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Bundesamt für Justiz Seite: 1 (3) Anlage 10 zu den Bewerbungsbedingungen des Vergabeverfahrens „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“
Anlage 10 zu den Bewerbungsbedingungen (BWB) des Vergabeverfahrens
„Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“
Az.: 2025 0000 5942
Informationen gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Das Bundesamt für Justiz (BfJ) verarbeitet im Rahmen von Vergabeverfahren neben unternehmensbezogenen auch personenbezogene Daten der Bewerber und Bieter. Mit nachfolgenden Datenschutzhinweisen wird erläutert, welche Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Vergabeverfahrens durch das BfJ verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welchen Rechtsgrundlagen dies erfolgt. Zudem erhalten Sie Auskunft über Ansprechpersonen sowie über Ihre Rechte in Zusammenhang mit der Datenverarbeitung.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Bundesamt für Justiz Adenauerallee 99-103 53113 Bonn
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Datenschuatzbeauftragter des Bundesamts für Justiz Adenauerallee 99-103 53113 Bonn Telefon: +49 228 99 410-5112 Telefax: +49 228 410-4601 E-Mail: dsb@bfj.bund.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Das BfJ verarbeitet personenbezogene Daten der Bewerber und Bieter, die diese dem BfJ im Rahmen des Vergabeverfahrens übermittelt haben, zur Durchführung des jeweiligen Vergabeverfahrens, insbesondere zur:
- Bereitstellung von Vergabeunterlagen;
- Beantwortung von Bewerber- und Bieterfragen;
- Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen;
- Eignungsprüfung;
- Angebotswertung anhand personenbezogener Zuschlagskriterien;
- Erfüllung vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen;
- Erfüllung vergaberechtlicher Statistikverpflichtungen.
Bei Zuschlagserteilung werden die personenbezogenen Daten des obsiegenden Bieters zur Durchführung des Vertrages über die ausgeschriebenen Leistungen verarbeitet.
Im Rahmen eines Vergabeverfahrens kommen verschiedene Ermächtigungsnormen aus Art. 6 Absatz 1 DSGVO als Rechtsgrundlagen einer rechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten von Interessenten, Bewerbern und Bietern durch das Bundesministerium der Justiz und für
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Bundesamt für Justiz Seite: 2 (3) Anlage 10 zu den Bewerbungsbedingungen des Vergabeverfahrens „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Verbraucherschutz in Betracht. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO, da die Datenverarbeitung im Rahmen des Vergabeverfahrens als vorvertragliche Maßnahme erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten weiterhin zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, ist Art. 6 Absatz 1 lit. c), Absatz 3 lit. b) DSGVO i.V.m. § 55 Bundeshaushaltsordnung (BHO) i.V.m. dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nach Art. 6 Absatz 1 lit. e), Absatz 3 lit. b) DSGVO zulässig, wenn sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt. Auch dies kann in der Anwendung der einzelnen Bestimmungen des GWB und der VgV zu sehen sein.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
• Innerhalb des BfJ: die für die Beschaffung zuständigen Mitarbeitenden sowie ggf. deren Vorgesetzte und ggf. Prüfungsinstitutionen (Vergabestelle, Justiziariat, Datenschutzbeauftragte/r, IT-Sicherheit, Geheimschutz)
• Unterlegene Bieter, die gemäß § 134 Absatz 1 GWB über die Nichtberücksichtigung ihres Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind
• Wettbewerbsregister zur Prüfung, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen (verpflichtend ab 30.000 EUR Auftragssumme (ohne Umsatzsteuer) betr. den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll
• Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzangaben
Informationspflicht bei Übermittlung von personenbezogenen Daten über Dritte Übermittelt ein Bewerber oder Bieter im Rahmen des gesamten Vergabeverfahrens personenbezogene Daten eines Dritten, so ist dieser Dritte vom Bewerber oder Bieter vor Übermittlung der Daten entsprechend zu informieren.
Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder internationale Organisationen ist nicht vorgesehen.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Die oben genannten Daten werden solange gespeichert, wie es unter Beachtung gesetzlicher und vertraglicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Gemäß § 8 Absatz 4 VgV sind die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge und ihre Anlagen mindestens für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren.
Die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten ergibt sich aus den vergabe- und haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen und beträgt mindestens drei Jahre (§ 8 VgV, §§ 5, 79 BHO, Nr. 4.7 der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung zur BHO zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO [VV-ZBR BHO]).
Betroffenenrechte Weitere Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch das BfJ sind unter dem Datenschutzhinweis auf der Internetseite des BfJ unter https://www.bundesjustizamt.de/DE/DasBfJ/Karriere/Stellenausschreibungen/Datenschutz/Datensc hutz_node.html zu finden. Hier sind u. a. nähere Erläuterungen zu den Betroffenenrechten sowie weiterführende Kontakt- und Beschwerdemöglichkeiten aufgeführt.
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Bundesamt für Justiz Seite: 3 (3) Anlage 10 zu den Bewerbungsbedingungen des Vergabeverfahrens „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörden Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Graurheindorfer Straße 153 53117 Bonn E-Mail: Poststelle@bfdi.bund.de
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