Hinweise DSGVO.pdf

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Informationen nach Datenschutz-Grundverordnung

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgt, ist die:

Kreisverwaltung Birkenfeld Vergabestelle Schneewiesenstr. 25 55765 Birkenfeld Tel.: 06782 / 15 1102 E-Mail: vergabestelle@landkreis-birkenfeld.de Website: www.landkreis-birkenfeld.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Kreisverwaltung Birkenfeld Datenschutzbeauftragter Herr Daniel Reiter Schneewiesenstr. 25 55765 Birkenfeld Tel.: 06782 / 15 1061 E-Mail: datenschutzbeauftragter@landkreis-birkenfeld.de Website: www.landkreis-birkenfeld.de

3. Umfang der Verarbeitung Die Kreisverwaltung Birkenfeld erhebt, verarbeitet und nutzt folgende personenbezogene Da- ten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen:

 Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Per- sonen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartne- rinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail- Adresse, Telefonnummer),  Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters und  Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

4. Zweck der Verarbeitung Die Kreisverwaltung Birkenfeld verarbeitet personenbezogene Daten der Bieter zur Durchfüh- rung des jeweiligen Vergabeverfahrens, insbesondere zur:

 Bereitstellung von Vergabeunterlagen;  Beantwortung von Bieterfragen;  Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen;  Eignungsprüfung;  Angebotswertung anhand Zuschlagskriterien;  Erfüllung vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen;  Erfüllung vergaberechtlicher Statistikverpflichtungen.

5. Rechtsgrundlagen Im Rahmen eines Vergabeverfahrens kommen verschiedene Ermächtigungsnormen aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO als Rechtsgrundlagen einer rechtmäßigen Verarbeitung in Betracht:

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Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, da die Datenverarbeitung im Rahmen des Vergabeverfahrens als vorvertragliche Maßnahme zur Durchführung erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten weiterhin zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 97 Abs. 1 und § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) i.V.m. einzelnen Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) und je nach Auftragsart der Unter- schwellenvergabeverordnung (UVgO) oder der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistun- gen VOB/A sowie der Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) Rechtsgrundlage.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSVGO zulässig, wenn sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt. Auch dies kann in der Anwendung der einzelnen Bestimmungen des GWB, der VgV, der UVgO oder der VOB/A sowie der VergStatVO zu sehen sein.

6. Dauer der Datenspeicherung Die oben genannten Daten werden solange gespeichert, wie es unter Beachtung gesetzlicher und vertraglicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Vergabeunterlagen sind entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig 6 bzw. 10 Jahre aufzu- bewahren. Gemäß § 8 Abs. 4 VgV sind die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung auf- zubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag der Zuschlagserteilung. Gemäß § 6 Abs. 2 UVgO sind die Dokumentation sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge und ihre Anlagen mindestens für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren.

7. Weitergabe von Daten Intern erhalten nur diejenigen Mitarbeitenden der Kreisverwaltung Birkenfeld Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und auf- sichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen. Alle perso- nenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.

Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:

 Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 1 VOB/A (§ 46 Abs. 1 UVgO) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.  Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen mit einer Auftragssumme ab 30.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) ist die Vergabestelle verpflichtet für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einzuholen.  Im Rahmen von Nachprüfungsverfahren müssen die Vergabeunterlagen an die zustän- dige Vergabekammer oder an die Vergabeprüfstelle des Landes weitergeleitet werden.  Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnehmerwettbewerb und bei Verhand- lungsvergaben ohne Teilnehmerwettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) im Anwendungsbereich der VgV wird nach § 30 UVgO für die Dauer von 3 Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf der Internetseite der Kreis- verwaltung Birkenfeld informiert.  Kommt die VOB/A zur Anwendung, wird nach § 20 Abs. 3 VOB/A, bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) und bei freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 15.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) für die Dauer von 6 Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf der Internetseite der Kreisverwaltung informiert.

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 Bei Vergaben nach dem 2. Abschnitt der VOB/A, gem. § 18 EU Abs. 3 VOB/A, wird eine Bekanntmachung über jeden vergebenen Auftrag auf der Seite des Amtes für Ver- öffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht.  Nach Zuschlagserteilung werden Daten gemäß VergStatVO an das Bundesministe- rium für Wirtschaft und Energie übermittelt.  Sollten externe Dienstleister zur Unterstützung bei der Durchführung des Vergabever- fahrens herangezogen werden, haben diese ebenfalls Zugang zu personenbezogenen Daten.

8. Belehrung zu Ihren Rechten als betroffene Person Aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie als Bieter gegenüber der Kreisverwaltung Birkenfeld bei Vorliegen der Voraussetzungen folgende Rechte:

 Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Zurverfügungstellung von Kopien der Daten (Art. 15 DSGVO);  Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);  Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten, sofern z.B. der Zweck der Verarbeitung erreicht wurde oder Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden (Art. 17 DSGVO);  Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, z.B., wenn Sie die Richtigkeit Ihrer perso- nenbezogenen Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgte (Art. 18 DSGVO);  Recht auf Datenübertragbarkeit sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruht und keine Ausnahme vorliegt (Art. 20 DSGVO);  Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten nach Maßgabe von Art. 6 Abs.1 lit. e) oder f) DSGVO verarbeitet werden (Art. 21 DSGVO), sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e) DSGVO) Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist im Vergaberecht gesetzlich vorgeschrie- ben. Sofern Sie als Bieter an einem Vergabeverfahren teilnehmen möchten, sind Sie daher zur Bereitstellung dieser Daten verpflichtet. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszu- schließen sind (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV, § 42 Abs. 1 Nr. 2 UVgO).

10. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch die Kreisverwaltung Birkenfeld gegen die Bestimmungen der DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO):

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Hintere Bleiche 34 55116 Mainz E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de