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Bieterfragen und Beantwortung

Vergabenummer: 3526830200

– Vergabestelle –

Lfd. Nr.	Ziffer der Vergabe- unterlage (z.B. „04“ für „04 Zuschlags- kriterien“)	Seite o. Ziffer	Bieterfrage	Antwort
1			1. In der Leistungsbeschreibung Kapitel II Zweiter Workshop… heißt es einleitend es handle sich um einen internationalen Workshop mit 100 TN in Bonn. In Spiegelstrich II.6 wird die Insel Vilm als Veranstaltungsort genannt. Gehen wir recht in der Annahme, dass es sich bei letzterem um ein Versehen handelt und der 2. Workshop ausschließlich in Bonn stattfinden soll? 2. Gibt es Obergrenzen oder Pauschalen, die für folgende Sachkosten eingehalten werden sollen: o Honorare für Referierende o Cateringpauschalen p.P. und Tag in Bonn o Raumkosten in Bonn o Exkursionskosten	Zu 1.) Austragungsort des internationalen Workshops ist Bonn. Zu 2.) Bezüglich der Honorare gelten die Bestimmungen aus Dokument 02c Formular Honorare und Reisekosten 3526830200 „Erläuterungen“. Die Regelungen zur Verpflegung sind Dokument 02a Hinweisblatt Bewirtung und Verpflegung 3526830200 zu entnehmen, welches in den Angebotsunterlagen ergänzt wurde.

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Kann für die Veranstaltung in Bonn ein Konferenzraum des BfN Zu 3.) Da momentan nicht absehbar ist, wie viele Teilnehmer kostenfrei zur Verfügung gestellt werden? Oder gehört es zum letztendlich am Workshop teilnehmen werden und ob die Auftrag einen Raum für die mehrtägige Veranstaltung in Bonn auf Räumlichkeiten im BfN ausreichend zur Verfügung stehen, dem freien Markt zu buchen? sollen die Kosten für ein Angebot durch den AN optional mitberücksichtigt werden.
Wir verstehen, dass für jeden Workshop Reisekosten für bis zu 10 Referierende übernommen werden sollen. Schließt das für die Zu 4.) Die Reisekosten sind lediglich für die Referierenden für Veranstaltung in Bonn auch die Übernachtungskosten ein? Sollen alle drei Workshops gemäß BRKG einzukalkulieren. Bei Übernachtungskosten in Bonn auch für andere Teilnehmende, also Referierenden aus dem öffentlichen Dienst (Deutschlands) über die 10 Referierenden hinaus, übernommen werden? sind keine Reiskosten einzukalkulieren.
Das Angebot nennt für die Preise für Catering und Übernachtung Zu 5.) Die Personenanzahl bezieht sich auf Referierende und auf der Insel Vilm unter zwei Links. Verstehen wir es richtig, dass die Gäste. Die Reisekosten sind ausschließlich für die Anzahl der Teilnehmenden, das heißt Referierende, Gäste, Referierenden und das Projektteam zu kalkulieren. Auf Vilm Vertreter*innen des Projektteam und des Auftraggebers, für können inkl. Projektteam und AG ca. 45 Personen Workshop 1 und 3 maximal je 35 Personen beträgt und das für diese untergebracht werden. Personen die Kosten für Catering und Übernachtung entsprechend der Links budgetiert werden sollen? Oder sollen die Übernachtungskosten ausschließlich für die 10 Referierenden und das Projektteam budgetiert werden?

Zu 6.) Die maximale Seitenanzahl bezieht sich auf das Team. 6. Laut Zuschlagskriterien soll die Qualität, Fachkunde und Zusätzlich kann das eingesetzte Personal noch auf weiteren Leistungsfähigkeit des eingesetzten Personals auf maximal 2 Seiten Seiten dargestellt werden. dargestellt werden. Verstehen wir es richtig, dass hier 2 Seiten pro

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			Person gemeint sind und zzgl. maximal 2 Seiten zur Übersicht des Projektteams?
2			- Unter Zuschlagskriterien sind 2 Seiten je Workshop vorgesehen. Kann die Seitenzahl auch für alle drei Workshops akkumuliert werden und dann unterschiedlich aufgeteilt werden (z.B. etwas detailliertere Beschreibung von Workshop 1 auf 3 Seiten, Workshop 3 auf einer Seite) - In der Leistungsbeschreibung ist von einer Laufzeit von November 2026 – Febuar 2030 (S. 1) die Rede. Die letzte Publikation soll jedoch bis Ende November 2030 fertiggestellt werden (S.8). Können wir davon ausgehen, dass das Projektende nicht Feb. 2030, sondern Ende Nov. 2030 ist?	Die Seitenzahl für alle drei Workshops können akkumuliert werden und unterschiedlich aufgeteilt werden. Anhand des ersten Workshops soll dann die Struktur der Veranstaltung klar erkennbar sein. Die Leistungen sind bis 28.02.2030 zu erbringen. Die Publikation muss entsprechend vorgelegt werden.
3			Gehen wir recht in der Annahme, dass das Formular "02c Formular Honorare und Reisekosten 3526830200" nur zur Ansicht den Unterlagen beigefügt wurde und später von denjenigen Teilnehmenden ausgefüllt werden soll, deren Reisekosten erstattet werden?	Dokument 02c Formular Honorare und Reisekosten 3526830200 wurde aufgrund der dort unter „Erläuterungen“ genannten Bedingungen für die Zahlung von Honoraren und Reisekosten beigefügt. Bezüglich der Honorare gelten die Bestimmungen aus Dokument 02c Formular Honorare und

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		Reisekosten 3526830200 „Erläuterungen“. Die Regelungen zur Verpflegung sind Dokument 02a Hinweisblatt Bewirtung und Verpflegung 3526830200 zu entnehmen, welches in den Angebotsunterlagen ergänzt wurde.
4	Die Workshops sind jeweils vorgesehen von Montag bis Freitag, wobei Montag und Freitag An- und Abreisetag sind und Di-Do für Workshop und Exkursion. a) Sollen für die An- und Abreisetage jeweils ein halber Tag Verpflegung budgetiert werden oder verpflegen sich die Teilnehmenden an diesen Tagen selbst? b) Gehen wir zudem Recht in der Annahme, dass kein gemeinsames Programm am Montag/Freitag geplant sind und entsprechend keine Konferenzräume oder Aktivitäten eingeplant werden sollen?	Zu a) Die Verpflegung am An- und Abreisetag ist für die Teilnehmenden (außer Referierende und Projektteam) auf Selbstkostenbasis. Zu b) Für die Workshops kann am Abend des Anreisetages optional ein Get together eingeplant werden.
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6	1. Darstellung der organisatorischen Leistungen in der Angebotsstruktur Die Leistungsbeschreibung enthält zahlreiche organisatorische und logistische Leistungen, unter anderem die Organisation und Durchführung der Exkursion, das Teilnehmendenmanagement, die	Zu 1.) Aufgrund des unterschiedlichen Aufwandes bei der Vorbereitung und Organisation zwischen den Workshops auf Vilm und des internationalen Workshops ist eine getrennte, wird eine getrennte Kalkulation je Workshop empfohlen.

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Organisation von Tagungsgetränken sowie die Reiseorganisation der Referierenden.

Die in den Zuschlagskriterien vorgegebene Gliederung der konzeptionellen Darstellung fokussiert demgegenüber insbesondere auf die inhaltliche und methodische Ausgestaltung der Workshops.

Wir bitten daher um Klarstellung, ob im Angebot ein übergeordnetes, für alle Workshops geltendes Arbeitspaket „Allgemeine logistische Vorbereitung und Organisation der Workshops“ vorgesehen werden kann, in dem die entsprechenden organisatorischen Leistungen gebündelt dargestellt werden. Die workshopspezifischen Konzepte würden sich weiterhin an der in den Zuschlagskriterien vorgegebenen Gliederung orientieren.

Übernachtungskosten der Referierenden

In der Leistungsbeschreibung ist vorgesehen, dass die Übernachtungskosten der Referierenden nach den Regelungen des Zu 2.) Sollte dieser Ausnahmefall eintreffen, müssen diese Bundesreisekostengesetzes bzw. bis zu den dort vorgesehenen Mehrkosten ggf. über einen dann zu schließenden Höchstsätzen kalkuliert und gegen Nachweis erstattet werden. Änderungsvertrag abgegolten werden. Bei der vorliegenden Ausschreibung ist zunächst gemäß der Für den internationalen Workshop in Bonn bitten wir um Leistungsbeschreibung zu kalkulieren. Klarstellung, wie zu verfahren ist, wenn trotz frühzeitiger und wirtschaftlicher Buchung kein geeignetes Hotel in Bonn bzw. in Die ortsbezogene Preisobergrenze für Bonn beträgt bei einem Einzelzimmerpreis inkl. Frühstück, Steuern zumutbarer Entfernung zum Veranstaltungsort innerhalb des /Gebühren, exkl."Bettensteuer"außerhalb von Messe- und zugrunde zu legenden Betrags verfügbar ist. Eventzeiten 109,00 €. Ist in diesem Fall die Erstattung der tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen, notwendigen Übernachtungskosten vorgesehen?

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Falls hierfür besondere Voraussetzungen oder Nachweise erforderlich sind, bitten wir um entsprechende Konkretisierung. Für die Angebotskalkulation bitten wir zudem um Mitteilung, welcher Betrag bzw. welche konkrete Erstattungsregelung zugrunde zu legen ist.

Verpflegung / Abendveranstaltung beim internationalen Workshop

In der Leistungsbeschreibung wird die Kalkulation von Tagungsgetränken ausdrücklich genannt. Gleichzeitig ist die Organisation einer Abendveranstaltung vorgesehen.

Wir bitten um Klarstellung, ob das Abendessen durch den Auftragnehmer zu organisieren und zu kalkulieren ist oder ob die Kosten auf Selbstkostenbasis vorgesehen sind. Ist zudem eine Verpflegung zum Mittagessen der Teilnehmenden vorgesehen bzw. 3. Die Örtlichkeit des Abendessens ist in Absprache mit dem zu kalkulieren? AG durch den AN zu organisieren. Das Abendessen ist auf Selbstkostenbasis vorgesehen. Für den internationalen Workshop mit ca. 100 Teilnehmenden bitten wir zudem um Klarstellung, ob eine Verpflegung auf Die Verpflegung zum Mittagessen im Rahmen der Selbstkostenbasis über das BfN in Bonn organisatorisch und internationalen Veranstaltung soll nicht auf kapazitiv für diese Teilnehmerzahl gewährleistet werden kann. Selbstkostenbasis erfolgen und ist im Angebot mit einzukalkulieren. Ein Angebot kann ggf. über den Betreiber der BFN-Kantine erfolgen.

Einladungs- und Anmeldeverfahren

In der Leistungsbeschreibung ist die „Versendung der Einladungen und Anmeldeformulare per Post und per E-Mail, Entgegennahme

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			der Rückläufe sowie Beantwortung von Rückfragen u. ä.“ vorgesehen. Wir bitten um Klarstellung, ob die Einladung und Anmeldung auch vollständig digital erfolgen kann, z. B. durch eine professionell gestaltete E-Mail mit direktem Link bzw. QR-Code zu einem zentralen Online-Anmeldeformular. Insbesondere bei größeren Teilnehmerzahlen ermöglicht ein durchgängig digitales Verfahren eine zentrale und strukturierte Teilnehmerverwaltung und vermeidet zusätzliche Medienbrüche, manuelle Erfassung und Abgleichprozesse. Ein postalischer Versand würde demgegenüber zusätzlichen Aufwand für Gestaltung, Druck, Kuvertierung, Adressierung, Porto sowie die Bearbeitung und Erfassung postalischer Rückläufe verursachen. Wir bitten daher um Bestätigung, dass ein vollständig digitales Einladungs- und Anmeldeverfahren als regulärer Anmeldeweg vorgesehen werden kann.	4. Für die Anmeldung kann ein vollständig digitales Einladungs- und Anmeldemanagement als regulärer Anmeldeweg vorgesehen werden.
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