Anlage A_Vergabeunterlagen_V3.pdf

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Vergabeunterlagen

zum offenen Verfahren

„Abschluss eines Rahmenvertrages über die

Lieferung von Druckern im Rahmen eines

Mietmodells“

Kennziffer: Z013-2026-0004

Kurzbezeichnung: ZSD III

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LVR-InfoKom, Hermann-Pünder-Str. 1, D-50679 Köln

Mail: CC.LVR-InfoKom@lvr.de

Internet: www.infokom.lvr.de

Alle Rechte vorbehalten.

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Vertraulichkeitshinweis

Alle Informationen in diesem Dokument und allen Anlagen sind vertraulich zu behandeln und nur an autorisierte Dritte weiterzugeben. Das Dokument sowie alle Anlagen und die darin hinterlegten Informationen verbleiben im Eigentum des LVR und sind auf Verlangen dem LVR zurückzugeben oder zu vernichten.

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Inhaltsverzeichnis

I. Unternehmensbeschreibung ............................................................................ 5

II. Vergabeverfahren und Vergabebedingungen ................................................. 6

1. Auftraggeber und ausschreibende Stelle ...................................................... 6
2. Allgemeine Verfahrenshinweise, Anwendungsbereich ................................. 6
3. Beschaffungsgegenstand ............................................................................. 6
4. Vertragslaufzeit ............................................................................................. 7
5. Rahmenvertrag ............................................................................................. 7
6. Vertragsgrundlagen ...................................................................................... 7
7. Auftragsbekanntmachung ............................................................................. 7
8. Registrierungspflicht und Nutzung des Bietercockpits .................................. 8
9. Bietersupport ................................................................................................ 8
10. Information und Kommunikation ................................................................... 8
11. Verschwiegenheit, Datenschutz .................................................................... 9
12. Einzureichende Unterlagen ......................................................................... 10
13. Anforderungen an das Angebot .................................................................. 12
14. Unterauftragnehmer i.S.d. § 36 VgV ........................................................... 13
15. Eignungsleihe i.S.d. § 47 VgV .................................................................... 13
16. Bietergemeinschaften / Verfahrensvollmacht .............................................. 14
17. Verfahrensablauf nach Eingang der Angebote ........................................... 15
18. Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren ............................................... 17

III. Ausführungsbedingungen ............................................................................. 19

1. Teststellung ........................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
2. Vergütung, Nebenkosten, Gebühren, Abgaben .......................................... 19
3. Lieferung, Lieferzeit .................................................................................... 22
4. Rechnungsstellung, Zahlungen .................................................................. 23

IV. Zeitplan des Vergabeverfahrens .................................................................... 25

V. Verzeichnis der Anlagen ................................................................................ 26

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I. Unternehmensbeschreibung

Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) ist der Verband der rheinischen Städte und Kreise (siehe www.lvr.de). LVR-InfoKom (siehe www.infokom.lvr.de) ist das IT-Systemhaus für den LVR und versorgt den gesamten Verband sowie externe Kunden mit modernen IT- Serviceleistungen.

Der Landschaftsverband Rheinland (LVR), mit Zentrale in Köln, ist ein Zusammenschluss der rheinischen Städte und Kreise und erfüllt Aufgaben, die sinnvollerweise rheinlandweit erfüllt werden. Der LVR ist ein öffentliches Dienstleistungsunternehmen mit ca. 13.000 Stellen und rund 21.000 Beschäftigten für Frauen und Männer in rund 70 Einrichtungen. Das Verbandsgebiet ist deckungsgleich mit den Regierungsbezirken Düsseldorf und Köln. Der LVR engagiert sich für 13 kreisfreie Städte, 12 Kreise und die Städte Region Aachen auf den Feldern Soziales, Gesundheit, Jugend und Kultur. Als einer der größten Sozialhilfeträger Deutschlands sorgt der LVR für die Integration alter, kranker und behinderter Menschen. Der LVR unterstützt Menschen in Pflegeheimen, Altenheimen und Behinderteneinrichtungen, er schafft und sichert Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderungen, indem er die Arbeitgeber berät und behinderungsgerechte Arbeitsplätze gestaltet.

Der LVR betreibt insgesamt 10 Kliniken für Psychiatrie, Psychosomatik, Neurologie, Orthopädie und die Behandlung von Suchtkrankheiten, dazu das Heilpädagogische Netzwerk, das rund 2000 geistig und mehrfach behinderten Menschen in 42 Städten und Gemeinden des Rheinlandes Wohn- und Fördermöglichkeiten bietet.

Die LVR-Dezernate Schulen und Jugend des LVR beraten die Jugendämter der Städte und Kreise und freie Träger der Jugendhilfe bei ihrer Arbeit für Kinder, Jugendliche und Familien; sie sind Träger von 5 Erziehungshilfeeinrichtungen sowie 41 Förderschulen. Das Landesjugendamt setzt jährlich rund 600 Mio. Euro zur Förderung junger Menschen im Rheinland um.

Der LVR gestaltet und fördert die kulturelle Vielfalt des Rheinlandes. Seine Museen machen die Kultur und Geschichte der Region erlebbar. Hierzu gehören beispielsweise das LVR- Landesmuseum Bonn, die LVR-Freilichtmuseen Kommern und Lindlar, der LVR- Archäologische Park Xanten mit dem LVR-Römermuseum Xanten sowie das LVR- Industriemuseum mit seinen Schauplätzen in Oberhausen, Ratingen, Solingen, Bergisch Gladbach, Engelskirchen und Euskirchen.

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II. Vergabeverfahren und Vergabebedingungen

1. Auftraggeber und ausschreibende Stelle

Auftraggeber und ausscheibende Stelle ist LVR-InfoKom, Hermann-Pünder-Str. 1, 50679 Köln.

2. Allgemeine Verfahrenshinweise, Anwendungsbereich

Bei dem hier beschriebenen Vergabeverfahren, handelt es sich um ein offenes Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) i.V.m. § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV). Die Ausschreibung erfolgt nach den Bestimmungen des Vierten Teils (§§ 97 ff.) des GWB und der VgV und diesen Verfahrensbedingungen (Bewerbungsbedingungen i.S.v. § 29 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 VgV).

Darüber hinaus wird nach den Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW) in der aktuellen Fassung, soweit anwendbar, verfahren. Insoweit finden gem. § 2 Abs. 6 TVgG NRW die „Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB TVgG NRW)“ Anwendung und werden Vertragsbestandteil des hier ausgeschriebenen EVB-IT Kaufvertrages (als Rahmenvereinbarung gem. § 21 Abs. 3 VgV).

3. Beschaffungsgegenstand

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Lieferung von Druckern sowie zugehörigen Serviceleistungen im Rahmen eines Mietmodells für LVR-InfoKom sowie für den Landschaftsverband Rheinland und alle seine Dienststellen, Einrichtungen und verbundenen Unternehmen.

Ein detailliertes Leistungsverzeichnis ist Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen.

Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen haben zwingend den Angebotsausschluss zur Folge. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers auf den Auftragsbestätigungen erlangen keine Gültigkeit.

Bei allen zu liefernden Komponenten muss es sich um Neuware des Herstellers (d. h. nicht älter als 3 Monate) handeln. Die Geräte müssen hierbei aus einer aktuellen Serienproduktion des Herstellers stammen. Jede Lieferung muss als Original-Ware in Originalverpackung geliefert werden. Die vom Auftragnehmer gelieferte Hardware darf ausschließlich über die von dem Hersteller vorgegebenen autorisierten Vertriebswege bezogen worden sein. Auf Verlangen hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber hierüber einen Echtheitsnachweis zu erbringen.

Nebenangebote sind ausgeschlossen. Es wird nur ein Hauptangebot zugelassen. Änderungsvorschläge werden als Nebenangebote gewertet und sind unzulässig. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen haben zwingend den Angebotsausschluss zur Folge.

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4. Vertragslaufzeit

Die Regelvertragslaufzeit des hier ausgeschriebenen EVB IT Vertrages beträgt 72 Monate. Sie beginnt mit der Zuschlagserteilung (Vertragsschluss) voraussichtlich am 01.01.2028 und endet demnach voraussichtlich am 31.12.2033

Der Auftraggeber behält sich vor die Vertragslaufzeit um weitere 12 Monate zu Verlängern.

Damit Endet die Vertragslaufzeit spätestens am 31.12.2034. Über das Ziehen der Verlängerungsoption entscheidet der Auftraggeber spätestens 3 Monate vor Ende der Regelvertragslaufzeit.

5. Rahmenvertrag

Der Auftraggeber wird einen Rahmenvertrag mit einem Auftragnehmer schließen.

Im beigefügten Leistungsverzeichnis (Anlage B) sind die zu erwartenden Abnahmemengen für die Geräte, sowie die zu erwartendem Scan und Klick Zahlen angegeben. Hierbei handelt es sich um Schätzwerte, welche sich aus den Erfahrungen der letzten Jahre ergeben.

Hieraus ergibt sich keine Abnahmeverpflichtung.

Preiserhöhungen auf Grund von abweichenden Abnahmemengen, sowie abweichenden Scan und Klick Zahlen sind ausgeschlossen.

6. Vertragsgrundlagen

Grundlagen für den zu schließenden Vertrag ist folgendes Vertragswerk in der aktuellen Fassung:

EVB-IT Systemlieferungsvertrag in der Version 2.0.0 vom 01.03.2026 nebst ergänzenden Vertragsbedingungen – (Version 2.0.0 vom 01.03.2026).

Ein bereits verbindlich bearbeiteter EVB-IT Vertragsentwurf ist als Anlage den Vergabeunterlagen beigefügt, der für die Vertragsausführung Anwendung findet und mit Zuschlagserteilung durch die Vergabestelle und dem jeweiligen Auftragnehmer geschlossen wird. Jegliche Anpassungen und Eintragungen im Mustervertragstext wurden mit roter Schriftfarbe kenntlich gemacht. Fehlende Angaben (z.B. Anschriften, Ansprechpartner, etc.) werden vor Zuschlagserteilung mit dem Auftragnehmer abgestimmt und vervollständigt.

Das Entfernen oder Ergänzen von Vertragsinhalten durch den Bieter ist unzulässig und führt zum Ausschluss des Angebotes gem. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV.

7. Auftragsbekanntmachung

Die EU-weite Bekanntmachung des Auftrags wurde im Supplement zum Amtsblatt der EU veröffentlicht.

Die veröffentlichte Bekanntmachung können Sie in der TED-Datenbank (Tenders Electronic Daily) unter folgendem Link einsehen: http://ted.europa.eu/

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8. Registrierungspflicht und Nutzung des Bietercockpits

Der Auftraggeber fordert für die Teilnahme am Vergabeverfahren von jedem Bieter eine Registrierung auf der Vergabeplattform des Landschaftsverbandes Rheinland (LVR).

Erforderlich ist die Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer elektronischen Adresse (Registrierung). Die Registrierung erfolgt durch Eingabe der geforderten Daten unter https://vergabe.lvr.de/NetServer/index.jsp. Erst nach erfolgter Registrierung hat der Bieter Zugriff auf das Bietercockpit der Vergabeplattform.

Die Registrierung und Nutzung des Bietercockpits ist zwingende Voraussetzung für sämtliche Aktivitäten des Interessenten oder des Bieters gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens, wie zum Beispiel für das Stellen einer Frage zum Verfahren (Bieterfragen) oder das Abgeben eines Angebots.

Lediglich die Auftragsbekanntmachung sowie die Vergabeunterlagen sind jedem Interessenten ohne Registrierung und damit unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zugänglich (§ 41 Abs. 1 VgV).

Bei Registrierung werden die Interessenten zudem über Änderungen im Vergabeverfahren und zusätzliche Informationen (z. B. beantwortete Fragen) informiert. Zu diesem Zweck ist auch eine freiwillige Registrierung unter https://vergabe.lvr.de/NetServer/index.jsp möglich.

Interessenten, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich während des gesamten Vergabeverfahrens selbstständig informieren, ob Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden oder ob der öffentliche Auftraggeber Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet hat.

9. Bietersupport

Um sich insgesamt mit der elektronischen Angebotsabgabe und der Nutzung des Bietercockpits vertraut zu machen, finden Sie unter dem vorbenannten Link zwei Testvergaben für Vergabeverfahren unterhalb und oberhalb des EU-Schwellenwertes.

Sollten Sie Unterstützung und Hilfestellungen bei der Nutzung des Bietercockpits benötigen, können Sie sich während der Servicezeiten Montag bis Donnerstag 8:00-12:00 Uhr und 12:30-16:00 Uhr, Freitag 8:00-13:00 Uhr an den Einkaufs-Help-Desk (EHD), telefonisch unter +49 221 809 8000 oder per E-Mail an Einkaufs-Help-Desk.EHD@lvr.de wenden.

10. Information und Kommunikation

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Widersprüche oder Unvollständigkeiten, insbesondere solche, welche die Anforderungen, den Inhalt und die Vollständigkeit des Angebots betreffen, so hat der Bieter die Auftraggeberin umgehend darauf hinzuweisen. Derartige Hinweise sind – ebenso wie die Bieterfragen – über die Nachrichtenfunktion des Bietercockpits zu stellen.

Die Kommunikation findet im gesamten Vergabeverfahren nach den §§ 9 und 10 VgV mit elektronischen Mitteln (hier das Bietercockpit unter https://vergabe.lvr.de/NetServer/index.jsp) statt. Bei anderweitig der Vergabestelle zugeleiteten Fragen kann eine rechtzeitige Beantwortung nicht sichergestellt werden.

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Die korrekte Übersendung der Fragen liegt in der Verantwortung des Bieters. Bieterfragen werden 1:1, ohne Änderungen oder sprachliche Anpassungen, übernommen und mit den Antworten der Vergabestelle allen Interessenten in anonymisierter Form beantwortet und zum Download zusammen mit der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen bereitgestellt.

Interessenten, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbstständig informieren, ob Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden oder ob der öffentliche Auftraggeber Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet hat.

Fragen durch die Bieter zum Verfahren und zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich in Textform gem. § 126b BGB spätestens bis zum Ablauf der unter Ziffer IV genannten Frist zur Stellung von Bieterfragen („Einsendeschluss für Bieterfragen“) über die Nachrichtenfunktion des Bietercockpits unter https://vergabe.lvr.de/NetServer/index.jsp mit dem Betreff „Bieterfragen“ zu stellen. Danach eingehende Fragen sind nicht mehr rechtzeitig i.S.v. § 20 Abs. 3 S. 1 Nr.1 VgV gestellt und die Vergabestelle kann eine rechtzeitige Beantwortung solcher verspätet eingegangenen Fragen nicht mehr gewährleisten. Die Vergabestelle behält sich insoweit vor, verspätet eingegangene Fragen nicht mehr zu beantworten.

Jegliche Kommunikation findet im gesamten Vergabeverfahren ausschließlich in deutscher Sprache statt. Das Risiko von Übersetzungsfehlern liegt beim Bieter.

11. Verschwiegenheit, Datenschutz

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden; jede Veröffentlichung oder Weitergabe an Dritte (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht statthaft.

Der Bieter hat, auch nach Beendigung der Angebotsphase, über alle ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen Angelegenheiten und Geschäftsgeheimnisse strengste Verschwiegenheit und Vertraulichkeit zu bewahren. Der Auftragnehmer darf keinerlei Informationen und Daten, die ihm bei der Ausführung seiner Tätigkeit bekannt werden, an Dritte weitergeben.

Der Auftragnehmer hat darüber hinaus alle ihm im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung zur Kenntnis gelangten Unterlagen gegen eine Kenntnisnahme durch Unbefugte zu sichern. Des Weiteren hat der Auftragnehmer sämtliche ihm zur Kenntnis gelangten Unterlagen des Auftraggebers oder des jeweiligen Bezugsberechtigten streng vertraulich zu behandeln.

Der Auftragnehmer hat ferner mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die von ihm bei dem Auftraggeber oder dem jeweiligen Bezugsberechtigten eingesetzt werden, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers oder des jeweiligen Bezugsberechtigten erlangten Informationen nicht an Dritte weitergeben oder in sonstiger Weise verwerten. Eine datenschutzrechtlich erforderliche Verpflichtung dieser Personen auf die Wahrung des Datengeheimnisses ist vor der erstmaligen Aufnahme ihrer Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber oder dem jeweiligen Bezugsberechtigten auf Verlangen nachzuweisen. Bei Verstößen gegen eine der vorgenannten Pflichten zum Daten- und Geheimnisschutz sind der Auftraggeber und der jeweilige Bezugsberechtigte zur Minderung berechtigt.

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Bei Verstößen gegen eine der vorgenannten Pflichten, einen Datenverlust oder ein Datenleck (Datenpanne) sind der Auftraggeber und der jeweilige Bezugsberechtigte unverzüglich zu unterrichten.

Kommt der Auftragnehmer einer der vorgenannten Pflichten nicht innerhalb einer vom Auftraggeber oder dem jeweiligen Bezugsberechtigten gesetzten angemessenen Frist nach oder werden vom Auftragnehmer Datenschutzvorschriften oder Sicherheitsvereinbarungen vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt, kann der Auftraggeber ferner von dem Vertrag zurücktreten, unbeschadet etwaiger Schadenersatzansprüche zu Gunsten des Auftraggebers und des jeweiligen Bezugsberechtigten.

Erklärt der Auftraggeber den Rücktritt vom Vertrag, so hat der Auftragnehmer keinen Anspruch auf eine anteilige Vergütung der von ihm bis zum Rücktritt erbrachten vertragsgegenständlichen Leistungen, sofern diese von dem Auftraggeber oder dem jeweiligen Bezugsberechtigten nicht genutzt werden können oder der Auftraggeber oder der jeweilige Bezugsberechtigte kein Interesse mehr an deren Verwendung hat.

12. Einzureichende Unterlagen

Das Angebot besteht aus

• dem Angebotsschreiben (wird systemseitig bei Angebotsabgabe erstellt),

• den geforderten Nachweisen, Erklärungen und Unterlagen sowie

• den ausgefüllten Leistungsverzeichnissen (Anlage B) und dem Preisblatt (Anlage C).

Bitte sehen Sie in Ihrem Angebot davon ab, über die geforderten Nachweise hinaus, allgemeine Werbebroschüren oder Flyer zu verwenden.

Folgende Nachweise i.S.v. §§ 122 ff. GWB i.V.m. §§ 42 ff. VgV sind vorzulegen:

• Anlage 1: Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit; der Auftraggeber stellt hierfür einen Vordruck zur Verfügung, der zu verwenden ist. Bitte kennzeichnen Sie dieses Dokument als Anlage 1!

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit nach § 46 VgV sind durch die Bieter mindestens drei Referenzen in Form einer Liste aus den letzten drei Jahren (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist) vorzulegen, aus der hervorgeht, dass der Bieter die Lieferung von gleichwertigen Projeken durchgeführt hat (Bei Bietergemeinschaften dürfen die – mindestens – drei Projekte von unterschiedlichen Mitgliedern ausgeführt worden sein). Vergleichbar sind Projekte, die vergleichbare Mengen und vergleichbare Geräte umfassen. Dabei ist es unerheblich, ob die dargestellten Projekte öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Auftraggebern zuzurechnen sind.

• Anlage 2: Betriebshaftpflicht

Anlage 2: Kopie einer aktuell bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung; hierfür besteht kein Vordruck; dieses Dokument erstellt der Haftpflichtversicherer – Bitte kennzeichnen Sie dieses Dokument als Anlage 2!

Der Bieter hat eine im Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden von mindestens 2.500.000 EUR und für Vermögensschäden von mindestens 1.000.000 EUR nachzuweisen und zwar in Form einer aktuellen Bestätigung der Versicherung

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über die Deckung. Diese Bestätigung darf zum Angebotsabgabetermin nicht älter als 12 Monate sein.

Alternativ ist eine Eigenerklärung ausreichend, in der der Bieter erklärt, dass er im Auftragsfalle eine Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden von mindestens 2.500.000 EUR und für Vermögensschäden von mindestens 1.000.000 EUR auf erstes Anfordern des Auftraggebers abschließen wird.

• Anlage 3: Berufs- oder Handelsregister

Anlage 3: Nachweis über die erlaubte Berufsausübung nach § 44 Abs. 1 S. 1 VgV, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in das Unternehmen ansässig ist, entweder über Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder durch Nachweis auf andere Weise, nicht älter als 12 Monate. Hierfür besteht kein Vordruck.

Bitte kennzeichnen Sie dieses Dokument als Anlage 3!

• Anlage 4: Kopie der Verfahrensvollmacht; der Auftraggeber stellt einen Vordruck für Bietergemeinschaften zur Verfügung, welcher nur von Bietergemeinschaften einzureichen ist!

• Anlage 5: Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU)Der Auftraggeber stellt einen Vordruck zur Verfügung, der zu verwenden ist!

• Anlage 6: Eigenerklärung (Eigenerklärung_Zuverlässigkeit_EU) über das Nichtvorliegen von Ausschlusstatbeständen nach §§ 123 und 124 GWB. Der Auftraggeber stellt einen Vordruck zur Verfügung, der zu verwenden ist!

• Anlage 7: Unterlage „Eignungsrelevante Unternehmen“; der Auftraggeber stellt hierfür einen Vordruck zur Verfügung.

• Anlage 8: Unterlage „Liste Nachunternehmer“; der Auftraggeber stellt hierfür einen Vordruck zur Verfügung.

• Anlage 9: Unterlage „Liste verbundener Unternehmen“; der Auftraggeber stellt hierfür einen Vordruck zur Verfügung.

Beachten Sie bitte unbedingt die in den Vordrucken gegebenen Hinweise!

Bei den Vordrucken handelt es sich um schreibgeschützte „Word“-Dateien. Die Hinweise in diesen Vordrucken erscheinen nicht im jeweiligen Ausdruck. Um die Hinweise beim Ausfüllen lesen zu können, ist die Funktion „Formatierungssymbole anzeigen“ (¶) zu aktivieren.

Einheitliche Europäische Eigenerklärung:

Anstelle vorgenannter Nachweise ist der Bieter berechtigt, eine entsprechend ausgefüllte Einheitliche Europäische Eigenerklärung in der Form des Anhangs 2 der „Durchführungsverordnung der Kommission (EU) Nr. 7/2016 vom 5. Januar 2016 zur Einführung des Standardformulars für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ (ABl. L3 vom 6.1.2016, S. 16) zusammen mit dem Angebotsdeckblatt einzureichen.

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung dient als vorläufiger Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen. Der Auftraggeber kann den Bieter zu jedem

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Zeitpunkt des Vergabeverfahrens auffordern, sämtliche oder einen Teil der verlangten Bescheinigungen und zusätzlichen Unterlagen einzureichen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Vergabeverfahrens erforderlich ist. Vor Erteilung des Zuschlags wird der Auftraggeber den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, auffordern, die geforderten Unterlagen einzureichen.

Präqualifizierte Unternehmen:

Präqualifizierte Unternehmen können die Nachweisführung zu den geforderten Anlagen 01 bis 03 auch über das bundesweite Verzeichnis „Präqualifizierung für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.pq-vol.de)“ unter Nennung des bei der Zertifizierung verliehenen Unternehmenscodes erbringen.

Die darüberhinausgehend geforderten Nachweise sind trotz Präqualifizierung einzureichen.

Hinweise:

Neu gegründete Unternehmen, die geforderte Nachweise noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z. B. Unternehmensplanungen, Ausbildungsnachweise) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht bzw. in fachlicher und technischer Hinsicht zulassen.

Sprache: Alle Nachweise sind in deutscher Sprache einzureichen mit Ausnahme eines evtl. geforderten autorisierten Händler- / Partner-Zertifikats, welches in englischer Sprache sein kann. Allen sonstigen Nachweisen in fremder Sprache sind Übersetzungen in deutscher Sprache beizufügen. Nur auf ausdrückliches Verlangen der Vergabestelle im Einzelfall hat der Bieter die Übersetzung durch einen in der Bundesrepublik Deutschland für die jeweilige Sprache amtlich vereidigten Übersetzer bestätigen zu lassen.

13. Anforderungen an das Angebot

Jeder Bieter darf nur ein Angebot abgeben. Mehrere (Haupt-)angebote sowie Nebenangebote sind nicht zugelassen und werden vollständig ausgeschlossen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters/Auftragsnehmers werden nicht akzeptiert. Ihre Beifügung führt zwingend zum Ausschluss des Angebotes.

Gibt eine Bietergemeinschaft ein Angebot ab und legt ein Mitglied dieser Bietergemeinschaft zudem ein eigenes Angebot vor (unabhängig davon, ob allein oder in Bietergemeinschaft mit dritten Unternehmen), wird die Vergabestelle die betreffenden Wirtschaftsteilnehmer auffordern, nachzuweisen, dass die fraglichen Angebote völlig unabhängig voneinander erstellt wurden. Misslingt der Entlastungsnachweis liegt ein Verstoß gegen den Grundsatz des Geheimwettbewerbs vor und die betreffenden Angebote sind von der Wertung auszuschließen.

Das Angebot ist einschließlich aller Anlagen in deutscher Sprache abzufassen. Das Angebot ist elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform des LVR (https://vergabe.lvr.de/NetServer/) in einfacher Ausfertigung einzureichen. Weiterführende Angaben zur Angebotsabgabe inkl. einer Anleitung erhalten Sie unter der zuvor genannten URL.

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Für das Angebot sind die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Dateien zu verwenden.

Das Angebot ist nach Registrierung gemäß Ziffer II 8 elektronisch in Textform i.S.d. § 126b BGB (keine elektronische Signatur erforderlich, die Person des Erklärenden muss genannt werden) über das Bietercockpit zu versenden. Das Angebot ist bis zum Ablauf der unter Ziffer IV genannten Angebotsfrist abzugeben. Alle eingehenden Angebote werden mit einem elektronischen Eingangsvermerk versehen und verbleiben bis zum Ablauf der Angebotsfrist verschlüsselt (für den Zugriff gesperrt). Der Eingangsvermerk umfasst Datum und Uhrzeit des Datenempfanges.

Das Angebot muss vollständig sein; Angebote, die trotz möglicher Nachforderung unvollständig bleiben, werden zwingend ausgeschlossen (§§ 53 Abs. 7 S. 2, 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV). Das Angebot ist nur vollständig, wenn sämtliche geforderten/nachgeforderten Unterlagen jeweils vollständig enthalten sind, sämtliche Übersetzungen fremdsprachiger Nachweise beigefügt sind und die Person des Erklärenden an den Stellen, wo dies gefordert ist, genannt wird. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein und sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Angebote, in denen Änderungen des Bieters (auch die Abgabe mehrerer Hauptangebote) an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind, werden zwingend von der Wertung ausgeschlossen, § 57 Abs. 1 Nr. 3 VgV. Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zwingend zum Ausschluss des Angebots von der Wertung, §§ 53 Abs. 7 S. 1, 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV.

14. Unterauftragnehmer i.S.d. § 36 VgV

Beabsichtigt der Bieter Teile des Auftrags durch Unterauftragnehmer (Nachunternehmer/ Subunternehmer) zu erbringen, die nicht als eignungsrelevant gem. § 47 VgV benannt sind, hat er die hiervon betroffenen Auftrags-/Leistungsanteile im Angebot anzugeben.

Auf gesondertes Verlangen ist/sind der Vergabestelle der/die Unterauftragnehmer vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen. Die Vergabestelle behält sich die Prüfung der Eignung der Unterauftragnehmer sowie das Vorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB bei den Unterauftragnehmern vor Zuschlagserteilung vor.

Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind bis zur Vergabeentscheidung Erklärungen der Unterauftragnehmer einzureichen, aus denen hervorgeht, dass der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sämtliche für die Auftragsdurchführung erforderlichen Mittel der Unterauftragnehmer zugreifen kann (Verpflichtungserklärung). Eine Vorlage der Verpflichtungserklärung von Unterauftragnehmern bereits mit Abgabe des Angebots ist nicht erforderlich.

15. Eignungsleihe i.S.d. § 47 VgV

Ein Bieter kann unter den Voraussetzungen des § 47 VgV im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Hierfür sind die eignungsrelevanten Unternehmen in dem entsprechenden Vordruck der Unterlage „Eignungsrelevante Unternehmen“ (Anlage7) vom Bieter anzugeben und die dort geforderten Unterlagen auch für die Drittunternehmen mit dem Angebot einzureichen.

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Die Vergabestelle behält sich die Prüfung der Eignung der benannten eignunsgrelevanten Unternehmen sowie das Vorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB bei diesen vor Zuschlagserteilung vor.

Zudem ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser benannten Unternehmen vorzulegen, aus der hervorgeht, dass der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sämtliche für die Auftragsdurchführung erforderlichen Mittel der benannten Drittunternehmen zugreifen kann (Verpflichtungserklärung). Eine Vorlage der Verpflichtungserklärung bereits mit Abgabe des Angebots ist nicht erforderlich. Hinweise:

Neu gegründete Unternehmen, die geforderte Nachweise noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z.B. Unternehmensplanungen, Ausbildungsnachweise) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht bzw. in fachlicher und technischer Hinsicht zulassen.

Sprache: Alle Nachweise sind in deutscher Sprache einzureichen. Allen sonstigen Nachweisen in fremder Sprache sind Übersetzungen in deutscher Sprache beizufügen. Nur auf ausdrückliches Verlangen der Vergabestelle im Einzelfall hat der Bieter die Übersetzung durch einen in der Bundesrepublik Deutschland für die jeweilige Sprache amtlich vereidigten Übersetzer bestätigen zu lassen.

16. Bietergemeinschaften / Verfahrensvollmacht

Bietergemeinschaften haben alle in Ziffer II. 12 genannten Nachweise zu erbringen. Für deren Aufbereitung gilt: Die Verfahrensvollmacht (Anlage 4) ist mit dem für Bietergemeinschaften beigefügten Vordruck einheitlich für die Bietergemeinschaft auszustellen.

Alle sonstigen Nachweise sind jeweils für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert abzugeben. Im Falle der Verwendung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine eigene Einheitliche Europäische Eigenerklärung einzureichen. Bei Präqualifizierung eines oder mehrerer Mitglieder der Bietergemeinschaft sind der Unternehmenscode sowie die zusätzlichen geforderten Nachweise je Mitglied einzureichen.

Die Verfahrensvollmacht (Anlage 4) der Bietergemeinschaft hat sämtliche Mitglieder zu benennen. Ferner ist eines ihrer Mitglieder als Vertretungsberechtigter und eine einzige natürliche Person des vertretungsberechtigten Mitglieds als Ansprechpartner zu benennen. Es darf nur eine einzige Verfahrensvollmacht ausgestellt werden.

Zudem hat jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft einen Auszug gemäß Anlage 3 beizufügen.

Mit Abgabe des Angebots gilt für das gesamte Vergabeverfahren nur noch der gemäß dieser Ziffer Bevollmächtigte als legitimiert, für die Bietergemeinschaft Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen.

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17. Verfahrensablauf nach Eingang der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden alle fristgerecht eingegangenen Angebote von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers in der Reihenfolge ihres Eingangs geöffnet bzw. entschlüsselt. Der Auftraggeber kann sich dabei Dritter bedienen. Sodann werden alle Angebote wie folgt geprüft, wobei sich der Auftraggeber vorbehält die Prüfungsreihenfolge zu ändern und die Wirtschaftlichkeitsprüfung vor der Eignungsprüfung durchzuführen, § 42 Abs. 3 VgV:

• Prüfung auf Vollständigkeit, fachliche sowie rechnerische Richtigkeit

• Eignungsprüfung

• Preisauskömmlichkeitsprüfung

• Wirtschaftlichkeitsprüfung

a) Ordnungsmäßigkeitsprüfung (1. Wertungsstufe):

Zunächst werden alle Angebote in formeller Hinsicht an Hand folgender Kriterien i.S.d. §§ 56 Abs. 1, 57 VgV geprüft:

• Formerfordernis nach § 57 Abs. S. 1 i.V.m. § 53 VgV, insbesondere der Angabe der Person des Erklärenden nach § 126b BGB (keine handschriftliche Unterschrift, nur Nennung der Person des Erklärenden)

• Rechtzeitigkeit des Eingangs des Angebots i.S.d. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV

• Elektronischer Verschluss des Angebots i.S.d. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV

• Verwendung der vorgeschriebenen Vordrucke

• Vollständigkeit der Unterlagen i.S.d. § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV

• Zweifelsfreiheit der Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen i.S.d. § 57 Abs. 1 Nr. 3 VgV

• Vornahme von Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen i.S.d. § 57 Abs. 1 Nr.4 VgV

• Erfüllung sämtlicher im Leistungsverzeichnis beschriebenen zwingend zu erfüllenden Leistungsanforderungen (Ausschlusskriterien, A-Kriterien). Die Nichterfüllung auch nur eines A-Kriteriums führt zum zwingenden Ausschluss des Angebots

• Vollständigkeit der Preisangaben, soweit für die Wertung erheblich i.S.d. § 57 Abs. 1 Nr. 5 VgV

• Fachliche und rechnerische Richtigkeit, § 56 Abs. 1 VgV

• Kein unzulässiges Nebenangebot i.S.d. § 57 Abs. 1 Nr. 6 VgV

• Keine unzulässigen (mehreren) Hauptangeboten

Die Nachforderung bzw. Aufklärung von Angebotsunterlagen nach den gesetzlichen Bestimmungen der § 56 Abs. 2 VgV und § 15 Abs. 5 VgV bleibt im Ermessen des Auftraggebers vorbehalten. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung oder Aufklärung.

Sodann überprüft der Auftraggeber, ob jeder Bieter nur ein Angebot abgegeben hat. Dazu wertet der Auftraggeber die Eigenerklärungen zu (konzern-)verbundenen Unternehmen nach §§ 15 ff. AktG und die Verfahrensvollmachten aus und fordert ggf. weitere

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Erklärungen an. Soweit dem Auftraggeber keine gegenteiligen eigenen Erkenntnisse vorliegen, beschränkt sich die Prüfung allein auf die Auswertung der vorgenannten Nachweise.

b) Eignungsprüfung (2. Wertungsstufe):

Öffentliche Aufträge werden an geeignete Unternehmen vergeben, die nicht nach §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen werden, § 122 Abs. 1 GWB.

Die Eignungsprüfung umfasst folgende Teilschritte in der Reihenfolge:

• Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung i.S.d. § 122 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 GWB i.V.m. § 44 VgV

• Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit i.S.d. § 122 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 VgV

• Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit i.S.d. § 122 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 GWB i.V.m. § 46 VgV

• Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB; § 125 GWB bleibt unberührt

c) Ungewöhnlich niedrige Angebote (3. Wertungsstufe, sog. Preisauskömmlichkeitsprüfung):

Weiterhin wird überprüft, ob der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt die Vergabestelle von dem betreffenden Bieter Aufklärung (§ 60 Abs. 1 VgV). Die Vergabestelle prüft dabei insbesondere die Zusammensetzung des Angebots und berücksichtigt die vom Bieter übermittelten Unterlagen (§ 60 Abs. 2 S. 1 VgV). Die Prüfung kann insbesondere (nicht abschließend) die unter § 60 Abs. 2 S. 2 VgV aufgeführten Aspekte betreffen. Die Vergabestelle behält sich ausdrücklich vor, bei Bedarf weitere Aspekte zu prüfen.

Kann die Vergabestelle nach der vorstehenden Prüfung gem. § 60 Abs. 1 und 2 VgV die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf sie den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen (§ 60 Abs. 3 S. 1 VgV). Die Vergabestelle lehnt das Angebot zudem ab, wenn sie festgestellt, dass der Preis oder die Kosten des Angebots ungewöhnlich niedrig sind, weil Verpflichtungen nach § 60 Abs. 2 S. 2 Nr. 4 VgV nicht eingehalten werden.

Stellt die Vergabestelle fest, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, so lehnt sie das Angebot ab, wenn der Bieter nicht fristgemäß nachweisen kann, dass die staatliche Beihilfe rechtmäßig gewährt wurde (§ 60 Abs. 4 S. 1 VgV).

d) Wirtschaftlichkeitsprüfung (4. Wertungsstufe):

Zuschlagskriterium ist das jeweils wirtschaftlichste Angebot.

Die Wertung der Angebote erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode gemäß UfAB 2018. http://www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/UfAB/ufab_node.html

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Bei Anwendung der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl (Z) für das beste Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt; d. h. es wird der Quotient aus Leistung (Leistungspunkte)/Preis (Euro) errechnet.

Die entsprechende Formel stellt sich folgendermaßen dar:

L Z= P

Die Formelparameter werden wie folgt definiert:

Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Bewertung

L = Gesamtsumme der Leistungspunkte (Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)

P = Wertungspreis in Euro

In die Findung der Leistungspunkte fließen die B-Kriterien aus dem Leistungsverzeichnis (Anlage Leistungsverzeichnis inkl. Preisblatt) ein.

Die Zielerfüllungsgrade für die Bewertungspunkte ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis (Leistungsverzeichnis inkl. Preisblatt_Middleware.xlsx, Tabellenblatt: Wertungsmatrix).

Beispielrechnung und Erläuterungen (die Werte wurden beliebig gewählt):

L = 12.500

P = 5.000.000 EUR

Ergebnis: Z = 0,0025

Das Ergebnis wird mit einem Multiplikator von 100.000 multipliziert.

Die Annahme eines Angebotes (Zuschlag) erfolgt in elektronischer Form. Der Zuschlag darf allerdings erst dann erteilt werden, wenn eine Information über nicht berücksichtigte Bewerbungen und Angebote gemäß den Bestimmungen des § 134 GWB an die Bieter erteilt wurde, deren Angebote nicht berücksichtigt werden können.

18. Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsverfahren durch die Vergabekammer kann gem. § 160 Abs. 1 GWB nur auf Antrag eingeleitet werden.

Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist ein Antrag unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

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2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Der Auftraggeber weist ausdrücklich darauf hin, dass Rügen abweichend durch den in der Verfahrensvollmacht Bevollmächtigten einer Bietergemeinschaft nach den gesetzlichen Regelungen auch durch andere Personen erhoben werden dürfen.

Vergabekammer im Sinne des §§ 155, 156 GWB:

Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln

Anschrift:

Zeughausstraße 2-10

50667 Köln

Telefon Geschäftszimmer: +49 221 147-3055 oder 3045

Fax: +49 221 147-2889

Email: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de

Internet: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabestelle aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe (Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse), die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (z.B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse geschwärzt sind).

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III. Ausführungsbedingungen

1. Zeitplanung/ Rollout

Die ausgeschriebenen Geräte werden in den Dienststellen und Einrichtungen des LVR eingesetzt (Anlage Nr. H). Folgendes Vorgehen ist nach erfolgreichem Zuschlag geplant: Ab voraussichtlich Februar 2027 wird der Rollout geplant. Die Durchführung des Rollouts erfolgt ab 01.01.2028. Hierzu wird mit allen IT-Koordinatoren der Dienststellen u. Einrichtungen des LVR, bei denen Geräte ausgetauscht werden müssen, abgesprochen und abgestimmt wie und wann die Abholung der Altgeräte und die Lieferung der neuen Geräte erfolgen wird. Es wird gemeinsam (Auftraggeber und Auftragnehmer) ein Rolloutplan für jede Dienstelle/ Einrichtung erstellt. Diese Planung muss bis 30.11.2027 abgeschlossen sein, so dass ab Dezember 2027(LVR-InfoKom) /Januar 2028 der Austausch der Geräte durchgeführt werden kann. Für die Planung sind Ansprechpartner des Auftragnehmers und ggfls. der Spedition bereitzustellen, die bei der Planung mitarbeiten müssen. Es ist vorgesehen, dass der Austausch bis Ende März 2028 abgeschlossen ist. Es ist ausreichend fachlich qualifiziertes Personal des Auftragnehmers und seiner angegebenen Nachunternehmer bereitzustellen, damit ein reibungsloser Austausch der Geräte erfolgen kann. Es ist geplant, parallel die verschiedenen Dienststellen / Einrichtungen des Auftraggebers zu beliefern. Zur Durchführung des Rollouts gehören: • Abbau altes Gerät durch den derzeitigen Vertragspartner (oder gesonderter Vereinbarung) => Rücknahme durch den derzeitigen Vertragspartner (ggfls. gleiche Spedition)

• Aufbau neues Gerät

• Anschluss Netz- und Stromkabel

• Funktionstest + Inbetriebnahme

• Scannen des Lieferscheines mit den notwendigen Daten

Ziel ist es, den Austausch so durchzuführen, dass die Dienststellen ohne große Einschränkungen arbeiten können, d. h. Alt- und Neugerät müssen „zeitgleich“ abgeholt, aufgebaut und in Betrieb genommen werden.

2. Vergütung, Nebenkosten, Gebühren, Abgaben

Sämtliche Preise sind als Nettopreise je Leistungseinheit in Euro einschließlich aller Nebenkosten anzugeben.

Zuzüglich ist die jeweils gültige gesetzliche Umsatzsteuer zu berechnen. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des zum Zeitpunkt des Angebotes geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzufügen.

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Alle Gebühren, Abgaben und sonstige Kosten, die vom Hersteller / Lieferanten an Dritte zu zahlen sind, müssen im Angebotspreis enthalten sein. Die Preisangaben sind je beschriebener Leistungseinheit anzugeben.

Lieferungen haben, soweit erforderlich verzollt und grundsätzlich frei Verwendungsstelle, einschließlich Abladen zu erfolgen. Lieferungen müssen in jedem Einzelfalle und über alle Positionen über quittierte Liefer- / Leistungsscheine (mit Namensnennung der Empfangsperson) nachweisbar sein. Eine zusätzliche Berechnung von Nebenkosten (Zustellgebühren, Verpackungen o. ä.) ist ausgeschlossen.

Auf die gesetzliche Verpflichtung zur Verpackungsrücknahme wird hingewiesen.

3. Preise

Die Preise setzten sich aus der Grundmiete und den Klickpreisen zusammen.

Grundmiete:

Im Preisblatt ist für jede Leistungsklasse und optionales Zubehör die monatliche Grundmiete anzugeben. Die Grundmiete wird unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch (Klick) gezahlt.

Klickpreis schwarz-weiß bzw. Farbe:

Die Anzahl der Klicks wird vom Auftraggeber monatlich an den Auftragnehmer übermittelt. Für Geräte die nicht durch die genutzte Software verwaltet werden können, werden die Klicks in Absprache geschätzt.

Als Klick gilt jede produzierte Seite (Kopie, Druck), nicht jedoch die auf dem Gerät registrierten Scans und Faxe. Der Beim Klickpreis ist einheitlich definiert, wird nicht zwischen den Formaten DIN A 3 und DIN A 4 unterschieden; DIN A 3 zählt als 2 xX DIN A 4.

Eine Unterscheidung des Klickpreises erfolgt lediglich hinsichtlich schwarz-weiß bzw. Farbe.

Im Klickpreis ist der Zuschlag für den Service (Tonertausch) enthalten. Diesen Zuschlag bitte im Preisblatt zusätzlich einzeln aufführen (s. Pos. 32 und 33 im Preisblatt). Die Preisangaben in Pos 32 und 33 haben einen rein Informativen Charakter für den Auftraggeber und werden nicht in der Gesamtwertung berücksichtigt. Der Zuschlag für den Tonertausch ist ja in den Klickpreisen in Pos 30 und 31 enthalten und geht hiermit in die Gesamtwertung mit ein.

Der Klickpreis muss nicht für alle angebotenen Leistungsklassen identisch sein. Alle Preise sind in Euro mit vier Stellen hinter dem Komma anzugeben.

Bei den ausgewiesenen Preisen handelt es sich um Nettopreise. Die gesetzliche Mehrwertsteuer wird gesondert berechnet.

Die Lieferungen haben verzollt und grundsätzlich frei Verwendungsstelle (Aufstellungsort des Gerätes i.d.R. am Arbeitsplatz des Users bei Bestellung von Arbeitsplatzdruckern oder im jeweiligen Raum des Standortes des Verbandsmitgliedes bei Bestellung von Multifunktionssystemen) einschließlich Abladen, Auspacken vor Ort und Verpackungsrücknahme sowie mit den abgerufenen Serviceleistungen (z. B. Installation für die Herstellung der Betriebsbereitschaft, Personaleinweisung für die Bedienung der Systeme beim Besteller vor Ort, etc.) zu erfolgen. Lieferungen müssen in jedem Einzelfalle und über alle Positionen über quittierte Liefer-/Leistungsscheine (mit Namensnennung der Empfangsperson) nachweisbar sein (Name in Druckbuchstaben und Unterschrift). Eine

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zusätzliche Berechnung von Nebenkosten (Zustellgebühren, Verpackungen o. ä.) ist ausgeschlossen.

Die Hardware ist, soweit nicht anders im Einzelfall vereinbart, mit allen bestellten Erweiterungskomponenten grundsätzlich zusammengebaut und getestet zu liefern inkl. Anschluss vor Ort. Bei Einzelkomponenten zum nachträglichen Anschluss, An- oder Einbau ist die Installation im Preis enthalten. Alle Gebühren, Abgaben und sonstige Kosten die vom Hersteller/Lieferanten an Dritte zu zahlen sind, müssen im Angebotspreis enthalten sein. Dies gilt auch für entsprechende Aufschläge, die sich heute bereits in der Diskussion befinden (z.B. Urheberrechtsabgabe auf Speicherkarten und USB-Sticks). Auf die gesetzliche Verpflichtung zur Verpackungsrücknahme wird hingewiesen.

Die Preisangaben werden unabhängig von der Liefermenge pro Stück erwartet. Staffelpreise für größere Liefermengen können nicht angeboten werden.

4. Leistungsinhalt

In der Grundmiete sind sämtliche nachfolgend aufgeführte Leistungen enthalten:

• Rolloutplanung und Durchführung nach Abstimmung mit jeder einzelnen Bedarfsstelle (Schule, Krankenhaus, etc.) gemäß der Anlage Nr. H

• Anbindung der Ticketsysteme des Auftraggebers und Auftragnehmers

• Die kundenspezifischen Gerätekonfigurationen sind gemäß Vorgaben vor Auslieferung durchzuführen. Eine Konfigurationsbestätigung ist vor Auslieferung an den Auftraggeber zu übermitteln • • Aufbringung Infoetikett an der Frontseite (Neulieferung und Move), mit InfoKom Logo, Hotline, Hostnamen, Seriennummer gemäß Betriebshandbuch

• Lieferung der bestellten Geräte und Optionen, einschließlich Verpackung und Abladen

• Transport zum Aufstellort in der jeweiligen Bedarfsstelle

• Auspacken und Entsorgen der Verpackungsmaterialien

• Installation (Herstellen der Betriebsbereitschaft)

• Abhol- und Lieferscheine sind elektronisch an den AG gemäß Betriebshandbuch zu übermitteln

• Einweisung in die Grundfunktionen am Gerät für das Personal des Auftraggebers innerhalb einer Woche nach Installation (nach Terminabsprache)

• Bedienungsanleitung in elektronischer Form pro Gerät in deutscher Sprache

• Lieferung und Tausch aller erforderlichen Verbrauchsmaterialien, Betriebsstoffe, und Ersatzteile wie z. B. Kartuschen (Toner, Tinte, Gel, etc.), Heftklammern, etc., außer Papier und Strom (vgl. Betriebshandbuch). Die Kosten für die Verbrauchsmaterialien sind im Klickpreis, nicht in der Grundmiete zu kalkulieren. Bitte den Zuschlag für den Tauschservice im Preisblatt extra aufführen.

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• Regelmäßige Inspektion, Wartung (Rufwartung), Reinigung und Instandsetzung nach den jeweiligen Herstellervorgaben inkl. aller erforderlichen Ersatzteile (Geräteservice)

• Sämtliche Kosten, die mit Serviceeinsätzen im Zusammenhang stehen. (Ausgenommen sind Instandsetzungen, die auf Vorsatz und/oder grober Fahrlässigkeit von Personal des Auftraggebers bzw. der Bedarfsstelle beruhen.)

• Sämtliche mit einem Gerätetausch, einschließlich Bereitstellung von Ersatzgeräten, bei Instandsetzung verbunden Kosten

• Datenlöschung, Abbau und Abtransport aller installierten Geräte nach Vertragsende, nach vorher abgestimmtem Abholplan mit dem Auftraggeber (vgl. Betriebshandbuch)

• Alle Termine für die Lieferungen und Dienstleistungen sind vorab telefonisch mit der für die Bestellung verantwortlichen Stelle oder von dort benannten Ansprechpartnern abzustimmen

• Sämtliche Kosten, die im Zusammenhang für die Pflege von Updates, Releases, Upgrades sowie für die Bereitstellung von Patches anfallen, einschließlich der Gestellung von Servicetechnikern für die Vertragslaufzeit

5. Lieferung, Lieferzeit

Die Lieferungen sind – soweit im Einzelfall nicht anders vereinbart – innerhalb einer Frist von 15 Werktagen, gerechnet ab Auftragseingang, auszuführen. Quittierte Lieferscheine sind unverzüglich nach Auslieferung dem jeweiligen Besteller gemäß dem im Betriebshandbuch beschriebenen Prozess zu übermitteln.

Nach Eingang der Bestellung bestätigt der AN den Auftrag per E-Mail unter Angabe der PR- Nummer und Bestellnummer. Alle Termine für die Lieferungen und Dienstleistungen sind stets vorab telefonisch mit dem Auftraggeber oder dem von dort benannten Ansprechpartner abzustimmen. Große und/oder schwere Lieferungen werden auf Euro- Paletten bzw. Euro-Paletten Größe mit einer max. Höhe von 1,80m geliefert. Die Lieferung erfolgt durch einen LKW- mit Hebebühne (Verladung nur an der Rampe möglich) und nicht mit einem Sprinter. Es besteht keine Möglichkeit die Lieferung mit einem Stapler zu entladen.

Die Lieferungen haben (soweit erforderlich) verzollt und grundsätzlich frei Verwendungsstelle, einschließlich Abladen sowie vor Ort Auspacken zu erfolgen.

Kann die vorgeschriebene Lieferfrist ohne Verschulden des Auftragnehmers nicht eingehalten werden, so ist der Auftraggeber unverzüglich unter Angabe der geänderten Lieferzeiten und der voraussichtlichen Dauer des Lieferengpasses zu informieren. Für den Auftragnehmer besteht in einem solchen Falle eine Nachweispflicht gegenüber dem Auftraggeber dahingehend, dass ein entstandener Lieferengpass nicht durch Versäumnisse des Auftragnehmers begründet ist.

Wiederholte, vom Auftragnehmer zu vertretende Lieferverzögerungen von definierten Standard-Produkten über die vorgeschriebene Lieferfrist hinaus, berechtigen den

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Auftraggeber – nach einmaliger Abmahnung – zur außerordentlichen Kündigung des abgeschlossenen Kaufvertrages.

Jeder Lieferung ist zwingend ein Lieferschein mit den folgenden Angaben beizufügen:

• tatsächliche Lieferanschrift

• Bestellnummer des Auftraggebers

• Anzahl/Menge der gelieferten Geräte

• Seriennummer und vollständige Hersteller-/Modellbezeichnung der Geräte

• Benutzerhandbuch pro Gerät in deutscher Sprache

Der Auftraggeber ist berechtigt die Annahme der Lieferung zu verweigern, wenn kein vollständiger Lieferschein mit den vorgenannten Angaben bei Anlieferung vorgelegt wird. Reine Speditionstransportscheine bzw. Packzettel werden bei Anlieferung nicht akzeptiert. Diese Belege gelten auch nicht als Lieferscheinersatz. Auf Nachfrage des Auftraggebers ist ein Abliefernachweis vorzulegen.

Auf die gesetzliche Verpflichtung zur Verpackungsrücknahme wird hingewiesen.

WICHTIGER ZUSATZ: Die Kollegen im Wareneingang sind angewiesen bei

• Paletten-Anlieferungen die im Vorfeld NICHT avisiert / abgestimmt wurden
• und / oder ohne Lieferscheine mit Referenzvermerk (Besteller / Bestellnummer) angeliefert werden die Annahme zu verweigern!

6. Rechnungsstellung, Zahlungen

Die Fakturierung aller beauftragten Leistungen muss grundsätzlich innerhalb von 14 Kalendertagen nach vollständig erfolgter Lieferung / Durchführung direkt an den Auftraggeber erfolgen.

Die Mieten der Geräte inklusive Zubehörteile und der Verbrauch über die Klicks werden vom AN in separaten Rechnungen monatlich ausgewiesen. Es werden ausschließlich Sammelrechnungen über alle Geräte des LVR erstellt und elektronisch zur Verfügung gestellt. (CSV-File und PDF) (Empfänger: Rechnungen.Infokom@lvr.de; Infokom.drucker.adm@lvr.de.) Die Abrechnung einzelner Geräte ist (außer bei Sonderaufträgen wie Moves und kostenpflichtigen Reparaturen) nicht erwünscht.

Die Grundlage der Rechnungsstellung bilden die Lieferscheine, Serviceberichte und Stundennachweise. Weiterhin gelten alle im Betriebshandbuch beschriebenen Anforderungen.

Zahlungen beauftragter Leistungen erfolgen grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen, netto (ohne Skontoabzug) nach Eingang einer prüffähigen Rechnung und erfolgter Abnahme beziehungsweise der vollständigen Vorlage von bestätigten Liefer- / Leistungsnachweisen. Kürzere Zahlungsziele werden nicht akzeptiert.

Rechnungen sind unter der Angabe von Bestellnummer, Materialtext, Materialnummer per E-Mail an die im Betriebshandbuch definierte Stelle zu übermitteln.

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IV. Zeitplan des Vergabeverfahrens

Für das Vergabeverfahren gilt folgender Zeitplan:

Hinweise:

Der Auftraggeber bemüht sich, den beabsichtigten Zeitplan einzuhalten. Unvorhergesehene Ereignisse können aber Anpassungen des Zeitplans erfordern, die der Auftraggeber allen Bietern jeweils unverzüglich mitteilen wird. Bei der Anpassung des Zeitplans wird der Auftraggeber auf die Bedürfnisse der Bieter - soweit möglich - Rücksicht nehmen.

Abweichend von der Verbindlichkeit von Anpassungen des Zeitplans für die Bieter gilt im Hinblick auf die Bindefrist: Jeder Bieter ist bis zum Ablauf der Bindefrist an sein verbindliches Angebot gebunden. Der Auftraggeber behält sich aber vor, die Bindefrist im Einvernehmen mit allen oder einzelnen, für die Zuschlagserteilung in Betracht kommenden Bietern erforderlichenfalls angemessen zu verlängern.

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V. Verzeichnis der Anlagen

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