation ..................................................................................................... 4

2.1 Zeit- und Fristenplan....................................................................................... 4 2.2 Besprechungen .............................................................................................. 4

3. Aufgabenstellung .............................................................................................. 5

3.1 Allgemeine Angaben zum Umzug .................................................................... 5 3.2 Projektplanung .............................................................................................. 7 3.3 Bestandsaufnahme ........................................................................................ 7 3.4 Zustand der Räumlichkeiten nach dem Auszug ................................................ 8 3.5 IT-Umzug ....................................................................................................... 9 3.6 Durchführungsmanagement ........................................................................... 9 3.7 Belegungspläne (personell und materiell) ...................................................... 10 3.8 Möblierungspläne ........................................................................................ 11 3.9 Vorbereitung der Ausschreibung und Überwachung der Leistungen ................ 11 3.10 Durchführungssteuerung .............................................................................. 13 3.10.1 Umzugsvorbereitung ............................................................................... 13 3.10.2 Umzugssteuerung ................................................................................... 14 3.10.3 Umzugsnachbetreuung ........................................................................... 14 3.11 Projektabschluss .......................................................................................... 15

4. Anforderungen an das Angebot/die Leistungsausführung .................................. 15

4.1 Allgemeine Anforderungen an das Angebot.................................................... 15 4.2 Ortsbesichtigung ......................................................................................... 15 4.3 Besondere Anforderungen ............................................................................ 16 4.4 Anforderungen an die Leistungserbringung ................................................... 16 4.5 Kostendarstellung ........................................................................................ 17 4.6 Datenschutz ................................................................................................. 18

5. Eignung des Auftragnehmers*der Auftragnehmerin ........................................... 18

Umweltbundesamt Das Umweltbundesamt begrüßt die Verwendung von Referat Z 1.5 - Zentrale Vergabestelle Umweltfreundlichem Recyclingpapier.

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6. Zuschlags-/Wertungskriterien .......................................................................... 19

Anlagen

Anlage 1 Ortsbesichtigung

Anlage 2 Verzichterklärung Folgeverfahren (mit dem Angebot abzugeben)

Anlage 3 Mustergrundrisse der Gebäude

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1. Ziel und Gegenstand der Vergabe

Der Standort des Umweltbundesamtes (UBA) am Bismarckplatz wurde in den vergangenen Jahren umgebaut und energetisch saniert. Nach Beendigung der Baumaßnahmen sollen die Umzüge in das fertiggestellte Bürogebäude stattfinden.

Anschrift der Auszugsstelle Buchholzweg

Adresse: City Campus, Buchholzweg 8, 13627 Berlin Umweltbundesamt und Geschäftsstelle Nationale Begleitgremium (NBG) Objektdaten: Haus 2: EG + 3. bis 6. Etage, 5.198,12 m² Haus 3: EG bis 5. Etage, 8.932,74 m²

Anschrift der Auszugsstelle ERK

Adresse: Expertenrat für Klimafragen (ERK), Geschäftsstelle ERK, Seydelstr. 15, 10117 Berlin Objektdaten: 1. OG, Mietfläche: 377 m²

Anschrift der Auszugsstelle SRU

Adresse: Sachverständigenrat für Umweltfragen (SRU), Geschäftsstelle SRU, Luisenstr. 46, 10117 Berlin Objektdaten: 1. OG, Mietfläche: 493 m²

Anschrift der Einzugsstelle Bismarckplatz

Adresse: Bismarckplatz 1, 14193 Berlin Objektdaten: 1. bis 3. Etage + Untergeschoß, Mietfläche: ca. 16.000 m²

Ziel der Vergabe ist die Beauftragung eines Unternehmens (Umzugsmanagement) mit der Planung und Organisation sowie Betreuung und Überwachung der Umzüge von Büroar- beitsplätzen und Funktionsräumen. Des Weiteren soll das Umzugsmanagement die Leis- tungsbeschreibung für die Speditionsunternehmen, welche die praktischen Umzüge durchführen und die Leistungsbeschreibung für die Entsorgung aller Objekte, die nicht umgezogen werden, erstellen. Die Durchführung aller Dienstleistungen soll vom Umzugs- management koordiniert werden.

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2. Organisation

2.1 Zeit- und Fristenplan

Die Leistungen aus dieser Ausschreibung für die Planung und Organisation der Umzüge (Umzugsmanagement) beginnen unverzüglich nach Zuschlagserteilung und enden zum 31.07.2028 nach Beendigung des Umzuges, der Übergabe aller beschriebenen Dokumen- tationen und den Rechnungslegungen der beteiligten Unternehmen.

Aktuell wird von folgendem Zeitplan ausgegangen. Verzögerungen aufgrund von Verzöge- rungen bei den Bauarbeiten oder sonstigen nicht vorhersehbaren Änderungen bis zu 12 Monaten sind zu berücksichtigen. Treten diese Verzögerungen ein, endet der Vertrag spä- testens zum 31.07.2029.

Tabelle 1: Zeitplan und Meilensteine

Das Angebot ist mit einem detaillierten Zeit- bzw. Fristenplan zu versehen.

2.2 Besprechungen

Zu Beginn des Vorhabens ist innerhalb der ersten zwei Wochen ein digitales Kick-off Mee- ting im UBA durchzuführen.

Während des Projektes sollen monatliche Abstimmungen zwischen Auftraggeber und Auf- tragnehmer über den Projektverlauf zu allen wesentlichen Meilensteinen via Telefon- und vor allem Videokonferenzen stattfinden. Darüber hinaus sind weitere Abstimmungen in Un- terarbeitsgruppen zu berücksichtigen.

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3. Aufgabenstellung

3.1 Allgemeine Angaben zum Umzug

Es ist vorgesehen, dass ca. 500 Büroarbeitsplätze (AP) am Bismarckplatz einziehen.

Die Menge der Umzugsgüter und der Entsorgungsleistungen steht zum jetzigen Zeitpunkt nicht fest und muss durch das Umzugsmanagement ermittelt werden.

Für die Zeit des Umzuges ist die Postverteilung funktionsfähig zu halten. Das bedeutet, dass die zuständigen Boten des UBA mit den nötigen Informationen im Rahmen der Pro- jektplanung vom Umzugsmanagement zu versorgen sind.

Die Umzugsleistungen sind so zu planen, dass der Umzug maximal drei Tage in Anspruch nimmt: 1. Tag in den Büros am Auszugsort einpacken, 2. Tag Umzug, 3. Tag auspacken im Gebäude Bismarckplatz.

Für die Durchführung der Planungsarbeiten wird dem Umzugsmanagement - sofern ge- wünscht - unentgeltlich ein Arbeitsplatz im Dienstgebäude am Buchholzweg zur Verfügung gestellt.

Während der gesamten Vorbereitungen und während der Durchführung des Umzuges sind die gesetzlichen Anforderungen und Pflichten des Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutz sowie der Straßenverkehrsordnung einzuhalten.

Tabelle 2: Raumübersicht Auszugsgebäude Buchholzweg

Tabelle 3: Raumübersicht Auszugsgebäude Expertenrat für Klimafragen (ERK)

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Tabelle 4: Sachverständigenrat für Umweltfragen (SRU)

Tabelle 5: durchschnittliche Ausstattung der Büroarbeitsplätze

Bei der Bestandsaufnahme des Mobiliars der Büroarbeitsplätze sollen auch die unter- schiedlichen Regaltiefen und -höhen (Ordnerhöhen OH) berücksichtigt werden. Bei Büro- drehstühlen ist zwischen Hartbodenrollen oder Teppichbodenrollen zu unterscheiden.

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3.2 Projektplanung

Das Umzugsmanagement ermittelt alle relevanten Anforderungen/Schnittstellen und Rest- riktionen, die zur Projekterfüllung von Bedeutung sind. Folgende Leistungen sind durch das Umzugsmanagement zu erbringen:

• Erstellung eines Rahmenterminplans,
• Erstellung einer Kommunikationsliste,
• Erstellung eines Projektstrukturplans mit Schnittstellenplanung,
• Definition Protokollwesen und Berichterstattungszyklus in Abstimmung mit AG,
• Festlegung der Aufgaben und Anforderungen an alle Beteiligten, Erstellung eines „Handbuchs“ welches die Beschäftigten über den Umzug und Ablauf informiert.

Durch das UBA wird ein Projektteam zusammengestellt. Eine verantwortliche Person des Umzugsmanagements muss im Projektteam vertreten sein.

Das Umzugsmanagement ist jederzeit im Stande:

• über aktuellen Sachstand der Vorbereitungen des Umzuges zu berichten,
• über aktuellen Sachstand des Umzugs selbst zu berichten und
• aktuelle Dokumente zur Verfügung zu stellen.

Das Umzugsmanagement ist Teil der monatlichen Projektteam-Sitzungen und fertigt die Protokolle und Dokumentationen an.

Die beauftragte Person des Umzugsmanagements und eine verantwortliche Person des UBA stehen im ständigen Austausch zum Stand der Umzugsvorbereitungen.

3.3 Bestandsaufnahme

Das Umzugsmanagement führt eine vollständige digitale Bestandsaufnahme aller vorhan- denen Objekte durch. Hierzu gehören u.a.

• Mobiliar,
• Kunstobjekte,
• IT-Ausstattung,
• Akten, vertrauliche Unterlagen (gesicherter Tansport), andere Unterlagen,
• Kleinteile wie Mülleimer, Geschirr, Wasserkocher u.ä.,
• persönliche Gegenstände von Beschäftigten inkl. Pflanzen.

Aufzunehmen sind der Ausgangsraum, die Art des Objektes, sichtbare Schäden, die Inven- tarnummer (sofern vorhanden) und die Maße (Länge/Breite, Höhe, Tiefe) der Bedarf an

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Montage- und Servicearbeiten sowie die Zuweisung von Ein- und Auspackarbeiten. Bei Mö- beln sind der Möbeltyp/Hersteller und das Dekor aufzunehmen. Die aufgenommenen Ob- jekte sind in einer Tabelle und am Objekt selbst einheitlich zu nummerieren.

Die Bestandsaufnahme umfasst neben den Büroräumen die Serviceräume, Poststelle, Re- gistratur, Bibliothek, Besprechungs- und Konferenzräume, Aufenthaltsräume mit Teeküche, Werkstätten, Keller und Lager.

Die ständige Pflege der Daten aus der Bestandserfassung von Zu- und Abgängen von Mo- biliar sowie weiteren Änderungen obliegt dem Auftragnehmer, so dass ständig eine aktu- elle Liste vorliegt. Die Bestandserfassung ist wegen der Einbindung der Ergebnisse in die weiteren Entscheidungsprozesse neben der Projektplanung als erstes Arbeitspaket vorzu- sehen und soll spätestens acht Wochen nach Auftragsvergabe abgeschlossen sein.

Das exakte Mengengerüst wird unter anderem benötigt für:

• die Belegungs- und Möblierungsplanung,
• das Umzugsmengengerüst (LV Spedition)
• das Entsorgungsmengengerüst (LV Entsorgung) und
• die Umzugs- und Planungslogistik.

Auf Grundlage der Bestandaufnahme erfolgt in Abstimmung mit dem AG die Entscheidung, ob ein Objekt umgezogen, einer Weiterverwendung zugeführt oder entsorgt werden soll.

3.4 Zustand der Räumlichkeiten nach dem Auszug

Nach Beendigung der Umzugs- und Entsorgungsarbeiten sollen sämtliche Räume „leer und besenrein“ hinterlassen werden. Dazu sind auch sämtliche Lager zu räumen. Der Auftrag- nehmer*die Auftragnehmerin führt eine Bestandsaufnahme von Schäden durch, welche durch den Umzug verursacht wurden.

Für alle Objekte innerhalb der Liegenschaft koordiniert das Umzugsmanagement in Abstim- mung mit dem UBA das Vorgehen zum weiteren Verbleib:

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3.5 IT-Umzug

Der Umzug der IT (Arbeitsplatz-IT, Konferenztechnik, Multifunktionsgeräte, Server etc.) wird durch das IT-Referat des UBA unterstützt. Das IT-Referat greift für die Umsetzung auf externe Auftragnehmer zurück. Für einen reibungslosen Umzug sind enge Absprachen zwi- schen dem Umzugsmanagement und dem IT-Referat erforderlich. Hierzu wird eine Unterar- beitsgruppe IT-gegründet.

Zwischen UBA und den Umzugsmanagement wird abgestimmt, welche technischen Geräte (Arbeitsplatz-IT, Konferenztechnik, Multifunktionsgeräte, Server etc.) im Zuge der Umzüge AG seitig bzw. AN seitig ab- und angeklemmt und transportiert/verortet werden.

Das Umzugsmanagement koordiniert folgende Leistungen unter Einbindung des IT-Refera- tes des UBA, des Vor-Ort-Services (VOS) und der externen IT-Dienstleisters:

• Rückbau/Abklemmen/Verpacken der IT am Auszugsort,
• Entsorgung nicht mehr verwendbarer Komponenten,
• Umzug der IT zum neuen Standort Bismarckplatz,
• Installationsarbeiten der IT am neuen Standort Bismarckplatz,
• Ggf. erforderliche Beschaffung neuer Komponenten für den Standort Bismarckplatz.

3.6 Durchführungsmanagement

Das Umzugsmanagement trägt die Verantwortung für

• die fortlaufende Pflege und Anpassung des Rahmenterminplanes,
• die Erstellung, Abstimmung, Finalisierung eines Ablaufkonzepts mit Ressourcen- und Equipmentdefinition (Ermittlung Bedarf an Verpackungsmaterial bzw. Kartona- gen, Ermittlung Bedarf an Umzugswannen etc.),
• die Einholung der erforderlichen Genehmigungen (z.B. für Sperrungen durch den Spediteur usw.),

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• Teilnahme an regelmäßigen Projektteam-Sitzungen mit dem AG, der Unterarbeits- gruppe IT und später der Spedition sowie Protokollierung der Sitzungen,
• kontinuierliche Abstimmungs- und Planungsgespräche mit internen und externen Schnittstellen, sowie Fachdienstleistern (z.B. IT-Dienstleister),
• Entwickeln eines Umzugssicherheitskonzeptes (Ziel ist es die Sicherheit während des Umzugs zu gewährleisten) unter Analyse folgender Aspekte: • Personenzutritt, • Zufahrt zu den Quell- und Zielliegenschaften, • Notfallmanagement, • Sicherung des Umzugsgutes vor unberechtigtem Zugriff.
• Erstellung von umzugsrelevanten Dokumenten bzw. Tools wie beispielsweise: • Umzugsliste, • Umzugsaufkleber (fachgebiets-, personen-, etagen-, raum- und objektbezo- gen), • Wegeleitsystem (Auszeichnung im Zielgebäude), • Einzelraumpläne (Raumauszeichnung im Zielgebäude).
• Entwerfen von UBA internen hausweiten E-Mails zur Information aller bzw. vom Um- zug betroffenen Beschäftigten,
• Erstellen von Informationen für die Beschäftigten des UBA (z. B. Informationsmate- rial zum technisch-physischen Umzugsablauf) und
• Teilnahme an einer Online-Informationsveranstaltung zur Erläuterung des Umzugs- ablaufes.

3.7 Belegungspläne (personell und materiell)

Ein Großteil der vorhandenen Möblierung wird aufgrund des schlechten Zustandes, der nicht für einen Umzug geeignet ist, entsorgt. Für den neuen Standorte am Bismarckplatz wird nach Verfügbarkeit vorhandenes Mobiliar im Rahmen der Speditionsleistungen von anderen Standorten umgezogen bzw. nach Bedarf neues Mobiliar durch das UBA beschafft.

Das Umzugsmanagement erhält vom AG eine Vorgabe, welche Arbeitseinheiten und deren Beschäftigte zukünftig in welchem Raum untergebracht sind. Das Umzugsmanagement hat daraufhin:

• die personelle Belegungsplanung des AG aufzunehmen,
• eine Planung der neuen Möblierung nach den Vorgaben des UBA durchzuführen,
• schematische Übersichtspläne zu den erforderlichen Einzelumzügen zwischen den Dienstgebäuden des UBA zu erstellen.

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3.8 Möblierungspläne

Der Auftragnehmer*die Auftragnehmerin erstellt einen Möblierungsplan für alle Büroar- beitsplätze sowie für die sonstigen Raumnutzungen (z.B. Abteilungsservice, Bespre- chungsräume, etc.). Die Möblierung erfolgt mit Bestandsmobiliar des UBA von anderen Lie- genschaften und mit Ergänzungsmobiliar aus dem Kaufhaus des Bundes. Eine Liste des Mobiliars anderer Liegenschaften (insbesondere Dessau-Roßlau) wird durch das UBA zur Verfügung gestellt. Das Leistungsverzeichnis für den Umzug der Möbel aus Dessau-Roßlau nach Berlin ist durch das Umzugsmanagement vorzubereiten. Die Vergabe erfolgt durch das UBA. Das Umzugsmanagement koordiniert und begleitet die Ausführung der Leistung.

Die Erstellung der Möblierungspläne (Neumöblierung und teilweise Bestandsmöblierung) erfolgt in Abstimmung mit dem UBA und der Sicherheitsfachkraft des UBA. Die Arbeitsstät- tenrichtlinie und die Infrastrukturverkabelung sind zwingend zu berücksichtigen. Die Möb- lierungspläne sind von der Sicherheitsfachkraft des UBA abnehmen zu lassen, Änderungs- schleifen sind einzuplanen.

Die Übergabe der Pläne erfolgt in digitaler Form:

• PDF-Format: jeder Raum, jede Etage, DWG-Format oder Nemetschek- ALLPLAN Daten (Version 2021): jede Etage.

Die erforderlichen Pläne mit Raumnummer und Nutzungsart werden dem Umzugsmanage- ment für die Möblierung der Büroarbeitsplätze, Abteilungsserviceräume, etc. zur Verfü- gung gestellt. Um eine reibungslose Bearbeitung der digitalisierten Pläne durchzuführen und einen problemlosen Datenaustausch sowie eine einheitliche Darstellung zu gewähr- leisten, müssen nachfolgend aufgeführte Grundlagen bei der Zeichnungserstellung und - bearbeitung eingehalten werden:

• Die CAD-Daten werden im DWG-Format oder als Nemetschek-ALLPLAN Daten (Ver- sion 2021) geliefert. • Die vereinbarte CAD-Datenstruktur basiert auf den Möglichkeiten konventioneller CAD-Systeme, die auf Layer- und Referenztechnik aufbauen, um eine höchstmögli- che Lebensdauer der Daten zu gewährleisten. • Die CAD- Zeichnungen werden in der Zeicheneinheit Meter eingegeben. • Für die Erstellung von Plänen wird der geforderte Detaillierungsgrad festgelegt, grundsätzlich entspricht dieser einer Darstellung im Maßstab 1:50. • Ausstattungselemente werden im CAD-System erfasst (im CAD-System AutoCAD als Blöcke und im CAD-System Allplan als Makros).

3.9 Vorbereitung der Ausschreibung und Überwachung der Leistungen

Das Umzugsmanagement ist zuständig für:

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• Die Erarbeitung und Festlegung von Anfahrten, Standplätzen der Möbelwagen, Mö- belaufzügen und Transportwegen,
• die Prüfung der technischen Voraussetzungen für Aufstellung und Betrieb von Mö- belaufzügen,
• das Erstellen eines Logistikkonzeptes für den Umzug/für das Umzugsunternehmen,
• die Koordination des Werkstattumzugs,
• die Erstellung eines Entsorgungskonzeptes für auszusonderndes Material (insbe- sondere für Mobiliar, den Keller und die Lagerräume),
• die Koordination der Entsorgungsleistungen.

Die Erfassung und Ermittlung des gesamten Umzugsgutes, der neu zu beschaffenden Mö- bel sowie das Erstellen eines Logistikkonzeptes (Umzug/Entsorgung) erfolgt in enger Ab- stimmung mit dem Projektteam.

Das Umzugsmanagement erstellt Unterlagen für eine Ausschreibung von Transport, Um- zugs- und Entsorgungsleistungen, die inhaltlich erschöpfend die zu erbringende Leistung erfassen. Die im Vorfeld erfolgte Mengenermittlung bildet dabei die Grundlage für die Aus- arbeitung der Ausschreibungsunterlagen:

• Kalkulation der Kosten (auf Basis des ermittelten Mengengerüsts)

• Vorbereitung der Ausschreibungen zur Vergabe der Leistungen (Umzugsspedition vom Buchholzweg, ERK, SRU zum Bismarckplatz und von Dessau-Roßlau nach Berlin:

• Definition der Ausschreibungsverfahren, • Definition der Einzellose bzw. der Einzelaufträge, • Definition der Zeitschiene, • Berücksichtigung vergaberechtlicher und auftraggeberseitiger Anforderun- gen, • Berücksichtigung/Definition haftungsrelevanter Kriterien und Versiche- rungsumfang.

• Erstellung und Abstimmung von Leistungsverzeichnissen für alle Teillose oder Ein- zelaufträge mit folgenden Inhalten:

• Allgemeiner Teil: ➢ Liegenschaftsbeschreibung, ➢ Logistikströme, ➢ Zeit- und Terminschiene. • Mengen- und Leistungsdefinition, • Fest- und Einheitspreisabfrage, • Ressourcen und Umzugsequipment,

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• Darstellung Risikopotentiale im Hinblick auf: ➢ z.B. Sicherstellung Reaktionsfähigkeit in Bezug auf personelle und sachli- che Ressourcen. • Aufstellen von Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie Entwicklung eines Be- wertungssystems zur Auswahl der Firmen. Dabei legt das UBA großen Wert auf die Wahl geeigneter, umweltfreundlicher Unternehmen/Angebote. • Anlagen: ➢ Zusammenstellung Vergabeunterlagen in Abstimmung mit den üblichen Vergabeunterlagen des UBA für die Durchführung der Vergaben.

• Durchführungen von Vor-Ort-Begehungen mit den Bietenden unter Berücksichti- gung des Gleichbehandlungsgrundsatzes/Diskriminierungsverbotes,

• Vorbereitung der Vergabeentscheidung/Zuschlagserteilung durch Zuarbeit, insbe- sondere durch: • Verfügbarkeit des Umzugsmanagements als direkter Ansprechkontakt für die Vergabestelle des UBA für ggf. notwendige Abstimmungen (u. a. zur Beant- wortung von möglichen Bieterfragen) • Fachliche Auswertung der Angebote nach den in den Vergabeunterlagen de- finierten Kriterien, • Erstellen des Preisspiegels, • Erstellung einer Vergabeempfehlung

• Kosten- und Rechnungskontrolle aller im Umfang des Umzuges entstehender Kos- ten.

Die Ausschreibung der Speditionsleistungen über die e-Vergabe-Plattform erfolgt durch den AG, das Umzugsmanagement bereitet die Ausschreibung und die Vergabeentschei- dung für den AG vor und begleitet (Anleitung und Überwachung) die Leistung des Spediti- onsunternehmens während der gesamten Leistungserbringung.

3.10 Durchführungssteuerung

Die Beschäftigten des Umzugsmanagements stehen für alle Fragen den Umzug betreffend zur Verfügung. Das Umzugsmanagement benennt für den Umzugszeitraum und zwei Tage vor/nach dem Umzug eine Ansprechperson, die „alle“ UBA – Beschäftigten für mögliche Fragen und Probleme telefonisch kontaktieren können. Diese ist zwischen Montag – Freitag zwischen 9:00 Uhr und 16:00 Uhr erreichbar.

3.10.1 Umzugsvorbereitung

• Zielflächenbegehung/ Zielflächenvorbereitung,

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• Auszeichnung der Flächen mit raum/ -flächenbezogenen Möblierungsplänen an den jeweiligen Türen, • Überprüfung des Aushangs von Aufstellskizzen/ Layouts,

• Quellenflächenbegehung/ Quellenflächenvorbereitung,
• Prüfung der Umzugsbereitschaft (Koordinierung aller erforderlichen Packar- beiten inkl. Packarbeiten der UBA-Beschäftigten),
• Auszeichnen des Umzugsgutes mit Umzugsaufklebern (entfernbar),
• Bekanntgabe der Ansprechpersonen an Umzugstagen
• Kennzeichnung der zu entsorgenden Objekte.

3.10.2 Umzugssteuerung

• Einweisung der Spedition,

• Gesamtumzugssteuerung, • Sicherstellung der Einhaltung der Termine und Vorgaben, • Koordinierung und Überwachung der Transportleistung, • Kontrolle ordnungsgemäße Tragearbeiten, Verladung in Kfz, Transport und Aufstellung der Umzugsgüter am Zielort, • Abstimmung zum Stand des täglichen Umzugsfortschritts inkl. Detailtermin- koordination zwischen Spediteur und Umzugsmanagement, • Kontrolle ordnungsgemäße Mobiliaraufstellung gemäß Ziellayout, • Permanente Erreichbarkeit der Ansprechpersonen an Umzugstagen,

• Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der internen Postverteilung des AG wäh- rend der Umzugszeit, • Die zuständigen Boten des UBA sind mit den nötigen Informationen im Rah- men der Projektplanung vom Umzugsmanagement zu versorgen.

• Koordination der Entsorgungsdienstleistungen

• Sichtung Quellflächen nach Umzugsabschluss, • Begehung mit Spedition und Entsorgungsdienstleister, • Aufnahme Gebäudeschäden, entstandene Transportschäden.

3.10.3 Umzugsnachbetreuung

• Koordinierung Auspackarbeiten,

• Koordinierung Umzugsnacharbeiten,

• Weiterleitung von Schadensmeldungen,

• Rechnungsprüfung Spedition.

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3.11 Projektabschluss

Nach Abschluss des Umzugs:

• Projektabschlussgespräch,

• Zusammenstellung der finalen Dokumentation (aktuelle Pläne, Abnahmeprotokolle, Mängellisten, ggf. die Protokolle von Abschlussgesprächen, etc.),

• Übergabe der Dokumentation in digitaler Form,

Pläne sind im DWG-Format oder als Nemetschek- ALLPLAN Daten (Version 2021), Lis- ten, z. B. erfasstes Mobiliar, im Excel-Format (Version 2024) alle weiteren Unterla- gen im aktuellen PDF-Format abzugeben.

4. Anforderungen an das Angebot/die Leistungsausführung

4.1 Allgemeine Anforderungen an das Angebot

Dem Angebot sind folgende fachliche Unterlagen/ Angaben beizufügen:

• Eigenerklärung/datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung,
• Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz,
• Verpflichtung auf die Vertraulichkeit,
• Vereinbarung Auftragsverarbeitung,
• Verzichterklärung Folgeverfahren,
• Angebotsformular,
• aufgeschlüsselte Mengen- und Preiskalkulation mit nachvollziehbaren Stunden- oder Tagessätzen und Mengen,
• detaillierter Zeit- und Fristenplan,
• Benennung einer Ansprechperson einschl. der Kontaktdaten,
• Ausführungen in Bezug auf die unter Nr. 5 definierten Eignungskriterien,
• Ausführungen in Bezug auf die unter Nr. 6 definierten Bewertungskriterien.

4.2 Ortsbesichtigung

Für die Bietenden besteht die Möglichkeit, die Standorte Buchholzweg, ERK und SRU bis 14 Tage vor Angebotsabgabe zu besichtigen, siehe Anlage 1.

Für die Ortsbesichtigungen sind von den Bietenden Einzeltermine zu vereinbaren. Zur Ter- minvereinbarung wenden Sie sich bitte über die e-Vergabe-Plattform an die Vergabestelle des UBA.

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Während der Besichtigung sind keine Fragen zugelassen. Diese sind im Nachgang elektro- nisch an die Vergabestelle, über die e-Vergabe-Plattform, zu richten. Die gesamte Kommu- nikation erfolgt in deutscher Sprache.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Teilnahme an der Ortsbesichtigung freiwillig ist. Nachteile, die im Falle der Auftragserteilung entstehen und die durch eine Ortsbesich- tigung hätten vermieden werden können, sind vom zukünftigen Auftragnehmer*von der Auftragnehmerin selbst zu tragen.

4.3 Besondere Anforderungen

Das beauftragte Umzugsmanagement, darf nicht an der Ausschreibung für die Speditions- leistungen/Entsorgungsleistungen teilnehmen und auch nicht in irgendeiner organisatori- schen oder rechtlichen Form mit der Firma verbunden sein, die den Zuschlag für die Spedi- tionsleistung erhält.

Aufgrund der Vorbefassung des zukünftigen Umzugsmanagements mit den anschließend zu vergebenen Speditions-/Transportleistungen, stellt die Teilnahme am Verfahren zur Vergabe dieser Speditions-/Transportleistungen eine unzulässige und aus Sicht des UBA nicht ausgleichbare Wettbewerbsverzerrung dar. Eine zukünftige Teilnahme des im jetzi- gen Verfahren erfolgreichen Bieters*Bieterin wird aus vergaberechtlicher Sicht daher aus- geschlossen. Mit dem Angebot ist eine Erklärung darüber abzugeben, dass die Bietenden auf die Teilnahme an dem nachfolgenden Verfahren zur Vergabe der Transportleistungen verzichten und die mit dem o. g. Auftrag im Zusammenhang stehenden Informationen po- tentiellen Bietenden des nachfolgenden Vergabeverfahrens nicht zugänglich machen. Ein Vordruck dieser Erklärung ist der Anlage 2 (Verzichtserklärung Folgeverfahren) zur Leis- tungsbeschreibung zu entnehmen.

4.4 Anforderungen an die Leistungserbringung

Der Auftragnehmende verpflichtet sich, das im Angebot benannte Personal mit der darge- legten Erfahrung und Qualifikation einzusetzen. Sollte während des Ausführungszeitrau- mes ein Personalwechsel unvermeidbar sein, sind sie verpflichtet, nur Personal einzuset- zen, das mindestens eine gleiche Erfahrung und Qualifikation nachweisen kann.

Hinweise zur umweltverträglichen Durchführung des Vorhabens:

− Die Bietenden verpflichten sich, Dienstreisen soweit wie möglich zu vermeiden. Bei- spielsweise durch den Einsatz von elektronischer Kommunikation (via Telefon und E-Mail sowie die Nutzung von Video- und Telefonkonferenzen). Bei unvermeidbaren Dienstreisen, die im Zusammenhang mit der Leistung stehen, verpflichten sich die

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Bietenden zur Beachtung der Leitlinien für umweltverträgliche Dienstreisen im Um- weltbundesamt (z. B. durch Bevorzugung umweltverträglicher Verkehrsmittel, in- dem vorrangig die Bahn und andere öffentliche Verkehrsmittel, bei Fernreisen mit dem Flugzeug Direktflüge genutzt werden. Sofern die Anmietung von Kraftfahrzeu- gen oder Taxinutzung erforderlich ist, sind vorrangig emissionsarme Fahrzeuge - möglichst Elektrofahrzeuge – zu wählen, Bei Übernachtungen sind vorrangig zerti- fizierte nachhaltige Hotels zu nutzen).

− Fachgespräche, Workshops und andere Veranstaltungen im Rahmen des Vorhabens sollen sich am BMUV/UBA-Leitfaden zur nachhaltigen Organisation von Veranstal- tungen orientieren.

− Während des Auftrages ist elektronischer Schriftverkehr mit großen Datenmengen / Dateianhängen zu vermeiden. Der Versand von Dateien hat vorrangig über die Be- reitstellung auf sicheren und zentralen virtuellen Speichermedien (z. B. Cloud) zu erfolgen. Es sind die Sicherheitstipps des BSI zu befolgen.

− Während des Auftrages sind Papiererzeugnisse zu vermeiden, indem z.B. (Teil-)Er- gebnisse, sofern nicht anders in der Leistungsbeschreibung gefordert, und/oder sonstiger Schriftverkehr mit dem Umweltbundesamt in elektronischer Form anstatt in Papierform übersandt werden. Wenn Papier genutzt wird, dann Recyclingpapier, das die Kriterien des Umweltzeichens Blauer Engel (DE-UZ 14 oder DE-UZ 14a) oder gleichwertig erfüllt. Bei Druckaufträgen ist sicherzustellen, dass die Druckerzeug- nisse die Anforderungen des Umweltzeichens „Blauer Engel“ nach DE-UZ 195 oder gleichwertig erfüllen. Zudem ist Papier möglichst doppelseitig zu bedrucken, sind etwaige verteilte Handouts auf ein Minimum zu reduzieren und ausgelegte Folder und Broschüren zurückzunehmen.

4.5 Kostendarstellung

Für die Kalkulation wird darauf hingewiesen, dass der Bearbeitungszeitraum nicht dem tat- sächlichen Arbeitsaufwand entspricht, sondern auch Zeiten einschließt, in der die Bearbei- tung des Vorhabens ruhen kann.

Die voraussichtlichen Kosten/Ausgaben der einzelnen Positionen sind durch ein transpa- rentes Preis- und Mengengerüst - getrennt für die Jahre 2027 und 2028 - für Personal- und Sachkosten, ggf. Reisekosten, darzustellen.

Bei Anbietergemeinschaften müssen die Mengen/Kosten einzelner Kooperationspartner den entsprechenden Leistungen so dargestellt werden, dass eine Zuordnung und Bewer- tung der Mengen/Kosten zu den jeweiligen Arbeitspaketen ermöglicht wird.

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Die Kalkulation ist mit Nettobeträgen durchzuführen. Der Gesamtpreis des Angebotes ist jeweils als Nettogesamtkosten und Bruttogesamtkosten aufzuführen. Der in Ansatz ge- brachte Umsatzsteuersatz ist gesondert auszuweisen.

Da die Leistungserbringung überjährig erfolgt, ist im Angebot anzugeben, in welchem Jahr die Kosten zur Zahlung fällig werden. Dabei ist davon auszugehen, dass der letztmögliche Rechnungseingang aufgrund von haushaltsrechtlichen Bestimmungen der 30.11. ist. Es können demnach nur Leistungen bis zu diesem Tag noch in im jeweiligen Kalenderjahr ab- gerechnet werden.

4.6 Datenschutz

Im Rahmen der Leistungserbringung erhält der Umzugsmanager Zugang zu folgenden per- sonenbezogenen Daten der vom Umzug betroffenen Personen:

• Vorname
• Nachname
• Referat/Fachgebiet
• Dienstliche Durchwahl
• Dienstliche E-Mail-Adresse
• Raumnummer Auszugsgebäude
• Raumnummer Einzugsgebäude.

Die personenbezogenen Daten dürfen nur im Rahmen des Auftrages verwendet werden. Sie sind nach Beendigung des Auftrages (Zahlung der Schlussrechnung) vollständig zu lö- schen/zu vernichten. Personenbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. In Bezug auf die Datenverarbeitung wird die den Vergabeunterlagen beigefügte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

5. Eignung des Auftragnehmers*der Auftragnehmerin

Die Anbietenden haben ihre Eignung zur vertragsgemäßen Bearbeitung wie folgt nachzu- weisen:

Tabelle 5: Eignungskriterien

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6. Zuschlags-/Wertungskriterien

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Alle Angebote, bei denen kein Ausschlussgrund vorliegt, werden anhand der festgelegten Kriterien abschließend bewertet. Für die Bewertung ist maßgebend, in welchem Umfang die gewichteten Kriterien erfüllt sind.

a. Bewertungskriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

Die Bietenden haben in ihren Angeboten eindeutige und nachvollziehbare Ausführungen zu machen, die eine Beurteilung der in der folgenden Bewertungsmatrix stehenden Krite- rien erlauben. Diese Ausführungen der Bietenden sind Grundlage für die Bewertung durch den Auftraggeber.

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Die Bietenden sollen Konzepte erstellen, die sich auf die Leistungsausführung beziehen.

Tabelle 6: Zuschlagskriterien

Die im Rahmen der Zuschlagskriterien geforderten Angaben sowie deren Erfüllungsgrad sind von den Bietenden im Angebot nachvollziehbar zu beschreiben und durch geeignete Unterlagen zu belegen. Gemäß § 41 Abs. 3 UVgO dürfen leistungsbezogene Unterlagen, die

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zur Wertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien erforderlich sind, nicht nachge- fordert werden. Fehlen diese Angaben oder Unterlagen, ist das Angebot nicht wertbar und gemäß § 42 Abs. 1 Nr. 2 UVgO vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Bewertungsmaßstab: Die Wertung der Ausführungen des Bieters zu den vorgenannten Kriterien aus der Bewer- tungsmatrix richtet sich danach, wie vollständig, fundiert, präzise und explizit der Bieter die an ihn gerichteten Anforderungen jeweils aufgreift und überzeugend darstellt und wie die beschriebene Vorgehensweise eine qualitätsvolle Leistungserbringung erwarten lässt.

Zeigt die beschriebene Herangehensweise ein nur oberflächliches und lückenhaftes Ver- ständnis der Anforderungen oder werden diese nur rein schematisch und rudimentär dar- gelegt, lässt die dargestellte Herangehensweise eine nur schlechte und weniger qualitäts- volle Leistungserbringung erwarten. Dies führt zu einer schlechteren Bewertung. Zeigt der Bieter in seinen Ausführungen dagegen ein tiefgehendes und umfassendes Verständnis für die Leistungsanforderungen, indem er sie praxisgerecht, umfassend und logisch sowie strukturiert beschreibt und lässt die Herangehensweise daher eine gute und qualitätsvolle Leistungserbringung erwarten, führt dies zu einer besseren Bewertung.

Auf jedes der konzeptionellen Unterkriterien werden jeweils bis zu 15 Punkte nach folgen- dem Erfüllungsgrad vergeben:

13-15 Punkte (sehr gut): Sehr schlüssige und überaus fundiert angebotene Herangehensweise; die dargestellte Herangehensweise ist in allen Punkten sehr gut nachvollziehbar und dient in herausra- gender Weise der qualitativ hochwertigen Zielerreichung der jeweiligen Maßnahme.

10-12 Punkte (gut): Sehr schlüssige, fundierte und gut dargestellte Herangehensweise; die angebotene Her- angehensweise ist gut nachvollziehbar und dient in besonderer Weise der qualitativ hochwertigen Zielerreichung der jeweiligen Maßnahme.

7-9 Punkte (befriedigend): Schlüssige Herangehensweise; die dargestellte Herangehensweise ist nachvollziehbar und dient daher der qualitativen Zielerreichung der jeweiligen Maßnahme.

4-6 Punkte (ausreichend): Teils lückenhafte Herangehensweise; die angebotene Herangehensweise ist nur teil- weise nachvollziehbar und dient daher nur teilweise der qualitativ hochwertigen Zieler- reichung der jeweiligen Maßnahme.

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1-3 Punkt (mangelhaft): Die dargestellte Herangehensweise ist rudimentär oder lückenhaft und kaum nachvoll- ziehbar. Sie dient daher nicht der qualitativ hochwertigen Zielerreichung der jeweiligen Maßnahme.

0 Punkte (ungenügend): Die Ausführungen überzeugen fachlich nicht, befassen sich inhaltlich nicht mit der The- matik oder wurden nicht schlüssig dargestellt oder sie wurden lediglich stichwortartig – ohne weitere konzeptionelle Darlegungen – wiederholt. Im Hinblick auf die Zielerrei- chung der jeweiligen Maßnahme verspricht die Herangehensweise keinen Erfolg.

b. Berechnung des Preis-Leistungs-Verhältnisses

Bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit wird auf die Brutto-Angebotssummen abgestellt.

Angebote, die die erforderliche Mindestpunktzahl nicht erreichen, werden nicht weiter be- rücksichtigt. Der Angebotsbruttopreis (Wertungssumme aus dem Angebotsformular) wird durch die jeweils erreichte Qualitätspunktzahl (Buchstabe A.) dividiert. Hierdurch erhält man einen Preis pro Leistungspunkt (sogenannter Punktpreis). Das Angebot mit dem nied- rigsten Punktpreis erhält den Zuschlag.

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