Leistungsbeschreibung_EU_Ausschreibung_MoNaTour_Marketing_20260609.pdf

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Vergabeunterlagen

EU-Vergabe

Offenes Verfahren nach §15 VgV

Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes im

EFRE-Projekt Modellregion Nachhaltiger Tourismus

Teutoburger Wald

Ausschreibungspaket 6: Marketing und Inszenierung

Marketingkampagne inklusive Content-Produktion

Inhalt

1.) Bedingungen

2.) Ausschlussprüfung

3.) Angebotsunterlagen und Eignungskriterien

4.) Prüfung der Angemessenheit des Preises

5.) Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes

6.) Kosten und Vergütung

7.) Hintergrund-Informationen

8.) Leistungsbeschreibung

9.) Anlagen

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1.) Bedingungen

1. Auftraggeber und Zuschlag erteilende Stelle

Teutoburger Wald Tourismus der OstWestfalenLippe GmbH Walther-Rathenau-Straße 33-35, 33602 Bielefeld

2. Kommunikation

Fragen zu den Vergabeunterlagen sind in schriftlicher Form ausschließlich über das Portal der Deutschen E-Vergabe (www.deutsche-evergabe.de) einzureichen. Weitere Kommunikationswege sind ausgeschlossen. Die gesamte Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und den Bietern erfolgt ausschließlich über das Portal der Deutschen E-Vergabe. Zur Teilnahme an der Bieterkommunikation mit dem Auftraggeber ist eine Registrierung des Bieters auf dem Portal der Deutschen E-Vergabe zwingend erforderlich.

Auftretende Fragen sind dementsprechend umgehend, jedoch spätestens bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Abgabefrist des Angebots unter Bezugnahme auf die entsprechende Textstelle der Vergabeunterlagen über die Plattform www.deutsche- evergabe.de zu stellen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

3. Vergabeverfahren

Es findet ein offenes Verfahren nach § 15 VgV auf der Grundlage des §119 Abs. 4 GWB statt. Es gelten diese Bedingungen und die weiteren Vergabeunterlagen einschließlich Anlagen. Die Beauftragung erfolgt gemäß den Vertragsbedingungen des Landes NRW (512 EU).

4. Genaue Anschrift und Form der Angebote

Angebote können ausschließlich elektronisch eingereicht werden. Bei der elektronischen Übermittlung müssen die kompletten Unterlagen über das Portal der Deutschen E-Vergabe (www.deutsche-evergabe.de) eingereicht werden.

Das Angebot ist in deutscher Sprache zu verfassen. Auch der weitere Schriftverkehr (und die weiteren Abstimmungen im Rahmen der Umsetzung) mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen. Alle Kosten sind in Euro netto mit dem zutreffenden Mehrwertsteuersatz anzugeben.

Die übersandten Vergabeunterlagen sind mit allen Anlagen für die Angebotserstellung zu berücksichtigen. Des Weiteren muss das Angebot den geltenden gesetzlichen Anforderungen und den in den Vergabeunterlagen genannten Vorgaben entsprechen. Unvollständige Angebote und Angebote, die von den Vorgaben der Vergabeunterlagen abweichen bzw. in denen Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind, können bzw. müssen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden.

Nachträgliche Änderungen und Berichtigungen der Angebote müssen innerhalb der Angebotsfrist in das oben genannte Portal hochgeladen werden. Änderungen oder Berichtigungen sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Zudem behält sich der Auftraggeber vor, gemäß §56 VgV Erklärungen und Nachweise innerhalb einer zu bestimmenden Frist nachzufordern. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.

Wir bitten Sie, die aussagekräftigen Angebote unter Berücksichtigung der genannten Bedingungen mit allen notwendigen Anlagen einzureichen. Die einzureichenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise entnehmen Sie bitte der Übersicht

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„Zusammenstellung Nachweise Angebotsverfahren“ (325 EU) und den Punkten unter 9.) Anlagen.

5. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

6. Vergabe nach Losen

Eine Aufteilung des Ausschreibungspaket 6: Marketing und Inszenierung mit der Leistung Marketingkampagne inklusive Content-Produktion in Losen ist nicht möglich:

7. Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft haben einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen, der die Gemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und als zentraler Ansprechpartner fungiert. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft verpflichten sich zu gesamtschuldnerischer Haftung und legen eine entsprechende Erklärung mit dem Angebot vor.

8. Nachunternehmen

Nachunternehmen sind zugelassen und bei der Angebotsabgabe zu benennen. Alle von den Bietern geforderten Erklärungen und Nachweise bezüglich der Eignung und der Auftragsausführung sind von den Nachunternehmen ebenfalls zu erbringen. Ein eventueller Austausch von Nachunternehmen ist mit dem Auftraggeber abzustimmen.

9. Haftungsausschuss

Die Bieter bestätigen mit ihrem Angebot, sich ausreichend über die tatsächlichen Voraussetzungen des Angebotes informiert zu haben. Sie erkennen an, dass der Auftraggeber keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen und Informationen übernimmt und ihnen insoweit keine Schadenersatzansprüche zustehen.

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10. Angebotsfrist und Zeitrahmen

Die Angebotsfrist endet am 16.07.2026, 13.00 Uhr. Maßgeblich ist der Eingang der Angebote zu diesem Termin.

Fragen der Bieter sind in schriftlicher Form spätestens bis zum 09.07.2026, 18:00 Uhr, ausschließlich über die Nachrichtenfunktion der Vergabeportals zu stellen.

Die Bieter haben sich auf den folgenden vorläufigen Terminplan für das Vergabeverfahren und die Durchführung der Leistung einzurichten:

Die beschriebenen Leistungen sollen mit Zuschlagserteilung im Jahr 2026 starten und zügig vorangetrieben werden.

11. Finanzierungs-/Aufhebungsvorbehalt

Dem Bieter ist bekannt, dass die Finanzierung der ausgeschriebenen Leistung über Zuwendungen erfolgt. Der Auftraggeber behält sich die Aufhebung der Ausschreibung für den Fall vor, dass er nicht wie angenommen über Zuwendungen verfügen kann oder die Finanzierung aus anderen Gründen nicht gesichert ist. Der Auftraggeber behält sich vor, die Ausschreibung aufzuheben, wenn die angebotenen Preise die zur Verfügung stehenden Mittel (225.000 € brutto, 189.075,63 € netto) überschreiten oder als unwirtschaftlich anzusehen sind.

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12. Angebotsbewertung

Die Angebotsbewertung durchläuft vier Stufen. Die Bewertung der eingehenden Angebote und die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgen anhand der nachstehenden Kriterien - Ausschlussprüfung, Eignungsprüfung, Preis und Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes.

13. Geheimhaltung

Alle Unterlagen, die den Bietern in Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt werden, dienen ausschließlich der Erstellung eines Angebotes für den Auftraggeber. Die Verwendung für andere Zwecke bedarf der Zustimmung. Der Inhalt der Unterlagen ist vertraulich zu behandeln und darf nicht vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden. Der Bieter hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Das vom Bieter beschäftigte Personal sowie einbezogene Nachunternehmen und Lieferanten sind ebenfalls zur Geheimhaltung zu verpflichten.

14. Vertrag

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführungen von Leistungen (Formular 512 EU) in der bei Versand der Angebotsunterlagen geltenden Fassung werden Bestandteil des Vertrages. Die Unterlagen des Angebotes und sämtliche erforderlichen Anlagen werden Vertragsbestandteile. Die Dauer der Vereinbarungen bezieht sich auf den kommunizierten Leistungszeitraum. Die Zusammenarbeit endet mit dem Ende des Durchführungszeitraums des Projektes (derzeit 15.03.2027) und bedarf keiner gesonderten Kündigung.

Der Auftraggeber hat ein Recht zur außerordentlichen Kündigung (in Schriftform), wenn der Auftragnehmer in schwerwiegender Weise gegen Bestimmungen dieses Vertrages verstößt, der Verstoß trotz schriftlicher Abmahnung mit angemessener Fristsetzung nicht behoben wird.

Sollte die fristgerechte Erstellung des Konzepts oder die Umsetzung an den Pilotstandorten aufgrund eines vom Auftragnehmer zu vertretenden Verschuldens nicht möglich sein, behält sich der Auftraggeber vor, entsprechende Haftungsansprüche zu prüfen. Basis dafür ist der Umsetzungszeitenplan, wie er in beidseitiger Abstimmung nach Auftragsbeginn festgelegt wird.

15. Publizitätsvorschriften

Nach Auftragserteilung verpflichtet sich der Auftragnehmer, in sämtlichen Präsentationen, Protokollen, auf Messen und Veranstaltungen, in Print- und Onlineprodukten sowie in allen Audio- und Visuellen-Darstellungen den Publizitätsvorschriften des EFRE-Projektes „Modellregion nachhaltiger Tourismus Teutoburger Wald“ Folge zu leisten. Der Auftragnehmer ist im Rahmen seines Auftrags für die korrekte Einhaltung der geltenden Publizitätspflicht verantwortlich. Die Publizitätsvorschriften werden dem Auftragnehmer nach Beauftragung vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

16. Einräumung von Nutzungsrechten

Der Auftragnehmer (inbegriffen sind alle Nachunternehmer) räumt dem Auftraggeber zum Zeitpunkt ihres Entstehens, spätestens ihres Erwerbs, alle übertragbaren Rechte zur Verwertung der im Rahmen der Auftragsdurchführung erbrachten Leistungen frei von Rechten Dritter ein.

Hierzu gehören insbesondere, aber nicht ausschließlich, das Vervielfältigungs-, Veröffentlichungs-, Verbreitungs-, Ausstellungs-, Vortrags-, Aufführungs- und Vorführrecht, das Senderecht, das Recht zur Wiedergabe durch Bild- und/oder Tonträger analog und/oder digital, das Recht der Wiedergabe von Funksendungen analog und/oder digital sowie das Online-Recht und das Recht zur freien Bearbeitung, Änderung und Umgestaltung. Insbesondere liegen alle

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übertragbaren Rechte für die aufbereiteten Daten, Bilder, entwickelte Visuals und Texte beim Auftraggeber. Der Auftraggeber darf die Ergebnisse beispielsweise weiterentwickeln, kommunizieren und verwenden.

Die Nutzungsrechte sind nicht inhaltlich, räumlich oder zeitlich beschränkt. Die Übertragung schließt das Recht zur Weiterübertragung der Rechte an Dritte und damit an Vierte usw. ein. Die vollständig offenen Daten werden dem Auftraggeber übermittelt und dürfen von ihm auch kommerziell genutzt werden. Der Urheber verzichtet auf sein Namensnennungsrecht und muss somit nicht angegeben werden. Eine gesonderte Vergütung wird für die Übertragung der vorgenannten Rechte nicht gezahlt.

Der Auftragnehmer wird die im Rahmen dieses Auftrages an den Auftraggeber gewährten Leistungen, insbesondere sämtliche Ideen, Entwürfe und Gestaltungen, nicht in gleicher oder abgeänderter Form für andere Auftraggeber verwenden.

17. Weitere Hinweise

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen des Landes NRW (Formular 512 EU) in der bei Versand der Vergabeunterlagen gültigen Fassung werden Bestandteil des Vertrages.

Die vom Auftragnehmer eingereichten und vom Auftraggeber angenommenen Angebotsunterlagen einschließlich aller geforderten Anlagen werden ebenfalls Vertragsbestandteile.

Für die Angebotserstellung werden keine Entschädigung oder Kostenerstattung gewährt. Eingereichte Unterlagen sind Bestandteil des Vergabeverfahrens und können nach Zuschlagserteilung nicht zurückgegeben werden.

18. Sitzungsort

Der Sitzungsort ist – sofern nicht anders angegeben – die Geschäftsstelle des Teutoburger Wald Tourismus der OstWestfalenLippe GmbH in Bielefeld.

2.) Ausschlussprüfung

Der Auftraggeber prüft gem. §§ 123 und 124 GWB zunächst das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen. Der Bieter muss seinem Angebot das Formular 521 (Eigenerklärung Ausschlussgründe) ausgefüllt und unterschrieben beifügen.

Außerdem muss der Auftraggeber die folgenden Angebote von der weiteren Bewertung ausschließen:

▪ Angebote, für deren Wertung die wesentlichen Preisangaben fehlen

▪ Angebote, bei denen die geforderten Erklärungen nicht in der vorgesehenen Weise elektronisch bestätigt wurden.

▪ Hauptangebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind

▪ Anmerkungen können ggf. auf einem gesonderten Schreiben beigefügt werden

▪ Angebote, die verspätet eingegangen sind

▪ Dem Angebot dürfen keine eigenen AGB beigefügt werden. Werden dennoch AGB eingereicht, gelten diese nicht als Bestandteil des Angebots. Ein Ausschluss erfolgt nur,

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wenn der Bieter die Geltung eigener Vertragsbedingungen zur Bedingung seines Angebots macht.

▪ Es gelten verbindliche Höchstpreise als Mindestanforderung. Angebote dürfen folgende Höchstpreise nicht überschreiten:

–maximal 225.000 € brutto

Diese Preisobergrenzen ergeben sich aus der verbindlichen Projekt-Budgetplanung. Angebote, die diese Mindestanforderungen überschreiten, müssen gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV ausgeschlossen werden.

3.) Angebotsunterlagen und Eignungskriterien

Eignungsprüfung

Der Auftraggeber überprüft die Eignung der Bieter anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien. Die Bieter haben mittels Eigenerklärungen ihre Eignung für das in Rede stehende Vorhaben nachgewiesen. Folgende Eignungskriterien sind zu erfüllen:

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV)

▪ Vorlage des Nachweises über die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, sofern eine Eintragung gesetzlich vorgeschrieben ist (nicht älter als 6 Monate)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV)

▪ Angabe der Jahresumsätze im Rahmen des Formblatts „Leistungsfähigkeit & Referenzen“. Der Mindestumsatz im 3-Jahresdurchschnitt für die Jahre 2022, 2023 und 2024 muss

o mindestens 450.000 EUR

Newcomer, die ihre Geschäftstätigkeit noch nicht in allen drei geforderten Geschäftsjahren ausgeübt haben, sind nicht allein deshalb vom Vergabeverfahren auszuschließen. In diesem Fall hat der Bieter seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit anderweitig zu belegen. In Betracht kommt z.B. eine Eignungsleihe oder ein Businessplan des Bieters, der die geforderten Umsatzzahlen für zukünftige Geschäftsjahre belegt. Im Fall der Eignungsleihe wird der Auftraggeber vom Eignungsleihgeber des betroffenen Bieters eine angemessene Sicherheit fordern (z. B. Bürgschaft, Patronatserklärung).

▪ Nachweis über Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV)

▪ Angabe des gesamtverantwortlichen Ansprechpartners und festen Stellvertreters sowie deren Qualifikation auf dem Formblatt „Leistungsfähigkeit & Referenzen“

▪ Angabe aller Projekt-Team-Mitarbeiter (ggf. inklusive der Mitarbeiter von Bietergemeinschaftsunternehmen und Nachunternehmen) im Formblatt ‚Leistungsfähigkeit & Referenzen‘ oder in einer separaten Anlage mit projektrelevanten Kurzprofilen, Kommunikationsdaten inkl. Kennzeichnung der jeweiligen Kompetenz bzw. des Arbeitsbereiches im Projekt; darunter Nachweis der Erfahrung sowie ggf. einschließlich einschlägiger Abschlüsse, die im jeweiligen Kompetenzfeld nachgewiesen werden.

▪ Nachweisbare Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung von Kommunikationsstrategien und Kampagnen zur Profilierung touristischer Destinationen sowie in der digitalen Inszenierung von Natur- und Kulturattraktionen. Die Bieter können über das Formblatt

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„Leistungsfähigkeit und Referenzen“ zu jedem der 3 Auftragsmodule jeweils 3 Referenzen angeben.

Wichtige Angaben & Voraussetzungen:

▪ Angaben zu Namen und Sitz der Gesellschaft sowie Gesellschaftsform und deren Eigentumsverhältnisse

▪ Bieter deren Angebote in die engere Auswahl kommen haben oben stehende Erklärungen ebenfalls von Ihrer Nachunternehmer vorzulegen.

▪ Nachunternehmer müssen eigene Referenzen vorlegen, wenn sie wesentliche Teile der Leistung erbringen. In diesem Fall sind mindestens zwei relevante Referenzen ausreichend. Für reine Unterstützungsleistungen sind keine eigenen Referenzen erforderlich.

▪ Vollständig ausgefülltes Preisblatt jeweils einschließlich aller Module

▪ Formblätter und Formulare sind, wie unter Punkt 9.) Anlagen genannt, zu verwenden

Angaben zu Referenzen für Marketingkampagne inklusive Content-Produktion

Modul 1: Systematische Übersetzung der Nachhaltigkeits-Vision des Projektes in kampagnentaugliche Narrative

▪ Darstellung von mindestens drei relevanten Referenzen zu touristischen Kommunikations- und Profilierungskonzepten in den letzten vier Jahren (ab 01/2022), aus denen die Fach- und Sachkunde abgeleitet werden kann, inkl. Nennung des Auftraggebers.

Modul 2 Content-Produktion - Foto und Video

▪ Darstellung von mindestens drei relevanten Referenzen zu touristischen Content- Produktionen für Foto und Video in den letzten vier Jahren (ab 01/2022), aus denen die Fach- und Sachkunde abgeleitet werden kann, inkl. Nennung des Auftraggebers.

Modul 3: Kampagne zum Nachhaltigen Reiseziel

▪ Darstellung von mindestens drei relevanten Referenzen zu Kommunikations- und Marketingkampagnen touristischer Destinationen (ab 01/2022), aus denen die Fach- und Sachkunde abgeleitet werden kann, inkl. Nennung des Auftraggebers.

Generelle Hinweise

▪ Angaben zu Referenzen können mehr als ein Modul betreffen.

▪ Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen sind nicht zulässig. Davon unberührt bleibt die Möglichkeit des Bieters, erläuternde Anmerkungen oder Hinweise in einer separaten Anlage beizufügen, sofern diese ausschließlich erläuternden Charakter haben und keine inhaltliche Änderung oder Bedingung darstellen.

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4.) Prüfung der Angemessenheit des Preises

Der Auftraggeber überprüft, ob der Angebotspreis eines Bieters unangemessen hoch oder niedrig ist. Stellt der Auftraggeber fest, dass der Gesamtpreis des Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig ist, so muss er vom Bieter Aufklärung im Sinne des § 60 VgV verlangen und die Einzelangaben des Angebotes prüfen. Bei Bedarf kann der Auftraggeber hierbei zusätzlichen externen Sachverstand einschalten.

Auf ein Angebot, das einen unlauteren Verdrängungswettbewerb bezweckt oder das aufgrund der knappen Kalkulation nicht erwarten lässt, dass der Anbieter den Auftrag durchführen kann, darf ein Zuschlag nicht erteilt werden. Auf ein Angebot mit einem unangemessen hohen Preis darf der Zuschlag ebenfalls nicht erteilt werden.

5.) Zuschlagskriterien

Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot gemäß folgenden Kriterien:

Preis: 30 Punkte - mit der Gewichtung 40,00 %

Zur Bewertung des Kriteriums „Gesamtpreis des Angebotes“ wird die im Preisblatt ausgewiesene Auftragssumme herangezogen. Für die Wertung des Zuschlagskriteriums „Angebotspreis“ wird eine Interpolationsformel zur Umrechnung des Preises in Punkte verwendet.

Die Angebotspreise (netto zzgl. Mehrwertsteuer) der Bieter (x) werden dabei auf dem Intervall zwischen dem niedrigsten Preis (N) und dem höchsten zulässigen Preis (H), in diesem Fall dem 2-fachen des niedrigsten Angebotspreises, interpoliert und mit folgender Interpolationsformel auf die Punkteskala 0 bis 30 umgerechnet. 30 Punkte = 30 − [( )×(x − N)] H − N N = niedrigster wertbarer Angebotspreis (Bestpreis) 2N = höchster zulässiger Wertungspreis (oberer Bewertungsgrenzwert) x = Angebotspreis des Bieters

Der niedrigste Preis (N) erhält gem. dieser Formel 30 Punkte. Falls das Angebot eines Bieters doppelt so hoch ist, erhält es 0 Punkte. Die erzielte Punktzahl wird dann mit dem Gewichtungsfaktor (40,00%) multipliziert und fließt so in die Gesamtbewertung ein.

Qualität des Angebotes: 30 Punkte - mit der Gewichtung 60,00 %

Der Bieter stellt in seinem Angebot auf jeweils maximal 4 Din A4 Seiten die jeweilige Herangehensweise dar für:

▪ Modul 1: Ableitung kampagnentauglicher Narrative für die Urlaubs- und Freizeitregion Teutoburger Wald dar.

▪ Modul 2: Durchführung der Content-Produktion für Foto und Video.

▪ Modul 3: Umsetzung einer Kampagne zur Bewerbung einzelner Angebotestränge wie regionale Produkte, Gastgeber und Gastronomie sowie der Gesamtdestination.

Die Bewertung dieser Herangehensweisen wird von einer Fachjury bestehend aus insgesamt drei bis fünf stimmberechtigten Mitgliedern nach folgenden Kriterien vorgenommen. Hierzu werden die Kriterien mit dem nachstehenden abgestuften Punktesystem bewertet und anschließend ein Durchschnittswert aus den Punktevergaben der Jurymitglieder gebildet.

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Das Angebot des Bieters wird hinsichtlich der Qualität beurteilt und anhand der folgenden drei Unterkriterien bewertet:

1. Transparenz des gesamten Angebotes und generelle Schlüssigkeit der vorgeschlagenen Vorgehensweise

2. Die Fachliche Qualität und erkennbare Methodik des vorgelegten Kurzkonzepts

3. Die im Angebot erkennbare Nachhaltigkeit der angebotenen Lösungen auch nach Projektende, insbesondere bei Wirkung und Kosten.

Punktevergabe pro Unterkriterium

10 Pkt. = Anforderungen voll erfüllt

7 Pkt. = Anforderungen überwiegend erfüllt

3 Pkt. = Anforderungen teilweise erfüllt

0 Pkt. = Anforderungen nicht erfüllt

Für die Qualität kann ein Angebot demnach max. 30 Punkte erhalten. Die erzielte Punktzahl wird dann mit dem Gewichtungsfaktor (60,00 %) multipliziert und fließt so in die Gesamtbewertung ein.

Gesamtbewertung:

Für das Kriterium „Qualität“ kann gem. o.g. Abstufung jeweils maximal 30 Punkte erreicht werden. Das Bewertungskriterium „Höhe des Gesamtangebots“ wird per Interpolation auf die Punkteskala 0 bis 30 umgerechnet. Insgesamt können maximal 30 Punkte erzielt werden. Die maximale Punktzahl errechnet sich folgendermaßen:

P = 0,40∙30+0,60∙30 = 30 max

Das Minimum beträgt entsprechend 0 Punkte. Das Angebot mit der höchsten Punktzahl erhält

den Zuschlag.

6.) Kosten und Vergütung

Das Gesamtangebot für darf 225.000 € brutto (189.075,63 € netto) - inklusive der Mediaschaltkosten – nicht überschreiten. Der Auftraggeber schätzt ein, dass die Contentproduktion etwa 1/5 und die Mediaschaltkosten gut 2/3 des Budget ausmachen könnten. Die Mediaschaltungen werden vom Auftragnehmer beauftragt und dem Auftraggeber im Rahmen des Gesamtbudgets in Rechnung gestellt. Die Mediaschaltkosten enthalten bereits alle etwaigen Agenturprovisionen, Rabatte und TKP‑Aufschläge.

Die finale Höhe der Mediaschaltkosten wird erst nach Zuschlagserteilung im Rahmen der detaillierten Kampagnenplanung gemeinsam zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt. Sie ist flexibel anpassbar und Teil des Gesamtbudgets von 225.000 € brutto.

Eine Änderung (auch Reduzierung) der Mediaanteile (Mediaschaltkosten) während der Auftragslaufzeit ist möglich. Das Gesamtbudget ist stets einzuhalten. Die Anpassungen sind zu dokumentieren und vom Auftraggeber freizugeben. Der Auftragnehmer hat insofern keinen Anspruch auf vollständige Ausschöpfung der Gesamtauftragssumme.

Im Preisblatt sind die Preise in € netto anzugeben!

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In den für den genannten Leistungszeitraum veranschlagten Kosten des Auftragnehmers sind bereits sämtliche Honorare, Spesen, Neben- und Reisekosten sowie die Kosten für die Konzeption, Anschaffung und Umsetzung des Auftrags enthalten.

Beigefügten Preisblätter sind vom Bieter vollständig auszufüllen, dabei macht der Bieter plausible Angaben zum Einsatz der Ressourcen in den einzelnen Modulen, da keine Nachbeauftragung vorgesehen ist.

Sämtliche Leistungen im Rahmen der Auftragsdurchführung sind zu dokumentieren. Zahlungen erfolgen gemäß dem Kostenerstattungsprinzip nach erbrachter Leistung, die ggf. auch in Teilleistungen erfolgen kann. Details dazu werden im gemeinsamen Briefing-Termin besprochen.

Für die Teilnahme am Vergabeverfahren sowie die Angebotserstellung wird keine Entschädigung oder Kostenerstattung gewährt.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters sind, auch wenn beigefügt, nicht Bestandteil des Angebots bzw. und werden damit nicht Vertragsbestandteil.

7.) Hintergrund-Informationen zum Projekt MoNaTour

Ziele und Struktur des Projekts

Das Bewusstsein für Nachhaltigkeit im Tourismus nimmt stetig zu. Bereits 2016 sollte der kommende Urlaub für rund 40 Prozent der Reisenden ökologisch nachhaltig sein und für 46 Prozent Merkmale sozialer Nachhaltigkeit aufweisen. Diese Anteile haben sich bis zum Jahr 2022 noch einmal stark erhöht, ökologische und soziale Nachhaltigkeit sind für 47 bzw. 64 Prozent der Urlauber wichtig (vgl. FUR 2022).

Der Wille zur bevorzugten Wahrnehmung nachhaltiger Angebote ist also vorhanden und nimmt seitens der Nachfrager kontinuierlich zu. Allerdings ist die Nachhaltigkeit der touristischen Angebote in Deutschland noch nicht ausreichend ausgebaut worden und vor allem ist die Nachhaltigkeit der Urlaubsangebote für die Konsumenten bei der Urlaubsbuchung oft schlicht nicht erkennbar.

Die Destination Teutoburger Wald mit der kreisfreien Stadt Bielefeld sowie den Kreisen Gütersloh, Herford, Höxter, Lippe, Minden-Lübbecke und Paderborn bietet sich für die Implementierung einer „Modellregion Nachhaltiger Tourismus“ besonders an.

Die hohe Vielfalt attraktiver Naturlandschaften und Sehenswürdigkeiten prädestiniert die Region für eine ganzheitliche Umsetzung des nachhaltigen Tourismus. Die Region weist mit dem Naturpark Teutoburger Wald/Eggegebirge und anteilig dem Natur- und Geopark TERRA.vita zwei Naturparke auf. Das Naturschutzgroßprojekt Senne und Teutoburger Wald ist ein Hotspot der Biodiversität und beherbergt auf 1.800 Hektar eine große Vielfalt von Arten, Populationen und Lebensräume. Vor allem für aktive und die Natur suchende Erholungssuchende hat die Region viel zu bieten.

Um das naturtouristische Potenzial der Region nicht nur zu fördern, sondern auch langfristig zu erhalten, ist es erforderlich, die Tourismusentwicklung ökologisch, ökonomisch und sozialverträglich zu gestalten. Die Entwicklung zu einer nachhaltigen Destination ist aus Sicht der verantwortlichen Akteure der Region ein „Must-Have“, ohne welches der Tourismus im Reisegebiet Teutoburger Wald mittelfristig nicht konkurrenzfähig sein wird.

In einem gemeinsamen Entschluss haben sich Teutoburger Wald Tourismus als DMO sowie die Tourismusorganisationen der Kreise Paderborn, Lippe, Minden-Lübbecke, Gütersloh und der

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kreisfreien Stadt Bielefeld auf den Weg gemacht, die „Modellregion Nachhaltiger Tourismus Teutoburger Wald“ zu realisieren. Der Tourismus muss sich dazu neuen Aufgaben stellen und diese auch organisatorisch im Destinationsmanagement abbilden. Gleichzeitig bieten sich Chancen, die es zu ergreifen gilt, um als Region konkurrenzfähig zu bleiben.

Das Projekt „Modellregion Nachhaltiger Tourismus Teutoburger Wald“ verfolgt die Entwicklung der Region als Nachhaltiges Reiseziel und eines abgeleiteten Leitbildes für den Teutoburger Wald. Dabei gilt es, diese Entwicklung auf das bestehende Destinations-Management-Konzept abzustimmen. Besonders hervorzugehen ist hier die Aufgabenteilung des System Tourismus in der Destination Teutoburger Wald sowie das digitale Kommunikationskonzept als Content- Strategie mit Zielgruppenfokus auf das Sinus Milieu der „Adaptiv-Pragmatischen Mitte“.

Die skizzierten Zukunftsaufgaben geht das Projekt „Modellregion Nachhaltiger Tourismus Teutoburger Wald“ in einem breiten, regionalen Partnernetzwerk mit derzeit sechs geplanten Ausschreibungspaketen an, die in verschiedene Untermodule gegliedert sind.

Die hier vorliegende Ausschreibung ist gleichbedeutend mit dem Ausschreibungspaket 6 des Projektes. Die derzeit geplanten fünf weiteren Ausschreibungspakete, die zum Teil bereits umgesetzt werden, sind der Vollständigkeit halber ebenfalls aufgeführt.

Ausschreibungspaket 1: Gemeinsame Vision, generelle Aktivierung und Wissenstransfer

Info: In diesem Paket werden die Potenziale für die Region analysiert und die Positionierung mit einer gemeinsamen Vision zur Profilierung und einem Leitbild herausgearbeitet. Eine breit angelegte Beteiligung ist ebenso Bestandteil dieses Prozesses wie eine umfassende und nachhaltig ausgerichtete Knowhow-Vermittlung.

Ziel: Die dauerhafte nach innen und außen spürbare und sichtbare Verankerung des Nachhaltigkeitsgedankens in der Identität der Destination Teutoburger Wald als starke zukunftsorientierte Urlaubsregion.

Das Arbeitspaket beinhaltet die folgenden Module:

• Modul 1: Ganzheitliches Konzept „Nachhaltige Tourismusregion“ – mit einer Potenzialanalyse und der Entwicklung einer gemeinsamen Vision zur Profilierung als Nachhaltige Tourismusregion über eine TourCert-Zertifizierung hinaus

• Modul 2: Runde Tische Nachhaltigkeit – für einen interdisziplinär besetzten Ideen- Austausch mit Akteuren aus relevanten Bereichen (z.B. Forstwirtschaft, Naturparke, Biologische Stationen, Touristiker, Wirtschaftsförderer, Universitäten)

• Modul 3: Seminarprogramm Nachhaltigkeit und Produktentwicklung – für die Vermittlung des für die Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen notwendigen Knowhows an die Akteure der Region

• Modul 4: Übersetzung der Seminarinhalte für E-Learning – für eine digitale Aufbereitung der Lehrmaterialien zur anschließenden Bereitstellung in der bestehenden E-Learning- Plattform „teutotraining.teutoburgerwald.de“

• Modul 5: Workshops zum Thema Regionale Erzeuger – zur Aktivierung und Sensibilisierung von relevanten Akteuren für den Tourismus sind Workshops vorgesehen.

Ausschreibungspaket 2: Zertifizierung

Info: Im Rahmen dieses Arbeitspaketes erfolgt eine Bestandsaufnahme relevanter und interessierter Leistungsträger in der Region. Die Anforderungen und Zielsetzungen des

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Nachhaltigen Tourismus werden für die Region mit ihren Leistungsträgern mit dem Zertifizierungssystem TourCert konkretisiert.

Ziel: Die Einhaltung von Qualitätsstandards ist für die Profilierung als Modellregion Nachhaltiger Tourismus unabdingbar. Zertifizierungen machen diese Qualitätsversprechen nach innen und außen sichtbar und schaffen Vertrauen bei Gästen, Partnern und Stakeholdern.

Ausschreibungspaket 3: Besuchermanagement

Info: Dieses Arbeitspaket widmet sich den Maßnahmen zur Beeinflussung von Besucherströmen hinsichtlich ihrer räumlichen, zeitlichen und quantitativen Verteilung in der Region mit Fokus auf besonders stark frequentierten Standorten.

Ziel: Ziel ist es, die Besucherströme innerhalb der Region räumlich und / oder zeitlich zu regulieren und zu entzerren, so dass den Besuchern eine bestmöglich Aufenthaltsqualität für Erholung und Freizeiterlebnis geboten wird während gleichzeitig Störungseinflüsse minimiert werden.

Das Arbeitspaket beinhaltet die folgenden Module:

• Modul 1: Konzept. Um die Grundlage für ein modernes, digitales Besuchermanagement im Teutoburger Wald zu schaffen, werden relevante Standorte (Wander- und Radrouten, Ausflugsziele, etc.) identifiziert, die als Pilotstandorte für Besuchermanagement dienen können. In dem Konzept enthalten sind die Ermittlung der für die unterschiedlichen Standorte geeigneten Mess-Technologien und die damit jeweils verbundenen Kosten.

• Modul 2: Besuchermanagement an Pilotstandorten. Auf Grundlage des entwickelten Konzepts wird für die identifizierten Pilotstandorte die benötigte technische Ausstattung angeschafft und eingerichtet. Die Anschaffung erfolgt unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen der einzelnen Standorte.

Ausschreibungspaket 4: Integration ÖPNV-Fahrplan-Echtzeitdaten

Info: Der ÖPNV ist das Rückgrat einer zukunftsorientierten und nachhaltigen Mobilität. Durch eine umfassende Integration der ÖPNV-Informationen in die bestehende regionale Datenbank sollen der Zugang zum ÖPNV-Angebot erleichtert werden. Das Arbeitspaket beinhaltet die für die Integration der Daten erforderlichen Programmierleistungen.

Ziel: Die regionale Datenbank wird als übergreifendes Informationsmedien zur Freizeitplanung- und Gestaltung sowohl von Einheimischen als auch Gästen genutzt. Eine Integration der Daten wirkt sich positiv auf die wahrgenommene Aufenthaltsqualität aus und unterstützt gleichzeitig eine nachhaltige Mobilität in der Region.

Ausschreibungspaket 5: Kommunikation regionaler Erzeuger

Info: In diesem Arbeitspaket stehen die regionalen Erzeuger als wichtige Stakeholder der Modellregion Nachhaltiger Tourismus im Fokus. Sie sollen mit ihren Produkten in die touristische Servicekette eingebunden werden, auch als Alternative zur Schließung von Versorgungslücken z.B. entlang von Wanderwegen oder an Sehenswürdigkeiten. In diesem Arbeitspaket werden daher auch bestehende Netzwerke, Qualitätsinitiativen und Vertriebsstrukturen betrachtet und Maßnahmen für eine optimale Sichtbarkeit des Angebotes entwickelt.

Ziel: Durch eine optimierte Informationsaufbereitung wird die Sichtbarkeit und Auffindbarkeit des Angebotes für Reisende und Besucher spürbar verbessert. Ziel ist es, Gästen grundsätzlich nachhaltige Produkte als Standard anzubieten, ohne dass sie gesondert

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danach suchen müssen. Eine aktivierende Kommunikation macht die regionalen Produkte durch eine moderne und ansprechende Inszenierung erlebbar.

Das Arbeitspaket beinhaltet die folgenden Module:

• Modul 1: Umsetzungskoordinierung entlang der erstellten Machbarkeitsstudie (vgl. Ausschreibungspaket 1 Modul). Hier steht die Einbeziehung und Bündelung bestehender Initiativen und Akteure im Fokus.

• Modul 2: Marketing / Kommunikation. Regionale Angebote sollen gebündelt und georeferenziert aufbereitet werden. Die Aufbereitung soll sowohl online als auch über gedruckte Informationsmedien erfolgen und einen aktivierenden Charakter haben.

Ausschreibungspaket 6: Marketing und Inszenierung

Die Kombination aus Nachhaltigkeit gepaart mit regionsspezifischen Merkmalen soll im Mittelpunkt von Marketing und Inszenierung stehen.

Das Arbeitspaket beinhaltet die folgenden Teile und Module:

(Teil A: aktuelle Ausschreibung) Marketingkampagne inklusive Content-Produktion

• Ziel: Die Region und ihre Angebote sollen bei Gästen und Einheimischen authentisch und nachhaltig präsentiert werden. Nachhaltigkeit ist zielgruppengerecht (Adaptiv- Pragmatische-Mitte), niedrigschwellig und nutzenorientiert einzubinden. Wichtig ist, dass Nachhaltigkeit nicht als Hauptgrund für eine Reiseentscheidung kommuniziert wird und Greenwashing (Green Claims Direction) und erzieherische Ansätze vermieden werden.

• Modul 1: Systematische Übersetzung der Nachhaltigkeits-Vision des Projektes in kampagnentaugliche Narrative: Abzuleiten sind schlüssiger Erzählstränge, die für die Zielgruppe der Adaptiv-Pragmatischen-Mitte, einzelne Angebotestränge wie regionale Produkte, Gastgeber und Gastronomie sowie die Gesamtdestination vermitteln.

• Modul 2: Content-Produktion - Foto und Video umfasst Planung, Durchführung und Postproduktion von Foto- und Video- Shootingtagen und Bereitstellung der erstellten Medien.

• Modul 3: Kampagne zum Nachhaltigen Reiseziel umfasst die Umsetzung der Kampagne inkl. Werbeformaterstellung und Kampagnenbetreuung. Der Auftragnehmer erstellt alle Werbemittel, richtet die Kampagne ein, steuert und optimiert sie laufend.

(Teil B: bereits bezuschlagt): Erlebbarmachung von Natur- und Kulturattraktionen mittels digitaler Anwendungen unter Prüfung des Einsatzes von AR

• Ziel ist die digitale Darstellung von mindestens fünf Natur- und Kulturattraktionen im Teutoburger Wald. Die zu erstellenden digitalen Lösungen sollen diese Erlebnisse für Besucherinnen und Besucher immersiv und informativ webbasiert und auch vor Ort einsetzbar zugänglich machen.

• Modul 1: Konzept und Koordinierung: Es erfolgt die Empfehlung und Auswahl passender digitaler Technologien sowie die Kuratierung der Standorte in Abstimmung mit einem Projektgremium.

• Modul 2: Umsetzung inkl. Content Produktion: Es erfolgt die Produktion der digitalen Erlebnisdarstellungen, die Erstellung benötigten Inhalte wie Foto-, Film- und 3D‑Material, Texten und Webinhalten sowie die technische Umsetzung und lauffähigen Übergabe der Anwendungen mit Dokumentation.

Gefördert durch:

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Durchführungszeitraum des Projektes:

01.04.2024 bis 31.03.2027

Fördermittelempfänger und Projektträger:

Teutoburger Wald Tourismus der OstWestfalenLippe GmbH

Die Projektpartner sind:

1. Teutoburger Wald Tourismus der OstWestfalenLippe GmbH

2. Kreis Paderborn

3. Lippe Tourismus & Marketing GmbH

4. Kreis Minden-Lübbecke

5. Bielefeld Marketing GmbH

6. pro Wirtschaft GT GmbH

Der Kreis Herford hat den Status assoziierter Projektpartner. Die Kreisorganisation tritt nicht als projektbeteiligter Partner auf. Die Leistungsträger im assoziierten Partner-Kreis werden im Rahmen der Zertifizierung als nachhaltiges Reiseziel berücksichtigt.

Gefördert durch:

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8.) Leistungsbeschreibung

Konkrete Aufgabenstellung

Die nachfolgend beschriebenen Leistungen sind von den Auftragnehmern zu erbringen. Dabei sollen die Leistungen mit Zuschlagserteilung starten und zügig vorangetrieben werden. Ziel ist es, dass der Auftrag spätestens zu Beginn 1. Quartal 2027 abgeschlossen ist.

Ausschreibungspaket 6 – Marketingkampagne inklusive Content-Produktion

Ziel ist es, die Region und ihre Angebote bei Gästen und Einheimischen authentisch und nachhaltig zu präsentieren. Nachhaltigkeit ist zielgruppengerecht (Adaptiv-Pragmatische-Mitte), niedrigschwellig und nutzenorientiert einzubinden.

► Dabei wird Nachhaltigkeit nicht als Hauptgrund für eine Reiseentscheidung kommuniziert. Greenwashing (Green Claims Direction) und erzieherische Ansätze („erhobener Zeigefinger“) werden vermieden.

Generell sind bei allen Arbeiten mindestens zwei Korrekturläufe vorgesehen. Corporate Designs und EFRE-Vorgaben (ANBest und Publizitätsvorschriften) sind einzuhalten. Ein Wechsel von Nachunternehmen ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers möglich. Diese Zustimmung kann nur aus wichtigem Grund verweigert werden.

Das Gesamtangebot darf 225.000 € brutto (189.075,63 € netto) - inklusive der Mediaschaltkosten – nicht überschreiten. Der Auftraggeber schätzt ein, dass die Contentproduktion etwa 1/5 und die Mediaschaltkosten gut 2/3 des Budget ausmachen könnten. Die Mediaschaltungen werden vom Auftragnehmer beauftragt und dem Auftraggeber im Rahmen des Gesamtbudgets in Rechnung gestellt. Die Mediaschaltkosten enthalten bereits alle etwaigen Agenturprovisionen, Rabatte und TKP‑Aufschlag.

Die Höhe der Mediaschaltkosten wird erst nach Zuschlagserteilung im Rahmen der detaillierten Kampagnenplanung gemeinsam zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt. Sie ist flexibel anpassbar und Teil des Gesamtbudgets von 225.000 € brutto (189.075,63 € netto). Eine Änderung der Mediaanteile während der Auftragslaufzeit ist möglich, sofern das Gesamtbudget eingehalten wird. Die Anpassungen sind zu dokumentieren und vom Auftraggeber freizugeben. Der Auftragnehmer hat insofern keinen Anspruch auf vollständige Ausschöpfung der Gesamtauftragssumme.

Die Leistungen sind mit Zuschlagserteilung und längstens bis zum 15.03.2027 zu erbringen.

Modul 1 – Systematische Übersetzung der Nachhaltigkeits-Vision des Projektes in kampagnentaugliche Narrative

Das Auftragnehmer berücksichtigt die Ergebnisse der bisherigen Projektarbeit und überführt diese sowie das DMO-Konzept mit Content-Handbuch der Region in einen umsetzungsfähigen Plan. Es soll Ziele wie Reichweitensteigerung, Imageprofilierung und höheren Website‑Traffic unterstützen und deren Priorisierung begründen.

Zu berücksichtigende Projekt-Ergebnisse sind: aus Modul 1 des Ausschreibungspakets 1 die dort erarbeitete Vision / Leitbild und die die Entwicklungsfelder im Ganzheitlichen Konzept zur Nachhaltigen Tourismusregion) sowie aus Ausschreibungspaket 2 die Erkenntnisse aus dem Zertifizierungsprozess. Ebenso zu berücksichtigen sind die regionale Identität, die Leitlinien der nachhaltigen Tourismusentwicklung sowie die interkommunale und kreisübergreifende Zusammenarbeit.

Gefördert durch:

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Zu entwickeln sind Erzählstränge, die für die Zielgruppe der Adaptiv-Pragmatischen-Mitte den Teutoburger Wald als zertifizierte nachhaltige Urlaubsregion vermitteln. Nachhaltigkeit ist zielgruppengerecht (Adaptiv-Pragmatische-Mitte), niedrigschwellig und nutzenorientiert einzubinden, ohne als Hauptanlass eines Urlaubs / einer Reise im Vordergrund zu stehen.

Der Auftragnehmer leitet, ausgehend von Content-Handbuch und Projektergebnissen, ein Briefing für die Content-Produktion ab (siehe Modul 2). Ein Mediaplan legt geeignete Kanäle, Formate, Ausspielungslogik sowie Kriterien der Erfolgskontrolle fest. Mit Blick auf die Leistungsträger und kommunalen Partner ist zudem ein kompakter Leitfaden als Handreichung zu erstellen, um zu veranschaulichen, wie Nachhaltigkeit künftig in allen Information‑ und Werbemitteln verankert wird.

Die Destination Teutoburger Wald möchte sich als authentische und nachhaltige Urlaubs- und Freizeitregion von vergleichbaren Destinationen abheben und ihre thematischen Alleinstellungsmerkmale erkennbar machen.

Der Auftragnehmer berücksichtigt Quellmärkte, empfiehlt wirksame Maßnahmen im Marketing, verweist auf Best Practices und passt den Maßnahmenmix zur optimalen Zielerreichung an. Die Empfehlungen fließen in die Planung ein.

1. Briefing-Termin und laufende Kommunikation

Nach Zuschlag konkretisieren Auftraggeber und Auftragnehmer ihre Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Briefing-Termin. Die Abstimmungen erfolgen in deutscher Sprache. Der gesamtverantwortliche Ansprechpartner des Auftragnehmers nimmt verpflichtend teil.

In diesem Termin werden das Angebot des Auftragnehmers, die konkreten Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Qualitätsstandards detailliert besprochen. Die Tagesordnung wird vorab gemeinsam abgestimmt.

Vorschlag und gemeinsame Festlegung von Nachunternehmern für Modul 2.

Der Auftragnehmer erstellt ein Protokoll, das spätestens zehn Werktage nach dem Termin vorzulegen ist und nach Freigabe durch den Auftraggeber verbindlich wird. Es bildet die Basis für die Projektumsetzung.

Weitere Abstimmungen erfolgen per Videokonferenz, telefonisch oder schriftlich.

2. Analyse und Übersetzung inhaltlicher Grundlagen sowie konzeptionelle Einbindung digitaler Kommunikationsplattformen

Es erfolgt eine Auswertung von Grundlagen aus Ausschreibung 1 und 2 insbesondere Potenzialanalyse, Leitbild, Vision, Zertifizierungsergebnisse und Nachhaltigkeitsbericht. Sowie der generellen Ausrichtung des Teutoburger Wald Tourismus (DMO-Konzept, Content-Strategie) Der Auftragnehmer wertet diese Dokumente systematisch aus.

Der Auftragnehmer leitet daraus schlüssige Erzählstränge für einzelne Angebotebereiche, wie regionale Produkte, Gastgeber und Gastronomie sowie die Gesamtdestination ab, mit Ausrichtung auf die Zielgruppe der Adaptiv-Pragmatischen-Mitte.

3. Planung und Ergebnisdokumentation

Der Auftragnehmer führt Analyseergebnisse, Abstimmungen und Zwischenergebnisse zu einem schlüssigen Plan zusammen, der Formate und Kanäle zur Umsetzung in Modul 3 inklusive Kriterien und Methoden zur Erfolgskontrolle beschreibt.

Der Auftragnehmer erstellt ein passendes Briefing für die Content-Produktion in Modul 2.

Gefördert durch:

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4. Nachhaltigkeitskommunikation für Partner des Teutoburger Wald Tourismus

Der Auftragnehmer erstellt einen kompakten Leitfaden als Handreichung für Leistungsträger und kommunalen Partner, der zeigt, wie Nachhaltigkeit künftig in Information‑ und Werbemitteln und passend zur Gesamtausrichtung verankert werden kann.

Der Auftragnehmer vermittelt die Inhalte des Leitfadens in einem 3-stündigen Online-Seminars an die Partner, unter den Aspekten Zielgruppenansprache, Vermeidung von Greenwashing, Auswahl von Marketinginstrumenten.

Modul 2 - Content-Produktion - Foto und Video

Die Leistung umfasst die Planung, Durchführung und Postproduktion aller Foto- und Videoproduktionen entlang des Ergebnisse aus Modul 1.

Der Auftragnehmer übernimmt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und den touristischen Partnern der Region die Planung, Durchführung sowie Postproduktion aller Foto- und Videoproduktionen im Rahmen der Marketingkampagne. Die Produktionen finden voraussichtlich zwischen Juni und Oktober 2026 an verschiedenen Orten in der Urlaubsregion Teutoburger Wald statt.

Grundlage für Stil, Bildsprache, Motive und inhaltliche Ausrichtung sind das in Modul 1 entwickelte Kommunikations- und Profilierungskonzept sowie die vom Auftraggeber bereitgestellten Detailbriefings. Diese enthalten u. a. Vorgaben zu Motiven, Perspektiven, Stimmungen und Locations. Ein eigenes Location-Scouting ist nicht erforderlich; die Vor-Ort- Betreuung erfolgt durch ortskundige Partner des Auftraggebers. Erforderliche Genehmigungen werden durch den Auftraggeber oder dessen Partner eingeholt.

1. Briefing-Termin und laufende Kommunikation

Kick-Off mit Auftragsgeber, Klärung Organisation und Zeitplan (digital), Ergebnisdokumentation; weitere Kommunikation in der Auftragsabwicklung Der Auftragnehmer erstellt ein Protokoll, das spätestens zehn Werktage nach dem Termin vorzulegen ist und nach Freigabe durch den Auftraggeber verbindlich wird. Es bildet die Basis für die Projektumsetzung.

Weitere Abstimmungen erfolgen per Videokonferenz, telefonisch oder schriftlich.

2. Planung, Durchführung und Postproduktion der Foto- und Videoproduktionen

Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die organisatorische und operative Durchführung aller Produktionen und koordiniert alle beteiligten Personen (Fotograf, Filmer, Assistenz, Models sowie weitere Mitwirkende). Er stellt sicher, dass an allen Shooting- und Drehtagen qualifiziertes Personal sowie professionelle Foto-, Video-, Licht-, Drohnen- und Timelapse-Technik zur Verfügung stehen. Wetter- und lichtabhängige Terminverschiebungen sind bis 48 Stunden vorher kostenfrei zu ermöglichen.

Das Location Scouting erfolgt durch den Auftraggeber.

Der Auftragnehmer stimmt sich bezüglich Ablauf, Terminplanung und Anforderungen auch mit den touristischen Partnern vor Ort ab. Der Auftraggeber wird in einem regelmäßigen Turnus über den Arbeitsstand informiert; Abweichungen und Probleme sind frühzeitig zu kommunizieren.

Konkrete Leistungen des Auftragnehmers ▪ Nutzung der im Modul 1 definierten Ergebnisse ▪ Planung und Organisation

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▪ Erstellung von Briefings, Ablauf- und Einsatzplänen ▪ Flexible Terminplanung unter Berücksichtigung von Wetter, Licht und organisatorischen Rahmenbedingungen ▪ Kostenfreie wetterbedingte Umplanung bis 48 Stunden vor dem Termin ▪ Auswahl, Disposition und vertragliche Absicherung von Fotografen, Filmteams, Assistenzen und Models ▪ Sicherstellung aller übertragbaren Rechte, zeitlich, räumlich unbeschränkt, kommerziell für die erstellten Medien ▪ Die Model‑Releases müssen eine uneingeschränkte redaktionelle und kommerzielle Nutzung der aufgenommenen Personen erlauben. ▪ Einholung erforderlicher Genehmigungen (z. B. Drohnen) inkl. Gebührenübernahme ▪ Abstimmung der Tagesplanung mit Auftraggeber und regionalen Partnern; Bereitstellung eines detaillierten Ablaufplans

Models und Personal ▪ Models werden vollständig vom Auftragnehmer gestellt ▪ Pro Shootingtag sind mindestens zwei Models einzuplanen; deren Kosten sind im Tagessatz enthalten. Weitere Models (z. B. Gruppen, Familien) werden bei Bedarf ebenfalls vom Auftragnehmer organisiert ▪ Der Auftragnehmer schlägt geeignete Personen vor; Buchung erfolgt nach Abstimmung mit Auftraggeber und Partnern ▪ Der Auftragnehmer organisiert den Transport der Models ▪ Bekleidung wird von den Models gestellt ▪ Catering für alle Beteiligten wird organisiert und vom Auftragnehmer übernommen

Durchführung der Produktionen ▪ Durchführung von insgesamt acht Shooting- und Drehtagen ▪ Einsatz professioneller Kamera-, Licht-, Drohnen- und Timelapse-Technik ▪ Umsetzung der Motive und Szenen gemäß Detailbriefing und Bildsprache ▪ Verantwortung für reibungslosen Ablauf, Einhaltung von Zeitplänen und Anpassungen bei Abweichungen ▪ Kontinuierliche Abstimmung mit Auftraggeber und Partnern

Rechtliche Sicherstellung ▪ Verantwortlichkeit für alle vertraglichen Vereinbarungen (Fotografen, Filmer, Models) ▪ Nutzung der vom Auftraggeber bereitgestellten Vertragsvorlagen ▪ Einholung aller Unterschriften und Weiterleitung der vollständig unterzeichneten Verträge (u.a. die Model-Release-Verträge) an den Auftraggeber

Postproduktion Video ▪ Vollständige Videopostproduktion (Schnitt, Farbkorrektur, Ton, Musik (Gema-frei), Effekte) in mindestens 4K-Qualität ▪ Erstellung von mindestens fünf Snack-Content-Videos (Kurzformate) ▪ Optional: Produktion von 360°-Inhalten ▪ Lieferung aller finalen Dateien inkl. Metadaten und einheitlicher Dateisyntax

Postproduktion Foto ▪ Auswahl und Bearbeitung von mindestens 70 Bildern pro Shootingtag ▪ Vorab-Abstimmung des Bearbeitungsstils anhand von 5–6 Musterbildern ▪ Bereitstellung der finalen Bilder in den Formaten o tiff (mindestens 36 Megapixel) o jpg highres (mindestens 5000 px längste Kante) o jpg lowres (mindestens 2500 px längste Kante) ▪ Lieferung sämtlicher Bilder zusätzlich als unbearbeitete RAW-Dateien

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▪ Übergabe per Downloadlink oder mobiler Festplatte ▪ Erstellung eines Bildkatalogs (analog und als PDF, DIN A4, 6 Bilder pro Seite, mit Bildnamen) ▪ Vollständige und einheitliche Verschlagwortung und Metadatenpflege (z. B. Ortsangaben, Quellenangaben, Geodaten) ▪ Einheitliche Dateibenennung gemäß abgestimmter Syntax

Modul 3 – Kampagne zum Nachhaltigen Reiseziel

Der Auftragnehmer ist für die vollständige operative Umsetzung der Marketingkampagne auf Grundlage der in Modul 1 entwickelten Narrative und Planungen. Ziel ist es, die nachhaltige Ausrichtung des Teutoburger Waldes sichtbar und emotional erfahrbar zu machen und die Wahrnehmung der Region als zertifiziertes nachhaltiges Reiseziel zu stärken.

Der Auftragnehmer erstellt sämtliche erforderlichen Werbemittel in statischen und Bewegtbildformaten für die definierten Kanäle (u. a. Social Media, Display, Out-of-Home, Print, Suchmaschinen und Website). Dies umfasst die Adaption der Text- und Bildnarrative, die Entwicklung zielgruppengerechter Varianten sowie die mediengerechte Aufbereitung aller Materialien gemäß Plattformanforderungen und EFRE‑Publizitätsvorgaben.

Darüber hinaus steuert und optimiert der Auftragnehmer die Kampagne fortlaufend. Dies beinhaltet technische Einrichtung und Ausspielung, Targeting, Budget- und Frequenzsteuerung, A/B‑Tests sowie qualitative und quantitative Analyse der Kampagnenleistung. Regelmäßige Abstimmungen und transparente Reportings stellen sicher, dass die Maßnahmen effektiv überwacht und zielgerichtet weiterentwickelt werden.

Die Qualitätssicherung, die Einhaltung des Corporate Designs, des Content-Handbuchs und aller Publizitätsvorgaben sind durchgängig sicherzustellen. Ggf. noch zusätzlich zu den Fotos und Videos aus Modul 2 für die Kampagne oder die allgemeine touristische Kommunikation benötigte Medien, werden vom Auftragnehmer einplant, organisiert und umgesetzt. Das Material ist so aufzubereiten, dass es flexibel in allen relevanten Kommunikationskanälen genutzt werden kann.

1. Briefing-Termin und laufende Kommunikation

Nach Auftragsvergabe wird die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer in einem gemeinsamen Briefing-Termin konkretisiert. Die Kommunikation erfolgt in deutscher Sprache. Der gesamtverantwortliche Ansprechpartner des Auftragnehmers nimmt verpflichtend teil.

In diesem Termin werden das Angebot des Auftragnehmers sowie Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Qualitätsstandards detailliert abgestimmt. Die Tagesordnung wird vorab gemeinsam festgelegt.

Der Auftragnehmer dokumentiert alle Ergebnisse des Briefings in einem Protokoll, das spätestens zehn Werktage nach dem Termin vorzulegen ist und nach Freigabe durch den Auftraggeber verbindlich wird. Es dient als Grundlage für die Projektumsetzung. Weitere Abstimmungen erfolgen via Videokonferenz, telefonisch oder schriftlich.

Der Auftragnehmer übernimmt die vollständige Videopostproduktion auf Basis des vorliegenden Konzepts bzw. Drehbuchs. Dies umfasst Schnitt, Farbkorrektur, Einsatz visueller Effekte, Tonbearbeitung und -mischung, Sprecheraufnahmen (falls vorgesehen), Musik (gemafrei), Integration bestehenden Materials sowie die Endausgabe (inkl. Förderlogos, Export). Das Videomaterial wird in mindestens 4K-, vorzugsweise 6K-Qualität produziert.

Gefördert durch:

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Der Auftragnehmer erstellt fünf Kurzvideos (Snack-Content, je ca. 10 Sekunden). Entstandene 360°‑Medien werden technisch für die Webdarstellung aufbereitet und dem Auftraggeber ebenfalls zur Verfügung gestellt.

Das gesamte Material (geschnitten und ungeschnitten) wird auf geeigneten Datenträgern übergeben. Die Dateien erhalten abgestimmte Metadaten (z. B. Ort, Quellen, Geodaten) und eine einheitliche Dateisyntax.

2. Erstellung Werbemittel

Der Auftragnehmer entwickelt und produziert alle für die Kampagne benötigten Werbemittel in statischen und Bewegtbildformaten gemäß Mediaplan. Die Materialien sind zielgruppengerecht zu gestalten, mediengerecht aufzubereiten und entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Plattformen, dem Corporate Design, dem Content‑Handbuch sowie den EFRE‑Publizitätsvorgaben umzusetzen.

Der Auftragnehmer ist verantwortlich für

▪ Konzeption, Gestaltung und Produktion aller Kampagnen-Werbemittel (u. a. Social-Media- Posts, Banner, Display-Ads, Out‑of‑Home‑Formate, Printanzeigen, Bewegtbildvarianten) ▪ mediengerechte Aufbereitung der Assets gemäß technischen Anforderungen der jeweiligen Kanäle ▪ Sofern ein Sprecher eingesetzt werden soll, unterbreitet der Auftragnehmer dem Auftraggeber drei Vorschläge. Nach Auswahl erfolgt die Beauftragung und Produktion aller Sprecheraufnahmen durch den Auftragnehmer. Die Sprechertexte werden vom Auftragnehmer erstellt und dem Auftraggeber zur Freigabe vorgelegt (inkl. zwei Korrekturläufen). ▪ kontinuierliche Abstimmung mit dem Auftraggeber

3. Umsetzung Kampagne

Der Auftragnehmer setzt das Kommunikations- und Profilierungskonzept in eine crossmediale Kampagne um. Die definierten Narrative, Botschaften, Profilmerkmale, Zielgruppenfokussierungen, die Bildsprache sowie der Mediaplan werden in konkrete Maßnahmen überführt.

Leistungen umfassen:

▪ Planung, Koordination und Realisierung der Kampagnenmaßnahmen gemäß Mediaplan ▪ Schaltung, Handling und laufende Betreuung der Kampagnenmaßnahmen einschließlich Mediaschaltkosten ▪ Abstimmung mit Medienpartnern sowie enge Koordination mit dem Auftraggeber ▪ Laufende Steuerung, Anpassung und Optimierung der Kampagne in Abstimmung mit dem Auftraggeber

Der Auftragnehmer stellt dar, wie die Kampagne organisatorisch und inhaltlich gesteuert wird und wie die Wirkung der eingesetzten Maßnahmen überprüft wird. Die Umsetzung erfolgt unter strikter Einhaltung des Corporate Designs, des Content-Handbuchs und aller EFRE‑Publizitätsvorschriften.

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4. Mediaschaltkosten (Mediabudget)

Die im Preisblatt anzugebenden und zur Umsetzung der Kampagne angesetzten Mediaschaltkosten enthalten bereits alle etwaigen Agenturprovisionen, Rabatte und TKP‑Aufschläge.

► Zur Flexibilität bzw. Ausschöpfung des Mediabudgets vgl. 6.) Kosten und Vergütung.

5. Erfolgsmessung und Evaluation

Die Wirksamkeit aller Maßnahmen ist systematisch zu messen und zu bewerten. Grundlage hierfür sind die in Modul 1 definierten Ziele, Kennzahlen und Methoden der Erfolgskontrolle.

Der Auftragnehmer

▪ erhebt und analysiert die relevanten Leistungskennzahlen, ▪ bewertet diese hinsichtlich der Zielerreichung, ▪ bereitet die Ergebnisse strukturiert auf, ▪ reflektiert kritische Erkenntnisse und ▪ leitet Empfehlungen für Optimierungen und zukünftige Kommunikationsaktivitäten ab.

Ein monatlicher Reporting‑Rhythmus ist einzuhalten. Ergebnisse der Erfolgsmessung sind in das Kommunikations- und Profilierungskonzept zurückzuführen.

Gefördert durch:

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9.) Anlagen

Vergabeunterlagen, die beim Bieter verbleiben:

▪ Leistungsbeschreibung ▪ Hinweise zur Form der Einreichung von Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten, Formular 312/322 EU ▪ Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung, Formular 312a/322a EU ▪ Anfrage zur Angebotsabgabe, Formular 321 EU ▪ Zusammenstellung der vom Unternehmen im offenen Verfahren einzureichenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise, Formular 325 EU ▪ Bewerbungsbedingungen, Formular 511 EU ▪ Vertragsbedingungen des Landes NRW, Formular 512 EU ▪ Besondere Vertragsbedingungen des Landes NRW zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB TVgG NRW), Formular 513 EU ▪ Leitfaden Kreis Lippe zur Abgabe eines elektronischen Angebotes im Vergabeportal www.deutsche-evergabe.de ▪ Warnhinweis elektronische Angebotsabgabe

Vergabeunterlagen, die dem Angebot beizufügen sind:

▪ Preisblatt (ausgefüllt und unterschrieben) ▪ Angebotsschreiben, Formular 324 EU (ausgefüllt und unterschrieben) ▪ Eigenerklärung Ausschlussgründe, Formular 521 EU ▪ Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung, Formular 531 EU ▪ Eignungsleihe Unterauftrag, Formular 532 EU ▪ Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer/Eignungsleiher, Formular 533 EU ▪ Formblatt „Leistungsfähigkeit und Referenzen“ (ausgefüllt und unterschrieben) ▪ Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister ▪ Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ▪ Optional: Kurzprofile Projektmitarbeiter, falls keine Angabe im Rahmen des Preisblatts erfolgt ▪ falls vorhanden: Zertifikat Präqualifizierung

Informationen zum Projekt „Modellregion nachhaltiger Tourismus Teutoburger Wald“ sind hier abrufbar: https://tourismus.teutoburgerwald.de/monatour

Nach der Zuschlagserteilung erhält der Auftragnehmer weitere folgende Materialien:

▪ Vision / Leitbild / Ergebnisse der Zertifizierung im Projekt MoNaTour ▪ Corporate Design Manual - Teutoburger Wald ▪ Content-Handbuch - Teutoburger Wald ▪ Territoriales Strategieworkshop Teutoburger Wald ▪ Publizitätsvorschriften des EFRE-Projektes „Modellregion nachhaltiger Tourismus Teutoburger Wald“ ▪ Vorlage Fotografen Vertrag ▪ Vorlage Model Release Vertrag

Gefördert durch:

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