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TEILNAHMEBEDINGUNGEN Öffentliche Ausschreibung Rahmenvereinbarung "Organisation und Betreuung von übergreifenden Veranstaltungen und Informationsständen", Az.: 013-K3-2026

Teilnahmebedingungen

Öffentliche Ausschreibung

Rahmenvereinbarung "Organisation und Betreuung von übergreifenden Veranstaltungen und Informationsständen"

Az.: 013-K3-2026

1 Einschlägige Rechtsvorschriften

Auf das Vergabeverfahren findet im Wesentlichen die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unter- schwellenvergabeordnung – UVgO) in ihrer jeweils geltenden Fassung Anwendung.

Die Bestimmungen der UVgO werden nicht Vertragsbestandteil und geben den Bietern kein einklagbares Recht auf ihre Anwendung.

Die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen findet in ihrer je- weils gültigen Fassung Anwendung.

2 Angebotsbedingungen

2.1 Inhalt

Für das Angebot sind die von der Zentralen Vergabestelle des Bundesinstitutes für Öffentli- che Gesundheit (BIÖG) übersandten Vordrucke (Preisblatt sowie die Anlagen 1c sowie 3a-11: Messeformular, Eigenerklärung Ausschlussgründe, zur Einhaltung des Datenschutzrechts, zu Vertrags- und/oder Geschäftsverbindungen, Verpflichtungserklärung Scientology, Eigener- klärungen zu Haftpflichtversicherung und Sprachkenntnissen, sowie zu Personalqualifikatio- nen) zu verwenden.

Das Angebot muss vollständig sein. Es muss sämtliche in den Vergabeunterlagen geforderten Preisangaben, Informationen, Nachweise und Erklärungen enthalten. Änderungen an Eintra- gungen müssen zweifelsfrei sein.

Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Die Ausführung der Leistung richtet sich nach den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B). Bitte fügen Sie dem Angebot keine AGB bei. Dies kann zu einem Aus- schluss des Angebotes führen.

Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich erscheinen, kön- nen sie dem Angebot auf gesonderter Anlage beigefügt werden.

2.2 Form

Das Angebot ist in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zu übermitteln. Im Angebot ist an den vorgegebenen Stellen die Person des Erklärenden (ideal- erweise Vor- und Nachname) bzw. des Unternehmens zu nennen (z.B. Preisblatt, Eigenerklä- rungen). Dies kann z.B. durch digitale Bearbeitung der betreffenden Passagen oder den Aus- druck, die handschriftliche Ergänzung und anschließendes Scannen der Dokumente erfolgen.

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In letzterem Fall ist auf eine ausreichende Lesbarkeit zu achten. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist darüber hinaus nicht erforderlich.

Das Angebot ist ausschließlich elektronisch auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes www.evergabe-online.de („Meine e-Vergabe“) über die Funktion „Angebot abgeben“ einzu- reichen. Es ist kein zip-Ordner zu verwenden. Es wird darum gebeten, für hochgeladene Do- kumente möglichst kurze und prägnante Dateinamen zu wählen. Die Bereitstellung von An- gebotsunterlagen via Download-Link reicht nicht aus.

Angebote, welche auf anderem Wege, z. B. dem Postweg, persönlich, per E-Mail, per Fax o- der über die Funktion „Vergabestelle kontaktieren“ der e-Vergabe-Plattform des Bundes („Meine e-Vergabe“) als Nachricht übermittelt werden, sind ausgeschlossen und können nicht berücksichtigt werden.

Nachträgliche Änderungen, Berichtigungen und/oder Ergänzungen sind nur durch Abgabe eines komplett neuen Angebotes (= Ersatzangebotes) möglich, vgl. Punkt 2.4.1.

Ein Ersatzangebot muss auch dann übermittelt werden, wenn das ursprüngliche Angebot un- vollständig ist. Das Hochladen nur einzelner Dateien/Dokumente ist über die e-Vergabe- Plattform des Bundes nicht möglich.

2.3 Sprache Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.

2.4 Fristen

2.4.1 Schlusstermin für den Angebotseingang: 02.11.2026, 11:00 Uhr

Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig an die e-Vergabe-Plattform des Bundes übermittelt sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Änderungen und/oder Ergän- zungen des Angebotes. Maßgeblich für den fristgerechten Eingang ist der Zeitstempel der e-Vergabe-Plattform des Bundes.

Nachdem ein Angebot an die e-Vergabe-Plattform des Bundes übersandt wurde, sendet diese dem Bieter automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

Bis zum Ende der Angebotsfrist kann das Angebot zurückgezogen werden.

2.4.2 Frist für Bieterfragen 23.10.2026, 11:00 Uhr

Wir bitten darum, Bieterfragen bis zum genannten Datum über die e-Vergabe-Plattform des Bundes www.evergabe-online.de („Meine e-Vergabe“) über die Nachrichtenfunktion zu stel- len. Fragen, die über die Funktion „Angebot abgeben“ gestellt werden, können bis zum Ende der Angebotsfrist nicht eingesehen und daher auch nicht beantwortet werden.

2.4.3 Wartungsfenster (technischer Hinweis) Es ist zu beachten, dass an der e-Vergabe-Plattform des Bundes regelmäßig Wartungsarbei- ten erfolgen. Während der entsprechenden Zeiträume kann die Kommunikation (z. B. Ange- botsabgabe, Bieterfragen etc.) ggf. eingeschränkt sein.

Die Übersicht zu den planbaren Wartungsfenstern kann über den folgenden Link jederzeit aufgerufen werden:

https://www.evergabe-online.de/status.html

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2.4.4 Bindefrist: 08.12.2026

Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter – soweit nicht zuvor durch Zuschlag ein Vertrag geschlossen wurde – an sein Angebot gebunden.

Das Angebot gilt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Bindefrist kein Auftrag er- teilt wurde.

2.5 Verwendung der Vergabeunterlagen und Verschwiegenheitspflicht

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes und zur Erfüllung des even- tuell erfolgenden Auftrages benutzt werden. Jede Benutzung für andere Zwecke oder Wei- tergabe an Dritte ist untersagt.

Der Bieter hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm bei seiner Tätig- keit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeitenden zu ver- pflichten.

2.6 Fragen zum Vergabeverfahren

Fragen sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zu stellen.

Eventuelle Fragen sowie deren Beantwortung und ggf. ergänzende Dokumente werden grundsätzlich allen potenziellen Bietern zur Verfügung gestellt, um eine Gleichbehandlung zu gewährleisten. Diese Informationen sind bei der Erstellung des Angebotes zu beachten!

Die Bereitstellung entsprechender Informationen erfolgt ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes. Für einen Zugang zu diesen Informationen ist eine dortige Registrierung als am Vergabeverfahren teilnehmender Nutzer der e-Vergabe zwingend erforderlich! Am Vergabeverfahren teilnehmende Nutzer der e-Vergabe erhalten per E-Mail automatisierte Nachrichten über neue Informationen zum Vergabeverfahren.

Für die Kommunikation über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zwischen der Zentralen Vergabestelle des BIÖG und dem Bieter – einschließlich der eventuellen Zuschlagserteilung – werden automatisch die Daten zu Grunde gelegt, mit welchen der Bieter auf der Plattform registriert ist. Die im Preisblatt gemachten Angaben zur Ansprechperson werden nur in Aus- nahmefällen herangezogen. Die Bieter achten selbstständig auf die Gültigkeit ihres von der e-Vergabe-Plattform des Bundes angelegten Accounts und die Einrichtung einer Vertretungs- regelung in „Meine e-Vergabe“.

2.7 Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 Vergabeverordnung (VgV) Alle notwendigen Informationen über die im Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren können über den folgenden Link jederzeit aufgerufen werden:

https://www.evergabe-online.info/e-Vergabe/DE/3%20Unternehmen/Nutzungsvorausset- zungen/artikel_vgv11.html

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2.8 Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes

Bei Fragen zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform des Bundes und von „Meine e-Vergabe“ so- wie bei technischen Problemen steht den Bietern die Hotline des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Innern zur Verfügung.

Die aktuellen Nutzungsbedingungen und -voraussetzung der e-Vergabe-Plattform des Bun- des befinden sich ebenfalls auf der o. g. Homepage.

3 Geforderte Angaben, Erklärungen und Nachweise

3.1 Eignung

Der Bieter hat die im Folgenden aufgelisteten Eigenerklärungen vollständig und zweifelsfrei ausgefüllt und in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen:

• Eigenerklärung Ausschlussgründe (Anlage 3a) Diese Anlage beinhaltet Eigenerklärungen entsprechend §§ 123, 124 GWB, zum Schwarz- ArbG (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz), AEntG (Arbeitnehmerentsendegesetz), Auf- EnthG (Aufenthaltsgesetz), MiLoG (Mindestlohngesetz) und LkSG (Lieferkettensorgfalts- pflichtengesetz).

• Eigenerklärung Vertrags- und/oder Geschäftsverbindungen (Anlage 3b) Anhand der Angaben des Bieters wird im Rahmen der Eignungsprüfung festgestellt, ob ein Interessenkonflikt vorliegt. Sollte dies der Fall sein, wird der Bieter von der Auftragser- teilung ausgeschlossen.

• Verpflichtungserklärung Ausschluss Scientology (Anlage 5) Erklärung, um sicherzustellen, dass die zur Erfüllung des Auftrages eingesetzten Perso- nen nicht die "Technologien von L. Ron Hubbard" anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten.

• Eigenerklärung zur Einhaltung des Datenschutzrechts (Anlage 7) Im Rahmen der Eignungsprüfung wird u.a. festgestellt, ob die vom Bieter genannten Maßnahmen ausreichend sind.

• Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (Anlage 8) Mit dieser Erklärung weist der Bieter seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähig- keit gemäß § 33 UVgO nach.

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Ab einem Auftragswert von 50.000,- Euro wird das BIÖG gemäß § 6 Wettbewerbsregisterge- setz (WRegG) aus dem Wettbewerbsregister einen Auszug abrufen und bei der Eignung ent- sprechend bewerten. Diese Anforderung erfolgt nur, sofern der Bieter für eine Zuschlagser- teilung in Betracht kommt.

3.2 Sonstige Anforderungen, Nachweise und/oder Erklärungen

• Preisblatt (Anlage 2) Mit Angebotsabgabe ist das Preisblatt vollständig und zweifelsfrei ausgefüllt in Textform gemäß § 126b BGB einzureichen.

• Personalqualifikationen (Anlagen 9 und 10) Zu erklären ist, welche Kenntnisse und Erfahrungen die zur Leistungserbringung einge- setzten Personen in der Betreuung von Informations- und Kommunikationsständen aus dem Gesundheitsbereich- die nicht länger als fünf Jahre zurückliegen- besitzen. Weiter- hin ist von diesen Personen kurz darzulegen, wie o. g. Kenntnisse und Erfahrungen er- worben worden sind. Außerdem ist von der Ansprechperson und deren Vertretung zu erklären, dass sie über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder einen in der EU anerkannten Hochschulab- schluss (Bachelor oder Master) sowie Erfahrungen in der Projektorganisation von Infor- mations- und Kommunikationsständen aus dem Gesundheitsbereich, die nicht länger als fünf Jahre zurückliegen, verfügen.

4 Bietergemeinschaften

Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft, sind im Angebot jeweils die Mitglieder sowie eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Eine Darlegung der einzelnen Zuständigkeiten ist dem Angebot beizufügen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft verpflichten sich für alle im Zusammen- hang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung.

Die Eigenerklärungen sind von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben. Sonstige Eignungsnachweise (vgl. Punkt 3.2) sind mindestens von demjenigen Mitglied zu erbringen, dass die betreffende (Teil-) Leistung ausführen soll.

Sofern beabsichtigt ist eine Bietergemeinschaft zu bilden, ist das Formular „Erklärung zur Gründung einer Bietergemeinschaft“ (Anlage 4) vollständig auszufüllen und mit dem Ange- bot in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen.

Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft oder Veränderung ihrer Zusammenset- zung wird nicht zugelassen.

5 Nachunternehmen/Unteraufträge/Eignungsleihe

Für den Fall der Weitergabe von Leistungen (Unteraufträge) sind mit dem Angebot die vor- gesehenen Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und Art und Umfang der Unterauf- tragsvergabe zu beschreiben.

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Zudem ist dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers beizufügen, aus der hervorgeht, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Zusammenarbeit mit dem bie- tenden Unternehmen erfolgt (Anlage 3c). Weiterhin ist in diesem Fall durch den Unterauf- tragnehmer eine Eigenerklärung Ausschlussgründe (Anlage 3a) sowie Eigenerklärung Interes- senkonflikt (Anlage 3b) einzureichen.

Freiberufliche Mitarbeitende des Bieters müssen nicht als Unterauftragnehmer benannt werden.

Für den Fall der Eignungsleihe vermittelt durch den Einsatz eines Unterauftragnehmers sind dem Angebot Unterlagen beizufügen, aus denen sich die entsprechende Eignung des Unter- auftragnehmers ergibt.

6 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

7 Zuschlag

7.1 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 43 Abs. 1 UVgO).

Einziges Zuschlagskriterium ist der niedrigste Preis. Sollten mehrere Bieter exakt den glei- chen Preis anbieten, wird die Auswahl per Los getroffen.

Im Rahmen der Preiswertung werden die Preise inklusive des Umsatzsteuersatzes („Brutto- preis“) zugrunde gelegt. Bietet ein Bieter mit ermäßigten oder ohne Umsatzsteuer an, hat er die gesetzliche Grundlage dafür im Angebot zu benennen.

Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonti berücksichtigt, die eine Skontofrist von 14 Tagen nicht unterschreiten.

Der Zuschlag wird innerhalb der unter Nummer 2.4.4 genannten Frist erteilt.

7.2 Unterrichtung der Bieter gemäß § 46 UVgO

Die Zentrale Vergabestelle des BIÖG unterrichtet jeden Bieter unverzüglich über die erfolgte Zuschlagserteilung. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens, einschließlich der Gründe dafür.

Auf Verlangen des Bieters unterrichtet die Zentrale Vergabestelle des BIÖG unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang eines entsprechenden Antrages, die nicht berücksichtigten Bieter über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bie- ters.

8 Kosten

Für die Angebotserstellung wird keine Vergütung gezahlt.

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9 Anlagen

o Leistungsbeschreibung (Anlage 1) o Datenblatt Nomadic-Messestand (Anlage 1a) o Übersicht Veranstaltungsplanung (Anlage 1b) o Messeformular BIÖG (Anlage 1c) o Richtlinien Messebestellungen BIÖG (Anlage 1d) o Preisblatt (Anlage 2) o Eigenerklärung Ausschlussgründe (Anlage 3a) o Eigenerklärung Vertrags- und/oder Geschäftsverbindungen (Anlage 3b) o Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer (Anlage 3c) o Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 4) o Verpflichtungseigenerklärung Ausschluss Scientology (Anlage 5) o Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 6) o Eigenerklärung Datenschutz (Anlage 7) o Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (Anlage 8) o EE Personalqualifikation Standbetreuung (Anlage 9) o EE Personalqualifikation Ansprechperson und Vertretung (Anlage 10) o Mitteilung BTTG (Anlage 11) o HE geschlechtergerechter Sprache

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