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Besondere Bewerbungsbedingungen für die Öffentliche Ausschreibung gem. § 9 UVgO

Sehr geehrte Damen und Herren,

die FAIR - Facility for Antiproton and Ion Research in Europe GmbH (im Folgenden „FAIR“, „Vergabestelle“ oder „Auftraggeber“) führt eine Öffentliche Ausschreibung gem. § 9 UVgO für die Ausschreibung „01/2600042307_FAIR_RV_2026 – Rahmenvertrag für Montage- und Transportdienstleistungen zur Installation von SFRS-Komponenten“ nachfolgenden Bedingungen durch:

0. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Nach Erhalt der Vergabeunterlagen hat der Bewerber/Bieter diese auf Vollständigkeit zu überprüfen. Sind die Vergabeunterlagen unvollständig oder enthalten sie nach Auffassung des Bewerbers/Bieters Unklarheiten, so hat der Bewerber/Bieter unverzüglich den Auftraggeber vor Abgabe des Angebots über das DTVP darauf hinzuweisen.

1. Vergabeunterlagen und Bestandteile des Angebots

HINWEIS: Klarstellend hebt die Vergabestelle hervor, dass die Begriffe „Bewerber“, „Bieter“, „Anbieter“ und „Auftragnehmer“ jeweils dieselbe (juristische) Person bezeichnen. Die „Bewerbergemeinschaft“ und die „Bietergemeinschaft“ werden ebenfalls synonym verwendet; der Übersichtlichkeit halber findet sich in den weiteren Unterlagen nur der Begriff „Bietergemeinschaft“.

Folgende von der FAIR mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Formblätter sind als Bestandteil des Angebots bei der Vergabestelle ausgefüllt einzureichen:

• Angebotsformblatt
• Eigenerklärungen zur Eignung
• ggf. Eigenerklärung zur Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer mit Eigungsleihe

Folgende Unterlagen sind vom Bieter zu erstellen und als Bestandteil des Angebots ebenfalls bei der Vergabestelle einzureichen:

• Erläuterungen zum Angebot (s.u. Ziff. 8.)
• ISO 9001-Zertifizierung
• Abwicklungs- u. Sicherheitskonzept

Es muss die folgenden fünf Kriterien behandeln:

• Erfüllung der Leistungsanforderungen
• Terminliche Flexibilität
• Sicherheitskonzept aus EHS-Sicht
• Konzept zum Schutz der Baugruppen
• Einschlägige Erfahrungen des Bauleiters (min. 10 J.):

Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Formblätter sind – in Abhängigkeit vom Angebot – vollständig auszufüllen. Die Nichtvorlage bzw. unvollständige Vorlage der geforderten Unterlagen sowie wissentlich falsche Erklärungen können zum Ausschluss des Bieters von der Ausschreibung führen. FAIR behält sich eine einmalige Nachforderung von Unterlagen innerhalb einer im Nachforderungsschreiben festzusetzenden Frist gemäß § 41 UVgO vor. Die Bieter können sich auf eine Nachforderung aber nicht verlassen. Letztendlich unvollständige Angebote werden ausgeschlossen (§ 42 Abs. 1 Nr. 2 UVgO).

Bieter dürfen dem Angebot keine eigenen Vertragsbedingungen zugrunde legen. Änderungen an den Vergabeunterlagen (beispielsweise Streichungen oder Ergänzungen in den zur Verfügung gestellten Unterlagen an dafür nicht vorgesehenen Stellen) sind unzulässig und führen zum Ausschluss vom weiteren Verfahren, § 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO.

Der Auftraggeber behält sich vor, Spezifikationen der Leistungsbeschreibung sowie Pläne, Skizzen, etc. aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen erst nach Übersendung der Vertraulichkeitserklärung an interessierte Bieter zu übermitteln.

1. Frist für die Abgabe der Angebote

Die in der Bekanntmachung genannte Frist für die Abgabe der Angebote ist unbedingt einzuhalten. Verspätet eingegangene Angebote werden vom Verfahren ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (§ 42 Abs. 1 Nr. 1 UVgO).

1. Anforderungen an die Form der Angebote

Die Vergabestelle akzeptiert die Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch in Textform.

Die Übermittlung der Angebote in elektronischer Form erfolgt fristgerecht über den Vergabemarktplatz DTVP (Deutsches Vergabeportal).

URL: http://www.dtvp.de/Center/

Die von der FAIR bereitgestellten Formblätter und sonstigen auszufüllenden Dokumente können

• entweder in der Rubrik „auszufüllende Dokumente“ online im Bietertool ausgefüllt werden oder
• zusammen mit den weiteren vom Bieter separat zu erstellenden Bestandteilen des Teilnahmeantrags bzw. Angebots (Konzepte oder Erläuterungen etc.) lokal ausgefüllt bzw. erstellt und sodann sämtlich in der Rubrik „Eigene Dokumente“ hochgeladen werden.

Die Bieter sollen jedoch nicht die Formblätter online ausfüllen und nochmals separat hochladen, da hierbei Übertragungsfehler geschehen können und der Aufwand auf beiden Seiten erhöht wird.

Zur Wahrung der Textform gemäß § 126b BGB bei Angebotsabgabe müssen die Bieter nachfolgende Angaben machen:

• Bei natürlichen Personen ist der vollständige Name (Vor- und Nachname) zu nennen (Name der erklärenden Person im Angebotsformblatt).
• Bei juristischen Personen, Handelsgesellschaften und Gesellschaften sind der Firmenname zu nennen und die Rechtsform. Darüber hinaus ist der vollständige Name des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zu nennen, der/die für die Firma das Angebot abgibt (Name der erklärenden Person im Angebotsformblatt). Das Einfügen eines Firmenlogos reicht nicht aus.
• Bei Bietergemeinschaften ist als erklärende Person im Sinne von § 126b BGB der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin des federführenden Mitglieds im Angebotsformblatt zu benennen, der/die für die Bietergemeinschaft das Angebot abgibt; im Übrigen ist das Formblatt „Erklärung Bietergemeinschaft“ einzureichen.

Zu beachten ist, dass bei elektronischer Einreichung die Textform des § 126b BGB im Vergaberecht nur eingehalten ist, wenn die Angebote über die Vergabeplattform verschlüsselt übermittelt werden (vgl. die Information zur eVergabe). Die Einreichung des Angebots per E-Mail genügt nicht.

Bei fehlerhaften / unvollständigen Angaben, welche bei der elektronischen Einreichung die Textform gem. § 126b BGB verletzen oder bei der Einreichung in Papierform die oben genannten Formvoraussetzungen, werden die Angebote ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (§ 42 Abs. 1 Nr. 1 UVgO).

1. Kommunikation mit den Bietern

Die Kommunikation mit den Bietern erfolgt über die Ausschreibungsplattform des DTVP. Fragen sind über das DTVP an die FAIR zu übermitteln und werden über das DTVP beantwortet. Mündlich bzw. telefonisch gestellte Fragen zu den Unterlagen oder dem Auftragsgegenstand werden nicht beantwortet; mündlich bzw. telefonisch erteilte Antworten sind nicht verbindlich.

1. Sprachen

Verfahrens- und Vertragssprache ist Englisch. Die Vergabeunterlagen sind ggf. teilweise in Deutsch und Englisch verfasst, Spezifikationen und technische Anlagen teilweise auch nur in Englisch. Bei Dokumenten, die in Deutsch und Englisch verfasst sind, ist allein die englische Fassung verbindlich; die deutsche Version dient in diesem Fall nur dem besseren Verständnis für Bieter. Im Falle von Abweichungen zwischen der englischen Version und der deutschen Übersetzung gilt der englische Originaltext.

Wenn der Bieter dem Angebot Eignungsnachweise in einer anderen Sprache beifügt, sind englische Übersetzungen mit einzureichen.

1. Zuschlagskriterien / Angebotsauswertung

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die zur Wertung zugelassenen Angebote werden anhand Zuschlagskriterien mit der entsprechend angegebenen Gewichtung gewertet.

FAIR behält sich vor, die drei bestbewerteten Anbieter zu einer Präsentation, die zur Prüfung und Aufklärung der bereitgestellten Informationen und Unterlagen genutzt werden kann, einzuladen. Verhandlungen finden nicht statt.

Unter Beachtung der allgemeinen Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz hat der Auftraggeber folgende Zuschlagskriterien festgelegt:

Im Folgenden wird erläutert, nach welchen Maßstäben die festgelegten Zuschlagskriterien gewertet werden:

• 1. Gewichtung der Zuschlagskriterien

Die Wertung erfolgt nach der Preis-Quotient Methode. Preis und Leistung werden mit den o.g. Gewichtungsfaktoren versehen. Die Preis-Quotient-Methode lässt sich wie folgt darstellen:

$$ Z=G\left(Leistung\right)*L(Angebot)+G(Preis)\frac{L\left(best\right)*P(niedrigst)}{P(Angebot)}$$

Die einzelnen Formelbestandteile sind wie folgt definiert:

Z(Angebot) = Gewichtete Punktzahl für Preis-Leistungs-Bewertung des zu bewertenden Angebots

G(Leistung) = Gewichtungsfaktor für die Leistungskriterien des zu bewertenden Angebots laut Tabelle oben

L(Angebot) = Gesamtpunktzahl der Leistungskriterien des zu bewertenden Angebots als Referenzwert

G(Preis) = Gewichtungsfaktor für den Gesamtangebotspreis des zu bewertenden Angebots laut Tabelle oben

L(best) = Bester Gesamtpunktwert der Leistungskriterien der wertbaren Angebote

P(niedrigst) = Niedrigster Gesamtangebotspreis der wertbaren Angebote

P(Angebot) = Gesamtangebotspreis des zu bewertenden Angebots

• 1. Zuschlagskriterium „Gesamtangebotspreis“

Im Rahmen des Zuschlagskriteriums „Gesamtangebotspreis“, welches mit 40 % in die Bewertung einfließt, werden die Preisangaben aus dem Angebotsformblatt berücksichtigt.

Zur Abgabe des preislichen Angebots ist das Angebotsformblatt auszufüllen, dessen Vorgaben im Angebotsformblatt selbst und in der Leistungsbeschreibung näher ausgeführt sind.

Für die Leistungserbringung sind ausschließlich die im Angebotsformblatt ausgewiesenen Preise maßgeblich.

Bewertungsmaßstab für die Leistungskriterien

Bei der Bewertung der einzelnen Leistungskriterien wird jedes Kriterium auf einer kontinuierlichen Skala von 10 Punkten für die volle Zielerfüllung eines Kriteriums, bis 0 Punkte für keine Zielerfüllung eines Kriteriums nach folgendem Muster bewertet.

Für jedes geforderte Leistungskriterium werden bei den inhaltlichen Vorgaben im Folgenden Fragen und Aspekte aufgelistet, die – je nach Kriterium – konzeptionell oder anhand technischer Beschreibungen etc. erarbeitet werden sollen. Für die Erreichung der einzelnen Punktstufen gelten dabei folgende Zielerreichungsgrade:

Bei gravierenden Mängeln in den Erläuterungen wird das Leistungskriterium als unbrauchbar und damit als mangelhaft bzw. ungenügend eingestuft (0-2 Punkte).

Wenn bei den aufgelisteten Fragestellungen und Aspekten in den Erläuterungen erhebliche Mängel zu verzeichnen sind, wird das Kriterium als im Ganzen nur noch knapp brauchbare Erfüllung der Kriterien und damit als gerade noch ausreichend aber unterdurchschnittlich eingestuft (3-4 Punkte).

Wenn alle Fragestellungen und Aspekte wenigstens kurz abgehandelt sind bzw. nur kleinere bis mittelgroße Mängel zu verzeichnen sind, wird das Leistungskriterium als durchschnittlich und damit als befriedigend eingestuft (5-6 Punkte).

Wenn alle Fragestellungen und Aspekte erschöpfend abgehandelt sind mit besonderen Schwerpunkten in den besonders hervorgehobenen Bereichen bzw. wenn trotz vorhandener Mängel die Kriterien zu einem gewissen Grad noch für sehr gut erfüllt betrachtet werden, wird das Leistungskriterium als erheblich über den durchschnittlichen Anforderungen liegend und damit als gut eingestuft (7-8 Punkte).

Wenn darüber hinaus zusätzliche Aspekte und Ideen abgebildet werden, wird das Leistungskriterium als besonders hervorragend und damit sehr gut eingestuft (9-10 Punkte).

Die Ergebnisse der einzelnen Leistungskriterien werden anhand der bekanntgemachten Gewichtung zu einer gewichteten Gesamtpunktzahl für die Leistungskriterien des Bieters verrechnet (s.o. Tabelle). Dabei werden die Angebote mit den Angeboten anderer Bieter verglichen und bewertet.

1. Nebenangebote, § 25 UVgO

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

1. Erläuterungen zum Angebot

Der Bieter fügt dem Angebot ein Dokument bei, indem er den Gesamtangebotspreis sowie den angebotenen Leistungsumfang detailliert erläutert. Die in der Leistungsbeschreibung geforderten Angaben sind zu belegen.

1. Gewerbliche Schutzrechte, § 38 Abs. 11 UVgO

Sollten für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sein, ist das in den Erläuterungen zum Angebot anzugeben. Sollte ein Bieter erwägen, Angaben aus dem Angebot zum Gegenstand einer Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu machen, ist das in den Erläuterungen zum Angebot deutlich anzugeben.

1. Zuständige Stelle für Rechtsbehelfe, sonstige Hinweise

Ein Vergabenachprüfungsverfahren steht für Vergaben unterhalb der Schwellenwerte nicht zur Verfügung, lediglich der allgemeine gerichtliche Rechtsschutz durch einen Eilantrag oder eine Klage. Das zuständige Zivilgericht ist – je nach Streitwert, § 3 ZPO – das folgende:

Auch wenn die formelle Rügepflicht nach § 107 GWB nur für Verfahren oberhalb der Schwellenwerte gilt, sind die Bewerber bzw. Bieter aufgefordert, sich wegen aus ihrer Sicht bestehender Verstöße gegen die vergaberechtlichen Grundsätze von Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung vor Einleitung gerichtlicher Verfahren an die FAIR zu wenden.

Der Bewerber /Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Teilnahmeantrags und seines Angebots, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, deutlich zu kennzeichnen.

Die FAIR wird Bewerber oder Bieter unverzüglich nach der Erteilung des Zuschlags gemäß § 46 UVgO darüber informieren. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe dafür. Die FAIR unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die nicht berücksichtigten Bieter unter Beachtung der Beschränkungen von § 30 Abs. 2 UVgO über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und die nicht berücksichtigten Bewerber über die wesentlichen Gründe ihrer Nichtberücksichtigung.

Informationen gemäß Art. 13 DSGVO zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhalten Sie unter:

www.gsi.de/datenschutzhinweise

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