NdsNextJ2026092301_Leistungsbeschreibung -Teil B (Fachliches).pdf

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Niedersachsen.next GmbH Schiffgraben 22-28 30175 Hannover

Leistungsbeschreibung

- Teil B -

(Fachliches)

Vergabeverfahren

„Next Startup Day 2027“

Vergabenummer: NdsNext2026092301

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Urheberrecht:

Sämtliche Unterlagen und Anlagen der nachfolgenden Leistungsbeschreibung sind durch die Niedersachsen.next GmbH urheberrechtlich geschützt. Die Verwendung der Unterlagen ist aus- schließlich für die Erstellung eines Angebotes für die Niedersachsen.next GmbH gestattet

Eine Vervielfältigung, Bearbeitung, Veröffentlichung oder Verwendung für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Jede Verwertung außerhalb der Zulässigkeit nach dem Urheberschutzgesetz ist ohne ausdrückli- che Zustimmung der Niedersachsen.next GmbH rechtswidrig und strafbar.

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................ 3

1. Ausgangslage ................................................................................................................ 4 1.1. Auftraggeber Niedersachsen.next GmbH ......................................................................... 4 1.2. Initiative ......................................................................................................................... 4
2. Auftragsinhalt ............................................................................................................... 5 2.1. Standortfestlegung Hannover .......................................................................................... 5 2.2. Ziele ............................................................................................................................... 5 2.3. Zielgruppe ...................................................................................................................... 5
3. Darstellung der Leistungen ............................................................................................ 6 3.1. Veranstaltungsort, Räumlichkeiten & Ausstattungen ........................................................ 6 3.2. Veranstaltungstechnik (siehe Leistungskatalog, Reiter „Technik") .................................... 7 3.3. Catering (siehe Leistungskatalog, Reiter „Catering") ......................................................... 7 3.4. Veranstaltungsorganisation und Personal (siehe Leistungskatalog, Reiter „Eventorganisation + Personal") .................................................................................................. 7 3.5. Allgemeines .................................................................................................................... 8 3.6. Form der Zusammenarbeit .............................................................................................. 8 3.7. Umsetzungszeitraum ...................................................................................................... 9 3.8. Auftragsvolumen ............................................................................................................ 9
4. Verweis auf Angebotserstellung ................................................................................... 10 4.1. Zeitplan der Vergabe ......................................................................................................1 0

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1. Ausgangslage

1.1. Auftraggeber Niedersachsen.next GmbH Niedersachsen.next ist die Wirtschafts- und Innovationsagentur des Landes Niedersachsen. Wir ver- einen eine Vielzahl von Landesinitiativen, von der Automotive Agentur über die Digitalagentur bis hin zu Niedersachsen.next Startup. Mit dieser gebündelten Kompetenz unterstützen wir Niedersachsens Wirtschaft agil und effektiv auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft.

Niedersachsen.next ist Impulsgeber für Projekte, sorgt für Technologie- und Wissenstransfer. Wir er- öffnen den Zugang zu thematischen Communitys wie auch zu politischen Entscheidungstragenden und unterstützen nicht zuletzt die Landesregierung durch die Begutachtung von Förderanträgen aus Wirtschaft und Wissenschaft und die strategisch ausgerichtete Evaluation der Innovationsrichtlinien des Landes.

Mit unserer in über 20 Jahren gewachsenen Expertise und unseren Info- und Networkingformaten bringen wir diejenigen zusammen, die sonst nicht zueinander gefunden hätten. Wir initiieren Projekte und begleiten deren erfolgreiche Umsetzung. Niedersachsen.next hat die Technologie- und Wirt- schaftstrends im Blick, vernetzt Ideen- und Geldgeber sowie Startups und etablierte Unternehmen und greift dabei auf ein starkes und stetig größer werdendes Netzwerk zurück.

1.2. Initiative Das Niedersächsische Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen hat 2017 die Initiative Nieder- sachsen.next Startup mit Sitz am Next gegründet. Über die aus dem Next heraus etablierten Vernet- zungsaktivitäten von Niedersachsen.next Startup werden relevante Akteur/-innen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik zusammengebracht. Ziel ist es, fehlende Angebote zu identifizieren, beste- hende Angebote für Startups transparent darzustellen, die Kräfte im Startup-Ökosystem zu bündeln und erster Ansprechpartner für die Startup-Community Niedersachsens zu sein. Über die aus dem Next heraus etablierten Vernetzungsaktivitäten von Niedersachsen.next Startup werden relevante Akteur/-innen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik zusammengebracht. Ziel ist es, fehlende An- gebote zu identifizieren, bestehende Angebote für Startups transparent darzustellen, die Kräfte im Startup-Ökosystem zu bündeln und erster Ansprechpartner für die Startup-Community Niedersach- sens zu sein.

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2. Auftragsinhalt

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Durchführung der Veranstaltung „next Startup Day 2027“ in Hannover. Als Veranstaltungstermin ist der 26.05.2027 in Hannover festgelegt. Die Veranstaltung richtet sich an ca. 1.400 Teilnehmende aus dem Startup-Ökosystem.

Die Beschaffung umfasst folgende Leistungen:

• Räumlichkeiten, Technik, Ausstattung, Catering und Veranstaltungsdienstleistungen

2.1. Standortfestlegung Hannover Der Auftraggeber legt die Stadt Hannover als verbindlichen Veranstaltungs- und Erfüllungsort für den next Startup Day 2027 fest; die Leistung ist ausschließlich an diesem Standort zu erbringen.

2.2. Ziele Mit dem next Startup Day 2027 sollen folgende Ziele erreicht werden: • Die Veranstaltung soll die Vernetzung stärken, indem sie als zentraler Treffpunkt für das Star- tup-Ökosystem dient und Synergien schafft. • Zudem soll sie Strahlkraft entfalten, indem sie Niedersachsens Rolle als bedeutenden Star- tup-Standort hervorhebt. • Schließlich soll sie Mehrwert schaffen, indem sie Inspiration, Wissenstransfer und konkrete Kooperationen ermöglicht.

2.3. Zielgruppe Zielgruppen sind: • Startups, • Unternehmerinnen und Unternehmer, • Innovationsakteur/-innen sowie • Vertreter/-innen aus der Politik.

Die Veranstaltung richtet sich an ca. 1.400 Teilnehmende und wird kostenfrei für die Zielgruppen an- geboten

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3. Darstellung der Leistungen

Der Auftraggeber möchte für die Veranstaltung next Startup Day einen Dienstleister für folgende Punkte beauftragen: • den Veranstaltungsort, • die Veranstaltungstechnik, • die Ausstattung der Räumlichkeiten, • das Catering und • die Veranstaltungsorganisation.

Die konkreten Anforderungen an Räumlichkeiten, Technik, Ausstattung, Catering und Veranstaltungs- organisation ergeben sich ausschließlich und abschließend aus dem beigefügten Leistungskata- log („Leistungskatalog nsd 2027_Technik_Catering_VA Orga_Personal“). Dieser ist verbindlicher Be- standteil der Leistungsbeschreibung und der Angebotserstellung. Im Folgenden werden lediglich die wesentlichen Strukturmerkmale zusammengefasst; im Übrigen wird auf den Leistungskatalog verwie- sen, der die Mindestanforderungen darstellt. Werden die Mindestanforderungen nicht erfüllt, fällt das Angebot aus der Wertung.

Im Leistungskatalog sind zahlreiche optionale Leistungen aufgeführt (dort gelb markiert). Die Inan- spruchnahme dieser Leistungen liegt im Ermessen des Auftraggebers; die Leistungen müssen jedoch vom Auftragnehmer angeboten und im Gesamtpreis inkludiert werden.

3.1. Veranstaltungsort, Räumlichkeiten & Ausstattungen Allgemein gilt für alle Räumlichkeiten: • Alle Räumlichkeiten stehen zum Aufbau bereits am Vortag ab 9:00 Uhr zur Verfügung. • Alle Räumlichkeiten stehen zum Abbau am Folgetag bis 14:00 Uhr zur Verfügung. • Reinigung aller Räumlichkeiten vor und nach der Veranstaltung durch den Auftragnehmer.

Der Veranstaltungsort umfasst insbesondere folgende Räume (Details, Mindestmaße und Ausstattung siehe Leistungskatalog):

• Bühne I – Main Stage: Raum für bis min. 400 Personen stehend inklusive 30 Personen sitzend, Bühne mit einer Größe von min. 10mx5m, Raumgröße min. 200qm. • Bühne II – Corporate Stage + Corporate Ausstellung: Raum für bis min. 60 Personen sitzend in Tribünen-Form, weitere Fläche für eine Ausstellung mit ca. 50qm, Bühne mit einer Größe von min. 8mx5m. • Bühne III – Invest Stage: Raum für bis min. 120 Personen stehend + 20 Personen sitzend, Bühne mit einer Größe von min. 3,5m x 4,9m. • Raum I – Investors Lounge: Raum bis ca. 50 Personen. • Raum II – Ökosystem Ausstellung (Ausstattung gemäß Leistungskatalog) • Räume III–V – Workshop I bis III: jeweils Tische für ca. 40 Personen, Stühle für ca. 40 Personen • Außenbereich: Großer Außenbereich mit min. 1200qm, ausreichend Platz für die Akkre- ditierung (ca. 12m lang und 4m breit), ausreichend Platz für einen Startup-Market mit ca. 10-15 Startups (1 Stehtisch + Rollup pro Startup). • Optionale Räumlichkeiten (Option I und II): jeweils ca. 100qm Raum mit entsprechen- der Ausstattung.

Die vollständige technische und möblierungstechnische Ausstattung je Raum (u. a. Mikrofon- anzahl, Lautsprecher- und Lichtsysteme, LED-Wände, WLAN, Stromanschlüsse, Bestuhlung) ist dem Leistungskatalog zu entnehmen und ist Grundlage der Preiskalkulation.

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3.2. Veranstaltungstechnik (siehe Leistungskatalog, Reiter „Technik") Zu den zentralen technischen Anforderungen zählen u. a. Verkabelung und Lichtsteuerung für alle Bühnen sowie technische Betreuung und Steuerung aller Bühnen und Räume mit Technik. Ebenfalls gefordert sind Mikrofone, Veranstaltungs-Laptops, Auf- und Abbau der Technik, Anlieferung und Ab- holung sowie ein vierstündiger Soundcheck am Vortag.

Die genauen Stückzahlen und Spezifikationen sind dem Leistungskatalog zu entnehmen.

3.3. Catering (siehe Leistungskatalog, Reiter „Catering") Allgemein gilt: Bereitstellung von Personal für die Betreuung des gesamten Caterings (Auffüllen des Caterings & Wasser- spender, Abräumen und Aufräumen) Nachhaltiges Einweg-Geschirr/Besteck nur nach Rücksprache Allergie-Kennzeichnung Geschirr und Besteck für alle Mahlzeiten, Snacks, Getränke, etc. Gläser und Tassen für den ganzen Tag im VIP Bereich Menüaufsteller Servietten Etwaige Vorgaben hinsichtlich geltender Hygienerichtlinien sind hier zu berücksichtigen Ausgabe der Getränke/Essen nur mit Bändchen/Lanyard Mülleimer an den Stationen Absprache mit AG und weiteren Dienstleistern

Konkret vorgesehen sind u. a.: • Obst ganztägig an min. 4 Obst-Stationen • VIP-Catering: Häppchen und dazu ein Getränke-Kühlschrank ca. 300L für Self-Service ganztägig • Getränke und Fingerfood für die Abendveranstaltung „DurchSTARTer" und Aftershow- Party ab 18:00–22:00 Uhr gemäß Leistungskatalog

Die genauen Mengen, Produkte und Kombinationen sind dem Leistungskatalog zu entnehmen.

Im Leistungskatalog sind zahlreiche optionale Leistungen aufgeführt (dort gelb markiert). Die Inan- spruchnahme dieser Leistungen liegt im Ermessen des Auftraggebers; die Leistungen müssen jedoch vom Auftragnehmer angeboten und im Gesamtpreis inkludiert werden.

3.4. Veranstaltungsorganisation und Personal (siehe Leistungskatalog, Reiter „Eventorganisa- tion + Personal")

Die Veranstaltungsorganisation umfasst gemäß Leistungskatalog insbesondere: • Organisation und Absprache der Gewerke Catering, Location und Technik sowie deren lo- gistische Koordination • Erstellung eines Ablaufplans/Meilensteinplans, Steuerung und Kontrolle des Zeitplans • Personaleinsatz: allgemeines Personal, Personal für Auf- und Abbau, Reinigung/Sanitäran- lagen, Technik, Security sowie Personal zur Betreuung der Räumlichkeiten am Veranstal- tungstag

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• Akkreditierung: Vorbereitung, Namensschilder-Druck vor Ort über Drucker vom AG und/oder Drucker die ausgeliehen werden müssen, Einlassmanagement für Teilnehmende und Speaker/-innen, Verwaltung der Gästeliste • Organisation und Betreuung der Speaker/-innen (Planung, Koordination, Ansprechpart- ner/-innen vor Ort) • Organisation von Security- und Sicherheitsaspekten, inkl. Crowd Management, Koordina- tion einer etwaigen Straßensperrung sowie deren Beschilderung und Kostenübernahme • Weitere Rahmenbedingungen: GEMA-Anmeldung und Kostenübernahme, Brandschutz- und Hygienekonzept, Gesamtkoordination aller Gewerke

Die detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Personal- und Organisationsleistungen sowie deren Bepreisung erfolgt ausschließlich anhand des beigefügten Leistungskatalogs.

3.5. Allgemeines Der Auftraggeber ist für den Dienstleister grundsätzlich der zentrale Ansprechpartner. Benötigte In- formationen und Unterlagen, die für die Ausführung der Leistungen relevant sind, werden dem Dienstleister vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Der Dienstleister verpflichtet sich, zur auf die Ziele hin ausgerichteten Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern und Agenturen, die Niedersach- sen.next bei der Ausrichtung einer erfolgreichen Veranstaltung unterstützen.

3.6. Form der Zusammenarbeit Es soll ein regelmäßiger Jour fixe zwischen dem Auftraggeber und dem Dienstleister stattfindenden. Der Termin ist vom Dienstleister zu organisieren und zu protokollieren. Der Rhythmus der Jours fixes kann jederzeit den Notwendigkeiten und Erfordernissen angepasst werden.

Von allen erfolgreichen Auftragnehmern dieser Vergabe wird erwartet, dass ein kooperativer Aus- tausch bezüglich der durchgeführten Maßnahmen der jeweiligen Lose ermöglicht wird.

Neben den Jours fixes werden die folgenden Treffen zwischen dem Dienstleister und dem Auftragge- ber erwartet:

Rhythmus: Nach Bedarf Dauer: ca. 2 Stunden Inhalt: ☒ Anfangsgespräch / Kick-Off ☒ Rückkopplungsgespräch zur Planung ☒ Abschlussgespräch ☐___________________________ ☒ Reporting____________ ☐___________________________

Die weitere Kommunikation wird per E-Mail, Telefon und/oder Online-Kommunikationstool ausge- führt. Ein Abgleich der erbrachten und noch ausstehenden Leistungen wird durch den Dienstleister umgesetzt und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

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3.7. Umsetzungszeitraum Die Umsetzung beginnt direkt nach Auftragsvergabe. Der Leistungszeitraum Aufbau, Veranstaltungs- tag, Abbau ist der 25.05.2027 – 27.05.2027 in Hannover. Nach erbrachter Leistung endet der Vertrag, ohne dass es einer Kündigung des Vertrages bedarf.

Meilensteinplan:

3.8. Auftragsvolumen Auftragssummenbeschränkung: 135.000,00 EUR netto inklusive aller Optionen.

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4. Verweis auf Angebotserstellung

Die Leistungsbeschreibung Teil B gibt die nötigen inhaltlichen Informationen zur Angebotserstellung wieder.

Für die formalen Bedingungen zur Angebotserstellung (Einzureichende Unterlagen, Formalien zu Un- terlagen usw.) entnehmen Sie der Leistungsbeschreibung Teil A - Verfahren und Grundsätze der Vergabe, insbesondere 1. 3 ff. Außerdem finden Sie eine Auflistung aller einzureichender Unterlagen im Schreiben „Aufforderung zur Angebotsabgabe“ und „Angebotsschreiben“.

4.1. Zeitplan der Vergabe

Die Öffnung und die Prüfung der Unterlagen gem. § 40 UVgO erfolgt durch die Niedersachsen.next GmbH. Im Anschluss an die Vergabeentscheidung werden die unterlegenen Auftragnehmer gemäß § 16 NTVergG benachrichtigt. Die Auftragsvergabe (Vertragsabschluss) erfolgt nach Ablauf der in § 16 Abs. 2 NTVergG genannten Wartefrist.

Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt durch ein Team, bestehend aus mindestens zwei, ma- ximal fünf durch den Auftraggeber noch zu bestimmende Personen.

Für die Preisbewertung wird die in der Leistungsbeschreibung Teil A (Allgemeines) und im Informati- onsblatt zur Bewertung beschriebene Formel zur Punktevergabe genutzt.

Für die Wertung qualitativer Kriterien bewertet jeder Teilnehmer des Teams anhand der in der Leis- tungsbeschreibung –Teil A (Allgemeines) und im Informationsblatt zur Bewertung enthaltenen Frage- stellungen eigenständig. Aus den Einzelbewertungen wird für die Gesamtbewertung der vorliegenden Angebote das arithmetische Mittel pro Angebot gebildet.

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