Allgemeines-und-Bewerbungsbedingungen.pdf

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Allgemeines und Bewerbungsbedingungen:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt. Dessen ungeachtet beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.

1. Auftraggeber, Vergabenummer und Ablaufplanung

1.1. Auftraggeber (AG) und Vergabenummer

Industrie- und Handelskammer zu Leipzig (IHK), Goerdelerring 5, 04109 Leipzig Tel.: +4934112670; E-Mail: info@leipzig.ihk.de

Vergabenummer: IHKL-V-13-2026

Die IHK zu Leipzig vertritt das Gesamtinteresse der ihr zugehörigen Gewerbetreibenden des IHK- Bezirkes Leipzig gegenüber Kommunen, Landesregierungen, Politik und Öffentlichkeit und ist Dienstleister, der die regionale gewerbliche Wirtschaft branchenübergreifend fördert. Über 69.000 Mitgliedsunternehmen gehören zur IHK zu Leipzig. Sie werden von ca. 400 Unternehmerinnen und Unternehmern vertreten, die sich in ihrer Region und Branche in IHK-Gremien engagieren. Weitere Informationen über die IHK zu Leipzig erhalten Sie unter www.leipzig.ihk.de.

1.2. Ablaufplanung

1.3. Budgetvorgabe und Aufwandsentschädigung

1.4. Auftragsgegenstand

Der Auftragsgegenstand ist dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen.

1.5. Zuschlagskriterien und deren Gewichtung

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1.6. Hinweis zum Datenschutz

Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO verarbeitet. Weitere Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter: www.leipzig.ihk.de/datenschutz.

2. Allgemeine Bewerbungsbedingungen 2.1. Verfahrensart und Rahmenbedingungen

Im Unterschwellenbereich ist das Sächsische Vergabegesetz einschlägig

2.2. Hinweise zu den Vergabeunterlagen und zur Kommunikation

Dieses Vergabeverfahren nebst Kommunikation (Einladung zur Angebotsabgabe/ Angebotsabgabe, Bieterfragen und – antworten) wird ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal durchgeführt.

Der Auftraggeber behält sich vor, die Vergabeunterlagen einschließlich dieser Bewerbungsbedingungen durch Nachträge oder Ergänzungen bis zum Abschluss des Verfahrens zu ändern. In diesem Fall sind dem Angebot ausschließlich die neuen Angebotsunterlagen zugrunde zu legen. Automatisierte Hinweise auf Änderungen der Vergabeunterlagen oder auf Antworten von Bewerberfragen können den Bewerbern/Bietern nur bei einer Registrierung zugehen.

Für das Hochladen der Dokumente ist eine Registrierung erforderlich. Zur Einreichung der Angebote reicht die Textform nach § 126b BGB aus.

Alle angeforderten Nachweise und Erklärungen sind Teil des Angebotes. Fehlen Unterlagen, sind diese unvollständig oder fehlerhaft, so kann der Bewerber/Bieter vom Verfahren ausgeschlossen werden. Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen, sonst erfolgt der Ausschluss.

2.3. Einzureichende Unterlagen - Liste

Für das Angebot sind die (teilweise vorgegebenen) Vordrucke zu verwenden. Das Angebot, sämtliche beizubringende Erklärungen sowie weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. ins Deutsche zu übersetzen.

1. Angebot

Das Preisblatt umfasst ausschließlich die Kosten des Auftragnehmers für die in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Konzeption-, Organisations-, Projektmanagement-, Betreuungs- und Nachbereitungsleistungen sowie die digitale Matching-Lösung.

Nicht in den Angebotspreis des Auftragnehmers einzurechnen sind Kosten, die von der IHK zu Leipzig direkt getragen bzw. separat beauftragt werden. Hierzu zählen insbesondere die Miete bzw. Nutzung des Veranstaltungsortes, Catering und weitere externe Sachkosten, die von der IHK separat vergeben oder beauftragt werden.

Alle geforderten Leistungen sind im Preisblatt nachvollziehbar aufzuzeigen.

Die Einzelpreise sind kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen zu runden und ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen. Entspricht der Gesamtbetrag einer

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Position nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einzelpreis maßgebend.

2. Konzepte und Testzugang Matchingplattform

Zur Bewertung des weiteren Kriteriums werden aussagefähige Konzepte sowie für die digitale Matching-Lösung ein Testzugang für die Lösung bei vorhandenem Standardprodukt benötigt. Sollte dies noch nicht vorhanden sein, genügt die Bereitstellung eines Konzepts der Umsetzung oder einer Referenz aus einem anderen Produkt dieser Art dazu. Im Angebot ist die konkrete technische Lösung nachvollziehbar zu beschreiben, einschließlich Leistungsumfang, Nutzergruppen, Funktionsweise, Datenschutzkonformität, Bereitstellungszeitraum, Support sowie gegebenenfalls erforderlicher Schnittstellen.

Zudem behält sich der AG vor, einen separaten Vorstellungstermin der Lösung sowie des Konzeptes einzufordern. Die einzureichenden Konzepte dienen der Bewertung der fachlichen und konzeptionellen Qualität der Angebote.

Das Konzept muss mindestens enthalten:

• Projektkonzept einschließlich Darstellung des geplanten Vorgehens und der Umsetzung

• Zeit- und Meilensteinplan für Vorbereitung, Veranstaltung und Nachbereitung

• Organisationsstruktur

• Projektteam und Rollenverteilung

• Matching-Konzept einschließlich Beschreibung der technischen Lösung, Funktionsumfang, Bereitstellungs- und Nachbereitungszeitraum sowie Support

• Konzept und Ablauf des Messetages

• Konzept für den Ausstellerabend

• Cateringkonzept als konzeptioneller Vorschlag, ohne Kalkulation der Cateringkosten

• Kommunikationskonzept

• Monetarisierungs-/Beteiligungskonzept

• KPI- und Erfolgsmessungskonzept

• transparente Kostenkalkulation ausschließlich für die vom Auftragnehmer zu erbringenden bzw. im Angebot inkludierten Leistungen

Test-Zugang zur Matchingplattform oder Vorstellung ähnliches Konzept

Eine Vorlage wird nicht gestellt. Das Dokument darf jedoch je Kriterium 10 DIN A4-Seiten (inkl. Grafiken/Flussdiagrammen und Schriftgröße ARIAL 11) nicht überschreiten. Es bildet die Grundlage für die Auswertung des weiteren Kriteriums. Im Auftragsfall wird es Vertragsbestandteil, d.h. der Auftragnehmer ist an seine diesbezüglichen Zusagen gebunden.

3. Eigenerklärungen/ Referenzen

Einzureichen sind zudem folgende Dokumente:

• EE-01 Unternehmensprofil • EE-02 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - (von jedem Mitglied einer ggf. bestehenden Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft, Unterauftragnehmer und Eignungsleiher einzeln) Seite 3 von 8

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• EE-03 Eigenerklärung in Bezug auf Berufs-/Betriebshaftpflicht • EE-04 Eigenerklärung in Bezug auf Bietergemeinschaften, wenn gegeben • EE-05 Eigenerklärung in Bezug auf Unterauftragnehmer, wenn gegeben • EE-06 Eigenerklärung zur Weitergabe von Referenzinformationen

Die Bieter haben Referenzinformationen über mindestens drei vergleichbare Aufträge anzugeben. Die angegebenen Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein und dürfen nicht älter als drei Jahre zurückliegen. Die Angabe von weniger als den geforderten Referenzen führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Die Angabe von mehr Referenzen ist zulässig, führt aber nicht zu einer besseren Wertung.

Die Referenzliste kann im Falle einer Bietergemeinschaft oder einer Unterbeauftragung aufgeteilt werden und durch einzelne Mitglieder der Bietergemeinschaft oder zusätzlich durch die Unterauftragnehmer erbracht werden.

2.4. VOL/B, AGB-Ausschluss

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) werden Bestandteil des Vertrages.

Vorformulierte Vertragsbedingungen bzw. AGB (wie etwa allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen) des Bieters oder Dritter sind ausgeschlossen. Werden dem Angebot solche beigefügt, kann dies zum Ausschluss des Angebots vom weiteren Verfahren führen.

2.5. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahmen der Angebote

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können die Angebote zurückgezogen, geändert oder berichtigt werden. Aus dem Angebotsanschreiben muss dabei eindeutig hervorgehen, dass es sich um eine Änderung oder Berichtigung des bisherigen Angebotes handelt, und um welche. Angebote, in denen Änderungen nicht zweifelsfrei sind, werden ausgeschlossen.

2.6. Zuschlags- und Bindefrist

Spätestens zum Ablauf der Bindefrist ist geplant, den Zuschlag zu erteilen. Der Bieter erklärt mindestens bis zu diesem Datum an sein Angebot gebunden zu sein.

3. Unklarheiten und Fragen zum Vergabeverfahren und den Vergabeunterlagen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers/Bieters Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat er über das Vergabeportal unverzüglich darauf hinzuweisen. Fragen zu den Vergabeunterlagen sind bis zum in Ziffer 1.2 genannten Zeitpunkt ausschließlich über das Vergabeportal an die Vergabestelle zu richten, damit diese mit Blick auf die Angebotserstellung rechtzeitig beantwortet werden können. Anderweitig gestellte Fragen zu diesem Vergabeverfahren werden zur Wahrung des Gleichbehandlungsgebotes nicht beantwortet.

Um Ihre Fragen/Hinweise richtig zuordnen zu können, geben Sie bitte zu jeder Frage den konkreten Bezug in den Vergabeunterlagen an (insbesondere Dokumentenname und Seitenzahl bzw. Ziffer). Die Informationen/Antworten werden allen Verfahrensteilnehmer über die Vergabeplattform zugestellt. Bitte beachten Sie, dass zur Verständlichkeit der Antworten die zurückliegenden Fragestellungen in anonymisierter Form an alle Verfahrensteilnehmer versandt werden. Die Fragen sollten daher so formuliert sein, dass ein Versand an die anderen Teilnehmer ohne vorherige Überarbeitung möglich ist. Mit der Übersendung einer Frage

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genehmigen Sie eine entsprechende Bekanntgabe. Die Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

4. Prüfung der Bietereignung

4.1. Formale Anforderung an die Nachweise

Die Nichteinreichung des Formblattes EE-02 führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.

Wir gehen grundsätzlich von Ihrer Eignung aus. Um diese Annahme zu bestätigen, bitten wir mit dem Angebot um Einreichung der genannten Unterlagen. Die Auftraggeberin behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Bescheinigungen der zuständigen Stelle bestätigen zu lassen bzw. zur Bestätigung der Eigenerklärung die Vorlage geeigneter Nachweise zu fordern.

Der Auftraggeber behält sich vor, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anzufordern.

Auch behält sich der Auftraggeber die Überprüfung der Referenzleistungen bei dem benannten Referenzgeber vor.

4.2. Bietergemeinschaft

Soll eine Bietergemeinschaft gegründet werden, so ist Folgendes zu beachten: alle Mitglieder und ein Mitglied als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags ist zu benennen. Alle Mitglieder der Gemeinschaft haften gesamtschuldnerisch, d. h. jedes Mitglied haftet im Außenverhältnis gegenüber der IHK zu Leipzig für die Erbringung der in diesem Verfahren ausgeschriebenen Leistung unabhängig davon, welchen Teil der Gesamtleistung es im Innenverhältnis zu erbringen hat.

Es ist anzugeben, welche Teilaufgaben von den einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft federführend erbracht werden.

Die Angaben von Bietergemeinschaften müssen erkennen lassen, auf welches Mitglied der Bietergemeinschaft sich die jeweiligen Auskünfte beziehen. Im Übrigen müssen die eingereichten Nachweise dem Auftraggeber ermöglichen, zu beurteilen, ob die Bietergemeinschaft insgesamt - unter Berücksichtigung der mitgeteilten Arbeitsteilung - über die erforderlichen fachlichen und sonstigen Kapazitäten verfügt. Die Zuverlässigkeit muss bei jedem Mitglied der Bietergemeinschaft festgestellt werden können.

4.3. Unterauftragnehmer/Eignungsleihe

Die Vergabe von Teilen der Leistung an Unterauftragnehmer (Unteraufträge) ist ebenfalls zulässig. Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung des Auftrags der Fähigkeiten anderer Unternehmen bezogen auf konkrete Bereiche zu bedienen, muss er Art und Umfang der dafür vorgesehenen Leistungsbereiche in seinem Angebot bezeichnen.

Die Bieter bzw. Bietergemeinschaften haben eine Verpflichtungserklärung der Unterauftragnehmer vorzulegen. Darin haben sich letztere zu verpflichten, dass sie die vom Bieter in dessen Angebot benannte Leistungsteile im Falle der Zuschlagserteilung auf das Angebot des Bieters als Unterauftragnehmer erbringen werden. Die Vorlage des Dokuments ist auch bereits mit dem Angebot möglich.

Jeder Unterauftragnehmer muss für den von ihm zu übernehmenden Teil der Leistung in fachlicher, persönlicher und wirtschaftlicher Hinsicht denselben Eignungsanforderungen Seite 5 von 8

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genügen wie der Auftragnehmer für jenen Leistungsteil. Der Auftraggeber behält sich daher vor, vor der Zuschlagserteilung die entsprechenden Eignungsnachweise für Unterauftragnehmer zu verlangen, soweit diese aus seiner Sicht wesentliche Leistungsteile erbringen sollen.

Etwas anderes gilt jedoch dann, wenn ein Bieter beabsichtigt, sich eines anderen Unternehmens zur Herstellung seiner Eignung zu bedienen (Eignungsleihe). In diesem Fall hat er dieses Unternehmen zwingend bereits im Angebot zu benennen und nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Ein solcher Nachweis ist grundsätzlich auch bei konzernverbundenen Unternehmen erforderlich.

Im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit kann sich der Bieter jedoch nur auf die Kapazitäten anderer Unternehmen berufen, wenn diese die Leistung tatsächlich erbringen, für die diese Kapazität benötigt wird.

Nimmt ein Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so hat er mit der „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, Eignungsleiher“ auch die Erklärung einzureichen, dass er und das andere Unternehmen zusichern, gemeinsam für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe zu haften.

5. Prüfung, Wertung und Zuschlag

5.1. Zuschlagskriterien und deren Wichtung

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Die Ermittlung erfolgt dabei anhand von Preis, ergänzenden Zuschlagskriterien, ggf. deren Unterkriterien und den im folgenden beschriebenen Wertungsmethoden. Die Angebote werden dabei wie folgt geprüft:

5.2. Kriterium Preis, Gewichtung in xx % (s.u. 1.5.)

Ist der Preis das alleinige Wertungskriterium erfolgte die Auswertung nur anhand der Höhe. Gibt es weitere Kriterien wird wie folgt vorgegangen:

Für die Ermittlung der Gesamtpunktzahl wird die kleinste angebotene Rate (Wertungspreis) eines Bieters, der sich in der Auswertung befindet mit der angebotenen Rate (Wertungspreis) des jeweiligen Bieters ins Verhältnis gesetzt.

Das preisgünstigste Angebot erhält die maximalen Punkte innerhalb des Kriteriums.

Berechnungsformel: Pu = P / P * 100 Preis MIN IST

Pu = Gesamtpunktzahl der Preispunkte Preis

P IST = Wertungspreis des zu bewertenden Bieters

P = niedrigster angebotener Wertungspreis eines Bieters, der sich in MIN der Auswertung befindet

5.3. Weitere Kriterien, Gewichtung in yy % (s.u. 1.5.)

Sind neben dem ausgefüllten Preisblatt bzw. Leistungsverzeichnis mit dem Angebot weitere Dokumente oder Konzepte einzureichen, aus denen die Qualität der Leistung erkennbar ist, sind diese ohne Verwendung eines vom Auftraggeber vorgegebenen Formulars zu verfassen. Die Unterkriterien werden entsprechend der folgenden Gewichtung kumuliert bewertet. Die prozentuale Summe der Unterkriterien zz ergibt 100 %. Diese 100% gehen im Anschluss, mit dem prozentualen Wert des Kriterium yy gewichtet, in die Gesamtbewertung ein. Seite 6 von 8

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5.4. Segmentierung der Kriterien in Unterkriterien, Gewichtung in zz %

Die Bewertung und Ermittlung der Gesamtpunktzahl für das jeweilige Kriterium bzw. Unterkriterium erfolgt durch den Vergleich der Angebote zueinander und orientiert sich an dem Schema des deutschen Schulnotensystems. Dabei entsprechen 4 Punkte einer Bewertung, welche unsere Erwartungen voll erfüllt.

Der arithmetische Durchschnittswert (DW) der vergebenen Punkte je Bieter errechnet sich wie folgt: DW = Summe der vergebenen Punkte je Bieter / Anzahl der Bewertenden.

5.5. Auswertung der Bieterangebote

Die Bewertung erfolgt durch eine mehrköpfige, gleichbesetzte Jury. Der arithmetische Durchschnittswert (DW) der durch die Jurymitglieder vergebenen Punkte je Bieter errechnet sich wie folgt: DW = Summe der vergebenen Punkte je Bieter / Anzahl der Jurymitglieder. Ein Durchschnittswert (DW) von < 2,5 Punkten führt zum Ausschluss des Angebots.

5.6. Berechnungsformel für die Ermittlung der Gesamtpunktzahl (GPZ)

Die Bewertung und Ermittlung der Gesamtpunktzahl (GPZ) für das jeweilige Kriterium bzw. Berechnungsformel:

Pu Kriterium2 = EP IST / EP MAX * 100 Seite 7 von 8

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EP = Endpunktzahl nach Jurybewertung (Summe der Punktzahl der IST Jurybewertung)

EP = maximal erreichte Endpunktzahl eines Bieters, der sich in der Auswertung MAX befindet

Die Gesamtpunktzahl errechnet sich aus der gewichteten Addition der jeweils erreichten Gesamtpunkte für Preis und Konzept.

Berechnungsformel: GPZ = 0,xx * Pu Preis + 0,yy * Pu Kriterium 2

mit: Pu = P / P * 100 Preis MIN IST Pu = EP / EP * 100 Kriterium 2 IST MAX

Pu = Gesamtpunktzahl Kriterium2 Kriterium2 EP = Endpunktzahl nach Jurybewertung (Summe der IST Punktzahl der Jurybewertung) EP = maximal erreichte Endpunktzahl eines Bieters, der MAX sich in der Auswertung befindet Pu = Gesamtpunktzahl der Preispunkte Preis P = Wertungspreis Angebot des jeweiligen Bieters IST P = kleinster angebotener Wertungspreis eines Bieters, der MIN sich in der Auswertung befindet GPZ = Gesamtpunktzahl (entsprechend Gewichtung) Das Bieterangebot mit der höchsten GPZ ist das erstplatzierte Angebot und stellt das wirtschaftlichste Angebot dar. Dieser Bieter erhält den Zuschlag.

Für den Fall, dass mehrere Bieter die gleiche GPZ erhalten, erfolgt die Auswahl nicht über den Preis, sondern das Kriterium, welchen nach dem Preis am prozentual am höchsten gewichtet ist. Dabei werden die erreichten Punktzahlen in diesem Kriterium miteinander verglichen. Bei endgültiger Gleichheit entscheidet das Los.

5.7. Zuschlagserteilung

Die Zuschlagserteilung erfolgt in Textform über die Vergabeplattform. Mit der Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zustande.

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