Entwurf Leistungsbeschreibung:

Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen

Ausgangssituation

Das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) und sein Geschäftsbereich gestalten zentrale Politikfelder, die die Lebensrealität breiter Bevölkerungsgruppen unmittelbar betreffen: bezahlbares Wohnen, die Weiterentwicklung lebenswerter Städte und Regionen, eine hochwertige und nachhaltige Baukultur sowie die Modernisierung und Innovation im Bausektor. Die Vorhaben des Hauses weisen eine hohe gesellschaftliche Relevanz und politische Sichtbarkeit auf, von der Weiterentwicklung rechtlicher Rahmenbedingungen über die Ausgestaltung und Umsetzung von Förderprogrammen bis hin zur Begleitung konkreter Projekte vor Ort. Die entsprechenden Maßnahmen und Programme stehen unter besonderer öffentlicher Beobachtung und werden in einem dynamischen Umfeld diskutiert, das durch komplexe fachliche Zusammenhänge und Zielkonflikte, etwa zwischen Beschleunigung und Qualität, Kosten und Klimaschutz oder Verdichtung und Akzeptanz, geprägt ist.

Vor diesem Hintergrund kommen Veranstaltungen des BMWSB und seiner Geschäftsbereichsbehörden eine besondere Bedeutung zu. Sie dienen der fachlichen Information, der Einordnung politischer Vorhaben, der transparenten Darstellung staatlicher Maßnahmen sowie dem strukturierten Dialog mit relevanten Zielgruppen. Zur Wahrnehmung dieses Auftrags führt das BMWSB und seine nachgeordneten Behörden regelmäßig Veranstaltungsformate unterschiedlicher Größe und Ausrichtung durch. Diese dienen der Information über gesetzgeberische Vorhaben, Förderprogramme und strategische Initiativen, der Einbindung von Stakeholdern in fachpolitische Diskurse sowie der Förderung des Dialogs zwischen Bund, Ländern, Kommunen und weiteren gesellschaftlichen Gruppen. Hierzu zählen insbesondere Fachkongresse, Dialogformate, themenspezifische Konferenzen, Empfänge und Netzwerkveranstaltungen mit bundesweiter Reichweite. Die Veranstaltungsformate können, abhängig vom jeweiligen Anlass und Konzept, in unterschiedlicher Größenordnung durchgeführt werden und richten sich an klar definierte Adressatenkreise aus Fachöffentlichkeit, politischen Entscheidungsträgerinnen und -trägern, Verbänden, Wissenschaft und Zivilgesellschaft.

1. Gegenstand der Rahmenvereinbarung

Die zu schließende Rahmenvereinbarung hat die Entwicklung und Durchführung von Veranstaltungen zum Inhalt. Der zukünftige Auftragnehmer (AN) soll hierzu gemäß den vom Bedarfsträger (BT) vorgegebenen Inhalten und Zielgruppen geeignete Konzepte ausarbeiten und umsetzen. Ein besonderer Fokus des Leistungsspektrums liegt auf der Entwicklung und Durchführung bundesweiter Veranstaltungen sowie Veranstaltungsreihen sowohl in Präsenz, in hybrider oder in digitaler Form.

1. Abgrenzung zu KdB-Rahmenvereinbarungen

Sollte im Rahmen einzelner Umsetzungsmaßnahmen die Inanspruchnahme von Leistungen anderer Rahmenvereinbarungspartner notwendig werden, informiert der BT den AN darüber.

Der AN definiert die sich dadurch ergebenden Schnittstellen zwischen ihrer eigenen Tätigkeit,
den Aufgaben der jeweiligen BT sowie
den Dienstleistungen, die von den AN der übrigen RV erbracht werden sollen.

Leistungen

Der Auftragnehmer (AN) übernimmt in enger Abstimmung mit dem jeweiligen Bedarfsträger (BT) die Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen unterschiedlicher Formate und Größenordnungen. Die Veranstaltungen können bundesweit stattfinden.

Der Leistungsumfang umfasst sämtliche organisatorischen, technischen, logistischen, personellen und administrativen Aufgaben, die für eine erfolgreiche Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere:

Entwicklung inhaltlicher, organisatorischer und technischer Veranstaltungskonzepte auf Grundlage der fachlichen und zielgruppenspezifischen Vorgaben des Auftraggebers unter Berücksichtigung der jeweiligen Sicherheitsanforderungen sowie der geltenden rechtlichen Vorgaben, insbesondere zum Arbeits-, Infektions- und Gesundheitsschutz sowie zu Lebensmittelhygiene und Trinkwasserschutz,
Erstellung belastbarer Kosten- und Budgetplanungen,
kontinuierliche Steuerung und Qualitätssicherung während der Vorbereitungsphase,
operative Gesamtkoordination und Durchführung der Veranstaltungen einschließlich der technischen, organisatorischen, logistischen und personellen Steuerung aller Einzelmaßnahmen,
Organisation und Durchführung erforderlicher Materialtransporte zwischen dem BT und bundesweiten Veranstaltungsorten,
der Abschluss von Aufträgen über Fremdleistungen Dritter (s. hierzu § 10 der Rahmenvereinbarung);
die finanzielle Abwicklung der Einzelmaßnahmen, dazu gehört auch die Vergütung von Lieferanten, Unterauftragnehmern und freien Mitarbeitenden,
Erstellung und Umsetzung von Sicherheitskonzepten, soweit dies erforderlich oder vom Auftraggeber gewünscht wird, insbesondere zur Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten sowie zum Schutz von Personen und Sachwerten,
serviceorientierte Betreuung aller Veranstaltungsteilnehmenden unter Gewährleistung umfassender Barrierefreiheit,
Nachbereitung der Veranstaltungen einschließlich Abbau, ordnungsgemäßer Übergabe der Veranstaltungsorte, Dokumentation sowie, in Abstimmung mit dem jeweiligen BT, Durchführung einer Evaluation, beispielsweise anhand von Effizienz- oder Zielerreichungsanalysen.

Der Auftragnehmer unterstützt das BMWSB und die Behörden seines Geschäftsbereichs zudem bei der Vorbereitung der Teilnahme der jeweiligen Hausleitung an Messen. Hierzu gehören insbesondere die Erstellung von Vorbereitungspapieren sowie die organisatorische und logistische Abstimmung mit den jeweiligen Messeorganisationsteams (s. 2.8).

Die Konzeption und Organisation von Messeständen ist nicht Gegenstand des Leistungsumfangs.

1. Veranstaltungskonzeption

Zunächst sind ein inhaltliches Konzept sowie ein dazugehöriger Regie- und Dispoplan für die Vorbereitung und den Ablauf der Veranstaltung zu entwerfen und mit dem BT abzustimmen. Dieses Konzept umfasst sowohl die Projektabwicklung und -steuerung als auch die Zeitplanerstellung und -kontrolle. Des Weiteren hat der AN folgende Aufgaben zu erledigen:

Erstellung, kontinuierliche Fortschreibung und Anpassung des Programmablaufs
Mitteilung (schriftlich) an den BT über die jeweiligen Planungsstände
Einholung von Kurzbiografien mit Fotos von Referierenden, Moderierenden etc.

Die konzeptionellen Arbeiten umfassen sämtliche Aufgaben, die sich im weitesten Sinne mit der Konzept- und Ideenlieferung zu vorgegebenen Themengebieten der veranstaltungsbezogenen Öffentlichkeitsarbeit der jeweiligen BT befassen. Dazu gehört die Erstellung von projekt- und anlassbezogenen Veranstaltungskonzepten inkl. der diesbezüglichen Planung. Neben den Bürgern sollen auch Fachleute und Entscheidungsträger aus Politik und Wirtschaft, nationale, internationale oder behördeninterne Zielgruppen angesprochen werden. Es ist möglich, dass auch Veranstaltungen in den Räumlichkeiten der jeweiligen BT oder in anderen Behörden zu unterstützen oder durchzuführen sind.

Daraus können sich ggf. zusätzliche/abweichende Anforderungen ergeben, z.B. sicherheitsüberprüftes Personal, logistische/technische Rahmenbedingungen, die in Abstimmung zwischen AN und BT im jeweiligen Einzelabruf zu definieren sind. Bei den hier zu erbringenden Leistungen handelt es sich nicht nur um Neuentwicklungen, sondern möglicherweise auch um Weiterentwicklungen bereits bestehender Formate. Dies bedeutet, dass der AN bestehende Veranstaltungsformate/-maßnahmen aufgreift und weiter ausbaut. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechenden Nutzungsrechte vorliegen. Dies liegt in der Verantwortung der jeweiligen BT. Der AN erstellt auf der Grundlage der von der BT beschriebenen Anforderungen je nach Bedarf ein projekt- bzw. anlassbezogenes Veranstaltungskonzept inklusive einer darauf abgestimmten passgenauen Veranstaltungsplanung mit Maßnahmenkatalog sowie mit dem dazugehörigen Zeit- und Kostenplan.

Bei Bedarf des BT ist von der AN für ausgewählte Veranstaltungen nach vorhergehendem Briefing durch den BT und Einhaltung der CD-Vorgaben ggf. eine Gestaltungslinie zu entwickeln / oder eine vorhandene Gestaltungslinie zu übernehmen. Die Gestaltung umfasst die Leistungen von der ersten Layout-Vorlage bis zur Erstellung einer druckreifen PDF-Datei (bzw. bei Bedarf auch digitaler Formate). Dazu gehören Key Visuals bzw. Bild-/Wortmarke und deren Adaption für diverse Verwendungszwecke wie z. B. gedruckte oder digitale Einladungen, Programmflyer, Bühnenrücksetzer, Infomaterialien, Werbemittel. Der AN erbringt nur grafische Leistungen, die in einem direkten Zusammenhang mit Veranstaltungen bestehen. Darüber hinaus gehören bei Bedarf des BT beispielsweise die Gestaltung folgender Leistungen zu den Aufgaben der AN:

Print-Produkte (z.B. Faltblätter und Broschüren, Poster, Postkarten, Blöcke, Tagungsmappen sowie Einladungskarten inklusive Umschläge (ggf. auch fremdsprachig auf Wunsch des BT – die Übersetzung ist mit dem BT abzustimmen und wird ggf. durch den BT autorisiert)
Giveaways (unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeit)
Kommunikation/Werbung (z.B. Pressemitteilungen, Gestaltung von Anzeigen für Print- und Onlinemedien)

Alle Gestaltungsentwürfe sind mit dem jeweiligen BT abzustimmen. Vor Erstellung der Druckdaten bzw. der Produktion muss die endgültige Freigabe durch den BT erfolgen.

1. Projekt-/Account Management

Der AN koordiniert und steuert alle Projekte und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Darüber hinaus ist der AN für das gesamte Projektmanagement eines Projektes verantwortlich. Im Bedarfsfall muss eine Vertretung gewährleistet sein und stets über den gleichen Wissensstand verfügen. Hierzu gehören folgende Leistungen:

Überwachung des Projekt-, Zeit-, Maßnahmen- und Budgetplans der abgerufenen Dienstleistung,
bei mehreren Abrufen: Steuerung aller Einzelprojekte für die jeweiligen BT,
Abstimmung mit anderen Rahmenvertragspartnern und Beratung des BT bei der Definition der entsprechenden Schnittstellen,
Agenturinterne Steuerung und Qualitätssicherung der Projekte (z. B. Kontrolle der Veranstaltungsplanung durch das Projektmanagement, Kontrolle grafischer Korrekturen und orthografische Prüfungen),
Projektbezogene Abstimmungen mit dem BT, insbesondere Abstimmungen zu Kostenvoranschlägen (KVAs), Korrekturen und Freigabeprozessen.

Für die Kalkulation der Projektmanagement-Stundensätze wird eine branchenübliche Kategorisierung in Junior Event Manager, Event Manager und Senior Event Manager unterstellt. Es obliegt zunächst dem AN einzuschätzen, welche drei Positionen für das jeweilige Projekt eingesetzt werden sollte. Anforderungen des BT an die Qualifikation des eingesetzten Personals sind zu berücksichtigen.

Organisation und Durchführung durch das Projektmanagement:

Im Rahmen der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen gehören die Planung von Flächen- und Raumkonzepten, Programm- und Ablaufplänen, Raumausstattung, Veranstaltungs- und ggf. Übertragungstechnik, Künstler- und Moderationsanfragen, im Bedarfsfall auch die Organisation des Caterings sowie Sicherheit und ggf. weitere Anforderungen des BT zum Aufgabengebiet der AN. Der AN organisiert für externe Räumlichkeiten ggf. vor-Ort-Besichtigungen und führt diese mit dem BT durch. Der AN ist auch Ansprechpartner für den Vermieter der Räumlichkeiten. Für behördeninterne Veranstaltungen, die ggf. in den Räumlichkeiten des jeweiligen BT durchgeführt werden sollen, können sich zusätzliche/abweichende Anforderungen ergeben, z.B. sicherheitsüberprüftes Personal, logistische/technische Rahmenbedingungen, die in Abstimmung zwischen AN und BT im jeweiligen Einzelabruf zu definieren und zu berücksichtigen sind. Zu den Aufgaben der AN zählen:

Recherche und Vorauswahl von Räumlichkeiten: dabei sind Nachhaltigkeitsaspekte und die Barrierefreiheit zu berücksichtigen (siehe Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung: Leitfaden des BMU zur nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen sowie die gesetzlichen Vorgaben zur Barrierefreiheit in der jeweils aktuellen Fassung); Auf Wunsch des BT schlägt der AN dem BT verschiedene Veranstaltungsorte vor und erstellt ein Kurzexposé, das u.a. die Grobkosten für den Veranstaltungsort (z. B, Miete, Nebenkosten, Endreinigung, Haustechniker) enthält.
Management sämtlicher Dienstleistungen vor, während und nach der Veranstaltung (z. B. Programmablauf, Catering, Veranstaltungstechnik, Hostessen, etc.)
Recherche von Moderatorinnen und Moderatoren, Künstlerinnen und Künstlern oder sonstigen Akteuren in Abstimmung mit dem BT; dabei ist auf ein ausgeglichenes Geschlechterverhältnis (m/w/d) zu achten,
schriftliche und mündliche Kommunikation mit den Referierenden/Moderierenden im Rahmen der Vorbereitung zur Klärung organisatorischer und abrechnungsrelevanter Fragen sowie Betreuung dieser Personen vor und während der Veranstaltung; hierbei ist im Sinne der Nachhaltigkeit stets vom AN zu überlegen, welche Materialien tatsächlich für diese Personen benötigt wird und ob beispielweise Unterlagen zur Veranstaltung oder für einen Vortrag ausgedruckt vorliegen müssen,
Begehung/Kontrolle des Veranstaltungsortes vor Veranstaltungsbeginn,
Organisation sowie Verantwortung für das Anmelden und Einholen von erforderlichen (behördlichen) Genehmigungen und Zulassungen (z. B. Gema und Bezirk/Stadt/Bundesland). Sämtliche Genehmigungen und Zulassungen sind stets so rechtzeitig im Planungs- und Organisationsprozess einzuholen, dass diese nicht zu Zeitverzögerungen führen bzw. die grundsätzliche Veranstaltungsdurchführung gefährden,
Koordination und Organisation der Vorbereitungen in Bezug auf die geplante Veranstaltung am Veranstaltungsort (ggf. in enger Absprache mit dem jeweiligen lokalen Ansprechpartner der Lokalität). Ggf. ist auf Wunsch des BT für die Auf- und Abbauarbeiten ein Zeitplan zu entwickeln und mit dem Eigentümer der Veranstaltungsortes abzustimmen
Briefing des Organisationsteams vor Ort,
Organisation, Koordination und Überwachung von Personal für die organisatorische Begleitung und Unterstützung vor Ort (z. B. Teilnehmendenbetreuung, Raumkontrolle, Einlass, Lotsen Garderobe),
Koordination und Organisation der Eventlogistik, Waren- und Retourenmanagement, sowie die Planung, Steuerung und Durchführung der Transportleistung von Eventmaterialien des BT,
Bei Bedarf des jeweiligen BT findet eine Nachbereitung, Evaluierung und Dokumentation der Veranstaltung (Effizienzkontrolle, Ziel-Mittel-Betrachtungen) statt:
Unterstützung bei der Abwicklung der Honorar- und Reisekosten der Programmbeteiligten (z. B. Moderator/-in, Referent/-in, Künstler/-in) entsprechend den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes.
Im Anschluss an die jeweilige Veranstaltung findet auf Wunsch des BT ein Auswertungsgespräch zwischen AN und BT statt. Dieses kann auch telefonisch erfolgen. Im Nachgang zu den Veranstaltungen sind auf Wunsch der BT Dokumentationen zu erstellen.

Der AN ist verantwortlich für die gesamte Auf- und Abbauplanung sowie für die Planung, Organisation und Bereitstellung aller erforderlichen Versorgungs-, Service- und sonstigen Leistungen, wie z.B. Strom/Elektrik, Wasser, Belüftung und Klimatisierung, WLAN/Datenübertragung, Abfallentsorgung. Ferner koordiniert und überwacht der AN den gesamten Auf- und Abbau (z. B. Technik, Mobiliar) für die Veranstaltung und gewährleistet einen störungsfreien Betrieb vor, während und nach der Veranstaltung. Dabei fungiert der AN als Ansprechperson vor Ort und für die Betreuung des Personals vor, während und nach der Veranstaltung. Die Aufbauarbeiten müssen vor Veranstaltungsbeginn abgeschlossen sein. Dem BT ist die Möglichkeit zur Abnahme zu geben. Darüber hinaus sind bei Bedarf vom AN die Anforderungen des jeweiligen BT im Hinblick auf die Veranstaltungssicherheit bzw. Besuchersicherheit zu beachten. Insbesondere bei Projekten mit sicherheitsrelevanten Beteiligten, wie z. B. Bundespolizei, BKA, BfV, besteht die Möglichkeit, dass besondere Sicherheitsvorkehrungen im Vorfeld und während der Veranstaltungen zu berücksichtigen sind. Die individuellen Vorgaben sind im Einzelabruf mit dem jeweiligen BT abzustimmen. Sollten für die geplanten Veranstaltungsformate Hygiene- und Gesundheitsschutzmaßnahmen für die Veranstaltungsteilnehmenden erforderlich sein, sind die regional geltenden behördlichen Vorgaben (gesetzlichen Vorschriften und rechtlichen Vorgaben) zur Gesundheits- und Sicherheitslage (Bund, Bundesländer, Kommunen) für die jeweiligen Maßnahmen zum Hygiene- und Gesundheitsschutz vom AN zu berücksichtigen und mit dem jeweiligen BT abzustimmen.

1. Gästemanagement

Der AN ist verantwortlich für ein effizientes Einladungs-, Teilnehmer- und Einlassmanagement. In diesem sensiblen Bereich des Veranstaltungsmanagements wird auf besondere Sorgfalt und einen serviceorientierten Umgang mit allen Teilnehmenden Wert gelegt. Der AN gewährleistet zu jeder Zeit den Datenschutz sowie die Datensicherheit. Hierzu wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß des diesbezügliche Musters der BfDI abgeschlossen. Die darin im Nachgang zum Zuschlag festgelegten technisch-organisatorischen Maßnahmen sind jederzeit sicherzustellen. Darüber hinaus ist seitens des AN im Sinne der Nachhaltigkeit auf die Reduzierung des Papierverbrauchs im Rahmen des Einladungs-, Teilnehmer- und Einlassmanagement zu achten, z. B. durch ein digitales Einladungs- und Veranstaltungsmanagement. Die Nachhaltigkeitsanforderungen und Maßnahmen zur Reduzierung des Papierverbrauchs sind vom AN zu berücksichtigen (siehe 4. Nachhaltigkeit).

- 1. Teilnehmendenmanagement

Dem Teilnehmendenmanagement des AN obliegt die Planung, Koordination und Umsetzung der Interaktion mit (potenziellen) Teilnehmenden entlang des gesamten Veranstaltungszyklus, von der Ankündigung und Erinnerung über den gesamten Registrierungs- und Bestätigungsprozess sowie den Zugang zur Veranstaltung bis hin zur Nachbereitung/Follow-up. Bei Präsenzveranstaltungen steuert es Registrierung und Einlass vor Ort sowie den lokalen Service Desk. Ferner umfasst das Teilnehmendenmanagement die Gestaltung der Einladungen in Abstimmung mit dem BT sowie den Versand der Einladungen (z.B. per E-Mail oder Post), die Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden sowie das Zusammenstellen der Rückmeldungen. Die Vorgaben der DSGVO sind dabei stets zu berücksichtigen. Der AN übernimmt das Rücklaufmanagement (z. B. Erfassen der Anmeldungen, Absagen, ggf. Umbuchungen) und handelt Sonderwünsche, wie z.B. Lebensmittelunverträglichkeiten oder Anforderungen an einen barrierefreien Zugang (vor, während sowie nach der Veranstaltung), bspw. besondere Sitzplätze für Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer, Gehbehinderte, Gebärdensprache-Angebote, Hilfen für Sehbehinderte ab. Des Weiteren übernimmt der AN die telefonische und schriftliche Beantwortung von organisatorischen und veranstaltungsbezogenen Anfragen von Teilnehmenden. Der AN stellt grundsätzlich die Erreichbarkeit (telefonisch sowie per E-Mail) für Anfragen der Teilnehmenden von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr sicher. Die Erreichbarkeit am Veranstaltungstag ist im Einzelabruf zwischen BT und AN abzustimmen und festzulegen, sodass eine Erreichbarkeit des AN und des BT auch nach Veranstaltungsbeginn gewährleistet ist. Der AN stellt bei Bedarf eine Internetseite für die Zu- und Absagen für Veranstaltungen zur Verfügung. In Bezug auf die Gestaltung orientiert sich diese an der Design-Linie des BMWSB und enthält das Logo des BT, ggfs. ein Veranstaltungs- oder Zusatz-Logo, den Veranstaltungstitel, Veranstaltungsort und die -zeit. Des Weiteren muss die Möglichkeit bestehen individuelle, für die Teilnehmenden wichtige Informationen auf dieser Seite zur Verfügung zu stellen, wie bspw. besondere Zahlungsbedingungen, Anfahrtsbeschreibungen o.Ä. Diese Internetseite wird vom AN erstellt, bedient und nicht in die IT-Systeme der BT integriert. Der AN gewährleistet, dass Anmeldungen zu den Veranstaltungen über Smartphone, Tablet und Computer sowie über verschiedene Browser, ohne eine separate Registrierung, möglich sind. Beispielweise kann bei Veranstaltungen ohne eingeschränkten Teilnehmendenkreis ein offener Link versendet werden, der für alle Veranstaltungsteilnehmenden zu nutzen ist.

Auf Wunsch des BT ist der Zugang zu diesen Informationen gesichert zur Verfügung zu stellen (z. B. über einen personalisierten Link), sodass nur die Teilnehmenden die o. g. Details erhalten. Nach der erfolgreichen Anmeldung erhalten die Teilnehmenden bei Bedarf vom AN eine Bestätigung der Anmeldung zur Veranstaltung sowie einen QR-Code für die Akkreditierung. Bei Bedarf werden Einladungen, Reminder, „Save the Dates“ und Bestätigungen durch den AN in Abstimmung mit dem BT versandt. Aus Gründen der Nachhaltigkeit erfolgt der Versand der Einladungen durch den AN vorzugsweise elektronisch. Ferner ist mit dem BT im Einzelabruf zu klären, ob ein analoges Teilnehmendenmanagement für die jeweilige Veranstaltung benötigt wird, da z.B. Teilnehmende der Veranstaltung zu berücksichtigen sind, denen die o.g. technische Abwicklung nicht zugänglich ist.

- 1. Einlassmanagement

Der AN übernimmt das Einlassmanagement. Dazu gehört die Akkreditierung der Teilnehmenden (Anmeldung vor Ort inkl. Betreuung des Akkreditierungscounters und die Steuerung des gesamten Einlassprozesses). Für die Akkreditierung stellt der AN die Infrastruktur zur Verfügung, dazu gehören die Soft- sowie die Hardware (Notebook, Scanner etc.). Der AN erfasst die Teilnehmenden namentlich. Im Rahmen des Einlassmanagement sind etwaige Sicherheitsanforderungen (z.B. Zutrittskontrollen, also Personen- und Behältnisskontrollen) vom AN zu berücksichtigen und mit dem BT im jeweiligen Einzelabruf abzustimmen. Ferner sind die Anforderungen an einen barrierefreien Zugang (vor, während sowie nach der Veranstaltung) zu beachten.

1. Veranstaltungstechnik und Ausstattung

Im Rahmen der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen kann der Bedarf sowohl für Veranstaltungstechnik, wie z. B. Beschallungs- und/oder Beleuchtungstechnik, ggf. auch Übersetzungstechnik sowie die Notwendigkeit für eine Ausstattung der Räumlichkeiten mit Mobiliar (z. B. Tische, Stühle, Stehtische) und Raumgestaltung (z.B. Set- und Bühnenbau, Mobiliar und Deko) entstehen. Die Berücksichtigung von Veranstaltungstechnik und Ausstattung sowie Gestaltung der Räumlichkeiten gehört zum Aufgabengebiet des AN. Der AN organisiert und koordiniert nach Rücksprache mit dem BT Veranstaltungstechnik und Ausstattung (inkl. Transport, Lagerung, Auf- und Abbau). Dabei sind stets die Wünsche, Bedürfnisse sowie Anforderungen an die Barrierefreiheit des BT zu berücksichtigen. Der AN ist Kontaktperson für sämtliche Lieferanten der Veranstaltungstechnik und Ausstattung. Je nach Auftragswert und Bezugsmöglichkeiten erfolgt die Beschaffung der Veranstaltungstechnik und Ausstattung im Einzelfall durch den AN oder durch den BT (s. hierzu RV § 10). Beschafft der BT die Veranstaltungstechnik bzw. Ausstattung, bleibt es Aufgabe des AN den jeweiligen BT zu unterstützen und im Hinblick auf die notwendige Ausstattung zu beraten. Der damit verbundene Aufwand ist vorher im KVA zu kalkulieren und abzubilden. Zu den Aufgaben der AN zählen:

Beratung des BT in Bezug auf die individuellen Erfordernisse und Möglichkeiten im Bereich der Veranstaltungstechnik und Ausstattung für Veranstaltungen
Konzeption und Erarbeitung von Vorschlägen für Veranstaltungstechnik und Ausstattung für die Veranstaltung, wie z. B.
- Digital Signage (digitale Beschilderungen)
- Beschallungstechnik und/oder weitere Tontechnik - Medientechnik (umfasst die gesamte Videotechnik, zudem die Projektion und die Darstellung von Video auf Großbildleinwänden oder LED-Wänden.)
- Beleuchtungstechnik (Lichttechnik: der Begriff Beleuchtungstechnik bezeichnet die technischen Geräte, die zur künstlichen Beleuchtung von Innen- und Außenräumen benötigt werden)
- Konferenztechnik und Bühnenbau - Veranstaltungsmobiliar und Ausstattung (z. B. Tische, Stühle, Stehtische)
Recherche und Vorauswahl von potentiellen Dienstleistern für Veranstaltungstechnik und Ausstattung aus dem Veranstaltungsbereich (min. drei Vergleichsangebote, wenn möglich unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien (bspw. regionale Anbieter)). die Beschaffung erfolgt gemäß § 10 der Rahmenvereinbarung entweder durch AN nach Freigabe des BT oder durch den BT selbst.
Der AN übernimmt nach Rücksprache mit dem BT die organisatorische Abstimmung mit externen Dienstleistern. Zu den externen Dienstleistern zählen z.B. Lieferanten von Möbeln sowie Ton-, Video- und Lichttechnik.
Organisation von Transport, Lagerung sowie fachmännischem Auf- und Abbau der Veranstaltungstechnik und Ausstattung, ggf. Berücksichtigung von Fach-Personal zur Betreuung der Veranstaltungstechnik und Ausstattung
Koordination und Überwachung des Auf- und Abbaus (z. B. Veranstaltungstechnik) und Gewährleistung eines störungsfreien Betriebes (inkl. Bedienung) vor, während und nach der Veranstaltung. Dabei fungiert der AN als Ansprechperson vor Ort und für die Betreuung des Personals vor, während und nach der Veranstaltung. Alle technischen Einrichtungen müssen zu Veranstaltungsbeginn funktionieren.
1. Live-Streaming

Bei einzelnen Veranstaltungen soll durch ein Live-Streaming ein größeres Publikum direkt und zeitgleich erreicht werden, d. h. bei Bedarf des jeweiligen BT sind ausgewählte Veranstaltungen live im Internet (z.B. Internetseiten, Social-Media-Plattformen) zu übertragen. Bei den zu erbringenden Leistungen handelt es sich um die Livestream-Produktion, die Bereitstellung des Signals für den Livestream im Internet und/oder Social Media sowie die Aufzeichnung des Streams. Der AN übernimmt die organisatorische Vorbereitung sowie die Betreuung und die Koordination vor Ort während des laufenden Live-Stream und erstellt eine webfähige Version der Aufzeichnung zur dauerhaften Bereitstellung bspw. über YouTube oder auf der Website der BT (innerhalb von 24 Stunden nach dem Ende der Veranstaltung).

Die Durchführung von digitalen Veranstaltungen und Konferenzen sowie Hybridveranstaltungen ist Leistungsbestandteil. Hierzu gehören insbesondere:

Bereitstellung und Einrichtung der technischen Veranstaltungsplattformen, einschließlich veranstaltungsspezifischer Konfiguration und Zugangssteuerung.
Technischer Live-Support für Veranstalter, Teilnehmende und Referierende, insbesondere bei Einwahl-, Audio-, Video- und Präsentationsproblemen.
Einrichtung und Betreuung von Breakout-Rooms, einschließlich Teilnehmendenverteilung und Timer-Steuerung.
Teilnehmenden- und Referierendenmanagement, einschließlich digitalem Backstage-Bereich für Referierende und Moderierende.
Bereitstellung und Betreuung von Collaboration-Tools, z. B. Whiteboards, Live-Umfragen, Abstimmungen und Q&A-Funktionen.
Technische Betreuung hybride Formate, insbesondere die Einbindung und Betreuung der vor Ort und digital Teilnehmenden.

Die für die Umsetzung des Livestreams sowie deren Aufzeichnung benötigte Technik, wie z.B. Kameras inkl. Kamerafrau/-mann, Ton-Technik, Live-Produktionsmischer, Web Presenter, Rekorder, entsprechende Software, sind von der AN bereitzustellen, je nach Format kann auch auf die Technik des Presseraums des BMWSB zurückgegriffen werde. Der AN muss eine feststehende Kameraperspektive umsetzen können. Weitere zusätzliche stationäre Kameras können bei Bedarf durch den jeweiligen BT abgerufen werden. Grundsätzlich muss davon ausgegangen werden, dass die Veranstaltungsräumlichkeiten nicht über die notwendige Technik verfügen. Die von der AN eingesetzte technische Ausstattung hat dem aktuellen Stand der Technik zu entsprechen. Für den Livestream ist die Verwendung des Video-Signals aus den bereitzustellenden Kameras vorgesehen. Das hierbei zu verwendende Format und der Codec sind im Einzelfall und in Abhängigkeit des Zwecks der Übertragung und der Zielgruppe bedarfsgerecht zu bestimmen. Die Signalübertragung (Audio und Video) soll möglichst mittels einer IP-Übertragung stattfinden. Das Audioformat wird nicht festgelegt.

Das gelieferte Signal wird an das vom AN bzw. von Dritten gestellte Hardware-Device und die darauf laufende responsive Streaming-Plattform bzw. Website übergeben. Für die Kompatibilität von Hardware und der Streaming-Plattform ist ausschließlich der AN bzw. Dritte verantwortlich. Die Bereitstellung einer Internetverbindung (z. B. WLAN/LAN) liegt in der Verantwortung der AN. Die technische Betreuung sowie der Auf- und Abbau der notwendigen technischen Ausrüstung liegt in der Verantwortung der AN. Dies gilt insbesondere für den Sound-, Licht- und Videocheck vor der Veranstaltung, die Generalprobe sowie für die Durchführung des Streams.

Des Weiteren sind folgende Leistungen von der AN zu übernehmen:

Auf- und Abbau, Vorbereitung und Bereitstellung des benötigten Equipments
Videoregie inkl. Live-Schnitt
Einblendung von Bauchbinden mit Namen und Funktionen der Rednerinnen und Rednern
Einbindung von Präsentationen in den Stream (bei Bedarf)
Einbindung von Infoangeboten in den Stream (bei Bedarf)
Einbindung von Einspielfilmen in den Stream (bei Bedarf)
Sicherstellung der Simultan-Übersetzung in Gebärdensprache bzw. Textunterlegung (bei Bedarf).

Alle für die Einbindung benötigten Informationen und Materialien werden vorab zur Verfügung gestellt. Das Corporate Design ist zu beachten. Die Speicherung und Archivierung des Streams liegt in der Verantwortung der AN. Des AN stellt der BT im Anschluss der Aufzeichnung das Videomaterial mit allen Rechten gem. § 13 der Rahmenvereinbarung zur Verfügung. Dabei sind Bild und Ton als Datei (mindestens HD oder UHD), Ton als Summen-Signal oder getrennte Spuren zu liefern. Falls eine niedrigere Komprimierung erforderlich ist, so ist dies im Vorfeld zwischen AN und BT abzustimmen.

Der AN hat bei der Durchführung von Livestreams und Hybridveranstaltungen die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einzuhalten. Sie stellt sicher, dass die eingesetzte Technik sowie die Verarbeitung, Übertragung und Speicherung von Bild-, Ton- und Videodaten den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen. Auf § 15 der Rahmenvereinbarung wird hingewiesen.

1. Personelle Vor-Ort-Unterstützung

Der AN ermittelt den externen personellen Bedarf und übernimmt die Planung sowie Organisation, Bereitstellung und Steuerung des Personals (z.B. Personalaufstellung und Personaleinteilung) vor, während und nach der Veranstaltung. Der Einsatzort kann deutschlandweit sein. Die Anzahl der geplanten Personen ist im KVA anzugeben. Der AN übernimmt nach Abstimmung mit dem BT das Briefing des eingesetzten Servicepersonals sowie ggf. von zusätzlichem Veranstaltungspersonal/Dienstleistern. Zu diesem Briefing gehört auch bei Bedarf die Information über Veranstaltungsteilnehmende, denen aufgrund ihres Status besondere Privilegien oder Bedeutung beigemessen werden. Zu den Aufgaben des Servicepersonals gehören z.B.:

Ausgabe von Informationsmaterialien und Give-aways
Unterstützung bei Messen
Ausgabe von Essensproben (z.B. Fingerfood)
Bereitstellung von Speisen und Getränken
Empfang von Gästen und Besuchern, ggf. Betreuung bewegungseingeschränkter Gäste
zusätzliche Sicherheitsaufgaben, z. B. Sicherheitspersonal (kein Personenschutz)
Entgegennahme und Ausgabe von Garderobe
Bei Veranstaltungen mit internationalen Gästen bzw. internationalem Publikum sind ggf. internationale Sprachkenntnisse erforderlich

Ferner besteht die Möglichkeit, dass im Rahmen einer Veranstaltung Personal für die Unterstützung bei Auf- und Abbautätigkeiten benötigt wird. Zu den Aufgaben gehören u. a. der fachmännische Auf- und Abbau bei Veranstaltungen von Veranstaltungsequipment, Möbeln, Ausstellungsmodulen, Bühnen sowie der Transport des Veranstaltungsequipments innerhalb des Veranstaltungsortes. Darüber hinaus kann der Fall eintreten, dass eine Abstimmung mit Sicherheitspersonal des BT erforderlich ist. Falls es notwendig ist, Veranstaltungen bei der zuständigen Ordnungsbehörde anzuzeigen und ggf. aufgrund von Auflagen geeignete Maßnahmen zu treffen, ist dies von der AN mit dem BT abzustimmen. Eventuell zu treffende Maßnahmen betreffen einerseits eine brandschutztechnische Absicherung (z. B. Brandsicherheitswache mit Feuerwehrleuten, Sanitäts- und Rettungsdienst) und zum anderen die sanitätsdienstliche Betreuung. Sofern von der Polizei oder anderen zuständigen Sicherheitsbehörden im Zusammenhang mit der Veranstaltung Sicherheitsvorkehrungen oder -maßnahmen angeordnet werden, sind diese vom AN in die Veranstaltungsplanung einzubeziehen und deren Umsetzung in Abstimmung mit dem BT sicherzustellen. Die Organisation und Abwicklung dieser Maßnahmen liegen in der Verantwortung der AN in ständiger Abstimmung mit dem BT sowie ggf. des extern beauftragten Veranstaltungsortes.

Je nach Auftragswert und Bezugsmöglichkeiten erfolgt die Beauftragung von Vor-Ort-Unterstützung durch externe Dienstleister im Einzelfall durch den AN oder durch den BT (s. hierzu § 10 der Rahmenvereinbarung). Beschafft der BT Vor-Ort-Unterstützung durch externe Dienstleister, bleibt es Aufgabe des AN den jeweiligen BT zu unterstützen und im Hinblick auf die notwendigen Dienstleistungen zu beraten. Der damit verbundene Aufwand ist vorher im KVA zu kalkulieren und abzubilden.

1. Inhaltliche, fachliche und organisatorische Vorbereitung sowie Durchführung von Messebesuchen der Hausleitung

Der AN übernimmt, in enger Abstimmung mit dem BT, die inhaltliche, fachliche und organisatorische Vorbereitung sowie die Durchführung von Messebesuchen der Hausleitung.

Die Leistungen umfassen insbesondere:

die Konzeption, inhaltliche und fachliche Vorbereitung des Messebesuchs unter Berücksichtigung der Zielsetzung des Auftraggebers;
die Planung, inhaltliche Ausgestaltung und Koordinierung des Messerundgangs einschließlich der Abstimmung mit Ausstellern, Gesprächspartnern und weiteren Beteiligten;
die Erstellung und Abstimmung von Ablaufplänen, Briefings, Gesprächsunterlagen und weiteren zur Vorbereitung des Messebesuchs erforderlichen Unterlagen;
die Abstimmung mit der jeweiligen Messegesellschaft hinsichtlich der organisatorischen Rahmenbedingungen, insbesondere zur Zufahrt der Fahrzeuge der Hausleitung, zur Bereitstellung geeigneter Rückzugs- und Besprechungsräume sowie zu den organisatorischen Anforderungen des Messegrundgangs;
die Beauftragung und Koordinierung einer Medienassistenz einschließlich aller hierfür erforderlichen inhaltlichen und organisatorischen Abstimmungen;
die Organisation und Buchung und Catering-Leistungen einschließlich der Abstimmung von Leistungsumfang, Zeitplanung, Örtlichkeiten und sonstigen veranstaltungsbezogenen Anforderungen mit den jeweiligen Dienstleistern;
die kontinuierliche Abstimmung sämtlicher vorbereitender Maßnahmen mit dem Auftraggeber.

Der AN stellt sicher, dass sämtliche vorbereitenden Maßnahmen rechtzeitig und vollständig umgesetzt werden und fungiert als zentraler Ansprechpartner gegenüber der Messegesellschaft, den beteiligten Dienstleistern sowie weiteren relevanten Akteuren.

Zur Leistung gehört darüber hinaus die operative Betreuung und Koordinierung vor Ort. Dies umfasst insbesondere die Begleitung der Hausleitung, die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der abgestimmten Programmpunkte, die Koordinierung der beteiligten Dienstleister, die Betreuung der Medienassistenz sowie die kurzfristige Lösung organisatorischer und inhaltlicher Fragestellungen in enger Abstimmung mit dem BT.

Leistungsbezogene Pflichten des Auftragnehmers

Grundsätzlich obliegt die Konzeption (Gestaltung und Herstellung von Informationsmaterialien wie z. B. Anzeigen, Plakate, Druckschriften jeder Art, Filme) und Umsetzung (Mediaeinsatz) von Kommunikationsmaßnahmen anderen Vertragspartnern, mit denen Rahmenverträge abgeschlossen wurden bzw. werden (Kommunikationsagentur, Gestaltungs- und CD-Agentur sowie Mediaagenturen etc.). Der AN hat mit den anderen Rahmenvertragspartnern vertrauensvoll und in enger Abstimmung zusammenzuarbeiten.

Gemäß § 10 der Rahmenvereinbarung übernimmt der AN nach entsprechender Beauftragung die Beschaffung von Fremdleistungen, die für die Vorbereitung bzw. Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind. Der AN übernimmt dabei die Beschaffung aller gestalterischen und technischen Unterlagen, die zur Herstellung erforderlich sind. Er übernimmt die Überwachung der Herstellung in technischer, qualitativer und terminlicher Hinsicht, einschließlich der Zahlungsabwicklung.

Der AN übernimmt nach Beauftragung durch den BT die Gestaltung von analogen und digitalen Veranstaltungsausstattungen (z.B. Backdrops, Verblendungen, Counter, Livestreaming-Ansichten etc.). Dabei sind gestalterische Kampagnenvorgaben einzuhalten.

Der AN übernimmt nach Bedarf und nach Beauftragung durch den BT auch die Umsetzung von Maßnahmen zur Steigerung des Besucherinteresses (z. B. Promotionsaktionen, begleitende Pressearbeit nach Abstimmung mit der BT) für von ihm durchgeführte Einzelmaßnahmen. Dabei hat der AN die besonderen öffentlich-rechtlichen Vorgaben für des BT als staatlicher Akteur zu beachten, z. B. verfassungsrechtlicher Informationsauftrag in Unterscheidung zu Produkt- oder Parteiwerbung, Beschränkungen in Vorwahlzeiten.

Bei allen Gestaltungsaufgaben ist das Corporate Design (CD) des BT konsequent einzuhalten. Die Vorgaben dazu stellt der BT zur Verfügung. Änderungen des CDs während der Vertragslaufzeit bleiben vorbehalten und sind vom AN ebenfalls zu beachten.

Der AN hat bei seinen Leistungen zu berücksichtigen, dass der BT in besonderer Weise im Fokus von Öffentlichkeit, Politik und Medien steht. So können Umstände, die bei einem privatwirtschaftlichen Unternehmen ohne Resonanz bleiben, hier zu einem weitreichenden medialen Echo führen. Der AN hat Umstände, die zu einer negativen Resonanz führen könnten, soweit wie möglich zu identifizieren, entsprechend vorzusorgen und mit Blick auf seine Leistungen vorausschauend zu beraten.

Vorbesprechungen sind vorgesehen und gehören zum Vertragsgegenstand. Die Ergebnisse eventueller Vorbesprechungen bilden neben der Einzelbeauftragung die Grundlage für die Leistungserbringung. Die Ergebnisse der Gespräche und sonstiger Absprachen sind vom AN zu protokollieren. Sie werden Bestandteil des Angebotes des ANs zur Erbringung von Einzelleistungen.

Nachhaltigkeitskriterien

Gemäß dem Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit – Weiterentwicklung 2021 „Nachhaltigkeit konkret im Verwaltungshandeln umsetzen“ hat die Bundesregierung am 25. August 2021 festgelegt, dass Veranstaltungen der Bundesverwaltung nachhaltig und möglichst klimaneutral zu organisieren und durchzuführen sind.

In die Planung und Organisation von Veranstaltungen sind demnach vom AN frühzeitig Umweltbelange, aber auch weitreichende Aspekte der nachhaltigen Entwicklung einzubeziehen.

Der AN hat seinem jeweiligen Angebot für einen Einzelauftrag den „Leitfaden der Bundesregierung für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen“ grundsätzlich in der jeweils aktuellen Fassung zugrunde zu legen und bei Auftragsausführung anzuwenden. Im Einzelfall notwendige Abweichungen sind im Bedarfsfall zwischen AN und BT schriftlich abzustimmen. Im Fall späterer Änderungen des Leitfadens, die sich auf die Auftragsdurchführung auswirken können, bedarf es der Abstimmung zur Berücksichtigung dieser Änderungen. Der Leitfaden enthält Maßnahmen und Empfehlungen, wie Veranstaltungen nachhaltig, umweltgerecht, sozial verträglich und wirtschaftlich gestaltet werden können. Neben Umweltaspekten werden auch soziale Belange, wie die Barrierefreiheit, berücksichtigt. Das nachhaltige Handeln ist fortlaufend zu dokumentieren und zu belegen.

Beschaffungen sind am Leitprinzip der nachhaltigen Entwicklung auszurichten und alle dazu geltenden Vorschriften verpflichtend zu berücksichtigen, u. a. Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Beschaffung klimafreundlicher Leistungen (AVV Klima); § 13 Bundes-Klimaschutzgesetz (KSG); § 45 Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG); § 22 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG); Holzerlass sowie das Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit der Bundesregierung (MP Nachhaltigkeit) in der jeweils aktuellen Fassung.

Barrierefreiheit

Die Behörden der Bundesverwaltung sind verpflichtet, ihre Informationsangebote im Internet barrierefrei zu gestalten. Für alle Veröffentlichungen, die vom BT online bereitgestellt werden sollen, sind die Vorgaben der derzeit gültigen Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV 2.0, zu erfüllen. Damit verbundene Leistungsbestandteile sind vom AN stets entsprechend der Verordnung vorzubereiten, nachzubessern oder zu erbringen. Diesbezügliche Vorgaben werden im Rahmen der Einzelabrufe getroffen.

Besteht seitens des AN keine oder nur wenig Erfahrung, sind für die technische Umsetzung des Endproduktes nicht nur ausreichend Zeit und Aufwand, sondern eventuell auch zusätzliche Kosten einzuplanen. Alternativ sind entsprechend erfahrene Dienstleistende mit der Aufgabe zu betrauen.

Die Anforderung auf barrierefreie Zugänglichkeit ist anzuwenden, wenn BT herausgebende, mitherausgebende oder beauftragende Stelle der Veröffentlichung ist. Ebenso gelten die Bestimmungen, wenn die Veröffentlichung unabhängig vom Herausgebenden in einem Internetangebot der BT erscheinen soll. Zu Veröffentlichungen zählen neben Broschüren, Faltblättern und Postern auch jegliche Form von Berichten, Gutachten, Studien, Dokumentationen, technische Anleitungen und Vergleichbares.

BT prüft die gelieferten Dokumente eingehend technisch und manuell. Dazu werden die kostenfreien Hilfsmittel PAC, Acrobat-Plugin callas pdfGoHTML und gegebenenfalls der Screenreader NVDA verwendet.

Die maßgebliche Prüfung auf Barrierefreiheit erfolgt abschließend durch den BT

Falls sich das Dokument als nicht Barrierefrei anhand der Prüfung durch den BT herausstellt, wird das Dokument mit entsprechenden Hinweisen zur Korrektur zurückgespielt.

4. BMWSB-VU-05-Leistungsbeschreibung.docx