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Rahmenvereinbarung abgeschlossen mit Zuschlag vom [Datum]
Öffentliche Ausschreibung: Rahmenvereinbarung für die Organisation, Logistik und
Durchführung der Standbetreuung Diabetesnetz Deutschland bei relevanten
Veranstaltungen
Anlage 1: Leistungsbeschreibung
Rahmenvereinbarung (RV)1
Zwischen der
Bundesrepublik Deutschland
vertreten durch das
Bundesministerium für Gesundheit (BMG)
vertreten durch das
Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG)
Maarweg 149-161
50825 Köln
vertreten durch den kommissarischen Leiter
Herrn Dr. Johannes Nießen - nachfolgend Auftraggeber genannt -
und der
<Straße>
vertreten durch
- nachfolgend Auftragnehmer genannt –
wird folgende Rahmenvereinbarung geschlossen:
1Hinweis: Diese Leistungsbeschreibung ist Teil der Vergabeunterlagen. Im Zuge einer etwaigen Zu- schlagserteilung wird sie unter Bezeichnung des Auftragnehmers als verbindliches Vertragsdokument vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übersandt. Dabei wird in die Kopfzeile das Zuschlagsdatum eingetragen. Eine Einreichung durch den Bieter bereits mit dem Angebot ist nicht erforderlich!
V03c Version: 5.1 Datum: September 2025
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Inhaltsverzeichnis
§ 1 Gegenstand der RV .......................................................................................................... 3
§ 2 Bestandteile der RV ......................................................................................................... 3
§ 3 Beginn und -dauer der RV, Leistungszeitraum ................................................................ 3
§ 4 Leistungen des Auftragnehmers ..................................................................................... 4
§ 5 Verwendung von Künstlicher Intelligenz durch den Auftragnehmer ............................. 9
§ 6 Ausführungsfristen, Informationspflichten ................................................................... 10
§ 7 Nutzungsrechte an den Lieferungen bzw. Leistungen .................................................. 10
§ 8 Datenschutz ................................................................................................................... 12
§ 9 Vergütung ...................................................................................................................... 12
§ 10 elektronische Rechnungsstellung, Zahlungen ............................................................... 14
§ 11 Übertragung von Rechten ............................................................................................. 15
§ 12 Gefahrübergang ............................................................................................................ 15
§ 13 Haftung und Gewährleistungsrechte ............................................................................ 16
§ 14 Verschwiegenheitspflicht .............................................................................................. 16
§ 15 Sozialversicherungsrechtlicher Status ........................................................................... 16
§ 16 Kündigung ...................................................................................................................... 17
§ 17 Antikorruptionsklausel .................................................................................................. 18
§ 18 Nebenabreden, Änderungen, Ergänzungen .................................................................. 18
§ 19 Salvatorische Klausel ..................................................................................................... 19
§ 20 geschlechtergerechte Sprache ...................................................................................... 19
§ 21 Gerichtsstand ................................................................................................................ 19
§ 22 Anwendbares Recht ...................................................................................................... 19
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§ 1 Gegenstand der RV
(1) Gegenstand der RV ist die Erbringung von Leistungen zur Organisation, Logistik und
Durchführung der Standbetreuung des „Diabetesnetz Deutschland“ bei relevanten
Veranstaltungen.
(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich durch diese Rahmenvereinbarung, im Falle einer
Einzelauftragserteilung, die in § 4 aufgeführten Leistungen entsprechend seinem Ange-
bot und dem jeweiligen Einzelauftrag zu erbringen.
(3) Die Rahmenvereinbarung umfasst ein prognostiziertes Auftragsvolumen in Höhe von
ca. 35.400 EUR (ohne USt.) pro Jahr. Es wird eine vertragliche Obergrenze von 177.000
EUR (ohne USt.) für die gesamte Rahmenvereinbarungslaufzeit (ggf. inkl. Zeitraum der
Verlängerungsoption gemäß § 3 Abs. 3) festgelegt. Die während der Rahmenvereinba-
rungslaufzeit abgerufenen Mengen richten sich ausschließlich nach dem Bedarf des Auf-
traggebers. Mindestabnahmemengen werden nicht festgelegt. Der Auftragnehmer hat
keinen Anspruch auf Erteilung eines Einzelauftrages.
(4) Soweit in dieser Rahmenvereinbarung nicht alle Bedingungen festgehalten sind, erfolgt
die Festlegung im Übrigen im Rahmen der konkreten Angebotsaufforderung für die Ein-
zelaufträge.
§ 2 Bestandteile der RV
-
Die Anlagen zu dieser Rahmenvereinbarung
-
Das bezuschlagte Angebot des Auftragnehmers. Von den Vergabeunterlagen abwei-
chende Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers sind nicht Ver-
tragsbestandteil.
- Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen in der Fassung
der Bekanntmachung vom 05.08.2003 (VOL/B)
- ggf. die Beantwortung von Bieterfragen
§ 3 Beginn und -dauer der RV, Leistungszeitraum
(1) Die Rahmenvereinbarung tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft.
(2) Der Leistungszeitraum beginnt am 01.01.2027 und endet mit Ausschöpfung der vertrag-
lichen Obergrenze, spätestens jedoch am 31.12.2029, ohne dass es einer Kündigung be-
darf. Während dieses Zeitraums kann der Auftraggeber gemäß dem in § 4 näher be-
zeichneten Verfahren Einzelaufträge erteilen. Sofern die Leistungszeit eines
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Einzelauftrages die Laufzeit der Rahmenvereinbarung übersteigt, gelten die Regelungen
der Rahmenvereinbarung und des jeweiligen Einzelauftrages bis zum vollständigen Ab-
schluss des betreffenden Einzelauftrages fort.
(3) Verlängerungsoption: Die Rahmenvereinbarung kann insgesamt 2-mal um jeweils wei-
tere 12 Monate zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden. Hierbei handelt
es sich jeweils um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers. Aus dem Options-
recht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Inanspruchnahme der Option.
Die Inanspruchnahme des Optionsrechts ist nicht möglich, wenn die vertragliche Ober-
grenze bereits ausgeschöpft ist. Entschließt sich der Auftraggeber zu ihrer Inanspruch-
nahme, so teilt er dem Auftragnehmer dies spätestens zwei Monate vor Ablauf der
Grundlaufzeit bzw. vor Ablauf des ersten optionalen Verlängerungszeitraums nach Satz
1 in Textform mit. Die Rahmenvereinbarung endet bei Inanspruchnahme des Options-
rechts mit Ausschöpfung der vertraglichen Obergrenze, spätestens jedoch mit Ablauf
des Verlängerungszeitraumes, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
§ 4 Leistungen des Auftragnehmers
(1) Das BIÖG stärkt im Auftrag des BMG die öffentliche Gesundheit in Deutschland durch
Aufklärung, Kommunikation sowie Maßnahmen der Gesundheitsförderung und Präventi-
on. Unter dem Dach „Diabetesnetz Deutschland“ vernetzt das BIÖG die wesentlichen Ak-
teurinnen und Akteure im Bereich Diabetes in Deutschland, um gemeinsam die „Natio-
nale Aufklärungs- und Kommunikationsstrategie zu Diabetes mellitus“ schrittweise
umzu-setzen und weiterzuentwickeln. In diesem Rahmen ist das „Diabetesnetz Deutsch-
land“ seit 2018 auf relevanten Messen und Fachkongressen mit einem Informationsstand
vertreten. Dort werden die Projekte, Initiativen und Infomaterialien des BIÖG im Bereich
Diabetes präsentiert sowie weitere Angebote und Arbeitshilfen übermittelt. Mit dem In-
formationsstand des „Diabetesnetz Deutschland“ bei relevanten Veranstaltungen wer-
den folgende Ziele verfolgt: Bekanntheitssteigerung der Aktivitäten des BIÖG und des
„Diabetesnetz Deutschland“ im Bereich Diabetes-Prävention in der Fachwelt und bei Be-
troffenen, Vernetzung insbesondere mit relevanten Beteiligten des Bereichs, Förderung
von Rückmeldungen aus dem Feld, Bestandsaufnahme von Aktivitäten anderer Akteure
im Feld.
Die Aufgaben des Auftragnehmers sind die Organisation, Logistik und Durchführung der
Standbetreuung des Diabetesnetz Deutschland bei relevanten Veranstaltungen. In der
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Regel ist der Auftraggeber mehrmals pro Jahr (ca. 3-7 Mal) bei ein- bis dreitägigen für das
Diabetesnetz Deutschland relevanten Veranstaltungen mit einem eigenen Stand vertre-
ten. Diese Veranstaltungen können deutschlandweit stattfinden, z. B. in Düsseldorf oder
Berlin, und ggf. auch in angrenzenden Staaten wie Österreich. Aufgabe des Auftragneh-
mers ist, die Teilnahme an diesen Veranstaltungen mit einem Stand des Auftraggebers
vorzubereiten, zu organisieren, logistisch umzusetzen, den Stand während der Veranstal-
tungen zu betreuen und die Veranstaltung nachzubereiten. Für die Veranstaltungen sind
der Messe-Stand „Movano“ (Theke, 1,1 m x 0,8 m x 0,4 m) mit LED-Leuchtwänden „Pixlip
go“ (3 x 2,5 m x 1,0 m x 0,2 m) sowie bis zu zwei Roll-Ups ( 2,0 m x 1,0 m) des Auftragge-
bers, ein Prospektständer „Boston“ (klappbar, DIN A 4), Infomaterialien, Give aways und
die vor Ort benötigte Technik zu nutzen (vorbehaltlich Änderungen und Ergänzungen,
wie z. B. Anzahl der Roll-Ups). Tische etc. können in der Regel von den Veranstaltern vor
Ort zur Verfügung gestellt werden und müssen nicht vom Auftragnehmer transportiert
werden.
- Einarbeitung und Auftaktgespräch:
Zu Beginn der Rahmenvereinbarung fällt einmalig der Leistungsbestandteil Einarbeitung
und Auftaktgespräch an. Für die Einarbeitung relevante Informationen (z.B. zur Auftrags-
abwicklung, FAQ`s für die Standbetreuung) werden dem Auftragnehmer vom Auftragge-
ber zur Verfügung gestellt und sind sich vor der Durchführung der Einzelaufträge anzu-
eignen. Ergänzend führt der Auftragnehmer gemeinsam mit dem Auftraggeber ein Auf-
taktgespräch vor Ort in den Räumlichkeiten des Auftraggebers oder per Video- bzw. Tele-
fonkonferenz durch. Den Termin für das Auftaktgespräch legt der Auftraggeber nach der
Zuschlagserteilung in Abstimmung mit dem Auftragnehmer fest. Die Leistungen zur Ein-
arbeitung und zum Auftaktgespräch gemäß § 4 Abs. 1 Nr. 1 gelten mit der Zuschlagsertei-
lung als beauftragt und werden einmalig pauschal vergütet, sie müssen nicht per Einzel-
auftrag abgerufen werden.
- Veranstaltungsmanagement:
Das Veranstaltungsmanagement umfasst einen prognostizierten Umfang von ca. 5 Stun-
den pro Jahr und ist stundenweise abzurechnen. Bei Bedarf beauftragt der Auftraggeber
den Auftragnehmer mit folgenden Leistungen:
• Erstellung einer Jahresgesamtübersicht über mögliche stattfindende Veranstaltun- gen
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• Erstellung einer Jahresgesamtübersicht über stattgefundene Veranstaltungen
• Recherche von Veranstaltungsdetails sowie weiteren relevanten Veranstaltungen
• Management der Einhaltung der Standbuchungsfristen
- Vorbereitung der Veranstaltungen:
Der Auftragnehmer bereitet die Teilnahme an der Veranstaltung vor. Dabei sind folgen-
de Leistungen zu erbringen:
• Konzeption des Informationsstandes und der Präsentation der Materialien
• Abstimmung mit dem Fachreferat T6 (z. B. über Materialbestellung, Zeitraum der Standflächenbuchung)
• Koordination und Absprache mit dem Veranstalter, u. a. Abstimmung zu den Kondi- tionen zur Standflächenbuchung, Buchung der Standfläche und ggf. weiterer notwen- diger Positionen (wie z.B. Strom, Möbel)
• Organisation des Informationsstandes und der veranstaltungsrelevanten Technik über die jeweils zuständigen Ansprechpersonen des Auftraggebers
• Planung und Bestellung der benötigten Materialien über den Lagerdienstleister des Auftraggebers
Bei Bedarf:
• Beschaffung von Materialien zum Kulissen- und Dekorationsbau und zur Ausgestal- tung bzw. Dekoration des Messestands • Unterstützung bei spezifischer inhaltlicher Vorbereitung, wie der Erstellung von Materialien oder der Konzeption von Aktionen.
- Transport:
Der Auftragnehmer ist für den Transport des Standequipments des Auftraggebers (siehe
unter 1) und der Materialien (Informationsmaterialien, Give aways) sowie ggf. der Aus-
stellungsdekoration zum Veranstaltungsort verantwortlich. Der Movano-Stand, die LED-
Leuchtwand, der Prospektständer und die Roll-Ups befinden sich im Lager des Auftrag-
gebers in Köln (Olpenerstraße 560, 51109 Köln-Merheim). Die Technik (Tablets inkl. Stän-
der) kann ebenfalls im Lager bereitgestellt werden. Der Auftragnehmer holt diese Gegen-
stände im Lager ab, transportiert sie zum Veranstaltungsort und bringt sie bis zur Stand-
fläche. Nach dem Ende der Veranstaltung transportiert der Auftragnehmer das
Standequipment wieder zurück ins Lager des Auftraggebers. Zur Abholung und Rückgabe
des Standequipments im Lager des Auftraggebers ist eine vorherige Terminabstimmung
über das Fachreferat notwendig. Erfolgt der Transport durch das Standpersonal, können
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keine weiteren Reisekosten zur An- und Abreise zur Veranstaltung geltend gemacht wer-
den. Auch die Anreise zum Lager und die Rückreise ab dem Lager sind im Transport ent-
halten und können nicht über weitere Reisekosten geltend gemacht werden. Der Auf-
tragnehmer ist auch berechtigt, das Standequipment sowie ggf. weitere Materialien
während der Vertragslaufzeit in geeigneten Lagerräumen bei sich einzulagern. Dann ist
er in diesem Fall zur Abholung der Gegenstände zu Beginn des ersten Einzelauftrags und
zur Rückgabe zum Ende des Vertrags bzw. des letzten Einzelauftrages im Lager des Auf-
traggebers verpflichtet.
- Auf- und Abbau des Infostands:
Aufgabe des Auftragnehmers ist der Aufbau des Standes zu Beginn und Abbau des Stan-
des zum Ende der Veranstaltung. Dies umfasst insbesondere das Aufstellen des Movano-
Standes (Theke), der LED-Leuchtwand, des Projektständers und der Roll-Ups, die Bereit-
stellung der Technik, die Organisation eines Tisches oder andere Möbel vor Ort, Bereit-
legung der Informationsmaterialen und Give aways für Präsentationszwecke und Dekora-
tion (vorbehaltlich Änderungen und Ergänzungen des Standequipments).
- Standbetreuung:
Der Auftragnehmer betreut den Informationsstand während der Veranstaltungsdauer
durchgehend durch zwei Personen. (Bei Bedarf und entsprechender Vorgabe durch den
Auftraggeber im Rahmen der Einzelbeauftragung, hat die Betreuung des Standes durch
drei Personen zu erfolgen). Die Qualifikation der eingesetzten Personen muss dem ge-
forderten Qualifikationsprofil in Anlagen 10, 10a und 10b entsprechen. Für die Standbe-
treuung ist in der Regel der im Angebot benannte hauptverantwortliche Standbetreu-
ende einzusetzen. Hiervon kann nur in begründeten Ausnahmefällen (Urlaub, Krankheit
etc.) abgewichen werden. Zu den Aufgaben während der Standbetreuung zählen u. a. die
aktive und ziel-gruppengerechte Ansprache der Besuchenden, die fachlich-korrekte Be-
antwortung von Fragen der Besuchenden, die Präsentation und Mitgabe relevanter Me-
dien und Materialien. Auch die Aufnahme personenbezogener Daten (z.B. Name, Kon-
taktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse, Arbeitgeber bzw. zugehörige
Institution) von Standbesuchern, die diese Daten freiwillig hinterlassen wollen, gehört zu
den Aufgaben der Standbetreuung. Die Standbetreuung erfolgt innerhalb der Öffnungs-
zeiten der Veranstaltung. Weitere 30 Minuten pro Standbetreuer für die Vor- und Nach-
arbeit am jeweiligen Veranstaltungstag werden vom Auftraggeber als für die
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Standbetreuung not-wendiger Zeitaufwand des Auftragnehmers anerkannt. Als Grund-
lage für die Nachberei-tung der Veranstaltung (siehe Punkt 7) macht die Standbetreuung
ein bis zwei Fotos vom Stand und von der Messe für einen optischen Detail- und Gesamt-
eindruck und erhebt die für die Auswertung erforderlichen Daten. Ggf. ist die Anreise als
anteilige Arbeitszeit einzukalkulieren.
- Nachbereitung der Veranstaltung:
Im Nachgang zur Veranstaltung hat der Auftragnehmer zur Auswertung des Einsatzes ei-
nen Bericht gemäß der vom Auftraggeber bereitgestellten digitalen Vorlage (Anlage 10)
zu erstellen und binnen 7 Kalendertagen an den Auftraggeber digital zu übersenden. Da-
nach ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber ein Telefonat von ca. 30 Minuten zur Zu-
sammenfassung und Auswertung des Einsatzes und der Beantwortung eventueller Fra-
gen zu führen.
Der Auftragnehmer übernimmt im Sinne eines Generalauftragnehmers alle anfallenden
Kosten für Fremdleistungen. Diese Kosten sind Fremdkosten und können dem Auftragge-
ber gesondert in Rechnung gestellt werden, siehe § 9 Abs. 1. Fremdleistungen können
folgende Leistungen sein (abschließende Auflistung):
• Veranstaltungstechnik • Anmietung Veranstaltungsort • Kosten für die Anmietung der Standfläche und die Bewerbung des Messeauftritts • Kosten für die Anmietung von Möbeln, Wasser- und Stromanschluss
Die im Rahmen der Vertragsdurchführung anfallenden Fremdkosten dürfen für die ge-
samte Vertragslaufzeit einen Gesamtbetrag von 60.000 € (netto) nicht überschreiten.
(2) Erteilung der Einzelaufträge. Die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer setzt
stets die Erteilung eines Einzelauftrages durch den Auftraggeber voraus. Die Erteilung
der Einzelaufträge bestimmt sich jeweils nach dem nachfolgend geregelten Verfahren.
a) Der Auftraggeber fordert den Auftragnehmer elektronisch in Textform per E-Mail
zur Angebotsabgabe auf und stellt die notwendigen Informationen, soweit sie nicht
in dieser Rahmenvereinbarung festgelegt sind, zur Verfügung. Die Konkretisierung
beinhaltet insbesondere:
• eine stichpunktartige Beschreibung der zu erbringenden Leistung,
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• den Zeitraum für die Durchführung der Maßnahmen bzw. sonstige für den Ein-
zelauftrag relevante Fristen und
• mögliche fachliche Maßgaben.
b) Der Auftragnehmer bestätigt den Eingang der Aufforderung zur Angebotsabgabe
innerhalb von 3 Arbeitstagen (Montag bis Freitag) elektronisch in Textform per E-
Mail.
c) Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform per E-Mail innerhalb von 6 Ar-
beitstagen (Montag bis Freitag) nach Erhalt der Aufforderung zur Angebotsabgabe
per E-Mail. Dabei sind die im bezuschlagten Angebot genannten Preise verbindlich.
Der Auftragnehmer hat seinen Zeitaufwand für die Leistungserbringung sowie sons-
tige Aufwendungen zu kalkulieren, welche den daraus resultierenden Gesamtpreis
ergeben.
d) Der Auftraggeber prüft und entscheidet innerhalb von vier Wochen über die ge-
plante Einzelbeauftragung auf Basis des jeweiligen konkreten Angebotes. Der Ein-
zelauftrag wird elektronisch in Textform per E-Mail erteilt. Ein vom Auftraggeber er-
teilter Einzelauftrag ist vom Auftragnehmer unverzüglich, jedoch spätestens nach 3
Arbeitstagen (Montag bis Freitag), elektronisch in Textform per E-Mail zu bestäti-
gen.
§ 5 Verwendung von Künstlicher Intelligenz durch den Auftragnehmer
(1) Der Auftragnehmer kann zur Steigerung der Arbeitseffizienz und Effektivität bei der Er-
bringung der vertraglich geschuldeten Leistungen KI-Anwendungen, insbesondere
Sprachmodelle, grundsätzlich unter den Prämissen verwenden, dass
• die mit der Durchführung der Arbeiten für den Auftraggeber betrauten Beschäf-
tigten des Auftragnehmers in ausreichendem Maße und nachweisbar über KI-
Kompetenz im Sinne von Art. 4 KI-Verordnung verfügen
• bei jeglichen Eingaben in die KI-Anwendung keine personenbezogenen Daten o-
der sonstige vertrauliche Daten des Auftraggebers eingespeist/verwendet werden
• der Auftragnehmer den KI-generierten Teil des Arbeitsergebnisses vor Weiter-
gabe an den Auftraggeber auf Richtigkeit geprüft hat; zudem bleibt die Verpflich-
tung des Auftragnehmers zur Erbringung sämtlicher Leistungen frei von Rechten
Dritter (§ 7 Abs. 5 dieses Vertrages; gemeint sind v. a. Rechte am geistigen Eigen-
tum) unberührt.
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• gegenüber dem Auftraggeber in geeigneter Weise transparent gemacht wird, ob,
in welchem Umfang und in welcher Form (z. B. Modell, Anbieter, Funktionsweise)
KI bei der Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung verwendet worden
ist.
(2) Sofern bei der Erfüllung der vertraglich geschuldeten Leistungen eine KI-Anwendung er-
stellt werden muss oder eine bestehende KI-Anwendung auf die Bedürfnisse des Auf-
trags angepasst werden muss oder unter Verwendung von KI-Anwendungen Software
für den Auftraggeber entwickelt/angepasst werden muss, bedarf dies der vorherigen Zu-
stimmung des Auftraggebers in Textform. Dies gilt auch für den Fall, dass sich während
der Vertragsdurchführung Änderungen ergeben, die den Einsatz bisher noch nicht ge-
planter bzw. mitgedachter KI-Anwendungen oder deren geänderten Einsatz notwendig
erscheinen lassen. Die Vertragsparteien haben sich hierzu möglichst frühzeitig abzustim-
men. Der Auftraggeber hat vor Erteilung der Zustimmung die behördeninternen Vorga-
ben zur Verwendung von KI-Anwendungen zu beachten. Etwaige weitergehenden Vor-
gaben und Anforderungen zur Verwendung von KI gem. § 4 dieses Vertrages bleiben un-
berührt.
§ 6 Ausführungsfristen, Informationspflichten
(1) Die Leistung ist zu folgenden Zeitpunkten zu erbringen: Die Ausführungsfristen für die
einzelnen Leistungen gemäß § 4 werden im Rahmen der jeweiligen Einzelabrufe festge-
legt. Die Ausführungsfristen sind verbindlich, d. h. genau einzuhalten. Überschreitet der
Auftragnehmer die vereinbarten Ausführungsfristen, so gerät er in Verzug; eine Mah-
nung ist hierfür nicht erforderlich.
(2) Der Auftragnehmer erbringt die Leistung des jeweiligen Einzelauftrags in enger Abspra-
che mit dem Auftraggeber und gibt auf Verlangen jederzeit auch schriftlich Auskunft
über den Stand der Arbeiten. Unabhängig von dieser Auskunftspflicht hat der Auftrag-
nehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn eine zeit- und/oder sachge-
rechte Erledigung der übernommenen Arbeiten gefährdet erscheint. Der Auftraggeber
wird in allen Entwicklungsphasen beteiligt. Die finale Freigabe liegt beim Auftraggeber.
§ 7 Nutzungsrechte an den Lieferungen bzw. Leistungen
(1) Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber gemäß § 31 Urheberrechtsgesetz (UrhG)
unter Ausschluss der Vorbehalte des § 37 UrhG ab dem Zeitpunkt des Entstehens
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sämtliche Nutzungsrechte an den im Rahmen dieser Vereinbarung erbrachten Werken
(inkl. erstellter, bearbeiteter oder eingekaufter Fotos/Bildwerke/Illustrationen)für alle
Nutzungsarten (z.B. Vervielfältigungen, Bearbeitungen und Umgestaltungen, Veröffentli-
chungen, Verbreitungen) ein. Werke in diesem Sinne sind sämtliche geschützten geisti-
gen und schöpferischen Leistungen, die der Auftragnehmer im Zusammenhang mit der
Durchführung dieser Vereinbarung erbringt. Die Nutzungsrechte werden als ausschließli-
che Rechte räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkt, unwiderruflich und übertrag-
bar eingeräumt. Von der Rechteübertragung umfasst sind auch zum Zeitpunkt der Ein-
räumung der Rechte unbekannte Nutzungsarten.
(2) Die vorstehend genannten Rechte gehen jeweils im Zeitpunkt ihres Entstehens über und
sind bezüglich der Leistungen des Auftragnehmers mit der Zahlung der Vergütung abge-
golten. Die Parteien sind sich darüber einig, dass mit dem Übergang der Nutzungsrechte
an erbrachten Leistungen, einschließlich des sie betreffenden Materials, auch das Eigen-
tum an diesem Material auf den Auftraggeber übergeht.
(3) Der Auftraggeber ist berechtigt, für seine Zwecke über alle ihm vom Auftragnehmer
nach Abs. 1 eingeräumten Rechte frei zu verfügen und sie an Dritte zu übertragen bzw.
Dritten Nutzungsrechte einzuräumen. Die §§ 34 Abs. 1 S. 1 und 35 Abs. 1 S. 1 UrhG sind
nicht anzuwenden.
(4) Der Auftragnehmer verzichtet auf eine Namens-Urheberbenennung hinsichtlich der
nach dieser Rahmenvereinbarung und dem jeweiligen Einzelauftrag geschuldeten Leis-
tungen.
(5) Der Auftragnehmer steht dafür ein, dass sämtliche Leistungen, die der Auftraggeber in
Erfüllung dieser Rahmenvereinbarung erhält, nicht mit Urheberrechten, Leistungs-
schutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter belastet sind. Er stellt den Auftraggeber
von Ansprüchen Dritter wegen Verletzung solcher Rechte einschließlich der angemesse-
nen Kosten der Rechtsverfolgung frei. Sollten solche Ansprüche von Dritter Seite erho-
ben werden, so hat der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
(6) Mitteilungen an die Presse oder die Öffentlichkeit über Thema, Inhalt, Ergebnisse oder
sonstige Einzelheiten über die von dem Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen
bzw. Leistungen sowie jede sonstige Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit diesen
Lieferungen bzw. Leistungen sind allein dem Auftraggeber vorbehalten. Unterauftrag-
nehmer werden von dem Auftragnehmer in entsprechender Weise verpflichtet.
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§ 8 Datenschutz
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die
gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere die Datenschutz-Grundverord-
nung (DSGVO) und ergänzend das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einzuhalten und
diese Einhaltung dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend durch technische und
organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Insbesondere die Regelungen von Art.°5
DSGVO „Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten“ und Art.°6 Abs. 1
bis 3 DSGVO „Rechtmäßigkeit der Verarbeitung“ müssen eingehalten werden.
(2) Es werden personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet (Auf-
tragsverarbeitung, AV gem. Art 28 DSGVO). Bei Durchführung des Auftrags sind somit er-
gänzend zu (1) insbesondere Art. 28, 29 DSGVO zu beachten. Die Anlage 6 „Vereinbarung
zur Auftragsverarbeitung“ inkl. der Anlage „Technisch-organisatorische Maßnahmen“
(die Maßnahmen sind vom Bieter in der Anlage 7 [Eigenerklärung zur Einhaltung des Da-
tenschutzes] aufzuführen) wird Bestandteil des Vertrages.
(3) Der Auftragnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftraggeber sowie
die/der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers jederzeit berechtigt sind, die Einhal-
tung der gesetzlichen und vertraglichen Datenschutzbestimmungen im erforderlichen
Umfang zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Ein-
sichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme.
(4) Soweit der Auftraggeber wegen der Verletzung von Datenschutzbestimmungen im Rah-
men des Vertrages zum Schadensersatz gegenüber Betroffenen verpflichtet ist, bleibt
ihm der Rückgriff beim Auftragnehmer vorbehalten.
§ 9 Vergütung
(1) Die Vergütung ergibt sich aus den im bezuschlagten Angebot genannten Preisen. Bei die-
sen Preisen handelt es sich um verbindliche Preise einschließlich sämtlicher Kosten für
beispielsweise Mieten, Telekommunikation, Porti, Kopien, Fracht, Verpackung, Personal.
Mit diesen Preisen sind alle Geschäftsaufwendungen des Auftragnehmers einschließlich
der Übertragung von Nutzungsrechten abgegolten. Die Abrechnung von Fremdkosten (d.
h. sämtliche Kosten für Leistungen, die nicht vom Auftragnehmer selbst erbracht und so-
mit nicht über die Stundenverrechnungssätze abgerechnet werden) erfolgt auf Erstat-
tungspreisbasis. Nicht eingeschlossen sind Reisekosten, siehe Abs. 2.
Die im Angebot genannten Preise behalten über die gesamte Vertragslaufzeit
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einschließlich etwaiger Verlängerungsoptionen ihre Gültigkeit.
Vereinbart ist der angebotene Preis inklusive der vom Auftragnehmer angegebenen ge-
setzlichen Umsatzsteuer.
Hat der Auftragnehmer mit einem ermäßigtem oder ohne Umsatzsteuersatz angeboten
und stellt sich während der Vertragslaufzeit heraus, dass für die Leistungen abweichend
vom Angebot doch ein Umsatzsteuersatz oder doch der Regelumsatzsteuersatz anfällt,
bleibt dennoch der vom Auftragnehmer angebotene Preis Grundlage der Vergütung.
Durch eine abweichende Umsatzsteuer entstehende Mehrkosten hat der Auftragnehmer
selbst zu tragen.
Sollte der angebotene Umsatzsteuersatz nachträglich durch eine vorübergehende oder
dauerhafte rechtliche Neuregelung erhöht oder gesenkt werden oder werden die Leis-
tungen des Auftragnehmers nachträglich durch eine rechtliche Neuregelung einem ande-
ren Umsatzsteuersatz unterworfen, gilt der geänderte Umsatzsteuersatz als Grundlage
der Vergütung.
(2) Reisekostenerstattungen
Reisekosten werden nach den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes erstattet, so-
fern im Folgenden nichts Abweichendes geregelt ist.
Dabei ist die kostengünstigste Verkehrsmöglichkeit zu nutzen. Im Zweifel ist die Auswahl
des Verkehrsmittels mit dem Auftraggeber abzustimmen. Zur Geltendmachung der Kos-
tenerstattungen sind Nachweise vorzulegen, soweit dies nicht abweichend geregelt ist.
Erstattet werden lediglich die im Rahmen der beauftragten Tätigkeit tatsächlich entstan-
den, nachgewiesenen und notwendigen Kosten.
- Die wesentlichen, für diesen Vertrag relevanten, Inhalte des Bundesreisekostenge-
setzes sind:
a. Reisezeiten werden nicht als Arbeitszeit vergütet.
b. Bahn
Bei Bahnfahrten werden die Kosten der 2. Klasse erstattet; bei Fahrten über zwei
Stunden Dauer die Kosten der 1. Klasse. Eine vorhandene Bahncard ist zu nutzen.
Die Kosten einer Bahncard, auch der 1. Klasse, können nachträglich erstattet
werden, wenn sich diese durch Verwendung bei Reisen, die nach diesen Vor-
schriften abgerechnet werden, amortisiert hat und keine Erstattung durch eine
andere Stelle erfolgt. Die Amortisation ist unter Vorlage der Bahncard (nach Ab-
lauf der Gültigkeit) und der zugehörigen Rechnung darzulegen.
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- Folgende Regelungen werden abweichend vom Bundesreisekostengesetz vereinbart:
a. Flug
Flüge sind aus Nachhaltigkeitsgründen zu vermeiden. Kosten für Flugreisen wer-
den daher grundsätzlich nicht erstattet. Nur in Ausnahmefällen, in denen dem
Auftragnehmer eine Anreise mit anderen Verkehrsmitteln nicht zumutbar ist,
können Flugkosten nach vorheriger ausdrücklicher Abstimmung mit dem Auf-
traggeber erstattet werden. Bei innerdeutschen Reisen und bei Reisen mit einer
Entfernung von weniger als 500 km zum Zielort gilt die Anreise mit anderen Ver-
kehrsmitteln grundsätzlich als zumutbar. Bei Flügen werden die Kosten der nied-
rigsten Flugklasse erstattet.
b. PKW-Nutzung
Die Wegstreckenentschädigung beträgt pauschal 0,30 EUR brutto pro gefahre-
nen Kilometer und beinhaltet damit u.a. entstandene Kosten für Parken, Kraft-
stoff etc.
c. ÖPNV, Taxi
Bei Anreise mit der Bahn oder mit dem Flugzeug wird eine Pauschale i. H. v. 20
EUR brutto zur Nutzung des ÖPNV, Taxi o. ä. gewährt. Diese gilt insgesamt für die
Hin- und Rückreise und pro Person. Die Vorlage eines Beleges ist nicht notwen-
dig.
d. Übernachtungskosten werden nur gegen Beleg bis zur Höhe von 99 EUR brutto
(inkl. Frühstück) erstattet. Hiervon kann in Absprache mit dem Auftraggeber ab-
gewichen werden, z. B. zu Messezeiten.
e. Tagegeld wird nicht gewährt. Über die o. a. Regelungen hinaus werden keine
Verpflegungskosten erstattet.
§ 10 elektronische Rechnungsstellung, Zahlungen
(1) Die Zahlung erfolgt nach Erbringung der unter § 4 aufgeführten Leistungsbestandteile im
Rahmen des jeweiligen Einzelauftrags sowie nach Eingang einer ordnungsgemäßen und
prüfbaren Rechnung innerhalb von 30 Tagen auf das vom Auftragnehmer anzugebende
Konto.
(2) Für Leistungen, zu denen ausnahmsweise eine Vergütung auf der Basis von Stundensät-
zen vereinbart wurde, führt der Auftragnehmer in der Rechnung die Anzahl der jeweils
geleisteten Stunden aus der entsprechenden Leistungsposition auf (§ 16 VOL/B).
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(3) Sofern Skonto angeboten wird, beginnt die Skontofrist mit dem Tage des Zugangs der
Rechnung beim Auftraggeber, jedoch nicht vor vertragsgemäßer Erbringung der Leis-
tung. Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonti berücksichtigt, die eine Skon-
tofrist von 14 Tagen nicht unterschreiten. Die Rechnung des Auftragnehmers muss den
rechtlichen Vorgaben, insbesondere denen des Umsatzsteuergesetz entsprechen. Die
Rechnung ist auf den Auftraggeber auszustellen. Rechnungen werden ihrem Zweck ent-
sprechend als Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung bezeichnet und fortlaufend num-
meriert.
(4) Die elektronische Rechnungsstellung ist verpflichtend. Für die Übermittlung einer elekt-
ronischen Rechnung ist die Nutzung der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform
(OZG-RE) vorgesehen, welche unter https://xrechnung-bdr.de/ abrufbar ist. Bei der
Übermittlung der elektronischen Rechnung ist die Leitweg-ID des Auftraggebers anzuge-
ben. Die Parteien vereinbaren, dass Rechnungen, die nicht elektronisch gestellt werden,
keinen Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB begründen
(5) Kosten Dritter sind glaubhaft nachzuweisen z. B. durch Fremdrechnungen, Verträge mit
Unterauftragnehmern, Lieferscheine, Empfangsbestätigungen etc. Fremdrechnungen
müssen die jeweils erbrachte Fremdleistung mit ihren bestimmenden Merkmalen ent-
halten.
(6) Die Rechnungslegung erfolgt an folgende Adresse:
Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) Referat T6, Petra Kiefer (Bitte zwingend bei Rechnungslegung angeben) Maarweg 149-161 50825 Köln Leitweg-ID: 991-00144-10
§ 11 Übertragung von Rechten
Aus der Rahmenvereinbarung oder dem Einzelauftrag herrührende Rechte und Pflichten
dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers auf einen Dritten
übertragen werden.
§ 12 Gefahrübergang
Die Gefahr des zufälligen Untergangs oder einer zufälligen Verschlechterung geht erst bei
Abnahme der Leistung bzw. Annahme der Lieferung auf den Auftraggeber über.
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§ 13 Haftung und Gewährleistungsrechte
(1) Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte nach dem BGB unter Berücksichtigung
der Regelungen des § 14 VOL/B.
(2) Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für die vollständige und rechtzeitige Erfül-
lung der Rahmenvereinbarung und der daraus hervorgehenden Einzelaufträge; Bieterge-
meinschaften haften als Gesamtschuldner.
§ 14 Verschwiegenheitspflicht
(1) Der Auftragnehmer hat – auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses - über die
ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen internen Angelegenheiten des Auftragge-
bers Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch seine mit der Ausführung der
Leistung befassten Mitarbeiter zu verpflichten.
(2) Von dienstlichen Schriftstücken, Zeichnungen und anderem Schriftgut, die dem Auftrag-
nehmer in Ausführung dieser Rahmenvereinbarung zugänglich gemacht werden, dürfen
ohne Zustimmung des Auftraggebers keine Abschriften, Ablichtungen oder andere Ver-
vielfältigungen gefertigt werden.
§ 15 Sozialversicherungsrechtlicher Status
(1) Die Parteien streben in beiderseitigem Einvernehmen eine Zusammenarbeit auf selbst-
ständiger Basis an; ein Arbeits- wie auch ein sozialversicherungspflichtiges Beschäfti-
gungsverhältnis sollen nicht begründet werden. Der Auftragnehmer wird den Auftragge-
ber auf alle Umstände hinweisen, welche die vorstehend genannte Absicht der Parteien
in Frage stellen. Die Möglichkeit der jederzeitigen Einleitung eines Statusfeststellungs-
verfahrens bleibt hiervon unberührt.
(2) Der Auftragnehmer ist für die sich aus dieser Zusammenarbeit ergebenden steuerlichen
und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten selbst verantwortlich.
(3) Der Auftraggeber zählt zu den abgabepflichtigen Unternehmen nach § 24 Künstlersozial-
versicherungsgesetz und entrichtet für alle in einem Kalenderjahr an selbständige Künst-
ler oder Publizisten gezahlte Entgelte eine Abgabe. Dabei ist unerheblich, ob der Künst-
ler oder Publizist selbst nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz versichert ist.
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§ 16 Kündigung
(1) Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag nach Ablauf des ersten Vertragsjahres je-
weils zum Ende des Kalenderjahres mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten ohne
Angabe von Gründen zu kündigen.
(2) Beide Vertragsparteien sind berechtigt, die Rahmenvereinbarung oder einen Einzelauf-
trag jederzeit mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund zu kündigen, wenn Tatsachen
vorliegen, auf Grund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände
des Einzelfalls und unter Abwägung der Interessen der Vertragsparteien die Fortsetzung
der Rahmenvereinbarung oder des Einzelauftrags nicht zugemutet werden kann.
(3) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber ist insbesondere dann
gegeben, wenn über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren eröff-
net, ein entsprechender Eröffnungsantrag gestellt, dieser Antrag mangels Masse abge-
lehnt worden ist oder die ordnungsgemäße Abwicklung der Rahmenvereinbarung oder
des Einzelauftrags dadurch in Frage gestellt ist, dass er seine Zahlungen nicht nur vo-
rübergehend einstellt. Weitergehende Rechte nach § 8 Nr. 1 und 2 VOL/B bleiben unbe-
rührt.
(4) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber liegt insbesondere auch
dann vor, wenn der Auftragnehmer die Eigenerklärungen in dem dieser Rahmenverein-
barung zugrunde liegenden Vergabeverfahren wahrheitswidrig abgegeben hat oder
wenn nach Vertragsschluss Tatsachen eintreten oder bekannt werden, die einen Aus-
schluss des Auftragnehmers nach § 31 Abs. 1 UVgO i. V. m. §§ 123, 124 Abs. 1 GWB ge-
rechtfertigt hätten. Gleiches gilt für den Fall, dass der Auftragnehmer bzw. ein von ihm
oder von einem Nachunternehmer eingesetzter Nachunternehmer gegen die Lohnzah-
lungspflichten aus § 20 MiLoG bzw. - bei Einschlägigkeit eines erstreckten Tarifvertrages
- die Pflichten aus § 8 Abs. 1 S. 1 oder Abs. 3 AEntG verstößt, bei Verstößen durch einen
Dritten (Nachunternehmer) jedoch nur dann, wenn der Auftragnehmer dies nach Kennt-
nisnahme oder aufgrund fahrlässiger Unkenntnis nicht umgehend abstellt.
(5) Die Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
(6) Im Fall der Kündigung hat der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Vergütung gegen-
über dem Auftraggeber hinsichtlich noch nicht erbrachter Leistungen. Es gelten § 8 Nr. 3
VOL/B sowie ergänzend die gesetzlichen Vorschriften, insbesondere §§ 626 bis 628 BGB.
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§ 17 Antikorruptionsklausel
(1) Der Auftraggeber ist vor Beginn der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer zum
Rücktritt berechtigt, wenn ein Ausschlussgrund entsprechend §§ 123, 124 GWB vorliegt.
Ein Ausschlussgrund liegt insbesondere vor bei Vorteilsgewährung gemäß § 333 StGB,
Bestechung gemäß § 334 StGB, bei wettbewerbsbeschränkenden Absprachen im Sinne
von § 298 StGB sowie bei der Beteiligung an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen
im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, wie z. B. einer Vereinba-
rung mit Dritten über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, über zu fordernde
Preise, über die Entrichtung einer Ausfallentschädigung (Gewinnbeteiligung oder sons-
tige Abgaben) und über die Festlegung von Preisempfehlungen.
(2) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber alle Schäden zu ersetzen, die unmittelbar o-
der mittelbar durch den Rücktritt von der Rahmenvereinbarung entstehen.
(3) Der Auftragnehmer wird ausdrücklich auf die strafrechtlichen Folgen eines korruptions-
relevanten Verhaltens, welches gleichzeitig eine schwerwiegende Vertragspflichtverlet-
zung darstellt, hingewiesen.
(4) Nach Beginn der Leistungserbringung tritt das Recht zur Kündigung aus wichtigem
Grund an die Stelle des Rücktrittsrechts gemäß Absatz 1. Im Falle der Ausübung des Kün-
digungsrechts gilt der letzte Absatz des § zur „Kündigung“ entsprechend.
§ 18 Nebenabreden, Änderungen, Ergänzungen
(1) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
(2) Alle Änderungen und Ergänzungen dieser Rahmenvereinbarung sind nur wirksam, wenn
das geänderte bzw. ergänzte Vertragsdokument beidseitig unterzeichnet ist. Die Unter-
zeichnung kann entweder durch eigenhändige Unterschrift und Versand per Post oder
Austausch der eigenhändig unterschriebenen Vertragsdokumente als E-Mailanhang
bzw. per Fax oder durch ein Einfügen einer eingescannten Unterschrift und Versand per
E-Mail bzw. per Fax erfolgen. Dies gilt auch für Abreden, die diese Bestimmung aufhe-
ben.
(3) Wird die Rahmenvereinbarung innerhalb des ersten Vertragsjahres aus wichtigem
Grund gemäß § „Kündigung“ gekündigt oder einvernehmlich aufgelöst, ist der Auftrag-
geber unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit dazu berechtigt,
dem im Vergabeverfahren zweitplatzierten Bieter den Eintritt in die Rahmenvereinba-
rung zu den vom Bieter damals angebotenen Konditionen anzubieten, sofern der
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Auftraggeber dies für sachgerecht und dienlich hält. Der Eintritt des zweitplatzierten
Bieters in die Rahmenvereinbarung setzt die Zustimmung dieses Bieters voraus.
§ 19 Salvatorische Klausel
Die etwaige Nichtigkeit einzelner Bestimmungen der Rahmenvereinbarung hat nicht die
Nichtigkeit der ganzen Rahmenvereinbarung zur Folge. Die Vertragsparteien sind verpflich-
tet, die verbleibenden Bestimmungen der Rahmenvereinbarung nach Treu und Glauben so
auszulegen, dass der jeweilige Grundinhalt und Zweck der nichtigen Bestimmung so weit wie
möglich berücksichtigt wird. Ist eine Auslegung nicht möglich oder ist über eine Auslegung
keine Einigkeit erzielt worden, so haben die Vertragsparteien sich um ergänzende Vereinba-
rungen zu bemühen.
§ 20 geschlechtergerechte Sprache
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen der Erfüllung der vertraglichen Verpflich-
tungen eine geschlechtergerechte Sprache zu verwenden. Hierzu stellt ihm der Auftraggeber
Handlungsempfehlungen zur Verfügung.
§ 21 Gerichtsstand
Gerichtsstand ist Köln.
§ 22 Anwendbares Recht
Es gilt ausschließlich deutsches Recht.
Ende des Vertragstextes
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