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Hochschule Ruhr West

Ausschreibung 2026-0047

Mediaagentur

- Teil B - Leistungsbeschreibung –

Leistungsbeschreibung

Leistungsbeschreibung

Die Hochschule Ruhr West (HRW) in Bottrop und Mülheim an der Ruhr schaltet im Jahr regelmäßig Imageanzeigen im Printbereich mit einem Gesamtvolumen von 30.000 € brutto und ist auf der Suche nach einer Mediaagentur, die sie dabei im Mediaeinkauf unterstützt. Bei dem in Aussicht gestellten Auftrag geht es um die reine Einkaufsleistung. Die strategische Mediaplanung und die Erstellung der Druckunterlagen leistet das Team Hochschulmarketing und Kommunikation der HRW selbst.

Die Vertragslaufzeit beginnt mit dem 01.01.2027 und wird zunächst für 2 Jahre bis zum 31.12.2028 vereinbart. Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 6 Jahre und endet spätestens am 31.12.2032.

Folgende Leistungen müssen im Angebot inklusive sein:

 Empfehlung zu Erreichbarkeit der Zielgruppen der HRW – Studieninteressierte (nach Schulform, Region, Interessen (MINT), Alter) und deren Peer-Groups; Fachkräfte für offene Stellen, Kooperations- und Forschungspartner:innen aus der Wissenschaft/Wirtschaft/Region  Preisverhandlung mit den Vermarkter:innen (Verlagen, Sendern, Anbieter:innen) und Buchung der Anzeigen insbesondere im Bereich Analog (Print), Digital Programatic, OoH, Funk, Kino und alternative Werbeformen und -plattformen wie Native Advertising, Sponsored Content oder redaktionelle Kooperationen mit regionalen Medien, die für Hochschulen besonders glaubwürdig wirken – die Buchungen für Payed Social übernimmt die HRW selbst.  Erstellung einen Mediaplans, der die mit den Vermarkter:innen verhandelten Preisen enthält (Auflistung aller Anzeigen und Medien mit Druckunterlagenschluss, Erscheinungstermin, Netto und Bruttopreise inkl. Gesamtsumme in einer Excel-Tabelle).  Prüfung und Weitergabe der von der HRW erstellten Druckunterlagen an die Vermarkter:innen.  Anforderung von jeweils einem Original-Zeitungsbelegexemplars pro Schaltung und postalischer Versand an die HRW.  Rechnungsstellung an die HRW und Rechnungsabwicklung mit den Vermarkter:innen.

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Hochschule Ruhr West

Ausschreibung 2026-0047

Mediaagentur

Anforderungen:

 Kenntnis in Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Dienst  Erfahrung in der Betreuung von Bildungseinrichtungen oder idealerweise Hochschulen  Expertise in der Betreuung von ausschließlich regional agierenden Werbetreibenden

Angaben zur Preisgestaltung / Vergütung:

 Höhe der Provisionskosten für das operative Schalten von Anzeigen/Creatives bei einem Schaltvolumen von jährlich € 35.000 (brutto) - bei bis zu 25 Schaltungen per anno / Kosten pro Schaltung in Prozent.  Kosten pro Beratungsstunde (ca. 2 Stunden / Monat)

Monitoring und Reporting

 laufende Überwachung/Erfolgsmessung der geschalteten Kampagnen und regemäßiges KPI-Reporting in sinnvollen Intervallen zu Kampagnenleistung (Ist/Soll) inkl. Reichweiten, Klicks, Impressionen, Kosten pro Kontakt (CPM, CPC, CPL) und Handlungsempfehlungen bei Optimierungsbedarf zu einzelnen Kampagnen und in der bewertenden Jahresrückschau im Hinblick auf Mediastrategie, Budget, Laufzeiten, Kanälen und Creatives  Wettbewerbs-Monitoring — Beobachtung, wie und wo Wettbewerbshochschulen aktiv sind, um die eigene Strategie bei Bedarf anzupassen.  Marktpreis-Auditing — Überprüfung, ob die eingekauften Konditionen marktgerecht waren – relevant für die interne Revision und Transparenzanforderungen staatlicher Einrichtungen.  Ca. vier Mal im Jahr, verstärkt in den Bewerbungsphasen zum Sommer- und Wintersemester

Bewertungskriterien:

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Mediaagentur

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