ATL_2027_Leistungsbeschreibung.pdf

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Leistungsbeschreibung zur Ausschreibung: Nr. IHKL-V-13-2026

Organisatorische und konzeptionelle Betreuung der Ausbildungs- und Karrieremesse „Aktionstag Lehrstellen“ (ATL) am 09.09.2027 einschließlich digitaler Matching-Lösung

1. Gegenstand und Zielsetzung Gegenstand der Ausschreibung ist die vollständige organisatorische, operative und konzeptionelle Betreuung des „Aktionstag Lehrstellen“ (ATL) am Donnerstag, 09.09.2027, einschließlich der Bereitstellung und Betreuung einer digitalen Matching-Lösung.

Die Veranstaltung findet als Open Air-Messe auf dem Gelände des ZAW Leipzig, Am Ritterschlößchen 22, 04179 Leipzig, statt. Zudem sollen Teile des Programms (offene Werkstätten, Speeddatings von Unternehmen mit Schüler/innen) im Gebäude des ZAW durchgeführt werden. Die IHK zu Leipzig sucht einen zentralen Projektpartner, der die in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen plant, koordiniert, umsetzt und nachbereitet und dabei eng mit der IHK zu Leipzig abstimmt.

Ziel ist eine moderne Ausbildungs- und Karrieremesse, die Unternehmen und Schülerinnen und Schüler gezielt zusammenführt. Im Mittelpunkt stehen qualitativ hochwertige Kontakte, eine professionelle Aussteller- und Besucherbetreuung sowie eine messbare Vermittlung von Ausbildungs- und Praktikumsplätzen.

2. Abgrenzung zwischen Angebotskonzept und zu erbringender Leistung Der ausgewählte Auftragnehmer setzt das von ihm angebotene Konzept in enger Abstimmung mit der IHK zu Leipzig um und entwickelt es erforderlichenfalls gemeinsam mit der IHK weiter.

3. Zeitlicher Umfang / Projektphasen Die Leistung umfasst die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des ATL 2027.

Veranstaltungstag: Donnerstag, 09.09.2027, in der ZAW Leipzig. Der Auftragnehmer übernimmt die operative Betreuung und Ablaufkoordination am Veranstaltungstag einschließlich der erforderlichen Vorbereitungs- und Aufbauarbeiten sowie der Nachbereitung und des Abbaus im folgenden Umfang:

Vorbereitung: Der Auftragnehmer beginnt mit der Projektplanung und erbringt die folgenden Leistungen bis zur Veranstaltung: Dazu gehören Projektmanagement, Aussteller- und Besucherkommunikation, Anmeldung und Administration, Kommunikationsmaßnahmen, Abstimmung mit Dienstleistern sowie Vorbereitung des Messetages.

Digitale Matching-Lösung: Die Matching-Lösung muss bereits im Vorfeld des ATL für die Registrierung, Profilerstellung und Vorbereitung von Matches und Gesprächen zur Verfügung stehen. Sie ist auch nach der Veranstaltung für den vereinbarten Nachbereitungszeitraum zugänglich, damit Kontakte weiter gepflegt und Kontaktaufnahmen

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auch nach der Messe ermöglicht werden können. Eine Nutzung der digitalen Matching- Lösung muss auch auf zukünftigen anderen Berufsorientierungsevents möglich sein.

Durchführung: siehe detailliert unter 7.

Nachbereitung: Nach dem Veranstaltungstag erfolgen Auswertung, Erfolgsmessung, Abschlussdokumentation und Handlungsempfehlungen sowie die vereinbarte Nachbetreuung der digitalen Matching-Lösung.

4. Projektmanagement Der Auftragnehmer übernimmt die Gesamtprojektleitung einschließlich Projektplan, Meilensteinen, regelmäßiger Jour fixe mit der IHK zu Leipzig, Dienstleistersteuerung (Absprache mit der IHK zu Leipzig), Ablaufplanung, Genehmigungskoordination, Risiko- und Qualitätsmanagement sowie Abschlussdokumentation.

5. Ausstellenden- und Besucherbetreuung Komplette Betreuung der Ausstellenden und Besucherinnen und Besucher von der Einladung über die digitale Anmeldung und Administration, Vertragsmanagement, digitale Informationsbereitstellung, laufende Kommunikation und Informationsversand, Standplanung in Abstimmung mit der IHK zu Leipzig und den gewünschten Anforderungen der Ausstellenden, technische Anforderungen, Auf- und Abbau bis zur Betreuung am Veranstaltungstag und Nachbereitung. Ziel ist ein hoher Servicegrad und eine langfristige Bindung der Unternehmen sowie der relevanten Besuchergruppen.

6. Digitale Matching-Lösung Der Auftragnehmer stellt eine funktionsfähige digitale Matching-Lösung bereit und betreut diese über die Vorbereitungs-, Veranstaltungs- und vereinbarte Nachbereitungsphase. Die Kosten für die Nutzung der Matching-Lösung sind vollständig in das Angebot des Auftragnehmers einzurechnen; eine gesonderte Vergütung hierfür erfolgt nicht. Die Möglichkeit der Nutzung für weitere Berufsorientierungsmessen muss gegeben sein.

Schülerinnen und Schüler bzw. Schulklassen sollen bereits vor der Veranstaltung Interessen, Berufsfelder, Qualifikationen und weitere relevante Angaben hinterlegen können. Lehrkräfte sollen den gesamten Prozess des ATL-Besuchs mittels digitaler Funktionen effizient begleiten können.

Unternehmen hinterlegen Ausbildungsangebote und Anforderungsprofile. Hierzu muss es eine Schnittstelle zu bestehenden HR-Tools der Unternehmen bzw. Stellenbörsen etc. geben. Das System erstellt passende Vorschläge, ermöglicht Terminbuchungen zwischen Schülerinnen und Schülern und Ausbildungsunternehmen und liefert auswertbare Kennzahlen.

Die Lösung soll nachhaltig angelegt sein. Das bedeutet, der Zugang zur Matching-Plattform muss auch nach der Veranstaltung für alle Parteien (Unternehmer, potenzielle Auszubildende etc.) möglich sein, sodass Kontakte im Nachgang weiter gepflegt und Kontaktaufnahmen auch nach der Messe ermöglicht werden können.

7. Organisation des Messetages Verantwortung für Besuchersteuerung, Akkreditierung, Zeitmanagement, Bühnenprogramm einschließlich der professionellen Konzeption und Umsetzung einer Preisverleihung (IHK- Schülerwettbewerb „Beste 9. Klasse“) mit einer Dauer von maximal zwei Stunden als

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besonderem Programmpunkt des Tages, Technik-, Sicherheits- und Ablaufkoordination sowie Betreuung aller Beteiligten.

Der Fokus liegt auf zielgerichteten Gesprächen zwischen Jugendlichen und Unternehmen. Die Veranstaltung soll modern, smart und interaktiv sein, jedoch bewusst keinen Jahrmarktcharakter entwickeln. Interaktive Elemente sind willkommen, wenn sie den Austausch fördern.

8. Ausstellerabend Wir erwarten eine Grob-Konzeption für eine Netzwerkveranstaltung am Vorabend des ATL für ca. 150 Personen ausstellender Ausbildungsunternehmen.

9. Cateringideen Es ist ein kleines Snack-Cateringkonzept bzw. ein Vorschlag für die Versorgung der Schülerinnen und Schüler, Begleitpersonen sowie Ausstellenden vorzulegen. Als Orientierungsgröße ist von insgesamt ca. 2.500 Personen auszugehen. Das Konzept soll einen Aufenthalt während der gesamten Veranstaltungsdauer am Veranstaltungsort ZAW Leipzig unterstützen.

Wichtig: Das Snack-Cateringkonzept ist ausschließlich als konzeptioneller Vorschlag vorzulegen. Eine Kalkulation oder Preisabfrage für Catering ist nicht erforderlich. Die Kosten für Catering werden von der IHK zu Leipzig getragen.

10. Monetarisierung / Beteiligungskonzept Entwicklung eines wirtschaftlichen Beteiligungskonzeptes. Der Auftragnehmer soll Vorschläge unterbreiten, welche Zusatzleistungen Unternehmen gegen Aufpreis buchen könnten, beispielsweise Premium-Standflächen, Sponsoring, Branding, Recruiting-Lounges, Workshops, Unternehmenspräsentationen oder digitale Premiumprofile.

Das Konzept soll nachvollziehbar darstellen, welche Leistungen angeboten werden können und welchen Mehrwert diese für Unternehmen bieten. Eine verbindliche Umsetzung oder Erzielung bestimmter Einnahmen wird mit der Konzeption nicht zugesichert.

11. Kommunikationskonzept Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes mit Social Media, Landingpage, Werbemitteln, Vorlagen für Schulen, Pressearbeit und Maßnahmen zur Gewinnung von Ausstellern sowie Schülerinnen und Schülern.

Ergänzend können Vorschläge zur Weiterentwicklung des Veranstaltungsnamens sowie der Kommunikationspositionierung unterbreitet werden, sofern diese die Zielerreichung unterstützen.

Das Konzept muss engmaschig mit der Kommunikationsabteilung der IHK zu Leipzig umgesetzt werden.

12. Erfolgsmessung Der Auftragnehmer entwickelt und implementiert ein KPI-Konzept mit Kennzahlen wie:

• Anzahl registrierter Schülerinnen und Schüler

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• Anzahl der Matches, vereinbarten Gespräche und tatsächlich geführten Gespräche

• Anzahl bzw. Rückmeldungen zu Bewerbungen

• Zufriedenheit der Unternehmen und Schulen

• weitere für die Zielerreichung relevante Kennzahlen

Die Ergebnisse sind nach der Veranstaltung in einem Abschlussbericht mit Handlungsempfehlungen aufzubereiten.