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HINWEISE ZUM VERFAHRENSABLAUF BEI VERHANDLUNGSVERFAHREN MIT TEILNAHMEWETTBEWERB
Es wird ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. § 17 VgV durchgeführt.
Hierbei handelt es sich um ein zweistufiges Verfahren, bestehend aus
- Stufe – Bewerbungsphase
- Stufe – Angebotsphase
Alle Informationen zum Verfahren sind dem Bekanntmachungstext sowie den ver- öffentlichten Teilnahmeunterlagen zu entnehmen. Fragen zum Verfahren sind ausschließ- lich über die Vergabeplattform des Landes (evergabe.nrw.de) bzw. das Vergabemanage- ment zu stellen.
BEWERBUNGSPHASE
Jeder Interessent kann sich in der 1. Stufe durch Einreichung eines Teilnahmeantrages für das Verfahren bewerben. Hierzu ist das mit den Teilnahmeunterlagen zur Verfügung gestellte Bewerberformular auszufüllen und mitsamt den darin geforderten Erklärungen und Nachweisen bis zum Ablauf der Teilnahmefrist auf der Vergabeplattform hochzuladen.
Anhand der Angaben in den Teilnahmeanträgen sowie der eingereichten Erklärungen und Nachweise, werden die Bewerber auf ihre grundsätzliche Befähigung zur Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen geprüft. Maßgeblich hierfür sind die im Bewerber- formular gestellten Mindestanforderungen an die Eignung.
Die Durchführung der 2. Verfahrensstufe kann von einer benötigten Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern abhängig sein.
Ebenso kann die Anzahl der Bewerber, die die Zulassung zur 2. Stufe erhalten, nach oben begrenzt werden. In diesem Fall werden die Angaben der Bewerber anhand der in der Eignungsmatrix bekanntgemachten Kriterien bewertet. Auf Basis der so vergebenen Punkte, wird eine Rangfolge erstellt. Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Los.
Bewerber, die ihre grundsätzliche Eignung nicht nachweisen können, sowie Bewerber, die nach Wertung der Eignungskriterien eine gewisse Punktzahl unterschreiten, erhalten zum Abschluss dieser Phase ein entsprechendes Absageschreiben.
ANGEBOTSPHASE
Alle zur 2. Stufe zugelassenen Bewerber erhalten zu Beginn der Angebotsphase eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Dabei können von den Bewerbern/ nun Bieter neben Honorar- bzw. Preisangaben auch weitergehende wertungsrelevante
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Angaben/Unterlagen angefordert werden. Alle angeforderten Angebotsunterlagen sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform hochzuladen.
Die Wertung der eingereichten Angebote erfolgt auf Basis der bekanntgemachten Kriterien der Zuschlagsmatrix. Auch hier erfolgt die Erstellung einer Rangfolge auf Basis der vergebenen Punkte; und es entscheidet bei gleicher Punktzahl das Los.
Um zu einem endgültigen Wertungsergebnis zu gelangen, können Verhandlungen mit den Bietern erforderlich sein. Auch ist eine weitere Angebotsrunde möglich, in der die Bieter zur Abgabe eines finalen Angebotes aufgefordert werden. Der Auftraggeber behält sich aber ebenso vor, den Zuschlag alleine auf Basis der Erstangebote zu erteilen, ohne Verhandlungen durchzuführen.
Eignungsmatrix Im Teilnahmeverfahren werden die Bewerbungen anhand einer Eignungsmatrix aus- gewertet und gewichtet.
Die für dieses Verfahren ausgewählten Eignungskriterien werden bei der Veröffent- lichung des Verfahrens mit den Vergabeunterlagen als Eignungsmatrix zur Verfügung gestellt.
Die Gewichtung und die mögliche Punktevergabe der einzelnen Eignungskriterien sind der Eignungsmatrix zu entnehmen.
Die Teilnehmeranzahl die anhand der Eignungsmatrix aus der Auswertung der ein- gereichten Bewerbungen in die zweite Verfahrensrunde, die Angebotsphase über- führt werden, werden in der Veröffentlichung benannt.
Zuschlagsmatrix Im Angebotsverfahren werden die Angebote anhand einer Zuschlagsmatrix ausgewertet und gewichtet.
Die Gewichtung und die mögliche Punktevergabe der einzelnen Zuschlagskriterien sind der Matrix zu entnehmen. Ein Kriterium ist das gemäß Leistungsverzeichnis anzubietende Honorarangebot.
Die Wertung, der in der Zuschlagsmatrix abgebildeten Kriterien (außer Honorarangebot), erfolgt gem. § 58 Abs. 5 VgV durch ein Wertungsgremium mit mindestens zwei Teil- nehmern auf Auftraggeberseite. Das Wertungsgremium beurteilt die im fristgerecht einge- reichten Angebot der jeweiligen Bieter abgebildeten Informationen zuzüglich der eventuell geforderten Unterlagen zu den Zuschlagskriterien.
Bei der Durchführung von Verhandlungsgesprächen werden die Ausführungen des Bieters aus dem Verhandlungsgespräch sowie die vorgenannten Unterlagen (fristgerecht einge- reichtes Angebot nebst Anlagen) zur Grundlage der Wertung.
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Nach einzelner, unabhängiger Wertung der zu erfüllenden Kriterien in den fristgerecht eingereichten Angeboten durch die jeweiligen Mitglieder des Wertungsgremiums (mindestens 2 Personen auf Auftraggeberseite) wird die Summe der vergebenen Punkte aller Mitglieder des Wertungsgremiums gemittelt. Dieser – ggfs. jeweils – gemittelte Wert fließt in die Gesamtwertung ein.
Die Wertung der Honorarangebote erfolgt, in dem das günstigste Honorarangebot mit der höchsten, erreichbaren Punktzahl gewertet wird. Alle anderen fristgerecht eingereichten Honorarangebote werden zum niedrigsten Honorarangebot ins Verhältnis gesetzt. Die Differenz zum günstigsten Honorarangebot wird jeweils in Prozent ermittelt. Je % höherem Preis wird ein Punktabzug in gleicher prozentualer Höhe vorgenommen und die daraus resultierenden Punkte fließen entsprechend in die Gesamtwertung ein.
Die für dieses Verfahren ausgewählten Zuschlagskriterien werden bei der Veröffentlichung des Verfahrens mit den Vergabeunterlagen als Zuschlagsmatrix zur Verfügung gestellt.
Verhandlungsgespräche Im Rahmen von Verhandlungsgesprächen erhält jeder Bieter, der zur Abgabe eines Ange- botes in der 2. Phase aufgefordert wird, die Möglichkeit der Unternehmenspräsentation und des Vortrages der Inhalte zu den in der Zuschlagsmatrix gewichteten und benannten Kriterien.
Der Auftraggeber behält sich vor, auf Verhandlungsgespräche zu verzichten und auf Grundlage der eingereichten Angebote über die Beauftragung zu entscheiden.