2 - Leistungsbeschreibung V 2.0.pdf

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Seite 1 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

Bundesamt für Justiz

Hausanschrift: Adenauerallee 99-103, 53113 Bonn

Postanschrift: 53094 Bonn

Leistungsbeschreibung (LB)

„Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere

Leistungen für Kofax-Komponenten“

beim Bundesamt für Justiz

Az.: 2025 0000 5942

Stand: 3.11.2026

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Seite 2 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Inhaltsverzeichnis

IST-Zustand ................................................................................................. 4

1.1 Einsatz der Software Kofax im BfJ .............................................................. 4 1.2 Vorhandene Lizenzen ................................................................................. 4 Ausschreibungsgegenstand...................................................................... 5

2.1 Allgemeines ................................................................................................ 5 2.2 Pflege bereits vorhandener Kofax-Standardsoftware-Lizenzen .................. 5 2.3 Pflege der bestehenden EHUG-Schnittstelle (Individualsoftware) .............. 6 2.4 Pflege der Kofax Capture Custom Module .................................................. 6 2.5 Entwicklungs-, Erstellungs- und Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Rahmenvereinbarung ........................................................................... 7 2.5.1 Markterkundung.................................................................................................. 7 2.5.2 Kauf zusätzlicher Lizenzen für die bereits vorhandenen Kofax-Module inklusive Pflegeleistungen (Optional) ................................................................................ 8 2.5.3 Softwareentwicklungsleistungen (Gewerk) ......................................................... 8 2.5.4 Dienstleistungen zur Unterstüztung des BfJ ....................................................... 9 2.5.5 Anforderungen an die Erstellungs- und Dienstleistungen der Rahmenvereinbarung ......................................................................................... 9 2.5.5.1 Lieferumfang ..................................................................................................... 9 2.5.5.2 Weiterentwicklung ........................................................................................... 10 2.5.5.3 Sicherer Datentransfer .................................................................................... 10 2.5.5.4 Dokumentation ............................................................................................... 11 2.5.5.5 Auftragsvolumen ............................................................................................. 11 2.6 Ort der Leistungserbringung ..................................................................... 12 2.7 Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern ............................................. 12 Beschreibung der einzelnen Fachverfahren und Komponenten .......... 13

3.1 EHUG........................................................................................................ 13 3.2 EStA .......................................................................................................... 14 3.3 Justizbeitreibung (JBS) ............................................................................. 14 3.4 ElektrA (Musterfeststellungsklageregister) ................................................ 15 3.5 TR-RESISCAN im Referat Digitalisierung; Elektronische Verwaltungsarbeit (DEVA) ...................................................................................................... 15 3.6 Schnittstelle zu EHUG (Individualsoftware) ............................................... 16 3.7 Komplexität ............................................................................................... 17 3.8 Systemtechnik – Hardware-Spezifikationen .............................................. 18 3.9 Menge der gescannten Seiten mittels Kofax (Rückblick) .......................... 19 Anlagen ..................................................................................................... 20

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Seite 3 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Tabellenverzeichnis.

Tabelle 1: vorhandene Kofax-Lizenzen ......................................................................... 4 Tabelle 2: Komplexität KTM-Projekt „EHUG“ ............................................................... 17 Tabelle 3: Komplexität KTM-Projekt „JBS“ .................................................................. 17 Tabelle 4: Komplexität DOMEA®-Exportskript ............................................................ 18 Tabelle 5: Komplexität der Übergabe: DOMEA®-WebServiceClient“; hier: Durchführung des WebServices auf Client-Seite ........................................ 18 Tabelle 6: Komplexität der Übergabe: DOMEA®WebService“; hier: TOMCAT- Services Übergabe DOMEA /Server ........................................................... 18 Tabelle 7: Komplexität der Übergabe: JBS .NET Importdienst .................................... 18 Tabelle 8: Mengengerüst aus Kofax ....................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

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Seite 4 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ IST-Zustand

1.1 Einsatz der Software Kofax im BfJ

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) setzt aktuell in folgenden Fachverfahren und Projekten die Scan-Standardsoftware Kofax ein:

 Durchführung von Ordnungsgeldverfahren gem. § 335 HGB gegen Kapitalgesellschaften und deren gesetzliche Vertreter (EHUG),

 Elektronischer Strafnachrichtenaustausch (EStA),

 Justizbetreibungsstelle (JBS),

 Projekt Elektronisches Anmeldeverfahren zum Register für Musterfeststellungsklagen (ElektrA) sowie

 Rechtssicheres Scannen (TR-RESISCAN) im Referat Digitalisierung; Elektronische Verwaltungsarbeit (L 4).

Die Software wird für die Digitalisierung von papiergebundenen Posteingängen, die Klassifikation und Validierung von Posteingängen sowie die Extraktion von Metadaten eingesetzt. Ess ist geplant, Kofax künftig für die Fachverfahren EU-Vollstreckungshilfe und Verbandsklageregister, im Anschluss an die Projektphase, einzusetzen.

1.2 Vorhandene Lizenzen

Folgende Lizenzen werden derzeit im BfJ eingesetzt:

Tabelle 1: vorhandene Kofax-Lizenzen

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Seite 5 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Ausschreibungsgegenstand

2.1 Allgemeines

Das BfJ benötigt die unterschiedlichsten Dienstleistungen in Zusammen hang mit Kofax. Das Bündel an Leistungen ist gemäß folgende EVB-IT- Verträge zu erbringen:

EVB-IT Pflegevertrag S:

 Pflegeleistungen für die vorhandenen Kofax-Standardsoftware- Lizenzen, s. Kapitel 2.2;

EVB-IT Servicevertrag:

 Pflege der bestehenden Individualsoftware (Schnittstelle) zu dem Fachverfahren EHUG, s. Kapitel 2.3

 Pflege der Kofax Capture Custom Module, s. Kapitel 2.4

EVB-IT Rahmenvereinbarung, die im Einzelnen aus folgenden EVB-IT- Verträgen basiert:

EVB-IT Überlassung Typ A (Optional)

 Kauf zusätzlicher Lizenzen für die bereits vorhandenen Kofax-Module inklusive Pflegeleistungen, s. Kapitel 2.5.2

EVB-IT Erstellungsvertrag

 Dienstleistungen für die Entwicklung- bzw. Weiterentwicklungen der bestehenden EHUG-Schnittstelle sowie für ggf. weitere neue Fachverfahren, s. Kapitel 2.5.3

EVB-IT Dienstleistungsvertrag

 Verschiedene Dienstleistungen:Workshop und/oder Betriebsunterstützung z.B. für Installations-/Konfigurationsarbeiten bzw. Entwicklungsarbeiten vor Ort beim AN, in Form telefonischer Beratung und/oder als Remote-Unterstützung, s. Kapitel 2.5.1 und 2.5.4.

2.2 Pflege bereits vorhandener Kofax-Standardsoftware-Lizenzen

Folgenden Pflege- und Supportleistungen werden für die unter Kapitel 1.2 genannten Kofax-Komponenten benötigt:

 Updates und Upgrades

 Webbasierte Dienste (Knowledge Base, Webbasiertes Support-Tool, Produkt-Updates)

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Seite 6 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“  Kofax-Standardsupport

Der Support muss über die üblichen Kanäle (Telefon, E-Mail und Ticket- System) von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 16:30 Uhr erreichbar sein.

2.3 Pflege der bestehenden EHUG-Schnittstelle (Individualsoftware)

Für das Fachverfahren EHUG wurde bereits eine Schnittstelle zu Kofax erstellt. Über den EVB-IT Servicevertrag sind folgende Dienstleistungen zu erbringen:

 Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (Störungsbeseitigung)

 Hotline-Service muss über die üblichen Kanäle (Telefon, E-Mail und Ticket-System) von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 16:30 Uhr erreichbar sein.

 Vor Ort-Service muss über die üblichen Kanäle (Telefon, E-Mail und Ticket-System) von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 16:30 Uhr erreichbar sein.

Eine Beschreibung der Schnittstelle findet sich unter Kapitel 3.6 dieser LB.

Das BfJ setzt zur Verwaltung von Tickets, insbesondere für Fehler, Aufgaben und Change Requests (CR), das webbasierte Produkt Atlassian JIRA ein und stellt dem Auftragnehmer einen kostenlosen Zugang zu dieser Webanwendung bereit.Die Ticket-Verwaltung ist ausschließlich über diese Webanwendung und den dort hinterlegten Workflow durchzuführen. Neben der Behebung von Fehlern und der Übermittlung von CRs ist die Webanwendung auch zum bilateralen Austausch zwischen BfJ und Auftragnehmer zu nutzen. Dies erfolgt über die Kategorie „Aufgabe“ im Rahmen des Servicevertrags. Falls sich aus einer Aufgabe eine Weiterentwicklung des Systems ableitet, wird diese in einen CR überführt, der gesondert beauftragt wird. Ein Austausch von personenbezogenen Daten über JIRA ist nicht erlaubt.

2.4 Pflege der Kofax Capture Custom Module

Die Pflege- und Wartungsleistungen sind vom Auftragnehmer zu erbringen. Der Auftragnehmer hat daher auch die Pflegearbeiten der vom jetzigen Dienstleister erstellten Kofax Capture Custom Module (TR-RESISCAN), welche in Kapitel 3.5 genannt werden, einzubeziehen.

Um die Vorgaben der TR-RESISCAN technisch umzusetzen, wurden an Kofax Anpassungen und Erweiterungen durch den derzeitigen Dienstleister vorgenommen. Das Scangut durchläuft im Scanprozess die Kofax eigenen Module Scannen, PDF-Generator und Export. Des Weiteren durchlaufen sie Module des derzeitigen Dienstleisters. Diese Module müssen gepflegt werden, so dass folgende Leistungen zu erbringen sind:

 Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (Störungsbeseitigung),

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Seite 7 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“  Hotline-Service muss von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 16:30 Uhr erreichbar sein,

 Vor Ort-Service muss von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 16:30 Uhr erreichbar sein,

 Updates und Upgrades,

 Webbasierte Dienste (Knowledge Base, Webbasiertes Support-Tool, Produkt-Updates) sowie

 Kofax-Standardsupport.

Eine Beschreibung der Schnittstelle findet sich unter Kapitel 3.5 dieser LB.

Auch hier setzt das BfJ zur Verwaltung von Tickets, insbesondere für Fehler, Aufgaben und Change Requests (CR), das webbasierte Produkt Atlassian JIRA ein und stellt dem Auftragnehmer einen kostenlosen Zugang zu dieser Webanwendung bereit. Die Ticket-Verwaltung ist ausschließlich über diese Webanwendung und den dort hinterlegten Workflow durchzuführen. Neben der Behebung von Fehlern und der Übermittlung von CRs ist die Webanwendung auch zum bilateralen Austausch zwischen BfJ und Auftragnehmer zu nutzen. Dies erfolgt über die Kategorie „Aufgabe“ im Rahmen des Servicevertrags. Falls sich aus einer Aufgabe eine Weiterentwicklung des Systems ableitet, wird diese in einen CR überführt, der gesondert beauftragt wird. Ein Austausch von personenbezogenen Daten über JIRA ist nicht möglich.

2.5 Entwicklungs-, Erstellungs- und Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Rahmenvereinbarung

2.5.1 Markterkundung

Für Kofax sind derzeit keine weiteren Anpassungen geplant. Aufgrund der Übernahme von Kofax durch Tungsten Automation ist derzeit jedoch nicht abschließend absehbar, wie sich die weitere Produktentwicklung und Verfügbarkeit von Kofax darstellen wird. Vor diesem Hintergrund soll der Auftragnehmer das BfJ bei der Identifizierung und Bewertung möglicher Alternativprodukte zu Kofax unterstützend beraten. Dabei sollen geeignete Produkte am Markt betrachtet und hinsichtlich ihrer grundsätzlichen Eignung für die beim BfJ bestehenden Anforderungen bewertet werden. Der Prozess der Markterkundung und Evaluierung wird durch das BfJ initiiert und geleitet. Der Auftragnehmer übernimmt hierbei eine unterstützende und beratende Funktion und bringt insbesondere seine Erfahrungen und Kenntnisse zu geeigneten Alternativprodukten ein. Bei der Betrachtung möglicher Alternativen sind insbesondere der derzeit bei Kofax eingesetzte bzw. benötigte Funktionsumfang sowie die grundsätzliche Machbarkeit einer Umstellung zu berücksichtigen. Darüber hinaus sollen,

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Seite 8 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ soweit relevant, die Auswirkungen auf bestehende Schnittstellen und weitere Anforderungen betrachtet werden. Als Ergebnis der Markterkundung und Evaluierung soll der Auftragnehmer die Vor- und Nachteile geeigneter Alternativprodukte darstellen und das BfJ bei der Entscheidungsfindung beraten. Sofern ein Wechsel auf ein alternatives Produkt erfolgt, soll der Auftragnehmer das BfJ bei der anschließenden Migration unterstützen.

2.5.2 Kauf zusätzlicher Lizenzen für die bereits vorhandenen Kofax-Module inklusive Pflegeleistungen (Optional)

Es besteht seitens des BfJ jährlich ein geschätzter Bedarf von bis zu 16 Lizenzen. Bei einer Vertragslaufzeit von vier Jahren ergibt sich daraus eine Höchstmenge von insgesamt bis zu 64 Lizenzen.

Die Abnahme der zusätzlichen Lizenzen erfolgt optional und bedarfsabhängig. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf eine vollständige Ausschöpfung der genannten Höchstmenge besteht nicht

Die Standardsoftware muss per Download an einer vom Auftragnehmer zu benennenden Adresse zur Verfügung gestellt werden. Die vollständigen Lizenzunterlagen sind dem BfJ vom Auftragnehmer in geeigneter Form zu übermitteln.

Diese Pflegeleistungen sind grundsätzlich beginnend mit dem Tag nach der Lieferung der zusätzlichen Lizenzen der Standardsoftware vom Auftragnehmer zu erbringen.

Für den Umfang der Pflegeleistungen gilt die in Kapitel 2.2 dieser LB beschriebene Leistung.

2.5.3 Softwareentwicklungsleistungen (Gewerk)

Für die bestehende EHUG-Schnittstelle sowie für ggf. weitere neue Fachverfahren sollen Entwicklungs- bzw. Weiterentwicklungsleistungen beauftragt werden.

Für die Anbindung neuer Fachverfahren müssen ggf. Konfigurations- und Entwicklungsleistungen erbracht werden. Diese umfassen u.a.

 Formularerkennung (Mustererkennung, Barcodes, QR-Codes, Dokumentklasse, Texterkennung),

 Ggf. Volltextindexierung,

 Erstellung von Validierungsmasken abhängig von Dokumentklassen sowie

 Übergabe von Bild- und Metadaten an Fachverfahren.

Es gelten die Anforderungen aus Kapitel 2.5.5.

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Seite 9 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Das BfJ setzt zur Verwaltung von Tickets für Fehler, Aufgaben und Change Requests (CR) das webbasierte Produkt Atlassian JIRA ein und stellt dem Auftragnehmer einen kostenlosen Zugang zu dieser Webanwendung bereit.. Die Ticket-Verwaltung ist ausschließlich über diese Webanwendung und den dort hinterlegten Workflow durchzuführen. Neben der Behebung von Fehlern und der Übermittlung von CRs ist die Webanwendung auch zum bilateralen Austausch zwischen BfJ und Auftragnehmer zu nutzen. Dies erfolgt über die Kategorie „Aufgabe“ im Rahmen des Servicevertrags. Falls sich aus einer Aufgabe eine Weiterentwicklung des Systems ableitet, wird diese in einen CR überführt, der gesondert beauftragt wird. Ein Austausch von personenbezogenen Daten über JIRA ist untersagt.

Weiterentwicklungsmaßnahmen zu dieser Schnittstelle werden als Werkleistung aus der Rahmenvereinbarung abgerufen.

2.5.4 Dienstleistungen zur Unterstüztung des BfJ

Es besteht seitens des BfJ ein Bedarf an verschiedenen Dienstleistungen in Form von Unterstützungsleistungen.

Die Leistungen können u.a. als Workshop und/oder als Betriebsunterstützung z.B. für Installations-/Konfigurationsarbeiten oder Entwicklungsarbeiten vor Ort beim Auftragnehmer, in Form telefonischer Beratung und/oder als Remote-Unterstützung per WebEx Session oder über die BDBOS Meeting Plattform nach der im BfJ geltenden Richtlinie abgerufen werden.

Der in der Rahmenvereinbarung vorgesehene Ansprechpartner des Auftragnehmers nimmt Bedarfsanforderungen des BfJ für die Dienstleistungen entgegen.

Für jede Bedarfsanforderung werden die dazu erforderlichen Informationen vom BfJ rechtzeitig übergeben. Diese beinhalten zumindest Folgendes:

 Art und Umfang der Dienstleistung,

 Benötigtes Personal (Anzahl),

 Zeitraum der Dienstleistung.

Es gelten die Anforderungen aus Kapitel 2.5.5.

2.5.5 Anforderungen an die Erstellungs- und Dienstleistungen der Rahmenvereinbarung 2.5.5.1 Lieferumfang

Bei Änderungen der Kofax-Scan-Standardsoftware aufgrund von Pflegeleistungen oder der Weiterentwicklung zur Anbindung von Fachverfahren hat der Auftragnehmer dem BfJ als vertragsgerechte Leistung zu übergeben:

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Seite 10 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“  die neue Version der Kofax-Scan-Standardsoftware;

 den Quellcode und die Build-Skripte bei Abruf von Leistungen zur Entwicklung von Modulen;

 den Quellcode und die Build-Skripte von abhängigen, quellenoffenen Bibliotheken sofern diese für den Einsatz modifiziert wurden;

 die aktualisierte Dokumentation;

 bei Pflegeleistungen: die Dokumentation der Fehlerbehebung;

 den Bericht zur Qualitätssicherung inklusive sämtlicher Testprotokolle und Testbeschreibungen;

 die eindeutige Bezeichnung der mit der Auslieferung erledigten CRs sowie

 falls durch die vorgenommene Änderung erforderlich - eine aktualisierte Installations- und Konfigurationsbeschreibung.

2.5.5.2 Weiterentwicklung

Funktionale Änderungen oder Erweiterungen der bestehenden Schnittstelle (EHUG) sowie neu zu erstellender Schnittstellen aufgrund von Veränderungen rechtlicher Vorgaben, von veränderten Rahmenbedingun- gen oder aufgrund von veränderten Nutzeranforderungen werden separat auf der Basis einzelner vertraglicher Vereinbarungen beauftragt.

Auf der Basis der Beschreibung der Änderungsanforderung durch das BfJ erstellt der Auftragnehmer eine eindeutige und klar strukturierte Leistungsbeschreibung (Pflichtenheft).

Grundsätzlich muss für jedes Projekt ein Pflichtenheft erstellt werden.

2.5.5.3 Sicherer Datentransfer

Der Auftragnehmer könnte im Rahmen der Weiterentwicklungs- und Entwicklungsleistungen, z.B. von Scan-Projekten, mit personenbezogenen Daten (Echtdaten in Form von Originaldokumenten) in Berührung kommen. Im Regelfall werden die Dokumente vor Ort beim BfJ zur Verfügung gestellt. Für Ausnahmefälle hat der Auftragnehmer eine sichere Möglichkeit für einen möglichen Datentransfer zur Verfügung zu stellen. Weiterhin ist der Auftragnehmer verantwortlich für die angemessene Handhabung der ausgetauschten Daten sowie für eine entsprechende Zugriffsbeschränkung. Testsystem und Entwicklungsumgebung beim Auftragnehmer.

Für die Durchführung der Fehlerbehebungs- und Entwicklungsmaßnahmen muss der Auftragnehmer an seinem Standort ein geeignetes Kofax-Test- und -Entwick-lungssystem samt der von ihm gepflegten und entwickelten Schnittstellen vorhalten. Dies kann auch über eine virtualisierte Umgebung

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Seite 11 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ gewährleistet werden. Die Backend-Systeme des BfJ können durch Mock- Ups simuliert werden.

2.5.5.4 Dokumentation

Bei Änderung oder Weiterentwicklung der im BfJ verwendeten Kofax- Individualsoftware werden folgende Dokumentationen gefordert:

 Installationsanleitung;

 die eindeutige Bezeichnung der mit der Auslieferung erledigten CRs;

 Beschreibung der Änderungen an der Systemarchitektur/Anwen- dungslandschaft (siehe Anlage 1);

 Klassendiagramme;

 Beschreibung der Datenbanktabellen, der Datenbankstruktur und der verwendeten Datentypen sowie

 Sequenzdiagramme bzw. dynamisches Ablaufmodell.

Die Dokumentation der Änderungen an der Systemarchitektur/Anwen- dungslandschaft (siehe Anlage 1) muss folgende Punkte umfassen:

 Beschreibung der einzelnen Softwaremodule bzw. Softwarekomponenten inkl. deren Hierarchie, deren Beziehungen untereinander und deren Aufgaben innerhalb des Systems sowie

 Schnittstellenbeschreibung (interne und externe).

Wird bei der Programmentwicklung ein Modellierungswerkzeug eingesetzt, so sind bei jeder Änderung die neu erstellten bzw. fortan die hiervon angepassten Modelle in einem für das BfJ nutzbaren Format zu übergeben. Im BfJ wird derzeit in Verfahren ähnlichen Umfangs die Software Enterprise Architect (Sparx Systems) in der Version 15.0 oder neuer eingesetzt. Für das EHUG-Verfahren gibt es im BfJ jedoch derzeit kein aktuelles EA-Modell.

Generell muss die Dokumentation der Änderungen eine vollständige, eindeutige und verständliche grafische und textuelle Beschreibung der betroffenen Komponenten des Verfahrens enthalten. Die Abläufe und Beziehungen der angepassten Komponenten und Funktionen der Anwendungssoftware und der Standardsoftware müssen in ihren Zusammenhängen deutlich werden.

2.5.5.5 Auftragsvolumen

Es besteht seitens des BfJ jährlich durchschnittlich ein geschätzter Bedarf von bis zu 100 Personentagen (PT) für die zuvor genannten Dienstleistungen (Markterkundung, Softwareentwicklungsleistungen etc. ). Bei einer Vertragslaufzeit von vier Jahren sind dies insgesamt bis zu 400 PT (Höchstmenge). Soweit das Auftragsvolumen in einem Vertragsjahr nicht

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Seite 12 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ ausgeschöpft wird, kann das Restkontingent in einem der folgenden Vertragsjahre beauftragt werden. Das Auftragsvolumen kann auch in einem Vertragsjahr überschritten und in den Folgejahren ausgeglichen werden.

2.6 Ort der Leistungserbringung

Der Ort, an dem die Leistung zu erbringen ist, ergibt sich aus der Art der Leistung. Bei Bedarf macht das BfJ Vorgaben, wo die jeweilige Leistung zu erbringen ist.

2.7 Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen von einzelnen Beauftragungen mit anderen Dienstleistern des BfJ zusammenzuarbeiten. Diese Zusammenarbeit kann nicht gesondert in Rechnung gestellt werden.

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Seite 13 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Beschreibung der einzelnen Fachverfahren und Komponenten

3.1 EHUG

Mit Kofax Capture werden eingehende papiergebundene Dokumente und Faxe eingelesen. Die Faxe werden durch einen Faxserver digital in Form von TIF-Dateien zugeliefert. Die Extraktion der wesentlichen Informationen (z.B. EHUG-Aktenzeichen, Barcode auf Formular-Rückläufern) und die Klassifikation der Dokumente erfolgt mittels eines Kofax Transformation Modul (KTM) Projekts.

Im Rahmen des KTM-Erkennungsprozesses und der KTM-Validierung werden bereits Metadaten sowohl automatisiert als auch manuell erfasst. Diese werden über eine Schnittstelle an das DOMEA®1-basierte Fachverfahren übergeben. In der KTM-Validierung erfolgen bereits bestimmte Plausibilitätsprüfungen. Zum Beispiel wird dem Validierer der zugehörige Firmenname aus der EHUG-Akte angezeigt, um fehlerhafte Aktenzeichen erkennen zu können. Der Firmenname wird dabei mittels Scripting über eine OLE-DB-Verbindung direkt aus der Fachverfahrensdatenbank ausgelesen.

Zur Klassifikation der Dokumente wurden fünf Dokumentenklassen im KTM- Projekt gebildet. Beim Großteil der eingehenden Dokumente handelt es sich um unstrukturiertes Schriftgut, welches der Standard-Dokumentklasse „Sonstiges“ zugeordnet wird. Die anderen Dokumentklassen sind:

 Postzustellungsurkunden (PZU),

 Korrespondenz mit dem Landgericht/Oberlandesgericht,

 Einspruchsformular,

 Rechtsbehelf und

 Rückläufer der Einwohner-/Gewerbemeldeämter (EMA/GWA).

Die ersten drei Dokumentklassen werden durch Klassifikationstraining erkannt und die EMA/GWA-Rückläufer werden anhand des aufgebrachten Barcodes und Scripting zugeordnet. Um die unterschiedlichen Metadatensätze in DOMEA® aufnehmen zu können, wurden dort ebenfalls drei Dokumentklassen (PZU, Rechtsbehelf und für allg. Posteingänge) gebildet.

Die Übergabe der Schriftstücke an die Eingangsstelle des auf DOMEA® basierenden Fachverfahrens erfolgt mit Hilfe eines individuellen Kofax- Exportskripts in Verbindung mit einer TOMCAT-Anwendung. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung der DOMEA®-Standardwebservices. Die Zuordnung der Schriftstücke zu den entsprechenden Akten und Vorgängen

1 DOMEA® („Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang) ist ein Programm der Firma Open Text Software GmbH. Dabei ist die zertifizierte Software DOMEA® ein Akronym für das Dokumentenmanagement und die elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang mit dem wesentlichen Ziel der Einführung der elektronischen Akte.

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Seite 14 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ erfolgt mittels des aus dem Scanverfahren zugelieferten Aktenzeichens und der Metadaten und ist innerhalb des DOMEA®-Systems realisiert.

3.2 EStA

Mit Kofax Capture werden eingehende papiergebundene Dokumente eingelesen. Es erfolgt grundlegend keine Extraktion von Metadaten. In der Dokumentenklasse „ESTA, Strafnachrichten“ wird mittels Musterdokumenten der Dokumentformularname erkannt, welcher zur Klassifizierung des Absenderlandes dient.

Im Rahmen der Kofax-Validierung wird zu den festdefinierten Metadaten lediglich das Vorgangszeichen manuell erfasst, das über eine Schnittstelle an das DOMEA®-basierte Fachverfahren übergeben wird.

Die Übergabe der Schriftstücke an die Eingangsstelle des auf DOMEA® basierenden Fachverfahrens erfolgt mit Hilfe eines individuellen Kofax- Exportskripts in Verbindung mit einer TOMCAT-Anwendung. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung der DOMEA®-Standardwebservices. Die Zuordnung der Schriftstücke zu den entsprechenden Vorgängen erfolgt mittels des aus dem Scanverfahren zugelieferten Vorgangszeichens und ist innerhalb des DOMEA®-Systems realisiert.

3.3 Justizbeitreibung (JBS)

Mit Kofax Capture werden eingehende papiergebundene Dokumente und Faxe eingelesen. Die Faxe werden durch einen Faxserver digital in Form von TIF-Dateien zugeliefert. Die Extraktion der wesentlichen Informationen (z.B. Buchungszeichen) erfolgt mittels eines KTM Projekts. Eine Validierung der Schriftstücke erfolgt nicht.

Beim Großteil der eingehenden Dokumente handelt es sich um unstrukturiertes Schriftgut und es erfolgt keine Klassifikation im KTM-Projekt, sondern nur eine Extraktion der Metadaten. Die Metadaten werden über reguläre Ausdrücke (RegEx) im OCR-Text ermittelt und durch Skripte im Erkennungsprozess validiert und übernommen. Dabei handelt es sich nur um das möglicherweise enthaltene Buchungszeichen und zusätzlich bei Postzustellungsurkunden (PZU) um den fachverfahrensspezifischen Maßnahmenschlüssel.

Die Übergabe der Schriftstücke an das in der JBS verwendete Scanvalidierungsprogramm AVVISO® NEWD-Postbox der Firma DATA- team erfolgt mittels des Kofax-Standard-Exportkonnektors „Text Export Connector“ und einem in .NET entwickelten Dienst. Dieser Dienst lädt die Daten direkt in eine Importtabelle der AVVISO®-Programm-Datenbank und ist nicht Pflegebestandteil dieser Ausschreibung.

Aktuell finden interne Anpassungen auf unserem Testsystem für den Bereich JBS statt, die eine Verbesserung der Zuordnung ermöglichen soll.

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Seite 15 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

3.4 ElektrA (Musterfeststellungsklageregister)

Das BfJ führt das Verbandsklageregister. Rechtliche Grundlage für das Verbandsklageregister ist § 43 des Gesetzes zur gebündelten Durchsetzung von Verbraucherrechten (Verbraucherrechtedurchsetzungsgesetz – VDuG) sowie § 1 der Verbandsklageregisterverordnung (VKRegV). Ziel von ElektrA ist die Errichtung eines ausschließlich elektronisch betriebenen Klageregisters und Fachverfahrens. Mit Kofax Capture müssen eingehende papiergebundene Dokumente und Umschläge beidseitig eingelesen werden. Die Ablage der Scans erfolgt im PDF-Format inkl. OCR Erkennung im BfJ- internen Dateisystem (Transferverzeichnis des Fachverfahrens).

Für die Trennung der einzelnen Eingänge sind Trennblätter einzusetzen.

Die Inbetriebnahme ist für 2026 geplant.

3.5 TR-RESISCAN im Referat Digitalisierung; Elektronische Verwaltungsarbeit (DEVA)

Die Pflege und Wartung der Kofax Capture Custom Module in Kapitel 2.4 betreffen die IT-Anwendung E-Akte Bund.

Die E-Akte Bund ist ein komplexer Basisdienst zur elektronischen Aktenführung, der jeder Bundesbehörde durch das ITZBund bereitgestellt wird. Die E-Akte Bund wird zunächst im Rahmen der allgemeinen Vorgangsbearbeitung eingesetzt.

Die elektronische Aktenführung erfordert die Digitalisierung der papiergebundenen Posteingänge (vgl. § 7 EGovG). Diese erfolgt im BfJ derzeit bei den Posteingängen ausschließlich für die Fachverfahren EHUG, EStA und der JBS. Die Beibehaltung des Papiers (kopierendes scannen) gehört aktuell zu diesem Prozess, sodass bislang keine beweiswerterhaltenden Maßnahmen für die elektronischen Abbilder (Digitalisate) notwendig waren.

Die zentrale Scanstelle des BfJ wurde nach Vorgaben der TR RESISCAN ertüchtigt.

Um die Vorgaben der TR-RESISCAN technisch umzusetzen, wurden an Kofax Anpassungen und Erweiterungen durch den derzeitigen Dienstleister vorgenommen. Das Scangut durchläuft im Scanprozess die Kofax-eigenen Module Scannen, PDF-Generator und Export. Des Weiteren durchlaufen sie Module des derzeitigen Dienstleisters (Kofax Capture Custom Module). Dabei handelt es sich um Module, die

1. Stapel leichter anlegen lassen (Stapelgenerator),

2. Stapel TR-RESISCAN konform prüfen und freigeben (Checkmodul),

3. einen Transfervermerk erstellen,

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Seite 16 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ 4. eine PDF mit dem Transfervermerk erweitern

5. die Digitalisate in ein spezifisches Verzeichnis sowie

6. informatorische E-Mails an Organisationseinheiten senden

3.6 Schnittstelle zu EHUG (Individualsoftware)

Es wurde eine DOMEA®-Schnittstelle „Kofax“ erstellt, die technologisch und funktional die Übergabe von Dokumenten von Kofax nach DOMEA® ermöglicht. Zudem ist die Schnittstelle derart gestaltet, dass eine räumliche Dekomposition von Kofax- und DOMEA®-Servern ermöglicht wird. Der verwendete Kofax-Konnektor besteht aus

 der DOMEA®-Schnittstelle „Kofax“ und

 einem in Kofax erstellten Übergabeskript.

Ergänzt werden die beiden Übergabekomponenten durch eine auf das DOMEA®-System abgestimmte

 Konfigurationsmaske,

in der die Parameter für die Übergabe konfiguriert werden können. Die DOMEA®-Schnittstelle „Kofax“ verwendet keine Kofax- Softwarekomponenten, während das Übergabeskript und die Konfigurationsmaske Kofax-spezifisch sind.

Wie der nachfolgenden Grafik zu entnehmen ist, besteht die DOMEA®- Schnittstelle „Kofax“ wiederum aus mehreren Komponenten.

Abbildung 1: DOMEA®-Schnittstelle „Kofax“

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Seite 17 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Die bestehenden DOMEA®-WebServices wurden für die Belange des Kofax- Übergabeskripts erweitert. Die zusätzlichen Funktionalitäten greifen via DOMEA®-Java-API auf den DOMEA®-Server zu.

3.7 Komplexität

Tabelle 2: Komplexität KTM-Projekt „EHUG“

Tabelle 3: Komplexität KTM-Projekt „JBS“

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Seite 18 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Tabelle 4: Komplexität DOMEA®-Exportskript

Tabelle 5: Komplexität der Übergabe: DOMEA®-WebServiceClient“; hier: Durchführung des WebServices auf Client-Seite

Tabelle 6: Komplexität der Übergabe: DOMEA®WebService“; hier: TOMCAT-Services Übergabe DOMEA /Server

Tabelle 7: Komplexität der Übergabe: JBS .NET Importdienst

3.8 Systemtechnik – Hardware-Spezifikationen

Im Kofax-Umfeld werden die folgenden Standardsoftwareprodukte eingesetzt:

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Seite 19 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“

Server für Scan-Software:

 Windows Server 2019 Datacenter

 4 Intel Xeon Prozessoren, 2.4 GHz

 32 GB RAM

Scanner:

 2x Fujitsu fi-6800dj ohne VRS

 1x Avision Scanner AD8120P

3.9 Menge der gescannten Seiten mittels Kofax (Rückblick)

• Sonderaktion

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Seite 20 von 20 Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren „Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten“ Anlagen

Anlage 1: Anwendungslandschaft

Anlage 2: Handbuch Kofax-Konnektor