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Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Da- tenschutzgrundverordnung (DSGVO) durch das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg verar- beitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogenen auch personenbezogene Daten. Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.
1 . Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg
2 . Wie sind die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten?
3 . Was sind die Rechtsgrundlage und der Zweck der Verarbeitung der personenbe- zogenen Daten?
Das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbe- sondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Landeshaushaltsordnung (LHO).
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabever- fahrens und erfolgt auf Grundlage von § 4 LDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DSGVO.
Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt wer- den, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.
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4 . Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabe- verfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:
• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprech- partnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters und
• Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.
Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.
5 . Wie verarbeiten wir diese Daten?
Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.
6 . Werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?
Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetz- lich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:
• Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.
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• Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zu- schlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wett- bewerbsregister) einholen.
• Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Freihändigen Vergaben (Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb) ab einem Auf- tragswert von 25.000 Euro wird für die Dauer von drei Monaten über jeden verge- benen Auftrag auf unserer Internetseite informiert. Diese Information enthält zu- mindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.
• Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer).
• Gerichte im Falle von Klagen.
7 . Wie lange werden personenbezogene Daten verarbeitet?
Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die lan- desrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen.
8 . Welche Rechte haben betroffene Personen?
Sie haben nach der DSGVO verschiedene Rechte. Nähere Informationen ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 18 und 21 DSGVO. In einigen Fällen gilt, dass das Recht nicht in Anspruch genommen werden kann oder darf. Sofern dies gesetzlich unzulässig ist, teilen wir Ihnen den Grund für die Verweigerung mit.
Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personen- bezogenen Daten.
Recht auf Berichtigung Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der be- troffenen Person nicht (mehr) zutreffend sind. Bei unvollständigen Daten kann – un- ter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung – eine Vervollständigung verlangt
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werden.
Recht auf Löschung Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlan- gen. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Die betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlan- gen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Ver- arbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Grün- den, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentli- ches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht. Ebenso kann entge- genstehen, wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabeverfahrens oder die Abwicklung des Vertrages weiterhin erforderlich ist. Der Widerspruch ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle (siehe Ziff. 1) zu richten.
Recht auf Widerruf Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt. Der Widerruf ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle (siehe Ziff. 1 ) zu richten.
Recht auf Beschwerde Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit ei- ner Beschwerde an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informati- onsfreiheit wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.
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Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württem- berg (LfDI BW)
Heilbronner Str. 35
7 0191 Stuttgart
Telefon: 0711/61 55 41 – 0
Telefax: 0711/61 55 41 – 15