GSB_Auff.Verh._ARC_260528_pm5.pdf

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28.05.2026

Datei: GSB_Auff.Verh.ARC_260528 pm5.docx

Via: Vergabeplattform

Gemeinde Grafrath – Sanierung Bürgerstadl Leistungen der Objektplanung Gebäude und Innenräume gem. §§ 33ff. HOAI, Leistungsphasen 1-9

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Gemeinde Grafrath beabsichtigt im Verhandlungsverfahren nach VgV die o.g. Leistungen zu vergeben. Nach Beurteilung Ihrer Bewerbungsunterlagen fordern wir Sie zur Verhandlung über den Gegenstand der Leistung auf. Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Überblick über das weitere Verfahren.

1. Termin des Verhandlungsgesprächs

Tag: voraussichtlich 01.10.2026 Uhrzeit: xx:xx Uhr Ort: Verwaltungsgemeinschaft Grafrath Hauptstraße 64 82284 Grafrath

Wir bitten Sie, uns diesen Verhandlungstermin bis spätestens 21.08.2026 mittels Rücksendung der unterschriebenen Seite 5 (Anlage Terminbestätigung) über die Vergabeplattform via „Bieterkommunikation“ zu bestätigen. Auf die Benennung der Beteiligten wird Wert gelegt.

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2. Aufforderung zur Abgabe eines ersten Angebots

Wir bitten Sie um Einreichung eines ersten schriftlichen Angebots auf Basis der in Stufe 1, bereits im Vertragsentwurf sowie den Zuschlagskriterien bekanntgemachten, definierten Leistungen. Des Weiteren bitten wir Sie folgende Unterlagen bis spätestens 08.09.2026 bis 10:00 Uhr über die Vergabeplattform einzureichen:

• vorläufige Honorarermittlung ausgefüllt (Anlage zum Vertrag)

• ggf. Anmerkungen zum Vertragsentwurf

• fachliches Angebot (nicht mehr als 20 DIN A4 Seiten inkl. Deckblatt, Inhaltsverzeichnis o.ä.)

Das fachliche Angebot wird als schriftliche Darstellung bewertet und muss bereits mit dem Erstangebot vollständig als PDF-Dokument eingereicht werden. Es werden max. 20 Seiten gewertet. Das eingereichte fachliche Angebot muss beim Verhandlungsgespräch zwingend in der eingereichten Version vorgestellt werden.

3. Ablauf des Verhandlungsgesprächs

Die grundlegenden Informationen und Hinweise zum Projekt wurden in der Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union bereits erläutert. Im Rahmen des Verhandlungsgesprächs bitten wir auf das eingereichte fachliche Angebot und die Ihnen bekannten Zuschlagskriterien einzugehen, anhand deren das Verhandlungsgespräch bewertet wird.

Das Verhandlungsgespräch wird sich wie folgt gliedern:

Begrüßung, kurze Vorstellung der Anwesenden

Vortrag vom Bieter max. 20 Minuten

Fragen der Vergabestelle ca. 10 Minuten

Vertragsfragen vom Bieter ca. 10 Minuten

Das mit dem Honorarangebot eingereichte fachliche Angebot wird als pdf- Dateiformat über einen Laptop und Beamer/ Monitor zum Verhandlungsgespräch bereitgestellt. Jegliches weitere Equipment ist vom Bieter selbst mitzubringen.

Das Gremium wird beratend von einem externen Vertreter unterstützt werden. Etwaige Kosten für die Erstellung Ihres Angebots und die Teilnahme am Verhandlungsgespräch sowie Nebenkosten werden nicht erstattet.

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4. Wertung der Angebote

Die Angebote werden zunächst auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit geprüft. Die Wertung des Verhandlungsgesprächs und der Angebotspräsentation erfolgt nach den bekanntgemachten Zuschlagskriterien. Die maximal erreichbare Punktzahl beläuft sich auf 500 Punkte.

Die Bewertung mit Punkten erfolgt folgendermaßen:

• 0 Punkte: Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine ungenügende Leistung erwarten.

• 1 Punkt: Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine mangelhafte Leistung erwarten.

• 2 Punkte: Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine ausreichende Leistung erwarten.

• 3 Punkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine befriedigende Leistung erwarten.

• 4 Punkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber im Vergleich mit den Inhalten in dem jeweiligen Konzept der anderen Bieter eine gute Leistung erwarten.

• 5 Punkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber im Vergleich mit den Inhalten in dem jeweiligen Konzept der anderen Bieter eine sehr gute Leistung erwarten.

Hinweis zur Wertung der Zuschlagskriterien: Für die Wertung der Vorträge auf Grundlage der Zuschlagskriterien gilt, dass grundsätzlich die schriftlichen Angebotsunterlagen gewertet werden und ergänzende Ausführungen dazu in der mündlichen Präsentation einbezogen werden, soweit diese eine Grundlage in den schriftlichen Ausführungen haben. Die Präsentationsunterlagen sind bereits mit dem Erstangebot, nach Aufforderung, einzureichen.

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5. Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens

Weitere Verhandlungsgespräche sind nicht vorgesehen. Daher hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft im Verhandlungsgespräch sowie in zugehöriger Angebotspräsentation alle Gesichtspunkte, die zuschlagsrelevant sind, vorzubringen.

Nach Abschluss und Auswertung aller Verhandlungsgespräche werden Sie ggf. zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufgefordert werden. Der Auftraggeber behält sich vor, dieser Angebotsaufforderung geänderte Vergabeunterlagen zugrunde zu legen. Der Auftraggeber behält sich außerdem die Abforderung eines weiteren oder mehrerer weiterer Angebote vor. Des Weiteren behält sich der Auftraggeber vor, auf Basis des Erstangebotes den Auftrag zu erteilen. Den Zuschlag erhält derjenige Bieter, dessen Beurteilung und Verhandlungsergebnis im Rahmen vorstehend genannter Kriterien und deren Gewichtung die bestmögliche Leistung erwarten lässt.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

Anlage:

• Terminbestätigung

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Terminbestätigung

Gemeinde Grafrath – Sanierung Bürgerstadl Leistungen der Objektplanung Gebäude und Innenräume gemäß §§ 33ff. HOAI, Leistungsphasen 1-9

Büro:

via: Vergabeplattform

Hiermit bestätigen wir einvernehmlich

• den Termin am 08.09.2026 zur Abgabe des Erstangebots (gemäß Punkt 2.).

• den Termin am voraussichtlich 01.10.2026 um xx:xx Uhr zum Verhandlungsgespräch.

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Name des Büros/Stempel

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Datu m, Signatur

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