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Leistungsverzeichnis

Beschaffung, Lieferung, Installation, Inbetriebnahme, Wartung und Service von digitalen Multifunktionssystemen für 14 Schulen

Auftraggeber: Stadt Sankt Augustin Vergabeverfahren: EU-weite Ausschreibung gemäß VgV Leistungszeitraum: 60 Monate Anzahl Schulen: 14 Stand: 09.10.2026

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Inhalt Präambel .................................................................................................................................... 4

1. Standorte ............................................................................................................................... 5
2. Gegenstand der Ausschreibung .............................................................................................. 6
3. Zielsetzung und Beschaffungsgrundsätze ............................................................................... 7
4. Umfang der Leistung .............................................................................................................. 7
5. Geräteanforderungen ............................................................................................................. 8
6. Allgemeine technische Anforderungen .................................................................................... 9
7. Anforderungen an Multifunktionssysteme .............................................................................. 10 7.1 Drucken .............................................................................................................................. 10 7.2 Kopieren ............................................................................................................................. 10 7.3 Scannen ............................................................................................................................. 10 7.4 Papierverarbeitung ............................................................................................................. 11 7.5 Finishing ............................................................................................................................. 11 7.6 Bedienung und Barrierearmut ............................................................................................. 11 7.7 Netzwerk und IT-Integration ................................................................................................ 12
8. IT-Sicherheit und Datenschutz .............................................................................................. 12
9. Anforderungen an den Schulbetrieb ...................................................................................... 13
10. Service, Wartung und Störungsmanagement ...................................................................... 13
11. Preisgestaltung ................................................................................................................... 14 11.1 Freikopien......................................................................................................................... 14 11.3 Rückvergütung bei Minderverbrauch ................................................................................. 15 11.4 Rechnungsstellung ........................................................................................................... 16
12. Ersatzteilversorgung und Reparatur .................................................................................... 16
13. Verbrauchsmaterialien ........................................................................................................ 16
14. Nachhaltigkeit und Umweltanforderungen ........................................................................... 17
15. Energieeffizienz .................................................................................................................. 17
16. Ressourcen- und Materialeffizienz ...................................................................................... 17
17. Emissionen und Gesundheitsschutz.................................................................................... 18
18. Kreislaufwirtschaft und Lebensdauer ................................................................................... 18
19. Rücknahme und Recycling ................................................................................................. 19
20. Verpackung und Logistik ..................................................................................................... 19
21. Schulung und Einweisung ................................................................................................... 19
22. Dokumentation ................................................................................................................... 20
23. Vertragslaufzeit................................................................................................................... 20
24. Mindestanforderungen und Ausschlusskriterien .................................................................. 20
25. Abnahme und Funktionsprüfung ......................................................................................... 21
26. Vertragsstrafen / Servicegutschriften ................................................................................... 21

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28. Haftung............................................................................................................................... 21
29. Erfüllungsort und Gerichtsstand .......................................................................................... 22
30. Nachweise .......................................................................................................................... 22
31. Anlagen .............................................................................................................................. 23

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Präambel

Die Stadt Sankt Augustin beabsichtigt, die Ausstattung von 13 (mit Hinzunahme der 14. Schule, Albert-Einstein-Gymnasium, Alte Marktstraße 7, 53757 Sankt Augustin ab 01.01.2029) für einen Zeitraum von fünf Jahren mit 26 modernen Multifunktionssystemen für Drucken, Kopieren und Scannen neu zu vergeben.

Gegenstand der Ausschreibung ist die ganzheitliche Bereitstellung der erforderlichen Geräte einschließlich Miete, Installation, Wartung, Reparatur, Ersatzteilversorgung, Verbrauchsmaterialien, technischem Service sowie Rücknahme und Verwertung nach Vertragsende.

Besonderer Wert wird auf eine hohe Verfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit, IT- Sicherheit und Datenschutz sowie eine wirtschaftliche und nachhaltige Nutzung gelegt. Dabei sollen insbesondere Energieeffizienz, Langlebigkeit, Reparierbarkeit, Ressourcenschonung und Recyclingfähigkeit berücksichtigt werden.

Die zunehmende Digitalisierung der Schulen soll zu einer schrittweisen Reduzierung des Druck- und Kopiervolumens beitragen. Die Ausschreibung berücksichtigt daher ein über die Vertragslaufzeit flexibles Leistungsvolumen und eine wirtschaftliche Betrachtung der gesamten Lebenszykluskosten.

Ziel ist eine zuverlässige, wirtschaftliche, sichere und nachhaltige Versorgung aller 13 (mit Hinzunahme der 14. Schule ab 01.01.2029) Schulen mit einer zukunftsfähigen Druck-, Kopier- und Scaninfrastruktur.

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1. Standorte

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2. Gegenstand der Ausschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die ganzheitliche Versorgung von insgesamt 13 (mit Hinzunahme der 14. Schule, Albert-Einstein-Gymnasium, Alte Marktstraße 7, 53757 Sankt Augustin ab 01.01.2029) Schulen des Auftraggebers mit digitalen Multifunktionssystemen (MFP) einschließlich:

• Lieferung, • Transport und Einbringung, • Aufstellung, • Montage, • Installation, • Konfiguration,

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• Anschluss an die vorhandene IT-/Netzwerkinfrastruktur, • Inbetriebnahme, • Einweisung, • Wartung, • Störungsbeseitigung, • Ersatzteilversorgung, • Lieferung der erforderlichen Verbrauchsmaterialien, • Rücknahme und fachgerechte Verwertung bzw. Entsorgung der Geräte nach Vertragsende, • laufende technische Betreuung während der Vertragslaufzeit.

Die Geräte müssen für den dauerhaften Einsatz in Schulen geeignet sein.

Der Auftragnehmer übernimmt die Verantwortung für die vollständige Funktionsfähigkeit der bereitgestellten Systeme.

3. Zielsetzung und Beschaffungsgrundsätze

Mit der Beschaffung sollen die Druck-, Kopier- und Scanprozesse der 13 Schulen (mit Hinzunahme der 14. Schule) technisch vereinheitlicht und gleichzeitig wirtschaftlich, sicher und nachhaltig gestaltet werden.

Besondere Bedeutung haben:

1. hohe Verfügbarkeit im Schulbetrieb,
2. einfache Bedienbarkeit,
3. geringe Geräusch- und Emissionsbelastung,
4. hohe Energieeffizienz,
5. geringe laufende Betriebskosten,
6. sichere Verarbeitung personenbezogener Daten,
7. netzwerkfähige und digital integrierbare Systeme,
8. lange technische Nutzungsdauer,
9. Reparierbarkeit und Ersatzteilverfügbarkeit,
10. recyclinggerechte Konstruktion,
11. nachhaltige Verbrauchsmaterialien,
12. möglichst geringe Umweltbelastungen über den gesamten Lebenszyklus.

Die Anforderungen sind grundsätzlich produktneutral formuliert. Soweit beispielhaft Umweltzeichen, Normen oder technische Standards genannt werden, sind gleichwertige Nachweise zu akzeptieren.

4. Umfang der Leistung Der Auftragnehmer hat für die 13 Schulen (unter Hinzunahme der 14. Schule ab 01.01.2029) ein vollständiges Gerätekonzept vorzulegen.

Das Konzept umfasst mindestens:

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• Zuordnung der Gerätekategorien, • Gerätestückzahlen, • technische Ausstattung, • Installationsplanung, • Netzwerk-/Treiberkonzept, • Sicherheitskonzept, • Verbrauchsmaterialkonzept, • Wartungs- und Servicekonzept, • Nachhaltigkeitskonzept.

Die endgültige Geräteanzahl und Gerätekonfiguration ergibt sich aus dem vom Auftraggeber vorgegebenen Mengen-/Standortverzeichnis.

Der Auftragnehmer darf keine zusätzlichen Kosten für zur vereinbarten Funktion erforderliche Standardkomponenten geltend machen.

5. Geräteanforderungen

Für die Schulen sind grundsätzlich drei Gerätekategorien vorzusehen.

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Die angegebenen Leistungsmerkmale stellen Mindestanforderungen dar. Gleichwertige oder leistungsfähigere Systeme sind zulässig. Die Geräte müssen für den vorgesehenen schulischen Einsatz geeignet sein und die Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz, Energieeffizienz, Wartbarkeit und Nachhaltigkeit erfüllen.

6. Allgemeine technische Anforderungen Alle Geräte müssen:

• für den gewerblichen bzw. institutionellen Dauerbetrieb geeignet sein, • für den Einsatz in Schulen geeignet sein, • 230 V / 50 Hz unterstützen, • über einen aktuellen Netzwerkanschluss verfügen (RJ45), • IPv4 und IPv6 unterstützen, • moderne Verschlüsselungsstandards unterstützen, • über eine deutschsprachige Benutzeroberfläche verfügen, • mit aktuellen Windows- und Linux-/macOS bzw. iOS/iPadOS-Systemen kompatibel sein • über aktuellsten Hersteller-Treiber verfügen, • Firmware-Updates ermöglichen.

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Die Geräte müssen bei Auslieferung dem Stand der Technik entsprechen.

7. Anforderungen an Multifunktionssysteme

7.1 Drucken Mindestens:

• Netzwerkdruck, • Duplexdruck, • Sortierfunktion, • mehrere Papierformate, • Papierformate A3 – A6, • Druck aus Standardanwendungen, • Unterstützung gängiger Druckprotokolle, • sichere Druckfreigabe, • PIN-/Authentifizierungsfunktion.

Unterstützt werden sollen insbesondere:

• PCL, • PDF Direct, • PostScript bzw. gleichwertige Druckersprachen.

Die Geräte müssen die Verarbeitung von PDF-Dokumenten ohne vorherige Umwandlung durch einen Arbeitsplatzrechner ermöglichen.

7.2 Kopieren Mindestanforderungen:

• Farbkopie bei Farbgeräten, • Schwarzweißkopie, • Duplexkopie, • Vergrößern/Verkleinern, • Mehrfachkopien, • Sortieren, • Ausweiskopie, • Buchkopie, • automatische Formaterkennung, • Vorschaufunktion bei Touchscreen-Geräten.

7.3 Scannen Mindestanforderungen:

• Automatisierte Farb- und Schwarz-/weißerkennung • Schwarzweißscan, • Duplexscan,

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• automatischer Dokumenteneinzug, • Scan-to-E-Mail, • Scan-to-Folder, • Scan-to-USB, sofern vom Auftraggeber zugelassen, • PDF, PDF/A • durchsuchbares PDF/OCR bei entsprechend ausgestatteten Geräten.

Die Scanauflösung muss mindestens 300 dpi betragen; für qualitätskritische Anwendungen ist eine höhere Auflösung vorzusehen.

Die Geräte sollen OCR unterstützen.

7.4 Papierverarbeitung Die Geräte müssen Recyclingpapier und Standard-Officepapier verarbeiten können.

Gefordert wird eine sichere Verarbeitung von:

• bis mindestens 120-g/m²-Standardpapier, • Recyclingpapier, • vorgedrucktem Papier, • unterschiedlichen Papierformaten. Die Geräte sollen für Recyclingpapier gemäß DIN EN 12281 geeignet sein.

7.5 Finishing Je nach Gerätekategorie sind folgende Funktionen vorzusehen:

• Sortieren, • Versetzen, • Heften von mindestens 15 Seiten, • Lochen, • Broschüren-/Booklet-Funktion, • Mehrfachablage.

7.6 Bedienung und Barrierearmut Die Bedienoberfläche des Touchscreens muss intuitiv und möglichst selbsterklärend sein.

Gefordert werden:

• deutschsprachige Bedienoberfläche, • kontrastreiche Darstellung, • ausreichend große Bedienelemente, • einfache Navigation, • eindeutige Fehlermeldungen, • verständliche Wartungs-/Verbrauchsanzeigen.

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Bei Touchscreens müssen wichtige Funktionen ohne komplizierte Menüstrukturen erreichbar sein.

7.7 Netzwerk und IT-Integration Die Geräte müssen in die vorhandene Schul-IT integrierbar sein.

Mindestens zu unterstützen:

• Ethernet, • TCP/IP, • IPv4, • IPv6, • DHCP, • DNS, • SNMPv3 oder gleichwertige sichere Überwachung, • HTTPS, • sichere Administration.

Administrationszugriffe müssen durch Benutzername/Passwort geschützt werden.

Standardpasswörter sind bei der Inbetriebnahme zu ändern.

7.8 Mobile und digitale Arbeitsabläufe

Die Systeme sollen moderne digitale Arbeitsweisen unterstützen.

Soweit technisch verfügbar, sind zu unterstützen:

• mobiles Drucken, • AirPrint, • Mopria, • direkte PDF-Verarbeitung, • Scan-to-Cloud bzw. Anbindung an vorhandene Dokumentenmanagementsysteme, • OCR, • digitale Workflows.

8. IT-Sicherheit und Datenschutz Da die Geräte in Schulen eingesetzt werden und regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, gelten erhöhte Sicherheitsanforderungen.

Die Geräte müssen mindestens folgende Sicherheitsfunktionen unterstützen:

• verschlüsselte Netzwerkkommunikation, • HTTPS, • sichere Administratorauthentifizierung, • rollenbasierte Administration, • sichere Speicherung von Scan-/Druckdaten, • automatische Löschung temporärer Daten,

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• Festplatten-/SSD-Verschlüsselung, soweit ein Datenspeicher vorhanden ist, • sichere Löschung gespeicherter Daten, • Firmware-Signierung bzw. vergleichbare Integritätssicherung, • Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse.

Werden Festplatten, SSDs oder sonstige Datenträger ausgetauscht, sind diese nachweisbar sicher zu löschen bzw. dem Auftraggeber zur datenschutzkonformen Vernichtung zu übergeben.

Eine Herausgabe von Daten an Dritte darf nicht erfolgen.

Cloudbasierte Funktionen dürfen nur nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber eingesetzt werden.

9. Anforderungen an den Schulbetrieb Die Geräte müssen für einen heterogenen Nutzerkreis geeignet sein:

• Sekretariat, • Schulleitung, • Lehrkräfte, • Verwaltung, • ggf. Schülerinnen und Schüler.

Die Geräte müssen daher besonders robust, fehlertolerant und einfach bedienbar sein.

Bedienfehler sollen durch klare Hinweise möglichst vermieden werden.

Papierstaus müssen ohne Spezialwerkzeug und ohne unverhältnismäßigen Zeitaufwand behoben werden können.

10. Service, Wartung und Störungsmanagement Der Auftragnehmer muss einen flächendeckenden technischen Service für alle 13 (mit Hinzunahme der 14. Schule ab 01.01.2029) bereitstellen.

Servicezeiten

Mindest-Servicezeit:

Montag bis Freitag, 07:00 bis 17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz des Auftraggebers.

Für kritische Störungen während des Schulbetriebs ist eine priorisierte Bearbeitung vorzusehen.

Reaktionszeit

Bei einer kritischen Störung:

maximal 4 Stunden innerhalb der vereinbarten Servicezeit.

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Bei einer normalen Störung:

maximal 8 Stunden innerhalb der vereinbarten Servicezeit.

Wiederherstellung

Bei kritischen Störungen ist die Funktionsfähigkeit grundsätzlich innerhalb von:

maximal 24 Stunden

wiederherzustellen.

Ist eine Reparatur innerhalb dieses Zeitraums nicht möglich, ist kostenfrei ein geeignetes Ersatzgerät bereitzustellen.

11. Preisgestaltung

11.1 Freikopien Für die gesamte Vertragslaufzeit von 5 Jahren ist im Rahmen der ausgeschriebenen

Leistung ein Freikopienkontingent von insgesamt 12.290.000 Schwarz.-weiß Kopien

sowie 2.052.000 Farbkopien enthalten.

Das Freikopienkontingent beträgt somit pro Quartal 614.500 schwarz-weiß Kopien und

102.600 Farbkopien für alle Schulen.

Das Freikopienkontingent umfasst sämtliche im Rahmen des bestimmungsgemäßen Betriebs durch den Auftraggeber erstellten Kopien bzw. Ausdrucke der vereinbarten Geräte. Es gilt als standort- und geräteübergreifendes Gesamtkontingent für sämtliche im Rahmen dieses Vertrages eingesetzten Geräte. Eine geräte- oder standortbezogene Einzelkontingentierung findet nicht statt.

Für die innerhalb des Freikopienkontingents erstellten Kopien fallen keine zusätzlichen Seitenpreise an.

Die Kontingente für Schwarz-Weiß- und Farbkopien sind getrennt zu erfassen. Eine gegenseitige Umwandlung oder Verrechnung der beiden Kontingente findet nicht statt.

Die Erfassung der erstellten Seiten erfolgt anhand der Geräte- bzw. Abteilungszähler.

Der Auftragnehmer hat auf Anforderung des Auftraggebers einen nachvollziehbaren Zählerstandsbericht vorzulegen.

Fehl-, Test- und Wartungskopien, die durch den Auftragnehmer bzw. dessen Personal im Rahmen von Installation, Wartung, Reparatur, Prüfung oder Störungsbeseitigung verursacht werden, dürfen nicht dem Freikopienkontingent des Auftraggebers zugerechnet werden.

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11.2 Mehrkopienpreise

Für Kopien, die über das vereinbarte Freikopienkontingent hinaus erstellt werden, sind im Preisblatt verbindliche Seitenpreise anzugeben.

Hierzu sind mindestens folgende Positionen getrennt auszuweisen:

1. Schwarz-Weiß-Kopie je Seite,
2. Farbkopie je Seite.

Die angegebenen Seitenpreise umfassen sämtliche mit der Erstellung der jeweiligen Seite verbundenen Kosten, insbesondere Toner bzw. sonstige Verbrauchsmaterialien, Verschleißteile, Wartung, Reparaturen, Arbeitszeit und Anfahrt.

Eine gesonderte Berechnung von Verbrauchsmaterialien oder Wartungsleistungen für diese Seiten ist ausgeschlossen.

Mehrkopien/-drucke in einer Schule sind danach mit anderen Schulen zu verrechnen, sofern es dort zu Minderkopien/-drucke gekommen ist.

11.3 Rückvergütung bei Minderverbrauch

Für den Fall, dass das vereinbarte Freikopienkontingent während der Vertragslaufzeit nicht vollständig ausgeschöpft wird, erhält der Auftraggeber für die nicht verbrauchten Kopien eine Rückvergütung.

Die Rückvergütung erfolgt getrennt für:

• nicht verbrauchte Schwarz-Weiß-Kopien und • nicht verbrauchte Farbkopien.

Der Bieter hat im Preisblatt einen verbindlichen Rückvergütungssatz je nicht verbrauchter Seite anzugeben

Die Höhe der Rückvergütung errechnet sich zum Ende der Vertragslaufzeit aus der Differenz zwischen dem vereinbarten Gesamtfreikopienkontingent und der tatsächlich innerhalb der Vertragslaufzeit verbrauchten Menge, multipliziert mit dem jeweils angebotenen Rückvergütungssatz.

Die Ermittlung der tatsächlich verbrauchten Kopien erfolgt anhand der dokumentierten Zählerstände der im Rahmen dieses Vertrages eingesetzten Geräte. Bei Gerätewechseln werden die jeweiligen Zählerstände zum Zeitpunkt des Wechsels berücksichtigt.

Die Rückvergütung wird spätestens 30 Kalendertage nach Feststellung der endgültigen Zählerstände durch den Auftragnehmer abgerechnet und dem Auftraggeber gutgeschrieben bzw. ausgezahlt.

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Eine Rückvergütung erfolgt ausschließlich für das vertraglich vereinbarte Freikopienkontingent. Über das Freikopienkontingent hinaus erstellte Kopien werden hiervon nicht berührt.

Für nicht verbrauchte Kontingente besteht keine Übertragung über das Ende der Vertragslaufzeit hinaus. Mit der Rückvergütung sind sämtliche Ansprüche des Auftraggebers hinsichtlich nicht verbrauchter Freikopien abgegolten.

Der Bieter hat seine Kalkulation so vorzunehmen, dass die Rückvergütung auch bei vollständiger oder nur teilweiser Ausschöpfung des Freikopienkontingents gewährleistet ist.

11.4 Rechnungsstellung

Die Abrechnung erfolgt quartalsmäßig. Die Schulen sind gesondert aufzuführen. Es erfolgt eine automatische Übermittlung der Zählerstände.

12. Ersatzteilversorgung und Reparatur

Der Auftragnehmer gewährleistet:

• ausreichende Ersatzteilbevorratung, • langfristige Ersatzteilversorgung, • Verwendung von Original- oder gleichwertigen Ersatzteilen, • fachgerechte Reparatur, • Dokumentation wesentlicher Reparaturen.

Ersatzteile müssen grundsätzlich mindestens für die Vertragslaufzeit und darüber hinaus

entsprechend der wirtschaftlich üblichen Nutzungsdauer verfügbar sein.

Eine vorzeitige Abkündigung eines Gerätemodells ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

13. Verbrauchsmaterialien

Der Auftragnehmer stellt sämtliche erforderlichen Verbrauchsmaterialien bereit, insbesondere:

• Toner, • Resttonerbehälter, • Heftklammern, • sonstige systembedingt erforderliche Verbrauchsmittel.

Die Versorgung muss rechtzeitig erfolgen.

Es muss ein automatisiertes oder vereinfachtes Nachbestellsystem vorhanden sein.

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Der Auftraggeber soll möglichst keine manuellen Lagerbestände in größerem Umfang vorhalten müssen.

Leere Toner- und Verbrauchsmaterialbehälter sind kostenfrei zurückzunehmen.

14. Nachhaltigkeit und Umweltanforderungen Nachhaltigkeit ist ein wesentlicher Bestandteil der Ausschreibung.

Die Anforderungen orientieren sich insbesondere an:

• den EU-GPP-Kriterien für Imaging Equipment, • den Kriterien des Blauen Engels für Bürogeräte mit Druckfunktion, • den Grundsätzen der Kreislaufwirtschaft, • Energieeffizienz, • Ressourcenschonung, • Langlebigkeit, • Reparierbarkeit, • Recyclingfähigkeit.

Die EU-GPP-Kriterien für Imaging Equipment betrachten ausdrücklich Energieverbrauch, Papiermanagement, gefährliche Stoffe, Ressourceneffizienz, Recycling sowie Geräusch- und Innenraumemissionen.

15. Energieeffizienz Alle angebotenen Geräte müssen energieeffizient sein.

Der Bieter hat für jedes Gerät mindestens folgende Werte anzugeben:

• Leistungsaufnahme im Betrieb, • Leistungsaufnahme im Bereitschaftszustand, • Leistungsaufnahme im Energiesparmodus, • Leistungsaufnahme im Aus-Zustand bzw. vernetztem Bereitschaftszustand, • TEC-Wert bzw. gleichwertiger standardisierter Energieverbrauchswert.

Die Nachweise müssen nach einem anerkannten und nachvollziehbaren Prüfverfahren erfolgen.

Die Anforderungen des § 67 VgV hinsichtlich Energieeffizienz und Angaben zum Energieverbrauch sind zu berücksichtigen.

16. Ressourcen- und Materialeffizienz Die Geräte sollen:

• recyclinggerecht konstruiert sein, • eine möglichst lange Nutzungsdauer ermöglichen, • einen hohen Anteil wiederverwertbarer Materialien enthalten,

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• Kunststoffteile entsprechend kennzeichnen, • einen möglichst hohen Anteil an Rezyklatkunststoffen aufweisen, • mit handelsüblichen bzw. geeigneten Recyclingpapieren betrieben werden können.

Ein Umweltzeichen Typ I, DIN EN ISO 14024, insbesondere der Blaue Engel, ist als Nachweis zulässig.

Der Auftraggeber akzeptiert auch andere geeignete Nachweise der Gleichwertigkeit.

Der Blaue Engel nennt für entsprechende Multifunktionsgeräte unter anderem geringe Energieverbräuche, geringe Emissionen und Geräuschentwicklung, Langlebigkeit sowie Anforderungen an Werkstoffauswahl und recyclinggerechte Konstruktion.

17. Emissionen und Gesundheitsschutz Da die Geräte überwiegend in Lehrerzimmern, Fluren und Verwaltungsräumen eingesetzt werden, sind geringe Emissionen besonders wichtig.

Die Geräte müssen hinsichtlich:

• Feinstaub, • Ultrafeinstaub, • flüchtiger organischer Verbindungen, • Ozon, • Geruchsemissionen

den jeweils einschlägigen Anforderungen entsprechen.

Die maximal zulässigen Geräuschemissionen sind nach einem anerkannten Prüfverfahren nachzuweisen.

Für besonders lärmsensible Standorte können strengere Anforderungen festgelegt werden.

18. Kreislaufwirtschaft und Lebensdauer Die Geräte sollen auf eine möglichst lange Nutzungsdauer ausgelegt sein.

Der Bieter hat anzugeben:

• erwartete technische Nutzungsdauer, • garantierte Ersatzteilverfügbarkeit, • Reparierbarkeit, • Verfügbarkeit von Firmware-Updates, • Möglichkeit des Austauschs wesentlicher Komponenten, • Möglichkeiten der Wiederaufarbeitung, • Möglichkeiten zur Rücknahme und Wiederverwendung.

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19. Rücknahme und Recycling Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seine Altgeräte nach der Nutzungsdauer zurückzunehmen.

Die Rücknahme umfasst:

• Abbau, • Transport, • datenschutzgerechte Löschung von Datenträgern, • Wiederverwendung, soweit wirtschaftlich und ökologisch sinnvoll, • fachgerechte Demontage, • stoffliche Verwertung, • ordnungsgemäße Entsorgung nicht verwertbarer Bestandteile.

Eine möglichst hohe Wiederverwendungsquote ist anzustreben.

20. Verpackung und Logistik Die Verpackung ist auf das notwendige Maß zu beschränken.

Gefordert werden:

• recyclingfähige Verpackungsmaterialien, • Vermeidung unnötiger Kunststoffverpackungen, • möglichst wiederverwendbare Transportverpackungen, • Rücknahme von Transportverpackungen, • gebündelte Lieferungen, • Vermeidung unnötiger Einzelfahrten.

Der Auftragnehmer soll die Lieferungen standortübergreifend koordinieren.

21. Schulung und Einweisung Für jede Schule ist mindestens eine Einweisung der verantwortlichen Personen durchzuführen.

Die Einweisung umfasst:

• Bedienung, • Scan, • Druck, • Störungsbehebung, • Verbrauchsmaterialwechsel, • Sicherheitsfunktionen, • datenschutzgerechte Nutzung.

Die Schulungen sind ohne zusätzliche Kosten durchzuführen.

Digitale Schulungsunterlagen sind bereitzustellen.

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22. Dokumentation Der Auftragnehmer stellt für jedes Gerät eine digitale Dokumentation bereit.

Diese umfasst mindestens:

• Gerätedaten, • Seriennummer, • Standort, • IP-Adresse, • technische Ausstattung, • Firmwarestand, • Wartungshistorie, • Verbrauchsmaterialien, • Sicherheitsinformationen, • Bedienungsanleitung, • Servicenummer.

Die Dokumentation ist während der Vertragslaufzeit aktuell zu halten.

23. Vertragslaufzeit Der Vertrag wird für eine Laufzeit von 60 Monaten geschlossen. Die Laufzeit beginnt mit Vertragsbeginn. Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.01.2027.

Die Laufzeit für das Albert-Einstein-Gymnasium beginnt am 01.01.2029.

Alle Verträge enden zum 31.12.2031.

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

24. Mindestanforderungen und Ausschlusskriterien Die nachfolgenden Anforderungen sind als Mindestanforderungen zu definieren.

Eine Nichterfüllung führt – soweit als Ausschlusskriterium gekennzeichnet – zum Ausschluss des betreffenden Angebots.

25. Wertungskriterien

Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird ein fiktiver Gesamtpreis über die Vertragslaufzeit von fünf Jahren gebildet. Der fiktive Gesamtpreis setzt sich zusammen aus:

Gerätekosten (inklusive Freikopien)

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26. Abnahme und Funktionsprüfung Die Abnahme erfolgt nach vollständiger:

• Lieferung, • Montage, • Installation, • Netzwerkanbindung gemeinsam mit Netzwerkadministration des Auftraggebers • Konfiguration, • Funktionserprobung.

Zu prüfen sind mindestens:

• Drucken, • Duplexdruck, • Kopieren, • Scannen, • Duplexscan, • Scan-to-E-Mail, • Scan-to-Folder, • Authentifizierung, • Secure Print, • Papierzuführungen, • Finishing, • Netzwerkkommunikation, • Sicherheitsfunktionen. Die Abnahme ist zu dokumentieren.

27. Vertragsstrafen / Servicegutschriften Für wiederholte oder erhebliche SLA-Verletzungen können Servicegutschriften vereinbart werden.

Beispielsweise:

• Überschreitung der Reaktionszeit: Servicegutschrift, • Überschreitung der Wiederherstellungszeit: erhöhte Servicegutschrift, • wiederholte SLA-Verletzungen: Eskalationsverfahren, • dauerhafte Nichterfüllung: vertragliche Sonderkündigungsrechte entsprechend

den Vertragsbedingungen.

Die konkrete Ausgestaltung ist in den Vertragsbedingungen und unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes festzulegen.

28. Haftung Eventuelle Schäden an den Systemen gehen bis zur Aufstellung vor Ort in vollem Umfang zulasten des Auftragnehmers.

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Bis zur Abnahme der Systeme haftet der Auftragnehmer oder sein Subunternehmer gegenüber dem Auftraggeber für die gesamte Lieferung und Leistung hinsichtlich Qualitätsmängeln, Diebstahl oder Schäden durch Dritte. Der Auftragnehmer haftet für Schäden, auch gegenüber Dritten, die er oder seine Subunternehmer bei der Abwicklung des Vertrages (z.B. bei Installations- oder Wartungsarbeiten) verursacht.

Gefordert wird eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. € für Personenschäden und 1 Mio. € für Sachschäden je Schadensfall. Die Haftung wird in jedem Fall als unbegrenzt und insoweit unabhängig von den nachgewiesenen Deckungssummen, vereinbart.

29. Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort ist Sankt Augustin, Gerichtsstand ist Siegburg.

30. Nachweise

Mit dem Angebot zwingend einzureichen:

• Preisblatt

• Kriterien Geräteklasse Mindestanforderungen

Mit dem Angebot einzureichen/auf gesonderte Anforderung der Vergabestelle:

• Servicekonzept

• Liste Referenzen

• Eigenerklärungen

• Erklärung zu Unterauftragnehmern

• ggf. Bietergemeinschaftserklärung

• ggf. EEE

• Nachhaltigkeitsnachweis

• IT-Sicherheitsanforderungen

• Muster für Wartungs- und Servicedokumentation

• technische Datenblätter der angebotenen Geräte

• aktuelle Registerauszüge

• Steuer-/Sozialversicherungsnachweise

• Versicherungsnachweis (Eigenerklärung, dass eine ausreichende

Berufshaftpflichtversicherung besteht bzw. im Falle der Beauftragung abgeschlossen

wird und über den Zeitraum der Leistungserbringung aufrechterhalten wird.

• Verpflichtungserklärungen von Eignungsgebern

• sonstige amtliche Nachweise

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Bestandteil des Angebots, aber nicht Eignung

• technische Geräteanforderungen

• Energieverbrauch

• Scan-/Druckgeschwindigkeit

• Bedienfunktionen

• Sicherheitsfunktionen

• Servicekonzept

31. Anlagen

Anlage 1: Schulliste

Anlage 2: Preisblatt

Anlage 3: Referenzen

Anlage 4: Kriterien Geräteklasse Mindestanforderungen

Anlage 5: LV Kopierer