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Hochschule Ruhr West
Ausschreibung 2026-0047
Mediaagentur
Ausschreibung einer
Mediaagentur
Vergabe 2026-0047
- Teil A - Verfahrensbedingungen –
Inhaltsverzeichnis
1 Vorbemerkung zur Ausschreibung ...................................................................................................................................... 2
2 Auftraggeberin ..................................................................................................................................................................... 2
3 Informationen und Ablauf des Verfahrens .......................................................................................................................... 2
4 Eignung des Bieters/ Ermittlung des Bestbieters ................................................................................................................ 3
5 Angebotserstellung .............................................................................................................................................................. 4
6 Lieferort ............................................................................................................................................................................... 4
7 Angebotsabgabe .................................................................................................................................................................. 5
8 Angebotsfrist für das Angebot ............................................................................................................................................. 5
9 Bindefrist .............................................................................................................................................................................. 5
10 Leistungszeitraum .............................................................................................................................................................. 5
11 Angebotswertung .............................................................................................................................................................. 5
12 Bietergemeinschaften ........................................................................................................................................................ 6
13 Einsatz von Nachunternehmern ....................................................................................................................................... 6
14 Nebenangebote ................................................................................................................................................................. 6
15 Kosten für die Angebotserstellung .................................................................................................................................... 7
16 Fragen zu den Unterlagen.................................................................................................................................................. 7
17 Änderungen und Nachträge zu den Vergabeunterlagen ................................................................................................... 7
18 Gewährleistungsausschluss .............................................................................................................................................. 7
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1 Vorbemerkung zur Ausschreibung
Die Hochschule Ruhr West (HRW) in Bottrop und Mülheim an der Ruhr schaltet im Jahr regelmäßig Imageanzeigen im Printbereich mit einem Gesamtvolumen von 30.000 € brutto und ist auf der Suche nach einer Mediaagentur, die sie dabei im Mediaeinkauf unterstützt. Bei dem in Aussicht gestellten Auftrag geht es um die reine Einkaufsleistung. Die strategische Mediaplanung und die Erstellung der Druckunterlagen leistet das Team Hochschulmarketing und Kommunikation der HRW selbst.
2 Auftraggeberin
Öffentliche Auftraggeberin dieses Vergabeverfahrens ist die Hochschule Ruhr West, vertreten durch ihren Kanzler.
Die Anschrift der Auftraggeberin lautet:
Hochschule Ruhr West
Duisburger Straße 100
45479 Mülheim an der Ruhr
3 Informationen und Ablauf des Verfahrens
3.1 Verfahrensart
Es wird eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt.
3.2 Vorläufiger Zeitplan/ Fristen
Derzeit ist folgender Zeitplan vorgesehen:
Beschreibung Termin Uhrzeit
Fragen zur Ausschreibung bis 15.10.2026 12:00 Uhr
(Kommunikation über die Vergabeplattform)
Frist zur Abgabe der Angebote bis 22.10.2026 12:00 Uhr
Bindefrist des Angebots bis 21.11.2026 23:59 Uhr
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3.3 Änderungen des Verfahrensablaufs
Der Zeitplan in Ziffer 3.2 gibt den derzeitigen Planungsstand der Auftraggeberin wieder und ist lediglich indikativer Natur. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Zeitplan jederzeit zu ändern, wenn sie dies für zweckmäßig hält. Die Bieter werden über Änderungen über die Vergabeplattform unterrichtet.
3.4 Struktur der Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlage besteht aus den folgenden Bestandteilen
-
Verfahrensbedingungen mit Anlagen (Vergabeunterlagen Teil A),
-
Leistungsbeschreibung (Vergabeunterlagen Teil B),
-
Bewertungsmatrix
4 Eignung des Bieters
Folgende Formulare müssen mit dem Angebot abgegeben werden:
4.1 Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers
- Eigenerklärung über die Eintragung in Handels- bzw. Genossenschaftsregister
- Bescheinigung der Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (Unternehmen, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, geben den für sie zuständigen Versicherungsträger an)
4.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
- Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts über abgeführte Steuern
4.3 Präqualifikation
Unternehmen, die in den Präqualifizierungsdatenbanken www.pq-vol.de oder www.pq-verein.de registriert sind, haben dies bei Abgabe eines Teilnahmeantrages bzw. eines Angebotes durch Angabe der Registrierungsnummer anzugeben.
Sofern von der Auftraggeberin Nachweise gefordert werden, die nicht in den v. g. Datenbanken enthalten sind, sind diese einzureichen.
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5 Angebotserstellung
Das Angebot soll auf Firmeneigenen Papier erstellt werden. Die Auflistung soll detailliert aufgestellt werden, damit ein problemloser Vergleich möglich ist. Wo keine Vordrucke vorgegeben werden, hat der Bieter entsprechend Erklärungen selbst anzufertigen.
5.1 Gliederung des Angebots
Die Unterlagen sind in der folgenden Gliederung vorzulegen:
1 Angebotsschreiben Formular 324
2 Verfahrensbedingungen (Vergabeunterlagen Teil A)
3 Leistungsbeschreibung (Vergabeunterlagen Teil B)
4 Angebot
5 Eignungsnachweise und –Erklärungen
6 Lieferort
Ausführungsort der Leistung liegt beim AN
7 Angebotsabgabe
Elektronische Angebotsabgabe:
Das Angebot muss elektronisch über das Vergabeportal abgegeben werden.
Das Angebot muss vollständig sein; es muss die Preise und die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise enthalten. In dem Angebot muss ersichtlich sein, dass die in der Leistungsbeschreibung dargestellten Anforderungen erfüllt werden.
Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.
Änderungen und Ergänzungen an den Verfahrensunterlagen sind unzulässig.
Die Angebote sind bei der Auftraggeberin unter folgender Anschrift einzureichen:
https://www.vergabe.nrw.de/Vergabemarktplatz
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8 Angebotsfrist für das Angebot
Das Angebot muss unter der vorstehend genannten Anschrift bis spätestens am
22.10.2026 um 12:00 Uhr
Im Vergabeportal eingegangen sein.
Angebote, die nach Ablauf der vorgenannten Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich oder per Telefax zurückgezogen werden.
9 Bindefrist
Die Bieter sind bis zum 21.11.2026; 23:59 Uhr an ihre Angebote gebunden.
10 Leistungszeitraum
01.01.2027 – 31.12.2028
11 Angebotswertung
Die Auftraggeberin erteilt den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot. Folgende Wertungskriterien werden berücksichtigt:
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12 Bietergemeinschaften
Eine Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben, in der
-
alle Mitglieder aufgeführt sind,
-
der für die Durchführung des Vergabeverfahrens bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, der die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber verbindlich vertritt,
-
erklärt wird, dass alle Mitglieder auch nach der Auflösung der Bietergemeinschaft als Gesamtschuldner haften und
-
erklärt wird, dass der Auftraggeber berechtigt ist, Zahlungen mit befreiender Wirkung auch nach der Auflösung der Bietergemeinschaft an den Vertreter der Bietergemeinschaft zu leisten.
Zudem sind auf einer gesonderten Unterlage Angaben über die geplante Aufgabenteilung zwischen den Unternehmen zu machen.
Die nachträgliche Bildung von Bietergemeinschaften und die nachträgliche Änderung der Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft sind unzulässig.
13 Einsatz von Nachunternehmern
Der Bieter kann Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen lassen. In diesem Fall muss er spätestens in seinem Angebot Art und Umfang der von Nachunternehmern durchzuführenden Leistungen angeben. Soweit die Nachunternehmer zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe bereits bekannt sind, sind diese im Angebot zu benennen; sind die Nachunternehmer bei Angebotsabgabe noch nicht bekannt, so ist die Benennung auf Aufforderung spätestens bis zu dem vom Auftraggeber genannten Zeitpunkt nachzuholen. Die genannten Eignungsnachweise sind bezüglich jedes Nachunternehmers spätestens mit Angebotsabgabe bzw. zu dem vom Auftraggeber genannten Zeitpunkt vorzulegen. Der Auftraggeber wird anhand dieser Nachweise überprüfen, ob der Einsatz des Nachunternehmers die Eignung des Bieters berührt.
Die Benennung von Nachunternehmern, deren Einsatz zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags noch nicht feststand, ist zulässig. Die Auswechslung von benannten Nachunternehmern ist nur mit Zustimmung der Auftraggeberin zulässig.
Die Auftraggeberin behält sich vor, in jedem Fall eines geplanten Nachunternehmereinsatzes von dem jeweiligen Bieter zu gegebener Zeit nach Ablauf der Angebotsfrist einen Verfügbarkeitsnachweis zu verlangen. Der Verfügbarkeitsnachweis muss belegen, dass der Bieter im Auftragsfall über die Ressourcen des Nachunternehmers verfügen kann. Als Verfügbarkeitsnachweis gilt insbesondere eine entsprechende verbindliche Erklärung des Nachunternehmers.
14 Nebenangebote
Die Abgabe von Nebenangeboten ist nicht zulässig.
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15 Kosten für die Angebotserstellung
Für die Erarbeitung des Angebots werden keine Kosten erstattet.
16 Fragen zu den Unterlagen
Fragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform (unter evergabe.nrw.de) zu stellen.
Fragen, die das Angebot betreffen oder für seine Vorbereitung relevant sind, sind
bis spätestens 15.10.2026, um 12.00 Uhr
zu stellen. Spätere Fragen sind zwar nicht ausgeschlossen, Bieter haben jedoch keinen Anspruch darauf, dass solche Fragen noch vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet werden.
Geben Sie Fragen möglichst gesammelt ab und geben Sie bei jeder Frage die Referenz auf den jeweiligen Abschnitt in dieser Leistungsbeschreibung an. Formulieren Sie die Fragen so konkret wie möglich, ggf. mit "entweder - oder" Fragen oder ähnlich. Die Antworten auf die Fragen der Anbieter werden allen beteiligten Anbietern anonymisiert zur Verfügung gestellt (Gebot der Transparenz).
Enthalten die dem Bieter zur Verfügung gestellten Unterlagen oder sonstigen Informationen Unklarheiten oder verstoßen diese nach Auffassung des Bieters gegen geltendes Recht, so ist der Bieter verpflichtet, der Auftraggeberin hierauf unverzüglich, spätestens jedoch mit der Angebotsabgabe schriftlich oder per Telefax hinzuweisen. Anderenfalls kann er sich auf die Unklarheit oder den Rechtsverstoß nicht berufen. Fortbestehende Unklarheiten hat der Bieter als von ihm zu tragende Risiken zu übernehmen und in sein Angebot einzukalkulieren.
17 Änderungen und Nachträge zu den Vergabeunterlagen
Die Auftraggeberin behält sich vor, die Vergabeunterlagen einschließlich dieser Rahmenbedingungen durch Nachträge und Ergänzungen bis zum Abschluss des Verfahrens jederzeit zu ändern. Soweit die Änderungen die Angebotsunterlagen betreffen, sind dem Angebot ausschließlich die Angebotsunterlagen in der bei Angebotsabgabe gültigen Fassung zugrunde zu legen.
18 Gewährleistungsausschluss
Die Auftraggeberin übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen.
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