[Seite 1]
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Opernplatz 1, 45128 Essen
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – Opernplatz 1 45128 Essen
Dr. Stefan Mager Rechtsanwalt Fachanwalt für Vergaberecht stefan.mager@luther-lawfirm.com
Sekretariat: Melina Liedmeier Telefon +49 201 9220 24014 Telefax +49 201 9220 110 melina.liedmeier@luther-lawfirm.com Essen, 16. Oktober 2026 www.luther-lawfirm.com
HSM Herner Schulmodernisierungsgesellschaft mbH / Europaschule / EU-weites Verfahren „Objektplanung Gebäude und Innenräume“ (Vergabenummer HSM 040-2026-11) Hier: Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags und Hinweise zur Erstellung und Einreichung
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihr Interesse an der oben genannten europaweiten Ausschreibung.
Falls Sie bereit sind, einen Teilnahmeantrag abzugeben, werden Sie gebeten, diesen bis zum Ablauf der Teilnahmefrist,
- November 2026, 12:00 Uhr (Eingang auf der Vergabeplattform)
ausschließlich elektronisch über die Plattform des Deutschen Vergabeportals (DTVP) unter
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D6VMW7C
einzureichen. Die Übermittlung der Teilnahmeunterlagen mittels Telefax oder E-Mail ist nicht zu- lässig. Verspätet eingehende Teilnahmeanträge werden nicht berücksichtigt. Die Anwesenheit der Bewerber oder ihrer Bevollmächtigten bei Öffnung der Teilnahmeanträge ist nicht zugelassen.
Geschäftsführer: Dr. Stefan Galla, Prof. Dr. Florian Schulz, M.B.A. (Nimbas) Die Gesellschaft ist eingetragen beim Registergericht Köln (Sitz der Gesellschaft) Nr. HRB 39853
Bangkok, Berlin, Brüssel, Delhi-Gurugram, Düsseldorf, Essen, Frankfurt a. M., Hamburg, Hannover, Ho-Chi-Minh-Stadt, Jakarta, Köln, Kuala Lumpur, Kyjiw, Leipzig, London, Luxemburg, München, Shanghai, Singapur, Stuttgart, Yangon
www.luther-lawfirm.com | www.luther-services.com | www.luther-solutions.com
[Seite 2]
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – 16. Oktober 2026 Seite 2
Wichtige Hinweise:
-
Das vom Auftraggeber durchgeführte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorge- schaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der Verordnung über die Vergabe öf- fentlicher Aufträge (VgV). Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Ver- fahrens und der Gleichbehandlung aller Bewerber werden im gesamten Verfahren streng beachtet.
-
Die veröffentliche EU-Bekanntmachung hat den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb eingeleitet. In dieser Aufforderung finden Sie wichtige Hinweise zur Einreichung des Teil- nahmeantrages sowie zu einer möglichen Teilnahme am Angebotswettbewerb.
-
Wichtig ist, dass Sie die EU-Bekanntmachung sehr aufmerksam durchsehen. Die offizielle Fassung ist als pdf-Dokument ebenfalls auf der genutzten E-Vergabeplattform abrufbar. Bitte nehmen Sie sich dieses Dokument vor und lesen Sie sich die Bekanntma- chung durch. Wir bitten ferner um Beachtung der in der Bekanntmachung genannten Min- destanforderungen zu den Eignungskriterien.
-
Die beigefügten Formulare zum Nachweis der Eignung sind auszufüllen und fristgerecht einzureichen. Es ist noch kein Angebot einzureichen!
-
Folgenden Nachweis müssen Sie zusätzlich selbst besorgen und Ihrem Teilnahmeantrag beifügen:
• Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Berufsregister.
-
Das gesamte Vergabeverfahren erfolgt grundsätzlich in deutscher Sprache. Auch die Pro- jektsprache ist deutsch. Durch den Auftraggeber erfolgen keine Übersetzungen. Sie müs- sen die Eintragungen in deutscher Sprache vornehmen.
-
Zur Nutzung der Vergabeplattform DTVP geben wir folgende Hinweise:
Es gibt derzeit zwei Möglichkeiten ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag einzureichen.
[Seite 3]
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – 16. Oktober 2026 Seite 3
Möglichkeit 1: Webbasierte Einreichung
• Die webbasierte Abgabe steht aktuell nur bei Nutzung der Textform zur Verfü- gung. Für die Verwendung einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur nutzen Sie bitte weiterhin das Desktop-Bietertool.
• Das Vorgehen für Teilnahmeanträge ist analog, außer dass die Preisangaben bei Anträgen nicht verfügbar sind.
• Wir möchten Sie auf die nachfolgend verlinkte «Schritt-für-Schritt-Anleitung» auf- merksam machen und empfehlen eine frühzeitige Durchsicht vor der webbasier- ten Abgabe, damit Sie die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig hochladen kön- nen.
• Den Linkt zur webbasierten Abgabe finden Sie hier: https://support.cosi- nex.de/unternehmen/display/company/webbasierte+Abgabe+-+Anleitung
• Hinweis: Aktuell können noch beide Varianten genutzt werden, nach einer Über- gangsphase wird das Desktop-Bietertool außer Betrieb genommen.
Möglichkeit 2: Einreichung über das Bietertool
• Die elektronische Abgabe kann zudem über das Bietertool des Beschaffungs- portals erfolgen. Wir möchten Sie auf das nachfolgend verlinkte «Videotutorial 6: Bietertool» aufmerksam machen und empfehlen eine frühzeitige Durchsicht vor der Abgabe, damit Sie die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig hochladen können.
• Achten Sie diesbezüglich bitte auch darauf, ob etwaige Firewall-Einstellungen eine Abgabe behindern.
• Das Verfahren der Abgabe sowie die notwendigen Vorbereitungsarbeiten (Download Bietertool) werden im Video in einer detaillierten Schritt-für-Schritt- Anleitung erklärt.
• Den Link zum Video finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=na- n1IkXS80
[Seite 4]
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – 16. Oktober 2026 Seite 4
• Bei technischen Fragen steht Ihnen das Support-Team des Deutschen Verga- beportals (DTVP) telefonisch unter +49 234 298796 0 oder per E-Mail: sup- port@cosinex.de zur Verfügung.
- Hinweise für Bewerbergemeinschaften
Bewerbergemeinschaften sind zugelassen, wenn die Mitglieder im Falle der Zuschlagser- teilung gesamtschuldnerisch haften. Bewerbergemeinschaften haben eine Bewerberge- meinschaftserklärung auf dem hierfür vorgesehenen Formular I des Auftraggebers abzu- geben. Darin haben sie jeweils die Mitglieder zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu be- nennen. Die Vollmacht des Vertreters der Bewerbergemeinschaft muss von sämtlichen Mitgliedern unterschrieben sein und ist mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Die Gründe zur Bildung der Bewerbergemeinschaft sind auf Anforderung darzulegen.
- Einschaltung von Unterauftragnehmern bzw. Eignungsverleihern:
Ein Bewerber kann andere Unternehmen als Unterauftragnehmer und/oder Eignungsver- leiher einsetzen. Diese sind im Teilnahmeantrag unter Verwendung von Formular VIII zu benennen. Im Hinblick auf die Einreichung zusätzlicher Unterlagen sind 3 Fälle zu unter- scheiden:
Fall 1: Für die Benennung eines Unterauftragnehmers ohne Eignungsleihe hat der Bewerber zusätzlich für jeden Unterauftragnehmer einzureichen:
• die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftrag- nehmers unter Abschnitt 5.1.9 „Eintragung in ein relevantes Berufsregister“ der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV.
Hinweis zu Fall 1: Sie nutzen diesen Fall, wenn Sie sämtliche Eignungsanforderun- gen bereits selbst als Bewerber nachweisen können und Sie gleichwohl auf Ressour- cen anderer Unternehmen für bestimmte Leistungsteile zugreifen wollen/müssen.
Fall 2: Für die Benennung eines Unternehmens als Unterauftragnehmer mit Eig- nungsleihe bezogen auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen:
[Seite 5]
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – 16. Oktober 2026 Seite 5
• die in Abschnitt 5.1.9 „Eintragung in ein relevantes Berufsregister“ der EU-wei- ten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV auch von diesem benannten Dritten, • die in Abschnitt 5.1.9 „Eignungskriterien“, dort unter „Referenzen zu bestimm- ten Dienstleistungen“ bezeichnete Unterlage (Formular VII „Unternehmens- Referenzen“) für diesen Dritten in dem Umfang, in dem sich der Bewerber auf die Kapazitäten des Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft, • eine Verpflichtungserklärung von dem Dritten unter Verwendung von Formular IX.
Hinweis zu Fall 2: Ein Bewerber kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitä- ten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung, für die diese Kapazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen werden.
Fall 3: Für die Benennung eines Unternehmens als Eignungsverleiher bezogen auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen:
• die in Abschnitt 5.1.9 „Eintragung in ein relevantes Berufsregister“ der EU-wei- ten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV auch von diesem benannten Dritten, • die in Abschnitt 5.1.9 „Eignungskriterien“ der EU-weiten Bekanntmachung, dort unter „Durchschnittlicher Jahresumsatz“ und „Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz“ bezeichnete Unterlage (Formular VI „Eigenerklärung zu den Umsätzen“) für diesen Dritten in dem Umfang, in dem sich der Bewerber auf die Kapazitäten des Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft, • eine Verpflichtungserklärung von dem Drittem unter Verwendung von Formu- lar X.
Hinweis zu Fall 3: Das Unternehmen, das die Eignung in dieser Hinsicht leiht, ist bei Erhalt des Auftrags nicht zwingend als Unterauftragnehmer einzusetzen. Das Unter- nehmen wird in haftungsrechtlicher Hinsicht mit dem Zuschlagsempfänger als Ge- samtschuldner behandelt.
Genereller Hinweis zur Eignungsleihe: Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen nicht nur ein selbständiges, von dem Bewerber rechtlich verschiedenes
[Seite 6]
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – 16. Oktober 2026 Seite 6
Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernverbundenes/-angehöriges Unternehmen zu verstehen ist.
- Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand für den Auftraggeber. Daher wird die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen auf maximal fünf Bieter beschränkt. Es wird ggf. erforder- lich sein, aus einem größeren Bewerberkreis abzuschichten.
Die Bewertungskriterien für die Abschichtung (= Reduzierung der Bewerber, die zur Ange- botsabgabe aufgefordert werden) sind in der EU-weiten Bekanntmachung genannt. Es handelt sich hierbei um die nachstehenden objektiven Kriterien:
• Anzahl und Inhalt der eingereichten Unternehmens-Referenzen im Rahmen des Formulars VII „Unternehmens-Referenzen“ (insgesamt können maximal 40 Punkte erreicht werden).
Im Rahmen der mit Formular VII „Unternehmens-Referenzen“ einzureichenden Referen- zen hat jeder Bewerber zunächst mindestens drei Unternehmens-Referenzen einzu- reichen, die die in Ziffer 5.1.9 der EU-weiten Bekanntmachung, dort im Abschnitt „Refe- renzen zu bestimmten Dienstleistungen“, aufgeführten Mindestanforderungen der Ziffer a) bis d) jeweils kumulativ erfüllen. Zusätzlich ist anzugeben, ob die eingereichten Refe- renzen die weiteren Anforderungen e) bis g) erfüllen.
Hinweis: Gewertet werden nur solche Referenzen, die die Mindestanforderungen a) bis d) jeweils erfüllen.
Darüber hinaus kann jeder Bewerber unter Verwendung des Formulars VII „Unterneh- mens-Referenzen“ weitere Referenzen einreichen, die einer Bewertung zugeführt wer- den. Es werden maximal 5 Unternehmens-Referenzen zur Wertung herangezogen, die die Mindestanforderungen erfüllen. Maximal können 40 Punkte (8 pro Referenz) erreicht
[Seite 7]
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – 16. Oktober 2026 Seite 7
werden. Im Hinblick auf die eingereichten Unternehmens-Referenzen wird nach folgenden Wertungsmaßstäben vorgegangen:
Sofern ein Bewerber mehr als fünf Unternehmens-Referenzen einreicht, wird der Auf- traggeber die nach chronologischer Nummerierung der Referenz-Nummern im For- mular VII „Unternehmens-Referenzen“ (ersten fünf) Referenzen des Bewerbers für die Wertung heranziehen. Sofern eine Eignungsleihe für Unternehmens-Referenzen in Anspruch genommen wird, finden die Unternehmens-Referenzen des Eignungsverlei- hers nachrangig zu den vom Bewerber vorgelegten Unternehmens-Referenzen Be- rücksichtigung. Im Falle einer Berücksichtigung der Unternehmens-Referenzen des Eignungsverleihers werden diese ebenfalls nach chronologischer Nummerierung der Referenz-Nummern im Formular VIII „Unternehmens-Referenzen“ zur Wertung her- angezogen.
Sollten mehrere Bewerber auf Rang 5 die gleiche Punktzahl erhalten, ist die Anzahl der Referenzen maßgeblich. Besteht weiterhin Punktgleichheit, entscheidet das Los.
[Seite 8]
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – An die interessierten Unternehmen – 16. Oktober 2026 Seite 8
-
Wir machen darauf aufmerksam, dass die weiteren abrufbaren Unterlagen mit der Be- zeichnung „Angebotswettbewerb“ für die erste Stufe des Verfahrens, den Teilnahme- wettbewerb, noch nicht relevant sind. Es mag geboten sein, sich bereits auch mit diesen Unterlagen zu befassen. Eine Bearbeitung und/oder Einreichung ist jedoch nicht erforder- lich und wird auch nicht gewünscht. Der Auftraggeber wird im Rahmen der Angebotsauf- forderung ggf. Anpassungen an den zur Verfügung gestellten Unterlagen vornehmen.
-
Vergabeunterlagen
Der Auftraggeber behält sich vor, die mit Einleitung des Teilnahmewettbewerbs veröffent- lichten Vergabeunterlagen fortzuschreiben, anzupassen und/oder zu konkretisieren.
- Vollständiger Teilnahmeantrag
Auf die den Vergabeunterlagen beigefügte „Checkliste zur Einreichung eines Teilnah- meantrags“ wird hingewiesen. Bitte beachten Sie diese, um die Einreichung eines voll- ständigen Teilnahmeantrags sicherzustellen.
-
Der Auftraggeber erstattet keine Kosten für die Bearbeitung und Einreichung der Teilnah- meunterlagen.
-
Fragen zum Verfahren sind möglichst bis zum 8. November 2026 ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform DTVP an den öffentlichen Auftraggeber zu richten. Nutzen Sie dazu bitte den eingangs genannten Link. Fragen und Antworten werden allen Bewerbern zugänglich gemacht, sofern sie von allgemeinem Interesse sind.
-
Sofern sich aus der EU-weiten Bekanntmachung und den Unterlagen zum Teilnahmewett- bewerb, insbesondere diesem Aufforderungsschreiben, nichts anderes ergibt, gelten die Angebotsbedingungen für den Teilnahmeantrag entsprechend.
Mit freundlichen Grüßen
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Dr. Stefan Mager Andrea Heim Rechtsanwalt Rechtsanwältin Fachanwalt für Vergaberecht Fachanwältin für Vergaberecht