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Best of GreenTech – Umwelttechnikpreis Baden-Württemberg

Leistungsbeschreibung

TEIL 1

Planung, Organisation und Umsetzung „Umwelttechnikpreis Baden-Württemberg 2027“

Das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg beabsichtigt, einen externen Dienstleister mit der Planung, Organisation und Umsetzung des Wettbewerbs einschließlich der Aufarbeitung der eingereichten Bewerbungen sowie der Konzeption, Organisation und Durchführung einer feierlichen Preisverleihung zu beauftragen. Zu den erwarteten Agenturleistungen wird auf die im Folgenden detailliert aufgeführten Punkte verwiesen.

Sämtliche Unterlagen, Texte, Bildmaterialien oder Filme, die für eine Veröffentlichung im Internet vorgesehen sind, müssen entsprechend der geltenden rechtlichen Vorgaben (insbesondere hinsichtlich Medienrecht, Datenschutz und Barrierefreiheit (vgl. dazu Landes-Behindertengleichstellungsgesetz) gestaltet werden. Barrierefreiheit muss bei Bedarf auch bei der Preisverleihung gewährleistet werden können (Stichworte: Livestream, Gebärdensprache). Der Umgang mit personenbezogenen Daten muss ausnahmslos unter Beachtung der Regelungen insbesondere in der DSGVO erfolgen.

1 Projektleitung/Management

1.1 Allgemein

 Projektleitung und Projektassistenz über den gesamten Vertragszeitraum

 Fortlaufende Maßnahmen- und Zeitplanung: Erstellung, Umsetzung, Überwachung (einschließlich regelmäßigem Statusbericht an den Auftraggeber)

• Detaillierte Budgetbestimmung

 Regelmäßige Abstimmungen (per E-Mail, Telefon oder Videokonferenz) sowie ab Auftragsvergabe bedarfsabhängig mehrere Besprechungstermine im UM

• Gewährleistung einer ständigen Erreichbarkeit des Auftragnehmers zu Geschäftszeiten

 Bewerbungsunterlagen: Sammlung, Sichtung, Klassifizierung und Prüfung auf Vollständigkeit aller Einreichungen, erforderlichenfalls Kontaktaufnahme mit einreichenden Unternehmen sowie Bearbeitung, Erstellen und Verwalten von (digitalen) Ordnern (zu Einreichungen, Nominierten, Preisträgern) – Hinweis: Eine fachliche Bewertung der Bewerbungen durch den Auftragnehmer ist nicht erforderlich.

 Einladungsmanagement: Erfassung und Bearbeitung der Anmeldungen zur Preisverleihung, Bereitstellen von Anmeldelisten.

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1.2 Abwicklung von Aufträgen an Dritte

Hierunter fallen z. B. Druckaufträge (Ausschreibungsfolder, Urkunden, usw.) und soweit erforderlich der Versand, die Recherche und Auswahl von Location, Technik, Catering, Rahmenprogramm, Fotograf für die Preisverleihung und die Produktion von Preisträgerfilmen.

 Einholung und Auswertung von Angeboten

• Auftragsvergabe in Abstimmung mit dem UM
• Auftragsabwicklung und -überwachung
• Rechnungsprüfung und -begleichung, Mittelanforderung an das UM

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1.3 Feierliche Preisverleihung

• Supervision, Konzeption/Planung, Terminanfragen, Koordination
• Besprechungen und Abstimmungen, Vorbereitung zur Buchung, Briefing
• Location (Vorschläge mit Kostenübersicht)
• Moderator:in (Vorschläge mit Kostenübersicht)
• Rahmen-/Unterhaltungsprogramm (Vorschläge mit Kostenübersicht)
• Preisträgerfilme (Budget max. 30.000 Euro)
• Technik: Licht, Ton, Bild, Präsentation
• Catering (Vorschläge mit Kostenübersicht; ausschließlich vegetarische Speisen)
• Branding/Dekoration
• Durchführung der Veranstaltung (einschl. Regie und Präsentation, s. auch Ziffer 3.5)
• Begleitende Ausstellung: Kontaktaufnahme durch den Auftragnehmer mit ca. 20 Unternehmen (Preisträgern/Nominierten), Planung und Koordination der Ausstellung
• Veranstaltung nach den Maßstäben „Green Event“ (Erläuterungen hierzu s. unter https://www.nachhaltigkeitsstrategie.de/greeneventbw/)

EUR ___________

2. Planung, Organisation und Umsetzung des Wettbewerbs

2.1 Bewerbungsphase

2.1.1 Adressdatenbank

 Überprüfung, Pflege und Ausbau der Verteiler (auf Basis der vom UM gestellten Unternehmensliste; ca. 3.000 Adressen; ggf. Zukauf weiterer Adressen)

• Generierung von Abfragen und Filtern (bis zu 8 verschiedenen Kriterien, z. B. Zuordnung der Bewerber/Preisträger zu Land- und/oder Wahlkreisen)
• Export/Excellisten zur Weiterverarbeitung

EUR ___________

• • 1. Ausschreibungsfolder
• Konzeption und Gestaltung eines Prospekts/Flyers (Umfang: max. 6 Seiten in DIN A4) einschließlich Layout und Satz
• Abstimmungen/Korrekturphasen
• Erstellung Reinzeichnungs-Daten sowie Bereitstellung der Druckdaten und der barrierefreien Daten als PDF für E-Mailversand und die Einstellung ins UM-Internet
• Versand

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(Produktions-/Druckkosten sowie Porto- oder Lettershopkosten sind nicht Bestandteil von Teil 1)

2.1.3 a) Anschreiben an Unternehmen zum Versand des Prospekts/Flyers

• Text des Schreibens (Umfang: max. 2 Seiten in DIN A4; Vorlage vom UM)
• Abstimmungen/Korrekturphasen
• Bereitstellung der Daten z. B. an Druckerei, Lettershop

EUR ___________

(Produktions-/Druckkosten sowie Porto- oder Lettershopkosten sind nicht Bestandteil von Teil 1)

2.1.3 b) Anschreiben an Multiplikatoren (Verbände)

• Text des Schreibens (Umfang: max. 2 Seiten in DIN A4; Vorlage vom UM)
• Abstimmungen/Korrekturphasen
• Versand per E-Mail (mit Ausschreibungsfolder als PDF)

EUR ___________

2.1.4   Bewerbung über LinkedIn

Um den Umwelttechnikpreis weitreichend sichtbar zu machen, sollen Zielgruppen auch über die sozialen Medien angesprochen werden. Dabei haben wir uns für das Business-Netzwerk LinkedIn entschieden. Die Postings (inkl. ggf. Werbeanzeigen) werden über den Kanal des UM veröffentlicht. Folgende Leistungen werden vom Auftragnehmer erwartet:

• Vorbereitung (Content und Posts) von Eröffnungs-Postings (beispielsweise: Was ist der Umwelttechnikpreis? Wer kann teilnehmen? Wie kann man teilnehmen? Rückblick 2025)
• bis zu 3 Eröffnungs-Postings
• bis zu 5 Posts, die mit kurzen Sätzen zu den verlinkten Videos der Preisträger von 2025 führen
  • Erstellung einer Werbeanzeige (evtl. animiert, verschiedene Formate, Laufzeit etwa 2 Monate) – Zielgruppe: KMUs, Projektleiter, usw.

EUR ___________ (inkl. Werbebudget)

2.1.5 Reminder-Postkarte

• Konzeption und Gestaltung
• Abstimmungen/Korrekturphasen
  • Erstellung Reinzeichnungs-Daten sowie Bereitstellung der barrierefreien Daten als PDF für die Einstellung ins UM-Internet
  • Versand

EUR ___________

(Produktions-/Druckkosten sowie Porto- oder Lettershopkosten sind nicht Bestandteil von Teil 1)

2.1.6 Bewerbungsmanagement: Erfassung und Bearbeitung der Bewerbungen

Für die Online-Bewerbung wird ein bestehendes Verfahren genutzt: Bewerberinnen und Bewerber können über ein Online-Formular, das auf der UM-Internetseite eingebunden ist, die notwendigen Informationen (allgemeine Informationen zu Unternehmen/Organisation/Ansprechperson sowie zum Produkt) über Formularfelder als Text eingeben. Wenn Bewerberinnen und Bewerber weitere Dokumente und Daten einreichen wollen, können sie diese über einen selbstgewählten Datenaustauschdienst bereitstellen. Dazu können die Bewerberinnen und Bewerber den Link des entsprechenden Datenaustauschdienstes sowie einen Passwortschutz über das Bewerbungsformular eingeben. Sollten Bewerberinnen und Bewerber auf anderen Wegen Dateien bereitstellen wollen (CD, USB Stick, o.ä.), klären sie das Prozedere direkt mit dem Auftragnehmer.

Die Bewerbungen erhält der Auftragnehmer per E-Mail. Mögliche Fragen zur Bewerbung gehen ebenfalls per E-Mail an den Auftragnehmer. Die Fragen beantwortet der Auftragnehmer.

 Beantwortung von technischen Fragen im Zusammenhang der Online-Bewerbungen

• Entgegennahme der Bewerbungen

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2.2 Auswahlphase

2.2.1 Ordner für Vorjurysitzung

 Erstellung von Ordnern mit systematisch aufbereiteten Bewerbungsunterlagen aller Einreichungen in einheitlicher Form

 Sortierung in Kategorien, Erstellung von Übersichtslisten

• Versand bzw. elektronische Bereitstellung der Ordner an bis zu 8 Adressen (werden vom Auftraggeber übermittelt) – Bedarf an physischen Ordnern ist zeitnah zum Sitzungstermin abzufragen

EUR ___________

2.2.2 Ordner für Jurysitzung

• Vertiefte Aufbereitung der Einreichungen der von der Vorjury ausgewählten ca. 40 Nominierten, Bildbearbeitung von Bewerbungsunterlagen
• Erstellung von Ordnern und Bestückung mit Bewerbungsunterlagen der von der Vorjury ausgewählten Nominierten (5 Seiten pro Ordner), Produkt-/Firmenblatt (Texte werden vom Ministerium erstellt) und ggf. zusätzlich eingereichtem Infomaterial (Produktinformationen, Werbebroschüren etc.)
• Sortierung in Kategorien, Erstellung von Übersichtslisten
• Versand bzw. elektronische Bereitstellung der Ordner an bis zu 12 Adressen (werden vom Auftraggeber übermittelt) – Bedarf an physischen Ordnern ist zeitnah zum Sitzungstermin abzufragen

EUR ___________

3. Konzeption und Durchführung der feierlichen Preisverleihung

Die Preisverleihung mit Beteiligung der Hausspitze des Ministeriums (Ministerin / Staatssekretär) soll in einem angemessenen feierlichen Rahmen erfolgen. Es werden erfahrungsgemäß rund 200 Gäste an der Abendveranstaltung teilnehmen. Die Location sollte sich in Stuttgart oder zumindest im Einzugsgebiet der Stadt befinden.

Die Preisverleihung muss den im Leitfaden „Green Event BW“ beschriebenen Grundsätzen der Nachhaltigkeit entsprechen.

Preisträger und Nominierte sollen die Möglichkeit haben, ihre Produkte/Verfahren/Lösungen im Rahmen einer Ausstellung mit selbst zu erbringenden Präsentationsmaterialien wie beispielsweise Präsentationswänden, Displays, Roll-ups, kleineren Messeständen etc. vorstellen.

3.1 Einladungs- und Anmeldemanagement

3.1.1 Einladungskarte

 Konzeption und Gestaltung einer Einladungskarte (Format DIN lang – max. 4 Seiten)

• Text, Layout, Satz
• Abstimmungen/Korrekturphasen
• Erstellung Reinzeichnungs-Daten
• Bereitstellung der Druckdaten und der barrierefreien Daten als PDF für die Einstellung ins UM-Internet und Versand per Mail
• Erstellung von Verteilern für den elektronischen Versand an Unternehmen, Abgeordnete, Landräte/Oberbürgermeister, Verbände (Hinweis: Versand per Mail wird vom UM übernommen.)

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(Produktionskosten sind nicht Bestandteil von Teil 1)

3.1.2 Online-Anmeldung

Die Online-Anmeldung ist nicht Bestandteil der Leistungsbeschreibung. Sie erfolgt über ein Anmeldeformular, welches auf der UM-Internetseite eingebunden sein wird. Eine Bestätigungsmail ist dabei vorgesehen. Bei der Anmeldung wird die Zustimmung zur Datenschutzerklärung als Pflichtfeld eingebunden. Der Auftragnehmer unterrichtet das UM regelmäßig und unaufgefordert über den Stand der Anmeldungen.

• Erstellung einer Gästeliste

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3.2 UrkundenDie Urkunden für die Preisträger und Nominierten sollen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache ausgefertigt werden. Idealerweise sollen die beiden Versionen bei der Preisverleihung zusammen in einem (z. B. Wechsel-) Rahmen überreicht werden. Wir sind jedoch auch für andere Vorschläge offen.

 Gestaltung ansprechender Urkunden für Preisträger und Nominierte (Format DIN A3)

• Abstimmungen/Korrekturphasen, finale Erstellung
• Reinzeichnungs-Daten, Bereitstellung Druckdaten an Druckerei

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 Produktionsabwicklung: Druck der (individualisierten) ca. 2 x 35 Urkunden

 Papierauswahl: mit Blauem Engel zertifiziert sowie in Haptik und Optik dem Anlass entsprechend

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(Produktions-/Druckkosten sind nicht Bestandteil von Teil 1)

• Preisträger-Urkunde (ca. 10 - 12 Stück) Umweltfreundlicher Rahmen (Format ca. 50 x 65 cm, ca. 10 - 12 Stück)

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• Nominierten-Urkunde (ca. 20 - 25 Stück) Umweltfreundlicher Rahmen (Format ca. 30 x 45 cm, ca. 20 - 25 Stück)

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• Konfektionierung von ca. 35 Urkunden

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Bitte hier vermerken, sofern die Vorschläge des Dienstleisters für die Urkunden mehr Rahmen erfordern und die Kosten entsprechend darstellen:

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3.3 Signet / Siegel für Preisträger und Nominierte

• auf Basis der Ausführung von 2025 (Daten werden vom UM zur Verfügung gestellt): individueller Satz des Signets/Siegels für Preisträger und Nominierte in deutscher und englischer Sprache
• Abstimmungen/Korrekturphase
• Erstellung Reinzeichnungs-Daten
• Bereitstellung und Versand der Daten an Preisträger und Nominierte

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3.4 Namensschilder

 Gestaltung eines individuellen Satzes der Namensschilder für alle Gäste

• Erstellung des Vorlagenmasters für die Namensschilder
• Abstimmungen/Korrekturphase
• Bereitstellung der Daten für Druckerei
• erforderlichenfalls Hüllen: ca. 250 Stück mit Klemme o. ä. für einschiebbare Namensschilder
• erforderlichenfalls Konfektionierung der Namensschilder in Hüllen

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(Produktions-/Druckkosten sind nicht Bestandteil von Teil 1)

3.5 Präsentation on Stage

• Erstellung einer Präsentation on Stage (Aufbau einer Slide basierten Präsentation mit Content: Layout, Gestaltung, Satz, Animation, Renderings, Screenoptimierung, Ton
• Abstimmungen/Korrekturphasen
• Erstellung detaillierter Regieplan
• 2. Version für Screens in einem Foyer oder anderen Raum innerhalb der Location

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3.6 LinkedIn zur Preisverleihung

• Erstellung (Content und Posts) von Preisverleihungs-Postings
• 5 Posts für den Tag des Events (1 zur Veranstaltung allgemein, 4 zu den Preisträgern)
• 5 Posts für die Tage nach der Veranstaltung, die mit kurzen Sätzen zu den verlinkten Videos der Preisträger 2027 führen

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4. Internetauftritt

• Textbeiträge zu den Preisträgern, Nominierten, alphabetische Auflistung der Bewerber, Textbeiträge zu den prämierten Produkten und zur Preisverleihung
• Auswahl und Bereitstellung von Bildmaterial und Filmen

Der Content muss entsprechend der geltenden rechtlichen Vorgaben (insbesondere hinsichtlich Medienrecht, Datenschutz und Barrierefreiheit) erstellen werden.

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5. Pressearbeit

5.1 Pressemitteilung „Lückentext“

 Erstellung einer Pressemitteilung (Lückentext) zum individuellen Einsatz durch die Preisträger und Nominierten, etwa 4 Wochen vor Preisverleihung

• E-Mail-Versand an die Preisträger und Nominierten

EUR ___________

5.2 Pressemitteilungen „Erstplatzierte“ und „Sonderpreis“

• Einarbeiten in die jeweiligen technischen Themen (Einreichungsunterlagen dienen als Briefing)
• Recherche, Telefontermin/-interview mit jeweils einem Ansprechpartner aus den drei erstplatzierten Unternehmen und dem Gewinner des Sonderpreises der Jury
• Recherche, Auswahl und Kontakt: jeweils 4 bis 6 passende, zusätzliche Fachredaktionen und lokale Tageszeitungen
• Erstellen von Pressetexten zu den Erstplatzierten und dem Gewinner des Sonderpreises für das UM (maximal 3.000 Zeichen inkl. Leerzeichen). Die Texte müssen so formuliert sein, dass sie sowohl von der Fachpresse aufgegriffen werden als auch für die interessierte Lokalpresse und die Landespresse verständlich sind. Vom Auftragnehmer wird erwartet, die Pressemitteilungen klassisch aufzubauen – klarer, verständlicher Einstieg und Text zum Unternehmen und Preis. In den „Weiterführenden Informationen“ kann dann tiefer ins Fachliche eingestiegen werden.
• Erstellen von Abbindertexten – falls nicht von den Erstplatzierten bzw. dem Gewinner des Sonderpreises gestellt (Kurztext über das Unternehmen, der unter der Presseinformation platziert wird; maximal 600 Zeichen inkl. Leerzeichen)
• Abstimmen der Texte mit dem jeweiligen Preisträger und dem UM. Der Auftragnehmer muss sich insbesondere mit der Pressestelle des UM so rechtzeitig in Verbindung setzen, dass klare Absprachen/Vorgaben möglich sind und eingehalten werden.
• Lektorat der finalen, freigegebenen Texte

EUR ___________

5.3 Presseversand

• Erstellen eines spezifischen Presseverteilers (Verteiler-Stichworte: Umwelttechnik und/oder Baden-Württemberg)
• Versand der 4 Pressemitteilungen an Verteiler (Fachredaktionen und lokale Presse)

EUR ___________

5.4 Pressemappe für Preisverleihung

• Gestaltung und Erstellen der Mappen
• Befüllung der Mappen (bis zu 5 Stück) u. a. mit dem Ausschreibungsfolder und Kopien der Pressemitteilungen

EUR ___________

Gesamtkosten TEIL 1

netto EUR___________

brutto EUR___________

TEIL 2

Abschätzung und Kalkulation der Fremdkosten „Umwelttechnikpreis Baden-Württemberg 2027“

Dem UM ist bewusst, dass eine konkrete Bezifferung der Fremdkosten nur schwer möglich und die Entwicklung von Preissteigerungen nicht vorhersehbar ist. Die hier anzugebenden Kosten sollen und können daher nur Anhaltspunkte darstellen. Mit Blick auf das zur Verfügung stehende Gesamtbudget müssen in der Umsetzung in Abstimmung mit dem UM gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden.

1. Veranstaltungsort Preisverleihung

1.1 Fremdkosten – Veranstaltungsort

 Raummiete | Künstlergarderobe | Parkplätze

• Strom | Wasser inkl. Genehmigungsplan
• Zwischen- und Endreinigung
• Dekoration

 Genehmigung Amt für öffentliche Ordnung

EUR___________

1.2 Fremdkosten – Mobiliar für ca. 200 Gäste

z. B. Stühle, Stehtische inkl. Hussen, Garderobenständer, Bar, Barhocker, Konferenztische, Rednerpult

EUR___________

1.3 Fremdkosten – Personal

• Auf-/Abbauhelfer

EUR___________

• Akkreditierung

EUR___________

• WC + Garderobe

EUR___________

• Security

EUR___________

1.4 Fremdkosten –Technik

• Bild, Ton, Licht inkl. Auf-/Abbau und Regie

EUR___________

1.5 Fremdkosten – Catering (für ca. 200 Personen)

• Flying Buffet (möglichst regionale Produkte; ausschließlich vegetarisches Angebot an Speisen) inkl. Geschirr/Besteck + Personal + Tischwäsche

EUR___________

• Getränke (kleine Auswahl an Rot- und Weißwein, Bier -auch alkoholfrei-, Softdrinks, Wasser medium/still)

EUR___________

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1.6 Veranstaltungsversicherung (Versicherungswert: 5.000.000 Euro)

EUR___________

2. Moderation | Rahmenprogramm | Fotograf

2.1 Fremdkosten – Moderation

• Moderation
• Optional: Gebärdensprachdolmetscher

EUR___________

2.2 Fremdkosten – Rahmenprogramm (Band, Alleinunterhalter, Künstler o. a.)

• Rahmenprogramm

EUR___________

• GEMA

EUR___________

2.3 Fremdkosten – Fotograf

• Fotograf für Pressefotos und Fotodokumentation inkl. Bildbenennung mit den fotografierten Personen (nur bei Urkundenübergabe)

EUR___________

3. Drucksachen

Für sämtliche Druckexemplare muss mit dem Blauen Engel zertifiziertes, umweltfreundliches Recyclingpapier verwendet werden.

3.1 Fremdkosten – Ausschreibungsfolder

• Druck Ausschreibungsfolder – bis zu 3.300 Exemplare

EUR___________

• Druck personalisiertes Anschreiben – bis zu 3.300 Exemplare

EUR___________

• Konfektionierung (Anschreiben mit Ausschreibungsfolder) | Versand vorbereiten | Postauslieferung – bis zu 3.300 Exemplare
• Porto – bis zu 3.300 Exemplare

EUR___________

3.2 Fremdkosten – Reminderkarte

• Druck Reminderkarte – bis zu 3.300 Exemplare

EUR___________

• Versand vorbereiten | Postauslieferung – bis zu 3.300 Exemplare
• Porto – bis zu 3.300 Exemplare

EUR___________

3.3 Fremdkosten – Namensschilder

• Druck/Produktion der personalisierten Namensschilder für die angemeldeten Gäste

EUR___________

3.4 Fremdkosten – Urkunden

• Druck der individualisierten Urkunden für Preisträger und Nominierte (ca. 2 x 35 Stück, deutsch und englisch)

EUR___________

4. Fremdkosten – Produktion Preisträgerfilme

• Redaktion | Dreharbeiten | Postproduktion – 4 Unternehmens-/Produktfilme à je zwei bis drei Minuten, unter Berücksichtigung der Vorgaben für Barrierefreiheit

EUR___________

(Für diese Position steht ein Budget von insgesamt 30.000 Euro zur Verfügung.)

5. Sonstiges

• Sonstige anfallende Fremdkosten (Details bitte erläutern!)

EUR___________

Gesamtkosten TEIL 2

netto EUR___________

brutto EUR___________