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Zuschlagskriterien
Verfahren: Konzeption, Vorbereitung und Durchführung einer Unternehmensreise nach
Allgemeine Bewerbungs- und
Mexiko 2027 Vergabe-Nr.: AIC TI 27_UR Mexiko
A uftragsbedingungen
Bestandteil des Zuschlags und damit Vertragsbestandteil werden insbesondere: − die im Preisblatt ausgewiesenen Honoraransätze, Stundensätze, Tagessätze,
bei Beteiligungen in den Auftragsvergaben der LEG Thüringen / AIC
− dem Umfang der erforderlichen Personentage, − das im Angebot vorgestellte Personal.
Grundlage für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots sind die nachfolgend aufgeführten Zuschlagskriterien.
- Zuschlagskriterien
A) Gesamtpreis / Honorar - gewichtet mit 30 %
Für das Kostenangebot ist der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Vordruck (Preisblatt) zu verwenden. Das Kostenangebot muss sinnvoll nach Leistungspaketen gemäß der Leistungsbeschreibung aufgeschlüsselt werden. Die Berechnung des Gesamtpreises erfolgt auf Basis der für die Erfüllung des Auftrags erforderlichen Personenstunden, Tagessätze und individuellen Anbahnungskosten. Bei unterschiedlich gestaffelten Stundensätzen ist bereits im Angebot festzulegen, wie die Aufgaben im Team verteilt werden und welcher Stundensatz für die Erfüllung einzelner Leistungspakete jeweils gilt. Des Weiteren ist bereits bei der Angebotserstellung festzulegen, wie viele Personenstunden nach Ansicht des Bieters für die Auftragserfüllung gem. Leistungsbeschreibung benötigt werden. Erläuterungen zum Preisblatt können in einem separaten Dokument aufgeführt werden, sofern sie dazu dienen, die Kosten klar aufzuschlüsseln. Das Kostenangebot muss alle zur Leistungserbringung erforderlichen Preise enthalten. Die Preise sind in Euro (Bruchteile in vollen Cent) als Nettopreise (ohne Umsatzsteuer) anzugeben. Soweit umsatzsteuerrechtlich zutreffend, ist die jeweils geltende Umsatzsteuer gesondert auszuweisen. Der Gesamtpreis ist entsprechend darzustellen. Der Anbieter hat im Angebot anzugeben, welche umsatzsteuerliche Behandlung auf seine Leistung voraussichtlich Anwendung findet. Bewertet wird jeweils der Nettogesamtpreis für die ausgeschriebene Leistung. Maßgeblich für die Preiswertung ist der Nettogesamtpreis gemäß Preisblatt. Die Bewertung erfolgt unter Anwendung der erweiterten Richtwertmethode (vgl. Pkt. 2)
B) Methodisches Vorgehen und Umsetzungskonzept – gewichtet mit 30 %
Das Angebot muss den konzeptionellen Ansatz sowie die Methodik zur Umsetzung des Auftrags erkennen lassen. Die Herangehensweise ist strategisch und inhaltlich unter Bezugnahme auf die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Aufgaben darzustellen. Dabei ist ein klarer Bezug zu den Zielsetzungen der Unternehmensreise sowie zu den vorgesehenen Themenschwerpunkten herzustellen. Eine bloße Wiederholung oder Zusammenfassung der Leistungsbeschreibung ist nicht ausreichend. Vielmehr soll dargestellt werden, wie die Anforderungen konkret umgesetzt werden und mit welchen Maßnahmen die Projektziele erreicht werden sollen. Das Konzept ist in einem Format nach freier Wahl einzureichen.
Bewertet wird die Qualität der Projektsteuerung und organisatorischen Umsetzung des Projekts. Insbesondere werden folgende Aspekte berücksichtigt:
- Nachvollziehbarkeit und Qualität der dargestellten Methodik zur Zielerreichung,
- Nachvollziehbarkeit und Aufzeigen der Netzwerkstruktur im Zielland gemäß Anlage C_Darstellung_Netzwerk,
- Verständnis der Aufgabenstellung und deren Übersetzung in konkrete Maßnahmen, Seite 1 von 4
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- Vorgehensweise bei der Identifizierung, Ansprache und Einbindung geeigneter Unternehmen, Multiplikatoren, Institutionen und wirtschaftspolitischer Akteure,
- Methodik zur Organisation und Durchführung von Netzwerkveranstaltungen, Unternehmensbesuchen, Roundtables und weiteren Programmpunkten,
- Nutzung bestehender Netzwerke sowie Vorgehensweise zum Aufbau neuer Kontakte,
- Qualität der Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse mit dem Auftraggeber sowie weiteren Beteiligten,
- Maßnahmen zur Qualitätssicherung,
- Maßnahmen zum Risiko-, Krisen- und Eskalationsmanagement,
- Vorgehensweise bei kurzfristigen Programmänderungen,
- Effizienz und Plausibilität der Projektplanung einschließlich Meilenstein- und Zeitmanagement,
- Dokumentation und Nachbereitung der Unternehmensreise,
- Innovationsgrad des Ansatzes sowie zusätzliche Mehrwerte.
Das Konzept wird insgesamt hinsichtlich seiner Verständlichkeit, Schlüssigkeit, Realisierbarkeit, Kreativität und Passgenauigkeit für die Zielsetzungen der Ausschreibung bewertet. Die gewichtete Punktzahl wird bis auf zwei Dezimalstellen ausgewiesen.
| Punkte | Wert | Erläuterung |
|---|---|---|
| 5 | Anforderungen in sehr hohem Maß erfüllt | Das Umsetzungskonzept ist vollständig, sehr detailliert und in allen Phasen überzeugend dargestellt. Die Vorgehensweise ist logisch aufgebaut, professionell und auf die Anforderungen der Unternehmensreise abgestimmt. Qualitätssicherungs-, Risiko- und Kommunikationsmaßnahmen sowie das Netzwerk sind umfassend beschrieben und lassen eine besonders verlässliche Umsetzung erwarten. Das Umsetzungskonzept enthält darüber hinaus ein überzeugendes Konzept zur Steuerung komplexer Abläufe, zum Umgang mit kurzfristigen Änderungen sowie zur Sicherstellung eines jederzeit reibungslosen Informationsflusses zwischen allen Projektbeteiligten. |
| 4 | Anforderungen gut erfüllt | Das Umsetzungskonzept ist schlüssig und weitgehend vollständig. Die Vorgehensweise ist nachvollziehbar und geeignet, die Anforderungen der Reise effizient umzusetzen. Qualitätssicherung, Netzwerkstruktur und Projektsteuerung sind überzeugend dargestellt. |
| 3 | Anforderungen weitgehend erfüllt | Das Umsetzungskonzept erfüllt die Anforderungen insgesamt. Die geplante Vorgehensweise ist grundsätzlich geeignet und nachvollziehbar. Einzelne Aspekte der Organisation oder Qualitätssicherung sind jedoch nur teilweise ausgearbeitet. |
| 2 | Anforderungen teilweise erfüllt | Das Umsetzungskonzept weist deutliche Schwächen auf. Die organisatorische Vorgehensweise ist nur eingeschränkt nachvollziehbar oder lässt Risiken bei der Umsetzung erkennen. |
| 1 | Anforderungen nur in geringem Umfang erfüllt | Das Umsetzungskonzept ist unvollständig oder wenig überzeugend. Die Organisation der Leistungserbringung ist nur teilweise beschrieben. Eine verlässliche Umsetzung erscheint nur eingeschränkt gewährleistet. |
| 0 | Anforderungen nicht erfüllt | Es liegt kein verwertbares Umsetzungskonzept vor oder die Darstellung ist so unvollständig, dass die geplante Vorgehensweise und die organisatorische Leistungsfähigkeit nicht beurteilt werden können. |
C) Qualität des Programmkonzepts – gewichtet mit 25 %
Das Angebot muss einen ersten aussagefähigen Programmentwurf für die Unternehmensreise enthalten. Dieser soll die inhaltliche Konzeption der Reise sowie die geplanten Maßnahmen zur Erreichung der wirtschaftlichen und politischen Zielsetzungen nachvollziehbar darstellen. Bewertet wird
- Schlüssigkeit und Zielorientierung des Programms,
- fachliche und wirtschaftliche Relevanz der vorgeschlagenen Programmpunkte,
- Qualität und Plausibilität der vorgeschlagenen Unternehmensbesuche, Netzwerkveranstaltungen, Business-Roundtables und Gesprächsformate,
- Berücksichtigung aktueller wirtschaftlicher Entwicklungen und Branchenschwerpunkte in Mexiko,
- Eignung der vorgeschlagenen Programmpunkte zur Anbahnung von Geschäfts-, Forschungs- und Investitionskontakten,
- Einbindung relevanter regionaler Akteure, Unternehmen, Verbände, Cluster, Forschungseinrichtungen und wirtschaftspolitischer Institutionen,
- Angemessenheit und Nachvollziehbarkeit der zeitlichen Programmgestaltung,
- erwartbarer Mehrwert für die Delegation, wie z.B. Nachhaltigkeit der erwarteten Kontakte und Folgeaktivitäten über den Reisezeitraum hinaus.
Die gewichtete Punktzahl wird bis auf zwei Dezimalstellen ausgewiesen. Die Bewertung erfolgt nach der folgenden Bewertungsskala:
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| Punkte | Wert | Erläuterung |
|---|---|---|
| 5 | Anforderungen in sehr hohem Maß erfüllt | Das Programmkonzept ist außerordentlich schlüssig, zielgerichtet und passgenau auf die Zielsetzungen des Projekts ausgerichtet. Die vorgeschlagenen Programmpunkte weisen eine hohe wirtschaftliche Relevanz auf und bieten einen erkennbaren Mehrwert für die Teilnehmer. Die Einbindung relevanter Akteure ist umfassend und nachvollziehbar dargestellt. Das Programm lässt eine sehr erfolgreiche Zielerreichung erwarten. Die vorgeschlagenen Formate schaffen gute Voraussetzungen für nachhaltige Geschäfts-, Forschungs- und Investitionskontakte über die Reise hinaus. |
| 4 | Anforderungen gut erfüllt | Das Programmkonzept ist gut strukturiert und weitgehend auf die Zielsetzungen des Projekts abgestimmt. Die vorgeschlagenen Programmpunkte sind wirtschaftlich relevant und sinnvoll ausgewählt. Die Einbindung geeigneter Akteure ist nachvollziehbar dargestellt. Das Programm lässt eine erfolgreiche Zielerreichung erwarten. |
| 3 | Anforderungen weitgehend erfüllt | Das Programmkonzept erfüllt die Anforderungen insgesamt. Die vorgeschlagenen Programmpunkte sind grundsätzlich geeignet und nachvollziehbar. Die Zielsetzungen des Projekts werden angemessen berücksichtigt. Einzelne Optimierungspotenziale sind erkennbar. |
| 2 | Anforderungen teilweise erfüllt | Das Programmkonzept weist erkennbare Schwächen hinsichtlich Zielorientierung, Relevanz oder Ausgewogenheit der Programmpunkte auf. Die Eignung zur Erreichung der Projektziele wird nur teilweise nachvollziehbar dargestellt. |
| 1 | Anforderungen nur in geringem Umfang erfüllt | Das Programmkonzept ist nur eingeschränkt geeignet. Wesentliche Programmbestandteile fehlen oder sind nicht hinreichend auf die Zielsetzungen der Reise ausgerichtet. Die erwartbare Wirkung des Programms bleibt weitgehend unklar. |
| 0 | Anforderungen nicht erfüllt | Es liegt kein verwertbares Programmkonzept vor oder die Darstellung ist so unvollständig, dass eine Bewertung der Zielerreichung und der Eignung der vorgeschlagenen Programmpunkte nicht möglich ist. |
D) Auswahl und Zusammenstellung des Projektteams – gewichtet mit 15 %
Das Angebot muss ein Personal- und Servicekonzept enthalten, das die Umsetzung der in der Leistungsbeschreibung definierten Aufgaben nachvollziehbar darstellt. In dem Konzept ist zu erläutern, wie der Auftrag umgesetzt wird:
- welche Personen (Projektleiter und ggf. weiteres Team) für die Leistungserbringung vorgesehen sind,
- welche Aufgaben und Rollen die einzelnen Personen übernehmen,
- über welche projektspezifischen Qualifikationen, fachlichen Kompetenzen und Berufserfahrungen die vorgesehenen Personen verfügen,
- wie die organisatorische Umsetzung der Leistung erfolgt.
Für den Fall der Bildung eines Projektteams ist ein Projektleiter als zentrale Ansprechperson zu benennen. Der Projektleiter ist verbindlich für die Leistungserbringung vorzusehen und gegenüber dem Auftraggeber zuzusichern. Ein Austausch des benannten Projektleiters nach Zuschlagserteilung bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die als Ersatz vorgesehene Person muss mindestens gleichwertige Qualifikationen und Erfahrungen aufweisen.
Die projektspezifische Erfahrung des eingesetzten Personals ist anhand geeigneter, vergleichbarer Projekte darzustellen. Die Darstellung hat unter Verwendung des bereitgestellten Formblatts zu erfolgen. Gleichwertige Darstellungen sind zulässig, sofern die geforderten Inhalte vollständig und nachvollziehbar enthalten sind.
Bewertet wird das Personal- und Servicekonzept im Hinblick auf:
- die Nachvollziehbarkeit und Zweckmäßigkeit der Aufgaben- und Rollenverteilung,
- die projektspezifische Qualifikation, Kompetenz und Erfahrung des eingesetzten Personals,
- die Erfahrungen des Projektleiters und des Teams mit vergleichbaren internationalen Unternehmensreisen, Außenwirtschafts- und Netzwerkprojekten,
- die Eignung des Projektteams für die ausgeschriebenen Leistungsbereiche,
- die Sicherstellung der personellen Verfügbarkeit über den gesamten Projektzeitraum,
- die Angemessenheit der Vertretungsregelung.
Maßgeblich ist, inwieweit das dargestellte Konzept eine qualitativ hochwertige, verlässliche und reibungslose Umsetzung der Leistung erwarten lässt. Die gewichtete Punktzahl wird bis auf zwei Dezimalstellen ausgewiesen. Die Bewertung erfolgt nach der folgenden Bewertungsskala:
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| Punkte | Wert | Erläuterung |
|---|---|---|
| 5 | Anforderungen in sehr hohem Maß erfüllt | Das Konzept ist vollständig, sehr klar strukturiert und in allen Teilen überzeugend. Die Aufgaben- und Rollenverteilung ist optimal auf die Leistung abgestimmt. Das eingesetzte Personal verfügt über sehr hohe projektspezifische Qualifikationen, umfangreiche relevante Erfahrung sowie ausgeprägte fachliche Kompetenz. Die dargestellten Projekterfahrungen sind schlüssig und belegen den erfolgreichen Einsatz des Teams in vergleichbaren Projekten. Verfügbarkeit und Vertretungsregelungen sind plausibel, verlässlich und gewährleisten eine reibungslose Leistungserbringung. |
| 4 | Anforderungen gut erfüllt | Das Konzept ist schlüssig und weitgehend vollständig. Die Aufgabenverteilung ist nachvollziehbar und geeignet. Das Personal verfügt über gute projektrelevante Qualifikationen und Erfahrungen. Vergleichbare Projekterfahrungen sind dargestellt und insgesamt überzeugend. Verfügbarkeit und Vertretungsregelungen sind vorhanden und geeignet. |
| 3 | Anforderungen weitgehend erfüllt | Das Konzept ist grundsätzlich geeignet, weist jedoch einzelne Schwächen oder Unklarheiten auf. Die Rollenverteilung ist insgesamt nachvollziehbar. Die Qualifikationen und Erfahrungen des Personals sind ausreichend. Projekterfahrungen sind dargestellt, jedoch nur teilweise aussagekräftig. Verfügbarkeit und Vertretung sind geregelt, jedoch nicht in allen Punkten überzeugend. |
| 2 | Anforderungen teilweise erfüllt | Das Konzept weist deutliche Mängel auf. Die Aufgaben- und Rollenverteilung ist nur eingeschränkt nachvollziehbar. Die Qualifikationen und Erfahrungen des Personals sind nur teilweise geeignet. Die dargestellten Projekterfahrungen sind wenig aussagekräftig oder nur begrenzt relevant. Verfügbarkeit und/oder Vertretungsregelungen sind unklar oder unzureichend dargestellt. |
| 1 | Anforderungen nur in geringem Umfang erfüllt | Das Konzept ist unzureichend und weist erhebliche Defizite auf. Die Aufgabenverteilung ist unklar oder unvollständig. Die Qualifikationen und Erfahrungen des Personals sind überwiegend nicht ausreichend. Projekterfahrungen fehlen weitgehend oder sind nicht nachvollziehbar. Verfügbarkeit und Vertretungsregelungen sind kaum erkennbar oder unzureichend. |
| 0 | Anforderungen nicht erfüllt | Es liegt kein verwertbares Konzept vor oder die Anforderungen werden offensichtlich nicht erfüllt. |
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Die Bewertung erfolgt unter Anwendung der erweiterten Richtwertmethode mit Gewichtungsfaktor. Aus allen wertbaren Angeboten wird eine Kennzahl (Z) gebildet – als Quotient aus der Summe der gewichteten Leistungspunkte (L) und dem gewichteten Angebotspreis (P):
Z = Kennzahl für die Leistung-Preis-Bewertung
L = Leistungspunktzahl
P = Preis
ωL = Gewichtungsfaktor für Leistungspunktzahl ωP = Gewichtungsfaktor für den Angebotspreis
Dabei wird die Summe der Leistungspunkte mit dem Skalierungsfaktor 1000 multipliziert.
Das Angebot mit der höchsten Kennzahl gilt als „wirtschaftlichste Angebot“.
Allgemeine Hinweise zur Bewertung der Angebote
- Die Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien erfolgt durch mindestens drei Vertreter des Auftraggebers. Die Einzelbewertungen werden zu einer Gesamtbewertung je Zuschlagskriterium zusammengeführt.
- Die qualitativen Zuschlagskriterien werden anhand der jeweils in den Vergabeunterlagen beschriebenen Bewertungsskalen auf einer Punkteskala von 0 bis 5 Punkten bewertet. Die Bewertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der mit dem Angebot eingereichten Unterlagen.
- Sind mehrere Angebote innerhalb eines Zuschlagskriteriums qualitativ gleichwertig, können diese die gleiche Punktzahl erhalten.
- Aus den Punkten für die einzelnen Kriterien und der dazugehörigen Gewichtung wird die jeweils gewichtete Punktzahl ermittelt. Die Summe aller so ermittelten Werte ergibt eine Gesamtpunktzahl. Der Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.
- Für jedes Zuschlagskriterium wird die erreichte Punktzahl mit der festgelegten Gewichtung multipliziert. Die Summe der gewichteten Punktzahlen ergibt die Gesamtbewertung des Angebots.
- Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl.
- Ergibt sich nach Abschluss der Bewertung Punktgleichheit zwischen mehreren Angeboten, entscheidet das Los.
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