[Seite 1]
Umstellung auf den elektronischen Rechnungseingang
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit der zum 1. Januar 2025 in Kraft getretenen Neureglung des § 14 UStG sind ab diesem Zeitpunkt zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu verwenden. Wir haben unseren Rechnungseingangsprozess entsprechend angepasst und um den digitalen Rechnungsempfang erweitert. Wir würden Sie in diesem Zusammenhang bitten, uns Ihre Rechnungen und Gutschriften ab sofort elektronisch zu übersenden.
Die Vorteile liegen auf der Hand und betreffen z. B. die Einsparung der Portogebühren, den Wegfall der Postlaufzeiten, eine effizientere Belegverarbeitung, den Wegfall der Papierablage und die Schonung von Ressourcen.
Elektronische Rechnungen werden ausschließlich in folgenden Formaten akzeptiert:
− ZUGFeRD-Format − XRechnung
Darüber hinaus sind innerhalb der gesetzlichen Übergangsfristen weiterhin Rechnungen im PDF- Format als „Sonstige Rechnung“ zulässig.
Andere Formate (z. B. Word, Excel, Archive wie RAR, ZIP, usw.) und Bilddateien (JPG, TIF, etc.) werden von uns nicht akzeptiert.
Ihre elektronischen Rechnungen und Gutschriften sind in einem der vorgenannten Formate an folgende E-Mail-Adresse zu senden:
leg.rechnungseingang@leg-thueringen.de
Für unsere Tochter- und Enkelgesellschaften haben wir separate Postfächer eingerichtet. Hierzu verweisen wir auf die beigefügte Anlage.
Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs bitten wir Sie zudem, folgende Rahmenbedingungen und Hinweise zu beachten:
(cid:120) Für den Rechnungsversand ist ausschließlich die o. g. E-Mail-Adresse zu nutzen. Ein Versand an die persönlichen E-Mail-Adressen unserer Mitarbeiter ist nicht zulässig. (cid:120) Bei PDF-Rechnungen sind die Rechnung sowie alle zugehörigen Anlagen (Lieferschein, Rapportzettel, Leistungsnachweise, etc.) in einer PDF-Datei zusammenzufassen. (cid:120) Sämtliche Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 5 UStG müssen in der Rechnung enthalten sein. (cid:120) Jede Rechnung ist mit einer separaten E-Mail zu senden. (cid:120) Die E-Mail darf neben dem Rechnungsdokument keine weiteren Dokumente (Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, etc.) enthalten. (cid:120) Der E-Mail-Text wird nicht automatisiert verarbeitet. Deshalb darf er keine umsatzsteuerlich oder sonstige für die Rechnungslegung relevanten Informationen enthalten. (cid:120) Ein Download der Rechnungen über Portallösungen wie bspw. Kundenportale, Kundenkonten oder Kundenbereiche ist unsererseits nicht möglich.
Bitte beachten Sie, dass wir eine zeitnahe und ordnungsgemäße Bearbeitung Ihrer Rechnung nur dann sicherstellen können, wenn Sie die vorstehenden Regelungen beachten.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre LEG Thüringen