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Preisblatt: EFRE-Projekt MoNaTour
(Modellregion Nachhaltiger Tourismus Teutoburger Wald)
Ausschreibungspaket 6: Marketing und Inszenierung
(Teil A:) Marketingkampagne inklusive Content-Produktion
Ziel ist es, die Region und ihre Angebote bei Gästen und Einheimischen authentisch und nachhaltig zu präsentieren. Nachhaltigkeit ist zielgruppengerecht (Adaptiv-Pragmatische-Mitte), niedrigschwellig und nutzenorientiert einzubinden. Dabei wird Nachhaltigkeit nicht als Hauptgrund für eine Reiseentscheidung kommuniziert. Greenwashing (Green Claims Direction) und erzieherische Ansätze werden vermieden.
Modul (1) Systematische Übersetzung der Nachhaltigkeits-Vision des Projektes in kampagnentaugliche Narrative: Abzuleiten sind schlüssiger Erzählstränge, die für die Zielgruppe der Adaptiv-Pragmatischen-Mitte, einzelne Angebotestränge wie regionale Produkte, Gastgeber und Gastronomie sowie die Gesamtdestination vermitteln. Der Auftragnehmer leitet zudem ein Briefing für die Content-Produktion (Modul 2) ab.
Modul (2) Content-Produktion - Foto und Video Die Leistung umfasst Planung, Durchführung und Postproduktion von 8 Foto- und Video-Shooting- tagen inklusive Teams, Genehmigungen und aller übertragbaren Rechte, zeitlich, räumlich unbeschränkt, kommerziell, für die erstellten Medien. Die Model‑Releases erlauben die uneingeschränkte Nutzung der aufgenommenen Personen. Es werden fünf Kurzvideos produziert sowie pro Tag mindestens 70 Fotos bearbeitet und mit vollständigen Metadaten geliefert.
Modul (3) Kampagne zum Nachhaltigen Reiseziel Umsetzung der Kampagne auf Basis der entwickelten Planung aus Modul 1 inkl. Werbeformat- erstellung und Kampagnenbetreuung. Der Auftragnehmer erstellt alle Werbemittel, richtet die Kampagne ein, steuert und optimiert sie laufend. Dazu gehören Targeting, A/B-Tests, Performanceauswertung, Reporting und Qualitätssicherung. Generell sind bei allen Arbeiten bis zu zwei Korrekturläufe vorgesehen. Corporate Designs und EFRE-Vorgaben (ANBest und Publizitätsvorschriften) sind einzuhalten. Ein Wechsel von Nachunternehmen ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers möglich. Diese Zustimmung kann nur aus wichtigem Grund verweigert werden. Das Gesamtangebot darf 225.000 € brutto (189.075,63 € netto) - inklusive der Mediaschaltkosten – nicht überschreiten. Der Auftraggeber schätzt ein, dass die Contentproduktion etwa 1/5 und die Mediaschaltkosten gut 2/3 des Budget ausmachen könnten. Die Mediaschaltungen werden vom Auftragnehmer beauftragt und dem Auftraggeber im Rahmen des Gesamtbudgets in Rechnung gestellt. Die Mediaschaltkosten enthalten bereits alle etwaigen Agenturprovisionen, Rabatte und TKP‑Aufschlag. Die Höhe der Mediaschaltkosten wird erst nach Zuschlagserteilung im Rahmen der detaillierten Kampagnenplanung gemeinsam zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer endgültig festgelegt. Sie ist flexibel anpassbar und Teil des Gesamtbudgets von 225.000 € brutto (189.075,63 € netto). Eine Änderung der Mediaanteile während der Auftragslaufzeit ist möglich, sofern das Gesamtbudget eingehalten wird. Die Anpassungen sind zu dokumentieren und vom Auftraggeber freizugeben. Der Auftragnehmer hat insofern keinen Anspruch auf vollständige Ausschöpfung der Gesamtauftragsumme. Die Leistungen sind mit Zuschlagserteilung und längstens bis zum 28.02.27 zu erbringen.
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Preisliches Angebot:
Wir bieten die Ausführung der beschriebenen Leistungen zu den unten eingesetzten Preisen und mit allen den Preis betreffenden Angaben (ggf. als Anlage) wie folgt an: Bitte beachten: Die Preise sind netto anzugeben. Die Rechnungsstellung erfolgt nach Leistungszeitraum und den sich daraus ergebenden Mehrwertsteuersätzen. Allgemeine Angaben dienen zum besseren Verständnis des Angebots für den Auftraggeber.
Namen, Sitz und Gesellschaftsform der Gesellschaft des Hauptansprechpartners (bitte ausfüllen):
Angaben zu Unternehmen in Bietergemeinschaft und/oder Nachunternehmer*innen (sofern eingebunden und bekannt, pro Modul): Namen, Sitz sowie Gesellschaftsform (bitte ausfüllen):
Bitte nennen Sie den bei Ihnen üblicherweise anzuwendenden Mehrwertsteuersatz:
Bitte beziffern Sie hier die durchschnittlichen Tagessätze für das Projektteam (in €, netto):
Tagessatz für Projektleitung: Tagessatz für Foto-/Videograf: Tagessatz für Projektmitarbeit: Tagessatz für Foto-/Film Assist.: Tagessatz für Projektassistenz: Tagessatz für Model:
Die Tagessätze dienen ausschließlich der Transparenz. Sie fließen nicht in die Preiswertung ein.
Übersicht aller Projekt-Mitarbeiterinnen (inklusive der von Bietergemeinschaften und Nachunternehmen): Qualifikationsangaben und Kurzprofile sind ausschließlich im Formblatt ‚Leistungsfähigkeit & Referenzen‘ oder einer Anlage einzureichen. Bei der Darstellung in einer Anlage ist hier ein Verweis auf die entsprechende Anlage einzufügen. Im weiteren Verlauf dieses Preisblattes erfolgt pro Modul eine namentliche Nennung der jeweils im Modul eingesetzten Team-Mitarbeiterinnen.
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| Modul 1: Systematische Übersetzung der Nachhaltigkeits-Vision des Projektes in kampagnentaugliche Narrative Das Auftragnehmer berücksichtigt die Ergebnisse der bisherigen Projektarbeit und überführt Vision, Leitbild sowie DMO-Konzept mit Content-Handbuch in einen umsetzungsfähigen Plan. Es soll Ziele wie Reichweitensteigerung, Imageprofilierung und höheren Website‑Traffic unterstützen und deren Priorisierung begründen. Zu entwickeln sind Erzählstränge, die für die Zielgruppe der Adaptiv-Pragmatischen-Mitte den Teutoburger Wald als zertifizierte nachhaltige Urlaubsregion vermitteln. Nachhaltigkeit ist zielgruppengerecht (Adaptiv-Pragmatische-Mitte), niedrigschwellig und nutzenorientiert einzubinden, ohne als Hauptanlass eines Urlaubs / einer Reise im Vordergrund zu stehen. Der Auftragnehmer leitet, ausgehend von Content-Handbuch und Projektergebnissen, ein Briefing für die Content-Produktion ab (siehe Modul 2). Ein Mediaplan legt geeignete Kanäle, Formate, Ausspielungslogik sowie Kriterien der Erfolgskontrolle fest. Mit Blick auf die Leistungsträger und kommunalen Partner ist zudem ein kompakter Leitfaden als Handreichung zu erstellen, um zu veranschaulichen, wie Nachhaltigkeit künftig in allen Information‑ und Werbemitteln verankert wird. | ||||||
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| Namentliche Nennung der beteiligten Personen: Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | ||||||
| Leistung | Beteiligte | Nettopreis | ||||
| Mitarbeiter*innen | inklusive Reise- | |||||
| mit jeweiliger Anzahl | Sach-, Catering | |||||
| Arbeitstage | & Nebenkosten | |||||
| 1. Briefing-Termin und laufende Kommunikation • Kick-Off mit Auftragsgeber, Klärung Organisation und Zeitplan (digital), Ergebnisdokumentation • Vorschlag und gemeinsame Festlegung von Nachunternehmern für Modul 2 • weitere Kommunikation in der Auftragsabwicklung | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | € | ||||
| 2. Analyse und Übersetzung inhaltlicher Grundlagen sowie konzeptionelle Einbindung digitaler Kommunikationsplattformen • Auswertung von Grundlagen aus Ausschreibung 1 und 2 (Potenzialanalyse, Vision, Leitbild, Ergebnisse Zertifizierung) und der generellen Ausrichtung des Teutoburger Wald Tourismus (DMO-Konzept, Content-Strategie) | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | € |
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| • Ableitung schlüssige Erzählstränge für einzelne Angebotsbereiche, wie regionale Produkte, Gastgeber und Gastronomie sowie die Gesamtdestination, mit Ausrichtung auf die Zielgruppe der Adaptiv-Pragmatischen-Mitte. • Berücksichtigung der Marketingziele, Empfehlung zur Priorisierung und Ausrichtung der Maßnahmen | ||||
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| 3. Planung und Ergebnisdokumentation • Festlegung der Formate und Kanäle zur Umsetzung in Modul 3 inklusive Kriterien und Methoden zur Erfolgskontrolle • Bis zu zwei Zwischenstand-Präsentationen online, (jeweils max. 2 Stunden) mit Vor- und Nachbereitung sowie Ergebnisdokumentation • Finalisierung der Planung mit Präsentation (online) Alle Dokumente sind als PDF bzw. PowerPoint sowie als offene Datei bereitzustellen. | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | € | ||
| 4. Nachhaltigkeitskommunikation für Partner des Teutoburger Wald Tourismus • Erstellung eines kompakten Leitfaden als Handreichung für Leistungsträger und kommunalen Partner, der zeigt, wie Nachhaltigkeit künftig in Information‑ und Werbemitteln, passend zur Gesamtausrichtung verankert werden kann. • Vermittlung der Manual-Inhalte in einem 3- stündigen einem Online-Seminars für Partner, unter den Aspekten Zielgruppenansprache, Greenwashing vermeiden, Marketinginstrumente | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | € | ||
| Summe Modul 1 | Projektleitung: | € | ||
| Projektmitarbeit: | ||||
| Projektassistenz: |
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| Modul 2 Content-Produktion - Foto und Video Die Leistung umfasst die Planung, Durchführung und Postproduktion aller Foto- und Videoproduktionen entlang der Ergebnisse aus Modul 1. | ||||
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| Namentliche Nennung der beteiligten Personen (sofern bekannt): Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: Fotograf: Videograf: Foto-/Film Assist: | ||||
| Leistung | Beteiligte Mitarbeiter *innen mit jeweiliger Anzahl Arbeitstage | Nettopreis | ||
| inkl. Reise- | ||||
| Sach-, Catering | ||||
| & Nebenkosten | ||||
| 1. Briefing-Termin und laufende Kommunikation • Kick-Off mit Auftragsgeber, Klärung Organisation und Zeitplan (digital), Ergebnisdokumentation; • weitere Kommunikation in der Auftragsabwicklung | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: Foto-/Videograf Foto-/Film Assist.: | € | ||
| 2. Planung, Durchführung und Postproduktion der Foto- und Videoproduktionen Das Location Scouting erfolgt durch den Auftraggeber. • Nutzung der im Modul 1 definierten Ergebnisse • Planung und Organisation aller Foto- und Video- produktionen in Abstimmung mit dem Auftraggeber • Erstellung von Briefings, Ablauf-, Einsatzplänen • flexible Terminplanung unter Berücksichtigung von Wetter- und Lichtbedingungen • für den Auftraggeber kostenneutrale Termin- Umplanung (48-Stunden Frist) soweit wetterbedingt erforderlich • Auswahl, Disposition und vertragliche Absicherung von Fotografen/Filmern, Assistenzen und Models • Models werden vom Auftragnehmer gestellt und sind, pro Shootingtag mit bis zu zwei Models, für | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: Foto-/Videograf Foto-/Film Assist.: Model: | € |
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| alle Tage einzuplanen (Kostenangabe im Tagessatz ‚Model‘) • Übermittlung aller unterschriebenen der Model- Release-Verträge (nutzt Auftraggeber-Vorlage) • Abschluss des Fotografen Vertrags unter Nutzung der Vorlage des Auftraggebers • Sicherstellung aller übertragbaren Rechte, zeitlich, räumlich unbeschränkt, kommerziell aller Medien • Einholung erforderlicher Genehmigungen (z.B. für Drohnen), Übernahme anfallender Gebühren • Durchführung von insgesamt 8 Shooting- und Drehtagen inkl. Einsatz professioneller Kamera-, Licht-, Drohnen- und Timelapse-Technik • Shootingtage sind jeweils so zu planen, dass die positive Lichtstimmungen am Morgen und am Abend nutzbar sind • Kontinuierliche Abstimmung, Statusmeldungen und frühzeitige Kommunikation bei Abweichungen • Übernahme Catering an Shooting- und Drehtagen • Vollständige Videopostproduktion (Schnitt, Farb- korrektur, Ton, Musik, Effekte) min. 4K • Insgesamt: Erstellung mehrerer Video-Kurzformate (fünf Snack-Content-Videos) und optional 360°- Medien; Lieferung aller finalen Dateien inkl. Metadaten und einheitlicher Dateisyntax • Pro Shootingtag: Postproduktion von min. 70 Fotos (Auswahl, Bearbeitung, Bereitstellung in tiff/jpg /raw, Bildkatalog mit Metadaten) | ||||
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| Summe Modul 2 Content-Produktion - Foto und Video | Projektleitung: | € | ||
| Projektmitarbeit: | ||||
| Projektassistenz: | ||||
| Foto-/Videograf: | ||||
| Foto-/Film Assist.: | ||||
| Model: |
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| Modul 3 Kampagne zum Nachhaltigen Reiseziel Die Leistung umfasst die vollständige operative Umsetzung der Marketingkampagne auf Basis der entwickelten Planung aus Modul 1. Der Auftragnehmer übernimmt die Erstellung aller benötigten Werbemittel in statischen und Bewegtbild-Formaten für die definierten Kanäle (u. a. Social Media, Display, Out-of-Home, Print, Messe, Suchmaschinen und Website). Dazu gehören die Adaption der erarbeiteten Bild- und Textnarrative, die Gestaltung und Produktion zielgruppengerechter Werbemittelvarianten sowie die mediengerechte Aufbereitung der Materialien gemäß den Anforderungen der jeweiligen Plattformen und EFRE-Publizitätsvorgaben. Die Kampagne wird durch den Auftragnehmer fortlaufend gesteuert, überwacht und optimiert. Dies umfasst die technische Einrichtung und Ausspielung der Kampagnen, Budget- und Frequenzsteuerung, Targeting-Einstellungen, A/B-Tests, laufende Performanceanalyse sowie qualitative und quantitative Bewertung der Maßnahmen. Der Auftragnehmer führt regelmäßige Abstimmungstermine durch, stellt transparente Reportings zur Reichweite, Interaktion, Sichtbarkeit und Traffic-Entwicklung bereit und leitet daraus Optimierungsempfehlungen ab. Zur Leistung gehören außerdem die kontinuierliche Qualitätssicherung, die fristgerechte Bereitstellung aller Werbemittel, die Einhaltung des Corporate Designs sowie die Sicherstellung einer konsistenten Marken- und Nachhaltigkeitskommunikation über alle Touchpoints hinweg. Die Mediaschaltkosten enthalten bereits alle etwaigen Agenturprovisionen, Rabatte und TKP‑Aufschlag. | ||||||
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| Namentliche Nennung der beteiligten Personen: Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | ||||||
| Leistung | Beteiligte | Nettopreis | ||||
| Mitarbeiter*innen | inklusive Reise- | |||||
| mit jeweiliger Anzahl | Sach-, Catering | |||||
| Arbeitstage | & Nebenkosten | |||||
| 1. Briefing-Termin und laufende Kommunikation • Kick-Off mit Auftragsgeber, Klärung Organisation und Zeitplan (digital), Ergebnisdokumentation • Konkretisierung der Planung aus Modul 1 • weitere Kommunikation in der Auftragsabwicklung | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | € | ||||
| 2. Erstellung Werbemittel • Auswahl, Gestaltung und Produktion einschließlich Texterstellung • Lfd. Abstimmung mit dem Auftraggeber | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | € |
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| 3. Umsetzung Kampagne • Planung, Koordination und Realisierung der Kampagnenmaßnahmen gemäß Plan. • Schaltung, Handling und laufende Betreuung der Kampagnenmaßnahmen in den vorgesehenen Medien • Abstimmung mit Medienpartnern sowie enge Koordination mit dem Auftraggeber • Laufende Steuerung, Anpassung und Optimierung der Kampagne in Abstimmung mit Auftraggeber | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | € | ||
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| 4. Mediaschaltkosten (Mediabudget) Zur Umsetzung der Kampagne angesetzte Mediaschaltkosten enthalten bereits alle etwaigen Agenturprovisionen, Rabatte und TKP‑Aufschläge. → Zur Flexibilität bzw. Ausschöpfung des Mediabudgets vgl. 6.) Kosten und Vergütung der Leistungsbeschreibung. | € | |||
| 5. Erfolgsmessung und Evaluation • Durchführung der Erfolgsmessung und Evaluation der Kampagne einschließlich Analyse • Monatlicher Reporting-Rhythmus • Aufbereitung der Ergebnisse | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: | € | ||
| Summe Modul 3 Kampagne zum Nachhaltigen Reiseziel | Projektleitung: | € | ||
| Projektmitarbeit: | ||||
| Projektassistenz: |
| Beteiligte Mitarbeiter*innen mit jeweiliger Anzahl Arbeitstage | Nettopreis inklusive Reise- Sach-, Catering & Nebenkosten | |
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| Summe Marketingkampagne inklusive Content-Produktion | Projektleitung: Projektmitarbeit: Projektassistenz: Foto-/Videograf: Foto-/Film Assist.: Model: | € |
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