20260901_Anschreiben_u_Hinweise_E_Rechnung.pdf

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Betreff: Einreichung betriebswirtschaftlicher elektronischer Rechnungen (eRechnungen)

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten Sie darüber informieren, dass ab dem 01.09.2026 die Möglichkeit besteht, betriebswirtschaftliche elektronische Rechnungen im xRechnungs-Format über das eRechnungsportal OZG-RE einzureichen.

Für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist grundsätzlich das strukturierte Rechnungsformat xRechnung zu verwenden. Dieses basiert auf der europäischen Norm CEN 16931 und ermöglicht eine standardisierte und medienbruchfreie Verarbeitung elektronischer Rechnungen.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass reine PDF- oder Bilddateien keine eRechnungen im Sinne der E-Rechnungsverordnung darstellen. Darüber hinaus können ZUGFeRD-Rechnungen über das OZG-RE-Portal nicht verarbeitet werden.

Wir bitten Sie daher, Rechnungen über betriebswirtschaftliche Leistungen ab dem 01.09.2026 grundsätzlich im XRechnungs-Format über das OZG-RE-Portal einzureichen. Hierzu besteht entweder die Möglichkeit, die entsprechende xRechnungs-XML-Datei im Portal hochzuladen, oder die dort zur Verfügung stehende Web-Erfassung zu nutzen.

Die wichtigsten Informationen und Anforderungen haben wir für Sie in dem beigefügten Hinweisblatt zusammengefasst.

Dieses enthält insbesondere Hinweise

• zur Anmeldung im OZG-RE-Portal und zur Einreichung betriebswirtschaftlicher elektronischer Rechnungen sowie • zu den zwingend erforderlichen Angaben in einer elektronischen Rechnung.

Wir bitten Sie, die im Hinweisblatt aufgeführten Vorgaben bei der Einreichung Ihrer Rechnungen unbedingt zu beachten

Sofern Sie nicht zur Einreichung von eRechnungen verpflichtet sind und von dieser Möglichkeit auch keinen Gebrauch machen möchten, können Sie Ihre Rechnungen alternativ weiterhin ausschließlich im PDF-Format per E-Mail an unser elektronisches Postfach

rechnungen@drv-rheinland.de

übermitteln.

Die hierzu erforderlichen Informationen haben wir ebenfalls im beigefügten Hinweisblatt für Sie zusammengestellt.

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Wir bedanken uns für Ihre Unterstützung und Mitwirkung bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung.

Mit freundlichen Grüßen

Hans Naß Sachgebietsleiter Einkauf und Finanzen

Anlage: Dokument „Hinweise zur Übermittlung einer eRechnung“

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Hinweise zur Übermittlung einer eRechnung an die DRV Rheinland

Inhalt 1 Verfahren zur Einreichung elektronischer Rechnungen über das Portal OZG-RE .... 2 1.1 Anmeldung im Portal OZG-RE und Nutzung .................................................... 2 1.2 Support zum OZG-RE Portal ........................................................................... 4 2 Unbedingt erforderliche Angaben in der elektronischen Rechnung .......................... 6 2.1 Leitweg-ID (BT-10; Pflichtfeld) ........................................................................ 6 2.2 Bestellnummer (BT-13; für Rechnungen mit Bestell-/Auftragsbezug) ............... 7 2.3 Rechnungsnummer (BT-1) .............................................................................. 8 2.4 Ihre Lieferanten-/Kreditorennummer bei uns (BT-29) ....................................... 9 2.5 Erfassung unserer Anschrift in XRechnungen als Käufer ............................... 10 2.6 IBAN (BT-84) ................................................................................................ 11 2.7 Bezeichnung (BT-153) .................................................................................. 12 2.8 Support zu den Inhalten der E-Rechnung ...................................................... 12

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1 Verfahren zur Einreichung elektronischer Rechnungen (eRechnung) über das Portal OZG-RE

1.1 Anmeldung im Portal OZG-RE und Nutzung

Sofern Sie noch keine Anmeldedaten haben, müssen Sie sich für die Übermittlung von eRechnungen im OZG-RE Portal registrieren.

Die URL zum Aufruf der Web-Seite lautet:

https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login

Nutzen Sie für die Registrierung die Anleitung auf der Plattform:

Auf der Startseite finden Sie unter „hier“ den Absprung zu den verschiedenen Tutorials zur Nutzung des OZG-RE:

Link: https://e-rechnung-bund.de/mediathek/tutorials/

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Folgendes Bild wird angezeigt:

Wählen Sie den Button OZG-RE.

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Im Folgenden wird in einem Video Schritt für Schritt das Vorgehen zur Registrierung erklärt.

Über den Button „Text zum Video“ können die einzelnen Schritte und Hinweise auch nachgelesen werden.

In weiteren Videos werden Themen zur

• Verwaltung des Benutzerkontos
• zum Versenden einer eRechnung
• zur Einsicht zum Bearbeitungsstatus der Rechnung

beschrieben. Auch hier kann über den „Text zum Video“ der Inhalt nachgelesen werden.

In der „Bedienhilfe für die OZG-RE-Weboberfläche zum Nachlesen“ finden Sie umfangreiche Beschreibungen und Hinweise zur Nutzung des Portals.

1.2 Support zum OZG-RE Portal

Im „Tutorial zur eRechnung in der Bundesverwaltung“ finden Sie eine Vielzahl von Informationen und Hilfeanleitungen zur Nutzung des OZG-RE Portals.

Zur Beantwortung allgemeiner Fragen zum Thema elektronische Rechnung für Rechnungssteller und die Rechnungseingangsplattform OZG-RE steht Ihnen ein Support zur Verfügung.

Telefon: +49 30 2598 4436

E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de

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Sie erreichen den telefonischen Support von

Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr.

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2 Unbedingt erforderliche Angaben in der elektronischen Rechnung

Neben den gesetzlich vorgegebenen Rechnungsinhalten (§14 UStG) (Pflichtfelder) achten Sie bitte darauf, folgende Angaben zu machen:

2.1 Leitweg-ID (BT-10; Pflichtfeld)

Bitte geben Sie unbedingt unsere Leitweg-ID in der xRechnung an.

Damit wird sichergestellt, dass die Übermittlung in unser Rechnungsbearbeitungssystem erfolgt.

Die Erfassung/Auswahl erfolgt bereits im Einstiegsbild. Dabei ist im Portal eine Auswahl hinterlegt:

Unsere Leitweg-IDs lauten:

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Sie ist im Auftrag an folgender Stelle zu finden:

2.2 Bestellnummer (BT-13; für Rechnungen mit Bestell-/Auftragsbezug)

Die Bestellnummer kann bereits im Block Rechnungsdaten erfasst werden.

Bitte geben Sie diese immer vor. Damit wird die Zuordnung der Rechnung erleichtert.

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Bitte beachten Sie:

Im Ihnen zugesandten Auftrag entspricht die Auftragsnummer der Bestellnummer in der eRechnung.

2.3 Rechnungsnummer (BT-1)

Die Rechnungsnummer bitten wir, wenn möglich, nur max. 16-stellig vorzugeben, damit eine schnellere Bearbeitung in unserem System erfolgen kann.

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2.4 Ihre Lieferanten-/Kreditorennummer bei uns (BT-29)

Im Block Verkäufer hinterlegen Sie bitte immer Ihre Lieferantennummer bei uns.

Damit wird die Zuordnung der Rechnung erleichtert.

Sie ist im Auftrag (Bestellung) an folgender Stelle zu finden:

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2.5 Erfassung unserer Anschrift in xRechnungen als Käufer

Um eine fehlerfreie Zuordnung der Rechnungen zu ermöglichen, ist es erforderlich in der xRechnung die Bezeichnung des Auftraggebers analog der Erfassung im SAP-System vorzugeben.

Für unsere xRechnungen bedeutet dies, dass als Name und Anschrift des Rechnungsempfängers unbedingt folgende Daten vorzugeben sind:

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2.6 IBAN (BT-84)

Bitte geben Sie die IBAN im Block Zahlungsdaten vor:

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2.7 Bezeichnung (BT-153)

Bitte geben Sie bei Rechnungen mit Bestell-/ Auftragsbezug im Feld Artikelbezeichnung unbedingt den Text der Bestellposition aus dem Ihnen vorliegenden Auftrag ein.

2.8 Support zu den Inhalten der E-Rechnung

Sofern Sie Fragen zu den erforderlichen Angaben in der eRechnung haben, können Sie sich an den im Auftrag benannten Ansprechpartner wenden.

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