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HVA F-StB Vertragsbedingungen NL-West Stand: 06.01.2025

Bezeichnung der Leistung:

Vertragsbedingungen

I. Besondere Vertragsbedingungen

I.1 Termine und Fristen 1.1 Beginn der Ausführung: Spätestens (Werktage) nach Zuschlagserteilung Frühestens am (Datum) Spätestens am 15.01.2027 (Datum)

1.2 Vollendung der Ausführung in Werktagen nach Aufforderung, Zuschlagserteilung, etc.: Spätestens Werktage nach Einzelfristen für 1.2.1 Werktage nach 1.2.2 = spätestens Werktage nach 1.2.3 = spätestens Werktage nach

1.3 Vollendung der Ausführung nach Datum: Spätestens 10.11.2027 (Datum) Einzelfristen für 1.3.1 Einreichung Entwurf Fachbeiträge = spätestens 20.10.2027 (Datum) 1.3.2 = spätestens (Datum) 1.3.3 = spätestens (Datum)

I.2 Haftpflichtversicherung des Auftragnehmers

Die Deckungssummen der Haftpflichtversicherung nach § 16 AVB F-StB betragen mindestens:

I.3 Ergänzende Vereinbarungen

1. Der Auftragnehmer hat die von ihm zu übergebenden Unterlagen im nötigen Umfang zu bearbeiten, u. a. normengerecht farbig und mit Planzeichen und Legende anzulegen sowie DIN-gerecht zu falten. Das Schriftfeld des Auftraggebers ist zu übernehmen. Sonstige vertragliche und gesetzliche Verpflichtungen des Auftragnehmers bleiben unberührt.

2. Der Auftragnehmer hat die von ihm angefertigten Unterlagen als "Verfasser" zu unterzeichnen.

3. Mit dem vertraglich vereinbarten Honorar sind die erforderlichen Abstimmungs- und Arbeitsgespräche abgegolten, es sei denn, in der Leistungsbeschreibung ist eine abweichende Regelung getroffen.

4. Besprechungen mit dem Auftraggeber sind regelmäßig durchzuführen. Die regelmäßigen Besprechungen sind Vertragsgegenstand und werden nicht gesondert vergütet. Von allen Besprechungen sind jeweils unverzüglich Vermerke zu fertigen und im Entwurf vorzulegen, die den

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Planungsstand und die Festlegungen zum weiteren Ablauf wiedergeben. Für die Vorbereitung und Teilnahme an den Besprechungen einschließlich der Bereitstellung von Vorabzügen der Planunterlagen erfolgt keine gesonderte Vergütung der Kosten und Aufwendungen. Verpflichtungen des Auftragnehmers nach § 7 des AVB bleiben unberührt.

5. Es wird dem Auftragnehmer empfohlen, seine Leistungen und die Leistungen seiner Unterauftragnehmer kontinuierlich einer Qualitätskontrolle zu unterziehen. Er ist verpflichtet Voraussetzungen zu schaffen, damit der Auftraggeber sachgerecht beurteilen kann, ob die Leistungen bei Abnahme mangelfrei sind. Der Nachweis ordnungsgemäßer Organisation obliegt dem Auftragnehmer.

6. Im Falle von Unstimmigkeiten zwischen den Vertragsparteien über vertragliche Ansprüche ist der Auftragnehmer nicht berechtigt, die vertraglichen Leistungen vorübergehend einzustellen.

7. Der Auftraggeber ist berechtigt, sich über die vertragsgemäße Ausführung der Leistung unterrichten zu lassen. Verpflichtungen des Auftragnehmers nach § 7 des AVB bleiben unberührt.

8. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die vertraglichen Leistungen über die gesamte Laufzeit des Vertrages mit dem, dem Auftraggeber im Vergabeverfahren benannten Personal, durchzuführen, soweit dem nicht unabwendbare Ereignisse entgegenstehen.

9. Personelle Änderungen sind nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers möglich. Der Auftraggeber kann die Zustimmung aus sachlichem Grund verweigern, insbesondere wenn das geplante neue Personal nicht über eine mindestens gleichwertige Qualifikation, Erfahrung oder Zuverlässigkeit verfügt, wie das im Vergabeverfahren benannte Personal oder die personelle Änderung nicht ohne zusätzlichen zeitlichen oder finanziellen Einarbeitungsaufwand möglich ist. Eine Zustimmung des Auftraggebers durch Schweigen oder Zeitablauf ist ausgeschlossen.

Die Zustimmung erfolgt schriftlich, per Fax oder per E-Mail durch den verantwortlichen Ansprechpartner des Auftraggebers für diesen Vertrag.

10. Die Leistungen, für die keine Termine festgelegt wurden, sind entsprechend den Erfordernissen des Planungsablaufes zu erbringen. Insoweit erforderliche Zwischen- und Endtermine werden die Parteien einvernehmlich festlegen. Kommt keine einvernehmliche Festlegung mit dem Auftragnehmer zustande, erfolgt die Festlegung durch den Auftraggeber nach billigem Ermessen.

11. Die Autobahn GmbH des Bundes akzeptiert Rechnungen nur unter Angabe des Projektnamens, der SAP-Bestellnummer (wird nach Auftragserteilung mitgeteilt), der Vertragsnummer (s.o.) und unter Einhaltung der allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UstG in folgenden Formaten:

• Per Mail • XRechnung • Per Post

Die Rechnung soll nur über einen der o.g. Zustellwege eingereicht werden.

12. Rechnungen sind mindestens wie folgt aufzustellen:

• die Abschlags-, Schluss- oder Teilschlussrechnungen sind zu kennzeichnen,
• Abschlags- bzw. Teilschlussrechnungen sind richtig zu nummerieren,
• in der Rechnung (nicht in einer Anlage zu solcher) sind alle bisherigen Abschlagszahlungen einzeln, mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben,
• Teilleistungen müssen, wie im Vertrag bezeichnet sein,
• vereinbarte Mehrausfertigungen und Anlagen sind beizufügen.

13. Regelungen zu den Rechnungen:Für E-Mail-Rechnungen gelten folgende formalen Anforderungen:

• Jede E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten
• Wird mehr als eine PDF-Anlage gesendet, muss das Rechnungsdokument eindeutig identifizierbar sein. Das Wort Rechnung oder Gutschrift muss im Dateinamen enthalten sein.
• Die Rechnung muss in PDF vorliegen

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• Die Rechnung darf Daten nach dem ZUGFeRD Standard enthalten
• Dateien dürfen nicht verschlüsselt und nicht in Zip-Dateien verpackt sein

Rechnungen sind wie folgt zu adressieren:

Rechnungen für den Buchungskreis 1000 Die Autobahn GmbH des Bundes Bahnhofsplatz 1 56410 Montabaur Rechnungen sind an rechnungen-nl-w@autobahn.de zu senden

Rechnungen für den Buchungskreis 2000 Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch Die Autobahn GmbH des Bundes Bahnhofsplatz 1 56410 Montabaur Rechnungen sind an bund.rechnungen-nl-w@autobahn.de zu senden

13.2. Für E-Rechnungen nach der E-Rechnungs-Verordnung

Rechnungen für den Buchungskreis 1000

Bitte verwenden Sie die Leitweg-ID bei XRechnung 992-00133-64

Rechnungen für den Buchungskreis 2000

Bitte verwenden Sie die Leitweg-ID bei XRechnung 992-02766-22

13.3. Für Rechnungen per Post gelten folgende formale Anforderungen:

• Rechnungen sind einfach, kopier- und scanfähig im Format A4 einzureichen

• Rechnungen sind zu adressieren an:

Rechnungen für den Buchungskreis 1000

Die Autobahn GmbH des Bundes Bahnhofsplatz 1 56410 Montabaur

Rechnungen für den Buchungskreis 2000

Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch Die Autobahn GmbH des Bundes Bahnhofsplatz 1 56410 Montabaur

13.4. Für Werkverträge ist die einzelne Rechnung als Anzahlungs- oder Schlussrechnung zu bezeichnen.

Bei Anzahlungs- oder Schlussrechnung ist immer der gesamte Leistungsumfang aufzuführen und die bisher erhaltenen Anzahlungen in Abzug zu bringen (kumulierte Rechnungsstellung).

Falls vertraglich Umlagen, Einbehalte und Nachlässe vereinbart sind, sind diese in der Rechnungsstellung zu berücksichtigen

Die Leistungseinzelansätze in den Rechnungen sind generell gemäß der Positionsnummerierungen des Auftragsleistungsverzeichnisses aufsteigend aufzulisten.

Die Rechnungen sind inkl. Positionsaufstellung jedoch ohne Anlagen an den o.g. Rechnungsadressaten zu übermitteln. Parallel erhält die Bauoberleitung/Bauleitung eine Rechnungskopie einschließlich aller Rechnungsanlagen (2-fach analog und digital).

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Die Prüffrist beginnt erst, wenn die Rechnung beim Rechnungsadressaten eingegangen ist und die Rechnungsunterlagen bei der Bauoberleitung/Bauleitung inkl. aller Anlagen vorliegen. Das Eingangsdatum des zuletzt eintreffenden Dokuments ist maßgebend für die vertraglich vereinbarte Prüffrist.

Die o. a. Vertragsnummer und die SAP-Bestellnummer sind bei allen Rechnungen und beim künftigen Schriftwechsel zu verwenden.

14. Einreichung von Nachtragsangeboten, Nachträgen, Auftragsänderungen Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle Nachtragsangebote, Nachtragsforderungen, Auftragsänderungen und sonstige Angelegenheiten im Nachtragsbereich, die im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehen, ausschließlich an die folgenden E-Mail-Adressen zu senden: nachtrag.west@autobahn.de

15. Bei der Einreichung von Nachtragsangeboten, Nachträge, Auftragsänderungen sind folgende Angaben zwingend: -Projektnummer (wenn vorhanden) -Projektbezeichnung (wenn vorhanden) -Vertragsnummer -Vertragsbezeichnung

16. Schriftwechsel zu Nachtragsangeboten, Nachträgen, Auftragsänderungen Jeglicher Schriftwechsel zu Nachtragsangeboten, Nachtragsforderungen, Auftragsänderungen und sonstigen Angelegenheiten im Nachtragsbereich, die im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehen, erfolgt ebenfalls ausschließlich über die oben genannten E-Mail-Adressen.

17. Allgemeiner Schriftwechsel Jeglicher Schriftwechsel, einschließlich Anfragen, Mitteilungen, Erklärungen oder sonstiger Kommunikation sowie jeglicher vertraglichen Korrespondenz, die nicht den Nachtragsbereich betrifft und im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrags stehen, können an den entsprechenden Vertragsverantwortlichen des Auftraggebers gerichtet werden.

18. Mahnungen sind an mahnungen-nl-w@autobahn.de zu übermitteln. Im Betreff sind die vollständige Bestellnummer und Vertragsnummer anzugeben.

19. Für den Auftragnehmer besteht kein Anspruch auf Honorierung nach Stundensätzen, sofern dies nicht ausdrücklich und in Textform mit dem Auftraggeber vereinbart wird.

20. Bei einer Beauftragung von Leistungen nach Stundensätzen hat der Auftragnehmer bei der Abrechnung den jeweiligen Stundenaufwand mit einer Aufstellung detailliert und unter Angabe der geleisteten Tätigkeiten schriftlich nachzuweisen.

21. Für den Stundennachweis sind folgende Angaben mit Rechnungslegung einzureichen: -Name des Bearbeiters, -Datum der Leistungserbringung, -Beginn und Ende der Bearbeitung (unter Berücksichtigung der gesetzlichen Pausenzeiten), Stundenanzahl, -Stundensatz und Beschreibung der erbrachten Leistung.

22. Für Leistungen, welche der Auftragnehmer abweichend von diesem Vertrag erbringt, ohne dazu in Textform durch den Auftraggeber beauftragt worden zu sein, steht ihm weder eine Vergütung noch eine Kostenerstattung zu. Gesetzliche Ansprüche bleiben davon unberührt.

23. Die Erbringung der vereinbarten optionalen Leistungen setzt einen Abruf durch den verantwortlichen Ansprechpartner des Auftraggebers voraus. Der Abruf erfolgt schriftlich, per Fax oder per E-Mail. Erfolgt ein entsprechender Abruf der Optionen nicht, entsteht auch kein Anspruch auf Erbringung bzw. Vergütung dieser Leistungen. Ebenso wenig besteht in diesem Fall Anspruch auf entgangenen Gewinn.

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24. Sowohl Leistungsänderungen als auch zusätzliche Leistungen sind in einem separaten Nachtrag zum Vertrag in Textform zu regeln.

25. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mit dem Unterauftragnehmer Regelungen dahingehend zu treffen, dass der Unterauftragnehmer nicht berechtigt ist, ihm übertragene Leistungen an ein weiteres Unternehmen zu übertragen.

26. Ein wichtiger Grund zur Kündigung liegt ergänzend zum § 12 der AVB insbesondere vor, wenn

-die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertrags dadurch in Frage gestellt ist, dass der Auftragnehmer seine Leistungen nicht nur vorübergehend einstellt, wiederholt in Verzug gerät oder wiederholt mangelhaft ausführt,

-zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB vorlag,

-der Auftragnehmer seine wesentlichen vertraglichen Pflichten einmal vorsätzlich oder grob fahrlässig oder trotz wiederholter Abmahnung mehrmals fahrlässig verletzt,

-der Auftragnehmer im Vergabeverfahren in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien falsche Angaben getätigt hat,

-der Auftragnehmer das einzusetzende Personal ohne vorherige Zustimmung des Auftraggebers ersetzt.

27. Der Auftraggeber behält sich vor, Kosten für erhöhten Prüfaufwand, die infolge mangelhafter Leistungserbringung entstehen, dem Auftragnehmer in Rechnung zu stellen oder/und die Erbringung der Leistungen einem vom Auftraggeber bestimmten Ingenieurbüro zu Lasten des Auftragnehmers zu übertragen, wenn der Auftragnehmer nach Ablauf einer vom Auftraggeber gesetzten angemessenen Frist den Mangel nicht beseitigt.

28. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers, ebenso wie entsprechende Vermerke auf Briefbögen, Rechnungen, Preislisten usw. des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, dass der Auftraggeber sie unter konkreter Bezugnahme oder Wiedergabe mindestens in Textform (§ 126b BGB) bestätigt hat.

29. Kalkulationsannahmen des Auftragnehmers, die nicht ausdrücklich zum Vertragsbestandteil gemacht wurden, sind nicht Vertragsbestandteil und nicht Geschäftsgrundlage, auch wenn sie dem Auftraggeber (z.B. im Angebotsschreiben) mitgeteilt wurden oder bekannt sein sollten. Das gilt auch für Bieterfragen und Auskunftsersuchen des Auftragnehmers im Zuge des dem Vertragsschluss dieses Vertrages vorausgehenden Vergabeverfahrens und darin etwa enthaltene Annahmen, soweit der Auftraggeber diese nicht ausdrücklich bestätigt hat (z.B. im Rahmen der Beantwortung von Bewerber- oder Bieterfragen).

30. Der Gerichtsstand richtet sich nach dem Sitz der im Vertrag benannten zuständigen Niederlassung der Autobahn GmbH des Bundes.

I.4 Datenschutz

Die im Angebot enthaltenen personenbezogenen Daten und sonstigen Angaben können u.U. vom Auftraggeber und seinen Beauftragten im Rahmen seiner / ihrer Zuständigkeit erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Eine Weitergabe dieser Daten an andere Stellen richtet sich nach den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Der Auftragnehmer hat die am Projekt beteiligten Mitarbeiter/innen auf die Erfassung und Speicherung ihrer Daten (Name, dienstliche Erreichbarkeit) hinzuweisen.

Der Auftragnehmer garantiert die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gemäß EU-Recht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationalem Recht, insbesondere dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n. F.), sowie gemäß den Vorgaben des AG. Der Auftragnehmer weist

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die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach durch Vorlage eines aussagefähigen, kompakten Datenschutzkonzepts. Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber, die von dem Auftrag betroffenen, personenbezogenen Daten sowie alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben und ausschließlich zu den vereinbarten Zwecken zu verarbeiten.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich außerdem zur Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der an ihn übermittelten personenbezogenen Daten gemäß Art. 5 Abs. 2, Art. 32 Abs. 1 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass der IT-Betrieb sowie die Verarbeitung sämtlicher personenbezogener Daten sowie weiterer schützenswerter Informationen ausschließlich auf technischen Infrastrukturen erfolgt, die sich physikalisch auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland oder der europäischen Union oder eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum befinden. Jede Auftragsverarbeitung außerhalb eines Mitgliedsstaates der Europäischen Union oder außerhalb eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (im folgenden „Drittland“) bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Die Zustimmung zur Auftragsverarbeitung in einem Drittland wird insbesondere dann nicht erteilt, soweit die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 f. DS-GVO nicht dauerhaft erfüllt sind, insbesondere ein angemessenes Schutzniveau im Drittland nicht besteht, oder keine geeigneten Garantien bestehen, die ein angemessenes Schutzniveau sicherstellen.

Der Auftragnehmer erstellt für sämtliche Verarbeitungstätigkeiten, die personenbezogene Daten zum Inhalt haben, ein Umsetzungskonzept, das mit dem Auftraggeber abzustimmen und nach dessen Freigabe durch den Auftragnehmer umzusetzen ist. Sofern sich in der Umsetzungs- und/oder Betriebsphase zusätzliche Maßnahmen ergeben, um die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz zu erfüllen, werden diese vom Auftragnehmer umgesetzt und dokumentiert. Die jeweils aktuelle Dokumentation ist dem Auftraggeber zu übermitteln.

Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung des Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.

Im Übrigen ist der Auftragnehmer verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass ein Zugriff auf die personenbezogenen Daten nur den Personen eingeräumt werden, die diese für die Erbringung der jeweiligen Leistungen durch den Auftragnehmer benötigen und sich auf die Daten beschränkt, die für die Erbringung der jeweiligen Leistungen durch den Auftragnehmer erforderlich sind („need-to-know“-Prinzip).

II. Technische Vertragsbedingungen

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III. Allgemeine Vertragsbedingungen

Allgemeine Vertragsbedingungen für freiberufliche Leistungen im Straßen- und Brückenbau, Ausgabe 2022 (AVB F-StB)

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