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Bundesamt für Justiz Hausanschrift: Adenauerallee 99-103, 53113 Bonn Postanschrift: 53094 Bonn

Bewerbungsbedingungen (BWB)

Zum Vergabeverfahren:

„Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leis-

tungen für Kofax-Komponenten“

Az.: 2025 0000 5942

Stand: 20.10.2026

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Bewerbungsbedingungen (BWB) zum Vergabeverfahren Seite: 2 (16) „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

Inhaltsverzeichnis

Auftraggeber ....................................................................................................................... 4
Gegenstand der Beschaffung .......................................................................................... 4 2.1. Kurzdarstellung ........................................................................................................................ 4 2.2. Ausgestaltung der Leistungserbringung ............................................................................... 5 2.3. Vergabe nach Losen ............................................................................................................... 5
Grundsätzliche Bestimmungen........................................................................................ 6 3.1. Rechtliche Grundlagen ........................................................................................................... 6 3.2. Kommunikation mit der Vergabestelle .................................................................................. 6 3.3. Art und Weise der Kommunikation ....................................................................................... 6 3.4. Bieterfragen sowie Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ............................................ 7
Vorläufige Fristen ............................................................................................................... 8 4.1. Angebotsfrist ............................................................................................................................. 8 4.2. Bindefrist ................................................................................................................................... 8 4.3. Frist für Bieter- und Rückfragen ............................................................................................ 8 4.4. Beginn der Leistungserbringung ........................................................................................... 8
Angebotseinreichung ........................................................................................................ 8 5.1. Sprache ..................................................................................................................................... 8 5.2. Form und Einreichungsart der Angebote ............................................................................. 8 5.3. Informationen zu einzureichenden Unterlagen ................................................................... 9
Eignung des Bieters ........................................................................................................ 10 6.1. Eignungskriterien - allgemein ...............................................................................................10 6.2. Bewertete Eignungskriterien (Bieterdarstellung) ..............................................................11

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 122 Absatz 2 Nummer 3 GWB i.V.m. § 46 VgV: ...................................................................................................................11

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gemäß § 122 Absatz 2 Nummer 2 GWB i.V.m. § 45 VgV: ...................................................................................................................11

6.3 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen .............................................................................11 6.4 Auskunft aus dem Wettbewerbsregister ............................................................................11

Bewertung der Angebote ................................................................................................ 12 7.1. Allgemeines ............................................................................................................................12 7.2. Auswertungsmethode ...........................................................................................................12
Haupt- und Nebenangebote ........................................................................................... 12
Kostenerstattung für das Angebot ................................................................................ 12
Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen .............................................................. 12

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10.1. Bietergemeinschaften ...........................................................................................................12 10.2. Unteraufträge ..........................................................................................................................13 10.3. Eignungsleihe .........................................................................................................................13

Hinweis zum Änderungsverbot an den Vergabeunterlagen ..................................... 14
Zuschlagerteilung ............................................................................................................ 14
Vertragsunterlagen .......................................................................................................... 14
Kennzeichnung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen ................................... 15
Rechtsbelehrung .............................................................................................................. 15 15.1. Anschriften ..............................................................................................................................15 15.2. Zuständige Vergabekammer ................................................................................................15

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Hinweis zur Genderbezeichung

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezoge- nen Hauptwörtern in den Vergabeunterlagen die männliche Form verwendet. Die gewählten Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.

1. Auftraggeber

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) gehört als Bundesoberbehörde zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV). Als zentraler Dienstleister der Justiz erfüllt das BfJ vielfältige Aufgaben. So ist es Anlaufstelle und Ansprechpartner der Bundesrepublik Deutschland für den europäischen und internatio- nalen Rechtsverkehr. Als Registerbehörde ist das BfJ zuständig für das Bundeszentral- register, das Zentrale Staatsanwaltschaftliche Verfahrensregister, das Gewerbezentral- register und den Strafnachrichtenaustausch mit dem Ausland. Im Rahmen des Verbrau- cherschutzes wird das BfJ unter anderem als behördliche Schlichtungsstelle Luftverkehr tätig.

Informationen zur Erreichbarkeit

Bundesrepublik Deutschland,

vertreten durch die Bundesministerin der Justiz und für Verbraucherschutz,

diese vertreten durch die Präsidentin des Bundesamtes für Justiz,

Frau Veronika Keller-Engels

Hausanschrift:

Adenauerallee 99-103

53113 Bonn, Deutschland

Postanschrift:

53094 Bonn, Deutschland

Ansprechpartner:

Bundesamt für Justiz – Zentrale Vergabestelle

Referat I 8

2. Gegenstand der Beschaffung

2.1. Kurzdarstellung

Es besteht ein Bedarf an verschiedenen Leistungen, welche in Form eines Pflegever- trags, eines Servicevertrags und einer Rahmenvereinbarung ausgeschriebenen werden.

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Das BfJ arbeitet, bedingt durch die einzelnen Fachverfahren zum Elektronischen Han- dels- und Genossenschaftsregister (EHUG), den elektronischen Strafachrichten¬aus- tausch (ESTA) sowie den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems DOMEA, mit der Scan-Standardsoftware Kofax. Kofax wird für die Erstellung von elektronischen Do- kumenten aus dem papiergebundenen Posteingang von EHUG und der Justizbeitrei- bung benötigt. Das BfJ beabsichtigt, die Software weiter zu verwenden, wodurch zur kontinuierlichen Pflege ab dem 1. Januar 2027 ein neuer Pflegevertrag benötigt wird. Hierzu soll ein EVB-IT Pflegevertrag geschlossen werden.

Zur Anbindung an das EHUG-Fachverfahren wurde ein Konnektor entwickelt. Auch diese Schnittstelle (Individualsoftware) muss ab dem 1. Januar 2027 unter Pflege gestellt werden. Diese wird in einem EVB-IT Servicevertrag abgeschlossen.

Die zentrale Scanstelle des BfJ wurde nach Vorgaben der TR-RESISCAN ertüchtigt. Um die Vorgaben der TR-RESISCAN technisch umzusetzen, wurden an Kofax Anpassun- gen und Erweiterungen durch den derzeitigen Dienstleister vorgenommen. Das Scangut durchläuft im Scanprozess die Kofax-eigenen Module Scannen, PDF-Generator und Ex- port. Des Weiteren durchlaufen sie Module des derzeitigen Dienstleisters (Kofax Cap- ture Custom Module). Die Pflege der Kofax Capture Custom Module ist ebenfalls Be- standteil dieser Ausschreibung und wird ebenso ab dem 1. Januar 2027 benötigt.

Diese drei Leistungsbestandteile sollen jeweils durch eine jährliche Pauschale erbracht und abgerechnet werden.

Zudem besteht seitens des BfJ ein Bedarf für Erstellungs-, Entwicklungs- und sonstige Dienstleistungen. Hierzu wird eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen.

Für die bestehende EHUG-Schnittstelle sowie für ggf. weitere neue Fachverfahren sol- len Entwicklungs- bzw. Weiterentwicklungsleistungen beauftragt werden. Für die Anbin- dung neuer Fachverfahren müssen ggf. Konfigurations- und Entwicklungsleistungen er- bracht werden..

Sonstige Dienstleistungen können u.a. als Beratungsleitungen, Workshop und/oder als Betriebsunterstützung z.B. für Installations-/Konfigurationsarbeiten oder Entwicklungs- arbeiten vor Ort beim Auftragnehmer, in Form telefonischer Beratung und/oder als Re- mote-Unterstützung abgerufen werden.

Eine nähere Beschreibung der Leistung ist der Leistungsbeschreibung (LB) zu entneh- men.

2.2. Ausgestaltung der Leistungserbringung

Die Vertragslaufzeit aller Verträge beträgt vier Jahre und beginnt mit dem 1. Januar 2027.

2.3. Vergabe nach Losen

Eine Losbildung der zu vergebenden Leistungen erfolgt nicht.

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3. Grundsätzliche Bestimmungen

3.1. Rechtliche Grundlagen

Die vergebende Stelle verfährt bei der Vergabe insbesondere nach der Vergabeverord- nung (VgV). Die Vergabe des Auftrags erfolgt im EU-weiten offenen Verfahren gemäß § 119 GWB in Verbindung mit § 15 VgV.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

3.2. Kommunikation mit der Vergabestelle

Die Kommunikation mit dem BfJ ist in deutscher Sprache zu führen.

Zwischen Bietern und der Vergabestelle erfolgt die Kommunikation ausschließlich über AnA-Web der eVergabe (www.evergabe-online.de). Das gilt für:

• inhaltliche Fragen, sofern deren Beantwortung sich nicht aus den jeweiligen Vergabeunterlagen erschließen lässt,

• Antworten auf Bieterfragen sowie • bei Bedarf: Korrektur der Vergabeunterlagen.

Bieter werden über eingehende Nachrichten über ihren E-Mail-Account benachrichtigt und sind dafür verantwortlich, dass der Zugang an sie erfolgen kann.

3.3. Art und Weise der Kommunikation

Die zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients und Webanwendung AnA-Web sowie die elektronischen Werkzeuge der e- Vergabe-Plattform. Diese werden über die mit „Anwendungen“ bezeichneten Menü- punkte auf www.evergabe-online.de zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören für Unter- nehmen der Signatur-Client für Bieter (Sig-Client) für elektronische Signaturen, die e- VergabeApp (Crypto-Client) zur Verschlüsselung von Angeboten sowie der Web-Ser- vice www.evergabe-online.de zum Ausfüllen einer Einheitlichen Elektronischen Eigen- erklärung gemäß der Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 der Europäischen Kom- mission vom 05.01.2016 (Weiteres siehe hier).

Die zur Einreichung von Angeboten verwendeten elektronischen Mittel sind durch die Webanwendung AnA-Web und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform bestimmt. Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren sind Bestand- teil der Webanwendung AnA-Web bzw. Clients der e-Vergabe-Plattform sowie der Platt- form selbst und der elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform.

Weitergehende Informationen stehen auf https://www.evergabe-online.info bereit.

Hinweis gemäß § 11 Absatz 3 VgV: Alle notwendigen Informationen über die im Vergabeverfahren verwendeten elektroni- schen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Angeboten und Interes- sensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und verwendete Verschlüsselungs-

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Bewerbungsbedingungen (BWB) zum Vergabeverfahren Seite: 7 (16) „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

und Zeiterfassungsverfahren stehen auf der e-Vergabe Plattform zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass in regelmäßigen Abständen Wartungsarbeiten an der e- Vergabe-Plattform durchgeführt werden. Diese Wartungsarbeiten werden vorab ange- kündigt. Die Bewerbenden sind gehalten, sich hierüber frühzeitig zu informieren.

Bei technischen Fragen zur e-Vergabe wenden Sie sich bitte über das Kontaktformu- lar auf der e-Vergabe-Plattform an das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern. Während der Geschäftszeiten steht Ihnen der ServiceDesk des Beschaffungs- amts des Bundesministeriums des Innern auch telefonisch zur Verfügung: +49 (0) 228 99 610 1234.

3.4. Bieterfragen sowie Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder einen Verstoß gegen Vergabevorschriften, hat er das BfJ unverzüglich in Textform darauf hin- zuweisen.

Rückfragen zum Vergabeverfahren und fachliche Bieterfragen sind rechtzeitig (Frist siehe Ziffer 4.3) über die e- Vergabe-Plattform des Bundes elektronisch zu übersenden.

Über rechtzeitig eingehende Bieterfragen und deren Beantwortung informiert das BfJ unverzüglich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes den gesamten Kreis der Bieter. Die Bieter sind verpflichtet, selbstständig bis zum Ende der Angebotsfrist (siehe Ziffer 4.1) mögliche Informationen abzurufen. Diese Informationen sind bei der Erstellung des Angebots zu beachten. Bieterfragen und entsprechende Antworten werden zum Be- standteil der Vergabeunterlagen.

Telefonische oder mündliche sowie per E-Mail übermittelte Anfragen bzw. Bieter- fragen werden nicht berücksichtigt. Gleiches gilt für Fragen, die nicht in deutscher Sprache formuliert sind.

Bieterfragen sollen mit folgenden Referenzierungen gestellt werden:

• Dokument(e) der Vergabeunterlagen, • unter Nennung entsprechender Punkte/Kapitel und • möglichst auch mit Bezeichnung des Kriteriums, der Preisposition u. ä.

Lfd. Nr.		Referenz		Frage	Antwort der Vergabestelle
		(Dokument, Punkt/Kap.-
		Nr.)
1
2

Tabelle 1: Format für Bieterfragen

Das BfJ behält sich vor, Bieterfragen sachgerecht umzuformulieren. Die Bieter haben darauf zu achten, im Rahmen ihrer Fragen keine Informationen zu übermitteln, die nicht zur Weitergabe an Dritte geeignet sind. Sollten solche Informationen in der Bieterfrage enthalten sein, hat der Bieter ausdrücklich darauf hinzuweisen. Das BfJ ist nicht zu einer selbständigen Prüfung verpflichtet.

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4. Vorläufige Fristen

4.1. Angebotsfrist

Die Angebotsfrist endet am 11. November 2026 um 10:00 Uhr Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Es können nur An- gebote zugelassen werden, die frist- und ordnungsgemäß eingehen. Angebote, deren verspäteter Eingang nachweislich nicht vom Bieter zu vertreten ist, werden berücksich- tigt.

Bis zum Ablauf dieser Frist kann das Angebot berichtigt oder geändert werden. Ebenso ist bis zu dieser Frist die Zurückziehung des Angebots möglich.

4.2. Bindefrist

Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Die Bindefrist endet am 22. Dezember 2026 Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Das Angebot kann in dieser Zeit nicht geändert oder zurückgezogen werden.

4.3. Frist für Bieter- und Rückfragen

Rückfragen zum Vergabeverfahren und fachliche Bieterfragen sind rechtzeitig über die e-Vergabe-Plattform des Bundes elektronisch zu übersenden. Das BfJ wird bei der Be- arbeitung der Bieterfragen davon ausgehen, dass eine rechtzeitige Anforderung der zu- sätzlichen Informationen jedenfalls dann vorliegt, wenn die Bieterfrage bis zum

Oktober 2026 eingeht. Nähere Informationen zu Bieter- und Rückfragen sind Ziffer 3.4 zu entnehmen.

4.4. Beginn der Leistungserbringung

Die Dienstleistung wird auf vier Jahre befristet vergeben. Geplanter Termin für den Leis- tungsbeginn ist der

Januar 2027

5. Angebotseinreichung

5.1. Sprache

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Soweit Bescheinigungen verlangt werden, haben ausländische Bieter eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunfts- landes in deutscher Sprache oder beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.

5.2. Form und Einreichungsart der Angebote

Das Angebot ist in Textform nach § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bun- des (https://www.evergabe-online.de) einzureichen.

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5.3. Informationen zu einzureichenden Unterlagen

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bestimmte Erklärungen nicht vom Bieter, sondern von anderen beteiligten Parteien - dem Eignungsverleiher oder Unterauftragnehmer/ Nachunterneh- mer abzugeben sind, aber vom Bieter eingereicht werden müssen.

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen: • Formblatt zur Angebotsabgabe (Anlage 1) • sofern erforderlich: Erklärung zum Einsatz von Eignungsverleiher und Unter- auftragnehmer (Anlage 2) Dieses Formular ist dem Angebot beizufügen, insofern der Einsatz von Eignungsver- leiher oder Unterauftragnehmern vorgesehen ist.

• sofern erforderlich: Ressourcenerklärung des Eignungsverleihers/des Unterauf- tragnehmers (Anlage 3) Sofern der Einsatz von Eignungsverleiher vorgesehen ist, ist das Dokument bereits mit dem Angebot des Bieters einzureichen. Sofern der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist, ist das Dokument nicht mit dem Angebot, sondern nur auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle durch den Bieter binnen der von der Vergabestelle gesetzten Frist einzureichen.

• sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 4) Wenn es sich beim Bieter um eine Bietergemeinschaft handelt, ist dem Angebot die- ses Formular beizufügen.

• Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB (Anlage 5) Sofern es sich beim Bieter um eine Bietergemeinschaft handelt und/oder Unterauf- tragnehmer benannt werden, ist dieses Formular zu nutzen (vgl. hierzu Ziffer 10). Sofern der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist, ist das Dokument nicht mit dem Angebot, sondern nur auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle durch den Bieter, binnen der von der Vergabestelle gesetzten Frist, einzureichen.

• Eignungskriterien und Eignungsnachweise (Anlage 6) • Referenzabfrage (Anlage 7) • Eigenerklärung Russlandbezug (Anlage 8) • Abfrage zur Qualifikation und Erfahrung der Fachkräfte (Anlage 9) • Hinweis zur Datenschutz-Grundverordnung (Anlage 10) • freiwillig Management Summary (Beschreibung der angebotenen Leistungen bzw. Lösungen in Form einer Kurzfassung (max. 3 Seiten DIN A4)

• Ausgefüllter Kriterienkatalog (MS-Excel-Datei oder vergleichbar) Die Datei muss im .xlsx oder .xls Format eingereicht werden. • Ausgefülltes Preisblatt (MS-Excel-Datei oder vergleichbar) Die Datei muss im .xlsx oder .xls Format eingereicht werden.

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Das Angebot muss vollständig sein. Es muss alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Das BfJ kann fehlende Erklärungen und Nachweise unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung nachfordern (§ 56 VgV); ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht. Kommt ein Bieter einer Aufforderung zur Nachreichung nicht oder nicht innerhalb der vom BfJ angegebenen Frist nach, wird sein Angebot nicht berücksichtigt.

Hinweis

Zum Preisblatt: Die Vorlage für das Preisblatt wird dem Bieter als xlsx-Datei ausgehändigt. Die Preis- angaben sind ausschließlich in diese Vorlage einzutragen und im xlsx-Format (oder vergleichbar) einzureichen. Alle dort angegebenen Preise verstehen sich als Netto- preise und sind auf die zweite Nachkommastelle kaufmännisch gerundet anzugeben. Die Preisangaben im Preisblatt müssen sich auf die angebotene Leistung gem. Leis- tungsbeschreibung beziehen. Es sind alle Preispositionen des Preisblatt auszufüllen. Eine weitergehende Aufschlüsselung der Preise in einer gesonderten Zusammenstel- lung bleibt unbenommen.

6. Eignung des Bieters

6.1. Eignungskriterien - allgemein

Die Unterlagen zur Eignungsprüfung dienen der Überprüfung der Eignung des Bieters gemäß § 42 VgV. Unternehmen, die in diesem Verfahren ein Angebot abgeben, müssen den Nachweis der Leistungsfähigkeit erbringen.

Wird durch ein Unternehmen ein Angebot abgegeben, so sind für die Eignungsprüfung vorzulegen: • Anlage 5: Formblatt Ausschlusskriterien gemäß §§ 123 und 124 GWB • Anlage 6: Eignungskriterien und Eignungsnachweise • Anlage 7: Referenzen

Für die Eignungsprüfung sind vom Bieter Angaben und Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zu machen und mit dem Angebot anzugeben (vgl. Anlagen 5 bis 7 zu diesen BWB).

Die Nachweise und Eigenerklärungen können vollständig oder teilweise auch durch eine zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist gültige Bescheinigung einer Beratungs- stelle für das öffentliche Auftragswesen erbracht werden.

Entsprechende Nachweise nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Ge- meinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist, werden anerkannt. Bestätigungen in einer anderen als der deutschen Spra- che sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen.

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6.2. Bewertete Eignungskriterien (Bieterdarstellung)

Es werden Angaben zu folgenden Eignungskriterien erbeten:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 122 Absatz 2 Num- mer 3 GWB i.V.m. § 46 VgV:

aa) Ausreichende Erfahrungen im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen, nachzu- weisen durch die Vorlage zwei geeigneten Referenzen gemäß § 46 Absatz 3 Nummer 1 VgV

bb) Gültiger Kofax-Silber-Partnerstatus, nachzuweisen vor Zuschlagserteilung durch die Vorlage einer gültigen Herstellerbestätigung oder eines entsprechenden Zertifikats.

cc) Mitarbeitende mit Erfahrungen im Bereich der ausgeschrieben Leistungen, nachzu- weisen durch die Abfrage der Mitarbeiterskills (Anlage 9).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gemäß § 122 Absatz 2 Nummer 2 GWB i.V.m. § 45 VgV:

aa) Nachweis eines Mindestjahresumsatzes von 540.000,00 EUR, der auf Leistungen entfällt, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind.

bb) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Absatz 4 Nummer 2 VgV mit den folgenden Mindestdeckungssummen:  mindestens 500.000,00 EUR pro Schadensfall für Sachschäden,  mindestens 500.000,00 EUR pro Schadensfall für Vermögensschäden und  mindestens 500.000,00 EUR pro Schaden aus Verletzung des Datenschutz- rechts.

6.3 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Mangels nachgewiesener Eignung kann ein Bieter ausgeschlossen werden, wenn laut Anlage 5 zu den Bewerbungsbedingungen:

• beim Bieter oder Mitgliedern einer Bietergemeinschaft Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen und aus Sicht der ausschreibenden Stelle keine oder nicht ausreichenden Selbstreinigungsmaßnahmen durch den Bieter darlegt wurden oder

• beim Bieter oder Mitgliedern einer Bietergemeinschaft Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen, diese für die ausschreibende Stelle insgesamt schwerwie- gend sind und einen Ausschluss rechtfertigen würden und aus Sicht der ausschrei- benden Stelle keine oder nicht ausreichenden Selbstreinigungsmaßnahmen durch den Bieter darlegt wurden.

6.4 Auskunft aus dem Wettbewerbsregister

Im Rahmen der Beurteilung der Eignung der Bieter wird das BfJ ergänzend im Wettbe- werbsregister elektronisch abfragen, ob in Bezug auf das Unternehmen, das den Zu- schlag erhalten soll, Eintragungen vorliegen.

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7. Bewertung der Angebote

7.1. Allgemeines

Der Zuschlag wird nur auf ein Angebot erteilt, das nicht im Rahmen der formellen Prü- fung (Prüfung auf Vollständigkeit sowie auf rechnerische und sachliche Richtigkeit), der Prüfung der Ausschlusskriterien sowie der Preisprüfung (Prüfung, ob Angebotspreise in offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen) ausgeschlossen wurde.

7.2. Auswertungsmethode

Der Zuschlag wird gemäß § 127 Absatz 1 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bieter haben den Kriterienkatalog auszufüllen. Unter allen Angeboten, die danach nicht auszuschließen sind, entscheidet der niedrigste Preis.

8. Haupt- und Nebenangebote

Werden mehrere Hauptangebote eingereicht, wird nur das zuletzt eingereichte Haupt- angebot gewertet. Weitere Hauptangebote sind zudem deutlich zu kennzeichnen und als gesonderte Anlage einzureichen.

Die Abgabe von Nebenangeboten ist nicht zugelassen.

9. Kostenerstattung für das Angebot

Für die Erstellung des Angebots sowie für die Teilnahme am Vergabeverfahren insge- samt wird keine Vergütung gewährt.

10. Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen

10.1. Bietergemeinschaften

Es steht den Bietern frei, sich in Form einer Bietergemeinschaft am Vergabeverfahren zu beteiligen. Eine Bietergemeinschaft wird wie ein Einzelbieter behandelt. Daher sind auch Bietergemeinschaften umfasst, wenn in den Vergabeunterlagen von „Bieter“ die Rede ist. Anforderungen, die an Bieter gestellt werden (etwa Eignungskriterien), sind von der Bietergemeinschaft als solcher (also von allen Mitgliedern der Bietergemein- schaft zusammen) zu erfüllen.

Sofern Bieter als Bietergemeinschaft ein Angebot abgeben, sind folgende Punkte zu be- achten:

• Durch die Bietergemeinschaft ist als solche das Angebotsschreiben abzugeben. Hierzu ist das „Formblatt zur Angebotsabgabe“ (Anlage 1) zu benutzen.

• Die Bietergemeinschaft hat im Angebot die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Ver- trags zu benennen. Hierfür ist das Formular „Bietergemeinschaftserklärung“ (An- lage 4) zu benutzen.

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Bewerbungsbedingungen (BWB) zum Vergabeverfahren Seite: 13 (16) „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

• Zur Überprüfung, ob bei den Mitgliedern der Bietergemeinschaft Ausschluss- gründe vorliegen, ist dem Angebot eine entsprechende Auskunft von jedem Mit- glied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Hierfür ist das Formular „Eigenerklärung zu Ausschlussgründen“ (Anlage 5) zu benutzen.

10.2. Unteraufträge

Die Vergabe von Teilen der Leistung (Unterauftrag) an Unterauftragnehmer ist zulässig.

Der Bieter hat, sofern er beabsichtigt, einen Teil des Auftrags im Wege der Unterauf- tragsvergabe an Dritte zu vergeben, im Rahmen der Angebotsabgabe in Anlage 2 „Er- klärung zum Einsatz von Eignungsverleihern und Unterauftragnehmern“ die Art und den Umfang des zu übertragenden Leistungsteils anzugeben. Sofern die vorgesehenen Un- terauftragnehmer bereits feststehen, steht es dem Bieter frei, diese bereits bei Ange- botsabgabe zu benennen.

Sofern der Bieter im Rahmen der Angebotsabgabe Unterauftragnehmer noch nicht be- nennt, wird das BfJ vor der Zuschlagserteilung von dem Bieter, dessen Angebot ange- nommen werden soll, oder von mehreren Bietern, die in die engere Wahl kommen, ver- langen, die Unterauftragnehmer innerhalb einer Frist von einer Woche zu benennen. Innerhalb dieser Frist hat der Bieter außerdem auf besondere Anforderung durch das BfJ von jedem der benannten Unterauftragnehmer eine Erklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen vorzulegen. Hierzu ist jeweils die „Eigenerklärung zu Aus- schlussgründen“ (Anlage 5) zu verwenden. Bei Vorliegen zwingender Ausschlussgründe verlangt das BfJ die Ersetzung des Unterauftragnehmers. Bei Vorliegen fakultativer Aus- schlussgründe kann das BfJ verlangen, dass dieser ersetzt wird. Das BfJ kann dem Bie- ter dafür eine Frist setzen.

10.3. Eignungsleihe

Erfüllt ein Bieter die geforderten Eignungskriterien nicht selbst, steht es ihm offen, im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu neh- men. In diesem Fall müssen zwingend die anderen Unternehmen bereits mit der Abgabe des Angebotes in der Erklärung „Erklärung zum Einsatz von Eignungsverleiher und Un- terauftragnehmern“ (Anlage 2) benannt werden. Zudem sind dort Art und Umfang der von ihnen in Anspruch genommenen Kapazitäten anzugeben. Bei der Verwendung des Vordrucks ist auf Vollständigkeit der Angaben zu achten. Jedes der benannten Unter- nehmen hat sich zudem zu verpflichten, für den Zuschlagsfall dem Bieter die entspre- chenden Kapazitäten zur Verfügung zu stellen. Für die Verpflichtungserklärung ist An- lage 3 zu verwenden.

Der Bieter muss das BfJ ferner über das Nichtvorliegen vergaberechtlicher Ausschluss- gründe (§§ 123, 124 GWB) für jedes andere Unternehmen informieren. Hierfür ist für jedes dieser anderen Unternehmen die Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen (An- lage 5) abzugeben.

Zusätzlich ist bereits mit dem Angebot für jedes andere Unternehmen (Eignungsverlei- her) die Anlage 6 „Eignungskriterien und Eignungsnachweise“ einzureichen. Diese An- lage muss nur in den Punkten ausgefüllt werden, welche die Eignungsleihe betreffen.

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Bewerbungsbedingungen (BWB) zum Vergabeverfahren Seite: 14 (16) „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

Der Austausch oder die Änderung eines oder mehrerer benannter anderer Unternehmen ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zur Zuschlagserteilung unzulässig und führt zum Ausschluss des Angebotes.

Wenn der Bieter beabsichtigt, einen Teil des Auftrags an einen Dritten im Wege der Unterauftragsvergabe zu vergeben und sich zugleich im Hinblick auf seine Leistungsfä- higkeit auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens beruft, gelten ebenfalls die vor- genannten Regelungen.

11. Hinweis zum Änderungsverbot an den Vergabeunterlagen

Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des An- gebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot als Anlage beigefügt werden.

12. Zuschlagerteilung

Der Zuschlag wird nach Ablauf der Vorabinformationsfrist gemäß § 134 GWB erteilt.

Sofern das BfJ innerhalb der Bindefrist einen Zuschlag erteilt, kommt damit mit dem entsprechenden Bieter der in den Vertragsunterlagen dargestellte Vertrag zu Stande. Das BfJ sendet den ergänzten Vertrag mit den entsprechenden Anlagen dem Auftrag- nehmer zu. Dieser verpflichtet sich mit der Angebotsabgabe, jeweils eine gezeichnete Abschrift innerhalb von zehn Tagen an das BfJ zurückzusenden.

13. Vertragsunterlagen

Die Vertragsunterlagen umfassen:

• Rahmenvereinbarung, • Leistungsbeschreibung, • Preisblatt, • Abfrage zur Qualifikation und Erfahrung der Fachkräfte, • Vertraulichkeits- und Sicherheitsvereinbarung und • Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nebst Anhänge.

Nach Zuschlagserteilung ist die Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung vom ob- siegenden Bieter zu unterzeichnen. Zu Informationszwecken ist diese Vereinbarung be- reits jetzt den Vergabeunterlagen beigelegt.

Es wird darauf hingewiesen, dass der Bieter keine Änderungen an dem Vertragstext vornehmen darf (§ 57 Absatz 1 Nummer 4 VgV). Die in dem vorausgefüllten Vertrags- entwurf noch offenen Vertragsbestimmungen werden von der ausschreibenden Stelle nach der Zuschlagserteilung entsprechend dem Ergebnis des Vergabeverfahrens er- gänzt.

Nicht Vertragsbestandteil werden insbesondere Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters.

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Bewerbungsbedingungen (BWB) zum Vergabeverfahren Seite: 15 (16) „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

14. Kennzeichnung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen

Die Bieter haben alle von ihnen übermittelten vertraulichen Informationen als vertraulich besonders zu kennzeichnen. Dies betrifft insbesondere alle Teile des Angebots, die auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens nicht veröffentlicht werden dürfen, da sie bei- spielsweise berechtigten geschäftlichen Interessen eines Unternehmens schaden oder den lauteren Wettbewerb zwischen Unternehmen beeinträchtigen könnten.

15. Rechtsbelehrung

15.1. Anschriften

Rügen der Bieter, in welchen diese einen Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabe- verfahren vortragen, sind ausnahmslos schriftlich an folgende Adresse zu richten:

Bundesamt für Justiz Referat I 8

Hausanschrift: Adenauerallee 99-103 53113 Bonn, Deutschland

Postanschrift: 53094 Bonn, Deutschland

Hilft die Vergabestelle der Rüge nicht ab, wird mit Eingang des entsprechenden Ant- wortschreibens der Vergabestelle eine Frist von 15 Kalendertagen in Gang gesetzt (§ 160 Absatz 3 Satz 1 Nummer 4 GWB), innerhalb derer der Bieter einen etwaigen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer einreichen kann.

15.2. Zuständige Vergabekammer

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt ha- ben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen haben (vgl. § 160 Absatz 3 Nummer 1 GWB), damit Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben kön- nen.

Zuständige Vergabekammer ist die: Vergabekammern des Bundes Villemombler Straße 76 53123 Bonn Telefon: +49 228 9499 - 0 Telefax: +49 228 9499 - 163, - 400 Internet: www.bundeskartellamt.de

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbe- fugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschrif- ten geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen

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Bewerbungsbedingungen (BWB) zum Vergabeverfahren Seite: 16 (16) „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

droht.

Gemäß § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB ist ein Antrag unzulässig, soweit:

der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein- reichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem BfJ nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem BfJ gerügt werden,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem BfJ gerügt werden,
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des BfJ, einer Rüge nicht ab- helfen zu wollen, vergangen sind.

1 - Bewerbungsbedingungen V. 3.0.pdf