3. BMWSB-VU-4.1-Rahmenvereinbarung.docx

Bundesrepublik Deutschland

vertreten durch das

Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen

Rahmenvereinbarung

„Organisation und Durchführung von Veranstaltungen“

(11. August 2026)

Die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen, Rudi-Dutschke-Str. 4, 10969 Berlin (BMWSB)

(nachstehend Auftraggeberin genannt)

und

XXX

(nachstehend Auftragnehmerin genannt)

schließen folgende

Rahmenvereinbarung

über die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

für die Bedarfsträgerinnen gemäß § 1 Abs. (4) dieser Vereinbarung (nachstehend Bedarfsträgerinnen genannt)

Inhalt:

§ 1 Gegenstand der Rahmenvereinbarung 4

§ 2 Bestandteile der Rahmenvereinbarung 4

§ 3 Laufzeit 5

§ 4 Allgemeine Pflichten der Auftragnehmerin 5

§ 5 Einzelabrufe 6

§ 6 Vergütung 7

§ 7 Zahlungsbedingungen 8

§ 8 Mängelrechte bei Produktionsleistungen 9

§ 9 Leistungsnachweise 10

§ 10 Unterbeauftragung, Beauftragung von Fremdleistungen 10

§ 11 Reporting durch die Auftragnehmerin 12

§ 12 Haftung 12

§ 13 Nutzungsrechte 13

§ 14 Kündigung 15

§ 15 Verschwiegenheit und Datenschutz 16

§ 16 Sonstiges 17

§ 17 Form, Teilunwirksamkeit 18

§ 18 Erfüllungsort und Gerichtsstand 18

1. Gegenstand der Rahmenvereinbarung
   1. Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind Leistungen bzgl. der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Auftraggeberin. Zusätzlich sind Leistungen zur inhaltlichen, fachlichen und organisatorischen Vorbereitung sowie Durchführung von Messebesuchen der Hausleitung zu erbringen.
   2. Der Leistungsgegenstand ergibt sich im Einzelnen aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1).
   3. Das maximale Auftragsvolumen (Höchstwert) über die maximal mögliche Vertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen beträgt 4.500.000 Euro netto.
   4. Die Bedarfsträgerinnen im Sinne dieser Rahmenvereinbarung sind die Organisationseinheiten (Referate)
   • des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB)
   • des Bundesamts für Bauwesen und Raumordnung (BBR) einschließlich des dazugehörigen Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR)
   1. Die Auftraggeberin ist bis zur Höhe des zuvor angegebenen Höchstwertes abrufberechtigt, jedoch nicht abrufverpflichtet. Die vorliegende Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf Abruf eines bestimmten Mindestauftragswerts und keinen Anspruch auf Abruf des Höchstwerts. Es besteht insofern keine Abnahmeverpflichtung der Bedarfsträgerinnen.
2. Bestandteile der Rahmenvereinbarung
   1. Vertragsgrundlagen sind in absteigender Geltungsreihenfolge:

• diese Rahmenvereinbarung
• die Leistungsbeschreibung der Auftraggeberin (Anlage 1)
• Antworten der Auftraggeberin auf Bewerber- und Bieterfragen (Anlage 2)
• das Angebot der Auftragnehmerin vom XX.YY.ZZZZ
• Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 3)
• VOL/B
  1. Die Auftragnehmerin verzichtet ausdrücklich auf einen Verweis auf ihre eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dies gilt auch für die Erteilung von Einzelaufträgen i.S.d. § 5.

1. Laufzeit
   1. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagerteilung, frühestens jedoch am 07.12.2026. Sie endet mit Ausschöpfung des Höchstwertes, spätestens jedoch nach zwei Jahren am 30.09.2028.
   2. Die Auftraggeberin hat das optionale Recht, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung im Rahmen der vergaberechtlichen Zulässigkeit zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern. Die Auftraggeberin wird die Auftragnehmerin frühzeitig, jedoch spätestens drei Monate vor Ende der ursprünglich vereinbarten Laufzeit der Rahmenvereinbarung über die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption mindestens in Textform gem. § 126b BGB in Kenntnis setzen. Eine Pflicht für die Auftraggeberin zur Inanspruchnahme dieser Option besteht nicht. Der Inhalt der zu erbringenden Leistung bleibt auch im Falle der Optionswahrnehmung gleich. Die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre.
   3. Ein vor Ablauf dieser Rahmenvereinbarung abgeschlossener Einzelabruf behält seine Wirksamkeit auch über den Endzeitpunkt der Rahmenvereinbarung hinaus bis zur vollständigen Leistungserbringung. Für die Abwicklung des Einzelabrufs gelten die Regelungen der Rahmenvereinbarung für diesen Einzelabruf fort.
2. Pflichten der Auftragnehmerin
   1. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, die auf Grund dieser Vereinbarung zu erbringenden Leistungen fach- und termingerecht sowie vollständig auszuführen.
   2. Die von der Auftragnehmerin zu erbringenden Leistungen müssen in Art und Güte den branchenüblichen Standards entsprechen.
   3. Die Auftragnehmerin erbringt die Leistungen in enger Zusammenarbeit mit der Bedarfsträgerin und arbeitet mit anderen Auftragnehmern des Bedarfsträgerin vertrauensvoll zusammen, soweit entsprechende Einzelaufträge erteilt werden.
   4. Leistungsfristen sind im Einzelfall zwischen Bedarfsträgerin und Auftragnehmerin zu vereinbaren und im Angebot festzuhalten. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet bestmögliche Liefer- und Leistungsfristen zu ermöglichen. Erkennt die Auftragnehmerin, dass sie die Leistungsfrist nicht einhalten kann, so hat sie der Bedarfsträgerin die Gründe für die Verzögerung unverzüglich mitzuteilen. Etwaige Ansprüche der Auftraggeberin aus der nicht fristgemäßen Erbringung der Leistung bleiben unberührt.
   5. Die Auftragnehmerin hat über die gesamte Vertragslaufzeit eine für die Abwicklung der Aufträge angemessene effektive Organisations- und Managementstruktur vorzuhalten und gleichbleibend hohes fachliches Niveau aller Leistungen zu gewährleisten.
   6. Sofern die Auftragnehmerin Mitarbeiter/innen zur Durchführung der Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung in Ihrem Angebot namentlich benennt, ist sie verpflichtet, diese einzusetzen. Im Falle von Krankheit oder Kündigung der benannten Mitarbeiter kann die Auftragnehmerin andere Personen mit der Durchführung des Projektes betrauen. Dabei hat die Auftragnehmerin sicherzustellen, dass der/die Nachfolger/in den hohen Anforderungen, die an die Erfüllung des Vertrages gestellt werden, gerecht wird. Ein Wechsel der im Angebot benannten Mitarbeiter ist der Auftraggeberin anzuzeigen und unterliegt deren Zustimmung. Die Auftraggeberin wird ihre Zustimmung nur aus wichtigem Grund verweigern.
   7. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, eingesetzte Mitarbeiter bei mehrfach angezeigten oder schwerwiegenden Verstößen gegen vertragliche, organisatorische und/oder inhaltliche Pflichten auf Verlangen der Auftraggeberin zu ersetzen.
   8. Wird eine von der Auftragnehmerin zur Erfüllung der Rahmenvereinbarung eingesetzte Person durch eine andere ersetzt und ist eine Einarbeitung erforderlich, so hat Auftragnehmerin die hieraus entstehenden Kosten zu tragen.
   9. Die Auftragnehmerin erfüllt alle gesetzlichen, behördlichen, sozialrechtlichen und berufsgenossenschaftlichen Regelungen, denen Sie mit Blick auf diese Rahmenvereinbarung unterliegt. Insbesondere verpflichtet sich die Auftragnehmerin, die im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung eingesetzten Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen nach Maßgabe des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns vom 11.08.2014 (MiLoG) und des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen vom 20.04.2009 (AEntG) in der jeweils gültigen Fassung zu entlohnen und zu beschäftigen.
3. Einzelabrufe
   1. Inhalte und Umfang der jeweiligen Aufträge werden im Rahmen der Einzelabrufe festgelegt.
   2. Ein Abruf darf durch das Referat „Veranstaltungskoordinierung, Protokoll“ (L I 4) sowie das Referat "Öffentlichkeitsarbeit (L I 5) der Auftraggeberin erfolgen. Sofern weiteren Referaten eine Abrufberechtigung eingeräumt werden soll, zeigt das Referat Veranstaltungskoordinierung, Protokoll“ (L I 4) dies der Auftragnehmerin in Textform an. Veranstaltungskoordinierung, Protokoll“ (L I 4) kann eine nach Satz 2 erfolgte Abrufberechtigung jederzeit widerrufen.
   3. Das abrufberechtigte Referat wendet sich vor verbindlichem Abschluss eines Auftrags im Rahmen eines Erstkontakts an die Auftragnehmerin. Darin werden der Leistungsgegenstand und weitere Parameter des Bedarfs skizziert. Sofern gewünscht, wird ein Auftaktgespräch unter Beteiligung der Bedarfsträgerin, der Auftragnehmerin und – sofern erforderlich – des abrufberechtigten Referats durchgeführt, in dem der Gegenstand des Einzelabrufs erörtert wird.
   4. Die Auftragnehmerin erstellt ein detailliertes Angebot, das die voraussichtlich erforderlichen Eigenleistungen (Aufwandsschätzung in Euro auf Grundlage der Stundensätze gemäß Preisblatt, Anlage 4; Umsatzsteuer separat ausgewiesen), die notwendigen Fremdleistungen (in Euro; Umsatzsteuer separat ausgewiesen) sowie eine Gesamtsumme (in Euro; brutto) enthält. Es ist ein dem Umfang des Einzelabrufs angemessenes Konzept sowie ein Zeitplan mit verbindlichen Leistungsfristen zu erstellen.
   5. Ein Einzelabruf wird mit Gegenzeichnung des Angebots durch ein abrufberechtigtes Referat in Textform erteilt.
   6. Die Gesamtsumme ist der Höchstbetrag, bis zu dessen Grenze ein nachgewiesener Aufwand im Rahmen des Einzelabrufs abgerechnet werden kann. Darüberhinausgehende Kosten für Eigenleistungen können nur abgerechnet werden, sofern zuvor ein Nachtragsauftrag durch die Bedarfsträgerin mit Zustimmung eines abrufberechtigten Referats in Textform erteilt wurde. Darüberhinausgehende Kosten für Fremdleistungen können nur abgerechnet werden, soweit vor deren Beauftragung die entsprechende Freigabe der Bedarfsträgerin mit Zustimmung eines abrufberechtigten Referats in Textform eingeholt wurde.
   7. Leistungsort (Erfüllungsort) ist der im Einzelabruf genannte Leistungsort.
4. Vergütung
   1. Die Vergütung ergibt sich aus den im Preisblatt der Auftragnehmerin gemachten Stundenverrechnungssätzen zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
   2. Bei den im Preisblatt der Auftragnehmerin genannten Stundenverrechnungssätzen sind sämtliche Kosten für alle anfallenden Leistungen und Entgelte der Auftragnehmerin eingeschlossen, insbesondere Gemeinkosten der Auftragnehmerin, andere Nebenkosten sowie die Vergütung der nach § 12 einzuräumenden Nutzungsrechten.
   3. Die im Angebot genannten Stundenverrechnungssätze behalten über die gesamte Vertragslaufzeit ihre Gültigkeit.
   4. Die Abrechnung von Kosten für Fremdleistungen Dritter im Sinne des § 10 Abs. 2 erfolgt auf Erstattungspreisbasis. Hierbei durch den Dritten eingeräumte Skonti und Rabatte sind zu wahren und an die Bedarfsträgerin in voller Höhe weiterzugeben. Die Auftragnehmerin übernimmt im Rahmen der Beauftragung von Dritten auch die Abführung von Abgaben und Gebühren (z. B. Künstlersozialkasse) an die zuständigen Stellen und stellt die Kosten der Bedarfsträgerin in Rechnung. Für die Erstattung von Reisekosten Dritter durch die Auftragnehmerin gilt Abs. 5 entsprechend. Die darüberhinausgehende Weitergabe von Kosten der Auftragnehmerin (sog. Handlingskosten) in Form eines prozentualen Anteils an der Auftragssumme wird ausdrücklich ausgeschlossen. Der Aufwand der Auftragnehmerin wird insofern nach Zeitaufwand mit den Stundenverrechnungssätzen gemäß Abs. 1 vergütet.
   5. Reisekosten der Auftragnehmerin sind mit der Bedarfsträgerin im Vorfeld abzustimmen und sodann in das Angebot für den Einzelauftrag aufzunehmen. Notwendige Fahrtkosten oder sonstige Wegstreckenentschädigungen und Übernachtungskosten, die der Auftragnehmerin bei der Umsetzung von Einzelmaßnahmen dieses Vertrages entstehen, werden in entsprechender Anwendung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) in der jeweils geltenden Fassung erstattet, sofern sie zuvor vom Auftragnehmer in der Kostenkalkulation benannt wurden. Zudem werden pauschale Tagegelder gemäß § 6 BRKG gewährt; eine gesonderte Spesenabrechnung entfällt. Luftverkehrsmittel sind als Reisemittel im Inland ausgeschlossen. Reisezeiten werden nicht als Arbeitszeiten vergütet. Reisekosten für die Teilnahme an Besprechungen mit der Bedarfsträgerin sowie für Veranstaltungen am Sitz der Auftragnehmerin werden grundsätzlich nicht erstattet und sind mit den vereinbarten Vergütungen in der Rahmenvereinbarung und den darauf basierenden Einzelbeauftragungen abgegolten.
5. Zahlungsbedingungen
   1. Die Zahlung durch die Auftraggeberin erfolgt nach vollständiger Erfüllung und der Entgegennahme der als vertragsgerecht anerkannten Leistung nach Vorlage einer (Schluss-)Rechnung. In der Rechnung sind die zahlungsbegründenden Leistungsinhalte darzustellen. Das Aktenzeichen und die Projektbezeichnung sind stets anzugeben. Bei Leistungen durch Unterauftragnehmer oder Dritte sind auch deren Belege (Angebote, Verträge, Rechnungen) als rechnungsbegründende Unterlagen vorzulegen. Die Abrechnung von erbrachten Teilleistungen oder die Kostenübernahme für Fremdleistungen von Dritten vor Abnahme der Leistung der Auftragnehmerin können nur nach vorheriger Absprache mit der Bedarfsträgerin erfolgen. Die berechtigten Interessen der Auftragnehmerin sind bei der Entscheidung zu berücksichtigen.
   2. Rechnungsempfänger ist, sofern im Einzelabruf nichts anderes vereinbart wird, die jeweilige Bedarfsträgerin.
   3. Seit dem 27.11.2020 werden ausschließlich elektronische Rechnungen akzeptiert. Dabei sind die Pflichtangaben für elektronische Rechnungen nach § 5 E-Rech-VO des Bundes zu beachten. Die Abrechnungen haben unter Angabe der Leitweg-ID der jeweils abrufenden Bedarfsträgerin zu erfolgen. Die Leitweg-ID ist im Rahmen des Einzelabrufs von der jeweiligen Bedarfsträgerin gegenüber der Auftragnehmerin anzugeben.
   4. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, die (Schluss-)Rechnung nach Abschluss des Einzelauftrags schnellstmöglich im laufenden Haushaltsjahr zu stellen. Jeweils gegen Jahresende sind die Bedarfsträgerinnen in ihren Zahlungsmöglichkeiten durch das Ende des Haushaltsjahres am 31.12. und des mehrere Tage davor liegenden Kassenschlusses eingeschränkt. Für Rechnungen, deren Zahlungsfrist zwischen dem 24.12. und dem 10.01. endet, verzichtet die Auftragnehmerin bis zum 10.01. des Folgejahres auf die Geltendmachung eines Verzugsschadens.
6. Rechte bei nicht vertragsgemäßer Leistung
   1. Die Auftragnehmerin erbringt die vertragsgegenständlichen Leistungen frei von Sach- und Rechtsmängeln.
   2. Die Bedarfsträgerin macht Mängel unverzüglich in Textform geltend, sofern die Leistung nach ihrer pflichtgemäßen Einschätzung nicht vertragsgemäß ist. Sie beschreibt den Mangel und stellt die für die Beseitigung erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung.
   3. Die Auftragnehmerin überarbeitet die Leistung nach den Vorgaben der Bedarfsträgerin innerhalb einer von der Bedarfsträgerin zu setzender, angemessener Frist.
   4. Eine entsprechende Nachbesserung kann bei fortbestehen der nicht vertragsgemäßen Leistung durch die Bedarfsträgerin bis zu zwei Mal verlangt werden. Bestehen die Mängel fort, kann die nach dem Einzelauftrag vereinbarte Vergütung angemessen gekürzt werden.
   5. Erforderliche Nachbesserungen bei gleichbleibender Leistungsbeschreibung werden nicht zusätzlich vergütet.
   6. Zeichnet sich vor Fertigstellung einer Leistung ab, dass diese mangelhaft sein wird, kann die Bedarfsträgerin die Auftragnehmerin in Textform auffordern, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um den sich abzeichnenden Mangel zu verhindern. Kommt die Auftragnehmerin dieser Aufforderung nicht nach, kann die Bedarfsträgerin den Auftrag ganz oder teilweise gemäß § 14 Abs. 6 stornieren.
   7. Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte bleiben unberührt.
7. Leistungsnachweise
   1. Die geleisteten Stundenaufwände müssen seitens der Auftragnehmerin pro Einzelabruf in einem elektronischen Zeiterfassungssystem dokumentiert werden. Die Mitarbeiter der Auftragnehmerin dokumentieren täglich ihre Aufwände viertelstundengenau mit einer stichwortartigen, aussagekräftigen Kurzbeschreibung ihrer Tätigkeit.
   2. Die Auftragnehmerin muss auf Verlangen der Bedarfsträgerin für jeden Einzelabruf in der Lage sein, einen entsprechenden Leistungsnachweis zu liefern. Die Lieferung eines solchen Leistungsnachweises hat nach Aufforderung durch die Bedarfsträgerin spätestens innerhalb von 7 Werktagen zu erfolgen.
   3. Der Leistungsnachweis beinhaltet mindestens:

• die Bezeichnung der ausgeführten Tätigkeiten gem. Leistungsbeschreibung unter Angabe der entsprechenden Bezugsziffer
• den Stundensatz der ausgeführten Leistungen gem. Angebot
• den Stundenumfang (Multiplikator) in Bezug auf die jeweilige Stundenbuchung.
• eine Beschreibung der ausgeführten Leistung, durch die die Bedarfsträgerin in die Lage versetzt wird, die Angemessenheit des angefallenen Stundenaufwandes zu prüfen.

1. Unterbeauftragung, Beauftragung von Fremdleistungen
   1. Die Auftragnehmerin erbringt die nach der Leistungsbeschreibung geschuldeten Leistungen grundsätzlich selbst. Sofern im Einzelfall für die Leistungserbringung erforderlich, kann die Auftragnehmerin nach Zustimmung der Bedarfsträgerin einen Unterauftragnehmer beauftragen. Art und Umfang der Unterbeauftragungen sind im Angebot des Einzelauftrags anzugeben.
   2. Werden im Rahmen eines Einzelauftrags Leistungen erforderlich, die die Auftragnehmerin nach der Leistungsbeschreibung nicht selbst schuldet, nicht selbst erbringen kann und entsprechend nicht über die Stundenverrechnungssätze abgerechnet werden (Fremdleistungen), so erfolgt deren Beschaffung entsprechend der Absätze 3 - 11.
   3. Die Auftragnehmerin hat Fremdleistungen nach wettbewerblichen Grundsätzen und - insbesondere auch bei Großaufträgen - unter angemessener Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen zu vergeben. Zudem sind bei der Beschaffung von Fremdleistungen die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
   4. Fremdleistungen bis zu einem Auftragswert in Höhe der für die unmittelbare Bundesverwaltung maßgeblichen Direktauftragswertgrenze kann die Auftragnehmerin nach Zustimmung der Bedarfsträgerin in eigenem Namen beauftragen.
   5. Oberhalb der Direktauftragswertgrenze werden Fremdleistungen vorrangig über andere Rahmenvereinbarungen, aus denen die Bedarfsträgerin abrufberechtigt ist, bezogen. Eine Beauftragung aus diesen Rahmenvereinbarungen erfolgt ausschließlich über die Bedarfsträgerin. Die Auftraggeberin wird die Auftragnehmerin über einschlägige Rahmenvereinbarungen informieren, die anschließend durch die Auftragnehmerin bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen sind.
   6. Kommt eine Beschaffung der Fremdleistung per Abruf aus einer Rahmenvereinbarung nicht in Betracht, holt die Auftragnehmerin für Leistungen, deren Auftragswert die Schwellenwerte des § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB nicht überschreiten, mindestens drei Angebote geeigneter Unternehmen ein und legt Sie der Bedarfsträgerin samt Vorschlag im Hinblick auf das wirtschaftlichste Angebot vor. Die VO PR Nr. 30/53 ist im Verhältnis zwischen Auftragnehmerin und Dritten zu beachten. Nach Zustimmung der Bedarfsträgerin beauftragt die Auftragnehmerin die Fremdleistung in eigenem Namen.
   7. Übersteigt der Auftragswert einer Fremdleistung den Schwellenwert gemäß § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB, so erstellt die Auftragnehmerin unter Einbindung der Bedarfsträgerin die erforderlichen Vergabeunterlagen für eine Oberschwellenvergabe. Das Vergabeverfahren wird im Anschluss durch die Bedarfsträgerin in eigenem Namen durchgeführt. Sofern im Einzelfall eine Oberschwellenvergabe trotz überschreiten des Auftragswertes nicht erforderlich ist (bspw. Anmietung einer Liegenschaft, § 107 Abs. 1 Nr. 2 GWB), erfolgt die Beschaffung durch die Auftragnehmerin in eigenem Namen, es sei denn im Einzelfall ist eine Beschaffung durch die Bedarfsträgerin aus sachlichen Gründen angezeigt (bspw. Möglichkeit einer Inhouse-Vergabe nach § 108 GWB).
   8. Gestalterische und technische Unterlagen, die zur Beschaffung von Fremdleistungen Dritter erforderlich sind, werden durch die Auftragnehmerin bereitgestellt.
   9. Die Auftragnehmerin überwacht die ordnungsgemäße Erfüllung der Fremdleistung Dritter in technischer, qualitativer und terminlicher Hinsicht. Dies gilt auch, wenn die Beauftragung der Drittleistung gemäß Abs. 5 und Abs. 7 im Namen der Auftraggeberin erfolgt ist. Die Auftragnehmerin arbeitet vertrauensvoll und in enger Abstimmung mit den Dritten zusammen.
   10. Soweit von der Auftraggeberin angefordert hat die Auftragnehmerin die entsprechende Dokumentation der Auftragsvergabe im Rahmen der Rechnungslegung zu übermitteln.
   11. Soweit übertragbar verpflichtet die Auftragnehmerin Unterauftragnehmer und die zur Erbringung der Fremdleistung beauftragten Dritten entsprechend der ihr nach dieser Rahmenvereinbarung auferlegten Pflichten, insbesondere hinsichtlich § 4, § 13 und § 16. Die Auftragnehmerin hat sicherzustellen, dass die beauftragten Dritten alle einschlägigen gesetzlichen Vorgaben (z. B. bzgl. Mindestlohn und Arbeitsschutz) erfüllen und keine Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Die Auftraggeberin kann von der Auftragnehmerin hierzu jederzeit Auskunft verlangen.
   12. Eine Verpflichtung der Auftraggeberin durch die Auftragnehmerin gegenüber Dritten auf Grund dieser Rahmenvereinbarung ist ausgeschlossen.
2. Reporting durch die Auftragnehmerin
   1. Die Auftragnehmerin stellt sicher, dass die Auftraggeberin vierteljährlich – spätestens bis zum 15. des Folgemonats – ohne weitere Aufforderung eine Gesamtaufstellung, aufgeschlüsselt nach angefallenen Dienstleistungen sowie Kosten aus dieser Rahmenvereinbarung auf elektronischem Wege erhält. Die Aufstellung ist an folgende Adresse zu übermitteln: LI4@bmwsb.bund.de.
   2. Sofern im jeweiligen Quartal kein Abruf erfolgt, meldet die Auftragnehmerin „kein Abruf“.
   3. Darüber hinaus informiert die Auftragnehmerin die Auftraggeberin unverzüglich, wenn 100 % des Höchstwertes erreicht sind, sowie innerhalb von 14 Tagen unaufgefordert bei Erreichen von 60 % und 80 %.
3. Haftung
   1. Die Auftraggeberin und die Bedarfsträgerinnen haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Dies gilt nicht im Falle von Schäden, die auf einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit beruhen.
   2. Die Auftragnehmerin hat während der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung auf eigene Kosten eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je Schadensereignis in Höhe von 1.000.000 € für Vermögens- und Sachschäden und 3.000.000 € für Personenschäden und einer Gesamtdeckungssumme von mindestens 3.000.000 € pro Versicherungsjahr abzuschließen. Die Auftraggeberin kann von der Auftragnehmerin hierzu jederzeit einen Nachweis verlangen.
4. Nutzungsrechte
   1. Die Auftragnehmerin räumt der jeweiligen Bedarfsträgerin für die Dauer des gesetzlichen Urheberrechts das ausschließliche, dauerhafte, medial uneingeschränkte und unwiderrufliche Recht ein, die im Rahmen des Vertrages erbrachten Arbeitsergebnisse zu nutzen.
   2. Die Auftragnehmerin überträgt insbesondere das Recht zur Nutzung in körperlicher Form, sowie das Recht zur Nutzung in unkörperlicher Form an den geschaffenen Arbeitsergebnissen mit ihrer Entstehung ohne zusätzliche Vergütung auf die jeweilige Bedarfsträgerin. Die Verpflichtung umfasst alle zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bekannten Verwertungsarten. Eingeschlossen sind ausdrücklich alle Nutzungsrechte im Zusammenhang mit der Nutzung und Verwertung des Werkes oder seiner Teile in neuen Medien, einschließlich der maschinenlesbaren Erfassung und Speicherung des Werkes oder einzelner Bestandteile in einer Datenbank.
   3. Die Bedarfsträgerin ist zu Bearbeitungen, Neugestaltungen, Neuauflagen, Übersetzungen, Sprachfassungen und sonstigen Umgestaltungen, auch in Bezug auf Teile des Werkes, unter Wahrung der Urheberpersönlichkeitsrechte der Auftragnehmerin berechtigt.
   4. Sofern Arbeitsergebnisse sowie diesbezügliche Konzepte und Entwürfe die urheberrechtliche Schöpfungshöhe nicht erreichen, räumt die Auftragnehmerin der Bedarfsträgerin an diesen Inhalten in entsprechendem Umfang die Befugnis zur Nutzung und Verwertung ein. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, diese Inhalte weder für eigene Zwecke noch für Dritte zu nutzen.
   5. Die Bedarfsträgerin ist berechtigt, die in den vorstehenden Absätzen aufgeführten Nutzungsrechte an Dritte zu übertragen. Im Übrigen sind Bedarfsträgerin und Auftraggeberin unter Beachtung ihrer Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten zum Erfahrungsaustausch innerhalb der öffentlichen Hand berechtigt.
   6. Die Auftragnehmerin ist sich bewusst, dass die Bedarfsträgerin das Werk im Einzelfall als amtliches Werk nach § 5 Abs. 2 UrhG veröffentlichen darf.
   7. Die Auftragnehmerin versichert, dass durch die Leistungen, einschließlich der von ihr gelieferten Bild- und Textvorlagen, die Rechte Dritter nicht verletzt werden, dass sie - mit Ausnahme von Abs. 11 und 12 - allein berechtigt ist, über die vereinbarungsgegenständlichen Rechte uneingeschränkt und frei von Rechten Dritter zu verfügen, und dass sie keine den vereinbarungsgegenständlichen Rechtseinräumungen zuwiderlaufende Verfügung über die Rechte getroffen hat und treffen wird.
   8. Setzt die Auftragnehmerin bei der Erstellung der Leistungen Mitarbeitende ein, so garantiert die Auftragnehmerin die vorgenannten Rechtseinräumungen an die Bedarfsträgerin und wird der Bedarfsträgerin auf Verlangen Bestätigungen dieser Rechtseinräumungen vorlegen. Eine Urhebernennung durch die Bedarfsträgerin erfolgt nicht. Sofern im Einzelfall bei der Hinzuziehung von Dritten bei der Leistungserbringung der Erwerb der Rechte oder die Einholung der Zustimmungen in diesem Umfang unmöglich bzw. nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten verbunden ist, wird die Auftragnehmerin die Bedarfsträgerin hierüber vorab unverzüglich informieren. Die Bedarfsträgerin hat dann ihrerseits über das weitere Vorgehen unverzüglich zu entscheiden. Die Bedarfsträgerin ist berechtigt, Einsicht in die mit Dritten geschlossenen Verträge, die zur Erfüllung dieses Vertrags und der Auftragserteilungen nötig sind, zu nehmen. Der Bedarfsträgerin steht es frei, die in diesem Absatz genannten Verpflichtungen im Einzelfall einzuschränken.
   9. Die Übertragung der Nutzungsrechte ist mit der vertraglichen Vergütung vollumfänglich abgegolten.
   10. Die Bedarfsträgerin ist berechtigt, Schutzrechte (insbesondere Marken und Designs) für Arbeitsergebnisse bzw. darin enthaltene, konkrete Inhalte im eigenen Namen anzumelden. Die Auftragnehmerin wird die Bedarfsträgerin hierbei auf Anforderung unterstützen. Die Auftragnehmerin ist zudem verpflichtet, die Arbeitsergebnisse auf ihre strategische Relevanz zu prüfen und darauf basierend eine Schutzrechtsanmeldung hinsichtlich konkreter Inhalte zu empfehlen. Die Prüfung der strategischen Relevanz hat sich an folgenden Kriterien zu orientieren:

• Voraussichtliche Nutzungsdauer,
• Zentralität des Elements für die Identität und Wiedererkennbarkeit des Projekts,
• Einschätzung des kommunikativen oder politischen Missbrauchsrisikos durch Dritte,
• Bedeutung und mediales Budget des jeweiligen Projekts ("Leuchtturm-Charakter").

Die abschließende Entscheidung samt rechtlicher Bewertung, ob eine Anmeldung erfolgen kann, obliegen der Bedarfsträgerin.

• 1. Sofern die Nutzung von Werken oder Rechten Dritter (z. B. urheberrechtlich geschützte Inhalte, Musik, Bild- oder Videomaterial) erforderlich ist, sollen diese als Fremdleistung Dritter (vgl. §10) grundsätzlich dauerhaft beschafft werden. Ist eine Beschaffung in diesem Umfang unmöglich bzw. mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden, wird die Auftragnehmerin die Bedarfsträgerin hierüber spätestens bei Angebotserstellung informieren. Dabei schlägt die Auftragnehmerin einen für die Durchführung des Auftrags angemessenen Umfang und Zeitraum des Bezugs dieser Werke bzw. Rechte unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit vor. Die Bedarfsträgerin hat über die Beschaffung der Rechte im Rahmen der Auftragserteilung zu entscheiden. Die Bedarfsträgerin ist berechtigt, Einsicht in die hierzu mit Dritten abzuschließenden bzw. abgeschlossenen Verträge zu nehmen, die zur Auftragserteilung und -erfüllung nötig sind.
  2. Soweit die Werke oder Rechte Dritter im Sinne des Abs. 11 durch Verwertungsgesellschaften (bspw. GEMA, VG Wort etc.) für die Urheber verwaltet werden, ist die Auftragnehmerin verpflichtet, ggf. anfallende Gebühren an diese Verwertungsgesellschaften abzuführen. § 6 Abs. 4 gilt entsprechend.
  3. Die Auftragnehmerin stellt die Bedarfsträgerin im Hinblick auf Ausübung der vorgenannten Nutzungsrechte von sämtlichen Ansprüchen Dritter einschließlich der Kosten der Rechtsverteidigung und/oder Rechtsverfolgung vollumfänglich frei.
  4. Wenn und soweit Nutzungsrechte von der Bedarfsträgerin an die Auftragnehmerin übertragen werden, fallen diese Rechte mit Ende der Rahmenvereinbarung an die Auftraggeberin zurück.

1. Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI)
   1. Die Erstellung der vertragsgegenständlichen Leistungen hat grundsätzlich durch persönliche geistige Schöpfung der Auftragnehmerin zu erfolgen.
   2. Der Einsatz von Systemen der Künstlichen Intelligenz (KI), insbesondere von generativer KI (z. B. Text-, Bild-, Video- oder Audio-Generatoren), zur vollständigen Erstellung oder zur erheblichen Bearbeitung von Inhalten bedarf der vorherigen, ausdrücklichen Zustimmung der Bedarfsträgerin in Textform im Rahmen des jeweiligen Einzelabrufs. Gleiches gilt für entsprechend erzeugte Entwürfe von Bild-, Video- oder Audio-Inhalten, die anschließend durch persönliche Bearbeitung, Anpassung oder Weiterentwicklung der Auftragnehmerin zu finalen Inhalten ausgearbeitet werden. Die Auftragnehmerin legt der Bedarfsträgerin dar, welche KI-Systeme (Anbieter, Tool-Name, Version) für welche konkreten Arbeitsschritte und Leistungsteile eingesetzt werden sollen.
   3. Sofern die Bedarfsträgerin dem Einsatz von KI-Systemen zustimmt, ist die Auftragnehmerin verpflichtet, alle Inhalte gemäß Absatz 2 bei der Ablieferung so zu kennzeichnen, dass sie für die Bedarfsträgerin eindeutig als solche erkennbar sind.
   4. Die Auftragnehmerin hat sicherzustellen, dass durch hinreichende menschliche Auswahl, Anordnung und individuelle Bearbeitung der KI-generierten Rohdaten nach Möglichkeit ein urheberrechtlicher Schutz des finalen Arbeitsergebnisses begründet wird (Veredelung). Sofern dies nicht möglich ist, gilt § 13 Abs. 4.
   5. Von dem Zustimmungsvorbehalt nach Absatz 2 ausgenommen ist der Einsatz von KI-gestützten Assistenzwerkzeugen (z. B. Rechtschreib- und Grammatikprüfungen, standardisierte Filter oder Farbkorrekturen), sofern diese keine neuen Inhalte generieren und – unberührt der Anforderungen nach Absatz 7 und § 16 - keine vertraulichen Informationen der Bedarfsträgerin an Dritte übermitteln oder zu Trainingszwecken nutzen.
   6. Die Auftragnehmerin versichert, dass durch den – auch genehmigten – Einsatz von KI-Systemen keine Rechte Dritter verletzt werden. § 13 Absatz 7 und 13 gelten entsprechend.
   7. Unberührt der Anforderungen nach § 16 versichert die Auftragnehmerin, dass keine vertraulichen Informationen, Geschäftsgeheimnisse, strategischen Konzepte oder unveröffentlichte Kampagnenmaterialien in KI-Systeme eingegeben werden, deren Nutzungsbedingungen vorsehen, dass Eingabedaten (Prompts) oder hochgeladene Dateien zum Training, zur Verbesserung oder zur Weiterentwicklung der KI-Modelle des Anbieters oder Dritter verwendet werden dürfen.
   8. Sofern die Bedarfsträgerin gemäß Absatz 2 dem Einsatz generativer KI im Einzelabruf zustimmt, ist die Auftragnehmerin verpflichtet, den Entstehungsprozess der abgelieferten KI-Inhalte nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Auftragnehmerin hat der Bedarfsträgerin bei Übergabe der Arbeitsergebnisse eine Dokumentation zur Verfügung zu stellen, aus der mindestens das eingesetzte KI-System (inkl. Versionsnummer), die wesentlichen Eingabebefehle (Prompts) und, sofern zutreffend, Ausgangsbilder (Image-to-Image) hervorgehen, die zur Generierung der finalen Inhalte geführt haben.
2. Kündigung
   1. Die Auftraggeberin hat das Recht zur ordentlichen Kündigung der Rahmenvereinbarung mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Monatsende, frühestens jedoch zum 31.12.2027.
   2. Ein Recht der Auftragnehmerin zur ordentlichen Kündigung wird ausgeschlossen.
   3. Beide Parteien haben das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund. Aus Sicht der Auftraggeberin liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor,
      1. wenn die Auftragnehmerin ihre Pflicht nach § 16 zur Verschwiegenheit, zum Schutz personenbezogener Daten oder eine ihr auferlegte Verpflichtung zur Geheimhaltung von Tatsachen, die ihr im Zusammenhang mit dem erteilten Auftrag bekannt geworden sind, verletzt.
      2. wenn über das Vermögen der Auftragnehmerin das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt worden ist oder die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertrages dadurch in Frage gestellt ist, dass sie ihre Zahlungen nicht nur vorübergehend einstellt.
      3. wenn sich die Auftragnehmerin im Zuge der Begründung oder Durchführung des Schuldverhältnisses an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) beteiligt hat. Dies umfasst insbesondere die Vereinbarungen mit Dritten über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, über zu fordernde Preise, über die Entrichtung einer Ausfallentschädigung (Gewinnbeteiligung oder sonstige Abgaben) sowie über die Festlegung der Empfehlung von Preisen.
      4. wenn die Auftragnehmerin nach Vertragsschluss nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, die die Integrität des Unternehmens (i. S. v. § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB) in Frage gestellt hätte, ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß (i. S. v. § 123 Abs. 4 Ziff. 1 GWB) nachgekommen ist oder im Vergabeverfahren eine schwerwiegende Täuschung (i. S. v. § 124 Abs. 1 Ziff. 8 GWB) in Bezug auf ihre Eignung begangen hat. Kündigungsgründe sind damit insbesondere – aber nicht abschließend– auch die Vorteilsgewährung im Sinne des § 333 StGB sowie die Bestechung nach § 334 StGB.
   4. Im Falle einer Kündigung der Rahmenvereinbarung steht der Auftragnehmerin die Vergütung samt Erstattung ihrer Auslagen für (teilweise) erbrachte Leistungen nur bis zum Wirksamwerden der Kündigung zu. Die Auftraggeberin stellt die Auftragnehmerin von Verpflichtungen gegenüber Dritten frei, die diese vor einer Stornierung mit Zustimmung der Bedarfsträgerin eingegangen ist. Die Auftraggeberin kann darauf bestehen, dass einzelne, nicht abgeschlossene Einzelabrufe nach Wirksamwerden der Kündigung gegen volle Vergütung fertiggestellt werden.
   5. Es sind alle Arbeitsunterlagen und Ergebnisse, die der Auftragnehmerin im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Kündigung oder einer sonstigen Beendigung des Vertrages vorliegen, an die Auftraggeberin unverzüglich herauszugeben. Elektronisch gespeicherte Dateien sind entsprechend zu übermitteln und anschließend durch die Auftragnehmerin zu löschen.
   6. Die Bedarfsträgerin oder die Auftragnehmerin darf Einzelabrufe aus wichtigem Grund stornieren. Abs. 3 und 4 gelten entsprechend.
3. Verschwiegenheit und Datenschutz
   1. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertrages erlangten vertraulichen Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie sonstigen geschäftlichen bzw. betrieblichen Tatsachen, sofern sie nicht offenkundig sind, vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben oder anders als zu Zwecken des Vertrages zu verwerten.
   2. Vertrauliche Informationen sind Angaben, die ein verständiger Dritter als schützenswert ansehen würde oder die als vertraulich gekennzeichnet sind. Dies können auch solche Informationen sein, die während eines mündlichen Gesprächs bekannt werden.
   3. Die Auftragnehmerin ist berechtigt, vertrauliche Informationen an solche Unterauftragnehmer und Dritte weiterzugeben, deren Einsatz die Bedarfsträgerin zugestimmt hat, wenn und soweit diese vertraulichen Informationen für die Erbringung der jeweiligen Leistungen durch die Unterauftragnehmer bzw. Dritten erforderlich sind. Dies gilt nur, wenn sich der Unterauftragnehmer bzw. der Dritte zuvor der Auftragnehmerin gegenüber schriftlich in entsprechendem Umfang zur Vertraulichkeit verpflichtet hat, wie die Auftragnehmerin gegenüber der Auftraggeberin.
   4. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nicht für Informationen, die der Auftragnehmerin bereits regelmäßig bekannt sind oder außerhalb des Vertrages ohne Verstoß gegen eine Vertraulichkeitsverpflichtung bekannt werden.
   5. Soweit die Auftragnehmerin personenbezogene Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses verarbeitet, verpflichtet sie sich zur Vertraulichkeit hinsichtlich aller personenbezogener Daten, die Gegenstand des Vertragsverhältnisses sind oder im Rahmen von dessen Durchführung anfallen oder ihr bekannt werden, und zur Beachtung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und dem BDSG in der jeweils geltenden Fassung. Die Auftragnehmerin wird auf die Strafbarkeit von Verstößen hingewiesen.
   6. In dem Fall, dass ein Auftragsverarbeitungsverhältnis vorliegt, schließen die Vertragsparteien zur Konkretisierung der sich aus dem Umgang mit personenbezogenen Daten ergebenden Verpflichtungen und zur Sicherstellung des gesetzlichen Datenschutzniveaus eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung entsprechend der als Anlage 3 beigefügten Vorlage.
   7. Die Auftragnehmerin sorgt dafür, dass alle bei ihr beschäftigten Personen sowie alle Unterauftragnehmer und Dritte, die von ihr mit der Bearbeitung oder Erfüllung des Vertrages beauftragt sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und der Auftraggeberin auf Verlangen nachzuweisen.
   8. Die Auftragnehmerin sichert alle ihr im Zuge dieser Rahmenvereinbarung zur Kenntnis gelangten bzw. gefertigten Informationen und Unterlagen sowie diesbezügliche Abschriften, Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gegen eine unbefugte Kenntnisnahme und gegen eine nicht vertragsgemäße Nutzung, Vervielfältigung und Weitergabe.
   9. Die in den vorstehenden Absätzen geregelten Verpflichtungen zur Geheimhaltung und zum Datenschutz gelten über das Vertragsende hinaus.
4. Sonstiges
   1. Grundlegende Informationen zu dieser Rahmenvereinbarung sowie der auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung abgerufenen Leistungen, insbesondere zu Auftragnehmer, Leistungsgegenstand, Vertragslaufzeit sowie das gesamte und das zum Zeitpunkt der Informationsherausgabe tatsächliche Vertragsvolumen, können von der Auftraggeberin im Rahmen von parlamentarischen Anfragen, Presseanfragen oder Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz an Dritte herausgegeben werden.
   2. Eine Nennung der Auftraggeberin bzw. der Bedarfsträgerinnen zu Werbezwecken oder Pressearbeit erfolgt im Einzelfall nur nach Zustimmung der Auftraggeberin in Textform.
   3. Die Auftragnehmerin und die Auftraggeberin wirken jeglicher Form von Korruption aktiv entgegen. Die Auftragnehmerin ergreift die diesbezüglich erforderlichen organisatorischen Maßnahmen, um ein rechtskonformes Verhalten hinsichtlich eigener Mitarbeiter, Unterauftragnehmer und beauftragter Dritter sicherzustellen.
   4. In Anlehnung an § 1 des Gesetzes zur Anpassung von Rechtsvorschriften an veränderte Zuständigkeiten oder Behördenbezeichnungen innerhalb der Bundesregierung (ZustAnpG) geht diese Rahmenvereinbarung im Falle der Neuordnung der Geschäftsbereiche der obersten Bundesbehörden mit den Fachabteilungen für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen über.
5. Form, Teilunwirksamkeit
   1. Für diesen Vertrag, eventuelle Änderungen und Ergänzungen sowie dessen Kündigung oder andere Beendigungserklärungen vereinbaren die Parteien die Textform.
   2. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam oder undurchführbar sein oder werden oder sollte sich in diesem Vertrag eine Lücke herausstellen, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht beeinträchtigt. Die Vertragsparteien werden sich in einem derartigen Fall über eine wirksame oder durchführbare Bestimmung bzw. eine Bestimmung zur Ausfüllung der Lücke einigen.
6. Erfüllungsort und Gerichtsstand
   1. Der Erfüllungsort ist Berlin, sofern für einen Einzelauftrag keine andere Vereinbarung getroffen wird.
   2. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
   3. Die Parteien vereinbaren als ausschließlichen Gerichtsstand Berlin.