Datenschutzblatt.pdf

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Ausschreibende Stelle: Kreis Stormarn Zentrale Vergabestelle Mommsenstraße 14 Geb. F, Raum 216 23843 Bad Oldesloe zvs@kreis-stormarn.de Tel. 04531/160-1340 Fax. 04531/160-771340

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtli- chen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverord- nung (DSGVO) für Vergabeverfahren

Die Zentrale Vergabestellen (ZVS) des Kreises Stormarn verarbeitet personenbezo- gene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie der Zentralen Vergabestelle zur Verfü- gung stellen beziehungsweise welche die Zentrale Vergabestelle von Dritten über Sie erhebt bzw. erhält. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und den Informationspflichten gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung nachzukommen, informiert Sie die Zentrale Vergabestelle des Kreises Stormarn wie folgt:

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher: Kreis Stormarn –Der Landrat-

Telefon: 04531/160 - 0

E-Mail-Adresse: info@kreis-stormarn.de

Internet-Adresse: www.kreis-stormarn.de

Sie erreichen unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n) unter:

Verantwortlicher: behördliche Datenschutzbeauftragte Karin de Lange

Telefon: 04531 / 160 1583

E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragte@kreis-stormarn.de

Internet-Adresse:

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2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbe- ziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugäng- lichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbe- werbsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse und IP). Wir speichern Personen bezogene Daten z.B. im Zusammenhang mit Be- darfserhebungen, Beschaffungsaufträgen, Angeboten, Ihren Fragen welche Sie z.B. über Webformulare oder per E-Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Zahlungsverkehr), Dokumentationsdaten (z.B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren).

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welchen Gesetzes (Zweck der Verarbeitung)?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und e, Abs. 3 DSGVO wie folgt:

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der fiskalischen Bedarfsdeckung für Behörden und andere staatliche Organisationen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Pro- dukten (z.B. Bedarfserhebung, Abfragen und Analysen unter Behördenkunden künftig auch u. U. mittels des Bedarfserhebungstools; Durchführung von Vergabeverfahren zur Durchführung von vorvertraglichen und vertraglichen Maßnahmen, und der Ab- wicklung von Rahmenvereinbarungen im Rahmen des E-Procurements). Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maßgeblichen Ge- schäfts- und Nutzungsbedingungen entnehmen.

b) Wahrung berechtigter Interessen

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Ver- trages hinaus zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Wahrnehmung im öffentlichen Interesse liegender Aufgaben, insbesondere zur:

• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache,
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitig- keiten,
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
• Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, für Zutrittskontrollen,
• Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

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c) Aufgrund Ihrer Einwilligung

Die Zusendung unseres Newsletters über Neuerungen bei der e-Vergabe oder Infor- mationen über zukünftige Vergaben in von Ihnen ausgesuchten Produktbereichen be- ruht auf Ihrer Einwilligung.

d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Zudem unterliegen wir als öffentlicher Auftraggeber rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Vergabeverordnungen, Wettbewerbsregistergesetz, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwä- scheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Daten bekommen nur die für die Bearbeitung zuständigen Personen und diejeni- gen, die ein berechtigtes Interesse durch ihre Beteiligung darlegen können. So bekom- men insbesondere bei Beschaffungen nur Personen bei dem Bedarfsträger und der Vergabestelle Angebote zur Kenntnis. Außerdem können zuständige Datenschutzbe- auftragte, Vorgesetzte, Qualitätsmanager, Innenrevisoren, Nachprüfstellen, Vergabe- kammern, Rechnungs- und Preisprüfer sowie Angehörige der Rechnungshöfe in erfor- derlichem Umfang Einblick in Ihre Daten bekommen. Auch von uns eingesetzte Auf- tragsverarbeiter können zu diesem Zweck Daten erhalten. Soweit Ihre Daten im Rah- men eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses verarbeitet werden, wird auch der Auf- tragsverarbeiter zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.

5. Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Union) durch uns findet nicht statt.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Er- füllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unsere Geschäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauer- schuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren

• befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:  Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis

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zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Pro- grammen beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms.  Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sowie § 257 Abs. Nr. 1 HGB beträgt die Aufbewah- rungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Beschaffung.  Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjäh- rungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

a) Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft betreffend der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten.

b) Recht auf Berichtigung

Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden.

c) Recht auf Löschung

Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (s.a. Dauer der Speicherung).

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewer- bers/Bieters zu verlangen.

e) Recht auf Widerspruch

Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Be- werbers/ Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu wider- sprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvor- schrift dem entgegensteht.

f) Recht auf Unterrichtung

Es besteht ein Recht auf Unterrichtung, an welchen Empfänger Informationen weiter- geleitet wurden, die berichtigt worden sind, die gelöscht wurden oder deren Verarbei- tung eingeschränkt wurde.

g) Recht auf Datenübertragbarkeit

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Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie be- treffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem struk- turierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

h) Recht auf Widerruf

Es besteht ein Recht eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zu- kunft wirkt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, wird davon nicht berührt.

i) Recht auf Beschwerde

Es besteht ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbe- hörde.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung ist es erforderlich, dass Sie diejenigen per- sonenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Verträge mit Ihnen zu schließen oder diese auszuführen. Sollten Sie uns notwendige Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.

9. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir elektronische Unterstützung, aber grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung ge- mäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie - sofern es gesetzlich vorgegeben ist - hierüber gesondert informieren.

10. Änderung des Zwecks der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in Fällen von Teilnah- mewettbewerben bei der Vergabe von Dienstleistungen von Beraterteams, Dozen- ten und Coaching ein. Wenn der Zweck der Verarbeitung der Daten durch uns ge- ändert werden soll, werden Sie vorher darüber informiert.

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