Leistungsbeschreibung Organisationsuntersuchung FD 53 inkl. Bewertungsmatrix.docx

Leistungsbeschreibung Organisationsuntersuchung im Fachdienst 53 Bauaufsicht und Denkmalschutz

Vorbemerkungen:

Angestrebt ist, durch eine extern begleitete Organisationsuntersuchung, im Bereich der unteren Bauaufsicht, festzustellen, ob die internen Arbeitsabläufe und die interne Arbeitsverteilung stimmig sind. Prozessbeschreibungen der einzelnen Abläufe sind vorbereitet und können als Grundlage für Veränderungen hinzugezogen werden.

Auf die Anzahl der eingehenden Anträge haben wir keinen Einfluss.

Grundsätzlich ist angestrebt, die eingehenden Anträge mit der vorhandenen personellen Besetzung zu bewältigen. Auch bei ungeplanten Abwesenheiten einzelner Mitarbeitenden sollte schnell, dynamisch und effizient reagiert werden können, um die Abarbeitung der Anträge und Anfragen sicherzustellen.

Es soll eine ganzheitliche Betrachtung der Aufgaben im Fachdienst und der Ablauf- sowie Aufbauorganisation erfolgen. Perspektivisch sollen in Zukunft die gesetzlichen Aufgaben sicher und effizient erledigt werden können und auch eine homogene Verteilung der Aufgaben sichergestellt sein.

Leistungsumfang:

Aufbauorganisation und Aufgabenbestand im Fachdienst 53, Bauaufsicht und Denkmalschutz:

• Führungsspanne des Fachdienstes bzw. Sachgebiets: Es gibt eine Hierarchie bestehend aus einer Fachdienstleitung und einer Sachgebietsleitung für den Teilbereich Verwaltung und Registratur; der Teilbereich Technik ist der Fachdienstleitung direkt zugeordnet
• Aufzeigen von Effizienz- und Verbesserungspotenzialen im Fachdienst durch die Analyse des Aufgabenbestands
• Betrachtung der fachdienstübergreifenden Schnittstellen; auch hier sind Verbesserungspotenziale aufzuzeigen
• eingehende Anträge werden zentral in der Registratur angelegt und dem zuständigen Sachbearbeitenden zugeordnet; die Registratur (OE 21) besteht aus 6 Verwaltungskräften, einfacher Dienst / Quereinsteigern (5 Vollzeitstellen) – eine der Vollzeitstellen ist zuständig für das Baulastenverzeichnis und die Abgeschlossenheitsbescheinigungen
• die Anträge gehen digital über das Landesportal per Schnittstelle zu unserem Fachverfahren ProsozBau ein oder postalisch in mehrfacher Ausfertigung
• die Zuständigkeit ist intern nach Gemeinden aufgeteilt, d.h. jede/r Sachbearbeitende hat eine feste Zuständigkeit und die Mitarbeitenden der Amtsverwaltungen sowie Bürger/innen haben direkte Ansprechpartner/innen bei uns im Haus
• die Aufteilung der Gemeinden (in OE 11 und 12) wird einmal im Jahr überprüft, bzw. bei Änderung der Besetzung, der Stundenanteile und / oder der Aufgaben auch nach Bedarf in diesen und auch den anderen Orga-Einheiten. Hierzu wird die im Vorjahr eingegangene Anzahl an Anträgen in den einzelnen Gemeinden gefiltert und je nach Gewichtung der Antragsverfahren (z. B. Genehmigungsfreistellung 1-fach, vereinfachtes Verfahren 3-fach, normales Baugenehmigungsverfahren 5-fach – diese Gewichtung wird einheitlich im Rahmen des Benchmarkings bei den Kreisbauaufsichtsbehörden in Schleswig-Holstein verwendet) und der entsprechenden Wochenarbeitsstunden aufgeteilt
• die einzelne Bearbeitung der Anträge wird dann noch unterschieden nach Bauvorhaben in Bebauungsplangebieten, nach Bauvorhaben im Innenbereich nach § 34 BauGB und nach Bauvorhaben im Außenbereich nach § 35 BauGB
• für diese Bearbeitung stehen zwei Organisationseinheiten zur Verfügung
  • Orga-Einheit 11 bearbeitet Bauvorhaben in Bebauungsplangebieten und im Innenbereich; die OE besteht aus 7 „Ingenieur/innen“ (6 Vollzeitstellen, alle besetzt, wovon eine halbe Stelle seit 15.06.26 in OE 12 unterstützt)
  • Orga-Einheit 12 bearbeitet Bauvorhaben im Außenbereich; die OE besteht aus 4 Verwaltungskräften, gehobener Dienst bzw. mittlerer Dienst mit langjähriger Berufserfahrung (4 Vollzeitstellen, 3,77 Stellenanteile besetzt, wovon seit 15.06. eine VZ in OE 20 unterstützt)
• für die Bearbeitung von Widersprüchen, Klagen und bauaufsichtlichen Einschreiten steht uns eine weitere Orga-Einheit (OE 20) zur Verfügung. Die Kolleginnen bearbeiten für den gesamten Fachdienst (auch Brandschutz und Denkmalschutz) eingehende Widersprüche, bauaufsichtliche Einschreiten und Klagen; die OE besteht aus 4 Verwaltungskräften, gehobener Dienst + eine Sachgebietsleitung (5 Vollzeitstellen, nicht voll besetzt Stand 24.06. = 4,49 Stellenanteile besetzt aber nur 3,61 Stellenanteile im Dienst)
• Die an die untere Bauaufsichtsbehörde angegliederte Brandschutzdienststelle führt Brandverhütungsschauen im gesamten Kreisgebiet durch und fertigt Stellungnahmen an Prüfingenieur/innen für Brandschutz bei prüfpflichtigen Bauvorhaben (OE 10 mit 3 Brandschutzingenieur/innen = 3 Vollzeitstellen); zusätzlich bewerten sie Abweichungen nach Landesbauordnung (LBO) im Zuge von Antragsverfahren
• Die untere Denkmalschutzbehörde, auch angegliedert an die untere Bauaufsichtsbehörde, bearbeitet Denkmalrechtliches für das gesamte Kreisgebiet (OE 14 mit 2 Architektinnen = 1,72 Vollzeitstellen, nicht voll besetzt, 1,49 Stellenanteile besetzt)
• Für die erforderliche Kontrolle von Baugrundstücken / Bauvorhaben haben wir zwei Baukontrolleure (OE 13 mit 2 „Handwerkern Hochbau/ Bautechnikern“ besetzt = 2 Vollzeitstellen)
• Die Systembetreuung des Fachverfahrens ProsozBau liegt ebenfalls in der Verantwortung unseres Fachdienstes und wurde aktuell umstrukturiert. Bisher hat eine Kollegin aus OE 20 diese Aufgabe allein übernommen (50 % ihrer Arbeitszeit). Seit Ende Juni 2026 wird diese Aufgabe auf 3 Kolleginnen (aus OE 11, 12 und 14) verteilt. So ist auch eine Sicherstellung der Betreuung bei Personalausfall gegeben

Aktuelle Hürden:

In den letzten Jahren sind wir regelmäßig mit kleineren und größeren Änderungen der rechtlichen Grundlagen befasst. Dies bedeutet immer wieder, dass sich die Mitarbeitenden umfangreich in die neu anzuwendende Rechtslage einarbeiten müssen und es regelmäßigen Abstimmungsbedarf mit der obersten Bauaufsichtsbehörde / Fachaufsicht und anderen zu beteiligenden Behörden nach sich zieht. Seit 2022 haben sich die gesetzlichen Regelungen im Bereich des Antragsverfahrens massiv geändert. Es werden mittlerweile fast jährlich Änderungen in der Landesbauordnung, im Baugesetzbuch und der Baugebührenverordnung, im Orga-Erlass u. ä. vorgenommen. Diese massiven Änderungen sorgen für erhöhten Bedarf an Einarbeitung und Überarbeitung der internen Abläufe.

Auch die Einführung der eAkte und des digitalen Bauantrags sorgt regelhaft für technische Probleme und für das Erfordernis regelmäßig die Abläufe anzupassen.

Auch sind uns bei unerwarteten personellen Engpässen oftmals die Hände gebunden, um schnell zu reagieren und Abhilfe zu schaffen. Die Arbeiten im Fachdienst sind gem.

Entgeltgruppeneinstufungen geregelt und auch die Ausbildung der einzelnen Mitarbeitenden lässt wenig Flexibilität zu.

Die einzelnen Antragszahlen sind kein Maßstab, um die Belastung der einzelnen Mitarbeitenden festzustellen, da der Beratungsumfang (per E-Mail und Telefon) gestiegen ist und auch viel „nebenbei“, also ohne messbaren / hinterlegten Vorgang im Fachverfahren, geregelt und bearbeitet wird.

Prozessbetrachtung:

Um für die Zukunft besser aufgestellt zu sein, sind die Arbeitsprozesse zu prüfen und ggf. zu optimieren. Es liegen bereits Prozessbeschreibungen der Arbeitsprozesse vor, die als Grundlage für eine Überarbeitung hinzugezogen werden können.

Um die Akzeptanz zu erhöhen, sollten Workshops mit den Mitarbeitenden durchgeführt werden, da sich ggf. gemeinsam neue Ansätze entwickeln lassen, wie der Fachdienst effizienter aufgestellt werden kann. Aufgrund des Fachkräftemangels wäre auch die Aufgabenverteilung zu prüfen und Empfehlungen zum Leistungsstandard zu erarbeiten. Die Personalbemessung (Ist und Soll Zustand) ist zu betrachten.

Zielsetzung:

Ziel ist es, die Arbeit im FD produktiver und effizienter zu gestalten, den Handlungsspielraum auszuschöpfen, evtl. eine Arbeitsverteilung nach Stärken zu ermöglichen und eine gleichmäßige Verteilung der Anträge zu gewährleisten. Vorstellbar ist auch die Erarbeitung einer Art Checkliste, die es uns ermöglicht bei Engpässen die Aufgaben zügig zu priorisieren und zu verteilen. Auch soll sichergestellt werden, auf außerplanmäßige Personalausfälle schneller und effektiver reagieren zu können. Trotzdem soll eine sichere und verbindliche Beratung der Bürger/innen und Gemeinden sowie sonstiger Beteiligter bei Antragsverfahren möglich sein. Und auch die Zusammenarbeit mit den Gemeinden / Amtsmitarbeitenden soll nicht verschlechtert werden. Zusätzlich soll die Außenwirkung des Fachdienstes betrachtet werden (Vereinbarkeit von Erreichbarkeit sowie vom Arbeitgeber angebotene Teilzeit-/Vollzeitmodellen, mobiles Arbeiten, Telearbeit und Vereinbarkeit von Beruf und Familie).

Zuschlagskriterien:

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Punktevergabe Referenz:

30 Punkte für 3 Referenzen

20 Punkte für 2 Referenzen

10 Punkte für 1 Referenz

Punktevergabe Angebotspreis:

Für die Bewertung der Angebotspreise gilt:

Der niedrigste Angebotspreis erhält die maximale Punktzahl für den Preis von 30 Punkten. Ein fiktives Angebot mit dem doppelten Preis 0 Punkte. Dazwischen wird interpoliert. Formel: 30 + [(Angebotssumme – Mindestangebot) * (-30)] / Mindestangebot

Für die Durchführung der Organisationsuntersuchung wird für die Wertung des Preises von einem fiktiven Stundenaufwand von 300 Stunden ausgegangen. Reisekosten und ggf. Übernachtungskosten sind in den Stundensatz einzurechnen. Die Preise sind in die nachfolgende Tabelle einzutragen:

Zuschlag:

Die Punkte aus den Wertungskriterien Angebotspreis und Referenzen werden zu einer Gesamtsumme addiert. Das Angebot, dass in der Gesamtsumme die meisten Punkte aufweist, ist das wirtschaftlichste Angebot und wird für den Zuschlag vorgesehen.