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Besondere Vertragsbedingungen für Dienstleistungen
(BVB-D)
I. Vertragsunterlagen und Rangfolge
Die Vertragsunterlagen bilden ein integriertes Gesamtpaket. Im Falle eines unauflösbaren Wider- spruchs gilt vorbehaltlich zwingenden Rechts und einer in der Leistungsbeschreibung ausdrück- lich festgelegten Vorrangregelung folgende Rangfolge:
- das Zuschlagsschreiben und jede ausdrücklich vereinbarte schriftliche Klarstellung, die Bestandteil des Zuschlags ist;
- diese Besonderen Vertragsbedingungen;
- die einschlägige Leistungsbeschreibung einschließlich der Service-Level-Vereinbarung und ihrer Anlagen;
- die Zusätzlichen Vertragsbedingungen für Dienstleistungen (ZVB-D);
- das angenommene Angebot des Auftragnehmers einschließlich der Personal-, Konzept- und Preisangaben;
- die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), Aus- gabe 2003, die in den Vertrag einbezogen werden.
Allgemeine Geschäfts-, Dienstleistungs-, Lizenz-, Cloud-, Wartungs- oder sonstige Bedingungen des Auftragnehmers finden keine Anwendung, sofern sie nicht ausdrücklich schriftlich vom Auftraggeber anerkannt wurden.
II. Vom Auftragnehmer bereitzustellende Ausführungsun-
terlagen
Die folgenden Unterlagen sind erforderlich, soweit sie auf den bezuschlagten Leistungsumfang anwendbar sind. Bereits in der Angebotsphase eingereichte Unterlagen sind nach Zuschlagser- teilung erforderlichenfalls zu aktualisieren. Die Unterlagen sind elektronisch in bearbeitbarer oder durchsuchbarer Form und rechtzeitig zur Prüfung vor der betreffenden Tätigkeit bereitzu- stellen. ☒ verbindlicher Leistungs- und Terminplan einschließlich Meilensteinen, Abhängigkeiten, Mit- wirkungsleistungen des Auftraggebers und Abnahme- beziehungsweise Feststellungsterminen; ☒ Projektorganisations- und Verantwortungsmatrix einschließlich namentlich benannter An- sprechpartner, Unterauftragnehmer, Schnittstellenverantwortlichkeiten und Eskalationswege; ☒ Nachweise zu Qualifikation, Zertifizierung, behördlicher Befähigung und einschlägiger Erfah- rung des eingesetzten Personals, insbesondere des Schlüsselpersonals und seiner Vertretung; ☐ Liste der eingesetzten Personen zur Zutrittsverwaltung und Unterweisung, laufend fortzu- schreiben; ausgeschiedene Personen sind unverzüglich zu melden; ☐ Nachweis der Sicherheits- und Fremdfirmenunterweisung sowie, soweit einschlägig, Gefähr- dungsbeurteilung und Betriebsanweisungen; ☐ Übersicht der Unterauftragnehmer und Verleiher mit Art und Umfang der weitergegebenen Leistungen; ☒ Muster der Leistungs-, Stunden- und Tätigkeitsnachweise sowie des vereinbarten Berichtswe- sens;
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☒ Konzept zu Datenschutz und IT-Sicherheit einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen, Verfahren des Fernzugriffs, Speicher- und Verarbeitungsorten; ☐ Übergabe- und Exit-Konzept nach Abschnitt 14; ☐ Versicherungszertifikat nach Abschnitt 7; ☐ Sicherheitsdatenblätter in deutscher Sprache für Stoffe und Gemische, die zur Leistungserbrin- gung eingebracht werden.
III. Leistungserbringung am Standort des Auftraggebers
Die Nutzung der zugewiesenen Arbeits- und Lagerflächen, der vereinbarten internen Zugangs- wege und der verfügbaren Medienanschlusspunkte ist vorbehaltlich der Standortregeln, der Ver- fügbarkeit und vorheriger Abstimmung kostenfrei.
Der Auftragnehmer bleibt für Arbeitsmittel, Werkzeuge, persönliche Schutzausrüstung, sichere Arbeitsverfahren, vorübergehende Schutzmaßnahmen sowie die ordnungsgemäße Entsorgung der von ihm verursachten Abfälle verantwortlich. Der Leistungsort ist in gereinigtem Zustand zu übergeben.
Der Auftragnehmer hat die Zugangs-, Arbeitsschutz-, IT-Sicherheits-, Datenschutz-, Umwelt- und Laborvorschriften des Auftraggebers einzuhalten, einschließlich Hausordnung, Laserschutz, Biostoffverordnung, Gefahrstoffverordnung und Strahlenschutz. Der Zutritt erfolgt nur mit Aus- weis nach den Zutrittsregelungen des Auftraggebers. In einem Notfall ist unverzüglich das Not- fallmanagement beziehungsweise der Technische Notdienst zu verständigen; das eigenständige Anfordern externer Einsatzkräfte ist außer bei akuter Gefahr im Verzug untersagt.
☒ Die Leistungen werden überwiegend remote erbracht. Präsenztermine beschränken sich grundsätzlich auf Abstimmungs- und Auswahlgespräche nach Aufforderung des Auftraggebers.
☐ Arbeiten, die den laufenden Forschungs- und Laborbetrieb beeinträchtigen können, insbeson- dere durch Lärm, Staub, Erschütterungen oder Versorgungsunterbrechungen, sind mindestens zehn (10) Werktage vorher anzuzeigen und abzustimmen. Leistungen, die andere Auftragnehmer oder gemeinsam genutzte Infrastruktur betreffen, sind zu koordinieren, ohne für einen anderen Auftragnehmer zusätzliche Verpflichtungen zu begründen, die über dessen dokumentierten ver- traglichen Leistungsumfang hinausgehen.
☐ Zulässige Leistungszeiten: ______; Abweichungen bedürfen der vorherigen Zustimmung in Textform.
IV. Ausführung, Vertragsfristen und Vertragslaufzeit
Sofern keine ausdrückliche Abweichung angegeben ist, gelten folgende Termine: ☐ Projektbeginn, Benennung der verantwortlichen Ansprechpartner und des Schlüsselpersonals ☐ Vorlage der Ausführungsunterlagen nach Abschnitt 2 und Bestätigung der Voraussetzungen hinsichtlich Zutritt, Systemzugängen, Mitwirkungsleistungen und Schnittstellen: spätestens _____ Wochen. ☒ Beginn der Leistungserbringung: 20.10.2026
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☒Meilenstein 1: Vorlage Such- und Projektkonzept sowie Stellenanzeige innerhalb von 15 Ar- beitstagen nach Auftragserteilung ☒ Meilenstein 2: Vorlage Shortlist mit mindestens 5 bis 8 geeigneten Kandidatinnen und Kandi- daten ☒ Meilenstein 3: Vorlage Vorschlagsliste mit 3 bis 5 Kandidatinnen und Kandidaten ☒ Meilenstein 4: Abschlussbericht und vollständige Verfahrensdokumentation ☒ Fertigstellung beziehungsweise Ende der Erstlaufzeit: mit erfolgreichem Abschluss des Beset- zungsverfahrens, spätestens jedoch am 31.12.2027 ☐ Ordentliche Kündigungsfrist bei Dauerleistungen: _____ zum Monatsende. ☐ Beseitigung geringfügiger, die Abnahme oder Feststellung nicht hindernder Mängel: innerhalb von zehn (10) Arbeitstagen nach Mitteilung, sofern nicht schriftlich eine andere angemessene Frist vereinbart wird. Die Fertigstellungsfrist und jeder ausdrücklich als Vertragsfrist bezeichnete Meilenstein sind verbindliche Vertragsfristen. Eine stillschweigende Verlängerung des Vertrages ist ausgeschlos- sen. Der Auftragnehmer hat eine absehbare Verzögerung unverzüglich unter Angabe von Ursa- che, Auswirkungen, Abhilfemaßnahmen und einem Wiederherstellungszeitplan mitzuteilen. Durch diese Mitteilung wird nicht auf vertragliche Rechte verzichtet.
V. Personaleinsatz, Schlüsselpersonal und Weisungsfreiheit
Der Auftragnehmer setzt ausschließlich fachlich qualifiziertes, zuverlässiges und, soweit erfor- derlich, zertifiziertes oder behördlich befähigtes Personal ein. Für den Auftrag gelten folgende Festlegungen: ☒ Schlüsselpersonal: • Projektleiter gemäß Angebot • Stellvertreter gemäß Angebot • Mindestanforderung: o nachweisliche Erfahrung bei der Besetzung von Geschäftsführungs-, Vorstands- oder vergleichbaren Spitzenpositionen, o Erfahrung im Wissenschafts- und Forschungssektor oder öffentlich finanzierten Ein- richtungen, o Erfahrung in der Durchführung strukturierter Such- und Auswahlverfahren. ☐ Mindestpräsenz beziehungsweise Einsatzumfang: _____ ☐ Sprachanforderung:______ beziehungsweise _____ für das eingesetzte Personal.
Der Austausch von Schlüsselpersonal ist unverzüglich anzuzeigen und bedarf der vorherigen Zu- stimmung des Auftraggebers in Textform. Ersatzpersonal muss mindestens gleichwertig qualifi- ziert sein; Einarbeitungsaufwand ist nicht gesondert vergütungsfähig. Der Auftraggeber kann aus sachlichem Grund, insbesondere bei fachlicher Ungeeignetheit oder bei Verstößen gegen Hausordnung, Sicherheits- oder Geheimhaltungspflichten, den Austausch einzelner Personen verlangen; der Austausch erfolgt unverzüglich und ohne Mehrkosten für den Auftraggeber.
Das eingesetzte Personal unterliegt ausschließlich dem Weisungsrecht des Auftragnehmers. Eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers findet nicht statt; der Auftragge- ber erteilt ausschließlich leistungsbezogene, keine arbeitsrechtlichen Weisungen. Der Vertrag be- gründet keine Arbeitnehmerüberlassung. Der Auftragnehmer trägt sämtliche Arbeitgeberpflich- ten einschließlich der Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, gewährleistet
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die Einhaltung des MiLoG und des AEntG auch durch Unterauftragnehmer und Verleiher und stellt den Auftraggeber von hieraus resultierenden Ansprüchen und Nachforderungen frei.
VI. Leistungsnachweis, Berichtswesen und Abnahme
Der Auftragnehmer führt nachvollziehbare Nachweise über die erbrachten Leistungen und legt sie nach folgendem Rhythmus vor: ☐ Leistungs- beziehungsweise Stundennachweise: monatlich des Folgemonats, gemeinsam mit der Rechnung. ☒ Statusbericht und Jour fixe: an die Vorsitzende der Findungskommission alle 2 bis 4 Wochen ☒ Dokumentation der Suchaktivitäten ☒ Kandidatendossiers ☒ Abschlussbericht und vollständige Übergabe der Dokumentation: vor Stellung der Schluss- rechnung.
Die Gegenzeichnung von Leistungsnachweisen dient ausschließlich der Dokumentation des Auf- wands und stellt weder eine Abnahme noch ein Anerkenntnis der Mangelfreiheit dar. Schuldet der Auftragnehmer einen Werkerfolg, erfolgt die förmliche Abnahme erst, nachdem der vollständige vertragliche Leistungsumfang erbracht und die vereinbarten Prüfungen erfolgreich abgeschlossen wurden. Die Abnahme ist in einem gemeinsam zu unterzeichnenden Abnahme- protokoll festzuhalten. Eine konkludente oder fiktive Abnahme ist ausgeschlossen; eine Nutzung zu Prüfungs-, Schulungs- oder Forschungszwecken vor der förmlichen Abnahme stellt keine Ab- nahme dar. Bei Dienstleistungen ohne Werkerfolg tritt an die Stelle der Abnahme die Feststel- lung der vertragsgemäßen Leistungserbringung anhand der Nachweise nach diesem Abschnitt.
Festgestellte Mängel sind zu dokumentieren, dem verantwortlichen vertraglichen Leistungsum- fang zuzuordnen und vom Auftragnehmer auf eigene Kosten zu beseitigen. Geringfügige Mängel dürfen nur dann als Vorbehalte festgehalten werden, wenn sie die sichere Nutzung, die vertragli- che Funktionalität, die Datenintegrität oder den bestimmungsgemäßen Betrieb nicht beeinträch- tigen. Teilabnahmen erfolgen nur, soweit sie hier ausdrücklich vereinbart sind, und berühren die Gesamtverantwortung des Auftragnehmers nicht.
VII. Haftpflichtversicherung
Der Auftragnehmer hat eine der Art und dem Wert des bezuschlagten Leistungsumfangs ange- messene Versicherung aufrechtzuerhalten und den Nachweis innerhalb von zehn (10) Kalender- tagen nach Aufforderung sowie vor der Leistungserbringung vor Ort vorzulegen. Sofern im Zu- schlagsschreiben nichts anderes angegeben ist, gelten folgende Mindestdeckungssummen: ☐ Betriebshaftpflicht: 3.000.000 EUR je Schadensereignis für Personen- und Sachschäden, bei mindestens zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr; ☐ Vermögensfolgeschäden: 1.000.000 EUR je Schadensereignis, bei mindestens zweifacher Maxi- mierung je Versicherungsjahr; ☒ bei beratenden, planenden, prüfenden oder gutachterlichen Leistungen zusätzlich Berufs- be- ziehungsweise Vermögensschadenhaftpflicht: 1.500.000 EUR je Schadensereignis, bei mindes- tens zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr.
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Der Versicherungsschutz muss Schäden am laufenden Forschungs- und Laborbetrieb sowie an vorhandenen Anlagen und Geräten umfassen. Die Versicherungssumme begrenzt die Haftung des Auftragnehmers nicht. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Unterauftragnehmer für die Dauer ihrer Leistungserbringung einen entsprechenden Versicherungsschutz unterhalten, und weist dies auf Verlangen nach. Eine Beendigung oder wesentliche Änderung des Versicherungs- schutzes ist unverzüglich anzuzeigen.
VIII. Vertragsstrafe bei schuldhafter Verzögerung und
Service Level
☐ Für die schuldhafte Nichteinhaltung der verbindlichen Fertigstellungsfrist oder eines aus- drücklich bezeichneten vertraglichen Meilensteins wird eine Vertragsstrafe vereinbart. ☒ Es wird keine Vertragsstrafe vereinbart.
☐ Die Vertragsstrafe beträgt für jeden vollendeten Arbeitstag schuldhafter Verzögerung 0,1 % des auf den verzögerten vertraglichen Leistungsumfang entfallenden Nettopreises und ist insgesamt auf 5 % dieses Nettopreises begrenzt.
Bei Dauerleistungen tritt an die Stelle des Nettopreises die Netto-Jahresvergütung. Bereits für ei- nen Meilenstein verwirkte Vertragsstrafen werden auf eine bei der endgültigen Fertigstellung aus derselben Verzögerung entstehende Vertragsstrafe angerechnet.
Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben unberührt; eine verwirkte Vertragsstrafe wird auf Schadensersatzansprüche wegen derselben Verzögerung angerechnet.
☐ Für die Nichteinhaltung vereinbarter Service Level gilt zusätzlich folgende Malusregelung: ______. Vertragsstrafe und Malus sind zusammen auf 5 % begrenzt und werden auf Schadenser- satzansprüche angerechnet.
IX. Mängelansprüche, Gewährleistung und Support
Bei Leistungen mit Werkcharakter beträgt die Frist für Mängelansprüche 24 Monate ab förmli- cher Abnahme, sofern in der Leistungsbeschreibung oder im angenommenen Angebot keine län- gere Frist angegeben ist. § 14 VOL/B gilt ergänzend zu diesen Bedingungen.
Während des Gewährleistungszeitraums umfasst die Mängelbeseitigung ohne zusätzliche Ver- gütung Ferndiagnose, Arbeitsleistung, Anfahrt und Reisekosten, erforderliche Materialien, Neu- konfiguration, erneute Prüfung und die Wiederherstellung der abgenommenen Funktionen. Be- seitigt der Auftragnehmer einen Mangel trotz angemessener Fristsetzung nicht, ist der Auftrag- geber berechtigt, den Mangel selbst oder durch Dritte auf Kosten des Auftragnehmers beseitigen zu lassen; bei Gefahr im Verzug bedarf es keiner Fristsetzung.
Bei kritischen Störungen, die den bestimmungsgemäßen Betrieb verhindern oder die Dateninteg- rität oder Sicherheit wesentlich beeinträchtigen, hat der Auftragnehmer die Störung unverzüg- lich zu bestätigen und innerhalb von 48 Stunden oder zwei Arbeitstagen vor Ort zu reagieren, so- fern eine Fernbehebung nicht ausreicht. Strengere detaillierte Service Levels in der Leistungsbe- schreibung haben Vorrang.
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Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen sind für _________ ab Abnahme zu marktüblichen Konditionen vorzuhalten; eine beabsichtigte Einstellung ist so rechtzeitig anzuzeigen, dass der Auftraggeber eine Anschlusslösung herbeiführen kann.
X. Vergütung, Optionen und Rechnungsstellung
☒ Festpreis beziehungsweise Pauschalvergütung nach dem angenommenen Angebot. ☐ Vergütung nach Aufwand auf Basis der angebotenen Stunden- beziehungsweise Tagessätze mit einem verbindlichen Höchstbetrag entsprechend dem Angebot des AN; eine Überschreitung bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers in Textform. ☐ Rahmenvertrag mit Einzelabrufen; abrufberechtigt ist ausschließlich [Stelle]. Ein Anspruch auf Abrufe oder auf ein bestimmtes Abrufvolumen besteht nicht. Die vereinbarten Nettopreise umfassen sämtliche zur vollständigen Leistungserbringung erfor- derlichen Aufwendungen, einschließlich Personalkosten, Reise-, Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, Arbeitsmittel, Werkzeuge, Verbrauchsmaterial, persönliche Schutzausrüs- tung, Versicherungen, Lizenzen, Gebühren, Dokumentation, Berichtswesen und Abnahmeunter- stützung. Für eine nicht offengelegte Voraussetzung, die zur Erfüllung einer angebotenen Anfor- derung erforderlich ist, wird kein zusätzliches Entgelt gezahlt.
Abschlagszahlungen: ☐ monatlich nach nachgewiesener Leistung ☒ nach Meilensteinen ☐ nach Zahlungsplan ☐ keine
Die Rechnung hat ausschließlich in elektronischer Form an die vom CTC benannte E-Mail-Ad- resse unter Angabe der vom CTC mitgeteilten Auftragsnummer zu erfolgen. Der Rechnungsbe- trag ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang einer prüffähigen Rechnung zur Zahlung fällig. Die Fälligkeit setzt voraus, dass der Rechnung sämtliche erforderlichen Leistungsnach- weise beigefügt sind und sie den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere den Vorgaben des § 14 UStG, entspricht.
Rechnungen, die den vorstehenden Anforderungen oder den gesetzlichen Vorgaben nicht ent- sprechen, gelten als nicht ordnungsgemäß gestellt und können vom CTC zurückgewiesen wer- den. In diesem Fall beginnt die Zahlungsfrist mit Eingang einer korrigierten und prüffähigen Rechnung.
XI. Sicherheitsleistungen
☒ Auf eine Sicherheit für die Vertragserfüllung wird verzichtet. ☒ Auf eine Sicherheit für Mängelansprüche wird verzichtet. Wird ausnahmsweise eine Vorauszahlung vereinbart, kann der Auftraggeber eine unbedingte Vorauszahlungsbürgschaft in entsprechender Höhe unter Verwendung des vom Auftraggeber vorgegebenen Formulars verlangen.
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XII. Projektmanagement und Unterauftragnehmer
Innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen nach Projektbeginn hat der Auftragnehmer einen zur operati- ven Koordinierung bevollmächtigten Projektleiter und einen Eskalationskontakt zu benennen. Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.
Unterauftragnehmer und in Anspruch genommene Dritte sind entsprechend den Vergabeunter- lagen offenzulegen. Der Auftragnehmer legt ihnen sämtliche auf sie anwendbaren vertraglichen Verpflichtungen auf, insbesondere zu Mindestlohn, Arbeitsschutz, Geheimhaltung, Datenschutz und Sanktionsrecht, und überwacht deren Einhaltung. Der Auftragnehmer bleibt für deren Leis- tung vollständig verantwortlich. Jeder Austausch, der eine vergaberechtliche Prüfung erfordert, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.
XIII. Vertraulichkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit
Der Auftragnehmer hat vertrauliche, technische, wissenschaftliche, sicherheitsrelevante und personenbezogene Daten, die er bei der Leistungserbringung erhält, zu schützen und ausschließ- lich für den Vertrag zu verwenden. Er verpflichtet die eingesetzten Personen entsprechend in Textform. Die Verwendung des Namens, der Marke oder des Logos des Auftraggebers zu Werbe- oder Referenzzwecken sowie Bild- und Videoaufnahmen auf dem Gelände bedürfen der vorheri- gen schriftlichen Zustimmung.
Systemzugänge werden ausschließlich personenbezogen und nach dem Grundsatz der minima- len Rechtevergabe erteilt. Fernzugriff erfordert eine vorherige Genehmigung, dokumentierte Zu- griffskontrollen, rückverfolgbare Sitzungen und die Einhaltung der IT-Sicherheitsvorschriften des Auftraggebers. Sicherheitsvorfälle und kritische Schwachstellen mit Bezug zum Auftrag sind unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, zu melden.
Ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Auftraggebers erforderlich, darf die Verarbeitung erst beginnen, nachdem die erforderliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen vereinbart wurden. Cloud-Dienste oder extern gehostete Dienste dürfen nur innerhalb der bezuschlagten und genehmigten Archi- tektur und grundsätzlich nur innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäi- schen Wirtschaftsraums verwendet werden.
Der Auftragnehmer verarbeitet im Rahmen des Such- und Auswahlverfahrens personenbezo- gene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern. Die Anforderungen der DSGVO, des BDSG sowie die Vorgaben des Auftraggebers zur Dokumentation des Auswahlverfahrens sind zwingend ein- zuhalten.
XIV. Leistungsübergang bei Vertragsende
Bei Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche Arbeitsergebnisse, Daten, Unter- lagen und beigestellten Gegenstände unverzüglich, vollständig und in einem gängigen, maschi- nenlesbaren Format herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht an Daten, Arbeitsergebnissen oder Zugangsmitteln besteht nicht. Nach vollständiger Übergabe sind verbliebene Kopien nach- weislich zu löschen; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
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Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber auf Verlangen für einen Zeitraum von bis zu drei (3) Monaten über das Vertragsende hinaus bei der geordneten Überleitung der Leistungen auf den Auftraggeber oder einen Dritten. Die Vergütung erfolgt nach den vereinbarten Stunden- beziehungsweise Tagessätzen; bei einer vom Auftragnehmer zu vertretenden Vertragsbeendi- gung erfolgt die Unterstützung unentgeltlich.