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Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung | Einkauf und Materialwirtschaft Inhoffenstraße 7 | 38124 Braunschweig

An die Bieter/Bewerber

Einkauf und Materialwirtschaft Volker Siedentopf Tel +49 (0)531 6181-2304 Volker.Siedentopf@helmholtz-hzi.de

Ihr Zeichen Unser Zeichen Datum vsi 11.11.2026

Wichtige Bieterinformationen / EU-Verfahren Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH Offenes Verfahren gem. VgV §14, 15 SCIENCE CAMPUS Braunschweig-Süd Inhoffenstraße 7 Sehr geehrte Damen und Herren, 38124 Braunschweig Tel +49 531 6181-0 Fax +49 531 6181-2655 die nachfolgend genannte Leistung soll vergeben werden (s. auch beigefügte www.helmholtz-hzi.de Vergabeunterlagen und Leistungsbeschreibung): Vorsitzende des Aufsichtsrates: MinDir’in Prof. Dr. Veronika von Messling Ausschreibungsdaten: Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt Projekt: Sicherheitsdienstleistungen Stellvertreter: MinDirig Rüdiger Eichel, Abteilungsleiter, Niedersächsisches Ministerium für Wissenschaft und Kultur

Verfahrensart: Offenes Verfahren Wissenschaftlicher Geschäftsführer: Prof. Dr. Josef Penninger Vergabe-Nr.: 209/006/2026 ELViS-ID: E16845345 Administrativer Geschäftsführer: Christian Scherf

Sitz der Gesellschaft: Braunschweig Ausschreibungstermine: Registergericht: Angebotsfrist: 07.01.2027 10:00 Uhr Amtsgericht Braunschweig HRB 477 VAT Reg. No DE 11 48 15 244 Öffnungstermin: 07.01.2027 10:15 Uhr Bindefrist: 29.01.2027 Bankkonten: Braunschweigische Landessparkasse Laufzeit: 2 Jahre: 01.03.2027 – 28.02.2029 BIC NOLADE 2H XXX (mit Option auf 2-malige Verlängerung um jeweils 1 Jahr) IBAN DE56 2505 0000 0002 0588 81

St.-Nr. 13/200/24006

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Dazu einige wichtige Informationen zur Beachtung bei Beteiligung am zugrunde liegenden Vergabeverfahren:

1. Grundsätzliches Dieser Ausschreibung liegt die VgV in der jeweils neuesten, gültigen Fassung zu Grunde.

Die Verfahrenssprache ist deutsch. D.h. die Angebote sind in deutscher Sprache zu verfassen. Sämtliche Korrespondenz zu diesem Verfahren hat ebenfalls in deutscher Sprache zu erfolgen.

2. Registrierung Vergabeplattform Die Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen sind unentgeltlich, uneingeschränkt (ohne Registrierung), vollständig und direkt über die von uns genutzte Vergabeplattform https://www.subreport.de (bitte o.g. ELViS-ID eingeben!) zugänglich.

Spätestens für die Einreichung von Bieterfragen ist eine kostenfreie Registrierung auf der Vergabeplattform subreport ELViS gem. §9, Absatz 1 bis 3 VgV erforderlich. Die gesamte Kommunikation bzgl. Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge oder Angebote hat über diese Vergabeplattform zu erfolgen.

Wir empfehlen, bei beabsichtigter Teilnahme an unseren Vergabeverfahren, grundsätzlich eine kostenfreie Registrierung bei der o. g. Vergabeplattform durchzuführen, da ansonsten eine lückenlose und transparente Informations- übermittlung unsererseits nicht gewährleistet werden kann.

3. Unklarheiten / Fragen und Anmerkungen zu den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, so haben Sie uns unverzüglich darauf hinzuweisen. Bieterfragen oder Anmerkungen zu den Vergabeunterlagen sind grundsätzlich unverzüglich und nur schriftlich vor Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform zu stellen. Erläuterungen, Ergänzungen oder Vorbehalte im Angebot (etwa in Begleitschreiben) können eine Änderung der Vergabeunterlagen darstellen, die zum zwingenden Ausschluss des Angebots führt (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV)

Verbindliche Antworten werden auf der Vergabeplattform als Erläuterungen, Konkretisierungen oder Änderung zu den Vergabeunterlagen (hier: „Bieterfragen- Katalog“) veröffentlicht.

Diese Konkretisierungen werden Teil der Vergabeunterlagen und somit auch Vertragsbestandteil. Bei elektronischer Angebotsabgabe erfolgt die Anerkennung durch Einreichung der aktuellsten Version des Formulars mit dem elektronischen Angebot. Einem schriftlichen Angebot sind die Konkretisierungen zwingend, als Beleg

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der Kenntnisnahme und der Berücksichtigung bei der Angebotserstellung, unterschrieben beizulegen.

Aufgrund von Bieterfragen kann sich auch die Notwendigkeit ergeben, die Angebotsfrist zu verschieben. In einem solchen Fall werden wir Sie unverzüglich - ebenfalls über die Vergabeplattform - informieren.

4. Informationspflichten des Bieters Bitte beachten Sie, dass sich auch während der Angebotsfrist die Vergabeunterlagen ändern können, z. B. infolge von Bieterfragen (s. Formular „eBieterfragen- Konkretisierungen_2090062026“). Wir werden die jeweils aktuelle Version über die o. g. Vergabeplattform verfügbar machen. Dabei wird kenntlich gemacht, sofern Vergabeunterlagen aktualisiert / geändert wurden. Registrierte Bieter werden automatisch per E-Mail über versandte Nachrichten und die Änderung an den Vergabeunterlagen informiert.

Nicht registrierte Teilnehmer sind verpflichtet, sich eigenständig über Änderungen an den Vergabeunterlagen und möglicherweise bereitgestellte Auskünfte (Antworten zu Bieterfragen, Termin- und Fristenänderungen) zu den jeweiligen Verfahren bei der Vergabestelle zu erkundigen (Holschuld).

5. Angebotsabgabe Angebote und Teilnahmeanträge in elektronischer Textform sind grundsätzlich über die von uns genutzte Vergabeplattform abzugeben und müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist vollständig an die Vergabeplattform übermittelt worden sein. Zu beachten ist, dass Angebote und Teilnahmeanträge verschlüsselt übermittelt, entgegengenommen und aufbewahrt werden müssen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass im Fall der Angebotsabgabe in elektronischer Textform (s. entsprechenden Hinweis in den Vergabeunterlagen) eine Abgabe des Angebots per E-Mail nicht den Anforderungen des Vergaberechts entspricht und zum Ausschluss des Angebots führt. Erst zum Öffnungstermin dürfen die Angebote zugänglich sein. Eine einfache E-Mail genügt diesen Anforderungen nicht. Zudem werden elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessen-bekundungen und Interessenbestätigungen, die über die Vergabeplattform abgegeben werden, aus Sicherheitsgründen zusätzlich mit einem qualifizierten oder einfachen elektronischen Zeitstempel versehen.

Tragen Sie alle geforderten Angaben sowie alle Einheits- und Gesamtpreise an den jeweils dafür vorgesehenen Stellen ein. Geben Sie für die jeweiligen Leistungen die tatsächlichen Preise vollständig und zutreffend an – unzulässige Mischkalkulation führt zum Ausschluss!

Fügen Sie Ihrem Angebot keine eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), Liefer- und Zahlungsbedingungen o.ä. bei. Nehmen Sie keine Änderungen oder Ergänzungen an den einzureichenden Unterlagen vor. Änderungen führen zum

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Ausschluss Ihres Angebotes. Es dürfen auch keine Vorbehalte, Bedingungen oder Änderungen durch ein zusätzliches Anschreiben erfolgen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

Schriftliche Angebote müssen in gut verschlossenem Umschlag, gekennzeichnet mit beigefügten Submissionsaufkleber, bis zum Ablauf der Angebotsfrist zugestellt sein.

Bei elektronischen Angeboten in Textform genügt die Angabe der natürlichen Person, die die Angebotserklärung abgibt auf dem Angebotsschreiben (EVM633) und ggf. weiteren Unterlagen. Händische Unterschriften sind auf diesem Formblatt nicht notwendig. Schriftliche Angebote müssen an allen geforderten Stellen weiterhin händisch unterzeichnet werden. Wir empfehlen Ihnen dringend, vor der Einreichung eines Angebotes noch einmal zu prüfen, ob sich das Angebot auf die aktuellen Vergabeunterlagen (inkl. beantworteter Fragen) bezieht. Sofern Sie ein Angebot abgeben, das nicht dem aktuellen Stand der Vergabeunterlagen entspricht, müssen Sie davon ausgehen, vom weiteren Verfahren (Wertung) ausgeschlossen zu werden.

6. Angebotsrücknahme Ein bereits über die Vergabeplattform eingereichtes Angebot können Sie bis zum Ablauf der Angebotsfrist ebenfalls über die Vergabeplattform zurückziehen und ggf. ein neues oder aktualisiertes Angebot einreichen.

7. Angebotsöffnung Bieter und/oder deren Bevollmächtigte sind bei der Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

8. Zuschlag Soweit hier und in den Vergabeunterlagen nicht anders/abweichend angegeben, wird der Zuschlag vom Einkauf des Helmholtz-Zentrums für Infektionsforschung GmbH auf das wirtschaftlich günstigste Angebot bezüglich Preis (Gewichtung: 40%) und Qualität (Gewichtung: 60%) (s. Vergabeunterlagen) erteilt.

9. Angaben zu §11 VgV Abs. (3) für Bewerber/Bieter Nach §11 Abs. (3) VgV muss der öffentliche Auftraggeber den Unternehmen alle notwendigen Informationen über die in einem Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und die verwendeten Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren zur Verfügung stellen. Über folgenden Link finden Sie eine Zusammenfassung dieser Angaben für subreport ELViS zum Download: Zusammenfassung § 11 Vergabeverordnung [VgV Abs. (3)]

10. Hilfestellung / Support Vergabeplattform

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Sollte es technische Probleme bei der Anforderung/Abholung von Unterlagen oder der elektronischen Angebotsabgabe über die Vergabeplattform geben, können Sie sich gerne telefonisch unter der Nummer 0221/98578-0 an den kostenfreien Support (subreport) wenden. Der Support steht Ihnen von Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr und Freitag von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr kostenfrei zur Verfügung. Hilfestellung zur Anwendung und Nutzung der Vergabeplattform subreport ELViS erhalten Sie auch unter https://www.subreport.de/service/support-elvis/ und direkt in der Anwendung.

11. Nachprüfungsstelle Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße kann sich der Bewerber oder Bieter wenden an: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt Villemomblerstraße 76 53123 Bonn

12. Kontakt zur Vergabestelle Die gesamte, ausschreibungsspezifische Kommunikation mit der Vergabestelle hat über die Vergabeplattform zu erfolgen. Weitere allgemeine Auskünfte erhalten Sie vom Einkauf des Helmholtz-Zentrums für Infektionsforschung GmbH (s. Kontaktdaten auf diesem Anschreiben).

In der Zeit vom 24.12.2026 bis einschließlich 03.01.2027 können leider keine Bieterfragen beantwortet werden, da das HZI in diesem Zeitraum geschlossen ist.

Mit freundlichen Grüßen Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH

i. A. Sarah Wald i. A. Volker Siedentopf