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Anlage 8 Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes
Stadt Gütersloh Erweiterung Janusz Korczak - Gesamtschule, Neubau eines Schulgebäudes Vergabeverfahren Objektplanung Gebäude und Innenräume Vergabenummer: SGT26-65-22
An die erfolgreichen Bewerber, nunmehr Bieter
....2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
für Ihren Teilnahmeantrag im Rahmen des vorgenannten Vergabeverfahrens bedanken wir
uns. Wir freuen uns über Ihr Interesse und dürfen Ihnen mitteilen, dass Ihr Unternehmen zu
den ausgewählten Bewerbern für die Angebotsphase gehört. Wir möchten Sie bitten, nun
zunächst fristgerecht ein Erstangebot abzugeben. Die Vergabeunterlagen nebst Anlagen, auf
deren Grundlage das Erstangebot zu erstellen ist, sind über das Vergabeportal abrufbar. Dies
umfasst auch die vollständige Leistungsbeschreibung und alle Anlagen. Wir bitten um
Kenntnisnahme und Beachtung der nachfolgenden Informationen und Vorgaben.
- Auftraggeber
Projektträger und Auftraggeber ist die Stadt Gütersloh (nachfolgend auch „Vergabestelle“ oder
„Auftraggeber“), Berliner Straße 70, 33330 Gütersloh. Sie wird durch ihren Bürgermeister,
Herrn Matthias Trepper, vertreten.
- Bekanntmachung
Die europaweite Bekanntmachung des Verfahrens wurde am … im Supplement zum Amtsblatt
der Europäischen Union veröffentlicht (Bekanntmachungsnummer ….).
- Ortsbesichtigung
Der Wunsch, eine Ortsbesichtigung durchzuführen, ist über den elektronischen Weg des
Vergabeportals mitzuteilen. Die Vergabestelle meldet sich sodann. Ortsbesichtigungen sind
möglich bis zum
…
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Zusätzliche Informationen wird die Vergabestelle in Ortsbesichtigungen nicht mitteilen. Wenn
solche gewünscht sind, haben Sie die Möglichkeit, eine Bieterfrage zu stellen.
- Auskünfte
Alle Fragen, insbesondere Bieterfragen, sowie sonstige Hinweise sind ausschließlich über den
elektronischen Weg des Vergabeportals zu stellen. Dies soll unverzüglich, jedoch spätestens
bis zum
…
geschehen. Diese Terminsetzung soll es der Vergabestelle ermöglichen, alle Fragen so
rechtzeitig zu beantworten, dass die Antworten von allen Bietern/Bietergemeinschaften bei der
Abgabe des Angebots noch berücksichtigt werden können. Später eingehende Fragen werden
ggf. nicht mehr beantwortet. Berichtigende oder ergänzende Angaben werden allen Bietern
über den elektronischen Weg des Vergabeportals in Form eines Fragen-/Antwortenkataloges
in anonymisierter Form mitgeteilt. Alle Antworten der Vergabestelle sind bei der Ausarbeitung
von Angeboten in gleicher Weise wie die Vergabeunterlagen zu Grunde zu legen.
- Angebotsgrundlagen
Dem Angebot sind die über die Vergabeplattform abrufbaren Vergabeunterlagen
einschließlich Anlagen zu Grunde zu legen. Verwiesen wird insbesondere auf die Anlagen A
bis L sowie die Leistungsbeschreibung und die Bewerbungsbedingungen. Die zu erbringenden
Leistungen ergeben sich insbesondere aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 7) und dem
Vertragsentwurf (Anlage 12). Die mit dem Erstangebot einzureichenden Unterlagen lassen
sich dem Angebotsformular (Anlage 9) entnehmen. Ergänzend wird auf die
Bewerbungsbedingungen (Anlage 2) verwiesen.
- Angebotsabgabe
Das Erstangebot ist in Deutsch, in Textform und ausschließlich elektronisch über das
Vergabeportal der Vergabestelle einzureichen. Die Abgabe eines Angebotes in anderer Weise
ist ausgeschlossen und kann zum Angebotsausschluss führen. Das gilt insbesondere auch für
die Einreichung des Angebots per E-Mail oder über die sog. offene Bieterkommunikation.
Das Erstangebot ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist am
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abzugeben (Abgabetermin). Maßgeblich ist der Eingang des Angebots. Der Eingang ist im
Zweifel vom Bieter nachzuweisen. Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingehen,
werden ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter dies nicht zu vertreten.
Nachträgliche Änderungen und auch Berichtigungen des Angebots (nach bereits erfolgter
Abgabe, jedoch innerhalb der Angebotsfrist) sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig.
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote ferner zurückgezogen werden. Auch dies
erfolgt elektronisch über das Vergabeportal.
- Bewertung Zuschlagskriterien
Die Bewertung der finalen Angebote erfolgt nach den in Anlage 11 genannten
Zuschlagskriterien.
- Keine Nebenangebote, ein Hauptangebot
Nebenangebote sind nicht zugelassen. Es darf nur ein Hauptangebot abgegeben werden.
- Keine Lose
Die in diesem Vergabeverfahren ausgeschriebenen Leistungen sind nicht weiter in Lose
aufgeteilt. (Erst-) Angebote müssen also alle Leistungen der Objektplanung Gebäude und
Innenräume umfassen.
- Angebotsöffnung
Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.
- Präsentations- und Verhandlungstermin
Sie werden - unter der Bedingung der Abgabe eines zulässigen Erstangebotes - zu einem
Präsentations- und Verhandlungstermin eingeladen. Dieser findet am
.... oder ….2027
statt. Der genaue Tag und die Uhrzeit für Ihr Unternehmen sowie die Tagesordnung werden
kurzfristig bieterindividuell bekannt gegeben.
Ein Beamer wird von der Vergabestelle zur Verfügung gestellt. Bitte bringen Sie einen
PC/Laptop mit. Erwartet wird eine Präsentation des Bieters. Zur besseren Nachvollziehbarkeit
ist die Präsentation anhand von Folien, zum Beispiel in Form einer PowerPoint-Präsentation
o.ä., vorzubereiten und zu halten. Eine Druckversion der Präsentation soll dem Erstangebot
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als Datei beigefügt werden. Die im Verhandlungstermin vom Bieter zu haltende Präsentation
soll nicht von der mit dem Erstangebot einzureichenden Fassung abweichen. Die Präsentation
ist der Vergabestelle zu Beginn des Termins ferner als Druckversion zu übergeben (1
Exemplar).
Auf die weiteren Einzelheiten zum Präsentations- und Verhandlungstermin, die in den
Bewerbungsbedingungen (Anlage 2, Ziffer 20.) angegeben sind, wird verwiesen.
Für den Präsentations- und Verhandlungstermin erwartet die Vergabestelle die Teilnahme
eines projektverantwortlichen Geschäftsführers/Inhabers/Partners oder einer vergleichbaren
Person, ferner die Teilnahme des Projektleiters und des stellvertretenden Projektleiters (je
w/m/d) und der verantwortlichen Objektüberwachung/Bauleitung. Beachten Sie bitte insoweit
auch die Zuschlagskriterien (Anlage 11), insbesondere Kriterium 3.
Sollten persönliche Präsentations- und Verhandlungstermine nicht möglich, unzulässig oder
aus gesundheitlichen Gründen bedenklich sein, behält sich die Vergabestelle die Durchführung
der Termine in elektronischer Form, insbesondere durch Video-Konferenz vor. Einen Anspruch
auf Durchführung des Präsentations- und Verhandlungstermins in elektronischer Form haben
Bieter aber nicht. Die Durchführung des Termins in elektronischer Form würde rechtzeitig mit
den Bietern/Bietergemeinschaften abgestimmt. Bei Durchführung des Termins in elektronischer
Form entfällt die Anforderung der Übergabe von Druckversionen im Präsentations- und
Verhandlungstermin, nicht allerdings die Forderung der Einreichung der Druckversion der
Präsentation mit dem Erstangebot.
Vorgesehen ist bislang eine Verhandlungsrunde. Die Vergabestelle behält sich aber vor, ggf.
weitere Verhandlungsrunden durchzuführen, wenn sie dies für erforderlich oder sachdienlich
hält.
Die Bieter/Bietergemeinschaften erhalten nach Abschluss der Verhandlungen die Möglichkeit,
ein finales Angebot abzugeben. Über die finalen Angebote finden anschließend keine
Verhandlungen mehr statt. Die Vergabestelle wird die finalen Angebote auswerten und anhand
der Zuschlagskriterien über die Vergabe entscheiden.
- Sonstiges
Falls Sie nicht die Absicht haben, ein Angebot abzugeben, möchten wir Sie bitten, uns hierüber
kurz über das Vergabeportal zu informieren.
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Anderenfalls freuen wir uns auf Ihr Angebot!
Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag
Stadt Gütersloh Dieses Schreiben ist ohne Unterschrift gültig.