[Seite 1]
ZR 3 - Vergaben
Leistungsbeschreibung
Unterstützende Organisation und Ausstattung der 18. Bundesversammlung (Teilbereich Paul-
Löbe-Haus und Außenbereich) am 30. Januar 2027
Inhaltsverzeichnis:
-
Leistungsgegenstand ..................................................................................................... 2
-
Generelle Erläuterungen zur Bundesversammlung ..................................................... 2
-
Vertrags- und Leistungszeitraum ................................................................................. 3
-
Art und Umfang der Leistung ....................................................................................... 3 4.1. Möbel und sonstige Ausstattung .................................................................................. 4 4.2. Wegeleitung/Hinweis- und Beschilderungskonzeption .............................................. 4 4.3. Personal- und Serviceleistungen ................................................................................. 4 4.4. Organisatorischer/Vorbeugender Brandschutz und Services ...................................... 6 4.5. Arbeitsschutz ............................................................................................................... 6 4.6. Optional: Präsentationsstand Erinnerungsgabe ........................................................... 7
-
Technisches Konzept .................................................................................................... 7
-
Hinweise zur Kalkulation ............................................................................................. 8
-
Zahlungsmodalitäten und Fälligkeitsdaten ................................................................. 8
-
Rücktrittsregelungen ..................................................................................................... 9
[Seite 2]
ZR 3 - Vergaben Leistungsbeschreibung ZR3-16120-2026-187-16-IK3
- Leistungsgegenstand
Leistungsgegenstand ist die unterstützende Organisation und Ausstattung der 18. Bundesver- sammlung im Teilbereich Paul-Löbe-Haus (PLH) und Außenbereich sowie des anschließenden Empfanges im PLH.
- Generelle Erläuterungen zur Bundesversammlung
Die Präsidentin des Deutschen Bundestages hat für den 30. Januar 2027 die 18. Bundesversamm- lung einberufen. Gemäß Artikel 54 Grundgesetz wird diese an diesem Tag den nächsten Bundes- präsidenten oder die nächste Bundespräsidentin wählen. Das Wahlgeschehen und die Versamm- lung finden im Reichstagsgebäude statt.
Zur Erfüllung dieser Aufgabe werden die von den Volksvertretungen der Länder gewählten Ver- treterinnen und Vertreter und die Mitglieder des Bundestages (im Folgenden Delegierte) gemein- sam am 30. Januar 2027 im Reichstagsgebäude des Deutschen Bundestages (DBT) zusammentre- ten. Danach umfasst die Versammlung insgesamt 1.260 Mitglieder (630 Bundestagsabgeordnete und 630 von den Landesparlamenten bestimmte Mitglieder).
Die Wahl des Bundespräsidenten oder der Bundespräsidentin findet geheim und ohne vorherige Aussprache statt. Vorschläge für Kandidatinnen und Kandidaten können von jedem Mitglied der Bundesversammlung unterbreitet werden. Erreicht keine der kandidierenden Personen im ersten und zweiten Wahlgang die absolute Mehrheit, also mehr als die Hälfte der Stimmen, kommt es zu einem dritten Wahlgang. Hier genügt eine relative Mehrheit: Es gewinnt, wer die meisten Stimmen erhält. Für den zweiten oder dritten Wahlgang können auch neue Wahlvorschläge un- terbreitet werden. Zwischen den Wahlgängen sowie gegebenenfalls auch vor Beginn der Wahl finden sich die Delegierten üblicherweise in Fraktionssitzungen innerhalb der Liegenschaften ein.
Die Versammlung folgt im Wesentlichen dem unten dargestellten Ablauf. Die genannten Uhrzei- ten dienen jedoch nur als ungefähre Richtlinie für den Fall, dass die Wahl bereits im ersten Wahlgang entschieden wird. Sollten weitere Wahlgänge nötig sein, verschiebt sich der zeitliche Horizont entsprechend.
Sitzungseröffnung durch die Bundestagspräsidentin, circa 12.00 Uhr Beschlussfassung über die Geschäftsordnung Bestellung der Schriftführerinnen und Schriftführer Wahl des Staatsoberhauptes, circa 12.30 Uhr Verkündung Ergebnis der Wahl, circa 14.25 Uhr Annahme der Wahl, circa 14.30 Uhr Ansprache des neu gewählten Staatsoberhauptes Schlusswort der Bundestagspräsidentin Nationalhymne, circa 15.00 Uhr Versammlungsende, circa 15.00 Uhr
Weitere Aspekte zur Bundesversammlung sind auf der Internetseite des Deutschen Bundestages unter dem Suchbegriff „Bundesversammlung“ zu finden oder auch direkt unter https://www.bundestag.de/parlament/aufgaben/bundesversammlung
Stand: 14. Oktober 2026 Seite 2 von 9
[Seite 3]
ZR 3 - Vergaben Leistungsbeschreibung ZR3-16120-2026-187-16-IK3
- Vertrags- und Leistungszeitraum
Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung. Die Leistungszeiten richten sich nach Ziffer 4. Der Vertrag endet mit dem Abschluss der letzten vertragsgemäßen Leistung.
- Art und Umfang der Leistung
Der Auftragnehmer (AN) muss alle personellen und technischen Dienstleistungen anbieten, die erforderlich sind, um eine professionelle Empfangsveranstaltung durchführen zu können. Hierzu hat der AN mit dem Angebot ein Konzept vorzulegen, dessen Bewertung in die Zuschlagsent- scheidung einfließt (vergleiche Dokument „Bewertungsschema“).
Der AN übernimmt in Bezug auf die Veranstaltung die Vorbereitung, Durchführung und Nachbe- reitung, die personelle, materielle sowie technische Unterstützung der Auftraggeberin (AG) und hat im Einzelnen die folgenden Leistungen zu erbringen:
Möblierung und sonstige Ausstattung – 4.1. – Wegeleitung/Hinweis- und Beschilderungssystem – 4.2. – Personaleinsatz- und Serviceleistungen – 4.3. – Organisatorischer/Vorbeugender Brandschutz und Services – 4.4. – Arbeitsschutz– 4.5. – Präsentationsstand Erinnerungsgabe (Option) – 4.6 –
Die im Folgenden beschriebenen Einzelheiten zu den verschiedenen Leistungsbereichen beruhen auf dem gegenwärtigen Stand der Planung. Die zu erbringenden einzelnen Leistungen sind der Leistungsbeschreibung und den Preisangaben zu entnehmen. Es wird angestrebt, alle Einzelleis- tungen und gegebenenfalls auch die Optionen zu beauftragen. Diese Leistungen sind nach Vor- gabe der AG zu erbringen und bedürfen nach Zuschlagserteilung der Abstimmung mit der AG. Sollte sich danach bei den einzelnen in den Preisangaben angegebenen Punkten die Notwendig- keit einer Mehrleistung oder ein geringerer Leistungsumfang herausstellen, so wird dies nach Möglichkeit in Form von Nachträgen berücksichtigt.
Aufgrund der hohen Öffentlichkeitswirksamkeit der Veranstaltung werden an die Qualität der technischen Konzeption und an die Durchführung der Veranstaltung hohe Ansprüche gestellt.
Kommunikationssprache mündlich und schriftlich ist Deutsch.
Der Aufbaubeginn der technischen Ausstattung kann ab dem 28. Januar 2027 erfolgen. Ein Ab- nahmerundgang der Installationen soll am 29. Januar 2027 gegen 17.00 Uhr erfolgen. Das Einrich- ten der Arbeitsplätze an den Informationsbereichen durch die Mitarbeiter der AG erfolgt am 29. Januar 2027. Der Abbau erfolgt direkt im Anschluss an die Veranstaltung und ist bis zum
- Februar, 10.00 Uhr abzuschließen. Die Arbeiten vor Ort belaufen sich damit insgesamt auf circa vier Tage. Der AN ist ebenfalls verpflichtet, innerhalb dieser Zeit die durch die Aufbau- so- wie Abbauarbeiten entstandenen Verschmutzungen beziehungsweise Verunreinigungen zu besei- tigen.
Die technische Ausstattung bleibt Eigentum des AN, sofern die Vergabeunterlagen bezüglich der jeweiligen, detaillierten Anforderung/Ausstattung nichts anderes aussagen.
Für alle gestalterischen Aufgaben ist das Corporate Design des Deutschen Bundestages zu beach- ten. Hierfür stellt die AG für die grafische Gestaltung von Druckartikeln die erforderlichen Lay-
Stand: 14. Oktober 2026 Seite 3 von 9
[Seite 4]
ZR 3 - Vergaben Leistungsbeschreibung ZR3-16120-2026-187-16-IK3
out-Vorgaben (Handbuch zum Erscheinungsbild, Handbuch Visuelle Identität) mit den Vergabe- unterlagen zur Verfügung; weiterhin werden Bilder und Texte nach der Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt. Der Druck eines jeden Artikels erfolgt erst nach der jeweiligen Druckfreigabe der AG. Die Lieferung der Drucke, sofern nicht explizit im Text aufgeführt, erfolgt zum Aufbau der Veranstaltung.
4.1. Möbel und sonstige Ausstattung
Der AN stellt für die Funktionsbereiche und die Unterbringungsbereiche die erforderlichen Mö- bel und sonstigen Ausstattungen gemäß der Leistungsbeschreibung und der Auflistung gemäß den Preisangaben auf Mietbasis zur Verfügung. Der AN hat mit dem Konzept einen entsprechen- den „Möbelkatalog“ auf Basis von Ziffer 1 der Preisangaben vorzulegen.
4.2. Wegeleitung/Hinweis- und Beschilderungskonzeption
Als Bestandteil der technischen Gesamtkonzeption ist ein temporäres Hinweis- und Beschilde- rungssystem für den Innenbereich der Liegenschaften und den unmittelbaren Außenbereich zu konzipieren und anzubieten, welches ausführliche Hinweise zu den Funktions- und Unterbrin- gungsbereichen vermittelt.
Die Laufwege in den beteiligten Liegenschaften sind, soweit es sicherheitstechnisch erforderlich ist, durch Absperrständer und Kordeln zu begrenzen. Im Rahmen des Wegeleit-, Hinweis- und Beschilderungssystems sind die Delegierten, Gäste sowie beteiligte Personen vor dem Eingang PLH in geeigneter Weise unter anderem auch durch Absperrgitter zu führen und vor dem Stra- ßenverkehr zu schützen.
Der Konzeptbeitrag bezüglich des Wegeleit-, Hinweis- und Beschilderungssystems ist der AG als Bestandteil des Konzeptes mit dem Angebot vorzulegen. Eine Materialliste, welche Art und Um- fang des Konzeptes zum eigenständig zu planenden und später umzusetzenden Wegeleit-, Hin- weis - und Beschilderungssystem darstellt, ist zwingend erforderlich. Standort sowie räumliche Verteilung des Hinweis- und Beschilderungssystems und der Tragekonstruktion in der Origi- nalumgebung sind als Konzeptbeitrag in dem technischen Konzept, das mit dem Angebot einzu- reichen ist, aussagekräftig fotorealistisch zu visualisieren.
Für die Gestaltung und die Umsetzung des Hinweis- und Beschilderungssystems sowie für die Angebotserstellung stellt die AG die Layoutvorgaben (Corporate Design) des Deutschen Bundes- tages für zum Beispiel Schriftarten, Wort-Bild-Marken nach Zuschlagserteilung zur Verfügung. Die Umsetzung erfolgt in Absprache und in Zusammenarbeit sowie nach Freigabe durch die AG in Textform.
Die Lieferung erfolgt entsprechend der Konzeption zum Aufbau der Veranstaltung, für den Au- ßenbereich teilweise auch schon im Vorfeld der Veranstaltung.
4.3. Personal- und Serviceleistungen
Für die Vor- und Nachbereitung sowie die Begleitung zur Durchführung der Veranstaltung stellt der AN die notwendige Personal- und Servicestruktur zur Verfügung. Ab Zuschlagserteilung müssen die durch den AN zu erfüllenden Einzelleistungen geplant, koordiniert, gesteuert und kontrolliert sowie die sachgerechte Aufgabenerledigung sichergestellt werden.
Für die Umsetzung der in der Leistungsbeschreibung und den Preisangaben dargestellten Aufga- ben ist entsprechend dem angebotenen Konzeptbeitrag qualifiziertes und ausgebildetes Personal
Stand: 14. Oktober 2026 Seite 4 von 9
[Seite 5]
ZR 3 - Vergaben Leistungsbeschreibung ZR3-16120-2026-187-16-IK3
einzusetzen. Auf der Grundlage des Konzeptes muss die jeweils eingesetzte Person je nach Tätig- keit über entsprechend anerkannte Zeugnisse oder Zertifikate, wie beispielsweise mit der Quali- fikation gemäß den §§ 32 Absatz 5 Satz 1, 33, 34 Betriebs-Verordnung Berlin vom 10. Oktober 2007, für Meisterinnen und Meister für Elektrotechnik oder Meisterinnen und Meister für Veran- staltungstechnik oder gleichwertige Qualifikationen, verfügen. Die Nachweise sind zusammen mit dem Angebot einzureichen. Gleichwertige Qualifikationen sind auch nachgewiesene Berufs- erfahrung in dem jeweiligen Einsatzbereich.
Das Konzept zur Personaleinsatz- und Servicestruktur ist als Bestandteil des Konzeptes mit dem Angebot vorzulegen. Der Konzeptbeitrag hinsichtlich der Personal- und Serviceleistung hat de- taillierte Erklärungen zur Planung, Umsetzung und Durchführung, welche eine unmissverständ- liche Vorstellung von der Personal- und Servicestruktur sowie der Art und Weise der Leistungs- erbringung zu vermitteln.
Die allgemein bekannten Regeln der Technik, die gesetzlichen Bestimmungen und Schutzvor- schriften, insbesondere die Unfallverhütungsvorschriften (UVV), sind zu beachten. Der AN si- chert ferner die Einhaltung aller einschlägigen arbeits- und beschäftigungsrechtlichen Vorschrif- ten und Regelungen zu, die im Zusammenhang mit dem Einsatz von Personal maßgebend sind.
Am Veranstaltungstag werden die Paul-Löbe-Allee und die Otto-von-Bismarck-Allee vom Spree- ufer bis einschließlich Konrad-Adenauer-Straße für den öffentlichen Verkehr gesperrt und nur für den berechtigten Verkehr passierbar sein. Sperreinrichtungen innerhalb der Vorfahrt PLH West sind zum Schutz der Delegierten und Gäste im besonderen Maße zu bedenken. Die Planung zur verkehrstechnischen Umsetzung am Veranstaltungstag ist als Bestandteil des zu erläuterten Konzeptes mit dem Angebot vorzulegen. Der AN übernimmt hierfür alle erforderlichen Arbeiten. Die gegebenenfalls entstehenden Kosten oder Gebühren trägt die AG.
Am Veranstaltungstag hat der AN neben den an der Bühne eingesetzten Ton- und Lichttechni- kern und dem in der Vor- und Nachbereitung tätigen Personal auch Mitarbeiter als Ansprechpart- ner für die AG zu benennen, die das laut Leistungsbeschreibung und Preisangaben durch die AN gestellte Personal koordinieren, einweisen und betreuen.
Die Besucherbetreuer, Hosts und Hostessen, Gebärdensprachdolmetscher sowie Aufzugsführer müssen sich in der deutschen Sprache sicher ausdrücken können, präsent, höflich und engagiert sein sowie über Grundkenntnisse der englischen Sprache verfügen, um eine einfache Kommuni- kation mit Englisch sprechendem Publikum sicherzustellen. Die Besucherbetreuer müssen nach Zuschlagserteilung bis zum Beginn der Veranstaltung mit den genutzten Liegenschaften des Deutschen Bundestages vertraut gemacht werden und über ausreichende Kenntnisse zur Bundes- versammlung verfügen. Die Besucherbetreuer, Hosts und Hostessen sowie die Gebärdensprach- dolmetscher müssen dem Anlass entsprechend einheitlich, in gedeckten Farben und ordentlich gekleidet sein.
Weiterhin ist die Baustellensicherheit beziehungsweise Bewachung der Aufbauten während aller produktionsrelevanten Zeiten einzuplanen und umzusetzen. Alle zum Zeitpunkt der Leistungs- erbringung gültigen Rechtsvorschriften zum Arbeits- und Infektionsschutz sind zwingend einzu- halten. Die Absicherung hat so zu erfolgen, dass die AG von der Haftung für Beschädigung oder Verlust des Equipments des AN freigestellt ist. Dies gilt nicht, soweit der Schaden durch Perso- nal der AG verursacht wird. Ebenso ist sicherzustellen, dass die AG von der Haftung für Schä- den Dritter, in den veranstaltungsrelevanten Bereichen während des gesamten Produktionszeit- raums freigestellt ist. Hierzu sind ebenfalls Ausführungen im Konzeptbeitrag erforderlich.
Stand: 14. Oktober 2026 Seite 5 von 9
[Seite 6]
ZR 3 - Vergaben Leistungsbeschreibung ZR3-16120-2026-187-16-IK3
Die Bewachung von sondergeschützten Personen und das Sichern des Veranstaltungsbereiches sind nicht durch den AN zu erbringen.
Sind für die Erbringung der Dienstleistung Genehmigungen und/oder Gutachten notwendig, so sind diese in Absprache und Zusammenarbeit mit der AG bei den betreffenden Ämtern selbstän- dig und fristgerecht einzuholen beziehungsweise zu erarbeiten:
sonstige Genehmigungsverfahren (zum Beispiel Anzeige und Genehmigung Fliegende Bauten, besondere Tragekonstruktionen – TÜV, Fluchtwegeplan) Sondernutzung Straßenland; Grünflächen im Außenbereich verkehrsrechtliche Anordnung (zuvor bereits aufgeführt)
Die anfallenden Gebühren und Kosten trägt die AG. Die entsprechenden Beträge sind im Angebot zu benennen, da sie von der technischen Konzeption des AN abhängen, fließen aber nicht in die Angebotssumme ein. Sollten darüber hinaus erforderliche Genehmigungen und Gutachten auf- grund der gewählten technischen, gegebenenfalls personellen Mittel notwendig werden, so ist dies jeweils im entsprechenden fachlichen Konzeptbeitrag beizufügen und dort entsprechend zu begründen. Eventuell später notwendige Genehmigungen sind der AG anzuzeigen und nach Frei- gabe der AG seitens des AN selbständig und fristgerecht einzuholen. Die gegebenenfalls entste- henden Kosten oder Gebühren trägt die AG.
Für alle gegebenenfalls nötigen Bauten müssen Baubücher oder geprüfte Statiken zum Zeitpunkt nötiger technischer Prüfungen durch zum Beispiel TÜV et cetera unverzüglich, spätestens jedoch bis 9:00 Uhr am Tag vor der Veranstaltung, der AG vorgelegt werden und verbleiben über den Zeitraum der Veranstaltung bei der AG.
Der AN hat sämtliche Arbeiten und Maßnahmen unter Beachtung der jeweils in der letzten Fas- sung geltenden und dazu erlassenen Rechtsvorschriften durchzuführen.
4.4. Organisatorischer/Vorbeugender Brandschutz und Services
Für die gesamten produktionsrelevanten Zeiten (Aufbau, Durchführung und Abbau) hat der AN die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zum organisatorischen, vorbeugenden Brandschutz vollumfänglich sicherzustellen. Hierbei sind beispielweise die spezifischen Brandschutzordnun- gen und Genehmigungsunterlagen der Liegenschaften des Deutschen Bundestages (insbesondere des Paul-Löbe-Hauses) strikt zu beachten. Der Konzeptbeitrag zum vorbeugenden, speziell orga- nisatorischen Brandschutz ist als Bestandteil des technischen Gesamtkonzeptes mit dem Angebot einzureichen. Hierzu hat der AN in diesem Teil des technischen Konzeptbeitrages ebenfalls de- taillierte Erklärungen zur Planung, Umsetzung und Durchführung, welche eine unmissverständ- liche Vorstellung von der Art und Weise dieser Teilleistungserbringung vermitteln, zu formulie- ren.
4.5. Arbeitsschutz
Für die gesamte Planungs-, Auf-, Abbau- und Durchführungszeit hat der AN ein Konzept zum zur Einhaltung des Arbeitsschutzes bezüglich der zu erbringenden Dienstleistung und mit Blick auf die hierfür notwendige und dargelegte Personalstruktur zu erstellen, anzubieten und fachge- recht umzusetzen. Hierzu hat der AN in diesem Teil des technischen Konzeptbeitrages ebenfalls detaillierte Erklärungen zur Planung, Umsetzung und Durchführung, welche eine unmissver- ständliche Vorstellung von der Art und Weise dieser Teilleistungserbringung vermitteln, zu for- mulieren.
Stand: 14. Oktober 2026 Seite 6 von 9
[Seite 7]
ZR 3 - Vergaben Leistungsbeschreibung ZR3-16120-2026-187-16-IK3
4.6. Optional: Präsentationsstand Erinnerungsgabe
Zur Würdigung des Anlasses soll den 1260 teilnehmenden Delegierten im Rahmen des Empfangs im Paul-Löbe-Haus eine Erinnerungsgabe an die Teilnahme der Bundesversammlung überreicht werden. Die Erinnerungsgabe selbst wird durch die AG gesondert beauftragt.
Die Erinnerungsgabe soll den Delegierten an einem eigens von dem AN zu gestaltenden Stand überreicht werden. Der AN hat hierfür einen repräsentativen Präsentationsstand zu konzipieren, anzubieten und umzusetzen. Hierzu hat der AN in diesem Teil des technischen Konzeptbeitrages ebenfalls detaillierte Erklärungen zur Planung, Umsetzung und Durchführung, welche eine un- missverständliche Vorstellung von der Art und Weise der Leistungserbringung vermitteln, zu for- mulieren.
- Technisches Konzept
Der Bieter hat ein vollständiges, ausführliches, verständliches und ganzheitliches technisches Konzept gemäß dieser Leistungsbeschreibung und Ziffer 6 der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes vorzulegen, das dem Anlass und dem Ort in seiner öffentlichen Symbolkraft ent- spricht. Es ist zwingend erforderlich, mit dem Angebot – falls im Einzelnen gefordert – fotorealis- tische Visualisierungen, detaillierte Planunterlagen, Erklärungen und tiefreichende Erläuterun- gen zur Umsetzung sowie die Angaben der technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, einzureichen, die eine unmissverständliche Vorstellung von den technischen Bauten und der technischen Konzeption sowie der gesamten personellen Leistungserbringung vermitteln. Etwaige Qualifikationsnachweise und Zeugnisse der technischen Fachkräfte, welche für die Leistungserbringung eingesetzt werden, sind mit dem An- gebot einzureichen.
Wie ein jeweiliges Teilkonzept und daraus folgende Gesamtkonzept umzusetzen und zu gestalten ist, obliegt dem Bieter und eröffnet diesem einen großen Freiheitsgrad bei der Gestaltung des An- gebotes. Entscheidend hierbei ist jedoch, dass alle Maßnahmen über den gesamten Produktions- zeitraum in höchster Qualität durchgeführt werden und somit höchsten Ansprüchen genügen.
Die im Konzept gemachten Angaben und aufgeführten Leistungen werden Vertragsbestandteil und sind während des gesamten Vertragszeitraumes aufrechtzuerhalten.
Planunterlagen, des Paul-Löbe-Hauses in PDF-Form, welche ggf. notwendig für die Erstellung des Konzeptes sind, erhält der AN nach erfolgter Ortsbegehung und Unterzeichnung einer Vertrau- lichkeitserklärung über die e-Vergabeplattform des Bundes. Die Unterlagen dienen ausschließ- lich internen Kalkulationszwecken und sind nicht zur Weitergabe an Dritte bestimmt!
Das Konzept muss zu allen im Bewertungsschema aufgeführten Gliederungspunkten Ausfüh- rungen enthalten. Diese Inhalte werden gemäß des Bewertungsschemas beurteilt. Die im Kon- zept gemachten Angaben und aufgeführten Leistungen werden Vertragsbestandteil und sind während des gesamten Vertragszeitraumes aufrechtzuerhalten.
Das Konzept ist mit dem Angebot einzureichen. Das Konzept wird gemäß § 56 Absatz 3 Satz 1 VgV nicht nachgefordert. Ein nicht eingereichtes Konzept führt zum Ausschluss des Angebotes.
Stand: 14. Oktober 2026 Seite 7 von 9
[Seite 8]
ZR 3 - Vergaben Leistungsbeschreibung ZR3-16120-2026-187-16-IK3
- Hinweise zur Kalkulation
Neben den Kosten für die Bereitstellung und den Betrieb der technischen Ausstattung sowie der Konstruktionen und Hilfskonstruktionen, sind alle Aufwendungen für Auf- und Abbau, Bedie- nung, Logistik, Personal, Transport- und Produktionsnebenkosten wie Catering und gegebenen- falls Übernachtungskosten, gemäß den Anforderungen zu kalkulieren.
Alle Anlagen und technischen Einrichtungen müssen komplett spielfertig, inklusive Verkabe- lung, Montagezubehör und Montagehilfsmittel, wie zum Beispiel Hebemittel, Kräne, Stapler, Bo- denschutz, Kabelbrücken, verkehrssichernde Maßnahmen usw. angeboten werden.
In die Kosten für Personal sind auch sämtliche Nebenkosten einzukalkulieren. Alle geltenden Lohn- und Tarifbedingungen sind einzuhalten (vgl. Tariftreueerklärung anbei). Eventuelle Zeit- zuschläge sind zu berücksichtigen.
Nicht in den Preisangaben aufgeführte Leistungen sind in die Kalkulation mit aufzunehmen und werden nicht gesondert vergütet. Sollte sich im Laufe der Zusammenarbeit bei den einzelnen in den Preisangaben angegebenen Punkten die Notwendigkeit einer Mehrleistung oder ein geringe- rer Leistungsumfang herausstellen, so wird dies nach Möglichkeit in Form von Nachträgen be- rücksichtigt.
Die gesamte Ausstattung einschließlich aller Aufbauten, Sonderbauten sowie verwendeter Mate- rialien muss – soweit anwendbar – in Übereinstimmung mit den EU-Richtlinien CE zertifiziert sein.
- Zahlungsmodalitäten und Fälligkeitsdaten
Die Leistungen des AN werden mit den angebotenen Preisen gemäß Preisangaben vergütet. Die Preise gelten als fest vereinbart. Die Preise verstehen sich ohne die gesetzliche Mehrwertsteuer. Mit den vereinbarten Preisen sind auch alle Aufwendungen und Nebenkosten des AN abgegol- ten.
Folgende Teilzahlungen werden vereinbart:
Soweit der AN vor Beginn der Veranstaltung gegenüber Dritten in Vorleistung gehen muss, weil dies marktüblich ist, kann er die angefallenen Kosten vor Beginn der Veranstaltung als Abschlag verlangen.
Nach Veranstaltungsende, vollständigem Abbau und Abnahme (mindestens in Textform) der Veranstaltungsfläche durch die AG, kann der AN eine Schlussrechnung stellen. Etwaige Ab- schlagszahlungen werden mit dieser Endabrechnung verrechnet.
Voraussetzung einer Zahlung ist jeweils die Abnahme der prüfbaren Leistung und die Vorlage einer prüfbaren Rechnung. Die Zahlungen der AG erfolgen binnen 30 Tagen nach Eingang der jeweiligen prüffähigen Rechnung ausschließlich auf das in der Rechnung angegebene Geschäfts- konto des AN.
Gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes sind die Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Hierfür ist die Nutzung der Rechnungsplattform des Bundes vor- gesehen. Für die korrekte Zuordnung einer Rechnung an die AG ist neben der Auftragsnummer
Stand: 14. Oktober 2026 Seite 8 von 9
[Seite 9]
ZR 3 - Vergaben Leistungsbeschreibung ZR3-16120-2026-187-16-IK3
die Angabe der Leitwegidentifikationsnummer (Leitweg-ID) zwingend erforderlich. Diese wird dem AN im Zuschlagsschreiben mitgeteilt.
Rechnungen, die nicht elektronisch gestellt werden, begründen keinen Verzug nach § 286 Ab- satz 3 Bürgerliches Gesetzbuch.
- Rücktrittsregelungen
Für den Fall, dass Regelungen, Beschränkungen, behördliche Entscheidungen oder andere Gründe der Durchführung der Veranstaltung entgegenstehen, ist die AG berechtigt, vom Vertrag oder von einzelnen Leistungspositionen zurückzutreten. Gleiches gilt, wenn die Veranstaltung nicht wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben durchgeführt werden kann oder behördliche Empfehlungen zur Absage der Veranstaltung führen.
Das Rücktrittsrecht kann jederzeit vom Zeitpunkt des Vertragsschlusses bis zum Durchfüh- rungstag der Veranstaltung ausgeübt werden.
Der Rücktritt ist dem Auftragnehmer in Textform anzuzeigen.
Die unter Ziffer 6 dieser Leistungsbeschreibung getroffenen Abschlags-, Teilzahlungs- und Fällig- keitsregularien finden im Falle eines Rücktritts keine Anwendung mehr. Bereits geleistete Ab- schlags- und Teilzahlungen werden auf die in Folge des Rücktritts in Rechnung gestellten Kosten angerechnet. Alle bis zum Zeitpunkt des Rücktritts tatsächlich angefallenen Kosten werden ge- gen Nachweis erstattet. Für den Fall, dass der Rücktritt nach Beginn des Aufbaus erfolgt, ist der AN verpflichtet, den Abbau bis zur Flächenrückgabe durchzuführen und erhält auch diese Kos- ten gegen Nachweis erstattet.
Stand: 14. Oktober 2026 Seite 9 von 9