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Leistungsbeschreibung Vergabe von Personalberatungsleistungen zur Besetzung der Position „Administrative Geschäftsführung“

Leistungsbeschreibung

Inhaltsverzeichnis I. Projektkontext und Zielsetzung .................................................................................................. 2

1. Darstellung des Auftraggebers ................................................................................................ 2

2. Beschaffungsgegenstand .......................................................................................................... 2

II. Leistungsumfang und Rahmenbedingungen ......................................................................... 3

1. Ausgangslage ................................................................................................................................ 3

2. Rahmenbedingungen ................................................................................................................. 3

3. Mindestanforderungen .............................................................................................................. 4

III. Zeitplan und Lieferbedingungen ................................................................................................. 7

1. Zeitplan ........................................................................................................................................... 7

2. Liefer- und Leistungsort ............................................................................................................ 7

IV. Schlussbestimmungen ................................................................................................................... 8

1. Anforderungen an das Angebot .............................................................................................. 8

2. Bewertungs- und Zuschlagskriterien ................................................................................... 9

3. Weitere Unterlagen ................................................................................................................... 10

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I. Projektkontext und Zielsetzung

1. Darstellung des Auftraggebers

Das Center for the Transformation of Chemistry (CTC) ist ein im Aufbau befindliches Großforschungszentrum in Mitteldeutschland mit dem Ziel, durch exzellente Forschung die Transformation der Chemie hin zu einer nachhaltigen und zirkulären Wirtschaftsweise voranzutreiben. Das CTC wurde im Rahmen des Strukturwandels der Kohleregionen initiiert und entwickelt innovative Ansätze für die chemische Industrie der Zukunft. Dabei verbindet es wissenschaftliche Exzellenz mit einem starken Fokus auf Wissens- und Technologietransfer sowie die Förderung von Innovationen in Wirtschaft und Gesellschaft.

Die CTC gGmbH ist eine gemeinnützige Forschungsorganisation mit Standorten in Sachsen und Sachsen-Anhalt und wird durch die Bundesrepublik Deutschland, den Freistaat Sachsen sowie das Land Sachsen-Anhalt gefördert. Im Mittelpunkt der Forschungsaktivitäten steht die Entwicklung einer nachhaltigen Kreislaufwirtschaft auf Basis nachwachsender Rohstoffe und innovativer Recyclingverfahren. Dabei werden exzellente Grundlagenforschung, anwendungsorientierte Forschung und Technologietransfer miteinander verbunden. Als Ort der Spitzenforschung ist das CTC ein attraktiver Partner für Wissenschaft und Wirtschaft und leistet einen wesentlichen Beitrag zum Strukturwandel im Mitteldeutschen Revier.

Der Verwaltungssitz des CTC befindet sich in Delitzsch. Die wesentlichen Forschungs- und Infrastrukturkapazitäten werden an den Standorten Delitzsch und Merseburg aufgebaut. Leipzig ergänzt den Forschungsverbund als weiterer wissenschaftlicher Standort.Bis zum Jahr 2038 soll das Zentrum auf bis zu 1.000 Mitarbeitende anwachsen und sich als international sichtbarer Forschungs- und Innovationsstandort etablieren, der die enge Zusammenarbeit von Wissenschaft, Wirtschaft und regionalen Akteuren fördert.

Die Organisation beschäftigt derzeit rund 70 Mitarbeitende und befindet sich in einer dynamischen Aufbauphase mit starkem Wachstum.

2. Beschaffungsgegenstand

Gegenstand der Vergabe ist die Beauftragung einer Personalberatungsagentur (Auftragnehmer) zur Unterstützung der Besetzung der Position „Administrative Geschäftsführung“ der CTC gGmbH. Der Auftrag umfasst die professionelle Unterstützung der durch den Aufsichtsrat der CTC gGmbH eingesetzten Findungskommission bei der Suche, Identifikation, Ansprache, Vorauswahl und Präsentation geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten. Die Auswahlentscheidung verbleibt ausschließlich bei der Findungskommission bzw. dem Aufsichtsrat der CTC gGmbH.

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Die Personalberatungsagentur soll die Findungskommission dabei unterstützen:

• einen geeigneten Kandidaten bzw. eine geeignete Kandidatin für die Position zu identifizieren, • ggf. den relevanten Kandidatenmarkt vollständig und systematisch zu erschließen, • ggf. potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten aktiv anzusprechen, • die Findungskommission organisatorisch und administrativ zu entlasten, • bei der Durchführung eines rechtssicheren, transparenten, nachvollziehbaren und diskiminierungsfreien Auswahlverfahrens zu unterstützen und die hierfür erforderlichen Verfahrensschritte und Entscheidungsgrundlagen zu dokumentieren.

II. Leistungsumfang und Rahmenbedingungen

1. Ausgangslage

Die zu besetzende Position der Administrativen Geschäftsführung hat eine zentrale Bedeutung für die strategische und operative Entwicklung der CTC gGmbH in ihrer Aufbau- und Wachstumsphase. Die Organisation befindet sich aktuell in einer dynamischen Aufbauphase und wird in den kommenden Jahren erheblich wachsen. Die Administrative Geschäftsführung übernimmt hierbei eine wesentliche Rolle für die organisatorische, administrative und wirtschaftliche Entwicklung der Gesellschaft.

2. Rahmenbedingungen

Der Auftragnehmer arbeitet während der gesamten Vertragslaufzeit eng mit der Findungskommission und insbesondere deren Vorsitz sowie den benannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern des Auftraggebers zusammen.

Der Auftragnehmer benennt:

• eine verantwortliche Projektleitung, die nachweislich über Erfahrungen in der Beratung bei der Besetzung von Spitzenpositionen verfügt, • eine feste Ansprechperson für die Findungskommission, die über nachweisliche Erfahrung bei der Besetzung von Spitzenpositionen verfügt, • eine namentlich benannte Vertretung, die ebenfalls über nachweisliche Erfahrung bei der Besetzung von Spitzenpositionen verfügt, • die weiteren am Projekt beteiligten Beraterinnen und Berater.

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Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu absoluter Vertraulichkeit hinsichtlich sämtlicher im Verfahren bekannt werdender Informationen. Das Verfahren ist unter Beachtung der einschlägigen rechtlichen Vorgaben durchzuführen.

Rollen- und Verantwortungsabgrenzung

Die Findungskommission bleibt während des gesamten Such- und Auswahlverfahrens Herrin des Verfahrens. Sie verantwortet die inhaltliche und verfahrensbezogene Steuerung des Verfahrens und trifft sämtliche wesentlichen Entscheidungen.

Der Auftragnehmer unterstützt die Findungskommission als fachlich beratender und organisatorisch unterstützender Dienstleister. Seine Aufgaben umfassen insbesondere die Erschließung des relevanten Kandidatenmarktes, die Identifikation und Ansprache geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten, die strukturierte Aufbereitung von Informationen, die Erstellung von Kandidatendossiers sowie die organisatorische Unterstützung des Auswahlverfahrens.

Sämtliche Einschätzungen, Bewertungen und Empfehlungen des Auftragnehmers haben ausschließlich vorbereitenden und beratenden Charakter.

Die abschließende Festlegung des Anforderungsprofils, die Festlegung der Auswahlkriterien, die Entscheidung über die weitere Berücksichtigung von Kandidatinnen und Kandidaten, die Festlegung der Shortlist, die abschließende Bewertung der Kandidatinnen und Kandidaten sowie die Besetzungsentscheidung obliegen ausschließlich der Findungskommission beziehungsweise den zuständigen Organen der CTC gGmbH.

3. Mindestanforderungen

Folgende Anforderungen sind zu erfüllen.

Grundauftrag:

Vorbereitung und Ausschreibung

• Abstimmung mit der Findungskommission zum gesamten Verfahren einschließlich Anforderungs- und Kompetenzprofil • Such- und Gewinnungsstrategie eischließlich Identifikation geeigneter Veröffentlichungs- und Kommunikationskanäle • Abstimmung des Auswahlverfahrens und der Bewertungsmethodik (Bewertungsmatrix)

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• Unterstützung bei der Erstellung bzw. Optimierung des Ausschreibungstextes • Sicherstellung einer diskriminierungsfreien, geschlechterneutralen und rechtssicheren Formulierung • Beratung hinsichtlich geeigneter Veröffentlichungsmedien • Veröffentlichung der Ausschreibung in Abstimmung mit der Findungskommission

Bewerbermanagement und Vorauswahl

• Entgegennahme und strukturierte Erfassung der Bewerbungen • Prüfung der formalen und fachlichen Eignung anhand des Anforderungsprofils • strukturierte und Aufbereitung und Dokumentation der Bewerberprofile • Prüfung wesentlicher Qualifikationsnachweise • qualifizierte Vorauswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten • Erstellung einer Shortlist mit mindestens 5 bis 8 geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten, die in Abstimmung mit der Findungskommission zum strukturierten Erstinterview mit der Agentur eingeladen werden, anhand der Bewertungsmatrix (s.o.). • Erstellung von Kandidatendossiers zu allen Kandidaten und Kandidatinnen der Shortlist mit folgenden Mindestinformationen: Karriereverlauf, Führungs- und Managementerfahrung, Stärken-/Risikoeinschätzung, Wechselmotivation, Vergütungserwartung, Verfügbarkeit • strukturierte Bewertung der Eignung

Unterstützung des Auswahlverfahrens

• Konzeption und Vorbereitung eines strukturierten Auswahlverfahrens in Abstimmung mit der Findungskommission (Interviewleitfäden, Bewertungsmaßstäbe, Auswahlkriterien) • Durchführung strukturierter Erstinterviews mit den Kandidatinnen und Kandidaten der Shortlist nach Zustimmung durch die Findungskommission • Erstellung einer Vorschlagsliste von 3-5 Kandidatinnen und Kandidaten aus der Shortlist, die zum Auswahlgespräch mit der Findungskommission eingeladen werden. • Organisation und Koordination der Auswahlgespräche (Erstgespräche in Präsenz, Zweitgespräche ggf. virtuell) • Terminmanagement • Vorbereitung strukturierter Interviewleitfäden • Nach Absprache mit der Findungskommission ggf. Vorschläge für Präsentations- und Fallaufgaben • Entwicklung der Bewertungsmatrix für die Auswahlgespräche • strukturierte Dokumentation und der Ergebnisse der einzelnen Verfahrensschritte • In Absprache mit der Findungskommission ggf. Moderation von Auswahlgesprächen

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Berichtswesen

Der Auftragnehmer berichtet der Vorsitzenden der Findungskommission alle 2-4 Wochen mündlich. Die Berichte sollen insbesondere enthalten:

• Ggf. durchgeführte Suchaktivitäten, • Anzahl angesprochener Kandidatinnen und Kandidaten, • Resonanzquote, Darstellung der Anzahl und Entwicklung der eingegangenen Bewerbungen, • aktuelle Markteinschätzung, • Darstellung wesentlicher Erkenntnisse und gegebenenfalls bestehender Herausforderungen im Verfahren, • erkannte Risiken und Handlungsempfehlungen.

Abschluss des Verfahrens

• organisatorische Begleitung der abschließenden Auswahlentscheidung der Findungskommission, • Erstellung eines Abschlussberichts • Dokumentation der wesentlichen Verfahrensschritte • Darstellung der Auswahlkriterien und Entscheidungsgrundlagen • Absage nicht erfolgreicher Kandidatinnen und Kandidaten in Absprache mit der Vorsitzenden der Findungskommission • Begleitung bis zur Vertragsunterzeichnung

Die Kommunikation, Entscheidung und Ausgestaltung von Vergütungs- und Vertragsinhalten und der Abschluss des Anstellungsvertrages obliegen ausschließlich dem Aufsichtsrat der CTC gGmbH sowie ggf. der hierzu beauftragten Findungskommission.

Optionale Leistungen:

Executive Search und Direktansprache

• Identifikation geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten auf nationalen und internationalen Arbeitsmärkten • aktive und zielgerichtete Direktansprache • Nutzung geeigneter Netzwerke und Suchinstrumente • Dokumentation der Suchaktivitäten und Marktrecherche

Die aktive Direktansprache geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten ist als optionale Leistung anzubieten. Über ihre Beauftragung entscheidet die Findungskommission insbesondere unter Berücksichtigung der Zahl und Qualität der im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung eingegangenen Bewerbungen.

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Optional können geeignete eignungsdiagnostische Verfahren angeboten werden, insbesondere:

• Management-Audits • strukturierte Potenzialanalysen • Leadership-Assessments • Persönlichkeitsanalysen • Kompetenzanalysen

Die vorstehend genannten Leistungen können bei Bedarf zusätzlich beauftragt werden. Sie sind nicht Bestandteil des Grundauftrages und werden nur bei gesonderter schriftlicher Beauftragung vergütet.

Rechtliche Anforderungen

Das Auswahlverfahren ist insbesondere unter Beachtung folgender Regelwerke durchzuführen:

• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) • einschlägige arbeitsrechtliche Vorgaben • Public Corporate Governance Kodex

Die vorstehend aufgeführten Anforderungen sind zwingend einzuhalten. Angebote bzw. Leistungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, können nicht berücksichtigt werden.

III. Zeitplan und Lieferbedingungen

1. Zeitplan

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung (Beauftragung) und endet mit dem erfolgreichen Abschluss des Besetzungsverfahrens einschließlich Übergabe der vollständigen Verfahrensdokumentation.

2. Liefer- und Leistungsort

Die Leistung wird überwiegend remote als Beratungsdienstleistung erbracht.

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Präsenztermine (Auswahlgespräche) finden nach Abstimmung am am Dienstort der Vorsitzenden der Findungskommission, dem Bundesministerium für Foschung, Technologie und Raumfahrt in Berlin, statt:

IV. Schlussbestimmungen

1. Anforderungen an das Angebot

Das Angebot ist elektronisch unter Verwendung des beigefügten Preisblattes bzw. Leistungsverzeichnisses einzureichen. Änderungen oder Ergänzungen zu den vorgegebenen Unterlagen sind gesondert kenntlich zu machen.

Der Bieter hat mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren nachzuweisen.

Als vergleichbar gelten Projekte zur Besetzung von:

• Geschäftsführungspositionen oder • Vorstandspositionen oder • Leitungsfunktionen in Forschungseinrichtungen, Hochschulen, außeruniversitären Forschungseinrichtungen oder öffentlich finanzierten Wissenschaftseinrichtungen.

Die Referenzen sollen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Art der besetzten Position, • Auftraggeber (soweit zulässig), • Rolle des Auftragnehmers, • Leistungsumfang, • Besetzungszeitraum, • Erfolg der Besetzung.

Weiterhin sind Erfahrungen in folgenden Bereichen darzustellen:

• Forschungs- und Wissenschaftsmanagement, • öffentlich finanzierte Einrichtungen, • Transformations- und Innovationsprozesse, • Aufbauorganisationen im Wissenschaftsbereich, • Besetzung von Leitungspositionen in Strukturwandelregionen und öffentlich geförderte Forschungsorganisationen.

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2. Bewertungs- und Zuschlagskriterien

Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag direkt auf Ihr Erstangebot zu erteilen, ohne vorher mit den Bietern eine Verhandlung zu führen.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung erfolgt anhand folgender Kriterien:

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3. Weitere Unterlagen

Vom Auftragnehmer sind mindestens folgende Ergebnisse vorzulegen:

• Such- und Projektkonzept • Stellenanzeige • Dokumentation der Suchaktivitäten • Shortlist geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten • Kandidatendossiers inklusive strukturierter Bewertung • Statusberichte • Dokumentation der Auswahlgespräche • Abschlussbericht zum Such- und Auswahlverfahren

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