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Rahmenvereinbarung abgeschlossen mit Zuschlag vom [Datum]
Rahmenvereinbarung "Organisation und Betreuung von übergreifenden Veranstaltungen
und Informationsständen", Az.: 013-K3-2026
Anlage 1: Leistungsbeschreibung
Rahmenvereinbarung (RV)1
Zwischen der
Bundesrepublik Deutschland
vertreten durch das
Bundesministerium für Gesundheit (BMG)
vertreten durch das
Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG)
Maarweg 149-161
50825 Köln
vertreten durch den kommissarischen Leiter
Herrn Dr. Johannes Nießen - nachfolgend Auftraggeber genannt -
und der
<Straße>
vertreten durch
- nachfolgend Auftragnehmer genannt –
wird folgende Rahmenvereinbarung geschlossen:
1Hinweis: Diese Leistungsbeschreibung ist Teil der Vergabeunterlagen. Im Zuge einer etwaigen Zu- schlagserteilung wird sie unter Bezeichnung des Auftragnehmers als verbindliches Vertragsdokument vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übersandt. Dabei wird in die Kopfzeile das Zuschlagsdatum eingetragen. Eine Einreichung durch den Bieter bereits mit dem Angebot ist nicht erforderlich!
V03c Version: 5.1 Datum: September 2025
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Inhaltsverzeichnis
§ 1 Gegenstand der RV .............................................................................................................. 3
§ 2 Bestandteile der RV ............................................................................................................. 3
§ 3 Beginn und -dauer der RV, Leistungszeitraum .................................................................... 4
§ 4 Leistungen des Auftragnehmers ......................................................................................... 4
§ 5 Verwendung von Künstlicher Intelligenz durch den Auftragnehmer ............................... 19
§ 6 Ausführungsfristen, Informationspflichten ...................................................................... 20
§ 7 Nutzungsrechte an den Lieferungen bzw. Leistungen ..................................................... 20
§ 8 Datenschutz ...................................................................................................................... 21
§ 9 Vergütung ......................................................................................................................... 22
§ 10 elektronische Rechnungsstellung, Zahlungen .................................................................. 24
§ 11 Übertragung von Rechten ................................................................................................ 25
§ 12 Gefahrübergang ................................................................................................................ 25
§ 13 Haftung und Gewährleistungsrechte ............................................................................... 25
§ 14 Verschwiegenheitspflicht ................................................................................................. 26
§ 15 Sozialversicherungsrechtlicher Status .............................................................................. 26
§ 16 Kündigung ......................................................................................................................... 26
§ 17 Antikorruptionsklausel ..................................................................................................... 27
§ 18 Pflichten gemäß Bundestariftreuegesetz ......................................................................... 28
§ 19 Nebenabreden, Änderungen, Ergänzungen ..................................................................... 29
§ 20 Salvatorische Klausel ........................................................................................................ 30
§ 21 geschlechtergerechte Sprache ......................................................................................... 30
§ 22 Gerichtsstand.................................................................................................................... 30
§ 23 Anwendbares Recht ......................................................................................................... 30
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§ 1 Gegenstand der RV
(1) Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Organisation, Logistik und fachliche Betreu-
ung von übergreifenden Veranstaltungen und Informationsständen des BIÖG. Die Leis-
tungsbeschreibung umfasst jährlich ca. 9 verschiedene Fachtagungen, Kongresse und
Messen (im Weiteren „Veranstaltungen“), wobei die Anzahl bei Bedarf variieren kann.
Eine Übersicht der voraussichtlichen Veranstaltungen für die Laufzeit ist als Anlage 1b
beigefügt. Der Auftraggeber behält sich vor, Veranstaltungen auch virtuell durchführen
zu lassen und setzt voraus, dass der Auftragnehmer, in Absprache mit dem Auftraggeber,
diese Veranstaltungen ebenfalls umsetzen kann.
(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich durch diese Rahmenvereinbarung, im Falle einer
Einzelauftragserteilung, die in § 4 aufgeführten Leistungen entsprechend seinem Ange-
bot und dem jeweiligen Einzelauftrag zu erbringen.
(3) Die Rahmenvereinbarung umfasst ein prognostiziertes Auftragsvolumen in Höhe von
durchschnittlich 9 Veranstaltungen , das entspricht 77.162,93 Euro netto, pro Jahr. Es
wird eine vertragliche Obergrenze von 308.651,72 Euro netto für die gesamte Rahmen-
vereinbarungslaufzeit (ggf. inkl. Zeitraum der Verlängerungsoption gemäß § 3 Abs. 3)
festgelegt. Die während der Rahmenvereinbarungslaufzeit abgerufenen Mengen richten
sich ausschließlich nach dem Bedarf des Auftraggebers. Mindestabnahmemengen wer-
den nicht festgelegt. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Erteilung eines Einzel-
auftrages.
(4) Soweit in dieser Rahmenvereinbarung nicht alle Bedingungen festgehalten sind, erfolgt
die Festlegung im Übrigen im Rahmen der konkreten Angebotsaufforderung für die Ein-
zelaufträge.
§ 2 Bestandteile der RV
-
Die Anlagen zu dieser Rahmenvereinbarung
-
Das bezuschlagte Angebot des Auftragnehmers. Von den Vergabeunterlagen abwei-
chende Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers sind nicht Ver-
tragsbestandteil.
- Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen in der Fassung
der Bekanntmachung vom 05.08.2003 (VOL/B)
- ggf. die Beantwortung von Bieterfragen
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§ 3 Beginn und -dauer der RV, Leistungszeitraum
(1) Die Rahmenvereinbarung tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft.
(2) Der Leistungszeitraum beginnt frühestens am 01.01.2027 und endet mit Ausschöpfung
der vertraglichen Obergrenze, spätestens jedoch nach Ablauf von 24 Monaten,. Wäh-
rend dieses Zeitraums kann der Auftraggeber gemäß dem in § 4 näher bezeichneten
Verfahren Einzelaufträge erteilen. Sofern die Leistungszeit eines Einzelauftrages die
Laufzeit der Rahmenvereinbarung übersteigt, gelten die Regelungen der Rahmenverein-
barung und des jeweiligen Einzelauftrages bis zum vollständigen Abschluss des betref-
fenden Einzelauftrages fort.
(3) Verlängerungsoption: Die Rahmenvereinbarung kann insgesamt zweimal um jeweils wei-
tere 12 Monate zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden. Hierbei handelt
es sich jeweils um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers. Aus dem Options-
recht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Inanspruchnahme der Option.
Die Inanspruchnahme des Optionsrechts ist nicht möglich, wenn die vertragliche Ober-
grenze bereits ausgeschöpft ist. Entschließt sich der Auftraggeber zu ihrer Inanspruch-
nahme, so teilt er dem Auftragnehmer dies spätestens zwei Monate vor Ablauf der
Grundlaufzeit bzw. vor Ablauf des ersten optionalen Verlängerungszeitraums nach Satz
1 in Textform mit. Die Rahmenvereinbarung endet bei Inanspruchnahme des Options-
rechts mit Ausschöpfung der vertraglichen Obergrenze, spätestens jedoch mit Ablauf
des Verlängerungszeitraumes, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
§ 4 Leistungen des Auftragnehmers
(1) Vorbereitung, Logistik, fachliche Betreuung und Nachbereitung der Informations-
stände des BIÖG bei übergreifenden Veranstaltungen
Allgemeines:
Der Auftraggeber plant jährlich auf ca. 9 übergreifenden Veranstaltungen (durchschnittlich
31 Einsatztage) mit einem Informationsstand vertreten zu sein. Die Standfläche beträgt i. d.
R. zwischen ca. 4 m² und 75 m².
Der beim Auftraggeber bereits vorhandene und vom Auftragnehmer zu nutzende Informati-
onsstand ist ein Nomadic-Standsystem (Faltdisplay), inkl. Beleuchtung sowie einem Theken-
system/Counter zur Präsentation von Informationsmaterialien und Fachpublikationen (siehe
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Anlage 1a Datenblatt Nomadic-Messestand).
Zusätzliches Equipment, wie Broschüren-/Prospektständer, Laptops, Tablets, Mikrofone und
Bildschirme (inkl. Tastatur und Maus) sind nicht Bestandteil des Nomadic- Standsystem.
Beim Nomadic-Stand handelt es sich um ein Nomadic-System, Maße ca. 3,75 m x 2,28 m (B x
H), Platzbedarf ca. sechs qm. Maße eines Messewandmotivs (bedruckte Tafeln): ca. 2,20 m x
1,20 m. (B x H). Der Stand wird in zwei Transportboxen mit den Maßen 0,40 m x 0,40 m x 1,0
m (B x L x H) transportiert plus zwei Tafeln à 1,10 m x 1,20 m (B x H).
Zukünftig können weitere Standsysteme entwickelt werden und zum Einsatz kommen, z. B.
Mobile Info-/Interaktionssäulen.
Je nach Größe und Anforderung an den geplanten Informationsstand behält sich der Auftrag-
geber vor, bei einzelnen Veranstaltungen einen anderen Auftragnehmer mit dem Bau eines
spezifisch angepassten Standsystems zu beauftragen. In diesen Fällen kommt das vorhan-
dene Nomadic-Standsystem nicht zum Einsatz.
Benötigte Zusatzausstattung wie Tische und Stühle (oder auch Teppiche, Theken, Stellwände
oder Posterstände usw.) werden in der Regel von den Veranstaltungsorganisatoren zur Ver-
fügung gestellt und nicht vom Auftragnehmer, sondern von den Veranstaltungsorganisatoren
selbst aufgebaut.
Der Stand kann je nach Bedarf zusammengestellt werden. Der Auftragnehmer spricht hier
eine Empfehlung für die jeweilige Messe aus, welche in Rücksprache mit dem Auftraggeber
abgestimmt wird. Sollte zusätzliches Equipment, wie Laptops, Tablets, Bildschirme, Mikro-
fone und WLAN Anschluss benötigt werden und/oder die benötigte Zusatzausstattung
nicht von den Veranstaltungsorganisatoren zur Verfügung gestellt werden können, be-
schafft der Auftragnehmer diese nach vorheriger Genehmigung des Auftraggebers.
Hierfür entstandene Kosten werden vom Auftraggeber erstattet (vgl. § 9 Abs. 1).
Die Informationsmaterialien und Fachpublikationen des Auftraggebers werden vom Auf-
tragnehmer entsprechend der Ausrichtung der Veranstaltung und der jeweiligen Pro-
grammthemen nach Abstimmung mit dem Auftraggeber beim Versandservice des Auftrag-
gebers bestellt und auf den Tischen ausgelegt. Der Stand wird während der gesamten Ver-
anstaltungszeit durch Fachpersonal des Auftragnehmers betreut.
Vor den jeweiligen Veranstaltungen sind bei Bedarf die Informationen, Abbildungen,
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Grafiken und Texte für das Messewandmotiv des Nomadic-Standsystem in Abstimmung mit
dem Auftraggeber zu überprüfen bzw. zu aktualisieren.
Die Anmietung der Standflächen bzw. Standbuchung wird vom Auftraggeber übernom-
men und muss nicht durch den Auftragnehmer vorgenommen werden.
Der Auftragnehmer übernimmt im Sinne eines Generalauftragnehmers alle anfallenden
Aufgaben und Kosten für die Standausstattung (z. B. Mobiliar wie Tische, Stehtische,
Stühle, Bistrostühle usw.), soweit diese nicht bereits bei der Standanmietung mit gebucht
werden. Diese Kosten für die Standausstattung sind Fremdkosten (d. h. sämtliche Kosten
für Leistungen, die nicht vom Auftragnehmer selbst erbracht und somit nicht über die Stun-
denverrechnungssätze/Festpreise abgerechnet werden) und können dem Auftraggeber ge-
sondert in Rechnung gestellt werden, siehe § 9 Abs. 1. Fremdleistungen können außerdem
folgende Leistungen sein (abschließende Auflistung):
o zusätzliche Verpflegung
o Anmietung Pavillon oder ähnliche Unterstände
o Veranstaltungstechnik
o Instandhaltungskosten BIÖG-Messestand (z. Zt. Nomadic-Stand)
o Kopierkosten
o Kurierkosten
o Anmietung von zusätzlichem Mobiliar
Die im Rahmen der Vertragsdurchführung anfallenden Fremdkosten dürfen für die ge-
samte Vertragslaufzeit einen Gesamtbetrag von 40.000 € (netto) nicht überschreiten.
(2) Umfang der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen:
- Auftaktgespräch sowie allgemeine Planungsgespräche (Stundensatz/Vergütung
nach Aufwand)
Der Auftragnehmer hat zu Beginn des Leistungszeitraumes an einem Auftaktgespräch so-
wie im weiteren Vertragsverlauf an jährlichen Planungsgesprächen teilzunehmen. Über das
Auftaktgespräch und die Planungsgespräche ist vom Auftragnehmer jeweils ein Ergebnis-
protokoll in Textform (in einem mit Microsoft Word kompatiblen Dateiformat, vorzugs-
weise „DOCX“), anzufertigen. Das Ergebnisprotokoll fasst alle Entscheidungen und Abstim-
mungen aus dem jeweiligen Gespräch zusammen und ist innerhalb einer Woche nach dem
Gespräch per E-Mail an den Auftraggeber zu übermitteln.
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a) Das Auftaktgespräch findet auf Einladung des Auftraggebers (z. B. per E-Mail) zu Beginn
des Leistungszeitraumes, ca. zwei bis vier Wochen nach Zuschlagserteilung, zwischen Mitar-
beiterinnen und Mitarbeitern des Auftraggebers und der entscheidungsbefugten Kontakt-
person des Auftragnehmers und deren Vertretung vor Ort beim Auftraggeber statt. Im Rah-
men dessen werden die grundlegende Abstimmung der Aufgaben und die grundlegenden
Vorstellungen des Veranstaltungsmanagements und der Zusammenarbeit besprochen.
Darüber hinaus wird der Auftraggeber die geplanten Veranstaltungsteilnahmen für das
kommende Jahr vorstellen und bereits erste Angaben zur geplanten jeweiligen Standgröße
und -ausstattung, Anmeldezeiträume und - fristen für die jeweilige Veranstaltung, bevor-
zugte Standflächen vor Ort etc., machen. Das Auftaktgespräch wird vom Auftraggeber
durch eine Tagesordnung und inhaltlichen Vorlagen vorbereitet. Sollte die Durchführung
des Auftaktgesprächs vor Ort nicht möglich sein, so ist ersatzweise eine Videokonferenz
zwischen den Vertragsparteien durchführbar. Für das Gespräch sind etwa vier Zeitstunden
anzusetzen.
Aus dieser groben Abstimmung resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf spätere
Erteilung eines Einzelauftrages.
b) Zusätzlich finden während des Leistungszeitraumes auf Anforderung des Auftraggebers
grundsätzlich (ca. einmal pro Jahr, vor Ort oder als Videokonferenz für ca. 2 Stunden) wei-
tere allgemeine Planungsgespräche statt, an denen die Kontaktperson des Auftragnehmers
sowie deren Vertretung auf Einladung (z. B. per E-Mail) des Auftraggebers teilzunehmen
haben.
c) Die Reiseplanung und Hotelbuchung erfolgen selbstständig. Die Abrechnung erfolgt ge-
mäß § 9 Abs. 2.
- Vorbereitung, Abstimmung mit dem BIÖG und dem Veranstalter der Standeinsätze:
a) Inhaltliche Vorbereitung des Einsatzes mit dem Auftraggeber (Festpreis pro Einsatz)
• Abstimmung mit dem Auftraggeber über die jeweilige Gestaltung des Informations-
standes, inkl. relevanter Materialien (z. B. Printmedien und Give-aways) telefonisch
und/oder elektronisch in Textform per E-Mail.
• Absprachen über Abhol- und Rückliefertermine des Informationsstandes, inkl. des dazu-
gehörigen Equipments (Roll-ups, ggf. Laptop, Tablets usw.) mit dem Auftraggeber tele-
fonisch und/oder elektronisch in Textform per E-Mail.
• Bestellung der einzusetzenden Materialien nach Anlage 1d „Richtlinien
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Messebestellungen BIÖG“ beim Versandservice des Auftraggebers mit Kopien an die
Bestandslistenverwaltung und die Kontaktperson des Auftraggebers. Stellt der Auf-
tragnehmer fest, dass bestimmte Medien nicht zur Verfügung stehen, ist der Auf-
traggeber unverzüglich zu informieren. Die Anlieferung der Printmaterialien und
Give-aways erfolgt grundsätzlich an den Veranstaltungsort. Die Anlieferung an einen
alternativen Ort, wie bspw. die Heimatadresse oder der Firmenstandort des Auftrag-
nehmers, ist nach vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber ebenfalls möglich.
• Inhaltliches Briefing (telefonisch oder per Videokonferenz) zu den wichtigsten fach-
lichen Themen des Auftraggebers im Rahmen der Veranstaltung zwischen dem vom
Auftragnehmer eingesetzten Standpersonal und den für die jeweilige Veranstaltung
inhaltlich zuständigen Mitarbeitenden des Auftraggebers. Für die Briefing-Gesprä-
che ist mit einem Zeitaufwand von 30 bis 60 min pro Veranstaltung zu kalkulieren.
• Kurzes schriftliche Briefing zu den wichtigsten organisatorischen Aspekten der Ver-
anstaltung.
b) Inhaltliche Vorbereitung und Organisation des Einsatzes in Abstimmung mit dem Veran-
stalter (Festpreis pro Einsatz)
• Abstimmung mit den jeweiligen Kontaktpersonen der Veranstaltung und konkrete
Auswahl des Standortes des Informationsstandes unter Beachtung des gewünschten
Standorts und aller sonstigen Vorgaben des Auftraggebers
• Selbstständige Klärung aller Details zur Anlieferung bzw. zum Abtransport sowie zum
Auf- und Abbau des Informationsstandes, inkl. der Exponate mit dem Veranstalter
• Beschaffung der benötigten Ausstellerausweise bzw. Veranstaltungstickets
Die Anmietung der Standflächen bzw. Standbuchung wird vom Auftraggeber übernommen
und muss nicht durch den Auftragnehmer vorgenommen werden.
- Transport/Auf- und Abbau des Informationsstandes, des Equipments und ggf. der
Printmaterialien (Transportkostenpauschale)
a) Transport
• Abwicklung und Überwachung des sachgemäßen Hin- und Rücktransportes des Infor-
mationsstandes und des Equipments („Zubehör“) sowie des benötigten Printmaterials
einschließlich der Be- und Entladung (Lager – Veranstaltungsort – Lager). Für Beschädi-
gungen und Verlust, verursacht durch den Transport (auch durch Dritte), ist der Auf-
tragnehmer im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben [§§ 425 ff. bzw. §§ 461 ff.
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Handelsgesetzbuch (HGB), § 10 VOL/B] verantwortlich. Die aktuellen Informations-
stände und das Zubehör werden in den Räumen des Auftraggebers in Köln (die genaue
Anschrift wird im Auftaktgespräch, vgl. Nr. 1 Buchstabe a), bekannt gegeben) eingela-
gert und müssen von dort abgeholt und nach dem jeweiligen Einsatz dorthin zurückge-
bracht werden. Nach Rücksprache mit dem Auftraggeber kann auf Kosten des Auftrag-
nehmers vorübergehend ein anderer Lagerort (der bspw. näher am Standort des Auf-
tragnehmers liegt) gewählt werden. In diesem Fall hat der Auftragnehmer für eine qua-
litätsgesicherte Einlagerung Sorge zu tragen und ist für schuldhaft verursachte Einlage-
rungsschäden haftbar.
• Der Transport muss ggf. abhängig vom jeweiligen Veranstaltungsdatum und -ort sowie
von den von der Veranstaltung vorgegebenen Aufbauzeiten, ggf. auch am Wochen-
ende (Samstag und Sonntag) bzw. in den frühen Morgen- und/oder Abendstunden, er-
folgen. Das Abholen aus dem Lager des Auftraggebers und die Einlagerung beim Rück-
transport muss mindestens drei Arbeitstage (Montag bis Freitag) vor Abholung bzw.
Einlagerung beim Auftraggeber per E-Mail angemeldet werden. Die E-Mail-Adresse
wird dem Auftragnehmer im Rahmen des Auftaktgespräches mitgeteilt.
• Zur Sicherung des Transportgutes vor Beschädigungen sind Verpackungen auf ein Min-
destmaß zu reduzieren. Diese sind mindestens recycelbar oder es handelt sich um
Mehrwegverpackungen. Plastikverpackungen sind soweit möglich zu vermeiden und
können beispielsweise durch Textilreste aus Baumwolle bzw. Jute oder Kartons aus
Recyclingpapier ersetzt werden.
• Um unnötige Transporte und damit Emissionen zu vermeiden, müssen der Informati-
onsstand und das Zubehör für jede Veranstaltung vor Verladung auf die benötigte
Menge abgepackt werden. Leerfahrten sind unbedingt zu vermeiden.
• Erfolgt der Transport durch das Standpersonal können keine weiteren Reisekosten
bzgl. der An- und Abreise zur Veranstaltung geltend gemacht werden. Auch die An-
reise zum Lager und die Rückreise ab dem Lager sind im Transport enthalten und kön-
nen nicht über weitere Reisekosten geltend gemacht werden.
b) Auf- und Abbau des Informationsstandes sowie der elektronischen Standausstattung zur
Präsentation von Onlineangeboten oder Endgeräteapplikationen, wie z. B. Laptops und
Tablets.
• Alle elektronischen Geräte sind diebstahlgeschützt aufzubauen bzw. aufzubewahren –
es ist pfleglich damit umzugehen. Eine Begrenzung auf bestimmte
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Nutzungsmöglichkeiten (z. B. Zugriff auf Portale des Auftraggebers, Seitenaufrufe) er-
folgt in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Der Auftragnehmer muss die benötigten
Geräte in Abstimmung mit der Kontaktperson des Fachreferats des Auftraggebers selb-
ständig anmieten. Es sind energieeffiziente Geräte zu wählen.
• Standeinrichtung und -gestaltung zur Präsentation der Medien und Materialien. Hier-
bei ist auf eine attraktive, publikumswirksame und interaktive Gestaltung des Informa-
tionsstandes, inkl. der ggf. einzusetzenden Exponate sowie auf eine ansprechende und
einladende Anordnung der Medien und Materialien (wenn nicht anders vereinbart,
nach Zielgruppen und/oder Themen sortiert) für eine optimale Präsentation des Auf-
traggebers und der angebotenen Medien und Materialien zu achten
• Klärung sonstiger organisatorischer Details (z. B. stimmiges Gesamtbild, Platzierung des
Informationsstandes, inkl. der Exponate), die das einwandfreie Erscheinungsbild und
die Funktionsfähigkeit des Informationsstandes, inkl. der Exponate, garantieren
• Rücksprachen mit Veranstaltern vor Ort, falls notwendig
• Der Auftragnehmer hat nach Abschluss der jeweiligen Veranstaltung eine getrennte
Abfallentsorgung im Rahmen der vor Ort vorgegeben Möglichkeiten des ggf. anfallen-
den Abfalls und der nicht wiederverwendbaren Teile des Informationsstandes sicherzu-
stellen.
c) Instandhaltung bzw. Instandsetzung des Informationsstandes und des Equipments
• Überprüfung der Funktionalität und des Erscheinungsbildes des Informationsstandes,
inkl. der Exponate, nach dem Aufbau und vor dem Abbau sowie ggf. Instandsetzung
und Beseitigung aller Schäden vor der Einlagerung. Die Instandhaltung und der Ersatz
von unansehnlichen und beschädigten Teilen werden in Abstimmung mit dem Auftrag-
geber durch den Auftragnehmer vorgenommen.
• Der Auftragnehmer ist für durch Dritte verursachte Beschädigungen und Verluste am
Informationsstand und am Equipment, die im Rahmen seiner Leistungserbringung auf-
treten, verantwortlich. Eine Auflistung über anstehende und durchgeführte Reparatu-
ren wird erstellt, sobald diese bekannt bzw. abgeschlossen sind und dem Auftragge-
ber elektronisch per E-Mail innerhalb von drei Arbeitstagen (Montag bis Freitag) nach
dem Messebesuch (Format: kompatibel mit MS Word/Excel) zugesandt.
• Die erforderlichen Ersatzteile beschafft der Auftragnehmer. Hierfür entstandene Kos-
ten werden vom Auftraggeber erstattet (vgl. § 9 Abs. 1), es sei denn, es handelt sich
um Kosten aufgrund von Beschädigungen, für die der Auftragnehmer im Rahmen
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seiner Haftung einzustehen hat. Haftet der Auftragnehmer nicht für die Beschädigung,
kann er bei eigenständiger Durchführung der Reparaturarbeiten zudem die dafür er-
forderlichen Arbeitsstunden gesondert vergütet verlangen (vgl. § 9 Abs. 1). Nimmt er
die erforderlichen Arbeiten hingegen nicht selbst vor, werden ihm die hierfür entstan-
denen Kosten vom Auftraggeber erstattet (vgl. § 9 Abs. 1), es sei denn, es handelt sich
um Kosten aufgrund von Beschädigungen, für die der Auftragnehmer im Rahmen sei-
ner Haftung einzustehen hat.
- Vorarbeiten und fachliche Betreuung des Informationsstandes (Stundensatz/Ab-
rechnung nach Aufwand)
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass bei den Veranstaltungen alle Voraussetzungen
für eine optimale Kommunikation mit den Zielgruppen gegeben sind. Dazu sind insbeson-
dere folgende Leistungen zu erbringen:
a) Vorarbeiten der Fachberatungseinsätze am Informationsstand:
• Recherchearbeiten zu den einzelnen Spezifika der Veranstaltungen: wie z. B. welche
Zielgruppen sollen/können mit der jeweiligen Veranstaltung erreicht werden? An wel-
chen Veranstaltungstagen findet ggf. eine (Industrie-)Ausstellung statt? Wie viele Besu-
cher sind zu erwarten? Welche Möglichkeiten zur (weiteren) Kommunikation bietet das
Veranstaltungsprogramm? Wie kann die Aufmerksamkeit für die Standinformation ge-
steigert werden? Ist die Beilage/Auslage von BIÖG- Material in den Veranstaltungsun-
terlagen möglich? Findet die Veranstaltung möglicherweise digital statt? Macht es Sinn
mit einem Online-Stand vertreten zu sein? Die Antworten sind gemeinsam mit dem
Auftraggeber auszuwerten und weitere Handlungsstrategien davon abzuleiten.
• Das Standpersonal muss sich vor jedem Einsatz die nötigen Kenntnisse über die fachli-
chen Inhalte der Medien und Materialien sowie über die Aufgaben und Strukturen
des Auftraggebers aneignen. Alle derzeit vom Auftraggeber herausgegebenen Print-
medien sind unter https://shop.bioeg.de/ abrufbar (u. a. Faltblätter, Broschüren, Pla-
kate, Poster, Postkarten, Werbemittel, Infomappen [verschiedene Formate]).
• Informationsbeschaffung und Einarbeitung in neu erschienene Medien und Materia-
lien des Auftraggebers durch das Standpersonal, ständige Prüfung der Aktualität des
eigenen Wissensstandes, Verfolgung aktueller medialer Berichterstattungen in den
Themengebieten.
• Zusammenstellung der zu offerierenden Medien und Materialien in Form einer Materi-
alliste, inkl. Mengenabschätzung, auf der Grundlage der zu erwartenden
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Teilnehmerzahl und der vorhandenen Erfahrungen aus Vorjahren/Vorveranstaltungen.
Abstimmung der Materialliste mit dem jeweiligen Fachreferat ca. 3-4 Wochen vor jeder
Veranstaltung. Die Listen aus den Vorjahren werden dem Auftragnehmer zu Beginn der
Vertragslaufzeit zur Verfügung gestellt.
• Auswahl von Aktionsmaterialien und Give-aways, Abstimmung mit dem Auftraggeber,
ggf. Beschaffung der Aktionsmaterialien und Give-aways nach vorheriger Zustimmung
des Auftraggebers. Hierfür entstandene Kosten werden vom Auftraggeber erstattet
(vgl. § 9 Abs. 1).
• Bei vorgesehenen Gemeinschaftsständen mit anderen Fachreferaten des Auftragge-
bers: Abstimmung mit dem/der projekteigenen Logistiker/in und dem kooperierenden
Referat bzw. dessen Standbetreuer/innen, um ein einheitliches Auftreten sicherzustel-
len. Ansprechpartner/innen werden hier von Seiten des jeweils zuständigen Fachrefe-
rats genannt.
• Erstellen einer Auflistung über die Internetseiten des Auftraggebers, die bei der je-
weiligen Veranstaltung abgerufen und gezeigt werden sollen. Abstimmung mit dem
Auftrag gebenden Fachreferat. Einstellung der abgestimmten Internetseiten auf dem
PC/Tablet/Display.
• Namentliche Nennung und Angabe der Qualifikation des fachspezifischen Betreuungs-
personals entsprechend der geforderten Qualifikation für die jeweilige Standbetreu-
ung.
• Terminabsprache und Führen von mindestens einem Briefing-Gespräch des Betreu-
ungspersonals mit den für die betreffenden Themenbereiche zuständigen Fachrefe-
rentinnen/Fachreferenten des Auftraggebers. Das Briefing-Gespräch ist mindestens
zehn Arbeitstage vor der jeweiligen Veranstaltung und mit einem im Einzelangebot
angegebenen Ansprechpartner durchzuführen. Das Briefing-Gespräch erfolgt in der
Regel telefonisch oder per Videokonferenz. Beim Briefing- Gespräch wird u. a. über
Neuerungen, Änderungen oder ggf. spezielle verbindliche Sprachregelungen gespro-
chen.
• Eigenständige Buchung einer Unterkunft am Einsatzort und Organisation/Buchung
der Hin- und Rückfahrt (vgl. § 9 Abs. 2)
• Erstellung und zeitnaher Versand einer E-Mail mit einem geeigneten Foto der
Standpräsentation für die Social-Media-Kanäle des Auftraggebers.
b) Standbetreuung während der Veranstaltung am Informationsstand
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• Gesprächsangebot/direkte Ansprache von Veranstaltungsbesucher/innen und Multipli-
kator/innen.
• Führen von Fachgesprächen.
• Präsentation/Multiplikatoreninformation und -beratung zu aktuellen Medien, Materi-
alien und Maßnahmen des Auftraggebers (gemäß Briefing).
• Kontaktaufnahme zu potentiellen Kooperationspartnern/ Pflege von bereits bestehen-
den Kontakten (gemäß Briefing).
• Ausgabe von Medien und Materialen an interessierte Besucher/innen und Multiplika-
toren/innen. Kommunikationsangebot zu den Inhalten der Materialien, hierbei geziel-
ter Einsatz von Give-Aways und anderen Aktionsmaterialien.
• Dokumentation der Rückmeldungen von Besucher/innen (bspw. Anregungen und Ver-
besserungsvorschläge) in anonymisierter Form (keine Erhebung personenbezogener
Daten).
• Materialmanagement (Nachrüstung, Anpassung, Ergänzung): regelmäßiges Nachrüsten
der Präsentationsflächen - wie z. B. Tische und Prospektständer - mit neuen Informati-
onsmaterialien, möglichst in den publikumsarmen Phasen.
• Planung, Durchführung und Dokumentationen von niedrigschwelligen Befragungen
der Standbesucher zu Nutzung und Akzeptanz von Angeboten oder Medien auf
Wunsch und nach Vorgaben des Auftraggebers.
• Es ist dafür Sorge zu tragen, dass der Stand dauerhaft besetzt ist.
• Es ist dafür Sorge zu tragen, dass das Erscheinungsbild des Standes stets einwandfrei
ist.
- Nachbereitung des Standeinsatzes (Stundensatz/Abrechnung nach Aufwand):
• Organisation und Durchführung der Rücksendung der Medien und nicht verbrauchten
Materialien nach dem jeweiligen Veranstaltungseinsatz an den Versandservice des
Auftraggebers. Falls dies nicht möglich sein sollte, müssen die Materialien vom Auf-
tragnehmer zusammen mit dem Informationsstand eingepackt werden. Die nicht ver-
brauchten Materialien müssen an den Wohnort oder Firmensitz des Auftragnehmers
mitgenommen oder, sofern mit dem Auftraggeber abgesprochen, in den Räumen des
Auftraggebers eingelagert werden. Der Transport zurück zum Versandservice wird, so-
fern der Auftraggeber nichts Anderes angeordnet hat, innerhalb einer Woche entspre-
chend der Richtlinien für Materialbestellungen (Anlage 1d „Richtlinien
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Messebestellungen BIÖG“) vom Auftragnehmer organisiert.
• Erstellung einer Dokumentation/eines Berichts zum jeweiligen Informationsstandauf-
tritt: Der Auftragnehmer hat den Einsatz des Informationsstandes in Form eines Kurzbe-
richts nachzubereiten und auszuwerten (Hintergrundinformationen zu der Veranstal-
tung, Besucherzahlen und Besucherresonanz am Stand, Übersicht der abgeflossenen
Materialien, Anregungen, Verbesserungsvorschläge und Informationen über sonstige
Ereignisse, Rückmeldungen von Besucher/innen, Fotos sowie Aspekte, die auf Grund der
Erfahrungen bei nachfolgenden Veranstaltungen beachtet werden sollen) und dem Auf-
traggeber innerhalb einer Wochen nach der Veranstaltung in Textform (z. B. per E-Mail)
für den internen Gebrauch zu übermitteln. In der Regel liegt der Umfang des Berichts
bei ca. zwei DIN A4 Seiten (Schriftgröße 12), inkl. zwei bis drei Fotografien.
(3) virtueller Standeinsatz:
Hintergrund: Es besteht die Möglichkeit, dass im Vertragszeitraum Veranstaltungen in digita-
ler oder hybrider Form durchgeführt werden. Gegenstand dieses Teils der Rahmenvereinba-
rung ist daher auch die Neukonzipierung, Planung, Organisation, Umsetzung und Betreuung
eines virtuellen Standeinsatzes. Es ist nicht möglich, einen Stand für alle Einsätze zu konzipie-
ren: Die Art und der Umfang des Online-Auftrittes sowie der Betreuung hängen von den (un-
terschiedlichen) Vorgaben der Veranstalter und der Entscheidung des Auftraggebers ab, wel-
che der angebotenen Präsentationsangebote er in Anspruch nehmen möchte. Der Auftragge-
ber behält sich insbesondere in Pandemiesituationen vor, die Einsätze als virtuellen Stand-
einsatz durchzuführen. Aktuell ist nicht absehbar wie oft und ob ein virtueller Standeinsatz
umgesetzt wird. Bitte kalkulieren Sie mit einem virtuellem Standeinsatz pro Jahr.
Umfang der vom Auftragnehmer nach Einzelabruf zu erbringenden Leistungen:
- Grobplanung: Einholung von Informationen beim Veranstalter zur Möglichkeit virtueller
Standeinsätze und der Konditionen dieser Einsätze, Erstellung einer Grobskizze für den
Auftraggeber zu Art, Umfang, Inhalt und Kosten des virtuellen Standeinsatzes (Fest-
preis)
Der Auftragnehmer hält im Rahmen von Aufarbeitung, Inhalt und Organisation regelmä-
ßigen Kontakt zu den Veranstaltern, um frühzeitig Informationen über die grundsätzliche
Möglichkeit und näheren Konditionen eines virtuellen Standeinsatzes zu erlangen. Er er-
stellt dann eine Skizze zu Art, Umfang und Inhalten sowie Kosten des Einsatzes, die er
mit dem Auftraggeber bespricht. Dann wird entweder ein Einzelauftrag über die
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Feinkonzeption und die Umsetzung erteilt oder der Auftraggeber entscheidet sich gegen
einen Einsatz.
- Feinkonzeption und Vorbereitung: Erstellung einer Feinkonzeption mit nachfolgender
Abstimmung und Konkretisierung der Planung und Vorbereitung mit dem Auftragneh-
mer und dem Veranstalter (Festpreis)
Im Rahmen von Aufarbeitung, Inhalt und Organisation aktualisiert bzw. konzipiert der
Auftragnehmer neue Inhalte und Darstellungsformen und setzt diese in enger Abstim-
mung mit dem Auftraggeber in konkrete Angebote wie Abbildungen/ „Tafeln“, virtuelle
„Präsentationstische“ mit Verlinkungen und interaktive Austauschformen um. Der Auf-
tragnehmer stimmt Planung, Konzeption und Ergebnisse mit dem Auftraggeber ab und
übernimmt die notwendigen Abstimmungen mit dem Veranstalter.
- Betreuung des Einsatzes (Stundensatz)
Der Auftragnehmer prüft die Online-Schaltung der Präsentation und betreut interaktive
Angebote (wie Chats, Anfragen, Bestellungen). Er dokumentiert die Nutzung des Ange-
botes.
- Nachbereitung (Stundensatz)
Der Auftragnehmer fertigt zeitnah eine Dokumentation des virtuellen Standeinsatzes.
Diese beinhaltet auch Empfehlungen für zukünftige Einsätze.
(4) Personal und Qualifikation des Auftragnehmers
- Der Auftragnehmer benennt eine kompetente und entscheidungsbefugte Ansprech-
person sowie eine Vertretung (siehe Anlage 10 „EE Personalqualifikation Ansprechper-
son und Vertretung“). Diese Personen sind während der Rahmenvereinbarung und der
jeweiligen Einzelaufträge die Ansprechpersonen des Auftraggebers und vorrangig mit
der Organisation und Planung betraut.
- Zudem benennt der Auftragnehmer zwei Personen, die für die Durchführung der je-
weiligen Standeinsätze vor Ort zuständig sind (siehe Anlage 9 „EE Personalqualifika-
tion Standbetreuung“).
- Das gesamte vom Auftragnehmer eingesetzte Personal beherrscht die deutsche Sprache
in Wort und Schrift auf Sprachniveau C2 gemäß dem „Gemeinsamen Europäischen Refe-
renzrahmen für Sprachen“ (siehe Anlage 9 und 10).
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- Die unter Nr. 1 benannten Personen verfügen jeweils über eine abgeschlossene Berufs-
ausbildung oder einen in der EU anerkannten Hochschulabschluss (Bachelor oder Mas-
ter). Auf Verlangen des Auftraggebers sind diese Kenntnisse und Erfahrungen mit einem
geeigneten Nachweis zu erbringen. Zudem verfügen sie in jedem Fall über Erfahrungen
in der Projektorganisation von Informations- und Kommunikationsständen aus dem Ge-
sundheitsbereich, die nicht länger als fünf Jahre zurückliegen.
- Die unter Nr. 2 benannten Personen verfügen über Kenntnisse und Erfahrungen in der
Betreuung von Informations- und Kommunikationsständen aus dem Gesundheitsbe-
reich, die nicht länger als fünf Jahre zurückliegen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind
diese Kenntnisse und Erfahrungen mit einem geeigneten Nachweis zu erbringen.
- Es liegt im Ermessen des Bieters, ob die für die Standbetreuung (Nr. 2) vorgesehenen
Personen auch für die nach Nr. 1 vorgesehenen Leistungen eingesetzt werden. Jedenfalls
müssen die für den jeweiligen Aufgabenbereich Nr. 1 und Nr. 2 eingesetzten Personen
die geforderte Eignung (vgl. Nr. 3 bis 5) besitzen. Hierfür sind die „Eigenerklärung zur
Personalqualifikation der Ansprechpersonen und deren Vertretung“ (Anlage 10) und die
„Eigenerklärung zur Personalqualifikation der Standbetreuung“ (Anlage 9) mit dem An-
gebot einzureichen.
- Der Auftragnehmer erbringt seine Leistungen bei den Veranstaltungen in der Regel
zu zweit oder durch ein größeres Team geeigneter Personen.
- Der Auftragnehmer kann zur Leistungserbringung zu einem späteren Zeitpunkt auf ei-
gene Kosten weitere Personen benennen und einsetzen. Der Auftragnehmer hat den
Auftraggeber über diese Entscheidung und den Einsatz dieser weiteren Personen zu in-
formieren sowie die unter Nr. 3 bis 5 geforderten Kenntnisse und Erfahrungen nachzu-
weisen.
- Die nach Nr. 1 und 2 benannten Personen können nur mit Zustimmung oder auf Anwei-
sung des Auftraggebers aus wichtigem Grund durch andere Personen ersetzt werden. Ein
wichtiger Grund liegt nicht vor, wenn die Person/en in einem anderen Projekt eingesetzt
werden soll/en. Die Einarbeitung von qualifiziertem Ersatzpersonal geht zu Lasten des
Auftragnehmers. Der Auftraggeber kann einen Austausch der eingesetzten Personen ver-
langen, wenn sich herausstellt, dass die für die Tätigkeit erforderliche Qualifikation nicht
vorliegt. Der Auftraggeber behält sich bei fehlender Qualifikation vor, die vom Auftrag-
nehmer vorgesehenen Personen abzulehnen. Auf Verlangen des Auftraggebers ist diese
Erfahrungen anlassbezogen mit einem geeigneten Nachweis zu belegen.
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- Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Leistungserbringung ohne von ihm
verschuldete Ausfälle stattfindet. Hierzu hat er ausreichend qualifiziertes Personal
bereitzustellen, welches auch bei kurzfristigem Ausfall einer vorgesehenen Mitarbei-
terin bzw. eines vorgesehenen Mitarbeiters eingesetzt werden kann.
(5) Abstimmungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer:
Der Auftragnehmer arbeitet eng mit dem Auftraggeber in allen notwendigen strategischen
und inhaltlichen Entscheidungen in Bezug auf die in dieser Rahmenvereinbarung aufge-
führten Leistungen zusammen. Der zur Erbringung der Leistung erforderliche Informations-
austausch erfolgt in der Regel auf elektronischem Wege. Die E-Mail-Adresse und die Tele-
fonnummer der Hauptansprechperson des Auftraggebers wird nach Zuschlagserteilung be-
kannt gegeben. Der Auftragnehmer sendet alle Dokumente/Dateien, die in elektronischer
Form zu überlassen sind und die er elektronisch erstellt hat, auf elektronischem Wege (For-
mat: kompatibel mit MS oder nach Abstimmung in einem anderen Format) ohne Passwort-
schutz o. ä., ebenfalls an die vereinbarte E-Mail-Adresse.
(6) Erteilung der Einzelaufträge.
- Die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer setzt stets die Erteilung eines Ein-
zelauftrages durch den Auftraggeber voraus. Die Erteilung der Einzelaufträge bestimmt sich
jeweils nach dem nachfolgend geregelten Verfahren. (Ausnahme: Das Auftaktgespräch und
die Jahresgespräche (vgl. § 4 Abs. 2 Nr. 1 Buchstabe a) und b))
a) Der Auftraggeber fordert den Auftragnehmer in der Regel ein bis drei Monate vor dem je-
weiligen Veranstaltungseinsatz elektronisch in Textform per E-Mail zur Angebotsabgabe im
Hinblick auf den konkret geplanten Einzelauftrag auf. Im Rahmen der Aufforderung zur An-
gebotsabgabe stellt der Auftraggeber die notwendigen Informationen, soweit sie nicht in
dieser Rahmenvereinbarung festgelegt sind, zur Verfügung. Die Konkretisierung:
• eine stichpunktartige Beschreibung der zu erbringenden Leistung, den Zeitraum für die
Durchführung der Maßnahmen bzw. sonstige für den Einzelauftrag relevante Fristen,
mögliche fachliche Maßgaben, sowie die Anzahl der notwendigen einzusetzenden Perso-
nen und
• mögliche (weitere) Kontaktpersonen zur Abstimmung
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b) Der Auftragnehmer bestätigt den Eingang der Aufforderung zur Angebotsabgabe inner-
halb von drei Arbeitstagen (Montag bis Freitag) elektronisch in Textform per E-Mail.
c) Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform per E-Mail innerhalb von 10 Arbeits-
tagen (Montag bis Freitag) nach Erhalt der Aufforderung zur Angebotsabgabe per E-Mail. Da-
bei sind die im bezuschlagten Angebot genannten Preise verbindlich. Der Auftragnehmer hat
seinen Zeitaufwand für die Leistungserbringung sowie sonstige Aufwendungen zu kalkulie-
ren, welche den daraus resultierenden Gesamtpreis ergeben.
d) Der Auftraggeber prüft und entscheidet über die geplante Einzelbeauftragung auf Basis
des jeweiligen konkreten Angebotes. Der Einzelauftrag wird elektronisch in Textform per E-
Mail erteilt. Ein vom Auftraggeber erteilter Einzelauftrag ist vom Auftragnehmer unverzüg-
lich, jedoch spätestens nach zwei Arbeitstagen (Montag bis Freitag), elektronisch in Textform
per E-Mail zu bestätigen.
(7) Durchführung der Einzelaufträge:
- Zur Angebotsaufforderung des jeweiligen Einzelauftrages stellt der Auftraggeber dem
Auftragnehmer zeitnah alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen
und Unterlagen telefonisch und/oder elektronisch per E-Mail zur Verfügung.
- Die Details jedes Einzelauftrages werden grundsätzlich telefonisch und/oder elektro-
nisch in Textform per E-Mail zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer ab-
gestimmt. Soweit der Auftraggeber es im Einzelfall für erforderlich hält finden Abstim-
mungsgespräche per Videokonferenz, in seltenen Ausnahmefällen, sollten bspw. Prob-
leme auftreten, zu deren Klärung ein persönlicher Austausch von Nöten ist, auch am
Sitz des Auftraggebers in Köln, statt. Dazu stimmen sich beide Parteien hinsichtlich des
Tages und der Uhrzeit ab.
- Sämtliche leistungsbezogene Besprechungen und Abstimmungen werden vom Auftrag-
nehmer protokolliert und im Anschluss unverzüglich in Textform per E-Mail an den Auf-
traggeber übermittelt. Sie dienen als verbindliche Arbeitsunterlagen, auch im Hinblick
der vom Auftragnehmer einzuhaltenden Fristen.
- Sieht sich der Auftragnehmer nicht in der Lage, den angefragten Einzelauftrag (ganz o-
der teilweise) zu erbringen, hat er den Auftraggeber hierüber unverzüglich elektronisch
in Textform per E-Mail, unter Angabe der Gründe, in Kenntnis zu setzen. In diesem Fall
ist der Auftraggeber befugt, den Auftrag an ein anderes Unternehmen zu vergeben.
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Eventuell hierdurch anfallende Mehrkosten trägt der Auftragnehmer, es sei denn er hat
den Umstand, dass er den Einzelauftrag nicht erbringen kann, nicht zu vertreten.
- Abweichungen von diesem Verfahren bedürfen der Absprache mit dem Auftraggeber.
§ 5 Verwendung von Künstlicher Intelligenz durch den Auftragnehmer
(1) Der Auftragnehmer kann zur Steigerung der Arbeitseffizienz und Effektivität bei der Er-
bringung der vertraglich geschuldeten Leistungen KI-Anwendungen, insbesondere
Sprachmodelle, grundsätzlich unter den Prämissen verwenden, dass
• die mit der Durchführung der Arbeiten für den Auftraggeber betrauten Beschäftig-
ten des Auftragnehmers in ausreichendem Maße und nachweisbar über KI-Kom-
petenz im Sinne von Art. 4 KI-Verordnung verfügen
• bei jeglichen Eingaben in die KI-Anwendung keine personenbezogenen Daten oder
sonstige vertrauliche Daten des Auftraggebers eingespeist/verwendet werden
• der Auftragnehmer den KI-generierten Teil des Arbeitsergebnisses vor Weitergabe
an den Auftraggeber auf Richtigkeit geprüft hat; zudem bleibt die Verpflichtung
des Auftragnehmers zur Erbringung sämtlicher Leistungen frei von Rechten Dritter
(§ 7 Abs. 5 dieses Vertrages; gemeint sind v. a. Rechte am geistigen Eigentum) un-
berührt.
• gegenüber dem Auftraggeber in geeigneter Weise transparent gemacht wird, ob,
in welchem Umfang und in welcher Form (z. B. Modell, Anbieter, Funktionsweise)
KI bei der Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung verwendet worden ist.
(2) Sofern bei der Erfüllung der vertraglich geschuldeten Leistungen eine KI-Anwendung er-
stellt werden muss oder eine bestehende KI-Anwendung auf die Bedürfnisse des Auftrags
angepasst werden muss oder unter Verwendung von KI-Anwendungen Software für den
Auftraggeber entwickelt/angepasst werden muss, bedarf dies der vorherigen Zustim-
mung des Auftraggebers in Textform. Dies gilt auch für den Fall, dass sich während der
Vertragsdurchführung Änderungen ergeben, die den Einsatz bisher noch nicht geplanter
bzw. mitgedachter KI-Anwendungen oder deren geänderten Einsatz notwendig erschei-
nen lassen. Die Vertragsparteien haben sich hierzu möglichst frühzeitig abzustimmen. Der
Auftraggeber hat vor Erteilung der Zustimmung die behördeninternen Vorgaben zur Ver-
wendung von KI-Anwendungen zu beachten. Etwaige weitergehenden Vorgaben und An-
forderungen zur Verwendung von KI gem. § 4 dieses Vertrages bleiben unberührt.
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§ 6 Ausführungsfristen, Informationspflichten
(1) Die Leistung ist zu folgenden Zeitpunkten zu erbringen: Die Ausführungsfristen für die
jeweiligen Einzelaufträge werden grundsätzlich durch den Auftraggeber mit der Auffor-
derung zur Angebotsabgabe vorgegeben. Werden sie abweichend davon in Abstimmung
mit dem Auftragnehmer festgelegt, so sind sie elektronisch in Textform per E-Mail vom
Auftragnehmer zu bestätigen. Die Ausführungsfristen sind verbindlich, d. h. genau einzu-
halten.
(2) Der Auftragnehmer erbringt die Leistung des jeweiligen Einzelauftrags in enger Abspra-
che mit dem Auftraggeber und gibt auf Verlangen jederzeit auch schriftlich Auskunft
über den Stand der Arbeiten. Unabhängig von dieser Auskunftspflicht hat der Auftrag-
nehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn eine zeit- und/oder sachge-
rechte Erledigung der übernommenen Arbeiten gefährdet erscheint. Der Auftraggeber
wird in allen Entwicklungsphasen beteiligt. Die finale Freigabe liegt beim Auftraggeber.
§ 7 Nutzungsrechte an den Lieferungen bzw. Leistungen
(1) Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber gemäß § 31 Urheberrechtsgesetz (UrhG)
unter Ausschluss der Vorbehalte des § 37 UrhG ab dem Zeitpunkt des Entstehens sämtli-
che Nutzungsrechte an den im Rahmen dieser Vereinbarung erbrachten Werken (inkl.
erstellter, bearbeiteter oder eingekaufter Fotos/Bildwerke/Illustrationen)für alle Nut-
zungsarten (z.B. Vervielfältigungen, Bearbeitungen und Umgestaltungen, Veröffentli-
chungen, Verbreitungen) ein. Werke in diesem Sinne sind sämtliche geschützten geisti-
gen und schöpferischen Leistungen, die der Auftragnehmer im Zusammenhang mit der
Durchführung dieser Vereinbarung erbringt. Die Nutzungsrechte werden als ausschließli-
che Rechte räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkt, unwiderruflich und übertrag-
bar eingeräumt. Von der Rechteübertragung umfasst sind auch zum Zeitpunkt der Ein-
räumung der Rechte unbekannte Nutzungsarten.
(2) Die vorstehend genannten Rechte gehen jeweils im Zeitpunkt ihres Entstehens über und
sind bezüglich der Leistungen des Auftragnehmers mit der Zahlung der Vergütung abge-
golten. Die Parteien sind sich darüber einig, dass mit dem Übergang der Nutzungsrechte
an erbrachten Leistungen, einschließlich des sie betreffenden Materials, auch das Eigen-
tum an diesem Material auf den Auftraggeber übergeht.
(3) Der Auftraggeber ist berechtigt, für seine Zwecke über alle ihm vom Auftragnehmer
nach Abs. 1 eingeräumten Rechte frei zu verfügen und sie an Dritte zu übertragen bzw.
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Dritten Nutzungsrechte einzuräumen. Die §§ 34 Abs. 1 S. 1 und 35 Abs. 1 S. 1 UrhG sind
nicht anzuwenden.
(4) Der Auftragnehmer verzichtet auf eine Namens- Urheberbenennung hinsichtlich der
nach dieser Rahmenvereinbarung und dem jeweiligen Einzelauftrag geschuldeten Leis-
tungen.
(5) Der Auftragnehmer steht dafür ein, dass sämtliche Leistungen, die der Auftraggeber in
Erfüllung dieser Rahmenvereinbarung erhält, nicht mit Urheberrechten, Leistungs-
schutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter belastet sind. Er stellt den Auftraggeber
von Ansprüchen Dritter wegen Verletzung solcher Rechte einschließlich der angemesse-
nen Kosten der Rechtsverfolgung frei. Sollten solche Ansprüche von Dritter Seite erho-
ben werden, so hat der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
(6) Mitteilungen an die Presse oder die Öffentlichkeit über Thema, Inhalt, Ergebnisse oder
sonstige Einzelheiten über die von dem Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen
bzw. Leistungen sowie jede sonstige Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit diesen
Lieferungen bzw. Leistungen sind allein dem Auftraggeber vorbehalten. Unterauftrag-
nehmer werden von dem Auftragnehmer in entsprechender Weise verpflichtet.
§ 8 Datenschutz
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die
gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere die Datenschutz-Grundverord-
nung (DSGVO) und ergänzend das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einzuhalten und
diese Einhaltung dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend durch technische und
organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Insbesondere die Regelungen von Art.°5
DSGVO „Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten“ und Art.°6 Abs. 1
bis 3 DSGVO „Rechtmäßigkeit der Verarbeitung“ müssen eingehalten werden.
(2) Es werden personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet (Auf-
tragsverarbeitung, AV gem. Art 28 DSGVO). Bei Durchführung des Auftrags sind somit
ergänzend zu (1) insbesondere Art. 28, 29 DSGVO zu beachten. Die Anlage 6 „Vereinba-
rung zur Auftragsverarbeitung“ inkl. der Anlage „Technisch-organisatorische Maßnah-
men“ (die Maßnahmen sind vom Bieter in der Anlage 7 „Eigenerklärung zur Einhaltung
des Datenschutzes“ aufzuführen) wird Bestandteil des Vertrages.
(3) Der Auftragnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftraggeber sowie
die/der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers jederzeit berechtigt sind, die
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Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Datenschutzbestimmungen im erforderli-
chen Umfang zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und
die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme.
(4) Soweit der Auftraggeber wegen der Verletzung von Datenschutzbestimmungen im Rah-
men des Vertrages zum Schadensersatz gegenüber Betroffenen verpflichtet ist, bleibt
ihm der Rückgriff beim Auftragnehmer vorbehalten.
§ 9 Vergütung
(1) Die Vergütung ergibt sich aus den im bezuschlagten Angebot genannten Preisen. Bei
diesen Preisen handelt es sich um verbindliche Preise einschließlich sämtlicher Kosten
für beispielsweise Mieten, Telekommunikation, Porti, Kopien, Fracht, Verpackung, Per-
sonal. Mit diesen Preisen sind alle Geschäftsaufwendungen des Auftragnehmers ein-
schließlich der Übertragung von Nutzungsrechten abgegolten. Die Abrechnung von
Fremdkosten (d. h. sämtliche Kosten für Leistungen, die nicht vom Auftragnehmer selbst
erbracht und somit nicht über die Stundenverrechnungssätze abgerechnet werden) er-
folgt auf Erstattungspreisbasis. Nicht eingeschlossen sind Reisekosten, siehe Abs. 2.
Hinweis für die Angebotserstellung:
Die im Angebot genannten Preise behalten über die gesamte Vertragslaufzeit einschließ-
lich etwaiger Verlängerungsoptionen ihre Gültigkeit.
Vereinbart ist der angebotene Preis inklusive der vom Auftragnehmer angegebenen ge-
setzlichen Umsatzsteuer.
Hat der Auftragnehmer mit einem ermäßigtem oder ohne Umsatzsteuersatz angeboten
und stellt sich während der Vertragslaufzeit heraus, dass für die Leistungen abweichend
vom Angebot doch ein Umsatzsteuersatz oder doch der Regelumsatzsteuersatz anfällt,
bleibt dennoch der vom Auftragnehmer angebotene Preis Grundlage der Vergütung. –
durch eine abweichende Umsatzsteuer entstehende Mehrkosten hat der Auftragneh-
mer selbst zu tragen.
Sollte der angebotene Umsatzsteuersatz nachträglich durch eine vorübergehende oder
dauerhafte rechtliche Neuregelung erhöht oder gesenkt werden oder werden die Leis-
tungen des Auftragnehmers nachträglich durch eine rechtliche Neuregelung einem an-
deren Umsatzsteuersatz unterworfen, gilt der geänderte Umsatzsteuersatz als Grund-
lage der Vergütung.
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(2) Reisekostenerstattungen
Reisekosten werden nach den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes erstattet, so-
fern im Folgenden nichts Abweichendes geregelt ist.
Dabei ist die kostengünstigste Verkehrsmöglichkeit zu nutzen. Im Zweifel ist die Auswahl
des Verkehrsmittels mit dem Auftraggeber abzustimmen. Zur Geltendmachung der Kos-
tenerstattungen sind Nachweise vorzulegen, soweit dies nicht abweichend geregelt ist.
Erstattet werden lediglich die im Rahmen der beauftragten Tätigkeit tatsächlich entstan-
den, nachgewiesenen und notwendigen Kosten.
- Die wesentlichen, für diesen Vertrag relevanten, Inhalte des Bundesreisekostengeset-
zes sind:
a. Reisezeiten werden nicht als Arbeitszeit vergütet.
b. Bahn
Bei Bahnfahrten werden die Kosten der 2. Klasse erstattet; bei Fahrten über zwei
Stunden Dauer die Kosten der 1. Klasse. Eine vorhandene Bahncard ist zu nutzen.
Die Kosten einer Bahncard, auch der 1. Klasse, können nachträglich erstattet
werden, wenn sich diese durch Verwendung bei Reisen, die nach diesen Vor-
schriften abgerechnet werden, amortisiert hat und keine Erstattung durch eine
andere Stelle erfolgt. Die Amortisation ist unter Vorlage der Bahncard (nach Ab-
lauf der Gültigkeit) und der zugehörigen Rechnung darzulegen.
- Folgende Regelungen werden abweichend vom Bundesreisekostengesetz vereinbart:
a. Flug
Flüge sind aus Nachhaltigkeitsgründen zu vermeiden. Kosten für Flugreisen wer
den daher grundsätzlich nicht erstattet. Nur in Ausnahmefällen, in denen dem
Auftragnehmer eine Anreise mit anderen Verkehrsmitteln nicht zumutbar ist,
können Flugkosten nach vorheriger ausdrücklicher Abstimmung mit dem Auftrag-
geber erstattet werden. Bei innerdeutschen Reisen und bei Reisen mit einer
Entfernung von weniger als 500 km zum Zielort gilt die Anreise mit anderen Ver-
kehrsmitteln grundsätzlich als zumutbar. Bei Flügen werden die Kosten der nied-
rigsten Flugklasse erstattet.
b. PKW-Nutzung
Die Wegstreckenentschädigung beträgt pauschal 0,30 EUR brutto pro gefahrenen
Kilometer und beinhaltet damit u.a. entstandene Kosten für Parken, Kraftstoff
etc.
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c. ÖPNV, Taxi
Bei Anreise mit der Bahn oder mit dem Flugzeug wird eine Pauschale i. H. v. 20
EUR brutto zur Nutzung des ÖPNV, Taxi o. ä. gewährt. Diese gilt insgesamt für die
Hin- und Rückreise und pro Person. Die Vorlage eines Beleges ist nicht notwen-
dig.
d. Übernachtungskosten werden nur gegen Beleg bis zur Höhe von 99 EUR brutto
(inkl. Frühstück) erstattet. Hiervon kann in Absprache mit dem Auftraggeber ab-
gewichen werden, z. B. zu Messezeiten.
e. Tagegeld wird nicht gewährt. Über die o. a. Regelungen hinaus werden keine
Verpflegungskosten erstattet.
§ 10 elektronische Rechnungsstellung, Zahlungen
(1) Die Zahlung erfolgt nach Erbringung der unter § 4 aufgeführten Leistungsbestandteile im
Rahmen des jeweiligen Einzelauftrags sowie nach Eingang einer ordnungsgemäßen und
prüfbaren Rechnung innerhalb von 30 Tagen auf das vom Auftragnehmer anzugebende
Konto.
(2) Für Leistungen, zu denen ausnahmsweise eine Vergütung auf der Basis von Stundensät-
zen vereinbart wurde, führt der Auftragnehmer in der Rechnung die Anzahl der jeweils
geleisteten Stunden aus der entsprechenden Leistungsposition auf (§ 16 VOL/B).
(3) Sofern Skonto angeboten wird, beginnt die Skontofrist mit dem Tage des Zugangs der
Rechnung beim Auftraggeber, jedoch nicht vor vertragsgemäßer Erbringung der Leis-
tung. Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonti berücksichtigt, die eine Skon-
tofrist von 14 Tagen nicht unterschreiten. Die Rechnung des Auftragnehmers muss den
rechtlichen Vorgaben, insbesondere denen des Umsatzsteuergesetz entsprechen. Die
Rechnung ist auf den Auftraggeber auszustellen. Rechnungen werden ihrem Zweck ent-
sprechend als Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung bezeichnet und fortlaufend num-
meriert.
(4) Die elektronische Rechnungsstellung ist verpflichtend. Für die Übermittlung einer elekt-
ronischen Rechnung ist die Nutzung der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform
(OZG-RE) vorgesehen, welche unter https://xrechnung-bdr.de/ abrufbar ist. Bei der
Übermittlung der elektronischen Rechnung ist die Leitweg-ID des Auftraggebers anzuge-
ben. Die Parteien vereinbaren, dass Rechnungen, die nicht elektronisch gestellt werden,
keinen Verzug nach §°286 Abs. 3 BGB begründen
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(5) Kosten Dritter sind glaubhaft nachzuweisen z. B. durch Fremdrechnungen, Verträge mit
Unterauftragnehmern, Lieferscheine, Empfangsbestätigungen etc. Fremdrechnungen
müssen die jeweils erbrachte Fremdleistung mit ihren bestimmenden Merkmalen ent-
halten.
(6) Die Rechnungslegung erfolgt an folgende Adresse:
Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) Referat XXX(Bitte zwingend bei Rechnungslegung angeben) Maarweg 149-161 50825 Köln Leitweg-ID: 991-00144-10
§ 11 Übertragung von Rechten
Aus der Rahmenvereinbarung oder dem Einzelauftrag herrührende Rechte und Pflichten
dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers auf einen Dritten
übertragen werden.
§ 12 Gefahrübergang
Die Gefahr des zufälligen Untergangs oder einer zufälligen Verschlechterung geht erst bei
Abnahme der Leistung bzw. Annahme der Lieferung auf den Auftraggeber über.
§ 13 Haftung und Gewährleistungsrechte
(1) Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte nach dem BGB unter Berücksichtigung
der Regelungen des § 14 VOL/B.
(2) Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für die vollständige und rechtzeitige Erfül-
lung der Rahmenvereinbarung und der daraus hervorgehenden Einzelaufträge; Bieterge-
meinschaften haften als Gesamtschuldner.
(3) Soweit die Prüfstelle Tariftreue gem. § 8 BTTG einen Verstoß nach § 13 BTTG festgestellt
hat, ist der Auftraggeber berechtigt, für jeden Verstoß eine Vertragsstrafe in Höhe von
maximal 1 vom Hundert des tatsächlichen Auftrags- bzw. Vertragswertes, bei mehreren
Verstößen höchstens jedoch 10 vom Hundert des tatsächlichen Auftrags- bzw. Vertrags-
wertes ausschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer zu verlangen.
(4) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Vertragsstrafe neben der Erfüllung zu verlangen. Er
muss die verwirkte Vertragsstrafe nicht vor dem Ende der Auftragsausführung bzw., bei
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Konzessionen, nicht vor dem Vertragsende geltend machen. Die Geltendmachung weite-
rer Ansprüche und Rechte bleibt vorbehalten. Es gelten die §§ 343 bis 345 BGB sowie §
348 HGB.
§ 14 Verschwiegenheitspflicht
(1) Der Auftragnehmer hat – auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses - über die
ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen internen Angelegenheiten des Auftragge-
bers Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch seine mit der Ausführung der
Leistung befassten Mitarbeiter zu verpflichten.
(2) Von dienstlichen Schriftstücken, Zeichnungen und anderem Schriftgut, die dem Auftrag-
nehmer in Ausführung dieser Rahmenvereinbarung zugänglich gemacht werden, dürfen
ohne Zustimmung des Auftraggebers keine Abschriften, Ablichtungen oder andere Ver-
vielfältigungen gefertigt werden.
§ 15 Sozialversicherungsrechtlicher Status
(1) Die Parteien streben in beiderseitigem Einvernehmen eine Zusammenarbeit auf selbst-
ständiger Basis an; ein Arbeits- wie auch ein sozialversicherungspflichtiges Beschäfti-
gungsverhältnis sollen nicht begründet werden. Der Auftragnehmer wird den Auftragge-
ber auf alle Umstände hinweisen, welche die vorstehend genannte Absicht der Parteien
in Frage stellen. Die Möglichkeit der jederzeitigen Einleitung eines Statusfeststellungs-
verfahrens bleibt hiervon unberührt.
(2) Der Auftragnehmer ist für die sich aus dieser Zusammenarbeit ergebenden steuerlichen
und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten selbst verantwortlich.
(3) Der Auftraggeber zählt zu den abgabepflichtigen Unternehmen nach § 24 Künstlersozial-
versicherungsgesetz und entrichtet für alle in einem Kalenderjahr an selbständige Künst-
ler oder Publizisten gezahlte Entgelte eine Abgabe. Dabei ist unerheblich, ob der Künst-
ler oder Publizist selbst nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz versichert ist.
§ 16 Kündigung
(1) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Rahmenvereinbarung nach Ablauf des ersten Ver-
tragsjahres jeweils zum Ende des Kalenderjahres mit einer Kündigungsfrist von drei Mo-
naten ohne Angabe von Gründen zu kündigen.
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(2) Beide Vertragsparteien sind berechtigt, die Rahmenvereinbarung oder einen Einzelauf-
trag jederzeit mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund zu kündigen, wenn Tatsachen
vorliegen, auf Grund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände
des Einzelfalls und unter Abwägung der Interessen der Vertragsparteien die Fortsetzung
der Rahmenvereinbarung oder des Einzelauftrags nicht zugemutet werden kann.
(3) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber ist insbesondere dann
gegeben, wenn über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren eröff-
net, ein entsprechender Eröffnungsantrag gestellt, dieser Antrag mangels Masse abge-
lehnt worden ist oder die ordnungsgemäße Abwicklung der Rahmenvereinbarung oder
des Einzelauftrags dadurch in Frage gestellt ist, dass er seine Zahlungen nicht nur vo-
rübergehend einstellt. Weitergehende Rechte nach § 8 Nr. 1 und 2 VOL/B bleiben unbe-
rührt.
(4) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber liegt insbesondere auch
dann vor, wenn der Auftragnehmer die Eigenerklärungen in dem dieser Rahmenverein-
barung zugrunde liegenden Vergabeverfahren wahrheitswidrig abgegeben hat oder
wenn nach Vertragsschluss Tatsachen eintreten oder bekannt werden, die einen Aus-
schluss des Auftragnehmers nach § 31 Abs. 1 UVgO i. V. m. §§ 123, 124 Abs. 1 GWB ge-
rechtfertigt hätten. Gleiches gilt für den Fall, dass der Auftragnehmer bzw. ein von ihm
oder von einem Nachunternehmer eingesetzter Nachunternehmer gegen die Lohnzah-
lungspflichten aus § 20 MiLoG bzw. - bei Einschlägigkeit eines erstreckten Tarifvertrages
- die Pflichten aus § 8 Abs. 1 S. 1 oder Abs. 3 AEntG verstößt, bei Verstößen durch einen
Dritten (Nachunternehmer) jedoch nur dann, wenn der Auftragnehmer dies nach Kennt-
nisnahme oder aufgrund fahrlässiger Unkenntnis nicht umgehend abstellt.
(5) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber ist auch dann gegeben,
wenn die Prüfstelle Bundestariftreue einen Verstoß nach § 13 BTTG feststellt und die
Voraussetzungen des Absatz 1 vorliegen.
(6) Die Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
(7) Im Fall der Kündigung hat der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Vergütung gegen-
über dem Auftraggeber hinsichtlich noch nicht erbrachter Leistungen. Es gelten § 8 Nr. 3
VOL/B sowie ergänzend die gesetzlichen Vorschriften, insbesondere §§ 626 bis 628 BGB.
§ 17 Antikorruptionsklausel
(1) Der Auftraggeber ist vor Beginn der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer zum
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Rücktritt berechtigt, wenn ein Ausschlussgrund entsprechend §§ 123, 124 GWB vorliegt.
Ein Ausschlussgrund liegt insbesondere vor bei Vorteilsgewährung gemäß § 333 StGB,
Bestechung gemäß § 334 StGB, bei wettbewerbsbeschränkenden Absprachen im Sinne
von § 298 StGB sowie bei der Beteiligung an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen
im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, wie z. B. einer Vereinbarung
mit Dritten über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, über zu fordernde Preise,
über die Entrichtung einer Ausfallentschädigung (Gewinnbeteiligung oder sonstige Abga-
ben) und über die Festlegung von Preisempfehlungen.
(2) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber alle Schäden zu ersetzen, die unmittelbar o-
der mittelbar durch den Rücktritt von der Rahmenvereinbarung entstehen.
(3) Der Auftragnehmer wird ausdrücklich auf die strafrechtlichen Folgen eines korruptions-
relevanten Verhaltens, welches gleichzeitig eine schwerwiegende Vertragspflichtverlet-
zung darstellt, hingewiesen.
(4) Nach Beginn der Leistungserbringung tritt das Recht zur Kündigung aus wichtigem
Grund an die Stelle des Rücktrittsrechts gemäß Absatz 1. Im Falle der Ausübung des Kün-
digungsrechts gilt der letzte Absatz des § zur „Kündigung“ entsprechend.
§ 18 Pflichten gemäß Bundestariftreuegesetz
(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den zur Leistungserbringung eingesetzten Arbeit-
nehmerinnen und Arbeitnehmern für die Dauer, in der sie in Ausführung des öffentli-
chen Auftrags tätig sind, mindestens die Arbeitsbedingungen zu gewähren, die die je-
weils einschlägige Rechtsverordnung nach § 5 des Gesetzes zur Sicherung der Tariftreue
bei der Vergabe und Ausführung öffentlicher Aufträge und Konzessionen des Bundes
(Bundestariftreuegesetz - BTTG) festsetzt (Tariftreueversprechen). Der Auftragnehmer
nimmt seine Informationspflicht gegenüber diesen Personen gemäß § 4 Absatz 3 S. 1
BTTG mit dem als Anlage beigefügten Vordruck wahr. Für den Auftragnehmer folgt aus
dem Tariftreueversprechen nach Satz 1 keine Verpflichtung, soweit und solange er nicht
unter den Anwendungsbereich einer Rechtsverordnung nach § 5 BTTG fällt.
(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mittels geeigneter Unterlagen zu dokumentieren,
dass er sein Tariftreueversprechen nach Abs. 1 einhält. Die Dokumentationspflicht gilt
nicht, wenn der Auftragnehmer nach § 10 Abs. 1 Satz 1 BTTG zertifiziert worden ist. Die
Einhaltung der sich aus dem BTTG ergebenden Verpflichtungen wird durch die Prüfstelle
Bundestariftreue (vgl. § 8 BTTG) kontrolliert.
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(3) Im Falle einer Kontrolle durch die Prüfstelle Bundestariftreue verpflichtet sich der Auf-
tragnehmer,
• die Kontrolle zu dulden,
• die für die Kontrolle erheblichen Auskünfte zu erteilen,
• die nach Abs. 3 zu erstellende Nachweise oder ein Zertifikat nach § 10 Abs. 1 Satz 1
BTTG sowie weitere Unterlagen auf Anforderung der Prüfstelle vorzulegen,
• die Datenverarbeitung über die Deutsche Rentenversicherung zu ermöglichen,
• auf Verlangen der Prüfstelle Bundestariftreue das Betreten der Grundstücke und der
Geschäftsräume zu dulden sowie
• datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezoge-
nen Daten der eingesetzten Beschäftigten zu Zwecken der Kontrolle zu erfüllen, in-
dem er diese insbesondere über die Möglichkeit von Kontrollen unterrichtet und auf-
klärt.
Der Auftragnehmer trägt eigene durch eine Kontrolle verursachte Kosten selbst.
(4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, von Unterauftragnehmern und von ihm oder von
Unterauftragnehmern beauftragten Verleihern zu verlangen und durch geeignete Maß-
nahmen sicherzustellen, dass die Unterauftragnehmer und von ihm oder von Unterauf-
tragnehmern beauftragten Verleiher ihre Pflichten nach § 3 und 4 Abs. 1 BTTG erfüllen.
(5) Die Verpflichtung nach Absatz 4 gilt auch dann, wenn für den Auftragnehmer selbst
keine Rechtsverordnung nach § 5 BTTG einschlägig ist. In Bezug auf die Unterauftrag-
nehmer und Verleiher gilt Absatz 2 Satz 2 entsprechend.
(6) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mit von ihm beauftragten Unterauftragnehmern
und Verleihern die in Absatz 3 geregelten Mitwirkungspflichten und die dort geregelte
Kostentragung zu vereinbaren und sicherzustellen, dass eine entsprechende Vereinba-
rung zwischen den von den Unterauftragnehmern oder Verleihern beauftragten weite-
ren Unterauftragnehmern oder Verleihern getroffen wird.
§ 19 Nebenabreden, Änderungen, Ergänzungen
(1) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
(2) Alle Änderungen und Ergänzungen dieser Rahmenvereinbarung sind nur wirksam, wenn
das geänderte bzw. ergänzte Vertragsdokument beidseitig unterzeichnet ist. Die Unter-
zeichnung kann entweder durch eigenhändige Unterschrift und Versand per Post oder
Austausch der eigenhändig unterschriebenen Vertragsdokumente als E-Mailanhang
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bzw. per Fax oder durch ein Einfügen einer eingescannten Unterschrift und Versand per
E-Mail bzw. per Fax erfolgen. Dies gilt auch für Abreden, die diese Bestimmung aufhe-
ben.
(3) Wird die Rahmenvereinbarung innerhalb des ersten Vertragsjahres aus wichtigem
Grund gemäß § „Kündigung“ gekündigt oder einvernehmlich aufgelöst, ist der Auftrag-
geber unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit dazu berechtigt,
dem im Vergabeverfahren zweitplatzierten Bieter den Eintritt in die Rahmenvereinba-
rung zu den vom Bieter damals angebotenen Konditionen anzubieten, sofern der Auf-
traggeber dies für sachgerecht und dienlich hält. Der Eintritt des zweitplatzierten Bieters
in die Rahmenvereinbarung setzt die Zustimmung dieses Bieters voraus.
§ 20 Salvatorische Klausel
Die etwaige Nichtigkeit einzelner Bestimmungen der Rahmenvereinbarung hat nicht die
Nichtigkeit der ganzen Rahmenvereinbarung zur Folge. Die Vertragsparteien sind verpflich-
tet, die verbleibenden Bestimmungen der Rahmenvereinbarung nach Treu und Glauben so
auszulegen, dass der jeweilige Grundinhalt und Zweck der nichtigen Bestimmung so weit wie
möglich berücksichtigt wird. Ist eine Auslegung nicht möglich oder ist über eine Auslegung
keine Einigkeit erzielt worden, so haben die Vertragsparteien sich um ergänzende Vereinba-
rungen zu bemühen.
§ 21 geschlechtergerechte Sprache
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen der Erfüllung der vertraglichen Verpflich-
tungen eine geschlechtergerechte Sprache zu verwenden. Hierzu stellt ihm der Auftraggeber
Handlungsempfehlungen zur Verfügung.
§ 22 Gerichtsstand
Gerichtsstand ist Köln.
§ 23 Anwendbares Recht
Es gilt ausschließlich deutsches Recht.
Ende des Vertragstextes
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