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Anlage 1d: Richtlinien Messebestellungen BIÖG
Diese Richtlinien gelten in erster Linie für externe Agenturen, die mit der Organisation und/oder Durchführung von Messen, Ausstellungen und ähnlichen Veranstaltungen des BIÖG beauftragt sind.
- Vorbereitung der Bestellung / Bestellformular
Falls Sie für die Vorbereitung Ihrer Bestellung eine aktuelle Übersicht über die BIÖG-Artikel benötigen, können Sie diese per E-Mail unter der Adresse messeorder@bioeg.de anfordern. Eine entsprechende Liste im Excel-Format wird Ihnen dann umgehend per email zugesandt. (BIÖG-intern kann die normale Bestandsliste aufgerufen werden)
Um eine schnellstmögliche Bearbeitung und eine reibungslose Datenübernahme zu gewährleisten, wurde ein spezielles Bestellformular im MS-Excel-Format entwickelt, in dem alle Daten (Adressdaten, Artikeldaten) eingetragen werden und das per E-Mail an das BIÖG zu übersenden ist. Ein entsprechendes Muster (separate Excel-Datei) ist als Anlage beigefügt. Ausfüllhinweise finden sich im Anhang zu diesen Bestimmungen.
Wichtig: Bestellungen werden nur noch anhand dieses Formulars entgegengenommen. Frei formulierte E-Mail-, Fax- oder Briefbestellungen können aufgrund der Automatisierung des Verfahrens nicht bearbeitet werden.
- Übersendung der Bestellung an das BIÖG / Vorlaufzeiten
Das ausgefüllte Bestellformular ist ausschließlich per E-Mail und nur an die Adresse messeorder@bioeg.de zu übersenden. Bitte richten Sie keine Bestellungen direkt an unsere Versandfirma „PVS eCommerce-Services GmbH“ (PVS).
Um eine rechtzeitige Bearbeitung und Auslieferung zu gewährleisten, muss Ihre Bestellung mindestens 10 Arbeitstage vor Beginn der Veranstaltung bzw. vor Liefertermin dem BIÖG vorliegen.
- Bearbeitung der Bestellung
Die bestellten Artikel und Mengen werden vom BIÖG überprüft und ggf. mit den Fachreferaten im BIÖG abgestimmt. Sollten ein oder mehrere Artikel nicht oder nicht in der gewünschten Menge lieferbar sein, werden die Artikel gestrichen bzw. entsprechend gekürzt. Dies bezieht sich insbesondere auch auf kostenpflichtige und/oder spezielle Artikel (z.B. Give-aways wie Stofftaschen, T-Shirts u. ä.).
Nach der Bearbeitung erhalten Sie per E-Mail eine Benachrichtigung über die nicht lieferbaren Artikel oder ggf. modifizierten Bestellmengen. Parallel erhält die PVS die Bestellung zur Ausführung.
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- Nachbestellungen während laufender Veranstaltungen
Für kurzfristige Nachbestellung während laufender Veranstaltungen können Sie Ihre Bestellung direkt per E-Mail an die PVS senden (PVS Mandant BIÖG bioeg@pvs- europe.com). Bei Lieferwunsch am nächsten Tag muss Ihre Bestellung bis spätestens 13:00 Uhr bei der PVS eintreffen!
Wenn eine Übersendung per E-Mail nicht möglich ist, können Sie ausnahmsweise telefonisch bei der PVS bestellen: 02225/926-136, -116 oder -132. Im Zweifelsfalle wird die PVS bei bestimmten Artikeln die Abstimmung mit den Fachreferaten des BIÖG vornehmen. Kürzungen bleiben auch bei Nachbestellungen unter den in Punkt 3. genannten Voraussetzungen vorbehalten.
- Abholung von Restmaterialien
Sie können die Abholung von Restmaterialien nach Beendigung der Veranstaltung beauftragen. Bitte senden Sie dazu eine entsprechende E-Mail an messeorder@bioeg.de. Diese E-Mail muss folgende Angaben enthalten:
• Vollständige Anschrift • ggf. Standort des Materials (z.B. Pforte) • Ansprechpartner mit Telefonnummer • Abholtermin • Abholzeiten (von - bis) • Anzahl abzuholender Paletten oder Kartons
Die Materialien müssen versandfähig zusammengestellt (am besten auf einer Palette, mit der angeliefert wurde) und mit einem gut sichtbaren Zettel mit der Adresse der PVS (PVS eCommerce-Services GmbH, Heidestr. 18, 53340 Meckenheim) versehen werden. Bitte legen Sie nach Möglichkeit den Lieferschein bei, den Sie bei Anlieferung der Materialien erhalten haben.
Die Abholung muss rechtzeitig beauftragt werden. In der Regel wird ein Vorlauf von 1-2 Arbeitstagen benötigt. Bitte klären Sie mit dem Veranstalter ab, ob die Materialien so lange vor Ort gelassen werden können. Eine Abholung am gleichen Tag wie die Auftragserteilung ist nicht möglich. Wenn Sie bereits vor der Veranstaltung wissen, dass eine Abholung notwendig wird, können Sie den Abholauftrag auch gerne schon im Vorfeld beauftragen.